Місто:Москва
Програма заходу
Галузевий центр підвищення кваліфікації ВНДІДАД відкриває набір на курси професійної перепідготовкита підвищення кваліфікації з архівної справи.
Курси професійної перепідготовки дозволяють дистанційно набути необхідних знань та навичок для ведення нового виду. професійної діяльностіабо підвищення професійного рівняу межах наявної кваліфікації.
Випускники курсів можуть виконувати обов'язки архівіста, завідувача архіву, завідувача канцелярії, викладача (в коледжах, вузах), помічника керівника, референта з основної діяльності та ін.
Форми навчання: заочна та заочно-очна.
Тривалість навчання - 1 рік.
Автори та викладачі: провідні фахівці ВНІІДАД - розробники основних нормативних документів, що діють в РФ: законів, правил, ГОСТів, інструкцій, переліків і автори методичних посібниківз організації роботи з документами у сучасних умовах.
У програмі професійної перепідготовки у архівній справі:
1. Організація архівної справи у Росії
1.1. Правова основа організації архівної справи Російської Федерації. Органи управління архівною справою у Росії
1.2. Історія організації архівної справи у Росії
1.3. Історія державних установ та громадських організаційРосії, СРСР, Російської Федерації - основних фондоутворювачів Архівного фонду РФ
1.4. Сучасний складАрхівного фонду РФ та його класифікація
1.5. Мережа та функції державних архівів
1.6. Архіви організацій, їх функції, права та компетенція
1.7. Організація документів у межах архіву за фондами, об'єднаними архівними фондами, колекціями
2. Експертиза цінності документів та комплектування архівів
2.1. Формування Архівного фонду РФ
2.2. Цілі та завдання експертизи цінності документів. Принципи, критерії, методи оцінки документів
2.3. Система нормативно-методичних посібників щодо відбору документів
2.4. Порядок проведення та оформлення результатів експертизи цінності документів
2.5. Цілі та завдання комплектування архівів. Списки джерел комплектування архіву
2.6. Прийом документів до державного, муніципального архіву
2.7. Система експертних органів
3. Облік документів в архівах
3.1. Цілі, завдання та принципи централізованого державного обліку архівних документів
3.2. Система облікових документів архіву, їх призначення
3.3. Порядок проведення роботи з обліку одиниць зберігання та документів в архіві
3.4. Облік унікальних та особливо цінних документів в архіві. Облік страхового фонду та фонду користування
3.5. Особливості обліку в архівах організацій
3.6. Впровадження автоматизованих архівних технологій обліку архівних документів
4. Забезпечення безпеки архівних документів
4.1. Улаштування та обладнання державних архівів
4.2.Фізико-хімічні та біологічні фактори руйнування архівних документів
4.3. Контроль наявності та фізичного стануархівних документів
4.4. Способи спеціальної обробки документів
4.5. Захист архівних документів від розкрадання та несанкціонованого доступу
5. Науково-довідковий апарат до документів Архівного фонду Російської Федерації
5.1. Диференційований опис – основа створення науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду РФ
5.2. Система науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду РФ
5.3. Архівний опис – базовий довідник державного архіву
5.4. Архівні каталоги
5.5. Путівники
5.6. Покажчики (архівні довідники)
5.7. Огляди архівних фондів та документів
5.8. Автоматизований науково-довідковий апарат державного архіву
6. Використання документів Архівного фонду РФ
6.1. Формування єдиного архівно-інформаційного простору
6.2. Цілі та форми використання документів архівного фонду РФ
6.3. Організація використання документів у державних архівах
6.4. Види інформаційних документів
6.5. Публікація документів державного архіву
6.6. Виставки документів, їх види, призначення та організація
6.7. Складання тематичних добірок архівних документів
6.8. виконання запитів
6.9. Надання документів для вивчення у читальному залі архіву
6.10. Організація співробітництва з юридичними та фізичними особами щодо використання документів державного архіву на договірних умовах
6.11. Облік використання документів у державному архіві
7. Менеджмент в архівах
7.1. Організація праці у державному архіві
7.2. Нормування робіт у державному архіві
7.3. Сучасні форми господарської діяльностідержавного архіву
Федеральна бюджетна установа «Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи» (далі - ВНИИДАД) відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 24.06.1992 № 430 є правонаступником раніше чинного Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівного СРСР від 02.03.1966 № 407р.
Беручи участь у взаємодії з Росархівом, науково-методичними радами архівних установ федеральних округів та зацікавленими організаціями у науковому прогнозуванні розвитку архівної справи, формуванні пріоритетів науково-технічної політики архівної галузі, виборі перспективних напрямів наукових дослідженьв галузі архівознавства та документознавства, ВНІІДАД об'єктивно виступає одним з основних інтеграторів архівної спільноти країни.
1. Організація діяльності
Будучи науковою організацією, ВНІІДАД функціонує відповідно до Федерального закону від 23.08.1996 № 127-ФЗ «Про науку та державну науково-технічну політику».
Згідно зі Статутом, затвердженим наказом Росархіву від 31.05.2011 № 40, інститут здійснює науково-дослідну, науково-інформаційну та освітню діяльність.
Установчі та правовстановлюючі документи ВНІІДАД (Статут, Свідоцтво про реєстрацію юридичної особи, Свідоцтво про постановку на облік у податковому органі та ін.) оформлені в установленому порядку.
Організаційна структура інституту, що включає 7 підрозділів (4 відділи, лабораторія та 2 центри (в т.ч. діючий на основі самоокупності Галузевий центр підвищення кваліфікації)), в цілому забезпечує вирішення завдань, що стоять перед ним. У той же час видається необхідним переглянути розподіл штатної чисельності між структурними підрозділами, маючи на увазі збільшення числа зайнятих безпосередньо науково-дослідною роботою.
Усі структурні підрозділи мають положення, працівники - посадові інструкції; встановлено розподіл обов'язків між директором інституту та його заступниками.
Для розробки наукових тем, а також підготовки найсерйозніших нормативних та методичних документів практикується застосування такої гнучкої форми організації праці як створення тимчасових творчих колективів, склад та обов'язки членів яких регламентуються відповідними наказами.
Як основні дорадчі органи у ВНІІДАД функціонують дирекція та Вчена рада.
