Grad: Moskva
Program događanja
VNIIDAD Industrijski centar za napredne studije otvara upis za tečajeve stručna prekvalifikacija te usavršavanje u arhivistici.
Tečajevi profesionalne prekvalifikacije omogućuju vam daljinsko stjecanje potrebnih znanja i vještina za održavanje nove vrste profesionalna djelatnost ili promaknuće profesionalna razina u okviru postojećih kvalifikacija.
Polaznici studija mogu obavljati poslove arhivista, voditelja arhiva, voditelja ureda, nastavnika (na fakultetima, visokim školama), pomoćnika voditelja, referenta za temeljnu djelatnost i dr.
Oblici studija: honorarni i honorarni.
Trajanje studija - 1 godina.
Autori i nastavnici: vodeći stručnjaci VNIIDAD - programeri glavnih regulatornih dokumenata koji su na snazi u Ruskoj Federaciji: zakoni, pravila, GOST-ovi, upute, popisi i autori nastavna sredstva o organizaciji rada s dokumentima u suvremenim uvjetima.
U programu stručne prekvalifikacije u arhivistici:
1. Organizacija arhiviranja u Rusiji
1.1. Pravni temelj organizacije arhiviranja Ruska Federacija. Organi upravljanja arhivima u Rusiji
1.2. Povijest organizacije arhivistike u Rusiji
1.3. Povijest javnih ustanova i javne organizacije Rusija, SSSR, Ruska Federacija - glavni fondotvorci Arhivskog fonda Ruske Federacije
1.4. Moderna kompozicija Arhivski fond Ruske Federacije i njegova klasifikacija
1.5. Mreža i značajke državni arhivi
1.6. Arhivi organizacija, njihove funkcije, prava i nadležnosti
1.7. Organizacija dokumenata unutar arhiva po fondovima, zajedničkim arhivskim fondovima, zbirkama
2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata i nabava arhivskoga gradiva
2.1. Formiranje Arhivskog fonda Ruske Federacije
2.2. Ciljevi i zadaci ispitivanja vrijednosti isprava. Načela, kriteriji, metode vrednovanja dokumenata
2.3. Sustav normativno-metodoloških priručnika za odabir dokumenata
2.4. Postupak provođenja i obrade rezultata ispitivanja vrijednosti isprava
2.5. Ciljevi i zadaci nabave arhivskoga gradiva. Popisi izvora nabave arhivske građe
2.6. Prijam dokumenata u državnom, općinskom arhivu
2.7. Sustav tijela vještačenja
3. Evidentiranje dokumenata u arhivu
3.1. Ciljevi, ciljevi i načela centraliziranog državnog računovodstva arhivskih dokumenata
3.2. Sustav knjigovodstvenih dokumenata arhiva, njihova namjena
3.3. Postupak evidentiranja skladišnih jedinica i dokumenata u arhivu
3.4. Evidentiranje unikatnih i posebno vrijednih dokumenata u arhivu. Obračun fonda osiguranja i fonda korištenja
3.5. Značajke računovodstva u arhivima organizacija
3.6. Implementacija automatiziranih arhivskih tehnologija za evidentiranje arhivskih dokumenata
4. Osiguravanje sigurnosti arhivskih dokumenata
4.1. Uređenje i opremanje državnih arhiva
4.2. Fizikalno-kemijski i biološki čimbenici uništenja arhivskih dokumenata
4.3. Kontrola dostupnosti i fizičko stanje arhivski dokumenti
4.4. Načini posebne obrade dokumenata
4.5. Zaštita arhivske građe od krađe i neovlaštenog pristupa
5. Znanstveni i referentni aparat za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.1. Diferencirani opis osnova je za stvaranje znanstvenog referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.2. Sustav znanstvenog i referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.3. Arhivski inventar – temeljni imenik državnog arhiva
5.4. Arhivski imenici
5.5. Vodiči
5.6. Indeksi (arhivski imenici)
5.7. Pregledi arhivskih fondova i dokumenata
5.8. Automatizirani znanstveno-referentni aparat državnog arhiva
6. Korištenje dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije
6.1. Formiranje jedinstvenog arhivskog i informacijskog prostora
6.2. Svrhe i oblici korištenja dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije
6.3. Organizacija korištenja dokumenata u državnim arhivima
6.4. Vrste informacijskih dokumenata
6.5. Objavljivanje dokumenata državnog arhiva
6.6. Izložbe dokumenata, njihove vrste, namjena i organizacija
6.7. Sastavljanje tematskih zbirki arhivskih dokumenata
6.8. izvršenje zahtjeva
6.9. Davanje dokumenata na proučavanje u čitaonici arhiva
6.10. Organiziranje suradnje s pravnim i fizičkim osobama na korištenju dokumenata državnog arhiva pod ugovornim uvjetima
6.11. Obračun korištenja dokumenata u državnom arhivu
7. Upravljanje u arhivima
7.1. Organizacija rada u državnom arhivu
7.2. Racioniranje poslova u državnom arhivu
7.3. Moderni oblici ekonomska aktivnost državni arhiv
Savezna proračunska ustanova "Sveruski istraživački institut za dokumente i arhive" (u daljnjem tekstu - VNIIDAD), u skladu s Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. lipnja 1992. br. 430, nositelj je prethodno postojećih svih -Savezni istraživački institut za dokumente i arhive, stvoren naredbom Vijeća ministara SSSR-a od 3. veljače 1966. br. 407r.
Sudjelovanje u interakciji sa Federalnim arhivom, znanstvenim i metodološkim vijećima arhivskih ustanova federalnih okruga i zainteresiranim organizacijama u znanstvenom predviđanju razvoja arhivizma, oblikovanju prioriteta znanstveno-tehničke politike arhivske industrije, izboru perspektivnih područja znanstveno istraživanje u području arhivistike i upravljanja dokumentima VNIIDAD objektivno djeluje kao jedan od glavnih integratora arhivske zajednice u zemlji.
1. Organizacija aktivnosti
Kao znanstvena organizacija, VNIIDAD djeluje u skladu sa Saveznim zakonom od 23. kolovoza 1996. br. 127-FZ „O znanosti i državnoj znanstvenoj i tehničkoj politici“.
Prema Povelji, odobrenoj nalogom Federalnog arhiva od 31. svibnja 2011. br. 40, Institut obavlja istraživačku, znanstveno-informacijsku i obrazovnu djelatnost.
Osnivački i naslovni dokumenti VNIIDAD-a (Povelja, Potvrda o registraciji pravne osobe, Potvrda o registraciji kod poreznog tijela itd.) Sastavljaju se na propisani način.
Organizacijska struktura instituta, koja uključuje 7 odjela (4 odjela, laboratorij i 2 centra (uključujući Industrijski centar za napredne studije koji djeluje na temelju samodostatnosti)), u cjelini osigurava rješavanje zadataka koji se postavljaju pred to. Istodobno se čini potrebnim revidirati kadrovsku raspodjelu između ustrojstvenih jedinica, imajući u vidu povećanje broja ljudi koji su izravno uključeni u istraživački rad.
Svi strukturni odjeli imaju odredbe, zaposlenici - opis posla; utvrđena je raspodjela poslova između ravnatelja zavoda i njegovih zamjenika.
Za razvoj znanstvenih tema, kao i za pripremu najozbiljnijih regulatornih i metodoloških dokumenata, prakticira se korištenje takvog fleksibilnog oblika organizacije rada kao što je stvaranje privremenih kreativnih timova, sastav i dužnosti čiji su članovi regulirani. odgovarajućim naredbama.
