Miestas: Maskva

Renginio programa

VNIIDAD Pramonės pažangių studijų centras pradeda registraciją į kursus profesinis perkvalifikavimas ir pažangus archyvavimo mokymas.

Profesionalūs perkvalifikavimo kursai leidžia nuotoliniu būdu įgyti reikiamų žinių ir įgūdžių naujai rūšiai išlaikyti profesinę veiklą arba skatinimas profesionalus lygis turimų kvalifikacijų ribose.

Kursų absolventai gali eiti archyvaro, archyvo vedėjo, kanceliarijos vedėjo, dėstytojo (kolegijose, universitetuose), vadovo asistento, pagrindinės veiklos referento ir kt.

Studijų formos: ne visą darbo dieną ir ne visą darbo dieną.

Studijų trukmė - 1 metai.

Autoriai ir mokytojai: VNIIDAD vadovaujantys specialistai - pagrindinių Rusijos Federacijoje galiojančių norminių dokumentų kūrėjai: įstatymai, taisyklės, GOST, instrukcijos, sąrašai ir autoriai mokymo priemones dėl darbo su dokumentais organizavimo šiuolaikinėmis sąlygomis.

Archyvavimo profesinio persikvalifikavimo programoje:

1. Archyvavimo organizavimas Rusijoje

1.1. Archyvavimo organizavimo teisinis pagrindas Rusijos Federacija. Archyvų valdymo organai Rusijoje

1.2. Archyvavimo organizavimo istorija Rusijoje

1.3. Viešųjų įstaigų istorija ir visuomenines organizacijas Rusija, SSRS, Rusijos Federacija - pagrindiniai Rusijos Federacijos archyvinio fondo fondo kūrėjai

1.4. Šiuolaikinė kompozicija Rusijos Federacijos archyvinis fondas ir jo klasifikacija

1.5. Tinklas ir funkcijos valstybės archyvai

1.6. Organizacijų archyvai, jų funkcijos, teisės ir kompetencija

1.7. Dokumentų tvarkymas archyve pagal fondus, jungtinius archyvinius fondus, rinkinius

2. Dokumentų vertės tyrimas ir archyvų įsigijimas

2.1. Rusijos Federacijos archyvinio fondo formavimas

2.2. Dokumentų vertės tyrimo tikslai ir uždaviniai. Dokumentų vertinimo principai, kriterijai, metodai

2.3. Dokumentų atrankos norminių ir metodinių vadovų sistema

2.4. Dokumentų vertės tyrimo atlikimo ir rezultatų įforminimo tvarka

2.5. Archyvų įsigijimo tikslai ir uždaviniai. Archyvų įsigijimo šaltinių sąrašai

2.6. Dokumentų priėmimas į valstybės, savivaldybės archyvą

2.7. Ekspertinių įstaigų sistema

3. Dokumentų apskaita archyvuose

3.1. Centralizuotos valstybinės archyvinių dokumentų apskaitos tikslai, uždaviniai ir principai

3.2. Archyvo apskaitos dokumentų sistema, jų paskirtis

3.3. Saugojimo vienetų ir dokumentų apskaitos archyve tvarka

3.4. Unikalių ir ypač vertingų dokumentų apskaita archyve. Draudimo fondo ir naudojimo fondo apskaita

3.5. Buhalterinės apskaitos ypatumai organizacijų archyvuose

3.6. Automatizuotų archyvavimo technologijų diegimas archyvinių dokumentų registravimui

4. Archyvinių dokumentų saugumo užtikrinimas

4.1. Valstybės archyvų sutvarkymas ir įrengimas

4.2.Fizikiniai-cheminiai ir biologiniai archyvinių dokumentų naikinimo veiksniai

4.3. Prieinamumo kontrolė ir fizinė būklė archyviniai dokumentai

4.4. Specialaus dokumentų tvarkymo būdai

4.5. Archyvinių dokumentų apsauga nuo vagystės ir neteisėtos prieigos

5. Mokslinė ir informacinė aparatūra Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentams

5.1. Diferencijuotas aprašymas yra pagrindas kuriant mokslinį informacinį aparatą Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentams.

5.2. Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų mokslinės ir informacinės aparatūros sistema

5.3. Archyvinis inventorius – pagrindinis valstybės archyvo žinynas

5.4. Archyvų katalogai

5.5. Vadovai

5.6. Indeksai (archyviniai katalogai)

5.7. Archyvinių fondų ir dokumentų apžvalgos

5.8. Valstybės archyvo automatizuotas mokslinis informacinis aparatas

6. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų naudojimas

6.1. Vieningos archyvinės ir informacinės erdvės formavimas

6.2. Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų naudojimo tikslai ir formos

6.3. Valstybinių archyvų dokumentų naudojimo organizavimas

6.4. Informacinių dokumentų rūšys

6.5. Valstybės archyvo dokumentų publikavimas

6.6. Dokumentų parodos, jų rūšys, paskirtis ir organizavimas

6.7. Teminių archyvinių dokumentų rinkinių sudarymas

6.8. prašymų vykdymas

6.9. Dokumentų teikimas studijoms archyvo skaitykloje

6.10. Bendradarbiavimo su juridiniais ir fiziniais asmenimis dėl valstybės archyvo dokumentų naudojimo sutartinėmis sąlygomis organizavimas

6.11. Dokumentų naudojimo apskaita valstybės archyve

7. Tvarkymas archyvuose

7.1. Darbo organizavimas valstybės archyve

7.2. Valstybės archyve esančių darbų normavimas

7.3. Šiuolaikinės formos ekonominė veikla valstybinis archyvas

Federalinė biudžetinė įstaiga „Visos Rusijos Įrašų ir archyvų tyrimų institutas“ (toliau – VNIIDAD), vadovaudamasi Rusijos Federacijos Vyriausybės 1992 m. birželio 24 d. dekretu Nr. 430, yra anksčiau galiojusios Visos -Sąjunginis dokumentų ir archyvavimo mokslo institutas, įkurtas SSRS Ministrų Tarybos 1966-02-03 įsakymu Nr. 407r.

Dalyvavimas bendraujant su federaliniais archyvais, federalinių apygardų archyvų institucijų mokslinėmis ir metodinėmis tarybomis bei suinteresuotomis organizacijomis numatant archyvavimo raidą, formuojant archyvų pramonės mokslinės ir techninės politikos prioritetus, pasirenkant perspektyvias sritis. moksliniai tyrimai archyvavimo ir dokumentų tvarkymo srityje VNIIDAD objektyviai veikia kaip vienas pagrindinių šalies archyvų bendruomenės integratorių.

1. Veiklos organizavimas

VNIIDAD, būdama mokslinė organizacija, veikia pagal 1996 m. rugpjūčio 23 d. federalinį įstatymą Nr. 127-FZ „Dėl mokslo ir valstybės mokslo ir technikos politikos“.

Pagal Chartiją, patvirtintą Federalinio archyvo 2011 m. gegužės 31 d. įsakymu Nr. 40, institutas vykdo mokslinę tiriamąją, mokslinės informacijos ir švietėjišką veiklą.

VNIIDAD steigimo ir nuosavybės dokumentai (įstatai, juridinio asmens registracijos pažymėjimas, registracijos mokesčių inspekcijoje pažymėjimas ir kt.) surašomi nustatyta tvarka.

Instituto organizacinė struktūra, kurią sudaro 7 padaliniai (4 katedros, laboratorija ir 2 centrai (tarp jų ir savarankiško mokymosi pagrindu veikiantis Pramonės Pažangiųjų studijų centras)) iš esmės užtikrina jo uždavinių sprendimą. Kartu, atsižvelgiant į didėjantį žmonių, tiesiogiai dalyvaujančių mokslinį darbą, skaičių, atrodo, kad būtina peržiūrėti personalo paskirstymą tarp struktūrinių padalinių.

Visi struktūriniai padaliniai turi nuostatas, darbuotojai - pareigybių aprašymai; nustatytas pareigų pasiskirstymas tarp instituto direktoriaus ir jo pavaduotojų.

Plėtoti mokslines temas, rengiant rimčiausius norminius ir metodinius dokumentus praktikuojama tokia lanksti darbo organizavimo forma kaip laikinų kūrybinių komandų, kurių narių sudėtis ir pareigos reglamentuojamos, kūrimas. atitinkamais įsakymais.

