Grad: Moskva
Program događaja
VNIIDAD Industrijski centar za napredne studije otvara upis za kurseve stručna prekvalifikacija i napredna obuka u arhivi.
Profesionalni kursevi prekvalifikacije omogućavaju vam da na daljinu steknete potrebna znanja i vještine za održavanje nove vrste profesionalna aktivnost ili unapređenje profesionalnom nivou u okviru postojećih kvalifikacija.
Svršeni studenti mogu da obavljaju poslove arhiviste, šefa arhive, šefa kancelarije, nastavnika (na fakultetima, fakultetima), pomoćnika rukovodioca, referenta za osnovnu delatnost itd.
Oblici studija: na pola radnog vremena i na pola radnog vremena.
Trajanje studija - 1 godina.
Autori i nastavnici: vodeći stručnjaci VNIIDAD-a - programeri glavnih regulatornih dokumenata koji su na snazi u Ruskoj Federaciji: zakoni, pravila, GOST-ovi, uputstva, liste i autori nastavna sredstva o organizaciji rada sa dokumentima u savremenim uslovima.
U programu stručne prekvalifikacije u arhivisti:
1. Organizacija arhiviranja u Rusiji
1.1. Pravni osnov za organizaciju arhiviranja Ruska Federacija. Organi upravljanja arhivima u Rusiji
1.2. Istorija organizacije arhivske građe u Rusiji
1.3. Istorija javnih institucija i javne organizacije Rusija, SSSR, Ruska Federacija - glavni kreatori fondova Arhivskog fonda Ruske Federacije
1.4. Moderna kompozicija Arhivski fond Ruske Federacije i njegova klasifikacija
1.5. Mreža i karakteristike državni arhiv
1.6. Arhivi organizacija, njihove funkcije, prava i nadležnosti
1.7. Organizacija dokumenata u arhivu po fondovima, zajedničkim arhivskim fondovima, zbirkama
2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata i nabavka arhivske građe
2.1. Formiranje Arhivskog fonda Ruske Federacije
2.2. Ciljevi i zadaci ispitivanja vrijednosti dokumenata. Principi, kriterijumi, metode vrednovanja dokumenata
2.3. Sistem normativno-metodoloških priručnika za izbor dokumenata
2.4. Postupak provođenja i obrade rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata
2.5. Ciljevi i zadaci nabavke arhivske građe. Liste izvora arhivske nabavke
2.6. Prijem dokumenata u državnu, opštinsku arhivu
2.7. Sistem stručnih tijela
3. Obračun dokumenata u arhivi
3.1. Ciljevi, zadaci i principi centralizovanog državnog računovodstva arhivske dokumentacije
3.2. Sistem knjigovodstvenih dokumenata arhiva, njihova namjena
3.3. Postupak evidentiranja skladišnih jedinica i dokumenata u arhivi
3.4. Obračun jedinstvenih i posebno vrijednih dokumenata u arhivi. Računovodstvo fonda osiguranja i upotrebnog fonda
3.5. Karakteristike računovodstva u arhivima organizacija
3.6. Implementacija automatizovanih arhivskih tehnologija za evidentiranje arhivskih dokumenata
4. Osiguranje sigurnosti arhivske dokumentacije
4.1. Uređenje i opremanje državnih arhiva
4.2.Fizičko-hemijski i biološki faktori uništavanja arhivske dokumentacije
4.3. Kontrola dostupnosti i psihičko stanje arhivskih dokumenata
4.4. Načini posebne obrade dokumenata
4.5. Zaštita arhivske dokumentacije od krađe i neovlašćenog pristupa
5. Naučni i referentni aparat za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.1. Diferencirani opis je osnova za stvaranje naučnog referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.2. Sistem naučnog i referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.3. Arhivski inventar - osnovni imenik državnog arhiva
5.4. Arhivski imenici
5.5. Vodiči
5.6. Indeksi (arhivski direktoriji)
5.7. Pregledi arhivskih fondova i dokumenata
5.8. Automatizovani naučno referentni aparat državnog arhiva
6. Upotreba dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije
6.1. Formiranje jedinstvenog arhivsko-informacionog prostora
6.2. Svrhe i oblici upotrebe dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije
6.3. Organizacija korišćenja dokumenata u državnim arhivima
6.4. Vrste informativnih dokumenata
6.5. Objavljivanje dokumenata državnog arhiva
6.6. Izložbe dokumenata, njihove vrste, namjena i organizacija
6.7. Sastavljanje tematskih zbirki arhivskih dokumenata
6.8. izvršenje zahtjeva
6.9. Obezbjeđivanje dokumentacije za proučavanje u čitaonici arhiva
6.10. Organizacija saradnje sa pravnim i fizičkim licima na korišćenju dokumenata državnog arhiva po ugovornim uslovima
6.11. Računovodstvo korišćenja dokumenata u državnom arhivu
7. Upravljanje u arhivima
7.1. Organizacija rada u državnom arhivu
7.2. Racioniranje radova u državnom arhivu
7.3. Moderne forme ekonomska aktivnost državni arhiv
Federalna budžetska institucija "Sve-ruski istraživački institut za evidenciju i arhive" (u daljem tekstu - VNIIDAD), u skladu sa Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. juna 1992. godine br. 430, nosilac je prethodno postojećeg -Ujedinjeni istraživački institut za dokumentaciju i arhivu, osnovan naredbom Vijeća ministara SSSR-a od 03.02.1966. br. 407r.
Učestvovanje u interakciji sa Saveznim arhivom, naučno-metodološkim vijećima arhivskih ustanova federalnih okruga i zainteresiranim organizacijama u naučnom predviđanju razvoja arhivske djelatnosti, oblikovanju prioriteta naučne i tehničke politike arhivske industrije, odabiru perspektivnih oblasti naučno istraživanje u oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentima, VNIIDAD objektivno deluje kao jedan od glavnih integratora arhivske zajednice u zemlji.
1. Organizacija aktivnosti
Kao naučna organizacija, VNIIDAD funkcioniše u skladu sa Federalnim zakonom od 23. avgusta 1996. br. 127-FZ „O nauci i državnoj naučnoj i tehničkoj politici“.
Prema Statutu, odobrenom naredbom Federalnog arhiva od 31. maja 2011. godine broj 40, Institut obavlja istraživačku, naučno-informacijsku i obrazovnu djelatnost.
Osnivački i vlasnički dokumenti VNIIDAD-a (Povelja, Potvrda o registraciji pravnog lica, Potvrda o registraciji kod poreskog organa i dr.) sastavljaju se na propisan način.
Organizaciona struktura instituta, koja obuhvata 7 odjeljenja (4 odjela, laboratoriju i 2 centra (uključujući Industrijski centar za napredne studije koji djeluje na bazi samodostatnosti)), u cjelini osigurava rješavanje zadataka pred kojima se nalazi to. Istovremeno, čini se neophodnim revidirati raspodjelu osoblja između strukturnih jedinica, imajući u vidu povećanje broja ljudi koji su direktno uključeni u istraživački rad.
Sve strukturne jedinice imaju rezerve, zaposleni - opisi poslova; utvrđena je raspodjela dužnosti između direktora zavoda i njegovih zamjenika.
Za razvoj naučnih tema, kao i za pripremu najozbiljnijih regulatornih i metodoloških dokumenata, praktikuje se upotreba tako fleksibilnog oblika organizacije rada kao što je stvaranje privremenih kreativnih timova, čiji su sastav i dužnosti članova regulisani. po relevantnim naredbama.
