Oraș: Moscova
Programul evenimentului
Centrul de formare avansată VNIIDAD deschide înscrierile la cursuri recalificare profesionalăși pregătire avansată în arhivare.
Cursurile de recalificare profesională vă permit să dobândiți de la distanță cunoștințele și abilitățile necesare pentru a menține o nouă specie activitate profesională sau promovare nivel profesionalîn limitele calificărilor existente.
Absolvenții de curs pot îndeplini atribuțiile de arhivar, șef de arhivă, șef de birou, profesor (în colegii, universități), asistent manager, referent pentru activitățile de bază etc.
Forme de studiu: part-time si part-time.
Durata studiului - 1 an.
Autorii și profesorii: specialiști de frunte ai VNIIDAD - dezvoltatori ai principalelor documente de reglementare în vigoare în Federația Rusă: legi, reguli, GOST, instrucțiuni, liste și autori mijloace didactice privind organizarea muncii cu documente în condiţii moderne.
În programul de recalificare profesională în arhivare:
1. Organizarea arhivării în Rusia
1.1. Temeiul juridic pentru organizarea arhivării Federația Rusă. Organismele de management al arhivelor din Rusia
1.2. Istoria organizării arhivării în Rusia
1.3. Istoria instituţiilor publice şi organizatii publice Rusia, URSS, Federația Rusă - principalii creatori de fonduri ai Fondului de arhivă al Federației Ruse
1.4. Compoziție modernă Fondul de arhivă al Federației Ruse și clasificarea acestuia
1.5. Rețea și caracteristici arhivele statului
1.6. Arhivele organizațiilor, funcțiile, drepturile și competența acestora
1.7. Organizarea documentelor din arhivă pe fonduri, fonduri arhivistice comune, colecții
2. Examinarea valorii documentelor și achiziția de arhive
2.1. Formarea Fondului de arhivă al Federației Ruse
2.2. Scopurile și obiectivele examinării valorii documentelor. Principii, criterii, metode de evaluare a documentelor
2.3. Sistemul de manuale normative și metodologice pentru selecția documentelor
2.4. Procedura de efectuare și prelucrare a rezultatelor examinării valorii documentelor
2.5. Scopurile și obiectivele achiziției de arhive. Liste de surse de achiziție de arhive
2.6. Acceptarea actelor in stat, arhiva municipala
2.7. Sistemul de organe de expertiză
3. Contabilitatea documentelor din arhive
3.1. Scopurile, obiectivele și principiile contabilității centralizate de stat a documentelor de arhivă
3.2. Sistemul documentelor contabile ale arhivei, scopul acestora
3.3. Procedura de contabilizare a unităților de depozitare și a documentelor din arhivă
3.4. Contabilitatea documentelor unice și deosebit de valoroase din arhivă. Contabilitatea fondului de asigurare si a fondului de utilizare
3.5. Caracteristicile contabilității în arhivele organizațiilor
3.6. Implementarea tehnologiilor automatizate de arhivare pentru înregistrarea documentelor de arhivă
4. Asigurarea securității documentelor de arhivă
4.1. Amenajarea și dotarea arhivelor statului
4.2 Factorii fizico-chimici și biologici ai distrugerii documentelor de arhivă
4.3. Controlul disponibilității și condiție fizică documente de arhivă
4.4. Modalități de prelucrare specială a documentelor
4.5. Protecția documentelor de arhivă împotriva furtului și accesului neautorizat
5. Aparat științific și de referință pentru documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse
5.1. O descriere diferențiată este baza pentru crearea unui aparat științific de referință pentru documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse
5.2. Sistemul de aparate științifice și de referință pentru documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse
5.3. Inventarul arhivistic - directorul de bază al arhivei de stat
5.4. Arhiva directoare
5.5. Ghiduri
5.6. Indexuri (directoare de arhivă)
5.7. Evaluări ale fondurilor și documentelor de arhivă
5.8. Aparat științific automat de referință al arhivei statului
6. Utilizarea documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse
6.1. Formarea unui singur spațiu de arhivă și informare
6.2. Scopurile și formele de utilizare ale documentelor fondului de arhivă al Federației Ruse
6.3. Organizarea utilizării documentelor în arhivele statului
6.4. Tipuri de documente informative
6.5. Publicarea documentelor arhivei statului
6.6. Expoziții de documente, tipurile, scopul și organizarea acestora
6.7. Alcătuire de colecții tematice de documente de arhivă
6.8. executarea cererilor
6.9. Furnizarea documentelor pentru studiu în sala de lectură a arhivei
6.10. Organizarea cooperării cu persoane juridice și persoane fizice privind utilizarea documentelor arhivei de stat în condiții contractuale
6.11. Contabilitatea utilizării documentelor din arhiva statului
7. Managementul în arhive
7.1. Organizarea muncii în arhiva statului
7.2. Raționalizarea lucrărilor în arhiva statului
7.3. Forme moderne activitate economică arhiva statului
Instituția Bugetară Federală „Institutul de Cercetare a Arhivelor și Arhivelor” (în continuare - VNIIDAD), în conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse din 24 iunie 1992 nr. 430, este cesionarul tuturor existente anterior. -Institutul Uniunii de Cercetare a Documentelor si Arhivare, creat prin ordinul Consiliului de Ministri URSS din 03/02/1966 Nr.407r.
Participarea la interacțiunea cu Arhivele Federale, consiliile științifice și metodologice ale instituțiilor arhivistice ale districtelor federale și organizațiile interesate în prognoza științifică a dezvoltării arhivării, conturarea priorităților politicii științifice și tehnice a industriei arhivistice, alegerea domeniilor promițătoare cercetare științificăîn domeniul arhivării și managementului evidenței, VNIIDAD acționează obiectiv ca unul dintre principalii integratori ai comunității arhivistice a țării.
1. Organizarea activităților
Fiind o organizație științifică, VNIIDAD funcționează în conformitate cu Legea federală din 23 august 1996 nr. 127-FZ „Cu privire la știință și politica științifică și tehnică de stat”.
Potrivit Cartei, aprobată prin ordinul Arhivei Federale din 31 mai 2011 nr. 40, Institutul desfășoară activități de cercetare, informare științifică și educațională.
Actele de înființare și de proprietate ale VNIIDAD (Cartă, Certificat de înregistrare a unei persoane juridice, Certificat de înregistrare la o autoritate fiscală etc.) se întocmesc în modul prescris.
Structura organizatorică a institutului, care cuprinde 7 divizii (4 departamente, un laborator și 2 centre (inclusiv Centrul de Industrie pentru Studii Avansate care funcționează pe bază de autosuficiență)), în ansamblu, asigură soluționarea sarcinilor cu care se confruntă. aceasta. În același timp, pare necesară revizuirea repartizării personalului între unitățile structurale, ținând cont de creșterea numărului de persoane direct implicate în activitatea de cercetare.
Toate diviziile structurale au prevederi, angajații - descrierea postului; s-a stabilit repartizarea atribuţiilor între directorul institutului şi adjuncţii săi.
Pentru dezvoltarea temelor științifice, precum și pentru pregătirea celor mai serioase documente normative și metodologice, se practică utilizarea unei forme atât de flexibile de organizare a muncii precum crearea de echipe de creație temporare, al căror componență și atribuții sunt reglementate. prin ordinele relevante.
