Mesto: Moskva
Program podujatia
Priemyselné centrum VNIIDAD pre pokročilé štúdiá otvára zápis do kurzov odborná rekvalifikácia a pokročilé školenie v oblasti archivácie.
Odborné rekvalifikačné kurzy umožňujú na diaľku získať potrebné vedomosti a zručnosti na udržanie nového druhu odborná činnosť alebo povýšenie profesionálna úroveň v rámci existujúcich kvalifikácií.
Absolventi kurzu môžu vykonávať úlohy archivára, vedúceho archívu, vedúceho úradu, učiteľa (na vysokých školách, univerzitách), asistenta manažéra, referenta pre hlavné činnosti atď.
Formy štúdia: čiastočný a čiastočný úväzok.
Dĺžka štúdia - 1 rok.
Autori a učitelia: poprední špecialisti VNIIDAD - vývojári hlavných regulačných dokumentov platných v Ruskej federácii: zákony, pravidlá, GOST, pokyny, zoznamy a autori učebné pomôcky o organizácii práce s dokumentmi v moderných podmienkach.
V programe odbornej rekvalifikácie v archívnictve:
1. Organizácia archívnictva v Rusku
1.1. Právny základ organizácie archívnictva Ruská federácia. Orgány správy archívov v Rusku
1.2. História organizácie archívnictva v Rusku
1.3. História verejných inštitúcií a verejné organizácie Rusko, ZSSR, Ruská federácia - hlavní tvorcovia archívneho fondu Ruskej federácie
1.4. Moderné zloženie Archívny fond Ruskej federácie a jeho klasifikácia
1.5. Sieť a funkcie štátne archívy
1.6. Archívy organizácií, ich funkcie, práva a pôsobnosť
1.7. Usporiadanie dokumentov v rámci archívu podľa fondov, spoločných archívnych fondov, zbierok
2. Skúmanie hodnoty dokumentov a získavanie archívov
2.1. Založenie archívneho fondu Ruskej federácie
2.2. Ciele a ciele skúmania hodnoty dokumentov. Zásady, kritériá, metódy hodnotenia dokumentov
2.3. Systém normatívnych a metodických príručiek pre výber dokumentov
2.4. Postup pri vykonávaní a spracovaní výsledkov preskúmania hodnoty dokumentov
2.5. Ciele a ciele akvizície archívov. Zoznamy archívnych akvizičných prameňov
2.6. Preberanie listín v štátnom, obecnom archíve
2.7. Systém odborných orgánov
3. Účtovanie dokumentov v archívoch
3.1. Ciele, ciele a princípy centralizovaného štátneho účtovníctva archívnych dokumentov
3.2. Sústava účtovných dokladov archívu, ich účel
3.3. Postup účtovania skladových jednotiek a dokladov v archíve
3.4. Účtovanie unikátnych a obzvlášť cenných dokumentov v archíve. Účtovanie o poistnom fonde a fonde použitia
3.5. Vlastnosti účtovníctva v archívoch organizácií
3.6. Implementácia automatizovaných archívnych technológií pre evidenciu archívnych dokumentov
4. Zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov
4.1. Usporiadanie a vybavenie štátnych archívov
4.2.Fyzikálno-chemické a biologické faktory ničenia archívnych dokumentov
4.3. Kontrola dostupnosti a fyzická kondícia archívne dokumenty
4.4. Spôsoby špeciálneho spracovania dokumentov
4.5. Ochrana archívnych dokumentov pred krádežou a neoprávneným prístupom
5. Vedecký a referenčný aparát pre dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie
5.1. Diferencovaný popis je základom pre vytvorenie vedeckého referenčného aparátu pre dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie
5.2. Systém vedeckého a referenčného aparátu pre dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie
5.3. Archívny inventár - základný adresár štátneho archívu
5.4. Archivovať adresáre
5.5. Sprievodcovia
5.6. Indexy (archívne adresáre)
5.7. Prehľady archívnych fondov a dokumentov
5.8. Automatizovaný vedecký referenčný aparát štátneho archívu
6. Použitie dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie
6.1. Formovanie jednotného archívneho a informačného priestoru
6.2. Účely a formy použitia dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie
6.3. Organizácia používania dokumentov v štátnych archívoch
6.4. Typy informačných dokumentov
6.5. Vydávanie dokumentov štátneho archívu
6.6. Výstavy dokumentov, ich druhy, účel a usporiadanie
6.7. Zostavovanie tematických zbierok archívnych dokumentov
6.8. vykonávanie žiadostí
6.9. Poskytovanie dokumentov na štúdium v čitárni archívu
6.10. Organizácia spolupráce s právnickými a fyzickými osobami pri využívaní dokumentov štátneho archívu za zmluvných podmienok
6.11. Účtovanie použitia dokumentov v štátnom archíve
7. Správa v archívoch
7.1. Organizácia práce v štátnom archíve
7.2. Racionalizácia prác v štátnom archíve
7.3. Moderné formy ekonomická aktivitaštátny archív
Federálna rozpočtová inštitúcia "Celoruský výskumný ústav záznamov a archívov" (ďalej len VNIIDAD) v súlade s nariadením vlády Ruskej federácie z 24. júna 1992 č. 430 je postupníkom predtým existujúcich -Zväzový výskumný ústav dokumentov a archívnictva, vytvorený nariadením Rady ministrov ZSSR zo dňa 3.2.1966 č. 407r.
Podieľať sa na interakcii s Federálnym archívom, vedeckými a metodickými radami archívnych inštitúcií spolkových okresov a zainteresovanými organizáciami pri vedeckom prognózovaní rozvoja archívnictva, formovaní priorít vedeckej a technickej politiky archívnictva, výbere perspektívnych oblastí. vedecký výskum v oblasti archivácie a správy záznamov VNIIDAD objektívne pôsobí ako jeden z hlavných integrátorov archívnej komunity krajiny.
1. Organizácia činností
Ako vedecká organizácia funguje VNIIDAD v súlade s federálnym zákonom z 23. augusta 1996 č. 127-FZ „O vede a štátnej vedeckej a technickej politike“.
Podľa stanov, schválenej nariadením Spolkového archívu z 31. mája 2011 č. 40, ústav vykonáva výskumnú, vedecko-informačnú a vzdelávaciu činnosť.
Zakladateľské a vlastnícke listiny VNIIDAD (Zakladacia listina, Osvedčenie o registrácii právnickej osoby, Osvedčenie o registrácii na daňovom úrade a pod.) sa vyhotovujú predpísaným spôsobom.
Organizačná štruktúra ústavu, ktorá zahŕňa 7 oddelení (4 oddelenia, laboratórium a 2 centrá (vrátane Priemyselného centra pre nadstavbové štúdium fungujúceho na báze sebestačnosti)) vo všeobecnosti zabezpečuje riešenie jeho úloh. Zároveň sa zdá byť potrebné prehodnotiť rozdelenie zamestnancov medzi štrukturálne jednotky, berúc do úvahy nárast počtu ľudí priamo zapojených do výskumnej práce.
Všetky štrukturálne divízie majú rezervy, zamestnanci - popisy práce; bolo ustanovené rozdelenie povinností medzi riaditeľa ústavu a jeho zástupcov.
Na rozvoj vedeckých tém, ako aj na prípravu najzávažnejších regulačných a metodických dokumentov sa v praxi používa taká flexibilná forma organizácie práce, ako je vytváranie dočasných tvorivých tímov, ktorých zloženie a povinnosti sú regulované. príslušnými príkazmi.