Direkcija i Naučni savet funkcionišu kao glavna savetodavna tela u VNIIDAD-u.
Direkcija, postupajući na osnovu Pravilnika usvojenog Naredbom br. 57 od 19. novembra 2010. godine, sastaje se redovno 1-2 puta mjesečno i uglavnom obavlja funkcije koje su joj dodijeljene, iako ne postoji plan njenog rada predviđen u Pravilnika. Uprava razmatra pitanja organizacije rada zavoda u cjelini i pojedinih strukturnih odjela, finansijske i administrativno-privredne djelatnosti, kontroliše napredak u ispunjavanju državnog zadatka i državnih ugovora zaključenih u okviru realizacije saveznih ciljnih programa, kao i kao i rezultati posebno značajnog istraživačkog rada.
Akademsko vijeće (pravilnik o kojem i plan rada nisu dostupni) sastaje se 2-3 puta godišnje da raspravlja o godišnjim rezultatima instituta, pojedinačnim, naučno najintenzivnijim istraživačkim rezultatima itd.
Kršeći sopstveni Statut i uprkos ponovljenim uputstvima Federalnog arhiva, zavod ne formira godišnji plan rada, usled čega se rukovodi uglavnom državnim zadatkom, ugovorima (ugovorima) o obavljanju poslova i pružanje usluga, kao i planove rada strukturnih odjeljenja.
Izvještaji o realizaciji državnog zadatka (tromjesečni i godišnji) se blagovremeno dostavljaju Federalnom arhivu.
U cilju provođenja Uredbe predsjednika Ruske Federacije od 07.05.2012. br. 597 „O mjerama za sprovođenje državne socijalne politike“, naredbom Federalnog arhiva od 07.07.2014. br. 51 odobren je akcioni plan ( “mapa puta”) “Promjene u društvenim sektorima u cilju poboljšanja efikasnosti nauke u odnosu na Federalnu arhivsku agenciju podređenu federalnoj budžetska institucija"Sve ruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje" Indikatori koje je on postavio uglavnom su ispunjeni, sa izuzetkom indikatora o visini plata, što je prvenstveno zbog značajnog nedovoljnog finansiranja instituta od strane ruskog Ministarstva obrazovanja i nauke. U tom smislu, uz kontinuiranu interakciju Federalnog arhiva sa Ministarstvom obrazovanja i nauke Rusije po pitanju izdvajanja dodatnih sredstava za povećanje plata, institut treba da pronađe sopstvene mogućnosti za povećanje priliva sredstava iz prihoda- generiranje aktivnosti, koncentrirati organizacione, kadrovske i intelektualne napore u ovom pravcu.
Informacije o Institutu se objavljuju i redovno ažuriraju na zvaničnoj internet stranici državnih i opštinskih institucija (http://www.bus.gov.ru), portalu Arhiva Rusije () i sopstvenoj zvaničnoj veb stranici (http://www. .vniidad.ru) .
U periodu 2014-2016 radilo se na proširenju mogućnosti za efikasnije korišćenje veb stranice VNIIDAD u aktivnostima instituta kao alata za informacioni i reklamni rad i na upoznavanju potencijalnih potrošača sa njegovim naučnim dostignućima i oblastima istraživanja koja su u toku. Konkretno, 2016. godine stranica je ponovo nadograđena prelaskom na Joomla 1.5.26 verziju sistema za upravljanje informacijama (CMS).
Relevantne tematske sekcije sajta pružaju informatičku podršku za glavne aktivnosti Instituta tako što potencijalnim potrošačima donose listu usluga, informacije o novim informacijama koje stižu u referentni fond, reklamiranje novih publikacija Instituta, informacije o planovima naučnih događaja , objavljivanje ažurnih vijesti o upravljanju i arhiviranju dokumenata, programi i rasporedi kurseva obuke za usavršavanje i prekvalifikaciju kadrova itd.
2. Osoblje
Iz objektivnih razloga, posljednjih godina broj zaposlenih u VNIIDAD-u je smanjen i u vrijeme revizije iznosio je 100 ljudi, od čega 5 osoba vanjskih radnika na nepuno radno vrijeme, 8 internih. Naime, na platnom spisku zavoda je 59 ljudi, od kojih je 37 starijih od 50 godina, uklj. dob odlaska u penziju - 28 godina. Radni staž u institutu ili u arhivskim ustanovama preko 15 godina ima 33 zaposlena.
52 osobe imaju visoko obrazovanje, od toga 48% (25 osoba) - istorijsko-arhivsko i istorijsko; 9 - dokumentacija; 4 radnika imaju dvije visoke stručne spreme. U institutu rade 4 doktora nauka i 18 kandidata nauka.
VNIIDAD Naredbom br. 15 od 4. aprila 2016. godine odobren je Pravilnik o postupku sertifikacije naučni radovi nika instituta, ali njihova atestacija nije izvršena u posljednje tri godine.
Sa svim zaposlenima u Zavodu zaključuju se ugovori o radu. Dodatni sporazumi uz njih se sastavljaju po potrebi. Istovremeno, u skladu sa Programom postepenog unapređenja sistema nagrađivanja u državnim (opštinskim) institucijama za 2012-2018, odobrenim naredbom Vlade Ruske Federacije od 26. novembra 2012. godine br. 2190-r , institut nije počeo da prelazi na „efikasan ugovor“.
Usavršavanje zaposlenih odvija se prema planovima koje godišnje odobrava direktor zavoda. Pokriva sve oblasti djelovanja instituta, uključujući informatičku tehnologiju, računovodstvo i sigurnost od požara. Zaposlenici instituta prolaze naprednu obuku na Akademiji civilne zaštite Ministarstva za vanredne situacije, Institutu za javne nabavke RANEPA, na bazi OTsPK VNIIDAD.
Regrutacija se obavlja na tradicionalan način. Oglasi za posao objavljuju se na službenoj web stranici Zavoda. Trenutno se razvija rezerva za visoke pozicije.
Poduzimaju se mjere po pitanjima antikorupcijske politike. Konkretno, Naredbom broj 6 od 28. januara 2015. godine imenovano je lice odgovorno za rad na suzbijanju korupcije i drugih prekršaja; Naredba br. 9 od 03.02.2015. godine „Procedura prijavljivanja radnika VNIIDAD-a o prijemu poklona u vezi sa protokolarnim događajima, službenim putovanjima i drugim zvaničnim događajima, uručenjem i vrednovanjem poklona, prodajom (otkupom) i knjiženjem prihoda od njegove prodaje “sa aneksima”; Naredbom broj 36 od 12.10.2016. godine usvojen je Pravilnik o sukobu interesa; antikorupcijska politika; Etički kodeks i službeno ponašanje zaposlenih.
Organizacija rada kadrovske službe i organizacija vođenja kadrovske evidencije uglavnom su u skladu sa zahtjevima zakona, uključujući iu pogledu zaštite ličnih podataka zaposlenih. Prostorije kadrovske službe omogućavaju vam da obezbijedite posebne uslove za čuvanje lične dokumentacije u vatrostalnom sefu, obavite razgovore o kadrovskim pitanjima.
Institut organizuje praksu studenata univerziteta i fakulteta, koju godišnje završi oko 3-5 studenata.