Uprava i Akademsko vijeće djeluju kao glavna savjetodavna tijela u VNIIDAD-u.
Ravnateljstvo, postupajući na temelju Pravilnika odobrenog Naredbom br. 57 od 19. studenoga 2010. godine, redovito se sastaje 1-2 puta mjesečno i uglavnom obavlja poslove koji su mu dodijeljeni, iako ne postoji plan svog rada predviđen Pravilnika. Ravnateljstvo razmatra pitanja organizacije rada instituta u cjelini i pojedinih strukturnih odjela, financijske i administrativne i gospodarske djelatnosti, kontrolira napredak u ispunjavanju državnog zadatka i državnih ugovora sklopljenih u sklopu provedbe saveznih ciljanih programa, kao kao i rezultate posebno važnog istraživačkog rada.
Znanstveno vijeće (čiji Pravilnik i plan rada nisu dostupni) sastaje se 2-3 puta godišnje i raspravlja o godišnjim rezultatima instituta, pojedinačnim, znanstveno najintenzivnijim rezultatima istraživanja i sl.
Kršeći vlastiti Statut i usprkos višekratnim uputama Federalnog arhiva, Zavod ne formira godišnji plan rada, zbog čega se uglavnom rukovodi državnim zadatkom, ugovorima (ugovorima) o obavljanju poslova i pružanje usluga, kao i planove rada strukturnih odjela.
Izvješća o realizaciji državnog zadatka (tromjesečna i godišnja) pravodobno se dostavljaju Federalnom arhivu.
U svrhu provedbe Dekreta predsjednika Ruske Federacije od 07.05.2012. br. 597 „O mjerama za provedbu državne socijalne politike“, nalogom Federalnog arhiva od 07.07.2014. br. 51 odobren je akcijski plan ( “mapa puta”) “Promjene u društvenim sektorima usmjerene na poboljšanje učinkovitosti znanosti u odnosu na Federalnu arhivsku agenciju podređenu federalnoj proračunska ustanova"Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivistiku" Pokazatelji koje je postavio općenito su ispunjeni, s izuzetkom pokazatelja o razini plaća, što je prvenstveno zbog značajnog nedovoljnog financiranja instituta od strane ruskog Ministarstva obrazovanja i znanosti. U tom smislu, uz kontinuiranu interakciju Federalnog arhiva s Ministarstvom obrazovanja i znanosti Rusije po pitanju izdvajanja dodatnih sredstava za povećanje plaća, institut treba pronaći vlastite mogućnosti za povećanje protoka sredstava iz dohodovno- generiranja aktivnosti, koncentrirati organizacijske, kadrovske i intelektualne napore u tom smjeru.
Informacije o Institutu objavljuju se i redovito ažuriraju na službenoj web stranici državnih i općinskih institucija (http://www.bus.gov.ru), portalu Arhiva Rusije () i vlastitoj službenoj web stranici (http://www .vniidad.ru) .
U razdoblju 2014. - 2016. god proveden je rad na proširenju mogućnosti za učinkovitiju upotrebu web stranice VNIIDAD u aktivnostima instituta kao alata za informiranje i oglašavanje i upoznavanje potencijalnih potrošača sa svojim znanstvenim razvojem i područjima istraživanja u tijeku. Konkretno, u 2016. godini stranica je ponovno nadograđena prelaskom na Joomla 1.5.26 verziju sustava za upravljanje informacijama (CMS).
Relevantni tematski dijelovi stranice pružaju informacijsku potporu glavnim aktivnostima Instituta donoseći potencijalnim potrošačima popis usluga, informacije o novim informacijama koje dolaze u referentni fond, oglašavanje novih publikacija Instituta, informacije o planovima za znanstvena događanja , objavljivanje ažurnih vijesti o upravljanju i arhiviranju dokumenata, programima i rasporedima tečajeva za usavršavanje i prekvalifikaciju kadrova i sl.
2. Osoblje
Iz objektivnih razloga, posljednjih godina, osoblje VNIIDAD-a je smanjeno iu vrijeme revizije iznosilo je 100 ljudi, od kojih je 5 ljudi vanjskih honorarnih radnika, 8 internih. Naime, na platnom popisu zavoda je 59 osoba, od kojih je 37 starijih od 50 godina, uklj. starosna dob za mirovinu - 28. Radno iskustvo u institutu ili arhivima preko 15 godina ima 33 djelatnika.
Visoko obrazovanje imaju 52 osobe, od toga 48% (25 osoba) - povijesno-arhivsku i povijesnu; 9 - dokumentacija; 4 djelatnika imaju dvije visoke stručne spreme. Na institutu rade 4 doktora znanosti i 18 kandidata znanosti.
VNIIDAD Naredba br. 15 od 4. travnja 2016. odobrila je Pravilnik o postupku certifikacije znanstveni radovi nika instituta, ali njihovo atestiranje nije provedeno u posljednje tri godine.
Sa svim radnicima Zavoda sklapaju se ugovori o radu. Dodatni ugovori za njih sastavljaju se po potrebi. Istodobno, u skladu s Programom postupnog poboljšanja sustava nagrađivanja u državnim (općinskim) institucijama za 2012.-2018., odobrenim nalogom Vlade Ruske Federacije od 26. studenog 2012. br. 2190-r , institut nije krenuo s prelaskom na “djelotvorni ugovor”.
Stručno usavršavanje djelatnika odvija se prema planovima koje godišnje odobrava ravnatelj Zavoda. Pokriva sva područja djelovanja instituta, uključujući informacijske tehnologije, računovodstvo i zaštitu od požara. Zaposlenici zavoda prolaze naprednu obuku na Akademiji civilne zaštite Ministarstva za izvanredne situacije, Zavoda za javnu nabavu RANEPA, na temelju OTsPK VNIIDAD.
Zapošljavanje se odvija na tradicionalan način. Oglasi za posao objavljuju se na službenim stranicama Zavoda. Pričuva za više pozicije trenutno je u izradi.
Poduzimaju se mjere po pitanjima antikorupcijske politike. Konkretno, Naredbom broj 6 od 28. siječnja 2015. imenovana je osoba odgovorna za rad na sprječavanju korupcije i drugih kaznenih djela; Naredba br. 9 od 03.02.2015. „Postupak za izvješćivanje zaposlenika VNIIDAD-a o primanju dara u vezi s protokolarnim događajima, poslovnim putovanjima i drugim službenim događajima, isporukom i procjenom dara, prodajom (otkupom) i kreditiranjem prihoda od njegove prodaje ” s prilozima ”; Naredbom br. 36 od 12. listopada 2016. odobren je Pravilnik o sukobu interesa; antikorupcijska politika; Kodeks etike i službenog ponašanja zaposlenika.
Organizacija rada kadrovske službe i organizacija vođenja kadrovskih evidencija uglavnom je u skladu sa zahtjevima zakona, pa tako iu pogledu zaštite osobnih podataka zaposlenika. Prostor kadrovske službe omogućuje vam pružanje posebnih uvjeta za pohranu osobnih zapisa u vatrostalnom sefu, obavljanje razgovora o kadrovskim pitanjima.
Zavod organizira praksu studenata sveučilišta i visokih škola koju godišnje odradi oko 3-5 studenata.