Riaditeľstvo a akademická rada fungujú ako hlavné poradné orgány vo VNIIDAD.
Riaditeľstvo konajúce na základe Predpisov schválených nariadením č. 57 z 19. novembra 2010 sa stretáva pravidelne 1-2 krát do mesiaca a vo všeobecnosti plní funkcie, ktoré mu boli pridelené, aj keď neexistuje plán jeho práce, ktorý nariadenia. Riaditeľstvo posudzuje otázky organizácie práce ústavu ako celku a jednotlivých štrukturálnych oddelení, finančnú a administratívnu a ekonomickú činnosť, kontroluje postup pri plnení štátnej úlohy a štátnych zmlúv uzatvorených v rámci realizácie federálnych cieľových programov, ako napr. ako aj výsledky mimoriadne dôležitých výskumných prác.
Akademická rada (ktorého Predpisy a plán práce nie sú k dispozícii) sa schádza 2-3 krát ročne, aby prerokovala ročné výsledky ústavu, jednotlivé, vedecky najnáročnejšie výsledky výskumu atď.
Ústav v rozpore s vlastnou stanovou a napriek opakovaným pokynom spolkového archívu netvorí ročný plán práce, v dôsledku čoho sa riadi najmä štátnou úlohou, zmluvami (zmluvami) o vykonaní práce a tzv. poskytovanie služieb, ako aj plány práce štrukturálnych divízií.
Správy o plnení štátnej úlohy (štvrťročné a ročné) sa včas zasielajú do spolkového archívu.
Na vykonanie výnosu prezidenta Ruskej federácie zo 7. mája 2012 č. 597 „O opatreniach na vykonávanie štátnej sociálnej politiky“ bol nariadením Federálneho archívu zo 7. júla 2014 č. 51 schválený akčný plán ( „cestovná mapa“) „Zmeny v sociálnych sektoroch zamerané na zlepšenie vedy o efektívnosti vo vzťahu k Federálnej archívnej agentúre podriadenej spolkovej rozpočtová inštitúcia"Celoruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie" Ním stanovené ukazovatele sú vo všeobecnosti splnené, s výnimkou ukazovateľa o výške miezd, čo je spôsobené predovšetkým výrazným podfinancovaním inštitútu ruským ministerstvom školstva a vedy. V tejto súvislosti, spolu s pokračujúcou interakciou Federálneho archívu s Ministerstvom školstva a vedy Ruska v otázke prideľovania dodatočných finančných prostriedkov na zvýšenie miezd, musí inštitút nájsť svoje vlastné príležitosti na zvýšenie toku finančných prostriedkov z príjmov. generujúce činnosti, sústrediť organizačné, personálne a intelektuálne úsilie týmto smerom.
Informácie o inštitúte sú zverejnené a pravidelne aktualizované na oficiálnej webovej stránke štátnych a obecných inštitúcií (http://www.bus.gov.ru), portáli Archives of Russia () a jeho vlastnej oficiálnej webovej stránke (http://www. .vniidad.ru) .
V období 2014-2016 boli vykonané práce na rozšírení možností efektívnejšieho využívania webovej stránky VNIIDAD v činnosti ústavu ako nástroja informačnej a reklamnej práce a na oboznámenie potenciálnych spotrebiteľov s jej vedeckým vývojom a oblasťami prebiehajúceho výskumu. Najmä v roku 2016 bola stránka opäť aktualizovaná prechodom na verziu systému správy informácií (CMS) Joomla 1.5.26.
Príslušné tematické časti stránky poskytujú informačnú podporu pre hlavné činnosti ústavu tým, že potenciálnym spotrebiteľom prinášajú zoznam služieb, informácie o nových informáciách prichádzajúcich do referenčného fondu, inzerujú nové publikácie ústavu, informácie o plánoch vedeckých podujatí , zverejňovanie aktuálnych aktualít o správe a archivácii dokumentov, programoch a harmonogramoch školení pre pokročilé školenia a preškoľovanie personálu atď.
2. Personálne obsadenie
Z objektívnych príčin došlo v posledných rokoch k znižovaniu stavu zamestnancov VNIIDAD a v čase auditu to bolo 100 ľudí, z toho 5 ľudí je externých brigádnikov, 8 interných. V skutočnosti je na výplatnej páske ústavu 59 ľudí, z toho 37 starších ako 50 rokov vrátane. dôchodkový vek - 28. Prax v ústave alebo archívnych inštitúciách nad 15 rokov má 33 zamestnancov.
52 osôb má vysokoškolské vzdelanie, z toho 48 % (25 osôb) je historicko-archívnych a historických; 9 - dokumentácia; 4 zamestnanci majú dve vyššie vzdelanie. V ústave pôsobia 4 doktori vied a 18 kandidátov vied.
Príkaz č. 15 VNIIDAD zo dňa 4. apríla 2016 schválil Predpisy o postupe pri atestácii vedeckých prác nicky ústavu, ale ich atestácia nebola v posledných troch rokoch vykonaná.
So všetkými zamestnancami ústavu sa uzatvárajú pracovné zmluvy. Podľa potreby sa k nim vypracúvajú dodatočné dohody. Zároveň v súlade s Programom postupného zlepšovania systému odmeňovania v štátnych (mestských) inštitúciách na roky 2012-2018, schváleného uznesením vlády Ruskej federácie zo dňa 26.11.2012 č.2190-r , ústav nezačal s prechodom na „účinnú zmluvu“.
Zdokonaľovacie vzdelávanie zamestnancov prebieha podľa plánov, ktoré každoročne schvaľuje riaditeľ ústavu. Zahŕňa všetky oblasti činnosti ústavu vrátane informačných technológií, účtovníctva a požiarnej bezpečnosti. Zamestnanci ústavu absolvujú zdokonaľovacie vzdelávanie na Akadémii civilnej ochrany Ministerstva pre mimoriadne situácie, Inštitúte verejného obstarávania RANEPA, na základe OTsPK VNIIDAD.
Nábor zamestnancov sa vykonáva tradičným spôsobom. Pracovné inzeráty sú zverejnené na oficiálnej webovej stránke inštitútu. Rezerva na vedúce pozície je v súčasnosti vo vývoji.
Prijímajú sa opatrenia v otázkach protikorupčnej politiky. Najmä príkazom č. 6 z 28. januára 2015 bola ustanovená osoba zodpovedná za prácu na predchádzaní korupcii a iným trestným činom; Príkaz č.9 zo dňa 03.02.2015 „Postup pri nahlasovaní zo strany zamestnancov VNIIDAD o prijatí daru v súvislosti s protokolárnymi akciami, služobnými cestami a inými oficiálnymi podujatiami, doručení a vyhodnotenie daru, predaj (odkúpenie) a pripísanie výťažku z jeho predaja. “s prílohami”; Príkaz č. 36 zo dňa 12. októbra 2016 schválil Predpisy o konflikte záujmov; protikorupčná politika; Etický kódex a služobné správanie zamestnancov.
Organizácia práce personálneho oddelenia a organizácia vedenia personálnej evidencie vo všeobecnosti zodpovedajú požiadavkám zákona, a to aj z hľadiska ochrany osobných údajov zamestnancov. Priestory personálnej služby vám umožňujú poskytnúť špeciálne podmienky na uchovávanie osobných záznamov v ohňovzdornom trezore, viesť rozhovory o personálnych otázkach.
Ústav organizuje prax študentov univerzít a vysokých škôl, ktorú ročne absolvuje cca 3-5 študentov.