3. Istraživački rad
Udio zaposlenih koji su direktno uključeni u istraživački rad iznosi oko 70% stvarnog broja instituta. Zbog nedovoljnog broja zaposlenih, VNIIDAD je ograničen u svojoj sposobnosti da razvije čitav niz naučnih tema relevantnih za arhivsku industriju. Konkretno, u ispitivanju naučnih aktivnosti instituta koje je sprovela Ruska akademija nauka, ukazujući na potencijal inovativnih projekata za stvaranje bloka metodoloških preporuka u oblasti kao što su elektronski dokumenti, elektronske arhive, digitalizacija dokumenata, navedeno je da "ovaj pravac nije vodeći u aktivnostima organizacije."
Naučni rad se odvija u skladu sa godišnjim planovima istraživačko-razvojnih radova koji se obavljaju na osnovu državnog zadatka (u daljem tekstu: Plan istraživanja i razvoja), kao i na teme koje planira Federalna agencija za arhive u okviru implementacija Federalnog ciljnog programa "Kultura Rusije".
Institut je u protekle tri godine realizovao više od 60 naučnih radova, od kojih je većina (67%) informatičke i analitičke prirode. Učešće radova normativne i metodološke prirode je 19,6%, odnosno 14,7%. Analiza dinamike ukazuje na smanjenje broja završenih naučnih radova: 39 - u 2014. godini, 14 - u 2015. godini, 17 - u 2016. godini.
Ukupno za 2014-2016. Uposlenici Instituta objavili su šest monografija, dvije referentne i bibliografske publikacije i dvadeset i tri članka u publikacijama koje su uvrštene na Listu publikacija koju je preporučila Visoka atestacijska komisija Ministarstva prosvjete i nauke Rusije. Ukupno objavljeni (uključujući deponovani) radovi zaposlenih VNIIDAD-a za 2014-2016 iznosili su 290 naslova.
U protekle tri godine Ruski indeks naučnog citiranja (RSCI) zabilježio je 75 publikacija zaposlenih u institutu. VNIIDAD ima prilično solidan Hirsch indeks (h-indeks) - 6; i dobar i-indeks - 5.
Rezultati naučnih istraživanja VNIIDAD-a se po pravilu prihvataju bez značajnijih komentara ili nakon manjih revizija, uzimajući u obzir ono što je rečeno tokom diskusija na sastancima savetodavnih tela Saveznog arhiva (odbora, komisija za istraživanja i metodološki rad itd.) komentari. Istovremeno, uprkos činjenici da istraživački rad, čiji su rezultat metodološki priručnici, institut sprovodi na odgovarajući način i na propisan način, njihova realizacija je ponekad otežana zbog nedovoljno bliske povezanosti sa praktičan rad arhivske ustanove.
Državnu registraciju naučnoistraživačkih radova Institut vrši po utvrđenom postupku. VNIIDAD godišnje dostavlja izveštajne materijale Federalnom sistemu za praćenje učinka naučne organizacije obavljanje istraživačkih, razvojnih i tehnoloških poslova.
Izveštaji o istraživanju i razvoju koje sprovodi VNIIDAD nisu uvek u potpunosti u skladu sa zahtevima za njihovu strukturu i prezentaciju GOST 7.32-2001 „Izveštaj o istraživanju. Struktura i pravila registracije” (nisu obuhvaćeni relevantnost i predmeti istraživanja, metodologija i metode rada, značaj itd.).
Međutim, glavni problem organizacije istraživačkog rada je primjetno i stalno smanjenje njegovog ljudski resursi i kvantitativno i kvalitativno. Komparativna analiza rezultata istraživačkih aktivnosti pokazala je da je u periodu 2014-2016. specijalisti koji su otišli iz različitih razloga u posljednje tri godine objavili su 204 rada (ne računajući kolektivne studije i tri zbirke materijala konferencija „Dokumentacija u informacionom društvu“), a samo 86 zaposlenih koji nastavljaju da rade. objavio 33 rada, a 2016. njihov broj je smanjen na 25.
Na ovaj način, kreativni potencijal naučno osoblje VNIIDAD se u cjelini ne implementira u dovoljnoj mjeri, a za oko polovine zaposlenih ostaje neotkriven u vidu naučnih publikacija, što drastično umanjuje ukupnu ocjenu rada Instituta.
4. Naučne i informativne djelatnosti
Naučno-informativne usluge za arhivske ustanove, pravna i fizička lica specijalizovanih regulatornih i naučna i metodološka literatura VNIIDAD sprovodi preko Industrijskog centra za naučne i tehničke informacije o arhiviranju i upravljanju dokumentima (u daljem tekstu OTSNTI), koji godišnje u proseku ispuni više od 600 zahteva za informacijama od pravnih i fizičkih lica.
Referentno-informativni fond (CIF) OCNTI-a je oko 54,0 hiljade objavljenih i neobjavljenih radova, koji se godišnje povećavaju za prosječno 500 novih pristiglih radova. U svrhu računovodstva i upotrebe, oni se sastavljaju i održavaju u tradicionalnom obliku Povremeno se objavljuju referentni i informativni kartoteka, kao i spiskovi novopridošlih. Elektronska verzija kataloga objavljena na web stranici VNIIDAD sadrži 42.000 bibliografskih opisa materijala SIF-a.
Zbog slabe tehničke i softverske opremljenosti instituta (nedostatak skenera visokih performansi, kompjuterskih programa za optičko prepoznavanje teksta i uređivanje PDF datoteka, uređivač fotografija), proces prevođenja SIF materijala direktno u elektronski oblik je prilično spor, a kreirani elektronski izvor nije slobodno dostupan na web stranici instituta.
5. Obrazovne aktivnosti
Posjedovanje trajne dozvole za obavljanje obrazovne aktivnosti AAA br. 000821, reg. broj 0809, izdat od Rosobrnadzora 03.09.2011. godine, Institut ga sprovodi u okviru programa postdiplomskih istraživanja i usavršavanja nastavnog osoblja, kao i dodatnih stručnih programa i programa stručnog usavršavanja.
U skladu sa odlukom Saveta šefova vlada ZND od 18. septembra 2003. godine, VNIIDAD ima status osnovne organizacije za prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u oblasti arhiviranja, upravljanja dokumentima i dokumentarne podrške za administraciju ZND državama članicama, koja se realizuje kroz aktivnosti Industrijskog centra za napredne studije u arhivi i dokumentacionoj podršci menadžmentu (u daljem tekstu – OCPC).
Institut pruža postdiplomsku obuku iz specijalnosti 25.05.02 – dokumentarstvo, dokumentologija, arhivarstvo. Međutim, u suprotnosti sa Procedurom za organizovanje i sprovođenje obrazovno-vaspitnih aktivnosti na obrazovnim programima više obrazovanje- programi za obuku naučnog i pedagoškog osoblja u postdiplomskim školama (dodatni), odobreni naredbom Ministarstva obrazovanja i nauke Rusije od 19. novembra 2013. br. 1259, odgovarajući obrazovni program VNIIDAD-a nije prošao državnu akreditaciju.
Trenutno na postdiplomskim studijama studiraju tri osobe puno vrijeme obuku (uključujući jednu - na plaćenoj osnovi) i jednu osobu na dopisnoj osnovi. U 2015-2016 nema upisa na postdiplomske studije.
Zbog nemogućnosti da se obezbedi funkcionisanje saveta za disertaciju u skladu sa zahtevima naredbe Ministarstva prosvete i nauke Rusije od 12. decembra 2011. br. 2817 „O usvajanju Pravilnika o Savetu za odbranu disertacije stepen Kandidat nauka za zvanje doktora nauka” i odsustvo sa instituta potreban iznos Doktorima nauka je prekinut rad disertacijskog vijeća (naredba Ministarstva prosvjete i nauke Rusije od 07.07.2015. br. 729 / NK), što, međutim, nije dovoljno opravdanje za nedostatak disertacija koje je izradio instituta, budući da su se postdiplomci mogli braniti u vijeću za disertacije RSUH-a.