Direktorius ir Akademinė taryba veikia kaip pagrindiniai VNIIDAD patariamieji organai.

Direkcija, veikdama 2010-11-19 įsakymu Nr.57 patvirtintų Nuostatų pagrindu, posėdžiauja reguliariai 1-2 kartus per mėnesį ir iš esmės vykdo jai pavestas funkcijas, nors nėra numatytas jos darbo planas. nuostatus. Direkcija svarsto viso instituto ir atskirų struktūrinių padalinių darbo organizavimo, finansinės ir administracinės bei ūkinės veiklos organizavimo klausimus, kontroliuoja valstybinės užduoties vykdymo eigą ir valstybines sutartis, sudarytas įgyvendinant federalines tikslines programas, kaip taip pat ypač svarbių tiriamųjų darbų rezultatai.

Akademinė taryba (kurios nuostatai ir darbo planas nėra) renkasi 2-3 kartus per metus, kad aptartų instituto metinius rezultatus, individualius, mokslui imliausius tyrimų rezultatus ir kt.

Pažeisdamas savo Chartiją ir nepaisydamas pakartotinių Federalinio archyvo nurodymų, institutas nesudaro metinio darbo plano, todėl daugiausia vadovaujasi valstybės užduotimi, sutartimis (sutartimis) dėl darbų atlikimo ir paslaugų teikimą, taip pat struktūrinių padalinių darbo planus.

Ataskaitos apie valstybės užduoties įgyvendinimą (ketvirtinę ir metinę) siunčiamos Federaliniam archyvui laiku.

Siekiant įgyvendinti Rusijos Federacijos prezidento 2012-05-07 dekretą Nr.597 „Dėl valstybės socialinės politikos įgyvendinimo priemonių“, Federalinio archyvo 2014-07-07 įsakymu Nr.51 patvirtintas veiksmų planas ( „kelių planas“) „Socialinių sektorių pokyčiai, kuriais siekiama pagerinti mokslo efektyvumą, palyginti su Federaline archyvų agentūra, pavaldžia Federalinei biudžetinė įstaiga„Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas“ Jo nustatyti rodikliai iš esmės tenkinami, išskyrus darbo užmokesčio lygio rodiklį, kuris visų pirma susijęs su dideliu Rusijos švietimo ir mokslo ministerijos nepakankamu instituto finansavimu. Atsižvelgiant į tai, kartu su nuolatiniu federalinio archyvo bendravimu su Rusijos švietimo ir mokslo ministerija dėl papildomų lėšų skyrimo darbo užmokesčiui didinti, institutas turi ieškoti savo galimybių padidinti lėšų srautą iš pajamų. generuojančią veiklą, sutelkti organizacines, personalo ir intelektines pastangas šia kryptimi.

Informacija apie institutą skelbiama ir reguliariai atnaujinama oficialioje valstybės ir savivaldybių institucijų svetainėje (http://www.bus.gov.ru), Rusijos archyvų portale () ir jo oficialioje svetainėje (http://www. .vniidad.ru) .

2014 - 2016 m buvo atliktas darbas siekiant išplėsti VNIIDAD interneto svetainės, kaip informacinio ir reklaminio darbo įrankio, efektyvesnio panaudojimo instituto veikloje galimybes bei supažindinti potencialius vartotojus su jos mokslo raida ir vykdomų tyrimų sritimis. Visų pirma, 2016 m. svetainė buvo dar kartą atnaujinta perėjus į Joomla 1.5.26 informacijos valdymo sistemos (TVS) versiją.

Atitinkamose teminėse svetainės skiltyse teikiama informacinė pagalba pagrindinei instituto veiklai, potencialiems vartotojams pateikiant paslaugų sąrašą, informaciją apie naują informaciją, kuri ateina į informacinį fondą, reklamuojant naujus instituto leidinius, informaciją apie mokslinių renginių planus. , skelbiant naujausią naujienų informaciją apie dokumentų valdymą ir archyvavimą , kvalifikacijos kėlimo ir personalo perkvalifikavimo kursų programas ir tvarkaraščius ir kt.

2. Personalas

Dėl objektyvių priežasčių pastaraisiais metais VNIIDAD etatas buvo sumažintas ir audito metu jis siekė 100 žmonių, iš kurių 5 žmonės ne visą darbo dieną dirbantys iš išorės, 8 – vidiniai. Faktiškai instituto darbo užmokesčio sąraše yra 59 asmenys, iš kurių 37 yra vyresni nei 50 metų, įsk. pensinis amžius - 28. Darbo stažas institute ar archyvinėse įstaigose virš 15 metų turi 33 darbuotojus.

Aukštąjį išsilavinimą turi 52 asmenys, iš jų 48% (25 asmenys) istoriniai-archyviniai ir istoriniai; 9 - dokumentacija; 4 darbuotojai turi du aukštuosius išsilavinimus. Institute dirba 4 mokslų daktarai ir 18 mokslų kandidatų.

VNIIDAD 2016-04-04 įsakymu Nr.15 patvirtinti Atestavimo tvarkos nuostatai. mokslo darbai instituto nikų, tačiau jų atestavimas nebuvo atliktas pastaruosius trejus metus.

Su visais Instituto darbuotojais sudaromos darbo sutartys. Prireikus jiems sudaromi papildomi susitarimai. Tuo pačiu, vadovaujantis Valstybinių (savivaldybių) įstaigų darbo apmokėjimo sistemos laipsniško tobulinimo 2012-2018 metų programa, patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2012 m. lapkričio 26 d. įsakymu Nr. 2190-r. , institutas nepradėjo pereiti prie „galiojančios sutarties“.

Išplėstinis darbuotojų mokymas vyksta pagal instituto direktoriaus kasmet tvirtinamus planus. Ji apima visas instituto veiklos sritis, įskaitant informacines technologijas, apskaitą, gaisrinę saugą. Instituto darbuotojai OTsPK VNIIDAD pagrindu yra papildomai mokomi Ekstremalių situacijų ministerijos Civilinės saugos akademijoje, RANEPA Viešųjų pirkimų institute.

Įdarbinimo darbai vykdomi tradiciniu būdu. Darbo skelbimai skelbiami oficialioje instituto svetainėje. Šiuo metu rengiamas rezervas aukštoms pareigoms užimti.

Imamasi priemonių antikorupcinės politikos klausimais. Visų pirma, 2015-01-28 įsakymu Nr.6 buvo paskirtas asmuo, atsakingas už korupcijos ir kitų nusikaltimų prevencijos darbą; 2015-02-03 įsakymas Nr.9 „VNIIDAD darbuotojų pranešimo apie dovanos gavimą, susijusį su protokoliniais įvykiais, komandiruotėmis ir kitais oficialiais renginiais, dovanos įteikimą ir įvertinimą, pardavimą (išpirkimą) ir parduotų pajamų įskaitymą tvarka. "su priedais"; 2016-10-12 įsakymu Nr.36 patvirtinti Interesų konflikto nuostatai; kovos su korupcija politika; Darbuotojų etikos ir tarnybinio elgesio kodeksas.

Personalo skyriaus darbo organizavimas ir personalo dokumentų tvarkymo organizavimas iš esmės atitinka įstatymų reikalavimus, taip pat ir darbuotojų asmens duomenų apsaugos požiūriu. Personalo tarnybos patalpos leidžia sudaryti specialias sąlygas saugoti asmeninius įrašus ugniai atspariame seife, atlikti pokalbius personalo klausimais.

Institutas organizuoja universitetų ir kolegijų studentų praktiką, kurią kasmet atlieka apie 3-5 studentai.

3. Tiriamasis darbas

Darbuotojų, tiesiogiai dalyvaujančių moksliniame darbe, dalis sudaro apie 70% faktinio instituto skaičiaus. Dėl nepakankamo personalo VNIIDAD galimybės plėtoti visą archyvų pramonei aktualių mokslinių temų spektrą yra ribotos. Visų pirma, Rusijos mokslų akademijos atliktame instituto mokslinės veiklos tyrime, atkreipiant dėmesį į inovatyvių projektų potencialą sukurti metodinių rekomendacijų bloką tokioje srityje kaip elektroniniai dokumentai, elektroniniai archyvai, dokumentų skaitmeninimas, konstatuota, kad 2012 m. „ši kryptis organizacijos veikloje nėra pirmaujanti“.