Дирекція, що діє на підставі затвердженого наказом від 19.11.2010 № 57 Положення, збирається регулярно 1-2 рази на місяць та загалом виконує покладені на неї функції, хоча план її роботи, передбачений Положенням, відсутній. Дирекція розглядає питання організації роботи інституту загалом та окремих структурних підрозділів, фінансової та адміністративно-господарської діяльності, контролює хід виконання державного завдання та державних контрактів, укладених у рамках реалізації федеральних цільових програм, а також результати особливо важливих науково-дослідних робіт.
Вчена рада (Положення про яку і план роботи відсутні) збирається 2-3 рази на рік для обговорення річних результатів діяльності інституту, окремих, найбільш наукомістких результатів НДР та ін.
Порушуючи свого ж Статуту і, незважаючи на неодноразові вказівки Росархіву, інститут річний план роботи не формує, внаслідок чого керується переважно державним завданням, контрактами (договорами) на виконання робіт та надання послуг, а також планами роботи структурних підрозділів.
Звіти щодо виконання державного завдання (квартальні та річні) надсилаються до Росархіву своєчасно.
З метою реалізації Указу Президента Російської Федерації від 07.05.2012 № 597 «Про заходи щодо реалізації державної соціальної політики» наказом Росархіву від 07.07.2014 № 51 затверджено план заходів ("дорожня карта") «Зміни у галузях соціальної сфери, спрямовані на підвищення ефективності науки щодо підвідомчого Федеральному архівному агентству федерального бюджетної установи«Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи». Встановлені ним показники в цілому виконуються, за винятком показника за рівнем заробітної плати, що насамперед пов'язано зі значним недофінансуванням інституту з боку Міністерства освіти та науки Росії. У цьому, поряд із продовженням взаємодії Росархіву з Міносвіти Росії з питання виділення додаткових коштів на підвищення оплати праці, інституту необхідно шукати власні можливості для збільшення надходження коштів від діяльності, що приносить дохід, концентрації організаційних, кадрових та інтелектуальних зусиль на цьому напрямі.
Інформація про Інститут розміщена та регулярно оновлюється на офіційному сайті державних та муніципальних установ (http://www.bus.gov.ru), порталі «Архіви Росії» () та власному офіційному сайті (http://www.vniidad.ru) .
У період 2014 – 2016 рр. була проведена робота з розширення можливостей більш ефективного використання сайту ВНДІДАД у діяльності інституту як інструменту інформаційно-рекламної роботи та ознайомлення потенційних споживачів з його науковими розробками та напрямками проведених досліджень. Зокрема, у 2016 р. було проведено чергову модернізацію сайту за рахунок переходу на версію на Joomla 1.5.26 системи управління інформацією (CMS).
Відповідними тематичними розділами сайту забезпечується інформаційна підтримка основної діяльності інституту шляхом доведення до потенційних споживачів переліку послуг, відомостей про нові інформаційні надходження до довідково-інформаційного фонду, реклами нових публікацій інституту, інформацію про плани проведення наукових заходів, розміщення актуальної новинної інформації з документознавства та архів , програм та графіків навчальних курсів підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів і т.д.
2. Кадрове забезпечення
З об'єктивних причин протягом останніх років штатна чисельність ВНІІДАД скорочувалася і на момент перевірки становила 100 осіб, з яких 5 осіб є зовнішніми сумісниками, 8 – внутрішніми. Фактично у списковому складі інституту 59 осіб, 37 з яких – віком понад 50 років, у т.ч. пенсійного віку – 28. Стаж роботи в інституті або в архівних установах понад 15 років має 33 працівники.
Вищу освіту мають 52 особи, з них 48% (25 осіб) – історико-архівна та історична; 9 – документознавче; 4 працівники мають дві вищі освіти. В інституті працюють 4 доктори наук та 18 кандидатів наук.
Наказом ВНДІДАД від 04.04.2016 № 15 затверджено Положення про порядок атестації наукових працьників інституту, але їхня атестація в останні три роки не проводилася.
Трудові договори укладено з усіма працівниками інституту. Додаткові угоди до них укладаються за необхідності. Разом з тим, переведення на «ефективний контракт» відповідно до Програми поетапного вдосконалення системи оплати праці в державних (муніципальних) установах на 2012 – 2018 роки, затвердженої розпорядженням Уряду Російської Федерації від 26.11.2012 № 2190-р, інститут не приступав.
Підвищення кваліфікації працівників відбувається за планами, які щороку затверджуються директором інституту. Воно охоплює всі напрямки діяльності інституту, зокрема питання інформаційних технологій, бухобліку, пожежної безпеки. Працівники інституту проходять підвищення кваліфікації в Академії цивільного захисту МНС, Інституті державних закупівель РАНХіГС, на базі ВЦВК ВНДІДАД.
Робота з підбору кадрів ведеться у традиційному порядку. Оголошення про вакансії публікуються на офіційному сайті інституту. Резерв на керівні посади нині перебуває в стадії розробки.
Здійснюються заходи з питань антикорупційної політики. Зокрема, наказом від 28.01.2015 № 6 призначено відповідального за роботу з профілактики корупційних та інших правопорушень; наказом від 03.02.2015 № 9 «Порядок повідомлення працівниками ВНІІДАД про отримання подарунку у зв'язку з протокольними заходами, службовими відрядженнями та іншими офіційними заходами, здавання та оцінки подарунка, реалізації (викупу) та зарахування коштів, виручених від його реалізації» з додатками»; наказом від 12.10.2016 № 36 затверджено Положення про конфлікт інтересів; антикорупційна політика; Кодекс етики та службової поведінки працівників.
Організація роботи відділу кадрів та постановка кадрового діловодства загалом відповідає вимогам законодавства, у тому числі щодо захисту персональних даних працівників. Приміщення кадрової служби дозволяє забезпечити особливі умови зберігання в сейфі, що не згорає, документів персонального обліку, проводити співбесіди з кадрових питань.
В інституті організовано практику студентів ВНЗ та коледжів, яку щорічно проходять близько 3-5 учнів.
3. Науково-дослідницька робота
Частка працівників, які безпосередньо займаються науково-дослідною роботою, становить приблизно 70% від фактичної чисельності інституту. Внаслідок недостатнього кадрового забезпечення ВНДІДАД обмежений у своїх можливостях розробки всього спектра актуальних для архівної галузі наукових тем. Зокрема, проведена РАН експертиза наукової діяльності інституту, наголошуючи на потенціалі інноваційних проектів щодо створення блоку методичних рекомендацій у такій галузі як електронні документи, електронний архів, оцифрування документів, констатувала, що «даний напрямок не є провідним у діяльності організації».