3. Istraživački rad
Udio djelatnika koji su izravno uključeni u istraživački rad iznosi oko 70% stvarnog broja instituta. Zbog nedostatka osoblja, VNIIDAD je ograničen u svojoj sposobnosti razvijanja cijelog niza znanstvenih tema relevantnih za arhivistiku. Konkretno, ispitivanje znanstvenih aktivnosti instituta koje je provela Ruska akademija znanosti, uočavajući potencijal inovativnih projekata za stvaranje bloka metodoloških preporuka u području kao što su elektronički dokumenti, elektroničke arhive, digitalizacija dokumenata, navodi da "ovaj smjer nije vodeći u aktivnostima organizacije."
Znanstveni rad odvija se u skladu s godišnjim planovima istraživačko-razvojnih radova koji se provode na temelju državnog zadatka (u daljnjem tekstu: Plan istraživanja i razvoja), kao i na temama koje planira Federalna arhivska agencija u sklopu provedba saveznog ciljanog programa "Kultura Rusije".
Tijekom protekle tri godine Institut je završio više od 60 znanstvenih razvoja, od kojih je većina (67%) informativno-analitičke prirode. Udio radova normativnog i metodološkog karaktera iznosi 19,6%, odnosno 14,7%. Analiza dinamike ukazuje na smanjenje broja završenih znanstvenih radova: 39 - u 2014. godini, 14 - u 2015. godini, 17 - u 2016. godini.
Ukupno za 2014. - 2016. god. Zaposlenici Instituta objavili su šest monografija, dvije referentne i bibliografske publikacije i dvadeset i tri članka u publikacijama koje su uključene u Popis publikacija koje preporučuje Visoko povjerenstvo za ovjeru Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije. Ukupno objavljeni (uključujući deponirani) radovi zaposlenika VNIIDAD-a za 2014.-2016. iznosili su 290 naslova.
U posljednje tri godine Ruski indeks znanstvenih citata (RSCI) zabilježio je 75 publikacija zaposlenika instituta. VNIIDAD ima prilično čvrst Hirschov indeks (h-indeks) - 6; i dobar i-Index - 5.
U pravilu se rezultati znanstvenih istraživanja VNIIDAD-a prihvaćaju bez značajnih komentara ili nakon manje revizije, uzimajući u obzir ono što je rečeno tijekom rasprava na sastancima savjetodavnih tijela Federalnog arhiva (odbori, komisije za istraživanje i metodički rad itd.) komentari. Istodobno, unatoč činjenici da istraživački rad, čiji su rezultat metodički priručnici, institut provodi uredno i na propisan način, njihova je provedba ponekad otežana zbog nedovoljno uske povezanosti s praktični rad arhivske ustanove.
Državnu registraciju znanstvenoistraživačkih radova provodi Institut prema utvrđenom postupku. VNIIDAD godišnje dostavlja materijale za izvješćivanje Federalnom sustavu za praćenje učinka znanstvene organizacije obavljanje istraživačko-razvojnih i tehnoloških poslova.
Izvješća o istraživanju i razvoju koje provodi VNIIDAD nisu uvijek u potpunosti u skladu sa zahtjevima za njihovu strukturu i prezentaciju GOST 7.32-2001 „Izvješće o istraživanju. Struktura i pravila upisa” (nisu obuhvaćeni relevantnost i predmeti istraživanja, metodologija i metode rada, značaj i sl.).
No, glavni problem organizacije istraživačkog rada je primjetan i stalan pad njegova ljudski resursi kako kvantitativno tako i kvalitativno. Usporedna analiza rezultata istraživačkih aktivnosti pokazala je da je u 2014.-2016. specijalisti koji su iz raznih razloga otišli u posljednje tri godine objavili su 204 rada (ne računajući skupne studije i tri zbornika materijala skupova „Dokumentacija u informacijskom društvu“), a samo 86 djelatnika koji nastavljaju raditi. tempo: ako su u 2015. objavio 33 rada, u 2016. njihov broj smanjen je na 25.
Na ovaj način, kreativni potencijal znanstveno osoblje VNIIDAD se u cjelini ne provodi u dovoljnoj mjeri, a za oko polovicu zaposlenika ostaje neotkriven u obliku znanstvenih publikacija, što drastično umanjuje ukupnu ocjenu rada Instituta.
4. Znanstvena i informacijska djelatnost
Znanstvene i informacijske usluge za arhive, pravne i fizičke osobe specijaliziranih regulatornih i znanstvena i metodička literatura VNIIDAD provodi preko Industrijskog centra za znanstveno-tehničke informacije o arhivistici i dokumentarstvu (u daljnjem tekstu OTSNTI), koji godišnje u prosjeku ispuni više od 600 zahtjeva za informacijama pravnih i fizičkih osoba.
Referalno-informacijski fond (CIF) OCNTI-ja broji oko 54,0 tisuće objavljenih i neobjavljenih radova, koji se godišnje u prosjeku povećava za 500 pristiglih radova. Za potrebe računovodstva i korištenja sastavljaju se i vode u tradicionalni oblik periodično se objavljuju referentno-informativni kartoni, te popisi novopridošlih. Elektronička verzija kataloga objavljena na web stranici VNIIDAD sadrži 42 000 bibliografskih opisa građe SIF-a.
Zbog slabe tehničke i programske opremljenosti zavoda (nedostatak visokoučinkovitih skenera, računalnih programa za optičko prepoznavanje teksta i uređivanje PDF datoteka, uređivača fotografija), proces izravnog prevođenja materijala SIF-a u elektronički oblik prilično je spor, a izrađeni elektronički izvor nije slobodno dostupan na web stranici instituta.
5. Obrazovne aktivnosti
Posjedovanje trajne dozvole za vježbanje obrazovne aktivnosti AAA broj 000821, reg. br. 0809, koji je izdao Rosobrnadzor 09.03.2011., Institut ga provodi u okviru poslijediplomskih programa osposobljavanja znanstvenog i nastavnog osoblja, kao i dodatnih stručnih programa i programa stručnog osposobljavanja.
U skladu s odlukom Vijeća šefova vlada ZND-a od 18. rujna 2003., VNIIDAD ima status temeljne organizacije za prekvalifikaciju i usavršavanje osoblja u arhiviranju, upravljanju dokumentima i dokumentarnoj podršci za administraciju ZND-a. država članica, a koji se provodi kroz aktivnosti Industrijskog centra za napredne studije arhivistike i dokumentacijske podrške menadžmentu (u daljnjem tekstu - OCPC).
Zavod provodi poslijediplomsku izobrazbu iz specijalnosti 05.25.02 - Dokumentalistika, dokumentologija, arhivistika. Međutim, u suprotnosti s Postupkom organizacije i provedbe odgojno-obrazovnih aktivnosti na obrazovnim programima više obrazovanje- programi za obuku znanstvenog i pedagoškog osoblja u diplomskoj školi (adjunktura), odobreni nalogom Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije od 19. studenog 2013. br. 1259, odgovarajući obrazovni program VNIIDAD-a nije prošao državnu akreditaciju.
Trenutno na diplomskom studiju studiraju tri osobe puno vrijeme obuka (uključujući jednu - na plaćenoj osnovi) i jedna osoba na dopisnoj osnovi. U 2015. - 2016. god nema upisa na poslijediplomski studij.
Zbog nemogućnosti da se osigura funkcioniranje disertacijskog vijeća u skladu sa zahtjevima naloga Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije od 12. prosinca 2011. br. 2817 „O odobrenju Pravilnika o Vijeću za obranu disertacije stupanj Kandidat znanosti, za stupanj doktora znanosti” i odsutnost s instituta potreban iznos Doktori znanosti, rad disertacijskog vijeća je prekinut (naredba Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije od 7. srpnja 2015. br. 729 / NK), što, međutim, nije dovoljno opravdanje za nedostatak disertacija koje su pripremili instituta, budući da su se diplomanti poslijediplomskog studija mogli braniti u disertacijskom vijeću RSUH-a.