Direcția și Consiliul Academic funcționează ca principalele organisme consultative în VNIIDAD.
Direcția, acționând în baza Regulamentului aprobat prin Ordinul nr. 57 din 19 noiembrie 2010, se întrunește periodic de 1-2 ori pe lună și îndeplinește, în general, funcțiile care îi sunt atribuite, deși nu există un plan de activitate prevăzut de Regulamentul. Direcția analizează problemele de organizare a activității institutului în ansamblu și diviziunile structurale individuale, activitățile financiare și administrative și economice, controlează progresul în îndeplinirea sarcinii de stat și a contractelor de stat încheiate ca parte a implementării programelor-țintă federale, ca precum și rezultatele unor lucrări de cercetare deosebit de importante.
Consiliul Academic (Regulamentul asupra căruia și planul de lucru lipsesc) se întrunește de 2-3 ori pe an pentru a discuta rezultatele anuale ale institutului, individuale, rezultatele cercetării cu cea mai mare intensitate științifică etc.
Cu încălcarea propriei sale Carte și în ciuda instrucțiunilor repetate de la Arhivele Federale, institutul nu formează un plan anual de lucru, ca urmare a căruia este ghidat în principal de sarcina statului, contracte (contracte) pentru executarea lucrărilor și prestarea de servicii, precum și planurile de lucru ale diviziilor structurale.
Rapoartele privind punerea în aplicare a sarcinii de stat (trimestriale și anuale) sunt trimise la Arhivele Federale în timp util.
Pentru a pune în aplicare Decretul președintelui Federației Ruse din 07.05.2012 nr. 597 „Cu privire la măsurile de implementare a politicii sociale de stat”, ordinul Arhivelor Federale din 07.07.2014 nr. 51 a aprobat un plan de acțiune ( „foaia de parcurs”) „Schimbări în sectoarele sociale care vizează îmbunătățirea științei eficienței în raport cu Agenția Federală de Arhivă din subordinea federală. instituție bugetară„Institutul rusesc de cercetare de documentare și arhivare” Indicatorii stabiliți de el sunt în general îndepliniți, cu excepția indicatorului privind nivelul salariilor, care se datorează în primul rând subfinanțării semnificative a institutului de către Ministerul Educației și Științei din Rusia. În acest sens, împreună cu interacțiunea continuă a Arhivelor Federale cu Ministerul Educației și Științei din Rusia în problema alocării de fonduri suplimentare pentru creșterea salariilor, institutul trebuie să-și găsească propriile oportunități de a crește fluxul de fonduri din venituri. activități generatoare, pentru a concentra eforturile organizatorice, de personal și intelectuale în această direcție.
Informațiile despre Institut sunt postate și actualizate în mod regulat pe site-ul oficial al instituțiilor de stat și municipale (http://www.bus.gov.ru), pe portalul Arhivelor Rusiei () și pe propriul site oficial (http://www. .vniidad.ru) .
În perioada 2014 - 2016 s-au lucrat pentru extinderea posibilităților de utilizare mai eficientă a site-ului VNIIDAD în activitățile institutului ca instrument de informare și activitate publicitară și pentru familiarizarea potențialilor consumatori cu evoluțiile sale științifice și domeniile de cercetare în curs. În special, în 2016, site-ul a fost actualizat din nou prin trecerea la versiunea Joomla 1.5.26 a sistemului de management al informațiilor (CMS).
Secțiunile tematice relevante ale site-ului oferă suport informativ pentru principalele activități ale Institutului prin aducerea potențialilor consumatori a unei liste de servicii, informații despre noi informații care vin la fondul de referință, publicitatea noilor publicații ale Institutului, informații despre planurile de evenimente științifice. , postarea de știri la zi cu privire la gestionarea și arhivarea documentelor , programele și orarele cursurilor de formare pentru pregătirea avansată și recalificarea personalului etc.
2. Personal
Din motive obiective, în ultimii ani, personalul VNIIDAD a fost redus și la momentul auditului se ridica la 100 de persoane, dintre care 5 persoane sunt lucrători externi cu normă parțială, 8 sunt interni. De fapt, pe statul de plată al institutului sunt 59 de persoane, dintre care 37 au peste 50 de ani, incl. vârsta de pensionare - 28. Experiență de muncă la institut sau în instituții de arhivă peste 15 ani are 33 de angajați.
52 de persoane au studii superioare, dintre care 48% (25 persoane) - istorico-arhivistic și istoric; 9 - documentatie; 4 angajați au două studii superioare. La institut lucrează 4 doctori în științe și 18 candidați în științe.
Ordinul VNIIDAD nr. 15 din 4 aprilie 2016 a aprobat Regulamentul privind Procedura de Certificare lucrări științifice pseudonimele institutului, dar atestarea acestora nu a fost efectuată în ultimii trei ani.
Contractele de muncă se încheie cu toți angajații Institutului. Se întocmesc acorduri suplimentare la acestea, după caz. Totodată, în conformitate cu Programul de îmbunătățire treptată a sistemului de remunerare în instituțiile de stat (municipale) pentru anii 2012-2018, aprobat prin ordinul Guvernului Federației Ruse din 26 noiembrie 2012 nr. 2190-r , institutul nu a început trecerea la un „contract efectiv”.
Pregătirea avansată a angajaților se desfășoară conform planurilor aprobate anual de directorul institutului. Acesta acoperă toate domeniile de activitate ale institutului, inclusiv tehnologia informației, contabilitate și securitatea la incendiu. Angajații institutului urmează pregătire avansată la Academia de Protecție Civilă a Ministerului Situațiilor de Urgență, Institutul de Achiziții Publice al RANEPA, în baza OTsPK VNIIDAD.
Munca de recrutare se desfășoară în mod tradițional. Anunţurile de angajare sunt publicate pe site-ul oficial al Institutului. Rezerva pentru funcții de conducere este în prezent în curs de dezvoltare.
Se iau măsuri pe probleme de politică anticorupție. În special, prin Ordinul nr. 6 din 28 ianuarie 2015 a fost numită o persoană responsabilă cu lucrările de prevenire a corupției și a altor infracțiuni; Ordinul nr. 9 din 03.02.2015 „Procedura de raportare de către angajații VNIIDAD cu privire la primirea unui cadou în legătură cu evenimente de protocol, călătorii de afaceri și alte evenimente oficiale, livrarea și evaluarea unui cadou, vânzarea (răscumpărarea) și creditarea încasărilor din vânzarea acestuia. „cu anexe”; Ordinul nr. 36 din 12 octombrie 2016 a aprobat Regulamentul privind conflictul de interese; politica anticorupție; Codul de etică și conduită în serviciu al angajaților.
Organizarea muncii departamentului de personal și organizarea gestionării evidenței personalului respectă în general cerințele legii, inclusiv în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal ale angajaților. Sediul serviciului de personal vă permite să oferiți condiții speciale pentru stocarea înregistrărilor personale într-un seif ignifug, să efectuați interviuri pe probleme de personal.
Institutul organizează practica studenților universităților și colegiilor, care este finalizată anual de aproximativ 3-5 studenți.