3. Výskumná práca
Podiel zamestnancov priamo zapojených do výskumnej práce je približne 70 % skutočného počtu ústavu. Z dôvodu nedostatočného personálneho obsadenia má VNIIDAD obmedzenú schopnosť rozvíjať celú škálu vedeckých tém relevantných pre archívnictvo. Predovšetkým pri skúmaní vedeckej činnosti inštitútu, ktoré uskutočnila Ruská akadémia vied, konštatujúc potenciál inovatívnych projektov na vytvorenie bloku metodických odporúčaní v takej oblasti, ako sú elektronické dokumenty, elektronické archívy, digitalizácia dokumentov, konštatovalo, že "tento smer v činnosti organizácie nevedie."
Vedecká práca sa uskutočňuje v súlade s ročnými plánmi výskumných a vývojových prác realizovaných na základe štátneho zadania (ďalej len Plán výskumu a vývoja), ako aj s témami plánovanými Federálnym úradom pre archívy v rámci implementácia federálneho cieľového programu „Kultúra Ruska“.
Za posledné tri roky ústav dokončil viac ako 60 vedeckých výskumov, z ktorých väčšina (67 %) má informačný a analytický charakter. Podiel prác normatívneho a metodologického charakteru je 19,6 %, resp. 14,7 %. Analýza dynamiky naznačuje pokles počtu dokončených vedeckých prác: 39 - v roku 2014, 14 - v roku 2015, 17 - v roku 2016.
Celkovo za roky 2014 - 2016. Pracovníci ústavu publikovali šesť monografií, dve referenčné a bibliografické publikácie a dvadsaťtri článkov v publikáciách zaradených do Zoznamu publikácií odporúčaných Vysokou atestačnou komisiou Ministerstva školstva a vedy Ruska. Celkom vydané (vrátane deponovaných) prác zamestnancov VNIIDAD za roky 2014-2016 predstavovalo 290 titulov.
Za posledné tri roky zaznamenal Russian Science Citation Index (RSCI) 75 publikácií zamestnancov inštitútu. VNIIDAD má pomerne solídny Hirschov index (h-index) - 6; a dobrý i-index - 5.
Výsledky vedeckého výskumu VNIIDAD sa prijímajú spravidla bez výraznejších pripomienok alebo po menšej revízii s prihliadnutím na to, čo odznelo pri diskusiách na zasadnutiach poradných orgánov spolkového archívu (rady, komisie pre výskum a metodická práca atď.) komentáre. Zároveň, napriek tomu, že výskumné práce, ktorých výsledkom sú metodické príručky, vykonáva ústav riadne a predpísaným spôsobom, ich realizácia je niekedy náročná z dôvodu nedostatočne úzkeho prepojenia s tzv. praktická práca archívnych inštitúcií.
Štátnu registráciu vedeckovýskumných prác vykonáva ústav v súlade so stanoveným postupom. VNIIDAD každoročne predkladá materiály na podávanie správ do Federálneho systému monitorovania výkonnosti vedeckých organizácií vykonávanie výskumných, vývojových a technologických prác.
Správy o výskume a vývoji, ktoré vykonáva VNIIDAD, nie vždy úplne zodpovedajú požiadavkám na ich štruktúru a prezentáciu GOST 7.32-2001 „Výskumná správa. Štruktúra a pravidlá registrácie“ (nie sú zahrnuté relevantnosť a predmety výskumu, metodológia a metódy práce, význam atď.).
Hlavným problémom organizovania výskumnej práce je však jej citeľný a trvalý pokles ľudské zdroje kvantitatívne aj kvalitatívne. Porovnávacia analýza výsledkov výskumnej činnosti ukázala, že v rokoch 2014 - 2016. špecialisti, ktorí v posledných troch rokoch z rôznych dôvodov odišli, publikovali 204 príspevkov (nepočítajúc kolektívne štúdie a tri zborníky materiálov konferencií „Dokumentácia v informačnej spoločnosti“) a len 86 zamestnancov, ktorí pokračujú v práci tempo: ak v roku 2015 publikovalo 33 diel, v roku 2016 sa ich počet znížil na 25.
Touto cestou, tvorivý potenciál vedeckých pracovníkov VNIIDAD ako celok nie je implementovaný dostatočne a pre približne polovicu zamestnancov zostáva neobjavený vo forme vedeckých publikácií, čo drasticky znižuje celkové hodnotenie výkonnosti ústavu.
4. Vedecká a informačná činnosť
Vedecké a informačné služby pre archívne inštitúcie, právnické osoby a fyzické osoby špecializovaných regulačných a vedeckej a metodologickej literatúry VNIIDAD vykonáva prostredníctvom Priemyselného centra vedecko-technických informácií o archívnictve a spisovej službe (ďalej len OTSNTI), ktoré ročne vybaví v priemere viac ako 600 informačných žiadostí právnických a fyzických osôb.
Referenčný a informačný fond (CIF) OCNTI predstavuje približne 54,0 tisíc publikovaných a nepublikovaných diel, čo ročne pribúda v priemere o 500 nových pracovníkov. Za účelom účtovania a používania sa zostavujú a vedú v tradičnou formou sú pravidelne zverejňované referenčné a informačné karty, ako aj zoznamy nových prichádzajúcich. Elektronická verzia katalógu zverejnená na webovej stránke VNIIDAD obsahuje 42 000 bibliografických popisov materiálov SIF.
Vzhľadom na slabé technické a softvérové vybavenie ústavu (chýbajúce výkonné skenery, počítačové programy na optické rozpoznávanie textu a úpravu PDF súborov, fotoeditor) je proces prevodu materiálov SIF priamo do elektronickej podoby pomerne pomalý. vytvorený elektronický zdroj nie je voľne dostupný na webovom sídle ústavu.je umiestnený.
5. Vzdelávacie aktivity
Mať večné povolenie na cvičenie vzdelávacie aktivity AAA č. 000821, reg. č. 0809, vydané Rosobrnadzorom dňa 3. 9. 2011, ústav ho realizuje v rámci postgraduálnych výskumných a vzdelávacích programov pedagogických zamestnancov, ako aj doplnkových odborných programov a programov odborného vzdelávania.
V súlade s rozhodnutím Rady predsedov vlád SNS zo dňa 18.9.2003 má VNIIDAD štatút základnej organizácie pre preškoľovanie a zdokonaľovanie personálu v oblasti archivácie, správy dokumentov a dokumentačnej podpory správy SNS. členských štátov, ktorá je realizovaná prostredníctvom aktivít Priemyselného centra pre pokročilé štúdiá v archívnictve a dokumentačnej podpory pre manažment (ďalej len OCPC).
Ústav poskytuje postgraduálne vzdelávanie v odbore 25.05.02 - Dokumentárna tvorba, dokumentová veda, archívnictvo. Avšak v rozpore s Poriadkom pri organizácii a realizácii vzdelávacích aktivít na vzdelávacích programoch vyššie vzdelanie- programy prípravy vedeckého a pedagogického personálu na postgraduálnej škole (doplnok), schválené nariadením Ministerstva školstva a vedy Ruska zo dňa 19. novembra 2013 č. 1259, zodpovedajúci vzdelávací program VNIIDAD neprešiel štátnou akreditáciou.
V súčasnosti na postgraduálnej škole študujú traja ľudia plný úväzokškolenia (vrátane jedného - plateného) a jednej osoby na korešpondenčnom základe. V rokoch 2015 - 2016 bez prijatia na vysokú školu.