OCPC vrši stručnu prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova iz oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentacijom na osnovu ugovora sa pravnim i fizičkim licima. Obuka u OCTC-u se izvodi u redovnim, vanrednim i vanrednim oblicima u glavnim oblastima stručne prekvalifikacije, usavršavanja u kratkoročnom i dugoročnom formatu, a u nekim slučajevima iu okviru individualne prakse .
Rad OCTC-a izgrađen je na osnovu tematskih planova obrazovnih aktivnosti i rasporeda izvođenja kurseva obuke. Za koordinaciju rada OCPC, a metodološki savet, čije funkcije uključuju koordinaciju tematskih planova i nastavnih planova i programa, rasporeda kurseva, spiskova objavljene nastavne i metodičke literature, kontrolu kvaliteta nastavnih planova i programa, te optimalnu metodologiju regrutovanja studenata. Trenutno je potrebno bitno ažurirati sastav vijeća zbog smjene većine njegovih članova.
Pored vodećih stručnjaka VNIIDAD-a, najkvalifikovanijih radnika državnih arhiva, programera softverskih proizvoda u oblasti informacione i dokumentacione podrške za upravljanje i arhiviranje, u obrazovni proces su uključeni i nastavnici specijalizovanih visokoškolskih ustanova, iako je ovaj praksa nije naročito česta zbog nedostatka dovoljnih finansijskih sredstava da ih Institut angažuje na obuci.
U protekle tri godine OCTC je obučio više od 2,5 hiljade ljudi, uklj. značajan broj arhivista iz zemalja ZND i EURASIC (Kazahstan, Tadžikistan, Mongolija, Vijetnam, itd.).
Glavni nedostatak obrazovnih aktivnosti VNIIDAD-a je nedostatak državne akreditacije obrazovne programe stručna prekvalifikacija i usavršavanje. Iako to formalno nije potrebno za takve institucije, to ipak smanjuje konkurentske prednosti VNIIDAD-a u odnosu na visokoškolske ustanove koje imaju državnu akreditaciju i aktivno proširuju praksu implementacije programa dodatno obrazovanje, što u budućnosti može dovesti do istiskivanja VNIIDAD-a sa tržišta pružanja obrazovnih usluga u oblasti obuke stručnjaka za dokumente i arhivista, budući da u nedostatku akreditacije ne može izdavati diplome i državno priznate sertifikate po završetku obuke .
Nedostatak aktivne stručne interakcije između instituta i jednoprofilnih visokoškolskih ustanova ne doprinosi obrazovnoj djelatnosti.
6. Međunarodna saradnja
Međunarodni odnosi Instituta usmereni su na unapređenje kvaliteta naučne delatnosti zasnovane na saradnji sa međunarodnom arhivskom zajednicom kroz razvoj zajedničkih programa, korišćenje arhivskih i arhivskih inovacija i informacionih tehnologija, učešće u međunarodnim naučnim projektima i naučnu mobilnost naučnici.
Donedavno, najplodonosniji profesionalni odnosi razvijali su se u okviru sporazuma između VNIIDAD-a, Bjeloruskog istraživačkog instituta za nauku o dokumentima i arhiviranju i Ukrajinskog istraživačkog instituta za arhivistiku i dokumentologiju. Međutim, nakon poznatih događaja, kontakti s ukrajinskom stranom su zamrznuti, dok se odnosi s bjeloruskim kolegama nastavljaju prilično aktivno razvijati. VNIIDAD je stalni učesnik zajedničkih naučnih događaja koji se realizuju u okviru Plana zajedničko djelovanje Federalna arhivska agencija i Odjeljenje za arhiv i upravljanje dokumentima Ministarstva pravde Republike Bjelorusije za 2014-2016.
Važna oblast međunarodnog delovanja Instituta je učešće u radu Međunarodnog arhivskog saveta i njegovog evroazijskog regionalnog ogranka (EURASICA). Predstavnici VNIIDAD-a su učestvovali na većini nedavnih međunarodnih arhivskih kongresa i na skoro svim EURASIC događajima. Ovdje treba napomenuti godišnju organizaciju pod pokroviteljstvom EURASIK-a i Rosarhiva međunarodne konferencije"Dokumentacija u informacionom društvu".
Korisno je i učešće VNIIDAD-a u aktivnostima Međunarodnog instituta za arhivistiku u Trstu i Mariboru, kao jednog od autoritativnih foruma stručnjaka iz oblasti arhivistike.
VNIIDAD je od 2016. godine partner međunarodnog projekta InterPARES Trust i dio je njegove evropske grupe.
7. Logistika i finansijska podrška
VNIIDAD nema nepokretnosti u svom bilansu stanja. Na osnovu Ugovora o besplatnom korišćenju prostorija i imovine od 11.01.2011.godine broj BP 3/11, koristi radni prostor ukupne površine 1731,7m2. metara u zgradi Ruskog državnog arhiva naučne i tehničke dokumentacije na adresi: Profsoyuznaya st., 82.
Opremljenost zaposlenih računarskom opremom je 85% (50 radnih stanica, od kojih je 8 jedinica starije od 8 godina).
Finansiranje VNIIDAD-a, kao savezne budžetske institucije, vrši se na teret:
savezni budžet, koji se izdvaja u vidu subvencije za realizaciju državnog zadatka koji se utvrđuje na godišnjem nivou;
savezni ciljni program "Kultura Rusije", primljen na konkurentskoj osnovi;
iz aktivnosti koje stvaraju prihod.
Dinamika odnosa budžetskog i vanbudžetskog finansiranja u protekle tri godine ukazuje na smanjenje vanbudžetskih prihoda, kako u apsolutnom iznosu tako iu udjelima u odnosu na budžetsku komponentu. Istovremeno, budžetsko finansiranje u apsolutnim iznosima ostalo je praktično nepromijenjeno u ovom periodu:
Istovremeno, treba posebno napomenuti da naučna djelatnost provodi institut isključivo na teret budžetskih sredstava u okviru realizacije državnih zadataka i državnih ugovora u okviru Federalnog ciljnog programa „Kultura Rusije“. Za period 2014-2016 VNIIDAD nije realizovao niti jedan istraživački projekat koji su naručile nevladine organizacije ili uz podršku granta.
Sredstva izdvojena za razvoj instituta, uklj. za materijalno-tehničku opremu, čine relativno mali dio njegovih vanbudžetskih prihoda: u 2014. godini - 814.616,0 rubalja. (6,8% vanbudžetskog prihoda), u 2015. godini - 1.080.855,0 rubalja. (10,4%), 2016. - 1.128.901,0 RUB (7,6%).
U 2014-2016 nije dozvoljeno nenamensko (neefikasno) trošenje budžetskih sredstava od strane zavoda. Poštuje se procedura trošenja sredstava na službena putovanja.