3. Lucrări de cercetare
Ponderea angajaților implicați direct în activitatea de cercetare este de aproximativ 70% din numărul real al institutului. Din cauza personalului insuficient, VNIIDAD este limitat în capacitatea sa de a dezvolta întreaga gamă de subiecte științifice relevante pentru industria arhivistică. În special, examinarea activităților științifice ale institutului efectuată de Academia Rusă de Științe, observând potențialul proiectelor inovatoare de a crea un bloc de recomandări metodologice într-un domeniu precum documentele electronice, arhivele electronice, digitizarea documentelor, a afirmat că „această direcție nu este cea de conducere în activitățile organizației”.
Activitatea științifică se desfășoară în conformitate cu planurile anuale de cercetare și dezvoltare efectuate pe baza misiunii de stat (denumit în continuare Plan de cercetare și dezvoltare), precum și pe teme planificate de Agenția Federală pentru Arhive ca parte a implementarea Programului țintă federal „Cultura Rusiei”.
În ultimii trei ani, institutul a finalizat peste 60 de dezvoltări științifice, dintre care majoritatea (67%) sunt de natură informațională și analitică. Ponderea lucrărilor cu caracter normativ și metodologic este de 19,6%, respectiv 14,7%. O analiză a dinamicii indică o scădere a numărului de lucrări științifice finalizate: 39 - în 2014, 14 - în 2015, 17 - în 2016.
În total pentru 2014 - 2016. Angajații Institutului au publicat șase monografii, două publicații de referință și bibliografice și douăzeci și trei de articole în publicațiile incluse în Lista publicațiilor recomandate de Comisia Superioară de Atestare a Ministerului Educației și Științei din Rusia. Total lucrările publicate (inclusiv depuse) ale angajaților VNIIDAD pentru perioada 2014-2016 au însumat 290 de titluri.
În ultimii trei ani, Russian Science Citation Index (RSCI) a înregistrat 75 de publicații ale angajaților institutului. VNIIDAD are un indice Hirsch destul de solid (indice h) - 6; și un i-Index bun - 5.
De regulă, rezultatele cercetării științifice VNIIDAD sunt acceptate fără comentarii semnificative sau după o revizuire minoră, ținând cont de cele spuse în timpul discuțiilor la ședințele organelor consultative ale Arhivelor Federale (consilii, comisii de cercetare și munca metodologica etc.) comentarii. În același timp, în ciuda faptului că munca de cercetare, al cărei rezultat sunt manuale metodologice, este realizată de institut în mod corespunzător și în modul prescris, implementarea lor este uneori dificilă din cauza legăturii insuficiente cu munca practica instituții de arhivă.
Înregistrarea de stat a lucrărilor de cercetare științifică se efectuează de către Institut în conformitate cu procedura stabilită. VNIIDAD trimite anual materiale de raportare către Sistemul Federal de Monitorizare a Performanței organizatii stiintifice efectuarea de lucrări de cercetare, dezvoltare și tehnologia.
Rapoartele privind cercetarea și dezvoltarea realizate de VNIIDAD nu respectă întotdeauna pe deplin cerințele privind structura și prezentarea lor GOST 7.32-2001 „Raport de cercetare. Structura și regulile de înregistrare” (nu sunt acoperite relevanța și obiectele cercetării, metodologia și metodele de lucru, semnificația etc.).
Cu toate acestea, principala problemă a organizării muncii de cercetare este o scădere vizibilă și constantă a acesteia resurse umane atât cantitativ cât și calitativ. O analiză comparativă a rezultatelor activităților de cercetare a arătat că în 2014 - 2016. specialişti plecaţi din diverse motive în ultimii trei ani au publicat 204 lucrări (fără a socoti studii colective şi trei colecţii de materiale ale conferinţelor „Documentarea în societatea informaţională”), şi doar 86 de angajaţi care continuă să lucreze. ritm: dacă în 2015 au au publicat 33 de lucrări, în 2016 numărul acestora a fost redus la 25.
În acest fel, potenţial creativ personalul științific VNIIDAD în ansamblu nu este implementat suficient, iar pentru aproximativ jumătate dintre angajați rămâne nemanifestat sub formă de publicații științifice, ceea ce reduce drastic evaluarea de ansamblu a performanței Institutului.
4. Activități științifice și de informare
Servicii științifice și de informare pentru instituții de arhivă, persoane juridice și persoane fizice de specialitate de reglementare și literatura științifică și metodologică VNIIDAD desfășoară prin intermediul Centrului de Informații Științifice și Tehnice privind Arhivarea și Managementul Înregistrărilor (denumit în continuare OTSNTI), care îndeplinește anual în medie peste 600 de solicitări de informații de la persoane juridice și persoane fizice.
Fondul de Referință și Informare (CIF) al OCNTI este de circa 54,0 mii de lucrări publicate și inedite, în creștere anuală cu o medie de 500 de noi sosiri. În scopul contabilizării și utilizării, acestea sunt compilate și menținute în forma traditionala indexul cardului de referință și informații, precum și listele cu noi sosiți sunt publicate periodic. Versiunea electronică a catalogului postată pe site-ul VNIIDAD conține 42.000 de descrieri bibliografice ale materialelor SIF.
Din cauza echipamentelor tehnice și software slabe ale institutului (lipsa scanerelor performante, programe de calculator pentru recunoașterea optică a textului și editarea fișierelor PDF, editor foto), procesul de traducere a materialelor SIF direct în formă electronică este destul de lent, iar resursa electronică creată nu este disponibilă gratuit pe site-ul institutului.este plasat.
5. Activitati educative
A avea licență perpetuă de exercitare activități educaționale AAA Nr. 000821, reg. Nr. 0809, emisă de Rosobrnadzor la 03.09.2011, Institutul o desfășoară în cadrul programelor postuniversitare de cercetare și formare a personalului didactic, precum și programe profesionale suplimentare și programe de formare profesională.
În conformitate cu hotărârea Consiliului șefilor de guvern al CSI din 18 septembrie 2003, VNIIDAD are statutul de organizație de bază pentru recalificarea și formarea avansată a personalului în arhivare, management documentar și suport documentar pentru administrarea CSI. state membre, care se implementează prin activitățile Centrului de Industrie pentru Studii Avansate în Arhivare și suport documentar pentru management (în continuare - OCPC).
Institutul asigură pregătire postuniversitară în specialitatea 25.05.02 - Documentar, știință documentară, arhivare. Cu toate acestea, cu încălcarea Procedurii de organizare și implementare a activităților educaționale pe programe educaționale educatie inalta- programe de pregătire a personalului științific și pedagogic în școala universitară (adjunctură), aprobate prin ordin al Ministerului Educației și Științei din Rusia din 19 noiembrie 2013 nr. 1259, programul educațional corespunzător al VNIIDAD nu a trecut acreditarea de stat.
În prezent, sunt trei persoane care studiază la școala absolventă la cu normă întreagă instruire (inclusiv unul - pe bază de plată) și o persoană pe bază de corespondență. În 2015 - 2016 nicio admitere la liceu.