OCPC provodi stručnu prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova za arhivistiku i upravljanje dokumentacijom na ugovornoj osnovi s pravnim i fizičkim osobama. Osposobljavanje u OCTC-u provodi se u redovnim, izvanrednim i izvanrednim oblicima u glavnim područjima stručne prekvalifikacije, usavršavanja u kratkoročnom i dugoročnom formatu, a također u nekim slučajevima - kao dio individualne prakse .
Rad OCTC-a izgrađen je na temelju tematskih planova obrazovnih aktivnosti i rasporeda izvođenja tečajeva. Za koordinaciju rada OCPC-a, a metodološki savjet, čije su funkcije koordinacija tematskih planova i programa, rasporeda nastave, popisa objavljene nastavne i metodičke literature, kontrola kvalitete nastavnih planova i programa te optimalna metodologija zapošljavanja studenata. Trenutačno je sastav vijeća potrebno bitno ažurirati zbog razrješenja većine njegovih članova.
Osim vodećih stručnjaka VNIIDAD-a, u obrazovni proces uključeni su i najkvalificiraniji djelatnici državnih arhiva, programeri programskih proizvoda u području informacijske i dokumentacijske potpore za upravljanje i arhiviranje, nastavnici specijaliziranih visokoškolskih ustanova, iako ovaj praksa nije osobito uobičajena zbog nedostatka dovoljnih financijskih sredstava da ih Institut uključi u obuku.
U posljednje tri godine OCTC je obučavao više od 2,5 tisuća ljudi, uklj. značajan broj arhivista iz ZND-a i zemalja EURASIC-a (Kazahstan, Tadžikistan, Mongolija, Vijetnam i dr.).
Glavni nedostatak obrazovnih aktivnosti VNIIDAD-a je nedostatak državne akreditacije obrazovni programi stručne prekvalifikacije i usavršavanja. Iako to nije formalno potrebno za takve institucije, ipak smanjuje konkurentske prednosti VNIIDAD-a u usporedbi s visokoškolskim ustanovama koje imaju državnu akreditaciju i aktivno šire praksu provedbe programa dodatno obrazovanje, što bi u budućnosti moglo dovesti do istiskivanja VNIIDAD-a s tržišta za pružanje obrazovnih usluga u području osposobljavanja stručnjaka za dokumente i arhivista, budući da u nedostatku akreditacije ne može izdavati diplome i državno priznate potvrde nakon završetka osposobljavanja .
Nedostatak aktivne profesionalne interakcije između instituta i visokoškolskih ustanova s jednim profilom ne doprinosi obrazovnim aktivnostima.
6. Međunarodna suradnja
Međunarodni odnosi Instituta usmjereni su na unaprjeđenje kvalitete znanstvene djelatnosti temeljene na suradnji s međunarodnom arhivskom zajednicom kroz razvoj zajedničkih programa, korištenje arhivskih i arhivskih inovacija i informacijskih tehnologija, sudjelovanje u međunarodnim znanstvenim projektima te znanstvenu mobilnost znanstvenici.
Donedavno su se najplodonosniji profesionalni odnosi razvijali u okviru sporazuma između VNIIDAD-a, Bjeloruskog istraživačkog instituta za dokumentologiju i arhivistiku i Ukrajinskog istraživačkog instituta za arhivistiku i dokumentologiju. Međutim, nakon dobro poznatih događaja, kontakti s ukrajinskom stranom su zamrznuti, dok se odnosi s bjeloruskim kolegama i dalje razvijaju prilično aktivno. VNIIDAD je stalni sudionik zajedničkih znanstvenih događanja koja se provode u okviru Plana zajedničko djelovanje Savezna arhivska agencija i Odjel za arhive i upravljanje dokumentima Ministarstva pravosuđa Republike Bjelorusije za 2014.-2016.
Važno područje međunarodnog djelovanja Instituta je sudjelovanje u radu Međunarodnog arhivskog vijeća i njegovog Euro-azijskog regionalnog ogranka (EURASICA). Predstavnici VNIIDAD-a sudjelovali su na većini nedavnih međunarodnih arhivskih kongresa i na gotovo svim događanjima EURASIC-a. Ovdje treba istaknuti godišnju organizaciju pod pokroviteljstvom EURASIK-a i Rosarhiva međunarodne konferencije„Dokumentacija u informacijskom društvu“.
Korisno je i sudjelovanje VNIIDAD-a u aktivnostima Međunarodnog instituta za arhivistiku u Trstu i Mariboru, kao jednog od autoritativnih foruma stručnjaka na području arhivistike.
Od 2016. VNIIDAD je partner međunarodnog projekta InterPARES Trust i dio je njegove europske grupe.
7. Logistika i financijska potpora
VNIIDAD nema nekretnina u svojoj bilanci. Temeljem ugovora o besplatnom korištenju prostora i imovine od 11. siječnja 2011. godine broj BP 3/11 koristi radni prostor ukupne površine 1731,7 m2. metara u zgradi Ruskog državnog arhiva znanstvene i tehničke dokumentacije na adresi: Profsoyuznaya st., 82.
Opremljenost zaposlenika računalnom opremom je 85% (50 radnih stanica od kojih je 8 jedinica starije od 8 godina).
Financiranje VNIIDAD-a, kao savezne proračunske institucije, provodi se na račun:
savezni proračun, dodijeljen u obliku subvencije za provedbu državne zadaće utvrđene godišnje;
savezni ciljni program "Kultura Rusije", primljen na konkurentnoj osnovi;
od dohodovnih djelatnosti.
Dinamika omjera proračunskih i izvanproračunskih sredstava u posljednje tri godine ukazuje na smanjenje izvanproračunskih prihoda, kako u apsolutnom iznosu, tako iu udjelima u odnosu na proračunsku komponentu. Pritom je proračunsko financiranje u apsolutnom iznosu ostalo gotovo nepromijenjeno u tom razdoblju:
Pritom treba posebno istaknuti da znanstvena djelatnost Zavod provodi isključivo na račun proračunskih sredstava u okviru provedbe državnih zadataka i državnih ugovora u okviru Saveznog ciljanog programa "Kultura Rusije". Za razdoblje 2014. - 2016. god VNIIDAD nije proveo niti jedan istraživački projekt koji su naručile nevladine organizacije ili uz sudjelovanje bespovratnih sredstava.
Sredstva dodijeljena za razvoj instituta, uklj. za materijalnu i tehničku opremu, čine relativno mali dio njegovih izvanproračunskih prihoda: u 2014. - 814.616,0 rubalja. (6,8% izvanproračunskih prihoda), u 2015. godini - 1.080.855,0 rubalja. (10,4%), 2016. - 1 128 901,0 RUB (7,6%).
U 2014.-2016 nije dopušteno nenamjensko (neučinkovito) trošenje proračunskih sredstava zavoda. Procedura trošenja sredstava na službenim putovanjima se poštuje.