Z dôvodu nemožnosti zabezpečiť fungovanie dizertačnej rady v súlade s požiadavkami nariadenia Ministerstva školstva a vedy Ruska zo dňa 12. decembra 2011 č. dizertačných prác stupňa kandidát vied, titul doktor vied“ a neprítomnosť v ústave požadované množstvo doktorov vied bola ukončená práca dizertačnej rady (príkaz Ministerstva školstva a vedy Ruska zo dňa 07.07.2015 č. 729 / NK), čo však nie je dostatočným odôvodnením nedostatku dizertačných prác vypracovaných hl. ústavu, keďže postgraduál sa mohol obhajovať v rade dizertačnej práce RSUH.
OCPC zabezpečuje odborné preškolenie a zdokonaľovanie personálu v oblasti archivácie a správy dokumentácie na zmluvnom základe s právnickými a fyzickými osobami. Vzdelávanie v OČTK je realizované prezenčnou, externou a externou formou v hlavných oblastiach odborných rekvalifikácií, zdokonaľovacích školení v krátkodobom a dlhodobom formáte a v niektorých prípadoch aj v rámci individuálnych stáží .
Práca OČTK je postavená na základe tematických plánov vzdelávacích aktivít a harmonogramov vedenia výcvikových kurzov. Na koordináciu práce OCPC, a metodické poradenstvo, medzi ktorého funkcie patrí koordinácia tematických plánov a učebných osnov, harmonogramov kurzov, zoznamov vydanej vzdelávacej a metodickej literatúry, kontrola kvality učebných osnov a optimálna metodika náboru študentov. V súčasnosti je potrebné podstatne aktualizovať zloženie rady z dôvodu odvolania väčšiny jej členov.
Okrem popredných špecialistov VNIIDAD, najkvalifikovanejších pracovníkov štátnych archívov, vývojárov softvérových produktov v oblasti informačnej a dokumentačnej podpory riadenia a archivácie, sú do vzdelávacieho procesu zapojení aj pedagógovia špecializovaných vysokých škôl, hoci tento prax nie je zvlášť bežná z dôvodu nedostatku dostatočných finančných zdrojov na to, aby ich inštitút zapojil do vzdelávania.
Za posledné tri roky vyškolilo OČTK viac ako 2,5 tisíc ľudí vr. značný počet archivárov z krajín SNŠ a EURASIC (Kazachstan, Tadžikistan, Mongolsko, Vietnam atď.).
Hlavnou nevýhodou vzdelávacích aktivít VNIIDAD je nedostatok štátnej akreditácie vzdelávacie programy odbornú rekvalifikáciu a zdokonaľovanie. Hoci sa to pre takéto inštitúcie formálne nevyžaduje, napriek tomu to znižuje konkurenčné výhody VNIIDAD v porovnaní s vysokými školami, ktoré majú štátnu akreditáciu a aktívne rozširujú prax implementácie programov. dodatočné vzdelanie, čo môže v budúcnosti viesť k vytlačeniu VNIIDAD z trhu poskytovania vzdelávacích služieb v oblasti odbornej prípravy špecialistov na dokumenty a archivárov, keďže pri absencii akreditácie nemôže po ukončení školenia vydávať diplomy a štátom uznávané certifikáty. .
Nedostatok aktívnej odbornej interakcie medzi ústavom a jednoprofilovými vysokými školami neprispieva k vzdelávacím aktivitám.
6. Medzinárodná spolupráca
Medzinárodné vzťahy ústavu sú zamerané na zvyšovanie kvality vedeckej činnosti založenej na spolupráci s medzinárodnou archívnou komunitou prostredníctvom rozvoja spoločných programov, využívania archívnych a evidenčných inovácií a informačných technológií, účasti na medzinárodných vedeckých projektoch a vedeckej mobility vedci.
Donedávna najplodnejšie profesionálne vzťahy sa rozvíjali v rámci dohody medzi VNIIDAD, Bieloruským výskumným ústavom dokumentovej vedy a archivácie a Ukrajinským výskumným ústavom archívnictva a dokumentovej vedy. Po známych udalostiach však kontakty s ukrajinskou stranou zamrzli, pričom vzťahy s bieloruskými kolegami sa naďalej vyvíjajú pomerne aktívne. VNIIDAD je stálym účastníkom spoločných vedeckých podujatí realizovaných v rámci plánu spoločná akcia Federálna archívna agentúra a Oddelenie pre archívy a spisovú službu Ministerstva spravodlivosti Bieloruskej republiky na roky 2014-2016.
Dôležitou oblasťou medzinárodných aktivít ústavu je účasť na práci Medzinárodnej rady archívov a jej euro-ázijskej regionálnej pobočky (EURASICA). Zástupcovia VNIIDAD sa zúčastnili väčšiny nedávnych medzinárodných kongresov archívov a takmer všetkých podujatí EURASIC. Tu treba poznamenať každoročnú organizáciu pod záštitou EURASIK a Rosarkhiv medzinárodných konferencií„Dokumentácia v informačnej spoločnosti“.
Užitočná je aj účasť VNIIDAD na aktivitách Medzinárodného inštitútu archívnictva v Terste a Maribore, ako jedného zo smerodajných fór odborníkov v oblasti archívnictva.
Od roku 2016 je VNIIDAD partnerom medzinárodného projektu InterPARES Trust a je súčasťou jeho európskej skupiny.
7. Logistika a finančná podpora
VNIIDAD nemá vo svojej súvahe žiadne nehnuteľnosti. Na základe zmluvy o bezodplatnom užívaní priestorov a majetku zo dňa 11.01.2011 č. BP 3/11 obýva pracovné priestory o celkovej výmere 1731,7 m2. metrov v budove Ruského štátneho archívu vedecko-technickej dokumentácie na adrese: Profsoyuznaya ul., 82.
Vybavenie zamestnancov počítačovou technikou je 85 % (50 pracovných staníc, z toho 8 jednotiek starších ako 8 rokov).
Financovanie VNIIDAD ako federálnej rozpočtovej inštitúcie sa uskutočňuje na náklady:
federálny rozpočet, prideľovaný vo forme dotácie na realizáciu každoročne stanovenej štátnej úlohy;
federálny cieľový program „Kultúra Ruska“, prijatý na základe súťaže;
z činností vytvárajúcich príjem.
Dynamika pomeru rozpočtového a mimorozpočtového financovania za posledné tri roky naznačuje pokles mimorozpočtových príjmov, a to v absolútnom vyjadrení aj v podieloch vo vzťahu k rozpočtovej zložke. Financovanie rozpočtu v absolútnom vyjadrení zostalo počas tohto obdobia prakticky nezmenené:
Zároveň treba poznamenať najmä to vedecká činnosť vykonáva ústav výlučne na náklady rozpočtových prostriedkov v rámci plnenia štátnych úloh a štátnych zákaziek v rámci federálneho cieľového programu „Kultúra Ruska“. Za obdobie 2014 - 2016 VNIIDAD nerealizoval ani jeden výskumný projekt na objednávku mimovládnych organizácií alebo so zapojením grantovej podpory.
Finančné prostriedky vyčlenené na rozvoj ústavu vr. na materiálno-technické vybavenie tvoria relatívne malú časť jeho mimorozpočtových príjmov: v roku 2014 - 814 616,0 rubľov. (6,8 % mimorozpočtových príjmov), v roku 2015 - 1 080 855,0 rubľov. (10,4 %), 2016 – 1 128 901,0 RUB (7,6 %).
V rokoch 2014-2016 nebolo dovolené neprimerané (neefektívne) vynakladanie rozpočtových prostriedkov ústavom. Postup pri vynakladaní finančných prostriedkov na služobné cesty je dodržaný.