Din cauza incapacității de a asigura funcționarea consiliului de disertație în conformitate cu cerințele ordinului Ministerului Educației și Științei din Rusia din 12 decembrie 2011 nr. 2817 „Cu privire la aprobarea Regulamentului Consiliului pentru apărarea disertații grad Candidat în științe, la gradul de doctor în științe” și absență de la institut suma necesară Doctori în științe, activitatea consiliului de disertație a fost încetată (ordinul Ministerului Educației și Științei din Rusia din 07.07.2015 nr. 729 / NK), ceea ce, totuși, nu este o justificare suficientă pentru lipsa disertațiilor întocmite de institut, deoarece absolvenții de studii postuniversitare se puteau apăra în consiliul de disertație al RSUH.
OCPC realizează recalificare profesională și pregătire avansată a personalului în arhivarea și gestionarea documentației pe bază de contract cu persoane juridice și persoane fizice. Formarea în OCTC se desfășoară în forme full-time, part-time și part-time în principalele domenii de recalificare profesională, formare avansată pe termen scurt și lung și, de asemenea, în unele cazuri - ca parte a stagiilor individuale. .
Activitatea OCTC este construită pe baza planurilor tematice pentru activități educaționale și a programelor de desfășurare a cursurilor de formare. Pentru a coordona activitatea OCPC, a sfaturi metodologice, ale căror funcții includ coordonarea planurilor tematice și a programelor de învățământ, a programelor de curs, a listelor de literatură educațională și metodologică publicată, controlul calității programelor și a metodologiei optime pentru recrutarea studenților. În prezent, componența consiliului trebuie actualizată substanțial din cauza demiterii majorității membrilor săi.
Pe lângă specialiștii de frunte ai VNIIDAD, cei mai calificați angajați ai arhivelor de stat, dezvoltatori de produse software în domeniul suportului de informare și documentare pentru management și arhivare, în procesul de învățământ sunt implicați și profesori ai instituțiilor de învățământ superior de specialitate, deși acest lucru. practica nu este deosebit de comună din cauza lipsei de resurse financiare suficiente pentru ca Institutul să îi implice în formare.
În ultimii trei ani, OCTC a instruit peste 2,5 mii de oameni, inclusiv. un număr semnificativ de arhivisti din țările CSI și EURASIC (Kazahstan, Tadjikistan, Mongolia, Vietnam etc.).
Principalul dezavantaj al activităților educaționale ale VNIIDAD este lipsa acreditării de stat a programe educaționale recalificare profesională și formare avansată. Deși acest lucru nu este obligatoriu în mod oficial pentru astfel de instituții, reduce totuși avantajele competitive ale VNIIDAD în comparație cu instituțiile de învățământ superior care au acreditare de stat și extind activ practica de implementare a programelor. educatie suplimentara, ceea ce în viitor poate duce la deplasarea VNIIDAD de pe piața prestării de servicii educaționale în domeniul formării specialiștilor documentare și arhivistilor, întrucât în lipsa acreditării nu poate elibera diplome și certificate recunoscute de stat la finalizarea stagiului. .
Lipsa interacțiunii profesionale active între institut și instituțiile de învățământ superior cu profil unic nu contribuie la activitățile educaționale.
6. Cooperare internațională
Relațiile internaționale ale Institutului urmăresc îmbunătățirea calității activității științifice pe baza cooperării cu comunitatea arhivistică internațională prin dezvoltarea de programe comune, utilizarea inovațiilor arhivistice și de evidență și a tehnologiilor informaționale, participarea la proiecte științifice internaționale și mobilitatea științifică a Institutului. oameni de știință.
Până de curând, cele mai fructuoase relații profesionale s-au dezvoltat în cadrul unui acord între VNIIDAD, Institutul de Cercetare din Belarus pentru Știința Documentelor și Arhivarea și Institutul Ucrainean de Cercetare pentru Știința Arhivistică și Știința Documentelor. Cu toate acestea, după binecunoscutele evenimente, contactele cu partea ucraineană au fost înghețate, în timp ce relațiile cu colegii din Belarus continuă să se dezvolte destul de activ. VNIIDAD este un participant permanent la evenimente științifice comune implementate în cadrul Planului acțiune comună Agenția Federală de Arhivă și Departamentul pentru Arhive și Gestionarea Înregistrărilor din Ministerul Justiției al Republicii Belarus pentru 2014-2016.
Un domeniu important al activităților internaționale ale Institutului este participarea la lucrările Consiliului Internațional al Arhivelor și a Filialei sale regionale euro-asiatice (EURASICA). Reprezentanți ai VNIIDAD au participat la majoritatea recentelor Congrese Internaționale de Arhive și la aproape toate evenimentele EURASIC. Aici trebuie remarcată organizarea anuală sub auspiciile EURASIK și Rosarkhiv conferințe internaționale„Documentarea în societatea informațională”.
De asemenea, este utilă participarea VNIIDAD la activitățile Institutului Internațional de Studii Arhivistice din Trieste și Maribor, ca unul dintre forumurile cu autoritati ale specialiștilor în domeniul arhivării.
Din 2016, VNIIDAD este partener al proiectului internațional InterPARES Trust și face parte din grupul său european.
7. Suport logistic și financiar
VNIIDAD nu are bunuri imobiliare în bilanţ. În baza contractului de folosință gratuită a spațiilor și proprietății din 11 ianuarie 2011 nr. BP 3/11, acesta ocupă un spațiu de lucru cu o suprafață totală de 1731,7 mp. metri în clădirea Arhivei de Stat a Documentației Științifice și Tehnice Ruse, la adresa: strada Profsoyuznaya, 82.
Asigurarea angajaților cu echipamente informatice este de 85% (50 de posturi de lucru, dintre care 8 unități au mai mult de 8 ani).
Finanțarea VNIIDAD, ca instituție bugetară federală, se realizează pe cheltuiala:
bugetul federal, alocat sub formă de subvenție pentru realizarea sarcinii de stat stabilite anual;
programul țintă federal „Cultura Rusiei”, primit pe bază competitivă;
din activități generatoare de venituri.
Dinamica raportului finanțării bugetare și extrabugetare în ultimii trei ani indică o scădere a veniturilor extrabugetare, atât în termeni absoluti, cât și în ponderi în raport cu componenta bugetară. În același timp, finanțarea bugetară în termeni absoluti a rămas practic neschimbată în această perioadă:
În același timp, trebuie remarcat în special faptul că activitate științifică este realizat de institut exclusiv pe cheltuiala fondurilor bugetare, ca parte a implementării misiunilor de stat și a contractelor de stat în cadrul Programului țintă federal „Cultura Rusiei”. Pentru perioada 2014 - 2016 VNIIDAD nu a implementat un singur proiect de cercetare comandat de organizații neguvernamentale sau cu implicarea unui grant.
Fonduri alocate pentru dezvoltarea institutului, incl. pentru materiale și echipamente tehnice, reprezintă o parte relativ mică din veniturile sale în afara bugetului: în 2014 - 814.616,0 ruble. (6,8% din veniturile extrabugetare), în 2015 - 1.080.855,0 ruble. (10,4%), 2016 - 1.128.901,0 RUB (7,6%).
În 2014-2016 nu a fost permisă cheltuirea necorespunzătoare (ineficientă) a fondurilor bugetare de către institut. Se respectă procedura de cheltuire a fondurilor în călătoriile de afaceri.