Proračunsko računovodstvo prihoda i rashoda provodi se u skladu s radnim planom računa proračunskog računovodstva. Provjerom ispravnosti pripreme VNIIDAD-a "Izvješće o provedbi plana financijskih i gospodarskih aktivnosti institucije" za 2016. godinu i drugih proračunskih izvješća otkriveno je niz kršenja. Izvješća se podnose u suprotnosti s utvrđenim rokovima, što dovodi do kašnjenja u dostavi konsolidiranih izvješća Rosarhiva Saveznoj riznici
U svrhu racionalizacije izvanproračunskih aktivnosti izrađeni su standardni obrasci ugovora o pružanju plaćenih obrazovnih usluga (dopisni tečajevi, izvanredni tečajevi, kratkoročni redovni tečajevi s pravnim/fizičkim osobama), ugovori o pružanju usluga za naknada (za privlačenje nastavnika na tečajeve usavršavanja za predavanja, kontrolu provjere i druge radove itd.), ugovori o pružanju plaćenih usluga za pripremu i pružanje informativnih materijala (za OCNTI).
Popis novca, zaliha, dugotrajne imovine i financijskih obveza nije proveden u 2016. godini.
Nasumičnim nadzorom pravilnosti utvrđivanja službenih plaća i njihovog obračuna za 2016. godinu nisu utvrđene povrede. U revidiranom razdoblju, potpunost i pravovremenost odraza financijsko-ekonomskih transakcija na plaće, obračun i uplata premija osiguranja u proračunskim računovodstvenim registrima, nisu utvrđene povrede.
Plaćanje se vrši prema ugovoru o radu i rasporedu radnog vremena.
Primjena
na potvrdu o rezultatima sveobuhvatne provjere
FBU "Sve-rusko istraživanje
Zavod za dokumentaciju i arhivistiku"
Preporuke za poboljšanje aktivnosti VNIIDAD-a
Izraditi dugoročni plan (koncept ili program) razvoja zavoda;
pristupiti izradi godišnjih planova rada Zavoda;
optimizirati broj strukturnih jedinica koje nisu izravno uključene u istraživački rad i/ili obrazovne aktivnosti;
provoditi atestiranje istraživača koji imaju manje od četiri objavljena rada u 2014.-2016.
vratiti vojnu evidenciju u skladu s Pravilnikom o vojnoj evidenciji;
organizirati rad na formiranju kadrovske rezerve;
osigurati vođenje kadrovskih evidencija u skladu s važećim zakonom;
proširiti praksu stvaranja privremenih kreativnih timova za provedbu istraživačkih projekata, uključujući uključivanje stručnjaka iz znanstvenih i obrazovnih organizacija;
osigurati prethodno razmatranje svih, bez iznimke, rezultata znanstvenih istraživanja od strane posebno osnovanog savjetodavnog tijela ( stručno vijeće, stručni dio Znanstvenog vijeća i dr.);
osigurati u bez greške uključivanje u razvojni ciklus metodičkih priručnika, njihova eksperimentalna implementacija;
aktivirati postavljanje znanstvenih publikacija u publikacije indeksirane u Web of Science i Scopus;
razmotriti pitanje provođenja državne (ili barem javne) akreditacije VNIIDAD obrazovnih programa u području stručne prekvalifikacije i usavršavanja stručnjaka;
produbljivati suradnju u području obrazovne djelatnosti s visokim učilištima koja obrazuju kadrove u području upravljanja dokumentacijom i arhivistike;
izvršiti modernizaciju internetske stranice, uključujući izradu mape stranice, instaliranje funkcije pretraživanja stranice; odjeljak s kontaktima treba dopuniti podacima o voditeljima strukturnih odjela, navodeći telefonske brojeve i adrese e-pošte; stvoriti rubriku "Objavljeni radovi VNIIDAD"; proširiti broj partnerskih stranica;
povećati broj prijevoda zavodskih radova na strane jezike; izraditi englesku verziju web stranice Zavoda;
razmatrati pitanje članstva Zavoda u Međunarodnom arhivskom vijeću u kategoriji “C”;
intenzivirati rad na iznalaženju izvora dodatnog financiranja, kako traženjem naloga za izradu znanstvenih tema, tako i komercijalizacijom rezultata vlastitog istraživanja;
poduzeti mjere za racionalizaciju ugovornog rada, uključujući razvoj i odobravanje dokumenata koji reguliraju postupak za dogovaranje, potpisivanje i izvršenje sporazuma (državni ugovori);
osigurava poštivanje zahtjeva zakona u pogledu registracije i rokova za podnošenje proračunskih izvješća, kao i izdavanje/primanje sredstava iz blagajne ustanove;
ažurirati naredbu o računovodstvenoj politici;
provodi popis sredstava, inventara, dugotrajne imovine i financijskih obveza zavoda.
V.F. Yankovaya, dr. sc. n., zamjenik. Ravnatelj VNIIDAD-a
Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivistiku (VNIIDAD) u posljednjih godina opetovano obavljen posao vezan uz proučavanje elektroničkih dokumenata, razvoj regulatornih i metodoloških osnova za organizaciju rada s elektroničkim dokumentima u uredskom poslovanju i organiziranje njihove arhivske pohrane.
Još 2005. godine objavljen je znanstveni i metodološki priručnik M. V. Larina i O. V. Ryskova „Elektronički dokumenti u upravljanju” u kojem se razmatra priroda elektroničkog dokumenta, iskustvo regulatornog reguliranja rada s elektroničkim dokumentima i iskustvo korištenja automatizirani sustavi bili su sažeto upravljanje dokumentima.
Među najznačajnije istraživačke radove Zavoda u prethodnom razdoblju treba ubrojiti izradu regulatornih, metodoloških i tehnoloških temelja za stvaranje, čuvanje i korištenje arhivskih elektroničkih informacijskih izvora – tema koja se provodi prema federalnom ciljni program"Elektronička Rusija" 2007–2008 Cilj rada bio je izraditi standardni normativni i softver model sustava za vođenje elektroničke arhive tijela javne vlasti. Uz ovaj rad, institut je 2007.-2008. nacionalne norme izrađene su na temelju ISO normi:
GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi";
GOST R ISO 23081-1-2008 „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente.
Zapravo, standardi se odnose na upravljanje elektroničkim dokumentima i sadrže zahtjeve za sustave upravljanja dokumentima, procese upravljanja, elektroničke dokumente i njihove metapodatke.
Godine 2009. Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 odobrila je pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima, u čiju je pripremu projekta VNIIDAD bio izravno uključen.
Pravila su razvijena u skladu sa Saveznim zakonom od 27. srpnja 2006. "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" (članak 11.) i postala su prvi regulatorni dokument koji je postavio osnovna načela za organizaciju rada s elektroničkim dokumentima u uredu rad tijela javne vlasti (odjeljak VI. "Osobitosti rada s elektroničkim dokumentima").
Trenutno su Pravila jedini normativni dokument koji utvrđuje opće zahtjeve za organizaciju rada s elektroničkim dokumentima u uredskom poslovanju saveznih izvršnih tijela. Prilikom izrade odjeljka VI. Pravilnika formulirano je i provedeno važno metodološko načelo prema kojemu je organizacija rada s dokumentima na papirnati primjerak i elektroničkih dokumenata kako u uredskom poslovanju tako iu arhivu, temelji se na jedinstvenoj metodologiji, ali različitim tehnologijama.