Rozpočtové účtovanie príjmov a výdavkov sa vykonáva v súlade s pracovným plánom účtov rozpočtového účtovníctva. Overovanie správnosti vypracovania VNIIDAD „Správy o plnení plánu svojich finančných a ekonomických činností inštitúciou“ za rok 2016 a ďalšie rozpočtové výkazníctvo odhalilo množstvo porušení. Hlásenia sa predkladajú v rozpore so stanovenými termínmi, čo vedie k oneskoreniu pri doručovaní konsolidovaných výkazov zo strany Rosarkhiv federálnej pokladnici
Za účelom zefektívnenia mimorozpočtových aktivít sú štandardné formy zmluvy o poskytovaní platených vzdelávacích služieb (korešpondenčné kurzy, externé kurzy, krátkodobé denné kurzy s právnickými/fyzickými osobami), zmluvy o poskytovaní služieb pre poplatok (na prilákanie učiteľov do kurzov ďalšieho vzdelávania na lektorské, kontrolné a iné práce a pod.), zmluvy o poskytovaní platených služieb na prípravu a poskytovanie informačných materiálov (pre OCNTI).
Inventarizácia peňažných prostriedkov, zásob, dlhodobého majetku a finančných záväzkov nebola v roku 2016 vykonaná.
Náhodnou kontrolou správnosti stanovenia služobných miezd a ich časového rozlíšenia za rok 2016 neboli zistené žiadne porušenia. V kontrolovanom období neboli zistené žiadne porušenia úplnosti a včasnosti premietnutia finančných a ekonomických operácií na mzdy, časové rozlíšenie a platenie poistného v účtovných evidenciách rozpočtu.
Odmeňovanie sa uskutočňuje v súlade s pracovnými zmluvami a pracovným výkazom.
Aplikácia
k certifikátu o výsledkoch komplexnej kontroly
FBU „Celoruský výskum
Ústav dokumentácie a archívnictva"
Odporúčania na zlepšenie činnosti VNIIDAD
Vypracovať dlhodobý plán (koncepciu alebo program) rozvoja ústavu;
prejsť na vypracovanie ročných plánov práce inštitútu;
optimalizovať počet štrukturálnych jednotiek, ktoré nie sú priamo zapojené do výskumnej práce a/alebo vzdelávacích aktivít;
vykonávať atestáciu výskumníkov, ktorí majú menej ako štyri publikované práce v rokoch 2014-2016;
obnoviť vojenskú registráciu v súlade s predpismi o vojenskej registrácii;
organizovať prácu na vytvorení personálnej rezervy;
zabezpečiť vedenie personálnej evidencie v súlade s platnou legislatívou;
rozšíriť prax vytvárania dočasných tvorivých tímov na realizáciu výskumných projektov, a to aj so zapojením odborníkov z vedeckých a vzdelávacích organizácií;
zabezpečiť predbežné posúdenie všetkých, bez výnimky, výsledkov vedeckého výskumu špeciálne vytvoreným poradným orgánom ( odborná rada, odborná sekcia Akademickej rady a pod.);
zabezpečiť v celkom určite zaradenie metodických príručiek do vývojového cyklu, ich experimentálna implementácia;
aktivovať umiestňovanie vedeckých publikácií v publikáciách indexovaných vo Web of Science a Scopus;
zvážiť otázku vykonávania štátnej (alebo aspoň verejnej) akreditácie vzdelávacích programov VNIIDAD v oblasti odbornej rekvalifikácie a zdokonaľovania špecialistov;
prehĺbiť spoluprácu v oblasti vzdelávacích aktivít s vysokými školami, ktoré školia personál v oblasti správy a archivácie dokumentov;
vykonať modernizáciu internetovej stránky vrátane zostavenia mapy lokality, inštalácie funkcie vyhľadávania na stránke; sekcia kontaktov by mala byť doplnená o informácie o vedúcich štrukturálnych divízií s uvedením telefónnych čísel a e-mailových adries; vytvorte rubriku „Publikované diela VNIIDAD“; rozšíriť počet partnerských stránok;
zvýšiť počet prekladov diel ústavu do cudzích jazykov; vytvoriť anglickú verziu webovej stránky inštitútu;
zvážiť otázku členstva ústavu v Medzinárodnej rade archívov v kategórii „C“;
zintenzívniť prácu na hľadaní zdrojov dodatočného financovania jednak hľadaním zákaziek na vypracovanie vedeckých tém, ako aj komercializáciou výsledkov vlastnej výskumnej činnosti;
prijať opatrenia na zefektívnenie zmluvnej práce vrátane vypracovania a schvaľovania dokumentov upravujúcich postup pri schvaľovaní, podpisovaní a vykonávaní dohôd (štátnych zmlúv);
zabezpečiť dodržiavanie požiadaviek zákona z hľadiska registrácie a lehôt na predkladanie správ o rozpočte, ako aj vydávanie / prijímanie finančných prostriedkov z pokladne inštitúcie;
aktualizovať objednávku účtovnej politiky;
vykonať inventarizáciu finančných prostriedkov, inventarizácie, dlhodobého majetku a finančných záväzkov ústavu.
V.F. Yankovaya, Ph.D. n., námestník. Riaditeľ VNIIDAD
Celoruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie (VNIIDAD) v posledné roky opakovane vykonávali práce súvisiace so štúdiom elektronických dokumentov, rozvoj regulačných a metodických základov pre organizáciu práce s elektronickými dokumentmi v kancelárskej práci a organizáciu ich archívneho uloženia.
Ešte v roku 2005 vyšla vedecká a metodická príručka M. V. Larina a O. V. Ryskova „Elektronické dokumenty v manažmente“, v ktorej sa zohľadňoval charakter elektronického dokumentu, skúsenosti s regulačnou reguláciou práce s elektronickými dokumentmi a skúsenosti s používaním automatizovaných systémov bola zhrnutá správa dokumentov.
Medzi najvýznamnejšie výskumné práce, ktoré ústav realizoval v predchádzajúcom období, treba zaradiť vývoj regulačných, metodických a technologických základov pre tvorbu, uchovávanie a využívanie archívnych elektronických informačných zdrojov – téma realizovaná podľa spol. cieľový program"Elektronické Rusko" v rokoch 2007-2008 Cieľom práce bolo vytvorenie štandardného normatívneho a softvér vzorový systém správy elektronického archívu orgánov verejnej moci. Popri tejto práci ústav v rokoch 2007-2008. národné normy boli pripravené na základe noriem ISO:
GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky";
GOST R ISO 23081-1-2008 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Procesy správy dokumentov. Metadáta pre dokumenty.
V skutočnosti sa normy vzťahujú na správu elektronických dokumentov a obsahujú požiadavky na systémy správy dokumentov, procesy riadenia, elektronické dokumenty a ich metadáta.
V roku 2009 boli vyhláškou vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477 schválené pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, na príprave projektu ktorých sa VNIIDAD priamo podieľal.
Pravidlá boli vypracované v súlade s federálnym zákonom z 27. júla 2006 „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ (článok 11) a stali sa prvým regulačným dokumentom, ktorý stanovil základné princípy organizácie práce s elektronickými dokumentmi v kancelárii. práce orgánov verejnej moci (časť VI. „Osobitosti práce s elektronickými dokumentmi“).
V súčasnosti sú pravidlá jediným normatívnym dokumentom, ktorý stanovuje všeobecné požiadavky na organizáciu práce s elektronickými dokumentmi v kancelárskej práci federálnych výkonných orgánov. Pri vypracovaní oddielu VI pravidiel bola sformulovaná a implementovaná dôležitá metodická zásada, podľa ktorej organizácia práce s dokumentmi o tlačená kópia a elektronických dokumentov v kancelárskej práci aj v archíve, je založený na jednotnej metodike, ale odlišných technológiách.