Contabilitatea bugetară a veniturilor și cheltuielilor se efectuează în conformitate cu planul de lucru al conturilor contabilității bugetare. Verificarea corectitudinii întocmirii VNIIDAD „Raportul privind implementarea de către instituție a planului activităților sale financiare și economice” pentru anul 2016 și alte rapoarte bugetare au evidențiat o serie de încălcări. Rapoartele sunt transmise cu încălcarea termenelor stabilite, ceea ce duce la întârzieri în transmiterea raportărilor consolidate de către Rosarkhiv către Trezoreria Federală
În vederea eficientizării activităților extrabugetare, forme tip de contract pentru furnizarea de servicii educaționale plătite (cursuri prin corespondență, cursuri cu fracțiune de normă, cursuri de scurtă durată cu normă întreagă cu persoane juridice/persoane fizice), contracte de prestare de servicii pentru un taxă (pentru atragerea cadrelor didactice la cursuri de perfecţionare pentru predare, verificare control şi alte lucrări etc.), contracte de prestare a serviciilor cu plată pentru pregătirea şi furnizarea de materiale informative (pentru OCNTI).
Inventarierea numerarului, a stocurilor, a activelor fixe și a datoriilor financiare nu a fost efectuată în anul 2016.
O verificare aleatorie a corectitudinii stabilirii salariilor oficiale și a acumularii acestora pentru anul 2016 nu a stabilit nicio încălcare. În perioada auditată, completitatea și actualitatea reflectării tranzacțiilor financiare și economice pentru salarii, acumularea și plata primelor de asigurare în registrele contabile bugetare, nu au fost identificate încălcări.
Remunerarea se face in conformitate cu contractele de munca si fisa de pontaj.
Aplicație
la certificatul privind rezultatele unui control complet
FBU „Cercetarea integrală rusească
Institutul de Documentare și Arhivare"
Recomandări pentru îmbunătățirea activităților VNIIDAD
Elaborarea unui plan pe termen lung (concept sau program) pentru dezvoltarea institutului;
trecerea la elaborarea planurilor anuale de lucru ale Institutului;
optimizarea numărului de unități structurale neimplicate direct în activitatea de cercetare și/sau activități educaționale;
efectuarea de atestare a cercetătorilor care au mai puțin de patru lucrări publicate în 2014-2016;
restabilirea înmatriculării militare în conformitate cu Regulamentul privind înregistrarea militară;
organizează lucrările de formare a unei rezerve de personal;
să asigure desfășurarea gestionării evidenței personalului în conformitate cu legislația aplicabilă;
extinderea practicii de creare a echipelor creative temporare pentru implementarea proiectelor de cercetare, inclusiv cu implicarea specialiștilor din organizațiile științifice și educaționale;
să asigure luarea în considerare preliminară a tuturor, fără excepție, a rezultatelor muncii de cercetare de către un organism consultativ special creat ( consiliu de experți, secția de experți a Consiliului Academic etc.);
asigura in fara esec includerea în ciclul de elaborare a manualelor metodologice, implementarea lor experimentală;
activarea plasării publicațiilor științifice în publicațiile indexate în Web of Science și Scopus;
ia în considerare problema efectuării acreditării de stat (sau cel puțin publică) a programelor educaționale VNIIDAD în domeniul recalificării profesionale și formării avansate a specialiștilor;
să aprofundeze cooperarea în domeniul activităților educaționale cu instituțiile de învățământ superior care formează personal în domeniul managementului și arhivării documentelor;
să realizeze modernizarea site-ului Internet, inclusiv întocmirea unei hărți a site-ului, instalarea funcției de căutare a site-ului; secțiunea de contacte trebuie completată cu informații despre șefii diviziilor structurale, indicând numerele de telefon și adresele de e-mail; creați o rubrică „Lucrări publicate ale VNIIDAD”; extinderea numărului de site-uri partenere;
creșterea numărului de traduceri ale lucrărilor institutului în limbi străine; creați o versiune în limba engleză a site-ului web al Institutului;
să analizeze problema devenirii institutului membru al Consiliului Internațional al Arhivelor în categoria „C”;
intensificarea lucrărilor de găsire a surselor de finanțare suplimentară, atât prin căutarea de comenzi pentru dezvoltarea temelor științifice, cât și prin comercializarea rezultatelor propriilor activități de cercetare;
să ia măsuri pentru eficientizarea activității contractuale, inclusiv elaborarea și aprobarea documentelor care reglementează procedura de încheiere, semnare și executare a acordurilor (contracte de stat);
asigură respectarea cerințelor legii în ceea ce privește înregistrarea și termenele de depunere a rapoartelor bugetare, precum și emiterea/primirea de fonduri de la casieria instituției;
actualizarea ordinului privind politica contabila;
efectuarea unui inventar al fondurilor, inventarului, mijloacelor fixe și obligațiilor financiare ale institutului.
V.F. Yankovaya, Ph.D. n. deputat. Director al VNIIDAD
Institutul rusesc de cercetare de documentare și arhivare (VNIIDAD) în anul trecut a efectuat în mod repetat lucrări legate de studiul documentelor electronice, dezvoltarea fundamentelor normative și metodologice pentru organizarea muncii cu documente electronice în munca de birou și organizarea depozitării lor arhivistice.
În 2005, a fost publicat un manual științific și metodologic al lui M. V. Larin și O. V. Ryskov „Documentele electronice în management”, în care a fost luată în considerare natura unui document electronic, experiența reglementării de reglementare a lucrului cu documente electronice și experiența de utilizare. sistemele automatizate au fost rezumate managementul documentelor.
Printre cele mai semnificative lucrări de cercetare desfășurate de Institut în perioada anterioară, ar trebui să se includă dezvoltarea fundamentelor de reglementare, metodologice și tehnologice pentru crearea, stocarea și utilizarea resurselor de informații electronice de arhivă - un subiect realizat în conformitate cu legislația federală. programul țintă„Rusia electronică” în 2007–2008 Scopul lucrării a fost crearea unui normativ standard și software model de sistem de gestionare a arhivei electronice a autorităților publice. Pe lângă această activitate, institutul în 2007-2008. standardele naționale au fost pregătite pe baza standardelor ISO:
GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale";
GOST R ISO 23081-1-2008 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și editare. Managementul documentelor. Procese de management al documentelor. Metadate pentru documente.
De fapt, standardele se aplică gestiunii documentelor electronice și conțin cerințe pentru sistemele de management al documentelor, procesele de management, documentele electronice și metadatele acestora.
În 2009, Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477 a aprobat regulile pentru munca de birou în organele executive federale, în pregătirea proiectului în care a fost implicată direct VNIIDAD.
Regulile au fost elaborate în conformitate cu Legea federală din 27 iulie 2006 „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” (articolul 11) și au devenit primul document de reglementare care stabilește principiile de bază pentru organizarea muncii cu documente electronice în birou. activitatea autorităților publice (secțiunea VI „Particularitățile lucrului cu documente electronice”).
În prezent, Regulile sunt singurul document normativ care stabilește cerințe generale pentru organizarea muncii cu documente electronice în activitatea de birou a autorităților executive federale. La elaborarea Secțiunii VI din Reguli, a fost formulat și implementat un principiu metodologic important, conform căruia organizarea lucrărilor cu documente privind pe suport de carton iar documentele electronice atât în munca de birou, cât și în arhivă, se bazează pe o singură metodologie, dar tehnologii diferite.