Najvažnije odredbe Pravilnika, koje su metodološke naravi, uključuju sljedeće odredbe:
- elektronički dokumenti se izrađuju, obrađuju i pohranjuju u sustavu upravljanja elektroničkim dokumentima saveznog tijela izvršne vlasti;
- elektronički digitalni potpisi koriste se za potpisivanje elektroničkih dokumenata saveznog tijela izvršne vlasti ovjerena na propisani način;
- za evidentiranje i pretraživanje dokumenata u sustavu upravljanja elektroničkim dokumentima federalnog tijela izvršne vlasti koriste se obvezni podaci o dokumentima (popis obveznih podataka o dokumentima uključenim u EDMS dat je u prilogu Pravilnika), te dodatne informacije o dokumentima koji se mogu koristiti;
- prilikom prijenosa primljenih elektroničkih dokumenata na razmatranje čelniku saveznog izvršnog tijela, slanja elektroničkih dokumenata strukturnim odjelima i odgovornim izvršiteljima federalnog izvršnog tijela, slanja elektroničkih dokumenata i pohranjivanja elektroničkih dokumenata, njihovi registracijski podaci se prenose (pohranjuju) zajedno s elektronički dokumenti;
- prijem i otpremu elektroničkih dokumenata provodi služba za vođenje evidencije saveznog tijela izvršne vlasti;
- izvršeni elektronički dokumenti sistematiziraju se u predmete u skladu s nomenklaturom predmeta saveznog izvršnog tijela; prilikom sastavljanja nomenklature predmeta naznačeno je da se predmet vodi u elektroničkom obliku (uvjeti čuvanja elektroničkih dokumenata odgovaraju uvjetima utvrđenim za slične dokumente na papiru).
Od 2009. godine do danas Institut, u okviru Saveznog ciljanog programa "Kultura Rusije", godišnje prati tijek rada u federalnim izvršnim tijelima. U sklopu ovog rada prikupljaju se i analiziraju podaci o dinamici obima cirkulacije dokumenata u tijelima državne uprave, kao i promjene u kvalitativnim parametrima cirkulacije dokumenata: sastav dokumenata (na papiru i elektronički dokumenti), korištenje elektroničkog potpisa identificiraju se i proučavaju problemi prelaska na bespapirni promet dokumenata.međuresorne elektroničke interakcije, kao i problemi vezani uz korištenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.
Konkretno, podaci dobiveni 2013. (za 2012.) pokazuju da je po prvi put tijekom cijelog razdoblja promatranja došlo do smanjenja broja dokumenata na papiru, dobivenih uglavnom zbog interakcije saveznih izvršnih tijela s višim tijelima ( Predsjednička administracija Ruske Federacije, aparat Vlade Ruske Federacije) i interakcija središnjih ureda federalnih izvršnih tijela s njihovim teritorijalnim jedinicama u sastavnim entitetima Ruske Federacije. Istodobno, postoji značajan porast količine elektroničkih dokumenata koji se prenose putem sustava MEDO u interakciji saveznih tijela s podređenim jedinicama u sastavnim entitetima Ruske Federacije i u organizaciji unutarnjih aktivnosti. Od 63 federalna izvršna tijela čiji su podaci korišteni u studiji, njih 17 u potpunosti je prešlo na bespapirno upravljanje dokumentima u internim poslovima, čime je eliminirana interna korespondencija u obliku papirnatih dokumenata. Tako su elektronički dokumenti već postali značajan faktor koji utječe na smanjenje količine papirnate dokumentacije.
Značajan za Zavod i važan za sve stručnjake iz područja uredskog poslovanja i arhivistike je rječnik pojmova „Upravljanje dokumentima“ koji je izradio Zavod. i nacrt GOST R 7…. „Sustav standarda o informaciji, knjižničarstvu i izdavaštvu. Uredski poslovi i arhiviranje. Pojmovi i definicije”, koji odobrava Rosstandart. Oba dokumenta sadrže terminologiju iz područja upravljanja dokumentima, uključujući i onu koja odražava procese upravljanja elektroničkim dokumentima. To su pojmovi poput elektronički dokument, metapodaci, konverzija, migracija, format datoteke, upravljanje elektroničkim dokumentima i dr. Za razliku od standarda koji uključuje samo osnovno nazivlje predmetnog područja, rječnik sadrži glavni korpus pojmova koje stručnjaci aktivno koriste.
Godine 2007., naredbom Ministarstva kulture Rusije od 18. siječnja 2007. br. 19, donesena su Pravila za organizaciju pohrane, nabave, računovodstva i korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državi i općinski arhivi, muzeji i knjižnice, organizacije Ruska akademija znanosti, koje su postale normativni temelj djelatnosti državnih i općinskih arhiva.
Arhivi organizacija još uvijek nemaju regulatorni dokument koji određuje postupak pohranjivanja dokumenata i postupak prijenosa dokumenata na trajno čuvanje u državne i općinske arhive. Iz tog razloga je 2010.-2012. VNIIDAD je pripremio nacrt pravila za organizaciju pohrane, nabave, računovodstva i korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim tijelima, lokalnim samoupravama i organizacijama. U 2013. godini nacrt ovog dokumenta je dovršen, uzimajući u obzir komentare arhivskih institucija Ruske Federacije. Pretpostavlja se da će nakon finalizacije projekta, uzimajući u obzir one pripremljene 2012.-2013. preporuke o organiziranju pohranjivanja elektroničkih dokumenata u arhivama organizacija, o kojima će biti riječi u nastavku, ova će pravila biti dostavljena na odobrenje Ministarstvu kulture Rusije.
Rezultat rada VNIIDAD-a 20012–2013. su nacrti dva dokumenta:
preporuke o nabavi, računovodstvu i organizaciji pohrane elektroničkih arhivskih dokumenata u arhivima organizacija;
preporuke o nabavi, knjigovodstvu i organizaciji pohrane elektroničkih arhivskih dokumenata u državnim i općinskim arhivima.
Svrha izrade preporuka je stvaranje jedinstvene metodološke i metodološki okvir organizacija rada s arhivskim elektroničkim dokumentima u arhivima tijela državne vlasti, jedinice lokalne samouprave, državnih i nevladinih organizacija te u državnim i općinskim arhivima, uključujući organizaciju pohrane, nabave i knjigovodstva elektroničkih dokumenata, na temelju zahtjeva ruskog zakonodavstva u području arhiviranja, uzimajući u obzir trendove u razvoju informacijskih tehnologija u kontekstu prijelaza na međuresornu elektroničku interakciju.
Preporuke se odnose na administrativne elektroničke dokumente koji se izrađuju, obrađuju i pohranjuju u informacijskim sustavima organizacije, podliježu pohranjivanju u arhivu organizacije na način i u rokovima utvrđenim za slične dokumente na papiru, kao i na elektroničke dokumente za predati na čuvanje državnim tijelima.(općinski) arhiv.
Preporuke su izrađene uzimajući u obzir odredbe Saveznog zakona od 22. listopada 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“, Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 i drugih regulatornih pravnih akata u području informacija, dokumentacije, arhiva.
Pri izradi preporuka uzete su u obzir odredbe nacionalnih standarda Ruske Federacije i standardi Međunarodne organizacije za normizaciju (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007. Sustav standarda o informaciji, knjižničarstvu i izdavaštvu. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi.
GOST R ISO 23081-1-2008. Sustav standarda o informaciji, knjižničarstvu i izdavaštvu. Upravljanje dokumentima. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente.
GOST R 53898-2010. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima. Interakcija sustava za upravljanje dokumentima. Zahtjevi za e-poštu.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima. Upravljanje dokumentacijom. Podaci pohranjeni elektronički. Preporuke za osiguranje pouzdanosti i pouzdanosti.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Osiguravanje dugoročnog čuvanja elektroničkih dokumenata.
ISO 19005-1:2005. Upravljanje dokumentacijom. Format datoteke elektroničkog dokumenta za dugoročno čuvanje. Upravljanje dokumentima - Format datoteke elektroničkog dokumenta za dugoročno čuvanje - 1. dio: Upotreba PDF-a 1.4 (PDF/A-1).