Medzi najdôležitejšie ustanovenia Pravidiel, ktoré majú metodický charakter, patria tieto ustanovenia:
- elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu;
- elektronické digitálne podpisy sa používajú na podpisovanie elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu osvedčené predpísaným spôsobom;
- na evidenciu a vyhľadávanie dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu slúžia povinné informácie o dokumentoch (zoznam povinných informácií o dokumentoch zahrnutých v EDMS je uvedený v prílohe Pravidiel) a ďalšie informácie o dokumentoch možno použiť;
- pri prenose prijatých elektronických dokumentov na posúdenie predsedom federálneho výkonného orgánu, odosielaní elektronických dokumentov štrukturálnym odborom a zodpovedným vykonávateľom federálneho výkonného orgánu, odosielaní elektronických dokumentov a ukladaní elektronických dokumentov sa ich registračné údaje prenášajú (ukladajú) spolu s elektronické dokumenty;
- prijímanie a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva služba správy záznamov federálneho výkonného orgánu;
- vyhotovené elektronické dokumenty sú systematizované do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov federálneho výkonného orgánu; pri zostavovaní nomenklatúry vecí sa uvádza, že vec sa vedie v elektronickej forme (podmienky uchovávania elektronických dokumentov zodpovedajú podmienkam ustanoveným pre podobné dokumenty na papieri).
Od roku 2009 do súčasnosti inštitút v rámci federálneho cieľového programu „Kultúra Ruska“ každoročne monitoruje pracovný tok vo federálnych výkonných orgánoch. V rámci tejto práce sa zbierajú a analyzujú údaje o dynamike objemu obehu dokumentov v orgánoch štátnej správy, ako aj zmeny v kvalitatívnych parametroch obehu dokumentov: zloženie dokumentov (na papierových a elektronických dokumentoch), používanie elektronických podpisov sa identifikujú a študujú problémy prechodu na bezpapierový obeh dokumentov.medzirezortná elektronická interakcia, ako aj problémy spojené s používaním systémov správy elektronických dokumentov.
Predovšetkým údaje získané v roku 2013 (za rok 2012) ukazujú, že po prvýkrát za celé obdobie pozorovania došlo k zníženiu počtu dokumentov na papieri, získaných najmä v dôsledku interakcie federálnych výkonných orgánov s vyššími orgánmi ( Prezidentská administratíva Ruskej federácie, Úrad vlády Ruskej federácie) a interakcia ústredných úradov federálnych výkonných orgánov s ich územnými jednotkami v zakladajúcich subjektoch Ruskej federácie. Zároveň dochádza k výraznému nárastu objemu elektronických dokumentov prenášaných prostredníctvom systému MEDO v interakcii federálnych orgánov s podriadenými útvarmi v zakladajúcich subjektoch Ruskej federácie a pri organizácii vnútorných činností. Zo 63 federálnych výkonných orgánov, ktorých údaje boli v štúdii použité, 17 úplne prešlo na bezpapierovú správu dokumentov v interných aktivitách, čím sa eliminovala interná korešpondencia vo forme papierových dokumentov. Elektronické dokumenty sa tak už stali významným faktorom ovplyvňujúcim znižovanie objemov papierovej dokumentácie.
Významný pre ústav a dôležitý pre všetkých odborníkov v oblasti kancelárskej práce a archivácie je ústavom pripravený slovník pojmov „Správa dokumentov“. a návrh GOST R 7…. „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Kancelárska práca a archivácia. Termíny a definície“, ktorý schvaľuje Rosstandart. Oba dokumenty obsahujú terminológiu z oblasti správy dokumentov, vrátane tých, ktoré reflektujú procesy správy elektronických dokumentov. Sú to pojmy ako elektronický dokument, metadáta, konverzia, migrácia, formát súboru, správa elektronických dokumentov Na rozdiel od normy, ktorá obsahuje len základnú terminológiu predmetnej oblasti, slovník obsahuje hlavný korpus pojmov aktívne používaných odborníkmi.
V roku 2007 boli nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 18. januára 2007 č. 19 prijaté Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v stave a mestské archívy, múzeá a knižnice, organizácie Ruská akadémia Vedy, ktoré sa stali normatívnym základom činnosti štátnych a obecných archívov.
Archívy organizácií stále nemajú regulačný dokument, ktorý určuje postup pri ukladaní dokumentov a postup pri odovzdávaní dokumentov na trvalé uloženie do štátnych a obecných archívov. Z tohto dôvodu v rokoch 2010-2012. VNIIDAD pripravil návrh pravidiel organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách. V roku 2013 bol návrh tohto dokumentu dokončený, berúc do úvahy pripomienky archívnych inštitúcií Ruskej federácie. Predpokladá sa, že po finalizácii projektu, berúc do úvahy tie, ktoré boli pripravené v rokoch 2012-2013. odporúčania týkajúce sa organizácie uchovávania elektronických dokumentov v archívoch organizácií, o ktorých sa bude diskutovať nižšie, budú tieto pravidlá predložené na schválenie Ministerstvu kultúry Ruska.
Výsledok práce VNIIDAD v rokoch 20012–2013. sú návrhy dvoch dokumentov:
odporúčania na získavanie, účtovanie a organizáciu uchovávania elektronických archívnych dokumentov v archívoch organizácií;
odporúčania na získavanie, účtovanie a organizáciu uchovávania elektronických archívnych dokumentov v štátnych a obecných archívoch.
Účelom vypracovania odporúčaní je vytvorenie jednotnej metodickej a metodický základ organizácia práce s archívnymi elektronickými dokumentmi v archívoch štátnych orgánov, samospráv, štátnych a mimovládnych organizácií, ako aj v štátnych a obecných archívoch vrátane organizácie uchovávania, získavania a účtovania elektronických dokumentov, na základe požiadaviek ruskej legislatívy v oblasti archívnictva s prihliadnutím na trendy vo vývoji informačných technológií v kontexte prechodu na medzirezortnú elektronickú interakciu.
Odporúčania sa vzťahujú na administratívne elektronické dokumenty, ktoré sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v informačných systémoch organizácie, podliehajú uloženiu v archíve organizácie spôsobom a v lehotách ustanovených pre obdobné dokumenty v listinnej podobe, ako aj na elektronické dokumenty na odovzdať na uloženie štátnym orgánom (mestské) archívy.
Odporúčania boli vypracované s prihliadnutím na ustanovenia federálneho zákona z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“, Pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch schválené vyhláškou vlády Ruskej federácie Federácia z 15. júna 2009 č. 477 a ďalšie regulačné právne akty v oblasti informácií, dokumentácie, archívov.
Pri príprave odporúčaní sa brali do úvahy ustanovenia národných noriem Ruskej federácie a noriem Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007. Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky.
GOST R ISO 23081-1-2008. Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Procesy správy dokumentov. Metadáta pre dokumenty.
GOST R 53898-2010. Elektronické systémy správy dokumentov. Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na e-mail.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Elektronické systémy správy dokumentov. Správa dokumentácie. Informácie uložené elektronicky. Odporúčania na zabezpečenie spoľahlivosti a spoľahlivosti.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Zabezpečenie dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov.
ISO 19005-1:2005. Správa dokumentácie. Formát súboru elektronického dokumentu na dlhodobé uchovávanie. Správa dokumentov - Formát súboru elektronického dokumentu na dlhodobé uchovávanie – Časť 1: Použitie PDF 1.4 (PDF/A-1).