Mokslinis darbas vykdomas pagal metinius mokslinių tyrimų ir plėtros darbų, atliekamų pagal valstybės pavedimą, planus (toliau – MTEP planas), taip pat pagal Federalinės archyvų agentūros numatytas temas. federalinės tikslinės programos „Rusijos kultūra“ įgyvendinimas.

Per pastaruosius trejus metus institutas baigė daugiau nei 60 mokslinių darbų, kurių dauguma (67 %) yra informacinio ir analitinės paskirties. Norminio ir metodinio pobūdžio darbų dalis sudaro atitinkamai 19,6 ir 14,7 proc. Dinamikos analizė rodo baigtų mokslinių darbų skaičiaus mažėjimą: 39 - 2014 m., 14 - 2015 m., 17 - 2016 m.

Iš viso 2014 - 2016 m. Instituto darbuotojai paskelbė šešias monografijas, du informacinius ir bibliografinius leidinius bei dvidešimt tris straipsnius leidiniuose, įtrauktuose į Rusijos švietimo ir mokslo ministerijos Aukštosios atestacinės komisijos rekomenduojamų publikacijų sąrašą. Iš viso publikuoti (įskaitant deponuotus) VNIIDAD darbuotojų 2014-2016 metų darbų siekė 290 pavadinimų.

Per pastaruosius trejus metus Rusijos mokslo citavimo indeksas (RSCI) užfiksavo 75 instituto darbuotojų publikacijas. VNIIDAD turi gana solidų Hirsch indeksą (h-indeksą) - 6; ir geras „i-Index“ – 5.

Paprastai VNIIDAD mokslinių tyrimų rezultatai priimami be reikšmingų pastabų arba po nedidelio patikslinimo, atsižvelgiant į tai, kas buvo pasakyta diskusijų metu Federalinio archyvo patariamųjų organų (valdybų, tyrimų komisijų ir metodinis darbas ir tt) komentarai. Tuo pačiu, nepaisant to, kad mokslinius tyrimus, kurių rezultatas yra metodiniai vadovai, institutas atlieka tinkamai ir nustatyta tvarka, jų įgyvendinimas kartais apsunkinamas dėl nepakankamai glaudaus ryšio su praktinis darbas archyvinės įstaigos.

Valstybinę mokslinių tyrimų darbų registraciją nustatyta tvarka vykdo Institutas. VNIIDAD kasmet pateikia ataskaitinę medžiagą Federalinei veiklos stebėjimo sistemai mokslo organizacijos atliekantys tyrimų, plėtros ir technologinius darbus.

VNIIDAD vykdomos MTEP ataskaitos ne visada visiškai atitinka jų struktūrai ir pateikimui keliamus GOST 7.32-2001 „Tyrimo ataskaita. Registracijos struktūra ir taisyklės“ (neaptariama tyrimo aktualumas ir objektai, metodika ir darbo metodai, reikšmė ir kt.).

Tačiau pagrindinė tiriamojo darbo organizavimo problema – pastebimas ir nuolatinis jo mažėjimas Žmogiškieji ištekliai tiek kiekybine, tiek kokybine prasme. Lyginamoji tiriamosios veiklos rezultatų analizė parodė, kad 2014 - 2016 m. per pastaruosius trejus metus dėl įvairių priežasčių išvykusių specialistų paskelbė 204 pranešimus (neskaičiuojant kolektyvinių studijų ir trijų konferencijų „Dokumentacija informacinėje visuomenėje“ medžiagos rinkinių), o toliau dirba tik 86 darbuotojai. tempas: jei 2015 m. išleido 33 kūrinius, 2016 metais jų skaičius sumažintas iki 25.

Šiuo būdu, kūrybinis potencialas mokslo darbuotojai VNIIDAD kaip visuma nėra įgyvendinama pakankamai, o maždaug pusei darbuotojų lieka neatrasta mokslinių publikacijų forma, o tai drastiškai mažina bendrą Instituto veiklos vertinimą.

4. Mokslinė ir informacinė veikla

Mokslinės ir informacinės paslaugos archyvų institucijoms, juridiniams ir fiziniams asmenims specializuotų reguliavimo ir mokslinė ir metodinė literatūra VNIIDAD vykdo per Archyvavimo ir įrašų valdymo mokslinės ir techninės informacijos pramonės centrą (toliau – OTSNTI), kuris kasmet vidutiniškai įvykdo daugiau nei 600 informacijos užklausų iš juridinių ir fizinių asmenų.

OCNTI informacinis ir informacinis fondas (CIF) sudaro apie 54,0 tūkst. paskelbtų ir nepaskelbtų kūrinių, kasmet didėjančių vidutiniškai 500 naujų kūrinių. Apskaitos ir naudojimo tikslais jie kaupiami ir tvarkomi tradicinė forma periodiškai skelbiami informaciniai ir informaciniai kartotekai, taip pat naujų atvykėlių sąrašai. VNIIDAD svetainėje patalpintoje elektroninėje katalogo versijoje yra 42 000 SIF medžiagos bibliografinių aprašų.

Dėl silpnos instituto techninės ir programinės įrangos (trūksta didelio našumo skaitytuvų, optinio teksto atpažinimo ir PDF failų redagavimo kompiuterinių programų, nuotraukų redaktoriaus), SIF medžiagos tiesioginis vertimas į elektroninę formą vyksta gana lėtai, o sukurtas elektroninis išteklius nėra laisvai prieinamas instituto interneto svetainėje.

5. Edukacinė veikla

Turėti nuolatinę licenciją sportuoti švietėjiška veikla AAA Nr.000821, reg. Nr. 0809, Rosobrnadzor išduotas 2011-09-03, institutas jį vykdo pagal magistrantūros mokslo ir dėstytojų mokymo programas, taip pat papildomas profesines programas ir profesinio mokymo programas.

Remiantis NVS vyriausybių vadovų tarybos 2003 m. rugsėjo 18 d. sprendimu, VNIIDAD turi pagrindinės organizacijos, skirtos archyvavimo, dokumentų tvarkymo ir NVS administravimo dokumentinės paramos personalo perkvalifikavimui ir kvalifikacijos kėlimui. valstybėse narėse, kuri įgyvendinama per Archyvavimo pažangių studijų pramonės centro ir valdymo dokumentacijos palaikymą (toliau – OCPC) veiklą.

Institutas vykdo magistrantūros studijas pagal specialybę 05.25.02 - Dokumentika, dokumentų mokslas, archyvavimas. Tačiau pažeidžiant Švietimo programų edukacinės veiklos organizavimo ir įgyvendinimo tvarką Aukštasis išsilavinimas- Mokslo ir pedagoginio personalo rengimo abiturientuose programos (priedas), patvirtintos Rusijos švietimo ir mokslo ministerijos 2013 m. lapkričio 19 d. įsakymu Nr. 1259, atitinkama VNIIDAD švietimo programa nepraėjo valstybinės akreditacijos.

Šiuo metu aspirantūroje studijuoja trys žmonės pilnas laikas mokymus (įskaitant vieną – mokamą) ir vieną asmenį neakivaizdiniu būdu. 2015-2016 metais į abiturientų mokyklą nepriimama.

Dėl negalėjimo užtikrinti disertacijos tarybos veikimo pagal Rusijos švietimo ir mokslo ministerijos 2011 m. gruodžio 12 d. įsakymo Nr. 2817 „Dėl Tarybos gynimo nuostatų patvirtinimo“ reikalavimus. disertacijos laipsnį mokslų kandidatas, mokslų daktaro laipsniui gauti“ ir nebuvimas institute reikalinga suma mokslų daktarai, disertacijos tarybos darbas buvo nutrauktas (Rusijos Švietimo ir mokslo ministerijos 2015-07-07 įsakymas Nr. 729 / NK), tačiau tai nėra pakankamas pateisinimas, kodėl nėra parengtų disertacijų. institutą, nes magistrantūros absolventai galėjo gintis RSUH disertacijų taryboje.