U nacrtu preporuka predlažu se dva pristupa organiziranju prijenosa i pohrane arhivskih elektroničkih dokumenata u arhivima organizacija, državnih i općinskih arhiva: prijenos i pohrana elektroničkih dokumenata na fizički odvojene materijalne medije i prijenos elektroničkih dokumenata informacijskim i telekomunikacijskim kanalima. s naknadnim pohranjivanjem na arhivske poslužitelje organizacije, državni (općinski) arhiv.
Značajka arhivske pohrane elektroničkih dokumenata je da se u arhivu organizacije, državnom ili općinskom arhivu, elektronički dokumenti pohranjuju u dva istovjetna primjerka, koji se u preporukama nazivaju glavnim i radnim primjerkom. Glavna instanca je referentna instanca i koristi se u iznimnim slučajevima, na primjer, za stvaranje radne instance koja će zamijeniti neuspješnu instancu. Radnik je, kao što mu i samo ime kaže, primjerak koji se koristi u arhivu u svim slučajevima kada je potrebno umnožiti elektronički dokument ili izraditi preslike elektroničkog dokumenta radi dostavljanja korisnicima.
Preporuke predviđaju da se elektronički dokumenti prilikom pripreme za pohranu u arhivu organizacije pretvore u PDF/A-1 format arhivske pohrane, nakon čega se formiraju spremnici elektroničkih dokumenata.
Spremnik elektroničkih dokumenata je komprimirana mapa (zip arhiva) koja uključuje:
elektronički dokument u PDF/A-1 formatu;
metapodaci dokumenta u XML formatu;
datoteka(e) odvojenih elektroničkih potpisa.
Budući da će elektronički potpisi u trenutku prijenosa elektroničkih dokumenata na pohranu u arhivu organizacije, a nakon navedenog vremena - u državni ili općinski arhiv, biti nevažeći i neće moći osigurati cjelovitost dokumenta, preporuke sugeriraju korištenje tehnologije hash kodiranja za izračunavanje kontrolne sume spremnika elektroničkog dokumenta.
Preporuke također predviđaju da u slučaju promjene softverskog i hardverskog okruženja te zastarjelosti računalnih formata, oštećenja medija, arhiv organizacije (državni ili općinski arhiv) radi na pretvaranju elektroničkih dokumenata u nove formate i / ili migrirati na nove medije.
Osim toga, odjeljci preporuka sadrže odredbe o organizaciji pohrane elektroničkih dokumenata u arhivu, osiguravanju sigurnosti elektroničkih dokumenata pohranjenih u arhivu, evidentiranju i korištenju elektroničkih dokumenata, kao i o postupku prijenosa dokumenata iz arhiva organizacije državnom ili općinskom arhivu. Važno je da arhivi koji pohranjuju elektroničke dokumente moraju imati odgovarajuću opremu i softver za obavljanje potrebnih poslova: provjeru ponovljivosti elektroničkih dokumenata, konverziju i migraciju, kopiranje elektroničkih dokumenata itd., kao i arhiviste s posebnom izobrazbom u polje informacijskih tehnologija.
Još jedna tema koju je Institut završio u 2013. bila je tema „Arhivistički i dokumentacijski funkcionalni zahtjevi za informacijske sustave koji osiguravaju elektroničko upravljanje dokumentima u procesu internih aktivnosti saveznih izvršnih tijela“. Poznato je da trenutno na tržištu softverskih proizvoda za uredski rad postoji nekoliko desetaka različitih sustava koji omogućuju elektroničko upravljanje dokumentima; razni sustavi koriste se i u federalnim tijelima izvršne vlasti. Zahtjevi za informacijske sustave elektroničkog upravljanja dokumentima saveznih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sustava, odobrenih naredbom Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije od 2. rujna, 2011. br. 221, u odjeljku II „Opis procesa dokumentacijske podrške za upravljanje u EDMS savezne izvršne vlasti » sadrže daleko od Potpuni opis zahtjeve za funkcionalnost sustava, izostavljajući zahtjeve za sastav metapodataka dokumenata potrebnih za upravljanje autentičnim, cjelovitim, pouzdanim i uporabljivim dokumentima kroz njihov životni ciklus u uredskom radu i u fazi arhivskog čuvanja (iz arhive organizacija državnom ili općinskom arhivu).
Kao rezultat implementacije ove teme, dan je opis glavnih procesa upravljanja dokumentima u EDMS-u unutar životnog ciklusa dokumenata, formulirani su opći principi i zahtjevi za EDMS, te je dana klasifikacijska shema i organizacija predmeta. , zahtjevi za aplikacijske funkcije EDMS-a, zahtjevi za informacijsku potporu EDMS-a. , zahtjevi za korištenje elektroničkog potpisa, za pronalaženje informacija i prezentaciju informacija i izvješćivanje, zahtjevi za kontrolu informacija u EDMS-u, za organizacija pohrane informacija u EDMS, za administraciju i upravljanje ovlastima u EDMS, zahtjevi za funkcioniranje EDMS, za uzor i obuku korisnika.
U posebnom prilogu izvješća o temi dan je opis sastava polja obrazaca za unos (registracijske i kontrolne kartice dokumenata, kartice klasifikatora i priručnika koji su dio sustava koji se projektira), koji osiguravaju identifikaciju različitih grupa dokumenata i upravljanje njima kroz životni ciklus dokumenata u EDMS, funkcionalnu dodjelu informacija o dokumentima uključenim u EDMS. Kod opisa polja obrazaca za unos, dokument je moguće integrirati u informacijski sustav arhiva organizacije, a potom i u informacijski sustav državnog ili općinskog arhiva, ako je dokument predmet trajnog čuvanja u odgovarajućem arhiva.
VNIIDAD već niz godina surađuje s programerima softvera za uredski rad i arhive, posebno s AltSoft CJSC (St. Petersburg) i AS-Archive LLC (Moskva), čiji su stručnjaci uključeni u istraživačke radove.
Osim toga, 2013. VNIIDAD je zajedno s AS-Archivom pokrenuo projekt stvaranja kompleksa informacijskih sustava koji osiguravaju upravljanje elektroničkim dokumentima tijekom aktivnosti VNIIDAD-a i pohranjivanje arhivskih elektroničkih dokumenata (na temelju arhive VNIIDAD-a ).
Kao rezultat proučavanja suvremenih pristupa vođenju, klasificiranju i pohrani dokumenata u elektroničkom obliku, koncept kreiranja digitalna pohrana elektronički dokumenti (TSKED) kao organizacijska i pravna struktura formirana u cilju stvaranja zajednički prostor pravno značajnih elektroničkih dokumenata, uključujući njihov fizički smještaj i osiguravanje nepromjenjivosti, sigurnosti, dostupnosti u okviru odobrene sigurnosne politike.
Trenutno su utvrđeni zahtjevi za funkcionalnost kompleksa automatiziranih informacijskih sustava, izvršena je tehnička i ekonomska procjena tehničkih sredstava, formiran je softverski i hardverski kompleks za provedbu funkcioniranja automatiziranih sustava, zajednički razvoj provedeni su u glavnim pravcima i zadacima implementacije EDMS-a i arhive organizacije.
U sklopu zajedničkog rada planira se puštanje u rad automatiziranih sustava za organiziranje zajedničkog rada na nacrtima upravljačkih dokumenata i dokumenata nastalih tijekom istraživačkog rada; organizacija obrazovnog i obrazovno-metodičkog rada u sustavu dodatnog obrazovanja i usavršavanja; organizacija informatičkog rada; organiziranje rada web stranice zavoda.