Budžetsko računovodstvo prihoda i rashoda vrši se u skladu sa planom rada računa budžetskog računovodstva. Provjera ispravnosti izrade VNIIDAD-a „Izvještaj o realizaciji od strane institucije plana svojih finansijskih i ekonomskih aktivnosti“ za 2016. godinu i ostalih budžetskih izvještaja otkrila je niz prekršaja. Izvještaji se podnose uz kršenje utvrđenih rokova, što dovodi do kašnjenja u dostavljanju konsolidovanih izvještaja Rosarhiva Federalnom trezoru
U cilju racionalizacije vanbudžetskih aktivnosti, standardni obrasci ugovora o pružanju plaćenih obrazovnih usluga (dopisni kursevi, vanredni kursevi, kratkoročni redovni kursevi sa pravnim/fizičkim licima), ugovori o pružanju usluga za naknada (za privlačenje nastavnika na kurseve usavršavanja za predavanja, provjeru kontrolnih i drugih radova itd.), ugovore o pružanju plaćenih usluga za pripremu i obezbjeđivanje informativnih materijala (za OCNTI).
Popis gotovine, zaliha, osnovnih sredstava i finansijskih obaveza nije vršen u 2016. godini.
Nasumičnom provjerom ispravnosti utvrđivanja službenih plata i njihovog obračuna za 2016. godinu nisu utvrđeni prekršaji. U revidiranom periodu, u potpunosti i blagovremenosti prikazivanja finansijsko-ekonomskih transakcija na zaradama, obračunavanju i uplati premija osiguranja u registrima budžetskog računovodstva, nisu utvrđene povrede.
Naknada se vrši u skladu sa ugovorima o radu i radnim vremenom.
Aplikacija
na potvrdu o rezultatima sveobuhvatne provjere
FBU „Sve-ruska istraživanja
Zavod za dokumentaciju i arhivistiku"
Preporuke za unapređenje aktivnosti VNIIDAD-a
Izraditi dugoročni plan (koncept ili program) razvoja instituta;
preći na izradu godišnjih planova rada Instituta;
optimizirati broj strukturnih jedinica koje nisu direktno uključene u istraživački rad i/ili obrazovne aktivnosti;
sprovesti atestiranje istraživača koji imaju manje od četiri objavljena rada u 2014-2016;
obnovi vojnu evidenciju u skladu sa Pravilnikom o vojnoj evidenciji;
organizuje rad na formiranju kadrovske rezerve;
obezbedi vođenje kadrovske evidencije u skladu sa važećim zakonom;
proširiti praksu stvaranja privremenih kreativnih timova za provedbu istraživačkih projekata, uključujući i uključivanje stručnjaka iz naučnih i obrazovnih organizacija;
obezbijediti preliminarno razmatranje svih, bez izuzetka, rezultata naučnog istraživanja od strane posebno formiranog savjetodavnog tijela ( stručni savjet, stručna sekcija Nastavnog vijeća i dr.);
obezbediti u bez greške uključivanje u ciklus izrade metodičkih priručnika, njihova eksperimentalna implementacija;
aktivirati plasiranje naučnih publikacija u publikacije indeksirane na Web of Science i Scopusu;
razmotriti pitanje sprovođenja državne (ili barem javne) akreditacije VNIIDAD obrazovnih programa u oblasti profesionalne prekvalifikacije i usavršavanja specijalista;
produbljivanje saradnje u oblasti obrazovne djelatnosti sa visokoškolskim ustanovama koje osposobljavaju kadrove u oblasti upravljanja dokumentima i arhiviranja;
izvršiti modernizaciju internet stranice, uključujući izradu mape stranice, instaliranje funkcije pretraživanja stranice; odjeljak za kontakte treba dopuniti podacima o rukovodiocima strukturnih odjela, navodeći brojeve telefona i e-mail adrese; kreirati rubriku "Objavljeni radovi VNIIDAD-a"; proširiti broj partnerskih stranica;
povećati broj prevoda radova instituta na strane jezike; izraditi englesku verziju web stranice Instituta;
da razmotri pitanje da institut postane član Međunarodnog arhivskog saveta u kategoriji “C”;
intenzivirati rad na pronalaženju izvora dodatnog finansiranja, kako traženjem naloga za razvoj naučnih tema, tako i komercijalizacijom rezultata sopstvenih istraživačkih aktivnosti;
preduzima mjere za racionalizaciju ugovornog rada, uključujući izradu i odobravanje dokumenata kojima se reguliše postupak ugovaranja, potpisivanja i izvršavanja ugovora (državnih ugovora);
obezbjeđuje poštovanje zahtjeva zakona u pogledu registracije i rokova za podnošenje budžetskih izvještaja, kao i izdavanje/prijem sredstava iz kase ustanove;
ažurirati nalog o računovodstvenoj politici;
vrši popis sredstava, inventara, osnovnih sredstava i finansijskih obaveza zavoda.
V.F. Yankovaya, Ph.D. n., zamjenik. Direktor VNIIDAD-a
Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD) u poslednjih godina više puta obavljane poslove koji se odnose na proučavanje elektronskih dokumenata, izradu regulatornih i metodoloških osnova za organizovanje rada sa elektronskim dokumentima u kancelarijskom radu i organizovanje njihovog arhivskog čuvanja.
Još 2005. godine objavljen je naučno-metodološki priručnik M. V. Larina i O. V. Ryskova „Elektronski dokumenti u upravljanju“, u kojem se razmatra priroda elektronskog dokumenta, iskustvo regulatornog regulisanja rada sa elektronskim dokumentima i iskustvo korišćenja automatizovani sistemi su sažeti za upravljanje dokumentima.
Među najznačajnije istraživačke radove koje je Institut obavljao u proteklom periodu treba uvrstiti razvoj regulatornih, metodoloških i tehnoloških osnova za kreiranje, čuvanje i korištenje arhivskih elektronskih informacionih resursa - tema koja se provodi prema federalnim propisima. ciljni program„Elektronska Rusija“ 2007–2008 Cilj rada je bio stvaranje standardnog normativnog i softver model sistema za upravljanje elektronskom arhivom organa javne vlasti. Pored ovog rada, institut je 2007-2008. nacionalni standardi su pripremljeni na osnovu ISO standarda:
GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi";
GOST R ISO 23081-1-2008 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente.
U stvari, standardi se odnose na upravljanje elektronskim dokumentima i sadrže zahteve za sisteme upravljanja dokumentima, procese upravljanja, elektronske dokumente i njihove metapodatke.
Godine 2009. Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477 odobrena su pravila za kancelarijski rad u saveznim izvršnim organima, u čijoj je pripremi projekta VNIIDAD bio direktno uključen.
Pravila su izrađena u skladu sa Saveznim zakonom od 27. jula 2006. godine "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" (član 11) i postala su prvi regulatorni dokument koji je postavio osnovne principe za organizovanje rada sa elektronskim dokumentima u kancelariji. rad organa javne vlasti (odjeljak VI „Osebenosti rada sa elektronskim dokumentima“).
Trenutno su Pravilnik jedini normativni dokument koji utvrđuje opšte uslove za organizaciju rada sa elektronskim dokumentima u kancelarijskom radu saveznih organa izvršne vlasti. Prilikom izrade Odjeljka VI Pravilnika formulisan je i implementiran važan metodološki princip prema kojem je organizovana organizacija rada sa dokumentima na tvrda kopija i elektronskih dokumenata kako u kancelarijskom radu tako iu arhivi, zasniva se na jedinstvenoj metodologiji, ali različitim tehnologijama.