Наукова робота ведеться відповідно до щорічних планів науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт, що виконуються на основі державного завдання (далі - План НДДКР), а також за темами, запланованими Росархівом у рамках реалізації ФЦП «Культура Росії».
За останні три роки інститутом завершено понад 60 наукових розробок, основна частина яких (67%) має інформаційно-аналітичний характер. Частка робіт нормативного та методичного характеру становить відповідно 19,6% та 14,7%. Аналіз динаміки свідчить про зниження кількості виконаних наукових праць: 39 – у 2014 р., 14 – у 2015 р., 17 – у 2016 р.
Загалом за 2014 – 2016 роки. працівниками інституту було опубліковано шість монографій, два довідково-бібліографічні видання та двадцять три статті у виданнях, що входять до Переліку видань, рекомендованих ВАК Мінобрнауки Росії. Загальна кількістьопублікованих (у тому числі депонованих) робіт співробітників ВНДІДАД за 2014 – 2016 роки становило 290 найменувань.
За останні три роки у Російському індексі наукового цитування (РІНЦ) зафіксовано 75 публікацій працівників інституту. ВНІІДАД має досить солідний індекс Хірша (h-index) – 6; та непоганий i-Індекс - 5.
Як правило, результати наукових досліджень ВНІІДАД приймаються без суттєвих зауважень або після незначного доопрацювання з урахуванням висловлених під час обговорень на засіданнях дорадчих органів Росархіву (колегії, комісії з науково-дослідної та методичній роботіта ін) зауважень. У той же час, незважаючи на те, що науково-дослідні роботи, результатом яких є методичні посібники, виконуються інститутом належним чином і в установленому порядку, їх впровадження іноді утруднене через недостатній зв'язок практичною роботоюархівних установ.
Державна реєстрація науково-дослідних робіт проводиться інституцією в установленому порядку. ВНДІДАД щорічно надсилає звітні матеріали до Федеральної системи моніторингу результативності діяльності. наукових організацій, що виконують науково-дослідні, дослідно-конструкторські та технологічні роботи.
Звіти про НДР, виконані ВНІІДАД, не завжди повною мірою відповідають вимогам до їхньої структури та оформлення ГОСТ 7.32-2001 «Звіт про науково-дослідну роботу. Структура та правила оформлення» (не висвітлено актуальність та об'єкти дослідження, методологія та методи проведення робіт, значущість тощо).
Однак основною проблемою організації науково-дослідної роботи є помітне та неухильне зниження його кадрового потенціалуяк у кількісному, і у якісному відношенні. Порівняльний аналіз результатів науково-дослідної діяльності показав, що у 2014 – 2016 роках. Фахівцями, що звільнилися з різних причин в останні три роки, було опубліковано 204 роботи (не рахуючи колективних досліджень і трьох збірників матеріалів конференцій «Документація в інформаційному суспільстві»), а співробітниками, що продовжують роботу, лише 86. При цьому динаміка науково-публікаційної активності продовжують роботу співробітників показує зниження темпів: якщо у 2015 р. ними було опубліковано 33 роботи, то у 2016 р. їх кількість скоротилася до 25.
Таким чином, творчий потенціал наукових співробітниківВНИИДАД загалом реалізується недостатньо, а приблизно половини співробітників взагалі залишається виявленим як наукових публікацій, що різко знижує загальну оцінку результативності інституту.
4. Науково-інформаційна діяльність
Науково-інформаційне обслуговування архівних установ, юридичних та фізичних осіб профільної нормативної та науково-методичною літературоюВНДІДАД здійснює через Галузевий центр науково-технічної інформації з архівознавства та документознавства (далі - ОЦНТІ), який щорічно виконує в середньому понад 600 інформаційних запитів юридичних та фізичних осіб.
Довідково-інформаційний фонд (СІФ) ОЦНТІ становить близько 54,0 тис. опублікованих та неопублікованих робіт, щорічно збільшуючись у середньому на 500 нових надходжень. З метою обліку та використання на них складено та ведеться в традиційному виглядідовідково-інформаційна картотека, а також періодично видаються переліки нових надходжень. В електронну версію каталогу, розміщену на сайті ВНІІДАД, запроваджено 42,0 тис. бібліографічних описів матеріалів СІФ.
Через слабку технічну та програмну оснащеність інституту (відсутність сканерів з високою продуктивністю, комп'ютерних програм оптичного розпізнавання тексту та редагування файлів PDF, фоторедактора) процес переведення безпосередньо матеріалів СІФ в електронний вигляд йде досить повільно, а створений електронний ресурс у вільному доступі на сайті інституту не розміщується.
5. Освітня діяльність
Маючи безстрокову ліцензію на право здійснення освітньої діяльностіААА №000821, реєстр. № 0809, видану Рособрнаглядом 09.03.2011, інститут веде її за програмами підготовки науково-педагогічних кадрів в аспірантурі, а також з додаткових професійних програм та програм професійного навчання.
Відповідно до рішення Ради глав урядів СНД від 18.09.2003 ВНІІДАД має статус базової організації з перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів з архівознавства, документознавства та документаційного забезпечення управління держав - країн-учасниць СНД, який реалізується через діяльність Галузевого центру підвищення кваліфікації з архіву документаційне забезпечення управління (далі - ОЦПК).
Інститут здійснює навчання в аспірантурі за спеціальністю 05.25.02 – Документалістика, документознавство, архівознавство. Однак порушуючи Порядок організації та здійснення освітньої діяльності за освітніми програмами вищої освіти- програм підготовки науково-педагогічних кадрів в аспірантурі (ад'юнктурі), затвердженого наказом Міносвіти України від 19.11.2013 № 1259, відповідна освітня програма ВНІІДАД державної акредитації не проходила.
В даний час в аспірантурі навчаються три особи на очній формінавчання (в т.ч. одна - на платній основі) та одна людина на заочній формі. У 2015 – 2016 pp. прийом до аспірантури не проводився.
У зв'язку з неможливістю забезпечити функціонування спеціалізованої вченої ради відповідно до вимог наказу Міносвіти України від 12.12.2011 № 2817 «Про затвердження Положення про раду із захисту дисертацій на здобуття наукового ступенякандидата наук, на здобуття наукового ступеня доктора наук» та відсутністю в інституті необхідної кількостідокторів наук роботу спеціалізованої вченої ради припинено (наказ Мінобрнауки Росії від 07.07.2015 № 729/НК), що, тим не менш, не є достатнім виправданням відсутності підготовлених інститутом дисертантів, оскільки випускники аспірантури могли б захищатися у спеціалізованій раді РДГУ.