Cele mai importante prevederi ale Regulilor, care sunt de natură metodologică, includ următoarele prevederi:
- documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal;
- semnăturile digitale electronice sunt folosite pentru semnarea documentelor electronice ale organului executiv federal certificat în modul prescris;
- pentru a înregistra și a căuta documente în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, se utilizează informații obligatorii despre documente (lista informațiilor obligatorii despre documentele incluse în EDMS este dată în anexa la Norme) și informații suplimentare despre documente pot fi folosite;
- la transferul documentelor electronice primite spre examinare de către șeful organului executiv federal, trimiterea documentelor electronice către diviziile structurale și executanții responsabili ai organului executiv federal, trimiterea documentelor electronice și stocarea documentelor electronice, datele de înregistrare ale acestora sunt transmise (stocate) împreună cu documente electronice;
- acceptarea și trimiterea documentelor electronice se efectuează de către serviciul de gestionare a evidențelor al organului executiv federal;
- documentele electronice executate sunt sistematizate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri al organului executiv federal; la întocmirea nomenclatorului cauzelor, se indică faptul că cazul se desfășoară în formă electronică (termenii de stocare a documentelor electronice corespund termenilor stabiliti pentru documentele similare pe hârtie).
Din 2009 până în prezent, institutul, în cadrul Programului țintă federal „Cultura Rusiei”, a monitorizat anual fluxul de lucru în organele executive federale. În cadrul acestei lucrări sunt colectate și analizate date privind dinamica volumelor de circulație a documentelor în organele guvernamentale, precum și modificările parametrilor calitativi ai circulației documentelor: compoziția documentelor (pe documente hârtie și electronice), utilizarea a semnăturilor electronice se identifică și se studiază problemele trecerii la circulația documentelor fără hârtie.interacțiunea electronică interdepartamentală, precum și problemele asociate cu utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor.
În special, datele obținute în 2013 (pentru anul 2012) arată că, pentru prima dată pe toată perioada de observare, s-a înregistrat o reducere a numărului de documente pe hârtie, obținută în principal datorită interacțiunii autorităților executive federale cu autoritățile superioare ( Administrația Prezidențială a Federației Ruse, Oficiul Guvernului Federației Ruse) și interacțiunea birourilor centrale ale organelor executive federale cu diviziile lor teritoriale din entitățile constitutive ale Federației Ruse. În același timp, se constată o creștere semnificativă a volumului documentelor electronice transmise prin sistemul MEDO în interacțiunea organismelor federale cu unitățile subordonate din entitățile constitutive ale Federației Ruse și în organizarea activităților interne. Din cele 63 de organisme executive federale ale căror date au fost utilizate în studiu, 17 au trecut complet la gestionarea documentelor fără hârtie în activitățile interne, eliminând astfel corespondența internă sub formă de documente pe hârtie. Astfel, documentele electronice au devenit deja un factor semnificativ care influențează reducerea volumelor de documentație pe hârtie.
Semnificativ pentru Institut și important pentru toți specialiștii din domeniul muncii de birou și arhivare sunt glosarul de termeni „Managementul documentelor” întocmit de Institut. și proiectul GOST R 7…. „Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții”, care este aprobat de Rosstandart. Ambele documente conțin terminologie în domeniul managementului documentelor, inclusiv cele care reflectă procesele de gestionare a documentelor electronice. Aceștia sunt termeni ca document electronic, metadate, conversie, migrare, format fișier, management electronic documentși altele.Spre deosebire de standard, care include doar terminologia de bază a domeniului subiectului, dicționarul conține corpus principal de termeni utilizați activ de specialiști.
În 2007, prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 18 ianuarie 2007 nr. 19, Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în stat și arhive municipale, muzee și biblioteci, organizații Academia RusăȘtiințe, care au devenit baza normativă pentru activitățile arhivelor de stat și municipale.
Arhivele organizațiilor încă nu au un document de reglementare care să stabilească procedura de păstrare a documentelor și procedura de transfer a documentelor în vederea păstrării permanente către arhivele de stat și municipale. Din acest motiv, în 2010-2012. VNIIDAD a pregătit un proiect al regulilor de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organele de stat, administrațiile locale și organizațiile. În 2013, proiectul acestui document a fost finalizat, ținând cont de comentariile făcute de instituțiile de arhivă ale Federației Ruse. Se presupune ca dupa finalizarea proiectului, tinand cont de cele intocmite in 2012-2013. recomandări privind organizarea stocării documentelor electronice în arhivele organizațiilor, care vor fi discutate mai jos, aceste reguli vor fi înaintate spre aprobare Ministerului Culturii al Rusiei.
Rezultatul muncii VNIIDAD în perioada 20012–2013. sunt proiecte a două documente:
recomandări privind achiziția, contabilizarea și organizarea stocării documentelor electronice de arhivă în arhivele organizațiilor;
recomandări privind achiziția, contabilizarea și organizarea păstrării documentelor electronice de arhivă în arhivele de stat și municipale.
Scopul elaborării recomandărilor este crearea unei metodologii unificate și cadrul metodologic organizarea lucrărilor cu documente electronice de arhivă în arhivele autorităților de stat, administrațiilor locale, organizațiilor de stat și neguvernamentale, precum și în arhivele de stat și municipale, inclusiv organizarea stocării, achiziționării și evidenței documentelor electronice, pe baza cerințelor a legislației ruse în domeniul arhivării, cu luarea în considerare a tendințelor de dezvoltare a tehnologiilor informaționale în contextul tranziției la interacțiunea electronică interdepartamentală.
Recomandările se aplică documentelor electronice administrative care sunt create, procesate și stocate în sistemele informaționale ale organizației, sunt supuse stocării în arhiva organizației în modul și în termenele stabilite pentru documentele similare pe hârtie, precum și documentelor electronice pentru să fie transferate spre păstrare autorităţilor statului.arhivele (municipale).
Recomandările au fost elaborate ținând cont de prevederile Legii federale din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”, Regulile pentru munca de birou în autoritățile executive federale aprobate prin Decretul Guvernului Rusiei. Federaţia din 15 iunie 2009 Nr. 477, precum şi alte acte normative de reglementare în domeniul informaţiei, documentării, arhivelor.
La elaborarea recomandărilor, au fost luate în considerare prevederile standardelor naționale ale Federației Ruse și standardele Organizației Internaționale de Standardizare (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Managementul documentelor. Cerințe generale.
GOST R ISO 23081-1-2008. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Managementul documentelor. Procese de management al documentelor. Metadate pentru documente.
GOST R 53898-2010. Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Interacțiunea sistemelor de management al documentelor. Cerințe pentru e-mail.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Managementul documentației. Informații stocate electronic. Recomandări pentru asigurarea fiabilității și a fiabilității.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Asigurarea conservarii pe termen lung a documentelor electronice.
ISO 19005-1:2005. Managementul documentației. Un format de fișier de document electronic pentru păstrarea pe termen lung. Gestionarea documentelor - Format de fișier electronic al documentului pentru conservare pe termen lung – Partea 1: Utilizarea PDF 1.4 (PDF/A-1).