OCPC pagal sutartis su juridiniais ir fiziniais asmenimis vykdo personalo profesinį perkvalifikavimą ir kvalifikacijos kėlimą archyvavimo ir dokumentų tvarkymo srityse. Mokymai OCTC vykdomi visu etatu, neakivaizdiniu ir neakivaizdiniu etatu pagrindinėse profesinio perkvalifikavimo srityse, aukštesniojo trumpalaikio ir ilgalaikio mokymo srityse, taip pat kai kuriais atvejais - kaip individualios stažuotės dalis. .

OCTC darbas kuriamas remiantis teminiais edukacinės veiklos planais ir mokymo kursų tvarkaraščiais. Koordinuoti OCPC darbą, a metodiniai patarimai, kurios funkcijos apima teminių planų ir mokymo programų derinimą, kursų tvarkaraščius, leidžiamos mokomosios ir metodinės literatūros sąrašus, mokymo programų kokybės kontrolę, optimalią studentų įdarbinimo metodiką. Šiuo metu tarybos sudėtis turi būti iš esmės atnaujinta, nes atleidžiama dauguma jos narių.

Be VNIIDAD vadovaujančių specialistų, kvalifikuotų valstybės archyvų darbuotojų, programinės įrangos produktų kūrėjų informacijos ir dokumentacijos valdymo ir archyvavimo srityje, specializuotų aukštųjų mokyklų dėstytojai taip pat dalyvauja ugdymo procese, nors š. praktika nėra ypač paplitusi, nes trūksta pakankamai finansinių išteklių, kad institutas galėtų juos įtraukti į mokymus.

Per pastaruosius trejus metus OCTC apmokė daugiau nei 2,5 tūkst. nemažai archyvarų iš NVS ir EURASIC šalių (Kazachstano, Tadžikistano, Mongolijos, Vietnamo ir kt.).

Pagrindinis VNIIDAD švietėjiškos veiklos trūkumas yra valstybinės akreditacijos trūkumas edukacines programas profesinį perkvalifikavimą ir kvalifikacijos kėlimą. Nors formaliai tokioms įstaigoms to nereikalaujama, tačiau tai mažina VNIIDAD konkurencinius pranašumus, palyginti su aukštosiomis mokyklomis, turinčiomis valstybinę akreditaciją ir aktyviai plečiančiomis programų įgyvendinimo praktiką. papildomas išsilavinimas, dėl ko VNIIDAD ateityje gali išstumti iš švietimo paslaugų teikimo dokumentų specialistų ir archyvarų rengimo srityje rinkos, nes nesant akreditacijos baigus mokymus negali išduoti diplomų ir valstybės pripažintų pažymėjimų. .

Aktyvios profesinės sąveikos tarp instituto ir vieno profilio aukštųjų mokyklų trūkumas neprisideda prie edukacinės veiklos.

6. Tarptautinis bendradarbiavimas

Instituto tarptautiniais ryšiais siekiama gerinti mokslinės veiklos kokybę, pagrįstą bendradarbiavimu su tarptautine archyvų bendruomene, plėtojant bendras programas, naudojant archyvavimo ir raštvedybos inovacijas bei informacines technologijas, dalyvaujant tarptautiniuose mokslo projektuose, dalyvaujant tarptautiniuose moksliniuose projektuose, mokslinį mobilumą. mokslininkai.

Dar visai neseniai vaisingiausi profesiniai ryšiai vystėsi pagal VNIIDAD, Baltarusijos dokumentų mokslo ir archyvavimo tyrimų instituto ir Ukrainos archyvų mokslo ir dokumentologijos tyrimų instituto sutartį. Tačiau po gerai žinomų įvykių ryšiai su Ukrainos puse nutrūko, o santykiai su kolegomis iš Baltarusijos ir toliau vystosi gana aktyviai. VNIIDAD yra nuolatinis bendrų mokslinių renginių, vykdomų pagal Planą, dalyvis bendras veiksmas Federalinė archyvų agentūra ir Baltarusijos Respublikos teisingumo ministerijos Archyvų ir įrašų valdymo departamentas 2014–2016 m.

Svarbi Instituto tarptautinės veiklos sritis – dalyvavimas Tarptautinės archyvų tarybos ir jos Europos ir Azijos regioninio padalinio (EURASICA) veikloje. VNIIDAD atstovai dalyvavo daugumoje pastarųjų tarptautinių archyvų kongresų ir beveik visuose EURASIC renginiuose. Čia reikėtų pažymėti kasmetinę EURASIK ir Rosarkhiv globojamą organizaciją tarptautinėse konferencijose„Dokumentacija informacinėje visuomenėje“.

Taip pat naudingas VNIIDAD dalyvavimas Tarptautinio archyvistikos instituto Trieste ir Maribore, kaip vieno iš autoritetingų archyvavimo srities specialistų forumų, veikloje.

Nuo 2016 m. VNIIDAD yra tarptautinio projekto „InterPARES Trust“ partneris ir priklauso jo europinei grupei.

7. Logistika ir finansinė parama

VNIIDAD balanse nekilnojamojo turto neturi. 2011 m. sausio 11 d. patalpų ir turto neatlygintino naudojimosi sutartimi Nr. BP 3/11 jis užima darbo patalpas, kurių bendras plotas 1731,7 kv. metrų Rusijos valstybinio mokslinės ir techninės dokumentacijos archyvo pastate, adresu: Profsoyuznaya g., 82.

Darbuotojų aprūpinimas kompiuterine technika – 85% (50 darbo vietų, iš kurių 8 vienetai yra senesni nei 8 metų).

VNIIDAD, kaip federalinės biudžetinės įstaigos, finansavimas atliekamas lėšomis:

federalinis biudžetas, skiriamas kaip subsidija kasmet nustatomoms valstybės užduotims įgyvendinti;

federalinė tikslinė programa „Rusijos kultūra“, gauta konkurso būdu;

iš pajamas duodančios veiklos.

Biudžetinio ir nebiudžetinio finansavimo santykio dinamika per pastaruosius trejus metus rodo nebiudžetinių pajamų mažėjimą tiek absoliučiais dydžiais, tiek dalimis, palyginti su biudžeto komponentu. Tuo pačiu metu biudžeto finansavimas absoliučiais dydžiais per šį laikotarpį praktiškai nepakito:

Kartu reikėtų ypač pažymėti, kad mokslinę veiklą institutas vykdo išimtinai biudžeto lėšų lėšomis, įgyvendindamas valstybines užduotis ir valstybines sutartis pagal federalinę tikslinę programą „Rusijos kultūra“. 2014-2016 metų laikotarpiui VNIIDAD nėra įgyvendinęs nei vieno nevyriausybinių organizacijų užsakymo ar dotacijos paramos gavimo tyrimo projekto.

Instituto plėtrai skirtos lėšos, t. už materialinę ir techninę įrangą sudaro palyginti nedidelę jos nebiudžetinių pajamų dalį: 2014 m. - 814 616,0 rublių. (6,8% nebiudžetinių pajamų), 2015 m. - 1 080 855,0 rub. (10,4%), 2016 m. - 1 128 901,0 RUB (7,6 proc.).

2014-2016 metais nebuvo leista institutui netinkamai (neefektyviai) leisti biudžeto lėšas. Laikomasi lėšų išlaidų komandiruotėms tvarkos.

Pajamų ir išlaidų biudžetinė apskaita vykdoma pagal Biudžetinės apskaitos sąskaitų darbo planą. Patikrinus VNIIDAD „Institucijos 2016 metų finansinės ūkinės veiklos plano įgyvendinimo ataskaitos“ ir kitų biudžeto ataskaitų rengimo teisingumą, nustatyta nemažai pažeidimų. Ataskaitos pateikiamos nesilaikant nustatytų terminų, todėl Rosarkhiv vėluoja pateikti konsoliduotas ataskaitas Federaliniam iždui

Siekiant supaprastinti nebiudžetinę veiklą, turi būti parengtos standartinės mokamų švietimo paslaugų teikimo sutarčių formos (kursai korespondencijai, neakivaizdiniai kursai, trumpalaikiai dieniniai kursai su juridiniais / fiziniais asmenimis), paslaugų teikimo sutartys. mokestis (mokytojų pritraukimui į kvalifikacijos kėlimo kursus dėstyti, tikrinti kontrolės ir kitus darbus ir kt.), mokamų informacinės medžiagos rengimo ir teikimo paslaugų teikimo sutartys (OCNTI).