ОЦПК здійснює професійну перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів з архівної справи та документаційного забезпечення управління на договірній основі з юридичними та фізичними особами. Навчання в ОЦПК проводиться в очній, очно-заочній та заочній формах за основними напрямками професійної перепідготовки, підвищення кваліфікації в короткостроковому та довгостроковому форматі, а також в окремих випадках – у рамках індивідуальних стажувань.
Робота ОЦПК будується з урахуванням тематичних планів освітніх заходів та графіків проведення навчальних курсів. Для координації роботи ОЦПК створено методична порада, до функцій якого входять узгодження тематичних планів та навчальних програм, графіків проведення курсів, переліків навчально-методичної літератури, що видається, контролю якості навчальних програм, оптимальної методики набору слухачів. В даний час склад ради потребує суттєвого оновлення через звільнення більшості її членів.
До навчального процесу окрім провідних фахівців ВНДІДАД залучаються також найбільш кваліфіковані працівники державних архівів, розробники програмних продуктів у сфері інформаційно-документаційного забезпечення управління та архівної справи, викладачі профільних вищих навчальних закладів, хоча така практика не є особливо поширеною внаслідок відсутності в інституту достатніх фінансових коштів залучення їх до проведення занять.
За останні три роки ОЦПК навчив понад 2,5 тисячі осіб, у т.ч. значна кількість архівістів із країн СНД та ЄВРАЗИКА (Казахстан, Таджикистан, Монголія, В'єтнам та ін.).
Основним недоліком освітньої діяльності ВНДІДАД є відсутність державної акредитації реалізованих ним освітніх програмпрофесійної перепідготовки та підвищення кваліфікації. Хоча для таких цього формально не потрібно, проте знижує конкурентні переваги ВНІІДАД порівняно з вищими навчальними закладами, які мають державну акредитацію і активно розширюють практику реалізації програм додаткової освіти, що у перспективі може спричинити витіснення ВНИИДАД з ринку надання освітніх послуг у сфері підготовки документознавців та архівістів, оскільки за відсутності акредитації не може видавати після закінчення навчання дипломи і сертифікати державного зразка.
Не сприяє освітній діяльності та відсутність активної професійної взаємодії інституту з однопрофільними вищими навчальними закладами.
6. Міжнародне співробітництво
Міжнародні зв'язки інституту спрямовані на підвищення якості наукової діяльності на основі кооперації з міжнародною архівною спільнотою через розвиток спільних програм, використання архівознавчих та діловодних новацій та інформаційних технологій, участь у міжнародних наукових проектах, наукову мобільність науковців.
Донедавна найбільш плідно професійні зв'язки розвивалися в рамках договору між ВНДІДАД, Білоруським НДІ документознавства та архівної справи та Українським НДІ архівної справи та документознавства. Однак після відомих подій контакти з українською стороною було заморожено, тоді як зв'язки з білоруськими колегами продовжують розвиватися досить активно. ВНІІДАД - постійний учасник спільних наукових заходів, що реалізуються в рамках Плану спільні діїФедерального архівного агентства та Департаменту з архівів та діловодства Міністерства юстиції Республіки Білорусь на 2014-2016 роки.
Важливим напрямом міжнародної діяльності інституту є участь у роботі Міжнародної ради архівів та її Євро-Азіатського регіонального відділення (ЄВРАЗИКА). Представники ВНДІДАД брали участь у більшості Міжнародних конгресів архівів останнього часу та практично у всіх заходах ЄВРАЗИКА. Тут слід зазначити щорічну організацію під егідою ЄВРАЗИКА та Росархіву міжнародних конференцій"Документація в інформаційному суспільстві".
Корисною представляється і участь ВНДІДАД у діяльності Міжнародного інституту архівознавства у Трієсті та Маріборі як одного з авторитетних форумів фахівців у галузі архівознавства.
З 2016 р. ВНІІДАД є партнером міжнародного проекту InterPARES Trust та входить до складу його Європейської групи.
7. Матеріально-технічне та фінансове забезпечення
Нерухомого майна ВНІІДАД на балансі не має. На підставі договору безоплатного користування приміщеннями та майном від 11.01.2011 № БП 3/11 він займає робочі приміщення загальною площею 1731,7 кв. метрів у приміщенні Російського державного архіву науково-технічної документації за адресою: Профспілкова вул., д. 82.
Забезпеченість працівників комп'ютерним устаткуванням становить 85% (50 робочих станцій, у тому числі 8 од. старше 8 років).
Фінансування ВНИИДАД, як федеральної бюджетної установи, здійснюється рахунок коштів:
федерального бюджету, виділених як субсидії виконання встановлюваного щорічно державного завдання;
федеральної цільової програми «Культура Росії», одержуваних на основі;
вступників від діяльності, що приносить дохід.
Динаміка співвідношення бюджетного та позабюджетного фінансування за останні три роки свідчить про зниження позабюджетних доходів, як у абсолютному вираженні, так і у частках стосовно бюджетної складової. При цьому бюджетне фінансування в абсолютному вираженні за цей період практично не змінювалося:
При цьому слід зазначити, що безпосередньо наукова діяльністьздійснюється інститутом виключно за рахунок бюджетних коштів у рамках виконання державних завдань та державних контрактів щодо ФЦП «Культура Росії». За період 2014 – 2016 рр. ВНІІДАД не реалізував жодного дослідницького проекту на замовлення недержавних організацій або із залученням грантової підтримки.
Кошти, спрямовані в розвитку інституту зокрема. на матеріально-технічне оснащення, становлять порівняно невелику частину його позабюджетних доходів: у 2014 р. – 814 616,0 руб. (6,8% від позабюджетних доходів), 2015 р., - 1 080 855,0 руб. (10,4%), 2016 р. – 1 128 901,0 руб. (7,6%).
У 2014-2016 роках. нецільового (неефективного) витрачання бюджетних коштів інститутом не допущено. Порядок витрачання коштів на службові відрядження дотримується.