Larin M.V. Elektronički dokumenti u menadžmentu: Znanstvena metoda. dodatak / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.
U skladu s važećim Saveznim zakonom od 6. travnja 2011. br. 63-FZ "O elektroničkom potpisu" - elektronički potpisi.
Upravljanje dokumentima. Pojmovi i definicije. Rječnik. - M.: VNIIDAD, 2013.
Kontrolni zbroj (spremnika elektroničkog dokumenta) vrijednost je izračunata iz skupa podataka primjenom određenog algoritma (hash funkcija) i koristi se za provjeru integriteta podataka tijekom prijenosa ili pohranjivanja, kao i za brzu usporedbu dva skupa podataka za ne- istovjetnost, uključujući i za utvrđivanje prisutnosti računalnih virusa.
Rosarhiv, VNIIDAD. 2014
Rosarhiv, VNIIDAD. 2014
. (Izvođač - ADAPT doo);
. (Izvršitelj - ruska država humanitarno sveučilište(RGGU);
. (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivistiku (VNIIDAD);
. (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivistiku (VNIIDAD);
. (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivistiku (VNIIDAD);
(Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD).
Analitički pregled "Stanje i razvoj arhiva u zemljama ZND-a 1999-2010." Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Analitički pregled „Komparativna analiza analognih i digitalnih tehnologija za razvoj i primjenu tehnoloških rješenja koja osiguravaju restauraciju izblijedjelih tekstova arhivskih dokumenata“. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Smjernice za organizaciju rada i tehnološku opremljenost skladišta elektroničkih dokumenata. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Smjernice za elektroničko kopiranje arhivskih dokumenata i upravljanje nizom primljenih informacija. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Smjernice za primjenu GOST R 7.0.97-2016 „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Organizacijska i upravna dokumentacija. Zahtjevi za papirologiju” / Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Smjernice za razvoj tijela savezne vlade primjernih nomenklatura predmeta za teritorijalna tijela i podređene organizacije / Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Smjernice za rad s kadrovskim dokumentima u državnim i općinskim arhivima, arhivima organizacija / Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Priredio Povijesno-arhivski institut Ruskog državnog sveučilišta za humanističke znanosti, koji u sklopu provedbe Federalnog ciljnog programa „Kultura Rusije (2012.-2018.) priprema skup referentnih i metodoloških i praktična pomagala na „Pravila za organizaciju pohrane, nabave, računovodstva i korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i općinskim arhivima, muzejima i knjižnicama, organizacijama Ruske akademije znanosti” (državni ugovor broj 079 od 24.02.2014.
Ovaj rad je recenziran u znanstvenim i metodološkim vijećima arhivskih ustanova saveznih okruga i federalnih arhiva te se preporučuje za korištenje u praktičnoj djelatnosti arhivskih ustanova.
Prije svega, priručnik je namijenjen arhivistima koji nemaju posebno obrazovanje i iskustvo u arhivima.
Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD) dio je sustava Federalne arhivske agencije (Rosarchive). Njegove glavne zadaće ostaju razrada teorijskih i metodoloških problema arhivistike i upravljanja dokumentima, arhivistička i dokumentacijska potpora menadžmentu.
Institut ima istraživačke odjele u glavnim područjima djelovanja: Odjel za arhivistiku (sastoji se od: Sektora za uređenje znanstveno-referentnog aparata i evidencije arhivskih dokumenata, Sektora za prikupljanje i ispitivanje vrijednosti dokumenata, Sektora za korištenje arhivskoga dokumente), Odjel za dokumentologiju (sastoji se od: Sektora za upravljanje dokumentacijom, Sektora za normizaciju i upravljanje dokumentacijom), Odjel za gospodarsko-tehnološku potporu arhivskom poslovanju (obuhvaća: Laboratorij za osiguranje sigurnosti arhivskoga dokumenata, sektor ekonomike arhivizma, laboratorij automatiziranih arhivskih tehnologija). Među 88 zaposlenika Instituta (od 01.01.2013.) nalazi se 1 dopisni član Ruske akademije znanosti, 6 doktora znanosti i 30 kandidata znanosti.
Zavod je izradio pravila, metode i propise za rad državnih arhiva i arhiva organizacija. Izrađen je niz popisa dokumenata koji reguliraju izbor dokumenata za arhivsku pohranu. Najvažniji pravci znanstvenoistraživačkog rada Instituta su rješavanje pitanja teorije i prakse ispitivanja vrijednosti dokumenata i nabave arhivskoga gradiva, stvaranje i razvoj sustava znanstveno-referentnog aparata i njegova teorijsko-metodološka baza, te klasifikacija arhivskih podataka. Stručnjaci Zavoda uspješno se bave pitanjima ekonomike arhiviranja, osiguranja sigurnosti arhivskih dokumenata i njihovog korištenja.
U području upravljanja dokumentima i upravljanja dokumentima instituta provode se teorijska istraživanja vezana uz proučavanje informacijske biti dokumenta, njegovih svojstava i funkcija, procesa oblikovanja dokumenata, kao i formiranja dokumentacijskih sustava. Provode se istraživanja povijesti uredskog poslovanja i terminologije upravljanja dokumentima i dokumentacijske potpore menadžmentu. Primijenjeni studiji imaju za cilj sažimanje praktičnih iskustava u razvoju i implementaciji tehnologija za rad s dokumentima, uključujući elektroničke, i elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima (korporacijski informacijski sustavi), razvijanje organizacijskih temelja za izgradnju sustava za upravljanje dokumentima.
Institut uspješno surađuje s Međunarodnom organizacijom za standardizaciju, sudjeluje u razvoju najvažnijih međunarodnih standarda za upravljanje dokumentima i donosi svjetskoj struci temeljne stavove ruskih dokumentologa o upravljanju dokumentima i standardizaciji ove vrste djelatnosti. zajednica.
Posljednjih godina problemi znanstvenoistraživačkog rada instituta usko su povezani s promjenama koje se događaju u području informacijske tehnologije, sve većom rasprostranjenošću elektroničkih dokumenata i značajnim širenjem upravljanja elektroničkim dokumentima. Značajno mjesto zauzima rad na području unapređenja upravljanja dokumentacijom, osiguranja sigurnosti arhivskih dokumenata, razvoja automatiziranih arhivskih tehnologija, te funkcioniranja elektroničkih arhiva.
Institut ima Industrijski centar za znanstveno-tehničke informacije o arhivistici i dokumentarstvu (u svom sastavu ima: Sektor informacijske podrške i održavanja FSI-a, Sektor inozemnih znanstveno-tehničkih informacija o arhivistici i dokumentarstvu, Sektor elektroničkih izvora znanstvenih i tehničkih informacija), koja arhivima i drugim zainteresiranim organizacijama pruža informacije iz područja upravljanja dokumentima i arhivistike. U Podružnici postoji Podružni centar za napredne studije arhivistike i dokumentacije koji provodi prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u tim područjima. Odlukom Vijeća šefova vlada država članica ZND-a 2003. godine institut je dobio status temeljne organizacije za prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u arhivistici, dokumentarnom poslovanju i dokumentarnoj potpori za administraciju država članica. Zajednice neovisnih država.
Znanstveno vijeće Instituta uključuje vodeće stručnjake iz Federalne arhivske agencije, VNIIDAD-a i drugih organizacija. Postoje poslijediplomski studiji i disertacijsko vijeće za obranu disertacija za stupanj doktora i kandidata povijesnih znanosti iz specijalnosti: 05.25.02 - dokumentaristika, dokumentologija, arhivistika.