Pinigų, atsargų, ilgalaikio turto ir finansinių įsipareigojimų inventorizacija nebuvo atlikta 2016 m.

Atsitiktinai patikrinus pareiginės algos nustatymo teisingumą ir jų priskaičiavimą už 2016 m., pažeidimų nenustatyta. Audituojamu laikotarpiu dėl darbo užmokesčio, kaupimo ir draudimo įmokų sumokėjimo finansinių ūkinių operacijų atspindėjimo biudžeto apskaitos registruose išsamumo ir savalaikiškumo, pažeidimų nenustatyta.

Atlyginimas mokamas pagal darbo sutartis ir darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

Taikymas
pažymą apie visapusiško patikrinimo rezultatus
FBU „Visos Rusijos tyrimai
Dokumentacijos ir archyvavimo institutas“

Rekomendacijos VNIIDAD veiklai tobulinti

Parengti ilgalaikį instituto plėtros planą (koncepciją ar programą);

pradėti rengti instituto metinius darbo planus;

optimizuoti struktūrinių padalinių, tiesiogiai nedalyvaujančių moksliniame darbe ir/ar edukacinėje veikloje, skaičių;

atlieka tyrėjų, paskelbusių mažiau nei keturis darbus 2014–2016 m., atestaciją;

atkurti karinę registraciją pagal Karinės registracijos nuostatus;

organizuoti personalo rezervo formavimo darbus;

užtikrinti, kad personalo dokumentų tvarkymas būtų vykdomas pagal galiojančius teisės aktus;

plėsti laikinų kūrybinių komandų kūrimo mokslinių tyrimų projektams įgyvendinti praktiką, taip pat įtraukiant mokslo ir švietimo organizacijų specialistus;

užtikrinti visų be išimties mokslinių tyrimų rezultatų išankstinį svarstymą specialiai sukurtoje patariamojoje institucijoje. ekspertų taryba, Akademinės tarybos ekspertų skyrius ir kt.);

numatyti į be nesėkmėsįtraukimas į metodinių vadovų kūrimo ciklą, eksperimentinis jų įgyvendinimas;

aktyvinti mokslinių publikacijų talpinimą leidiniuose, indeksuotuose Web of Science ir Scopus;

svarstyti VNIIDAD švietimo programų valstybinio (ar bent jau valstybinio) akreditavimo specialistų profesinio perkvalifikavimo ir kvalifikacijos kėlimo srityje vykdymo klausimą;

gilinti bendradarbiavimą edukacinės veiklos srityje su aukštosiomis mokyklomis, rengiančiomis personalą dokumentų valdymo ir archyvavimo srityse;

atlikti interneto svetainės modernizavimą, įskaitant svetainės žemėlapio sudarymą, svetainės paieškos funkcijos įdiegimą; kontaktų skiltis turėtų būti papildyta informacija apie struktūrinių padalinių vadovus, nurodant telefono numerius ir elektroninio pašto adresus; sukurti rubriką „VNIIDAD publikuoti darbai“; išplėsti partnerių svetainių skaičių;

didinti instituto darbų vertimų į užsienio kalbas skaičių; sukurti Instituto interneto svetainės anglišką versiją;

svarstyti klausimą dėl instituto tapimo Tarptautinės archyvų tarybos nariu „C“ kategorijoje;

intensyvinti darbą ieškant papildomo finansavimo šaltinių, tiek ieškant užsakymų mokslo temoms plėtoti, tiek komercializuojant savo mokslinės veiklos rezultatus;

imasi priemonių supaprastinti sutartinius darbus, įskaitant sutarčių (valstybinių sutarčių) susitarimo, pasirašymo ir vykdymo tvarką reglamentuojančių dokumentų rengimą ir tvirtinimą;

užtikrina įstatymų reikalavimų laikymąsi biudžeto ataskaitų registravimo ir pateikimo terminų, taip pat lėšų išrašymo/gavimo iš įstaigos kasos atžvilgiu;

atnaujinti įsakymą dėl apskaitos politikos;

atlieka instituto lėšų, inventorizavimo, ilgalaikio turto ir finansinių įsipareigojimų inventorizaciją.

V.F. Jankovaja, dr. n., pavaduotojas. VNIIDAD direktorius

Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas (VNIIDAD) pastaraisiais metais ne kartą atlikti darbai, susiję su elektroninių dokumentų tyrimu, darbo su elektroniniais dokumentais organizavimo raštinės darbe norminių ir metodinių pagrindų kūrimu bei jų archyvinio saugojimo organizavimu.

Dar 2005 metais buvo išleistas M. V. Larino ir O. V. Ryskovo mokslinis ir metodinis vadovas „Elektroniniai dokumentai valdyme“, kuriame buvo atsižvelgta į elektroninio dokumento pobūdį, darbo su elektroniniais dokumentais norminio reguliavimo patirtį ir naudojimo patirtį. automatizuotose sistemose buvo apibendrinamas dokumentų valdymas.

Tarp reikšmingiausių Instituto praeitą laikotarpį atliktų mokslinių tyrimų reikėtų priskirti archyvinių elektroninės informacijos išteklių kūrimo, saugojimo ir naudojimo reglamentavimo, metodinių ir technologinių pagrindų kūrimą – temą, vykdomą pagal federalinę. tikslinę programą„Elektroninė Rusija“ 2007–2008 m Darbo tikslas buvo sukurti standartinę norminę ir programinė įranga pavyzdinė valstybės institucijų elektroninio archyvo tvarkymo sistema. Be šio darbo institutas 2007–2008 m. nacionaliniai standartai buvo parengti remiantis ISO standartais:

GOST R ISO 15489-1-2007 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai";
GOST R ISO 23081-1-2008 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Dokumentų valdymo procesai. Dokumentų metaduomenys.
Tiesą sakant, standartai taikomi elektroninių dokumentų tvarkymui ir juose yra reikalavimai dokumentų valdymo sistemoms, valdymo procesams, elektroniniams dokumentams ir jų metaduomenims.
2009 m. Rusijos Federacijos Vyriausybės 2009 m. birželio 15 d. dekretu Nr. 477 buvo patvirtintos biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės, rengiant projektą VNIIDAD tiesiogiai dalyvavo.
Taisyklės buvo parengtos pagal 2006 m. liepos 27 d. Federalinį įstatymą „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ (11 straipsnis) ir tapo pirmuoju norminiu dokumentu, nustatančiu pagrindinius darbo su elektroniniais dokumentais biure organizavimo principus. valdžios institucijų institucijų darbas (VI skyrius „Darbo su elektroniniais dokumentais ypatumai“).
Šiuo metu Taisyklės yra vienintelis norminis dokumentas, nustatantis bendruosius darbo su elektroniniais dokumentais organizavimo reikalavimus federalinės vykdomosios valdžios institucijų biure. Rengiant Taisyklių VI skirsnį buvo suformuluotas ir įgyvendintas svarbus metodinis principas, pagal kurį organizuojamas darbas su dokumentais spausdinta kopija ir elektroniniai dokumentai tiek biure, tiek archyve, yra paremti viena metodika, tačiau skirtingomis technologijomis.
Svarbiausios Taisyklių nuostatos, kurios yra metodinio pobūdžio, apima šias nuostatas:
- elektroniniai dokumentai kuriami, apdorojami ir saugomi federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje;
- elektroniniai skaitmeniniai parašai naudojami federalinės vykdomosios institucijos elektroniniams dokumentams pasirašyti nustatyta tvarka patvirtintas;
- registruoti ir ieškoti dokumentų federalinės vykdomosios institucijos elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, naudojama privaloma informacija apie dokumentus (privalomos informacijos apie dokumentus, įtrauktus į EDMS, sąrašas pateikiamas Taisyklių priede), bei papildoma informacija. apie dokumentus galima naudoti;
- perduodant gautus elektroninius dokumentus svarstyti federalinės vykdomosios institucijos vadovui, siunčiant elektroninius dokumentus federalinės vykdomosios institucijos struktūriniams padaliniams ir atsakingiems vykdytojams, siunčiant elektroninius dokumentus ir saugant elektroninius dokumentus, jų registracijos duomenys perduodami (saugomi) kartu su elektroniniai dokumentai;
- elektroninių dokumentų priėmimą ir siuntimą vykdo federalinės vykdomosios institucijos dokumentų tvarkymo tarnyba;
- vykdomi elektroniniai dokumentai susisteminami į bylas pagal federalinės vykdomosios institucijos bylų nomenklatūrą; sudarant bylų nomenklatūrą nurodoma, kad byla nagrinėjama elektronine forma (elektroninių dokumentų saugojimo terminai atitinka terminus, nustatytus panašiems dokumentams popieriuje).
Nuo 2009 m. iki šiol institutas, vykdydamas federalinę tikslinę programą „Rusijos kultūra“, kasmet stebi darbo eigą federalinėse vykdomosiose institucijose. Šio darbo metu renkami ir analizuojami duomenys apie dokumentų apyvartos apimčių dinamiką valdžios institucijose, taip pat analizuojami dokumentų apyvartos kokybinių parametrų pokyčiai: dokumentų (popierinių ir elektroninių dokumentų) sudėtis, panaudojimas. elektroninio parašo, identifikuojamos ir tiriamos perėjimo prie popierinės dokumentų apyvartos problemos, tarpžinybinė elektroninė sąveika, taip pat problemos, susijusios su elektroninių dokumentų valdymo sistemų naudojimu.
Visų pirma, 2013 m. (2012 m.) gauti duomenys rodo, kad pirmą kartą per visą stebėjimo laikotarpį sumažėjo popierinių dokumentų, gautų daugiausia dėl federalinės vykdomosios valdžios institucijų sąveikos su aukštesnėmis institucijomis, skaičius. Rusijos Federacijos prezidento administracija, Rusijos Federacijos vyriausybės kanceliarija) ir federalinių vykdomųjų organų centrinių įstaigų sąveika su jų teritoriniais padaliniais Rusijos Federaciją sudarančiose vienetuose. Tuo pačiu metu labai padidėja elektroninių dokumentų, perduodamų per MEDO sistemą, skaičius federalinėms institucijoms sąveikaujant su pavaldžiais padaliniais Rusijos Federaciją sudarančiose institucijose ir organizuojant vidinę veiklą. Iš 63 federalinių vykdomųjų institucijų, kurių duomenys buvo panaudoti tyrime, 17 vidinėje veikloje visiškai perėjo prie popierinio dokumentų valdymo, taip pašalindamos vidinį susirašinėjimą popierinių dokumentų forma. Taigi elektroniniai dokumentai jau tapo reikšmingu veiksniu, turinčiu įtakos popierinės dokumentacijos apimčių mažinimui.
Institutui reikšmingas ir visiems biuro darbo bei archyvavimo srities specialistams svarbus instituto parengtas terminų žodynas „Dokumentų valdymas“. ir GOST R 7 projektas. „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“, kurį tvirtina Rosstandart. Abiejuose dokumentuose yra dokumentų valdymo srities terminijos, įskaitant ir tuos, kurie atspindi elektroninių dokumentų tvarkymo procesus. Tai tokie terminai kaip elektroninis dokumentas, metaduomenys, konvertavimas, perkėlimas, failų formatas, elektroninių dokumentų valdymas Skirtingai nuo standarto, kuriame yra tik pagrindinė dalykinės srities terminija, žodyne yra pagrindinis specialistų aktyviai vartojamų terminų korpusas.
2007 m. Rusijos kultūros ministerijos 2007 m. sausio 18 d. įsakymu Nr. 19 patvirtintos Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės. savivaldybių archyvai, muziejai ir bibliotekos, organizacijos Rusijos akademija Mokslai, tapę normatyviniu valstybės ir savivaldybių archyvų veiklos pagrindu.
Organizacijų archyvai iki šiol neturi norminio dokumento, nustatančio dokumentų saugojimo tvarką ir dokumentų perdavimo nuolatiniam saugojimui valstybės ir savivaldybių archyvams tvarką. Dėl šios priežasties 2010–2012 m. VNIIDAD parengė Rusijos Federacijos archyvų fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo valstybinėse įstaigose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose taisyklių projektą. 2013 m. buvo baigtas šio dokumento projektas, atsižvelgiant į Rusijos Federacijos archyvinių institucijų pastabas. Spėjama, kad užbaigus projektą, atsižvelgiant į parengtus 2012-2013 m. rekomendacijas dėl elektroninių dokumentų saugojimo organizacijų archyvuose organizavimo, kurios bus aptartos toliau, šios taisyklės bus pateiktos tvirtinti Rusijos kultūros ministerijai.

VNIIDAD 20012–2013 m. darbo rezultatas. yra dviejų dokumentų projektai:
rekomendacijos dėl elektroninių archyvų dokumentų įsigijimo, apskaitos ir saugojimo organizavimo organizacijų archyvuose;
rekomendacijos dėl elektroninių archyvų dokumentų įsigijimo, apskaitos ir saugojimo valstybės ir savivaldybių archyvuose organizavimo.
Rekomendacijų rengimo tikslas – sukurti vieningą metodinę ir metodinis pagrindas darbo su archyviniais elektroniniais dokumentais organizavimas valstybės institucijų, savivaldybių, valstybės ir nevyriausybinių organizacijų archyvuose, taip pat valstybės ir savivaldybių archyvuose, įskaitant elektroninių dokumentų saugojimo, įsigijimo ir apskaitos organizavimą, remiantis keliamais reikalavimais. Rusijos teisės aktų archyvavimo srityje, atsižvelgiant į informacinių technologijų plėtros tendencijas pereinant prie tarpžinybinės elektroninės sąveikos.
Rekomendacijos taikomos administravimo elektroniniams dokumentams, kurie yra kuriami, tvarkomi ir saugomi organizacijos informacinėse sistemose, turi būti saugomi organizacijos archyve tokia tvarka ir terminais, kurie yra nustatyti panašiems dokumentams popieriuje, taip pat elektroniniams dokumentams iki perduoti saugoti valstybės institucijoms.(savivaldybių) archyvams.
Rekomendacijos parengtos atsižvelgiant į 2004 m. spalio 22 d. federalinio įstatymo Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ nuostatas, Tarnybos darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisykles, patvirtintas Rusijos Vyriausybės dekretu. Federacijos 2009 m. birželio 15 d. Nr. 477 ir kitus norminius teisės aktus informacijos, dokumentacijos, archyvų srityje.
Rengiant rekomendacijas buvo atsižvelgta į Rusijos Federacijos nacionalinių standartų ir Tarptautinės standartizacijos organizacijos (ISO) standartus:
GOST R ISO 15489-1-2007. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai.
GOST R ISO 23081-1-2008. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Dokumentų valdymo procesai. Dokumentų metaduomenys.
GOST R 53898-2010. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos. Dokumentų valdymo sistemų sąveika. El. pašto reikalavimai.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos. Dokumentacijos tvarkymas. Informacija saugoma elektroniniu būdu. Rekomendacijos patikimumui ir patikimumui užtikrinti.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Ilgalaikio elektroninių dokumentų išsaugojimo užtikrinimas.
ISO 19005-1:2005. Dokumentacijos tvarkymas. Elektroninis dokumentų failo formatas, skirtas ilgalaikiam saugojimui. Dokumentų valdymas. Elektroninių dokumentų failų formatas ilgalaikiam išsaugojimui. 1 dalis. PDF 1.4 (PDF/A-1) naudojimas.
Rekomendacijų projekte siūlomi du požiūriai organizuojant archyvinių elektroninių dokumentų perdavimą ir saugojimą organizacijų archyvuose, valstybės ir savivaldybių archyvuose: elektroninių dokumentų perkėlimas ir saugojimas fiziškai atskirose materialinėse laikmenose bei elektroninių dokumentų perdavimas informacijos ir telekomunikacijų kanalais. su vėlesniu saugojimu organizacijos archyvo serveriuose, valstybiniame (savivaldybės) archyve.
Elektroninių dokumentų archyvinio saugojimo ypatybė yra ta, kad organizacijos archyve, valstybės ar savivaldybės archyve elektroniniai dokumentai saugomi dviem vienodais egzemplioriais, kurie rekomendacijose įvardijami kaip pagrindinės ir darbinės kopijos. Pagrindinis egzempliorius yra atskaitos egzempliorius ir naudojamas išskirtiniais atvejais, pavyzdžiui, norint sukurti veikiantį egzempliorių, kuris pakeis nesėkmingą egzempliorių. Darbuotojas, kaip rodo jo pavadinimas, yra kopija, kuri naudojama archyve visais atvejais, kai reikia atgaminti elektroninį dokumentą arba padaryti elektroninio dokumento kopijas, kad jos būtų pateiktos vartotojams.
Rekomendacijose numatyta, kad rengiant elektroninius dokumentus saugojimui organizacijos archyve, jie konvertuojami į PDF / A-1 archyvinio saugojimo formatą, po kurio formuojami elektroninių dokumentų konteineriai.
Elektroninis dokumentų konteineris yra suspaustas aplankas (zip archyvas), kuriame yra:
elektroninis dokumentas PDF/A-1 formatu;
dokumento metaduomenys XML formatu;
atsietų elektroninių parašų byla (-os).
Kadangi elektroniniai parašai elektroninių dokumentų perdavimo saugoti į organizacijos archyvą metu, o po nurodyto laiko – valstybės ar savivaldybės archyvui, bus negaliojantys ir negalės užtikrinti dokumento vientisumo, 2015 m. rekomendacijose siūloma naudoti maišos kodavimo technologiją apskaičiuojant elektroninių dokumentų talpyklos kontrolinę sumą.