Бюджетний облік доходів та видатків ведеться відповідно до робочого плану рахунків бюджетного обліку. Перевіркою правильності складання ВНДІДАД «Звіту про виконання установою плану його фінансово-господарської діяльності» за 2016 р. та іншої бюджетної звітності виявлено низку порушень. Звіти надаються з порушенням встановлених термінів, що призводить до запізнень у складання консолідованої звітності Росархівом до Федерального казначейства.
З метою впорядкування позабюджетної діяльності розроблено типові форми договору на надання платних освітніх послуг (заочні курси, очно-заочні, короткострокові очні з юридичними/фізичними особами), договору надання послуг (для залучення викладачів на курси підвищення кваліфікації для читання лекцій, перевірки інших робіт і т.д.), договору надання послуг з підготовки та надання інформаційних матеріалів (для ОЦНТІ).
Інвентаризація грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів та фінансових зобов'язань у 2016 році не проводилась.
Вибірковою перевіркою правильності встановлення посадових окладів та їх нарахування за 2016 р. порушень не встановлено. У періоді, що перевіряється, повнота та своєчасність відображення фінансово-господарських операцій з оплати праці, нарахування та сплати страхових внесків у регістрах бюджетного обліку, порушень не виявлено.
Оплата праці провадиться відповідно до трудових договорів та табеля обліку робочого часу.
додаток
до довідки за підсумками комплексної перевірки
ФБУ «Всеросійський науково-дослідний
інститут документознавства та архівної справи»
Рекомендації щодо вдосконалення діяльності ВНІІДАД
Розробити перспективний план (концепцію чи програму) розвитку інституту;
перейти до складання щорічних планів роботи Інституту;
оптимізувати чисельність структурних підрозділів, які не зайняті безпосередньо науково-дослідною роботою та/або освітньою діяльністю;
провести атестацію наукових співробітників, які мають за 2014 – 2016 роки менше чотирьох опублікованих праць;
відновити ведення військового обліку відповідно до Положення про військовий облік;
організувати роботу з формування кадрового резерву;
забезпечити ведення кадрового діловодства відповідно до чинного законодавства;
розширити практику створення тимчасових творчих колективів щодо реалізації науково-дослідних проектів, у тому числі із залученням фахівців з наукових та освітніх організацій;
забезпечити попередній розгляд усіх без винятку результатів науково-дослідних робіт спеціально створеним дорадчим органом ( експертною порадою, експертною секцією Вченої ради або ін.);
передбачати в обов'язковому порядкувключення до циклу розробки методичних посібників їх експериментальне впровадження;
активізувати розміщення наукових публікацій у виданнях, індексованих у Web of Science та Scopus;
розглянути питання про проведення державної (або як мінімум суспільної) акредитації освітніх програм ВНДІДАД у галузі професійної перепідготовки та підвищення кваліфікації спеціалістів;
поглибити співпрацю у галузі освітньої діяльності з вищими навчальними закладами, що ведуть підготовку кадрів у галузі документознавства та архівознавства;
здійснити модернізацію інтернет-сайту, у тому числі оформити картку сайту, встановити функцію пошуку сайту; розділ контакти доповнити відомостями про керівників структурних підрозділів із зазначенням телефонів та адрес електронної пошти; створити рубрику «Видані праці ВНДІДАД»; розширити кількість сайтів-партнерів;
збільшити кількість перекладів робіт інституту іноземними мовами; створити англомовну версію інтернет-сайту інституту;
розглянути питання про вступ інституту до членів Міжнародної ради архівів за категорією «С»;
активізувати роботу з пошуку джерел додаткового фінансування як за рахунок пошуку замовлень на розробку наукових тем, так і за рахунок комерціалізації результатів власної науково-дослідної діяльності;
вжити заходів щодо упорядкування договірної роботи, у тому числі розробити та затвердити документи, що регламентують порядок погодження, підписання, виконання договорів (державних контрактів);
забезпечити дотримання вимог законодавства щодо оформлення та строків подання бюджетної звітності, а також видачі/отримання коштів з каси установи;
актуалізувати наказ про облікову політику;
провести інвентаризацію коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів та фінансових зобов'язань інституту.
В.Ф. Янкова, к. в. н., заст. директора ВНІІДАД
Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНДІДАД) у Останніми рокаминеодноразово виконував роботи, пов'язані з вивченням електронних документів, розробкою нормативних та методичних засад організації роботи з електронними документами у діловодстві та організації їхнього архівного зберігання.
Ще у 2005 р. було видано науково-методичний посібник М. В. Ларіна та О. В. Рискова «Електронні документи в управлінні», в якому було розглянуто природу електронного документа, узагальнено досвід нормативного регулювання роботи з електронними документами та досвід застосування автоматизованих систем управління документами.
До найбільш значущих науково-дослідних робіт, виконаних інститутом у попередній період, слід віднести розробку нормативних, методичних і технологічних основ створення, зберігання та використання архівних електронних інформаційних ресурсів - тему, виконану за федеральною цільової програми«Електронна Росія» у 2007–2008 роках. Метою роботи було створення типового нормативного та програмного забезпеченнямодельної системи керування електронним архівом органів державної влади Крім цієї роботи інститутом у 2007–2008 роках. були підготовлені національні стандарти на базі стандартів ISO:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги";
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Процеси керування документами. Метадані для документів».
Фактично стандарти поширюються на управління електронними документами та містять вимоги до систем управління документами, процесів управління, електронних документів та їх метаданих.
У 2009 р. постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. № 477 було затверджено правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади, у підготовці проекту яких безпосередню участь брав ВНДІДАД.
Правила розроблялися відповідно до Федерального закону від 27 липня 2006 р. «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» (ст. 11) і стали першим нормативним документом, в якому було викладено основні принципи організації роботи з електронними документами у діловодстві органів державної влади (розділ VI "Особливості роботи з електронними документами").
Нині Правила - єдиний нормативний документ, який встановлює загальні вимоги до роботи з електронними документами у діловодстві федеральних органів виконавчої. При розробці VI розділу Правил було сформульовано та реалізовано важливий методологічний принцип, відповідно до якого організація роботи з документами на паперовому носіїта електронними документами як у діловодстві, так і в архіві, базується на єдиній методології, але різних технологіях.