Najvažnije odredbe Pravilnika, koje su metodološke prirode, uključuju sljedeće odredbe:
- elektronski dokumenti se kreiraju, obrađuju i čuvaju u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima saveznog organa izvršne vlasti;
- elektronski digitalni potpisi se koriste za potpisivanje elektronskih dokumenata saveznog organa izvršne vlasti ovjeren na propisan način;
- za evidentiranje i traženje dokumenata u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima saveznog organa izvršne vlasti koriste se obavezni podaci o dokumentima (lista obaveznih informacija o dokumentima uključenim u EDMS data je u prilogu Pravilnika), a dodatne informacije o dokumentima se mogu koristiti;
- prilikom prenosa primljenih elektronskih dokumenata na razmatranje rukovodiocu saveznog organa izvršne vlasti, slanja elektronskih dokumenata strukturnim odeljenjima i odgovornim izvršiocima saveznog izvršnog organa, slanja elektronskih dokumenata i skladištenja elektronskih dokumenata, podaci o njihovoj registraciji se prenose (čuvaju) zajedno sa elektronski dokumenti;
- prijem i slanje elektronskih dokumenata vrši služba za vođenje evidencije saveznog organa izvršne vlasti;
- izvršena elektronska dokumenta sistematizovana u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta saveznog organa izvršne vlasti; pri sastavljanju nomenklature predmeta naznačeno je da se predmet vodi u elektronskom obliku (uslovi za čuvanje elektronskih dokumenata odgovaraju uslovima utvrđenim za slične dokumente na papiru).
Od 2009. godine do danas, Institut u okviru Federalnog ciljnog programa „Kultura Rusije“ svake godine prati tok rada u saveznim organima izvršne vlasti. U okviru ovog rada prikupljaju se i analiziraju podaci o dinamici obima prometa dokumenata u organima vlasti, kao i analiziraju se promjene kvalitativnih parametara prometa dokumenata: sastav dokumenata (na papiru i elektronskim dokumentima), upotreba elektronskog potpisa identifikovani su i proučavani problemi prelaska na bezpapirni promet dokumenata, međuresorna elektronska interakcija, kao i problemi u vezi sa korišćenjem sistema elektronskog upravljanja dokumentima.
Konkretno, podaci dobijeni 2013. godine (za 2012.) pokazuju da je po prvi put u cijelom periodu posmatranja došlo do smanjenja broja dokumenata na papiru, dobijenih uglavnom zbog interakcije saveznih organa izvršne vlasti sa višim vlastima ( Predsjednička administracija Ruske Federacije, aparat Vlade Ruske Federacije) i interakcija središnjih ureda federalnih organa izvršne vlasti sa njihovim teritorijalnim odjeljenjima u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije. Istovremeno, značajno se povećava obim elektronskih dokumenata koji se prenose kroz MEDO sistem u interakciji federalnih organa sa podređenim jedinicama u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije i u organizaciji internih aktivnosti. Od 63 savezna organa izvršne vlasti čiji su podaci korišćeni u studiji, 17 je u potpunosti prešlo na bezpapirno upravljanje dokumentima u internim poslovima, čime je eliminisana interna korespondencija u vidu papirne dokumentacije. Tako su elektronski dokumenti već postali značajan faktor koji utiče na smanjenje obima papirne dokumentacije.
Značajan za Institut i važan za sve stručnjake iz oblasti kancelarijskog posla i arhivistike je pojmovnik „Upravljanje dokumentima“ koji je izradio Institut. i nacrt GOST R 7…. „Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije”, koju odobrava Rosstandart. Oba dokumenta sadrže terminologiju iz oblasti upravljanja dokumentima, uključujući i onu koja odražava procese upravljanja elektronskim dokumentima. Ovo su termini poput elektronski dokument, metapodaci, konverzija, migracija, format datoteke, upravljanje elektronskim dokumentima i dr. Za razliku od standarda, koji uključuje samo osnovnu terminologiju predmetne oblasti, rečnik sadrži glavni korpus pojmova koje aktivno koriste stručnjaci.
2007. godine, naredbom Ministarstva kulture Rusije od 18. januara 2007. br. 19, usvojena su Pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i opštinski arhivi, muzeji i biblioteke, organizacije Ruska akademija nauke, koje su postale normativna osnova za rad državnih i opštinskih arhiva.
Arhivi organizacija još uvijek nemaju regulatorni akt kojim se utvrđuje postupak čuvanja dokumenata i postupak predaje dokumenata na trajno čuvanje u državne i opštinske arhive. Iz tog razloga, u periodu 2010-2012. VNIIDAD je pripremio nacrt pravilnika za organizovanje čuvanja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama. Godine 2013. završen je nacrt ovog dokumenta, uzimajući u obzir komentare arhivskih institucija Ruske Federacije. Pretpostavlja se da će nakon finalizacije projekta, uzimajući u obzir one pripremljene u 2012-2013. preporuke o organizovanju skladištenja elektronskih dokumenata u arhivima organizacija, o kojima će biti reči u nastavku, ova pravila će biti dostavljena na odobrenje Ministarstvu kulture Rusije.
Rezultat rada VNIIDAD-a 20012–2013. su nacrti dva dokumenta:
preporuke o nabavci, računovodstvu i organizaciji čuvanja elektronskih arhivskih dokumenata u arhivima organizacija;
preporuke o nabavci, računovodstvu i organizaciji čuvanja elektronskih arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima.
Svrha izrade preporuka je stvaranje jedinstvene metodološke i metodološki okvir organizacija rada sa arhivskim elektronskim dokumentima u arhivima državnih organa, jedinica lokalne samouprave, državnih i nevladinih organizacija, kao iu državnim i opštinskim arhivima, uključujući organizaciju čuvanja, nabavke i računovodstva elektronskih dokumenata, na osnovu zahteva ruskog zakonodavstva u oblasti arhivske građe, uz uzimanje u obzir trendova u razvoju informacionih tehnologija u kontekstu prelaska na međuresornu elektronsku interakciju.
Preporuke se odnose na administrativne elektronske dokumente koji se kreiraju, obrađuju i pohranjuju u informacionim sistemima organizacije, podliježu čuvanju u arhivi organizacije na način iu rokovima utvrđenim za slična dokumenta na papiru, kao i na elektronske dokumente do predati na čuvanje državnim organima (opštinskim) arhivima.
Preporuke su razvijene uzimajući u obzir odredbe Federalnog zakona od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“, Pravila za kancelarijski rad u federalnim izvršnim vlastima odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije Federacije od 15. juna 2009. godine broj 477, i drugih podzakonskih akata iz oblasti informacija, dokumentacije, arhiva.
Prilikom izrade preporuka uzete su u obzir odredbe nacionalnih standarda Ruske Federacije i standarda Međunarodne organizacije za standardizaciju (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007. Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi.
GOST R ISO 23081-1-2008. Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Upravljanje dokumentima. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente.
GOST R 53898-2010. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima. Interakcija sistema za upravljanje dokumentima. Zahtjevi za e-poštu.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima. Upravljanje dokumentacijom. Informacije pohranjene elektronski. Preporuke za osiguranje pouzdanosti i pouzdanosti.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Osiguravanje dugoročnog očuvanja elektronskih dokumenata.
ISO 19005-1:2005. Upravljanje dokumentacijom. Format elektronske datoteke dokumenta za dugotrajno čuvanje. Upravljanje dokumentima – Elektronski format datoteke dokumenta za dugoročno čuvanje – 1. dio: Upotreba PDF-a 1.4 (PDF/A-1).