Návrh odporúčaní navrhuje dva prístupy k organizácii prenosu a uchovávania archívnych elektronických dokumentov v archívoch organizácií, štátnych a mestských archívov: prenos a uchovávanie elektronických dokumentov na fyzicky oddelených hmotných nosičoch a prenos elektronických dokumentov prostredníctvom informačných a telekomunikačných kanálov. s následným uložením na archívnych serveroch organizácie, štátneho (mestského) archívu.
Charakteristickým znakom archívneho uchovávania elektronických dokumentov je, že v archíve organizácie, štátneho alebo obecného archívu sa elektronické dokumenty uchovávajú v dvoch rovnakých vyhotoveniach, ktoré sa v odporúčaniach označujú ako hlavný a pracovný. Hlavná inštancia je referenčnou inštanciou a používa sa vo výnimočných prípadoch, napríklad na vytvorenie pracovnej inštancie, ktorá nahradí neúspešnú inštanciu. Pracovník, ako už názov napovedá, je kópia, ktorá sa používa v archíve vo všetkých prípadoch, keď je potrebné reprodukovať elektronický dokument alebo zhotovovať kópie elektronického dokumentu na poskytovanie používateľom.
Odporúčania stanovujú, že pri príprave elektronických dokumentov na uloženie v archíve organizácie sa tieto prevedú do archívneho formátu PDF / A-1, po ktorom sa vytvoria kontajnery elektronických dokumentov.
Kontajner elektronických dokumentov je komprimovaný priečinok (archív zip), ktorý obsahuje:
elektronický dokument vo formáte PDF/A-1;
metadáta dokumentu vo formáte XML;
súbor(y) samostatných elektronických podpisov.
Keďže elektronické podpisy v čase odovzdania elektronických dokumentov na uloženie do archívu organizácie a po stanovenom čase do štátneho alebo mestského archívu budú neplatné a nebudú schopné zabezpečiť integritu dokumentu, odporúčania navrhujú použiť technológiu hash kódovania na výpočet kontrolného súčtu kontajnera elektronických dokumentov.
Odporúčania tiež stanovujú, že v prípade zmeny softvérového a hardvérového prostredia a zastarania počítačových formátov, poškodenia médií archív organizácie (štátny alebo mestský archív) pracuje na konverzii elektronických dokumentov do nových formátov a/ alebo migrovať na nové médiá.
Okrem toho časti odporúčaní obsahujú ustanovenia o organizácii uchovávania elektronických dokumentov v archíve, zaistení bezpečnosti elektronických dokumentov uložených v archíve, evidencii a používaní elektronických dokumentov, ako aj o postupe pri prenose dokumentov z archívu organizácie do štátneho alebo obecného archívu. Je dôležité, aby archívy, v ktorých sa uchovávajú elektronické dokumenty, mali vhodné vybavenie a softvér na vykonávanie potrebnej činnosti: kontrola reprodukovateľnosti elektronických dokumentov, konverzia a migrácia, kopírovanie elektronických dokumentov atď., ako aj archivári so špeciálnym školením v oblasti oblasti informačných technológií.
Ďalšou témou, ktorú ústav ukončil v roku 2013, bola téma „Funkčné požiadavky archivácie a správy dokumentov na informačné systémy, ktoré zabezpečujú správu elektronických dokumentov v procese vnútornej činnosti federálnych výkonných orgánov“. Je známe, že v súčasnosti na trhu softvérových produktov pre kancelársku prácu existuje niekoľko desiatok rôznych systémov, ktoré poskytujú elektronickú správu dokumentov; rôzne systémy sa používajú aj vo federálnych výkonných orgánoch. Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovávať obmedzenú distribúciu oficiálnych informácií prostredníctvom týchto systémov, schválené nariadením Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska zo dňa 2. 2011 č. 221, v časti II „Popis procesov dokumentačnej podpory riadenia v EDMS federálneho výkonného orgánu » obsahujú ani zďaleka Celý popis požiadavky na funkčnosť systémov, vynechávajúc požiadavky na skladbu metadát dokumentov potrebných na správu autentických, úplných, spoľahlivých a použiteľných dokumentov počas celého ich životného cyklu v kancelárskej práci a vo fáze ich archívneho uloženia (z archívu organizácie štátnemu alebo obecnému archívu).
Výsledkom implementácie tejto témy je popis hlavných procesov správy dokumentov v EDMS v rámci životného cyklu dokumentov, formulované všeobecné princípy a požiadavky na EDMS a uvedená klasifikačná schéma a organizácia prípadov. , ustanovujú sa požiadavky na aplikačné funkcie EDMS, požiadavky na informačnú podporu EDMS. , požiadavky na používanie elektronického podpisu, na vyhľadávanie informácií a prezentáciu informácií a vykazovanie, požiadavky na kontrolu informácií v EDMS, na organizáciu ukladania informácií v EDMS, pre správu a riadenie právomocí v EDMS, požiadavky na fungovanie EDMS, pre vzor a školenie používateľov.
V samostatnej prílohe správy k téme je popísaná skladba polí vstupných formulárov (evidenčné a kontrolné karty dokladov, karty klasifikátorov a referenčné knihy, ktoré sú súčasťou navrhovaného systému), ktoré zabezpečujú identifikácia rôznych skupín dokumentov a ich riadenie počas celého životného cyklu dokumentov v EDMS, funkčné priraďovanie informácií o dokumentoch zaradených do EDMS. Pri popise polí vstupných formulárov je možné dokument integrovať do informačného systému archívu organizácie, a následne do informačného systému štátneho alebo mestského archívu, ak dokument podlieha trvalému uloženiu v príslušnom archív.
VNIIDAD už niekoľko rokov spolupracuje s vývojármi softvéru pre kancelársku prácu a archívy, najmä AltSoft CJSC (St. Petersburg) a AS-Archive LLC (Moskva), ktorých špecialisti sa podieľajú na výskumných prácach.
Okrem toho v roku 2013 VNIIDAD spolu s AS-Archive spustil projekt vytvorenia komplexu informačných systémov, ktoré zabezpečujú správu elektronických dokumentov pri činnosti VNIIDAD a ukladanie archívnych elektronických dokumentov (na základe archívu VNIIDAD ).
Výsledkom štúdia moderných prístupov k správe, triedeniu a uchovávaniu dokumentov v elektronickej forme je koncepcia tvorby digitálne úložisko elektronické dokumenty (TSKED) ako organizačná a právna štruktúra vytvorená za účelom vytvorenia spoločný priestor právne významné elektronické dokumenty vrátane ich fyzického umiestnenia a zabezpečenia nemennosti, bezpečnosti, dostupnosti v rámci schválenej bezpečnostnej politiky.
V súčasnosti sú stanovené požiadavky na funkčnosť komplexu automatizovaných informačných systémov, realizované technicko-ekonomické posúdenie technických prostriedkov, vytvorený softvérový a hardvérový komplex na implementáciu fungovania automatizovaných systémov, spoločný vývoj boli vykonané v hlavných smeroch a úlohách implementácie EDMS a archívu organizácie.
V rámci spoločnej práce sa plánuje uviesť do prevádzky automatizované systémy na organizovanie kolektívnej práce na návrhoch riadiacich dokumentov a dokumentov vytvorených v rámci výskumných prác; organizácia výchovno-vzdelávacej a výchovno-metodickej práce v systéme ďalšieho vzdelávania a zdokonaľovania; organizovanie informačnej práce; organizovanie práce webovej stránky ústavu.