Rekomendacijose taip pat numatyta, kad pasikeitus programinei ir techninei aplinkai bei pasenus kompiuteriniams formatams, sugadinus laikmenas, organizacijos archyvas (valstybės ar savivaldybės archyvas) atlieka elektroninių dokumentų konvertavimą į naujus formatus ir/ arba pereiti į naują laikmeną.

Be to, rekomendacijų skyriuose pateikiamos nuostatos dėl elektroninių dokumentų saugojimo archyve organizavimo, archyve saugomų elektroninių dokumentų saugumo užtikrinimo, elektroninių dokumentų fiksavimo ir naudojimo, taip pat dokumentų perdavimo iš archyvo tvarkos. organizacija į valstybės ar savivaldybės archyvą. Svarbu, kad archyvai, kuriuose saugomi elektroniniai dokumentai, turėtų atitinkamą įrangą ir programinę įrangą, kad būtų galima atlikti reikiamus darbus: tikrinti elektroninių dokumentų atkuriamumą, konvertuoti ir migruoti, kopijuoti elektroninius dokumentus ir kt., taip pat archyvarai, turintys specialų išsilavinimą informacinių technologijų srityje.

Kita 2013 metais instituto baigta tema – „Archyviniai ir dokumentų valdymo funkciniai reikalavimai informacinėms sistemoms, užtikrinančioms elektroninį dokumentų valdymą federalinių vykdomųjų organų vidaus veiklos procese“. Yra žinoma, kad šiuo metu biuro darbui skirtų programinės įrangos produktų rinkoje yra kelios dešimtys skirtingų sistemų, kurios užtikrina elektroninį dokumentų valdymą; įvairios sistemos naudojamos ir federalinėse vykdomosiose institucijose. Reikalavimai federalinių vykdomųjų organų elektroninių dokumentų valdymo informacinėms sistemoms, be kita ko, atsižvelgiant į poreikį apdoroti ribotą oficialią informaciją per šias sistemas, patvirtinti Rusijos telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos rugsėjo 2 d. 2011 Nr. 221, II skirsnyje „Federalinės vykdomosios valdžios institucijos EDMS valdymo dokumentinio palaikymo procesų aprašymas“ yra toli nuo Pilnas aprašymas reikalavimų sistemų funkcionalumui, nepaisant dokumentų metaduomenų sudėties reikalavimų, reikalingų autentiškiems, išsamiems, patikimiems ir tinkamiems naudoti dokumentams tvarkyti per visą jų gyvavimo ciklą biuro darbe ir jų archyvinio saugojimo stadijoje (iš archyvo organizacija į valstybės ar savivaldybės archyvą ).

Įgyvendinus šią temą, aprašomi pagrindiniai dokumentų valdymo procesai EDMS per dokumentų gyvavimo ciklą, suformuluoti bendrieji principai ir reikalavimai EDMS, pateikiama klasifikavimo schema ir bylų organizavimas. , reikalavimai EDMS taikomųjų funkcijų funkcijoms, nustatyti EDMS informacinio palaikymo reikalavimai. , reikalavimai dėl elektroninio parašo naudojimo, informacijos gavimo ir informacijos pateikimo bei ataskaitų teikimo, informacijos valdymo EDMS reikalavimai, už informacijos saugojimo EDMS organizavimas, įgaliojimų EDMS administravimas ir valdymas, EDMS veikimo reikalavimai, sektinas pavyzdys ir vartotojų mokymas.

Atskirame pranešimo šia tema priede aprašoma įvesties formų (dokumentų registracijos ir kontrolės kortelės, klasifikatoriaus kortelės ir žinynai, kurie yra projektuojamos sistemos dalis) laukelių sudėtis, užtikrinanti įvairių dokumentų grupių identifikavimas ir jų valdymas per visą dokumentų gyvavimo ciklą EDMS, funkcinis informacijos apie į EDMS įtrauktus dokumentus priskyrimas. Aprašant įvesties formų laukus, dokumentą galima integruoti į organizacijos archyvo informacinę sistemą, o vėliau į valstybės ar savivaldybės archyvo informacinę sistemą, jeigu dokumentas yra nuolat saugomas atitinkamoje archyvas.

Jau eilę metų VNIIDAD bendradarbiauja su biuro darbo ir archyvų programinės įrangos kūrėjais, ypač su AltSoft CJSC (Sankt Peterburgas) ir AS-Archive LLC (Maskva), kurių specialistai dalyvauja moksliniuose tyrimuose.
Be to, 2013 metais VNIIDAD kartu su AS-Archyvu pradėjo projektą sukurti informacinių sistemų kompleksą, užtikrinantį elektroninių dokumentų valdymą vykdant VNIIDAD veiklą ir archyvinių elektroninių dokumentų saugojimą (VNIIDAD archyvo pagrindu). ).

Išstudijavus šiuolaikinius požiūrius į dokumentų valdymą, klasifikavimą ir saugojimą elektronine forma, atsirado kūrimo koncepcija. skaitmeninė saugykla elektroniniai dokumentai (TSKED) kaip organizacinė ir teisinė struktūra, suformuota siekiant sukurti bendra erdvė teisiškai reikšmingus elektroninius dokumentus, įskaitant jų fizinį įdėjimą ir nekintamumo, saugumo, prieinamumo užtikrinimą pagal patvirtintą saugos politiką.

Šiuo metu yra nustatyti reikalavimai automatizuotų informacinių sistemų komplekso funkcionalumui, atliktas techninis ir ekonominis techninių priemonių įvertinimas, suformuotas programinės ir techninės įrangos kompleksas automatizuotų sistemų funkcionavimui įgyvendinti, bendrai plėtrai. buvo vykdomos pagrindinėse EDMS ir organizacijos archyvo diegimo kryptyse ir uždaviniuose.

Vykdant bendrą darbą, planuojama pradėti eksploatuoti automatizuotas sistemas, skirtas kolektyviniam darbui su valdymo dokumentų projektais ir tiriamojo darbo metu sukurtais dokumentais organizuoti; ugdomojo ir ugdomojo metodinio darbo organizavimas papildomo ugdymo ir kvalifikacijos kėlimo sistemoje; informacinio darbo organizavimas; organizuojant instituto interneto svetainės darbą.

Larin M.V. Elektroniniai dokumentai vadyboje: Mokslinis metodas. pašalpa / M. V. Larin, O.I. Ryskovas - M.: VNIIDAD, 2005 m.

Pagal dabartinį 2011 m. balandžio 6 d. federalinį įstatymą Nr. 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“ – elektroniniai parašai.