Proiectul de recomandări propune două abordări în organizarea transferului și stocării documentelor electronice de arhivă în arhivele organizațiilor, arhivele de stat și municipale: transferul și stocarea documentelor electronice pe suporturi materiale separate fizic și transferul documentelor electronice prin canale de informare și telecomunicații. cu stocare ulterioară pe serverele de arhivă ale organizației, arhiva de stat (municipală).
O caracteristică a stocării arhivistice a documentelor electronice este aceea că în arhiva unei organizații, arhive de stat sau municipale, documentele electronice sunt stocate în două copii identice, care sunt menționate în recomandări drept copiile principale și de lucru. Instanța principală este instanța de referință și este utilizată în cazuri excepționale, de exemplu, pentru a crea o instanță de lucru care să înlocuiască o instanță eșuată. Lucrătorul, după cum sugerează și numele său, este copia care se folosește în arhivă în toate cazurile în care este necesară reproducerea unui document electronic sau realizarea de copii ale unui document electronic pentru furnizarea utilizatorilor.
Recomandările prevăd ca la pregătirea documentelor electronice pentru stocare în arhiva organizației, acestea să fie convertite în formatul de stocare arhivă PDF/A-1, după care se formează containere de documente electronice.
Un container de documente electronice este un folder comprimat (arhivă zip) care include:
document electronic în format PDF/A-1;
metadatele documentului în format XML;
fișier(e) de semnături electronice detașate.
Deoarece semnăturile electronice în momentul transferului documentelor electronice pentru stocare în arhiva organizației și după timpul specificat - în arhiva de stat sau municipală vor fi invalide și nu vor putea asigura integritatea documentului, recomandările sugerează utilizarea tehnologiei de codificare hash pentru a calcula suma de control a containerului de documente electronice.
Recomandările prevăd, de asemenea, că în cazul unei modificări a mediului software și hardware și al învechirii formatelor informatice, a deteriorarii mass-media, arhiva organizației (arhiva de stat sau municipală) lucrează pentru transformarea documentelor electronice în formate noi și/ sau migrați către noi media.
În plus, secțiunile recomandărilor conțin prevederi privind organizarea stocării documentelor electronice în arhivă, asigurarea securității documentelor electronice stocate în arhivă, înregistrarea și utilizarea documentelor electronice, precum și procedura de transfer a documentelor din arhiva organizarea către arhiva de stat sau municipală. Este important ca arhivele care stochează documente electronice trebuie să aibă echipamentul și software-ul adecvat pentru a efectua lucrările necesare: verificarea reproductibilității documentelor electronice, conversia și migrarea, copierea documentelor electronice etc., precum și arhiviști cu pregătire specială în domeniul domeniul tehnologiilor informaţionale.
Un alt subiect finalizat de institut în 2013 a fost tema „Cerințe funcționale arhivistice și de gestionare a documentelor pentru sistemele informaționale care asigură gestionarea electronică a documentelor în procesul activităților interne ale organelor executive federale”. Se știe că în prezent pe piața produselor software pentru munca de birou există câteva zeci de sisteme diferite care asigură gestionarea electronică a documentelor; în organele executive federale sunt folosite şi diverse sisteme. Cerințe pentru sistemele informatice de gestionare a documentelor electronice ale organelor executive federale, ținând cont, printre altele, de necesitatea procesării informațiilor oficiale cu distribuție limitată prin aceste sisteme, aprobate prin ordin al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 2 septembrie, 2011 Nr. 221, în secțiunea II „Descrierea proceselor de suport documentar pentru management în EDMS al autorității executive federale” conține departe de Descriere completa cerințele pentru funcționalitatea sistemelor, lăsând deoparte cerințele pentru alcătuirea metadatelor documentelor necesare gestionării documentelor autentice, complete, fiabile și utilizabile pe tot parcursul ciclului lor de viață în munca de birou și în stadiul depozitării acestora (din arhiva de organizarea către arhiva de stat sau municipală).
Ca urmare a implementării acestui subiect, se oferă o descriere a principalelor procese de gestionare a documentelor în EDMS în cadrul ciclului de viață al documentelor, se formulează principiile și cerințele generale pentru EDMS și se oferă o schemă de clasificare și organizare a cazurilor. , sunt stabilite cerințe pentru funcțiile de aplicare ale EDMS, cerințe pentru suportul informațional al EDMS. , cerințe pentru utilizarea unei semnături electronice, pentru regăsirea informațiilor și prezentarea informațiilor și raportare, cerințe pentru controlul informațiilor în EDMS, pt. organizarea stocării informațiilor în EDMS, pentru administrarea și gestionarea competențelor în EDMS, cerințe pentru funcționarea EDMS, pentru modelul de urmat și formarea utilizatorilor.
Într-o anexă separată la raportul pe temă este prezentată o descriere a compoziției câmpurilor formularelor de introducere (fișe de înregistrare și control ale documentelor, fișe de clasificare și cărți de referință care fac parte din sistemul în curs de proiectare), care asigură identificarea diferitelor grupuri de documente și gestionarea acestora pe parcursul ciclului de viață al documentelor din EDMS, atribuirea funcțională a informațiilor despre documentele incluse în EDMS. La descrierea câmpurilor formularelor de intrare, este posibilă integrarea documentului în sistemul informațional al arhivei organizației și apoi în sistemul informațional al arhivei de stat sau municipale, dacă documentul este supus stocării permanente în Arhiva.
De câțiva ani, VNIIDAD cooperează cu dezvoltatori de software pentru munca de birou și arhive, în special, AltSoft CJSC (Sankt. Petersburg) și AS-Archive LLC (Moscova), ai căror specialiști sunt implicați în lucrări de cercetare.
În plus, în 2013, VNIIDAD, împreună cu AS-Arhive, a lansat un proiect de creare a unui complex de sisteme informaționale care să asigure gestionarea documentelor electronice în derularea activităților VNIIDAD și stocarea documentelor electronice de arhivă (pe baza arhivei VNIIDAD). ).
Ca rezultat al studierii abordărilor moderne de gestionare, clasificare și stocare a documentelor în formă electronică, conceptul de a crea stocare digitală documente electronice (TSKED) ca structură organizatorică și juridică formată în vederea creării un singur spațiu documente electronice semnificative din punct de vedere juridic, inclusiv amplasarea fizică a acestora și asigurarea imuabilității, siguranței, disponibilității în cadrul politicii de securitate aprobată.
În prezent, au fost determinate cerințele pentru funcționalitatea complexului de sisteme informatice automatizate, a fost efectuată o evaluare tehnică și economică a mijloacelor tehnice, a fost format un complex software și hardware pentru implementarea funcționării sistemelor automatizate, dezvoltări comune au fost efectuate în direcțiile și sarcinile principale de implementare a EDMS și arhiva organizației.
În cadrul lucrării comune, se preconizează punerea în funcțiune a sistemelor automatizate de organizare a lucrului colectiv asupra proiectelor de documente de gestiune și documente create în cursul lucrărilor de cercetare; organizarea muncii educaționale și educațional-metodice în sistemul de învățământ suplimentar și perfecționare; organizarea muncii de informare; organizarea lucrărilor site-ului institutului.