Nacrt preporuka predlaže dva pristupa organizovanju prenosa i čuvanja arhivskih elektronskih dokumenata u arhivima organizacija, državnim i opštinskim arhivima: prenos i čuvanje elektronskih dokumenata na fizički odvojenim materijalnim medijima i prenos elektronskih dokumenata putem informacionih i telekomunikacionih kanala. sa naknadnim skladištenjem na arhivskim serverima organizacije, državnom (opštinskom) arhivu.
Odlika arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata je da se u arhivi organizacije, državnom ili opštinskom arhivu, elektronski dokumenti čuvaju u dva istovetna primerka, koji se u preporukama pominju kao glavni i radni primerci. Glavna instanca je referentna instanca i koristi se u izuzetnim slučajevima, na primjer, za kreiranje radne instance koja zamjenjuje neuspjelu instancu. Radnik je, kao što mu naziv govori, kopija koja se koristi u arhivi u svim slučajevima kada je potrebno reprodukovati elektronski dokument ili napraviti kopije elektronskog dokumenta radi dostavljanja korisnicima.
Preporuke predviđaju da se prilikom pripreme elektronskih dokumenata za skladištenje u arhivu organizacije oni konvertuju u PDF/A-1 format arhivskog skladištenja, nakon čega se formiraju kontejneri elektronskih dokumenata.
Kontejner za elektronski dokument je komprimovani folder (zip arhiva) koji uključuje:
elektronski dokument u PDF/A-1 formatu;
metapodaci dokumenta u XML formatu;
fajl(ovi) odvojenih elektronskih potpisa.
Budući da će elektronski potpisi u trenutku predaje elektronskih dokumenata na čuvanje u arhivu organizacije, a nakon navedenog vremena - u državnu ili opštinsku arhivu, biti nevažeći i neće moći da osiguraju integritet dokumenta, preporuke predlažu korištenje tehnologije heš kodiranja za izračunavanje kontrolne sume spremnika elektroničkih dokumenata.
Preporukama je takođe predviđeno da u slučaju promene softverskog i hardverskog okruženja i zastarelosti računarskih formata, oštećenja medija, arhiv organizacije (državni ili opštinski arhiv) radi na konverziji elektronskih dokumenata u nove formate i/ili ili migrirati na nove medije.
Osim toga, dijelovi preporuka sadrže odredbe o organizaciji čuvanja elektronskih dokumenata u arhivi, obezbjeđenju sigurnosti elektronskih dokumenata koji se čuvaju u arhivi, evidentiranju i korištenju elektronskih dokumenata, kao i postupku prijenosa dokumenata iz arhive organizaciju državnom ili opštinskom arhivu. Važno je da arhivi koji čuvaju elektronsku dokumentaciju moraju imati odgovarajuću opremu i softver za obavljanje potrebnih poslova: provjeru reproducibilnosti elektronskih dokumenata, konverziju i migraciju, kopiranje elektronskih dokumenata i sl., kao i arhiviste sa posebnom obukom za oblast informacionih tehnologija.
Druga tema koju je Zavod završio u 2013. godini bila je tema „Funkcionalni zahtjevi arhivističkog upravljanja i upravljanja dokumentima za informacione sisteme koji obezbjeđuju elektronsko upravljanje dokumentima u procesu internih poslova federalnih organa izvršne vlasti“. Poznato je da trenutno na tržištu softverskih proizvoda za kancelarijski rad postoji nekoliko desetina različitih sistema koji omogućavaju elektronsko upravljanje dokumentima; različiti sistemi se koriste i u saveznim organima izvršne vlasti. Zahtjevi za informacione sisteme elektronskog upravljanja dokumentima federalnih organa izvršne vlasti, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu za obradom službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sistema, odobreni su naredbom Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije od 2. septembra, 2011 br. 221, u odeljku II „Opis procesa dokumentarne podrške za upravljanje u EDMS savezne izvršne vlasti » sadrži daleko od Puni opis zahteve za funkcionalnost sistema, izostavljajući zahteve za sastavom metapodataka dokumenata neophodnih za upravljanje autentičnim, potpunim, pouzdanim i upotrebljivim dokumentima tokom njihovog životnog ciklusa u kancelarijskom radu i u fazi njihovog arhivskog skladištenja (iz arhive organizaciju državnom ili opštinskom arhivu).
Kao rezultat implementacije ove teme, dat je opis glavnih procesa upravljanja dokumentima u EDMS-u u okviru životnog ciklusa dokumenata, formulirani su opći principi i zahtjevi za EDMS i data je klasifikacijska šema i organizacija predmeta. , utvrđuju se zahtjevi za aplikativne funkcije EDMS-a, zahtjevi za informatičku podršku EDMS-a., zahtjevi za korištenje elektronskog potpisa, za preuzimanje informacija i prezentacija informacija i izvještavanje, zahtjevi za kontrolu informacija u EDMS-u, za organizaciju skladištenja informacija u EDMS-u, za administraciju i upravljanje ovlaštenjima u EDMS-u, zahtjeve za funkcionisanje EDMS-a, za uzor i obuku korisnika.
U posebnom prilogu izvještaja o temi dat je opis sastava polja obrazaca za unos (registracione i kontrolne kartice dokumenata, klasifikatorske kartice i referentne knjige koje su dio sistema koji se projektuje) koji osiguravaju identifikacija različitih grupa dokumenata i njihovo upravljanje tokom životnog ciklusa dokumenata u EDMS-u, funkcionalna dodjela informacija o dokumentima uključenim u EDMS. Prilikom opisivanja polja ulaznih obrazaca moguće je integrisati dokument u informacioni sistem arhiva organizacije, a zatim i u informacioni sistem državnog ili opštinskog arhiva, ukoliko dokument podleže trajnom čuvanju u odgovarajućem arhiva.
VNIIDAD već niz godina sarađuje sa programerima softvera za kancelarijski rad i arhive, posebno sa AltSoft CJSC (Sankt Peterburg) i AS-Archive LLC (Moskva), čiji stručnjaci su uključeni u istraživačke radove.
Pored toga, 2013. godine VNIIDAD je zajedno sa AS-Archive pokrenuo projekat stvaranja kompleksa informacionih sistema koji osiguravaju upravljanje elektronskim dokumentima u toku aktivnosti VNIIDAD-a i skladištenje arhivskih elektronskih dokumenata (na osnovu arhive VNIIDAD-a). ).
Kao rezultat proučavanja savremenih pristupa upravljanju, klasifikaciji i čuvanju dokumenata u elektronskom obliku, koncept kreiranja digitalno skladištenje elektronski dokumenti (TSKED) kao organizaciona i pravna struktura formirana u cilju kreiranja zajednički prostor pravno značajnih elektronskih dokumenata, uključujući njihovo fizičko postavljanje i osiguranje nepromjenjivosti, sigurnosti, dostupnosti u okviru odobrene sigurnosne politike.
Trenutno su utvrđeni zahtjevi za funkcionalnost kompleksa automatiziranih informacionih sistema, izvršena tehničko-ekonomska procjena tehničkih sredstava, formiran softversko-hardverski kompleks za implementaciju funkcionisanja automatizovanih sistema, zajednički razvoj realizovani su u glavnim pravcima i zadacima implementacije EDMS-a i arhive organizacije.
U okviru zajedničkog rada planira se puštanje u rad automatizovanih sistema za organizovanje kolektivnog rada na nacrtima upravljačkih dokumenata i dokumenata nastalih u toku istraživačkog rada; organizacija obrazovnog i obrazovno-metodičkog rada u sistemu dodatnog obrazovanja i usavršavanja; organizacija informativnog rada; organizovanje rada web stranice instituta.