Dokumentų valdymas. Terminai ir apibrėžimai. Žodynas. - M.: VNIIDAD, 2013 m.

Kontrolinė suma (elektroninio dokumentų talpyklos) yra vertė, apskaičiuojama iš duomenų rinkinio taikant tam tikrą algoritmą (maišos funkciją) ir naudojama duomenų vientisumui patikrinti perdavimo ar saugojimo metu, taip pat greitai palyginti du duomenų rinkinius lygiavertiškumas, įskaitant kompiuterinių virusų buvimo nustatymą.

GOST R 7.0.97-2016 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema“ taikymo gairės. Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai popierizmui“ / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018 m.

Rekomendacijos, kaip federalinės vyriausybės organai rengti pavyzdines bylų nomenklatūras teritorinėms įstaigoms ir pavaldžioms organizacijoms / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018 m.

Darbo su personalo dokumentais valstybės ir savivaldybių archyvuose, organizacijų archyvuose gairės / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018 m.

Parengė Rusijos valstybinio humanitarinio universiteto Istorijos ir archyvų institutas, kuris, įgyvendindamas federalinę tikslinę programą „Rusijos kultūra (2012–2018 m.), rengia informacinių ir metodinių bei metodinių žinių rinkinį. praktines pagalbines priemones prie „Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų valstybiniuose ir savivaldybių archyvuose, muziejuose ir bibliotekose, Rusijos mokslų akademijos organizacijose saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklių“ (valstybinė sutartis). 2014 m. vasario 24 d. Nr. 079).

Šis darbas buvo recenzuotas federalinių apygardų archyvų institucijų ir federalinių archyvų mokslinėse ir metodinėse tarybose ir rekomenduojamas naudoti archyvinių institucijų praktinėje veikloje.

Visų pirma, žinynas skirtas archyvarams, kurie neturi specialaus išsilavinimo ir patirties archyvinėse įstaigose.

• Rosarkhivas, VNIIDAD. 2014 m

  Rosarkhivas, VNIIDAD. 2014 m

  . (Rangovas – ADAPT LLC);

  . (Vykdytojas - Rusijos valst humanitarinis universitetas(RGGU);

  . (Rangovas – Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas (VNIIDAD);

  . (Rangovas – Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas (VNIIDAD);

  . (Rangovas – Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas (VNIIDAD);

  (Rangovas – Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas (VNIIDAD).

  Analitinė apžvalga „Archyvų būklė ir raida NVS šalyse 1999-2010 metais“. Rosarkhivas, VNIIDAD. 2012 m

  Analitinė apžvalga „Analoginių ir skaitmeninių technologijų lyginamoji analizė kuriant ir taikant technologinius sprendimus, užtikrinančius blukančių archyvinių dokumentų tekstų atkūrimą“. Rosarkhivas, VNIIDAD. 2012 m

  Rosarkhivas, VNIIDAD. 2012 m

  Elektroninių dokumentų saugyklų darbo organizavimo ir technologinės įrangos gairės. Rosarkhivas, VNIIDAD. 2012 m

  Archyvinių dokumentų elektroninio kopijavimo ir gaunamos informacijos masyvo tvarkymo gairės. Rosarkhivas, VNIIDAD. 2012 m

Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas (VNIIDAD) yra Federalinės archyvų agentūros (Rosarchive) sistemos dalis. Pagrindiniai jos uždaviniai išlieka archyvavimo ir dokumentų valdymo teorinių ir metodinių problemų kūrimas, archyvavimo ir valdymo dokumentacijos palaikymas.

Institutas turi mokslinių tyrimų padalinius pagrindinėse veiklos srityse: Archyvavimo skyrius (jį sudaro: mokslo informacinės aparatūros organizavimo ir archyvinių dokumentų apskaitos sektorius, dokumentų rinkimo ir vertės tyrimo sektorius, archyvų naudojimo sektorius dokumentų), Dokumentų mokslo katedra (jį sudaro: dokumentų valdymo sektorius, standartizacijos ir dokumentų valdymo sektorius), archyvų verslo ekonominės ir technologinės paramos skyrius (įskaitant: archyvų saugos užtikrinimo laboratoriją). dokumentai, archyvavimo ekonomikos sektorius, automatizuotų archyvavimo technologijų laboratorija). Tarp 88 instituto darbuotojų (2013 m. sausio 1 d. duomenimis) yra 1 Rusijos mokslų akademijos narys korespondentas, 6 mokslų daktarai ir 30 mokslų kandidatų.

Institutas parengė valstybės archyvų ir organizacijų archyvų darbo taisykles, metodus ir nuostatas. Sukurta nemažai dokumentų sąrašų, reglamentuojančių dokumentų atranką saugoti archyve. Svarbiausios instituto mokslinio darbo kryptys – dokumentų vertės tyrimo ir archyvų įsigijimo teorijos ir praktikos klausimų sprendimas, mokslinio ir informacinio aparatūros sistemos kūrimas ir plėtra bei jos teorinė ir metodinė. bazę ir archyvinės informacijos klasifikaciją. Instituto specialistai sėkmingai sprendžia archyvavimo ekonomikos, archyvinių dokumentų ir jų naudojimo saugumo užtikrinimo klausimus.

Instituto dokumentų valdymo ir dokumentų valdymo srityje atliekami teoriniai tyrimai, susiję su dokumento informacinės esmės, jo savybių ir funkcijų, dokumentų formavimo procesų, taip pat dokumentacijos sistemų formavimu. Atliekami kanceliarinio darbo istorijos ir dokumentų valdymo bei dokumentacijos valdymo terminijos tyrimai. Taikomosiomis studijomis siekiama apibendrinti darbo su dokumentais, įskaitant elektronines, technologijų ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų (įmonių informacinių sistemų) kūrimo ir diegimo praktinę patirtį, plėtojant organizacinius dokumentų valdymo sistemų kūrimo pagrindus.

Institutas sėkmingai bendradarbiauja su Tarptautine standartizacijos organizacija, dalyvauja kuriant svarbiausius tarptautinius dokumentų valdymo standartus ir atkreipia pasaulio profesionalų dėmesį į esmines Rusijos dokumentų specialistų pozicijas dokumentų valdymo ir šios veiklos standartizacijos klausimais. bendruomenė.

Pastaraisiais metais instituto mokslinių tyrimų problemos glaudžiai siejasi su informacinių technologijų srityje vykstančiais pokyčiais, vis plačiau plintančiu elektroniniu dokumentu ir ženklia elektroninių dokumentų valdymo plėtra. Reikšmingą vietą užima darbai dokumentų valdymo tobulinimo, archyvinių dokumentų saugumo užtikrinimo, automatizuotų archyvavimo technologijų kūrimo, elektroninių archyvų funkcionavimo srityse.

Institutas turi Pramonės mokslinės ir techninės informacijos apie archyvavimą ir įrašų valdymą centras (į jį įeina: SIF Informacijos palaikymo ir priežiūros sektorius, Užsienio mokslinės ir techninės informacijos archyvavimo ir įrašų valdymo sektorius, Elektroninių išteklių sektorius). of Science and Technical Information), kuri teikia archyvams ir kitoms organizacijoms, besidominčioms informacija dokumentų valdymo ir archyvavimo srityje. Yra Archyvavimo ir dokumentacijos valdymo pažangių studijų centras, kuris vykdo personalo perkvalifikavimą ir kvalifikacijos kėlimą šiose srityse. 2003 m. NVS valstybių narių vyriausybių vadovų tarybos sprendimu institutui suteiktas pagrindinės organizacijos, perkvalifikuojančios ir kvalifikacijos kėlimo personalo archyvavimo, dokumentų valdymo ir valstybių narių administravimo dokumentinės paramos srityse statusas. Nepriklausomų valstybių sandraugos.

Instituto akademinėje taryboje dirba vadovaujantys specialistai iš Federalinės archyvų agentūros, VNIIDAD ir kitų organizacijų. Vyksta aspirantūra ir disertacijų taryba daktaro ir istorijos mokslų kandidato disertacijų gynimui pagal specialybę: 05.25.02 - dokumentika, dokumentų mokslas, archyvavimas.