Larin M.V. Documente electronice în management: Metodă științifică. indemnizaţie / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.
În conformitate cu actuala Lege federală din 6 aprilie 2011 Nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” - semnături electronice.
Managementul documentelor. Termeni și definiții. Dicţionar. - M.: VNIIDAD, 2013.
Suma de control (a unui container de documente electronice) este o valoare calculată dintr-un set de date prin aplicarea unui anumit algoritm (funcție hash) și utilizată pentru a verifica integritatea datelor în timpul transmiterii sau stocării, precum și pentru a compara rapid două seturi de date pentru non- echivalență, inclusiv pentru determinarea prezenței virușilor informatici.
Rosarhiv, VNIIDAD. 2014
Rosarhiv, VNIIDAD. 2014
. (Contractant - ADAPT SRL);
. (Executor - Statul Rus Universitatea umanitară(RGGU);
. (Contractant - Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare All-Rusian (VNIIDAD);
. (Contractant - Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare All-Rusian (VNIIDAD);
. (Contractant - Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare All-Rusian (VNIIDAD);
(Contractant - Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare All-Rusian (VNIIDAD).
Revista analitică „Starea și dezvoltarea arhivelor în țările CSI în perioada 1999-2010”. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Revizuire analitică „Analiza comparativă a tehnologiilor analogice și digitale pentru dezvoltarea și aplicarea soluțiilor tehnologice care asigură restaurarea textelor decolorate ale documentelor de arhivă”. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Orientări pentru organizarea muncii și echipamentele tehnologice ale depozitelor de documente electronice. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Ghid pentru copierea electronică a documentelor de arhivă și gestionarea matricei de informații primite. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012
Orientări pentru aplicarea GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente” / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Orientări pentru elaborarea de către organismele guvernamentale federale a nomenclatoarelor exemplare de cazuri pentru organismele teritoriale și organizațiile subordonate / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Orientări pentru lucrul cu documentele de personal în arhivele de stat și municipale, arhivele organizațiilor / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Elaborat de Institutul de Istorie și Arhivă al Universității Ruse de Stat pentru Științe Umaniste, care, ca parte a implementării Programului țintă federal „Cultura Rusiei (2012-2018), pregătește un set de referință și metodologie și ajutoare practice la „Regulile pentru organizarea depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe” (contract de stat Nr 079 din 24 februarie 2014).
Această lucrare a fost revizuită în consiliile științifice și metodologice ale instituțiilor de arhivă ale districtelor federale și arhivelor federale și este recomandată pentru utilizare în activitățile practice ale instituțiilor de arhivă.
În primul rând, manualul este destinat arhivistilor care nu au studii și experiență specială în instituțiile arhivistice.
Institutul rusesc de cercetare de documentare și arhivare (VNIIDAD) face parte din sistemul Agenției Federale de Arhivă (Rosarchive). Sarcinile sale principale rămân dezvoltarea problemelor teoretice și metodologice de arhivare și gestionare a documentelor, arhivare și suport de documentare pentru management.
Institutul are direcții de cercetare în principalele domenii de activitate: departamentul de arhivare (este format din: sectorul de organizare a aparaturii științifice de referință și contabilitate documente de arhivă, sectorul de întocmire și examinare a valorii documentelor, sectorul de utilizare a documentelor arhivistice; documente), departamentul pentru știința documentelor (este format din: sectorul managementului documentelor, sectorul standardizării și managementului documentației), departamentul suport economic și tehnologic al afacerilor arhivistice (include: laboratorul de asigurare a siguranței arhivistice). documente, sectorul economiei arhivării, laboratorul de tehnologii automatizate de arhivă). Printre cei 88 de angajați ai Institutului (începând cu 01.01.2013) există 1 Membru Corespondent al Academiei Ruse de Științe, 6 Doctori în Științe și 30 Candidați în Științe.
Institutul a elaborat reguli, metode și reglementări pentru activitatea arhivelor de stat și a arhivelor organizațiilor. Au fost create o serie de liste de documente care reglementează selecția documentelor pentru stocarea în arhivă. Cele mai importante direcții ale activității de cercetare a institutului sunt soluționarea problemelor de teorie și practică de examinare a valorii documentelor și achiziționarea de arhive, crearea și dezvoltarea unui sistem de aparate științifice și de referință și teoretice și metodologice ale acestuia. baza și clasificarea informațiilor de arhivă. Specialiștii institutului se ocupă cu succes de problemele economiei arhivării, asigurând siguranța documentelor de arhivă și utilizarea acestora.
În domeniul managementului documentelor și al managementului documentelor al institutului se efectuează cercetări teoretice legate de studiul esenței informaționale a documentului, proprietățile și funcțiile acestuia, procesele de formare a documentelor, precum și formarea sistemelor de documentare. Se desfășoară cercetări privind istoria muncii de birou și terminologia managementului documentelor și suportul documentației pentru management. Studiile aplicative vizează rezumarea experienței practice în dezvoltarea și implementarea tehnologiilor de lucru cu documente, inclusiv cele electronice, și sisteme electronice de management al documentelor (sisteme de informații corporative), dezvoltarea bazelor organizaționale pentru construirea sistemelor de management al documentelor.
Institutul cooperează cu succes cu Organizația Internațională pentru Standardizare, participă la elaborarea celor mai importante standarde internaționale pentru managementul documentelor și aduce în atenția profesioniștilor din lume pozițiile fundamentale ale specialiștilor ruși în documente privind managementul documentelor și standardizarea acestui tip de activitate. comunitate.
În ultimii ani, problemele cercetării științifice ale institutului sunt strâns legate de schimbările care au loc în domeniul tehnologiei informației, răspândirea tot mai mare a documentelor electronice și extinderea semnificativă a managementului documentelor electronice. Un loc semnificativ îl ocupă lucrările în domeniul îmbunătățirii managementului documentației, al asigurării securității documentelor de arhivă, al dezvoltării tehnologiilor de arhivă automatizată și al funcționării arhivelor electronice.
Institutul dispune de un Centru al Industriei de Informații Științifice și Tehnice privind Arhivarea și Managementul Înregistrărilor (include: Sectorul Suport Informațional și Menținere al SIF, Sectorul Informații Științifice și Tehnice Străine privind Arhivarea și Gestionarea Înregistrărilor, Sectorul Resurse Electronice de Informații Științifice și Tehnice), care furnizează arhivelor și altor organizații interesate informații în domeniul managementului și arhivării documentelor. Există o Filială Centrul de Studii Avansate în Arhivare și Managementul Documentației, care asigură recalificarea și pregătirea avansată a personalului în aceste domenii. În anul 2003, prin decizia Consiliului șefilor de guvern din statele membre CSI, institutul a primit statutul de organizație de bază pentru recalificarea și formarea avansată a personalului în arhivare, management documentar și suport documentar pentru administrarea statelor membre. a Comunității Statelor Independente.
Consiliul Academic al Institutului include experți de top de la Agenția Federală de Arhivă, VNIIDAD și alte organizații. Există studii postuniversitare și un consiliu de disertație pentru susținerea tezelor pentru gradul de doctor și candidat în științe istorice în specialitatea: 25.05.02 - documentar, știința documentului, arhivare.