До найважливіших положень Правил, що мають методологічний характер, належать такі положення:
- електронні документи створюються, обробляються і зберігаються у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої;
- для підписання електронних документів федерального органу виконавчої використовуються електронні цифрові підписи , Сертифіковані в установленому порядку;
- для обліку та пошуку документів у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої використовуються обов'язкові відомості про документи (перелік обов'язкових відомостей про документи, що включаються до СЕД, наведено у додатку до Правил), та можуть використовуватися додаткові відомості про документи;
- при передачі електронних документів, що надійшли на розгляд керівника федерального органу виконавчої влади, направленні електронних документів до структурних підрозділів і відповідальним виконавцям федерального органу виконавчої влади, відправці електронних документів і зберіганні електронних документів разом з електронними документами передаються (зберігаються) їх реєстраційні дані;
- прийом та відправлення електронних документів здійснюються службою діловодства федерального органу виконавчої;
- Виконані електронні документи систематизуються у справи відповідно до номенклатури справ федерального органу виконавчої влади; при складанні номенклатури справ зазначається, що справа ведеться в електронному вигляді (терміни зберігання електронних документів відповідають термінам, встановленим для аналогічних документів на паперовому носії).
З 2009 р. до теперішнього часу інститут у рамках ФЦП «Культура Росії» щорічно проводить роботу з моніторингу документообігу у федеральних органах виконавчої влади. В рамках виконання цієї роботи здійснюється збір та аналіз даних про динаміку обсягів документообігу в органах влади, а також аналізуються зміни якісних параметрів документообігу: склад документів (на паперовому носії та електронних документів), застосування електронного підпису, виявляються та вивчаються проблеми переходу на безпаперовий документообіг, міжвідомчу електронну взаємодію, а також проблеми, пов'язані із застосуванням систем електронного документообігу.
Зокрема, дані, отримані у 2013 р. (за 2012 р.), показують, що вперше за весь період спостереження відбулося скорочення кількості документів на паперовому носії, отримане головним чином за рахунок взаємодії федеральних органів виконавчої влади із вищими органами влади (адміністрація Президента Російської Федерації, апарат Уряду Російської Федерації) та взаємодії центральних апаратів федеральних органів виконавчої влади з їх територіальними підрозділами у суб'єктах Російської Федерації. При цьому відзначається суттєве збільшення обсягів електронних документів, що передаються за системою МЕДО, при взаємодії федеральних органів з підвідомчими підрозділами у суб'єктах Російської Федерації та при організації внутрішньої діяльності. З 63 федеральних органів виконавчої, дані яких використовувалися у дослідженні, 17 повністю перейшли на безпаперовий документообіг у внутрішній діяльності, виключивши тим самим внутрішнє листування у вигляді документів на паперовому носії. Таким чином, електронні документи вже стали суттєвим фактором, що впливає на скорочення обсягів документації на паперовому носії.
Важливими для інституту та важливими для всіх фахівців у сфері діловодства та архівної справи є підготовлені інститутом словник термінів «Управління документами» та проект ГОСТ Р 7…. «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», що знаходиться на затвердженні в Росстандарті. Обидва документи містять термінологію в галузі управління документами, у тому числі відображає процеси управління електронними документами. Це такі терміни, як електронний документ, метадані, конвертація, міграція, формат файлу, електронний документообігта ін На відміну від стандарту, що включає тільки основну термінологію предметної області, словник містить основний корпус термінів, що активно вживаються фахівцями.
У 2007 р. наказом Мінкультури Росії від 18.01.2007 № 19 було затверджено Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях Російської академіїнаук, що стали нормативною основою діяльності державних та муніципальних архівів.
Архіви організацій досі немає нормативного документа, визначального порядок зберігання документів і порядок передачі документів на постійне зберігання у державні та муніципальні архіви. З цієї причини у 2010–2012 роках. ВНИИДАД було підготовлено проект правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях. У 2013 р. проводилося доопрацювання проекту цього документа з урахуванням зауважень, висловлених архівними установами Російської Федерації. Передбачається, що після доопрацювання проекту з урахуванням підготовлених у 2012–2013 роках. рекомендацій щодо організації зберігання електронних документів в архівах організацій, про які буде сказано нижче, названі правила будуть представлені на затвердження до Мінкультури Росії.
Результатом роботи ВНДІДАД у 20012–2013 роках. є проекти двох документів:
рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій;
рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів у державних та муніципальних архівах.
Мета розробки рекомендацій - створення єдиної методичної та методологічної основиорганізації роботи з архівними електронними документами в архівах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних та недержавних організацій, а також у державних та муніципальних архівах, включаючи організацію зберігання, комплектування та обліку електронних документів, ґрунтуючись на вимогах російського законодавства у сфері архівної справи; враховуючи тенденції розвитку інформаційних технологій в умовах переходу до міжвідомчої електронної взаємодії.
Рекомендації поширюються на управлінські електронні документи, які створюються, обробляються та зберігаються в інформаційних системах організації, підлягають зберіганню в архіві організації в порядку та протягом термінів, встановлених для аналогічних документів на паперовому носії, а також на електронні документи, що підлягають передачі на зберігання до державних (Муніципальні) архіви.
Рекомендації розроблені з урахуванням положень Федерального закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації», Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. № 477, та інших нормативних правових актів у сфері інформації, документації, архівної справи
При розробці рекомендацій враховувалися положення національних стандартів Російської Федерації та стандартів Міжнародної організації стандартизації (ІСО):
ДСТУ ISO 15489-1-2007. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги.
ДСТУ ISO 23081-1-2008. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Процеси керування документами. Метадані для документів.
ГОСТ Р 53898-2010. Системи електронного документообігу. Взаємодія систем керування документами. Вимоги до електронного повідомлення.
ДЕРЖСТАНДАРТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системи електронного документообігу. Управління документацією. Інформація, яка зберігається в електронному вигляді. Рекомендації щодо забезпечення достовірності та надійності.
ДЕРЖСТАНДАРТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Забезпечення довгострокової безпеки електронних документів.
ISO 19005-1:2005. Управління документацією. Формат файлів електронних документів для довгострокового збереження. Частина 1: Використання формату PDF 1.4 (PDF/A-1) (Document management - Електронний документ файлу для тривалого терміну керування – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
У проектах рекомендацій запропоновано два підходи до організації передачі та зберігання архівних електронних документів в архівах організацій, державних та муніципальних архівах: передача та зберігання електронних документів на фізично відокремлених матеріальних носіях та передача електронних документів по інформаційно-телекомунікаційним каналам з подальшим зберіганням на серверах державного (муніципального) архіву.