Larin M.V. Elektronické dokumenty v manažmente: Vedecká metóda. príspevok / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.
V súlade s aktuálnym federálnym zákonom zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ "o elektronickom podpise" - elektronické podpisy.
Správa dokumentov. Pojmy a definície. Slovník. - M.: VNIIDAD, 2013.
Kontrolný súčet (kontajnera elektronických dokumentov) je hodnota vypočítaná zo súboru údajov použitím určitého algoritmu (funkcia hash) a používa sa na kontrolu integrity údajov počas prenosu alebo ukladania, ako aj na rýchle porovnanie dvoch súborov údajov, či nie sú ekvivalencie, vrátane určenia prítomnosti počítačových vírusov.
Rosarkhiv, VNIIDAD. 2014
Rosarkhiv, VNIIDAD. 2014
. (Dodávateľ - ADAPT LLC);
. (Exekútor - Ruský štát humanitnej univerzity(RGGU);
. (Dodávateľ - Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie (VNIIDAD);
. (Dodávateľ - Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie (VNIIDAD);
. (Dodávateľ - Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie (VNIIDAD);
(Dodávateľ - Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie (VNIIDAD).
Analytický prehľad "Stav a vývoj archívov v krajinách SNŠ v rokoch 1999-2010". Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Analytický prehľad "Porovnávacia analýza analógových a digitálnych technológií pre vývoj a aplikáciu technologických riešení, ktoré zabezpečujú obnovu vyblednutých textov archívnych dokumentov." Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Smernice pre organizáciu práce a technologické vybavenie úložísk elektronických dokumentov. Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Pokyny pre elektronické kopírovanie archívnych dokumentov a správu prijatého informačného poľa. Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Pokyny na uplatňovanie GOST R 7.0.97-2016 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie” / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Pokyny pre vývoj vzorových nomenklatúr prípadov federálnymi vládnymi orgánmi pre územné orgány a podriadené organizácie / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Pokyny pre prácu s personálnymi dokumentmi v štátnych a obecných archívoch, archívoch organizácií / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Spracoval Historický a archívny ústav Ruskej štátnej univerzity pre humanitné vedy, ktorý v rámci implementácie Federálneho cieľového programu „Kultúra Ruska (2012 – 2018) pripravuje súbor referenčných a metodických a praktické pomôcky k „Pravidlám organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych a obecných archívoch, múzeách a knižniciach, organizáciách Ruskej akadémie vied“ (štátna zmluva č. 079 zo dňa 24.02.2014).
Táto práca bola recenzovaná vo vedeckých a metodických radách archívnych inštitúcií federálnych okresov a federálnych archívov a je odporúčaná pre využitie v praktickej činnosti archívnych inštitúcií.
V prvom rade je príručka určená pre archivárov, ktorí nemajú špeciálne vzdelanie a prax v archívnych inštitúciách.
Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie (VNIIDAD) je súčasťou systému Federálneho archívneho úradu (Rosarchive). Jeho hlavnými úlohami zostáva vypracovanie teoreticko-metodických problémov archivácie a správy dokumentov, archivácie a dokumentačnej podpory manažmentu.
Ústav má vedeckovýskumné oddelenia v hlavných oblastiach činnosti: oddelenie archívnictva (tvorí ho: sektor pre organizáciu vedeckého referenčného aparátu a evidenciu archívnych dokumentov, sektor pre zostavovanie a skúmanie hodnoty dokumentov, sektor pre využitie archívnych dokumentov dokumentov), odbor pre vedu o dokumentoch (tvorí ho: rezort správy dokumentov, rezort normalizácie a správy dokumentácie), oddelenie ekonomického a technologického zabezpečenia archívnictva (zahŕňa: laboratórium na zaistenie bezpečnosti archívnictva dokumentov, sektor ekonomiky archívnictva, laboratórium automatizovaných archívnych technológií). Medzi 88 zamestnancami ústavu (k 1. januáru 2013) je 1 člen korešpondent Ruskej akadémie vied, 6 doktorov vied a 30 kandidátov vied.
Ústav má vypracované pravidlá, metódy a predpisy pre prácu štátnych archívov a archívov organizácií. Je vytvorených množstvo zoznamov dokumentov upravujúcich výber dokumentov na archiváciu. Najdôležitejšími smermi vedecko-výskumnej práce ústavu je riešenie otázok teórie a praxe skúmania hodnoty dokumentov a získavania archívnych dokumentov, vytváranie a rozvoj systému vedeckého a referenčného aparátu a jeho teoreticko-metodologického a klasifikáciu archívnych informácií. Špecialisti ústavu sa úspešne zaoberajú problematikou ekonomiky archívnictva, zaistenia bezpečnosti archívnych dokumentov a ich využívania.
V oblasti správy dokumentov a správy dokumentov ústavu sa uskutočňuje teoretický výskum súvisiaci so štúdiom informačnej podstaty dokumentu, jeho vlastností a funkcií, procesov tvorby dokumentov, ako aj tvorby dokumentačných systémov. Uskutočňuje sa výskum histórie kancelárskej práce a terminológie správy dokumentov a dokumentačnej podpory pre manažment. Aplikované štúdium je zamerané na zhrnutie praktických skúseností z vývoja a implementácie technológií pre prácu s dokumentmi vrátane elektronických a systémov elektronickej správy dokumentov (podnikové informačné systémy), rozvíjanie organizačných základov pre budovanie systémov správy dokumentov.
Inštitút úspešne spolupracuje s Medzinárodnou organizáciou pre normalizáciu, podieľa sa na vývoji najdôležitejších medzinárodných štandardov pre správu dokumentov a do povedomia svetových profesionálov dáva zásadné pozície ruských dokumentových špecialistov na správu dokumentov a štandardizáciu tohto druhu činnosti. komunity.
Problémy vedecko-výskumnej činnosti ústavu v posledných rokoch úzko súvisia so zmenami prebiehajúcimi v oblasti informačných technológií, so stále väčším rozšírením elektronických dokumentov a výrazným rozšírením elektronickej správy dokumentov. Významné miesto má práca v oblasti skvalitňovania správy dokumentácie, zaistenia bezpečnosti archívnych dokumentov, rozvoja automatizovaných archívnych technológií a fungovania elektronických archívov.
Ústav má Priemyselné centrum vedecko-technických informácií o archívnictve a spisovej službe (zahŕňa: Sektor informačnej podpory a údržby SIF, Sektor zahraničných vedecko-technických informácií o archívnictve a spisovej službe, Sektor elektronických zdrojov vedecko-technických informácií), ktorá poskytuje archívom a iným organizáciám, ktoré majú záujem o informácie z oblasti správy a archivovania dokumentov. Existuje Odvetvové centrum pre nadstavbové štúdium archívnictva a správy dokumentácie, ktoré zabezpečuje preškolenie a zdokonaľovanie personálu v týchto oblastiach. V roku 2003 bol ústav rozhodnutím Rady predsedov vlád členských štátov SNŠ udelený štatút základnej organizácie pre preškoľovanie a zdokonaľovanie personálu v oblasti archívnictva, správy dokumentov a dokumentačnej podpory pre správu členských štátov. Spoločenstva nezávislých štátov.
Akademická rada inštitútu zahŕňa popredných odborníkov z Federálnej archívnej agentúry, VNIIDAD a ďalších organizácií. Existujú postgraduálne štúdium a dizertačná rada pre obhajoby dizertačných prác pre titul doktora a kandidáta historických vied v odbore: 25.05.02 - dokumentárna, dokumentárna, archívnictvo.