Larin M.V. Elektronski dokumenti u menadžmentu: naučna metoda. dodatak / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.
U skladu sa važećim Federalnim zakonom od 6. aprila 2011. br. 63-FZ "O elektronskom potpisu" - elektronski potpisi.
Upravljanje dokumentima. Termini i definicije. Rječnik. - M.: VNIIDAD, 2013.
Kontrolna suma (kontejnera za elektronski dokument) je vrijednost izračunata iz skupa podataka primjenom određenog algoritma (haš funkcija) i koristi se za provjeru integriteta podataka tokom prijenosa ili skladištenja, kao i za brzo poređenje dva skupa podataka za ne- ekvivalentnost, uključujući određivanje prisustva kompjuterskih virusa.
Rosarhiv, VNIIDAD. 2014
Rosarhiv, VNIIDAD. 2014
. (Izvođač - ADAPT doo);
. (Izvršitelj - Ruska država humanitarnog univerziteta(RGGU);
. (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD);
. (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD);
. (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD);
(Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD).
Analitički pregled "Stanje i razvoj arhiva u zemljama ZND 1999-2010." Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Analitički osvrt "Komparativna analiza analognih i digitalnih tehnologija za razvoj i primjenu tehnoloških rješenja koja osiguravaju restauraciju blijedih tekstova arhivskih dokumenata." Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Smjernice za organizaciju rada i tehnološku opremu skladišta elektronskih dokumenata. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Smjernice za elektronsko kopiranje arhivskih dokumenata i upravljanje nizom primljenih informacija. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Smjernice za primjenu GOST R 7.0.97-2016 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Organizaciona i administrativna dokumentacija. Zahtevi za papirologiju” / Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Smjernice za izradu primjernih nomenklatura predmeta za teritorijalne organe i podređene organizacije od strane saveznih državnih organa / Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Smjernice za rad sa kadrovskim dokumentima u državnim i općinskim arhivima, arhivima organizacija / Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Pripremio Istorijsko-arhivski institut Ruskog državnog univerziteta za humanističke nauke, koji, u okviru implementacije Federalnog ciljnog programa „Kultura Rusije (2012-2018), priprema skup referentnih i metodoloških i praktična pomagala na „Pravila za organizaciju skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima, muzejima i bibliotekama, organizacijama Ruske akademije nauka“ (državni ugovor broj 079 od 24. februara 2014. godine).
Ovaj rad je recenziran u naučno-metodološkim vijećima arhivskih ustanova saveznih okruga i saveznih arhiva i preporučuje se za korištenje u praktičnoj djelatnosti arhivskih ustanova.
Prije svega, priručnik je namijenjen arhivistima koji nemaju posebno obrazovanje i iskustvo u arhivskim ustanovama.
Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD) dio je sistema Federalne arhivske agencije (Rosarhiv). Njegovi glavni zadaci ostaju razvoj teorijskih i metodoloških problema arhiviranja i upravljanja dokumentima, arhiviranja i dokumentacijske podrške menadžmentu.
Institut ima istraživačke odjele u glavnim oblastima djelatnosti: Odsjek za arhivistiku (sastoji se od: Sektora za uređenje naučno-referentnog aparata i računovodstva arhivske dokumentacije, Sektora za sastavljanje i ispitivanje vrijednosti dokumenata, Sektora za korištenje arhivske dokumentacije). dokumenta), odsjek za dokumentoslovlje (sastoji ga: sektor za upravljanje dokumentima, sektor standardizacije i upravljanja dokumentacijom), odjel za ekonomsku i tehnološku podršku arhivskog poslovanja (u sastavu: laboratorija za osiguranje sigurnosti arhivske djelatnosti). dokumenata, sektor ekonomije arhiviranja, laboratorija automatizovanih arhivskih tehnologija). Među 88 zaposlenih u Institutu (na dan 01.01.2013.) je 1 dopisni član Ruske akademije nauka, 6 doktora nauka i 30 kandidata nauka.
Zavod je izradio pravila, metode i propise za rad državnih arhiva i arhiva organizacija. Napravljen je niz spiskova dokumenata koji regulišu izbor dokumenata za arhivsku pohranu. Najvažniji pravci istraživačkog rada instituta su rešavanje pitanja teorije i prakse ispitivanja vrednosti dokumenata i nabavke arhivske građe, stvaranje i razvoj sistema naučnog i referentnog aparata i njegovog teorijsko-metodološkog bazu i klasifikaciju arhivskih informacija. Stručnjaci instituta se uspješno bave pitanjima ekonomije arhiviranja, osiguravajući sigurnost arhivskih dokumenata i njihovu upotrebu.
U oblasti upravljanja dokumentima i upravljanja dokumentima instituta sprovode se teorijska istraživanja vezana za proučavanje informacione suštine dokumenta, njegovih svojstava i funkcija, procesa formiranja dokumenata, kao i formiranja dokumentacionih sistema. Sprovode se istraživanja o istoriji kancelarijskog rada i terminologiji upravljanja dokumentima i dokumentacionoj podršci menadžmentu. Primijenjene studije imaju za cilj sumiranje praktičnog iskustva u razvoju i implementaciji tehnologija za rad sa dokumentima, uključujući i elektronske, i sistema za upravljanje elektronskim dokumentima (korporativni informacioni sistemi), razvijajući organizacione osnove za izgradnju sistema za upravljanje dokumentima.
Institut uspešno sarađuje sa Međunarodnom organizacijom za standardizaciju, učestvuje u razvoju najvažnijih međunarodnih standarda za upravljanje dokumentima i iznosi temeljne stavove ruskih stručnjaka za dokumente o upravljanju dokumentima i standardizaciji ove vrste delatnosti svetskim stručnjacima. zajednica.
Problemi naučnoistraživačkog rada instituta posljednjih godina usko su povezani sa promjenama koje se dešavaju u oblasti informacionih tehnologija, sve širim širenjem elektronskih dokumenata i značajnom ekspanzijom upravljanja elektronskim dokumentima. Značajno mjesto zauzima rad u oblasti unapređenja upravljanja dokumentacijom, obezbjeđenja sigurnosti arhivske dokumentacije, razvoja automatizovanih arhivskih tehnologija i funkcionisanja elektronskih arhiva.
Institut ima Industrijski centar za naučne i tehničke informacije o arhiviranju i upravljanju dokumentima (obuhvata: Sektor informacione podrške i održavanja FSU, Sektor inostranih naučnih i tehničkih informacija za arhiviranje i upravljanje dokumentima, Sektor elektronskih izvora naučnih i tehničkih informacija), koja arhivima i drugim zainteresovanim organizacijama pruža informacije iz oblasti upravljanja dokumentima i arhiviranja. Postoji Područni centar za napredne studije iz oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentacijom, koji vrši prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u ovim oblastima. Institut je 2003. godine odlukom Vijeća šefova vlada država članica ZND-a dobio status osnovne organizacije za prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova za arhivistiku, upravljanje dokumentima i dokumentarnu podršku administraciji država članica. Zajednice nezavisnih država.
U akademsko vijeće Instituta nalaze se vodeći stručnjaci iz Federalne arhivske agencije, VNIIDAD-a i drugih organizacija. Postoje postdiplomske studije i disertacijsko vijeće za odbranu disertacija za zvanje doktora i kandidata istorijskih nauka iz specijalnosti: 25.05.02 - dokumentarstvo, dokumentoslovlje, arhivistika.