Особливістю архівного зберігання електронних документів і те, що у архіві організації, державному чи муніципальному архіві електронні документи зберігаються у двох ідентичних примірниках, які у рекомендаціях позначаються як основний і робочий екземпляри. Основний екземпляр є еталонним і використовується у виняткових випадках, наприклад, для створення робочого екземпляра замість екземпляра, що вийшов з ладу. Робочий, як це й випливає з його назви, є тим екземпляром, який використовується в архіві у всіх випадках, коли необхідно відтворити електронний документ або виготовити копії електронного документа для надання користувачам.
Рекомендаціями передбачено, що при підготовці електронних документів до передачі на зберігання до архіву організації проводиться їх конвертація у формат архівного зберігання PDF/A-1, після чого формуються контейнери електронних документів.
Контейнер електронного документа - це стисла папка (zip-архів), що включає:
електронний документ у форматі PDF/A-1;
метадані документа у форматі XML;
файл (файли) від'єднаних електронних підписів.
Оскільки електронні підписи на момент передачі електронних документів на зберігання до архіву організації, а після закінчення встановленого часу, - до державного або муніципального архіву, будуть недійсними і не зможуть забезпечити цілісність документа, рекомендаціями пропонується використання технології хеш-кодування для обчислення контрольної суми контейнера електронного документа .
Рекомендаціями також передбачено, що у разі зміни програмно-апаратного середовища та виходу з використання комп'ютерних форматів, пошкодження носія архів організації (державний або муніципальний архів) проводить роботу з конвертації електронних документів у нові формати та/або міграції на нові носії.
Крім того, розділи рекомендацій містять положення про організацію зберігання електронних документів в архіві, забезпечення збереження електронних документів, що зберігаються в архіві, обліку та використання електронних документів, а також порядок передачі документів з архіву організації до державного або муніципального архіву. Важливо, що архіви, що здійснюють зберігання електронних документів, повинні мати відповідне обладнання та програмні засоби для проведення необхідних робіт: перевірки відтворюваності електронних документів, проведення конвертації та міграції, копіювання електронних документів та ін., а також фахівців-архівістів, які мають спеціальну підготовку в області інформаційні технології.
Ще однією темою, виконаною інститутом у 2013 р., була тема «Архівознавчі та документознавчі функціональні вимоги до інформаційних систем, які забезпечують електронний документообіг у процесі внутрішньої діяльності федеральних органів виконавчої влади». Відомо, що на ринку програмних продуктів для діловодства представлено кілька десятків різних систем, що забезпечують електронний документообіг; Різні системи застосовуються й у федеральних органах виконавчої. Вимоги до інформаційних систем електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади, які враховують у тому числі необхідність обробки за допомогою даних систем службової інформації обмеженого поширення, затверджені наказом Мінкомзв'язку Росії від 2 вересня 2011 р. № 221, в розділі II «Опис процесів документаційного забезпечення управління в СЕД ФО » містять далеко не повний описвимог до функціональних можливостей систем, залишаючи за рамками вимоги до складу метаданих документів, необхідних для управління автентичними, цілісними, достовірними та придатними для використання документами протягом їх життєвого циклу у діловодстві та на стадії їх архівного зберігання (від архіву організації до державного або муніципального архіву) ).
В результаті виконання даної теми дано опис основних процесів управління документами в СЕД в рамках життєвого циклу документів, сформульовано загальні принципи та вимоги до СЕД, а також дана схема класифікації та організація справ, встановлені вимоги до прикладних функцій СЕД, вимоги до інформаційного забезпечення СЕД. , вимоги до використання електронного підпису, до пошуку інформації та подання інформації та звітності, вимоги до контролю інформації у СЕД, до організації зберігання інформації у СЕД, до адміністрування та управління повноваженнями у СЕД, вимоги до функціонування СЕД, до рольової моделі та навчання користувачів.
В окремому додатку до звіту на тему дано опис складу полів вхідних форм (реєстраційно-контрольних карток документів, карток класифікаторів та довідників, що входять до складу проектованої системи), що забезпечують ідентифікацію різних груп документів та управління ними протягом життєвого циклу документів у СЕД, визначається функціональним призначення відомостей про документи, що включаються до СЕД. При описі полів вхідних форм передбачається можливість інтеграції документа до інформаційної системи архіву організації, та був у інформаційну систему державного чи муніципального архіву, якщо документ підлягає постійному зберіганню у відповідному архіві.
ВНІІДАД протягом ряду років співпрацює з фірмами-розробниками програмного забезпечення для діловодства та архівів, зокрема, це ЗАТ «АльтСофт» (Санкт-Петербург) та ТОВ «АС-Архів» (Москва), фахівці яких залучаються для участі у науково-дослідних роботах.
Крім того, у 2013 р. ВНДІДАД спільно з фірмою «АС-Архів» розпочато реалізацію проекту створення комплексу інформаційних систем, що забезпечують управління електронними документами в процесі діяльності ВНДІДАД та зберігання архівних електронних документів (на базі архіву ВНДІДАД).
В результаті вивчення сучасних підходів до управління, класифікації та зберігання документів в електронному вигляді сформульовано концепцію створення цифрового сховищаелектронних документів (ЦХЕД) як організаційно-правової структури, що формується з метою створення єдиного просторуюридично значимих електронних документів, включаючи їх фізичне розміщення та забезпечення незмінності, безпеку, доступність у рамках затвердженої політики безпеки.
Наразі визначено вимоги до функціоналу комплексу автоматизованих інформаційних систем, проведено техніко-економічну оцінку технічних засобів, сформовано програмно-апаратний комплекс для реалізації функціонування автоматизованих систем, виконано спільні розробки за основними напрямками та завданнями впровадження СЕД та архіву організації.
У рамках спільних робіт планується введення в дію автоматизованих систем з організації колективної роботи над проектами управлінських документів та документів, які створюються в ході науково-дослідної роботи; організації освітньої та навчально-методичної роботи в системі додаткової освіти та підвищення кваліфікації; організації інформаційної роботи; організацію роботи сайту інституту.
Ларін М. В.Електронні документи в управлінні: Науч.-метод. посібник / М. В. Ларін, О.І. Рисков - М.: ВНИИДАД, 2005.
Відповідно до чинного в даний час Федерального закону від 6 квітня 2011 р. № 63-ФЗ «Про електронний підпис» - електронні підписи.
Управління документами. Терміни та визначення. Словник. – К.: ВНІІДАД, 2013.
Контрольна сума (контейнера електронного документа) - значення, розраховане за набором даних шляхом застосування певного алгоритму (хеш-функції) і використовується для перевірки цілісності даних при їх передачі або зберіганні, а також для швидкого порівняння двох наборів даних на нееквівалентність, у тому числі для визначення наявності комп'ютерних вірусів
Росархів, ВНДІДАД. 2014 р.
Росархів, ВНДІДАД. 2014 р.
. (виконавець – ТОВ «АДАПТ»);
. (Виконавець - Російський державний гуманітарний університет(РДГУ);
. (Виконавець - Всеросійський НДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАД);
. (Виконавець - Всеросійський НДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАД);
. (Виконавець - Всеросійський НДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАД);
(Виконавець - Всеросійський НДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАД).
Аналітичний огляд «Стан та розвиток архівної справи в країнах СНД у 1999-2010 рр.». Росархів, ВНДІДАД. 2012 р.
Аналітичний огляд «Порівняльний аналіз аналогових та цифрових технологій для вироблення та застосування технологічних рішень, що забезпечують відновлення згасаючих текстів архівних документів». Росархів, ВНДІДАД. 2012 р.
Росархів, ВНДІДАД. 2012 р.
Методичні рекомендації щодо організації роботи та технологічного оснащення сховищ електронних документів. Росархів, ВНДІДАД. 2012 р.
Методичні рекомендації з електронного копіювання архівних документів та управління отриманим інформаційним масивом. Росархів, ВНДІДАД. 2012 р.
Методичні рекомендації щодо застосування ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів»/Росархів, ВНІІДАД. М., 2018.
Методичні рекомендації щодо розробки федеральними органами державної влади зразкових номенклатур справ для територіальних органів та підвідомчих організацій/Росархів, ВНИИДАД. М., 2018.
Методичні рекомендації щодо роботи з документами з особового складу у державних та муніципальних архівах, архівах організацій/Росархів, ВНИИДАД. М., 2018.
Підготовлено Історико-архівним інститутом Російського державного гуманітарного університету, який у рамках реалізації заходів ФЦП «Культура Росії (2012-2018 роки) здійснює підготовку комплексу довідково-методичних та практичних посібниківдо «Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях РАН» (державний контракт №079 від 24.02.2014).
Зазначена робота пройшла рецензування у науково-методичних радах архівних установ федеральних округів та федеральних архівах та рекомендована для використання у практичній діяльності архівних установ.
Насамперед посібник призначений для архівістів, які не мають спеціальної освіти та досвіду роботи в архівних установах.
Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНДІДАД)входить у систему Федерального архівного агентства (Росархіва). Його основними завданнями залишаються розробка теоретичних та методичних проблем архівознавства та документознавства, архівної справи та документаційного забезпечення управління.
В інституті є науково-дослідні підрозділи за основними напрямками діяльності: відділ архівознавства (у його складі: сектор організації науково-довідкового апарату та обліку архівних документів, сектор комплектування та експертизи цінності документів, сектор використання архівних документів), відділ документознавства (у його складі: сектор документаційного забезпечення управління, сектор стандартизації та управління документацією), відділ економічного та технологічного забезпечення архівної справи (у його складі: лабораторія забезпечення безпеки архівних документів, сектор економіки архівної справи, лабораторія автоматизованих архівних технологій). Серед 88 співробітників інституту (станом на 01.01.2013 р.) працюють 1 член-кореспондент РАН, 6 докторів наук та 30 кандидатів наук.
Інститутом розроблено правила, методики та регламенти роботи державних архівів та архівів організацій. Створено низку переліків документів, що регулюють відбір документів на архівне зберігання. Найважливішими напрямками науково-дослідної роботи інституту є вирішення питань теорії та практики експертизи цінності документів та комплектування архівів, створення та розвиток системи науково-довідкового апарату та її теоретико-методичної бази, класифікації архівної інформації. Фахівці інституту успішно займаються вирішенням питань економіки архівної справи, забезпечення безпеки архівних документів та їх використання.
У сфері документознавства та документаційного забезпечення управління інститутом ведуться теоретичні дослідження, пов'язані з вивченням інформаційної сутності документа, його властивостей та функцій, процесів документоутворення та формування систем документації. Проводяться дослідження з історії діловодства та термінології документознавства та документаційного забезпечення управління. Дослідження прикладного характеру спрямовані на узагальнення практичного досвіду розробки та впровадження технологій роботи з документами, у тому числі електронними, та систем електронного документообігу (корпоративних інформаційних систем), розроблення організаційних засад побудови систем управління документами.
Інститут успішно співпрацює з Міжнародною організацією зі стандартизації, бере участь у розробці найважливіших міжнародних стандартів з управління документами та доводить принципові позиції російських документознавців з питань управління документами та стандартизації цього виду діяльності до світової професійної спільноти.
В останні роки проблематика наукових досліджень інституту тісно пов'язана із змінами, що відбуваються в галузі інформаційних технологій, дедалі ширшим поширенням електронних документів та суттєвим розширенням електронного документообігу. Значне місце займають роботи в галузі вдосконалення документаційного забезпечення управління, забезпечення безпеки архівних документів, розвитку автоматизованих архівних технологій, функціонування електронних архівів.
В інституті діють Галузевий центр науково-технічної інформації з архівознавства та документознавства (у його складі: сектор інформаційного забезпечення та ведення СІФ, сектор зарубіжної науково-технічної інформації з архівознавства та документознавства, сектор електронних ресурсів науково-технічної інформації), який забезпечує архіви та інші зацікавлені організації інформацією у галузі документознавства та архівної справи. Функціонує Галузевий центр підвищення кваліфікації з архівної справи та документаційного забезпечення управління, який забезпечує перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів у зазначених галузях. У 2003 році рішенням Ради Глав Урядів держав – учасниць СНД інституту надано статус базової організації з перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів з архівознавства, документознавства та документаційного забезпечення управління держав – учасниць Співдружності Незалежних Держав.
До Вченої ради інституту входять провідні фахівці Федерального архівного агентства, ВНДІДАД та інших організацій. Діють аспірантура та дисертаційна рада із захисту дисертацій на здобуття наукового ступеня доктора та кандидата історичних наук за спеціальністю: 05.25.02 – документалістика, документознавство, архівознавство.
