Починати свій бізнес, не вміючи планувати час, не варто. Чітка самоорганізація та наполеглива праця – це дві основні якості підприємця. Якщо грамотно планувати свій час, то його вистачатиме на всі поставлені завдання. Тайм-менеджмент став популярним у Росії до кінця 2000-х років, набагато пізніше, ніж у Європі. Що це за наука, які її функції, визначення та як розподілити своє робочий часправильно, обговоримо нижче.

Ноу-хау у самоорганізації

З тайм-менеджментом мимоволі стикаються всі підприємці-початківці. Поняття походить від англійського словосполучення «time management» і означає «керування часом». Керувати часом у буквальному значенні людині недоступно, але максимально ефективно вибудовувати свій графік можна навчитися.

Тайм-менеджмент – це наука про розподіл, облік та організацію власного робочого часу. Організація та облік допоможуть підприємцям виконувати більшу кількість справ та скоротити при цьому трудовитрати. Ось кілька фактів, що підтверджують користь планування:

1. Згідно з дослідженнями британських учених, вивільняє ресурси, яких на кожні 10 років роботи припадає по 2 роки.
2. Якщо планувати кожен робочий день, то на стандартні справи у вас піде вдвічі менше часу.
3. Другі і неважливі відносини займають у людини 70% його робочого часу.

Науково підійти до питання робочого розпорядку вирішили ще в Стародавньому Римі. Наприклад, великий мислитель Сенека у своїх працях розділив час, витрачений за день людиною, на дві групи:

• Гарне - використовуване з користю.
• Погане - витрачене на безрезультатні відносини.

Сенека запропонував записувати витрачений час та обчислювати його користь, відштовхуючись від заповненості. Ці думки стали основою поняття «особистої ефективності». А італійський письменник Альберті у XV столітті говорив, що той, хто керує своїм часом, завжди матиме успіх. Для досягнення задуманої мети Альберті запропонував використати правила:

1. Щоранку починати зі складання списку важливих справ.
2. Розподіляти справи у списку так, щоб найважливіші були вищими і знижувалися в порядку зменшення значущості.

Багато років це питання розглядалося переважно в теорії, і лише у 80-ті роки ХХ століття його почали активно впроваджувати у практику. Тайм-менеджмент стає необхідний і в роботі, і у звичайному житті. Щоб насолоджуватися життям та отримувати від нього задоволення, потрібно навчитися регулювати процес витрачання своїх активів. Тому наука «тайм-менеджмент» така актуальна в наші дні, коли часу катастрофічно не вистачає. Типи тайм-менеджменту різні та підійдуть як домогосподарці, так і великому власнику компанії. Ми поговоримо про дисципліну загалом.

Щоб насолоджуватися життям та отримувати від нього задоволення, потрібно навчитися регулювати процес витрачання своїх активів.

Складається дисципліна з кількох частин:

1. Оптимізація часових ресурсів.
2. Суворе планування певного часового проміжку (дня, тижні, місяці).
3. Створення мотивуючих факторів.

Ефективність тайм-менеджменту полягає в тому, що ви переосмислите важливість своїх справ за доцільністю. Це підвищить вашу працездатність. Користуватися на практиці наукою про час повинні не тільки ви як голова компанії, а й усі найняті співробітники. Тому грамотне управління компанією включає навчання співробітників на курсах тайм-менеджменту і контроль того, як практично використовуються знання.

Вигадка чи правда

Існує думка, що тайм-менеджмент не підходить для російського менталітету. Люди, які живуть за планом, більше нагадують роботів, а Росія славиться своєю непередбачуваністю. Але подібні думки не мають підстав, а переваги використання на практиці тайм-менеджменту говорять про зворотне.

Думка, що тайм-менеджмент не підходить російському менталітету, не має підстав, а переваги його використання на практиці говорять про протилежне.

Розглянемо кілька міфів про науку з управління часом:

1. Керувати часом не зможе жодна жива людина. Звісно, ​​сповільнити чи прискорити час людині не під силу. Але будь-який успішний управлінець має вміти контролювати свої справи, правильно розставляти пріоритети. Саме цьому навчає тайм-менеджмент.
2. Тайм-менеджмент змушує працювати людину у великих обсягах. Це неправда, тому що за рахунок оптимізації та аналізу своїх дій ви будете виконувати ту ж роботу, але в короткі терміни. Користь очевидна. Особиста результативність підвищується за рахунок викорінення другорядних завдань, на які за день йде чимало часу. Наприклад, перевірка пошти або читання новин у соціальних мережахможуть украсти у вас в середньому 50% робочого часу.
3. Живучи за чітким планом, ви втратите свободу вибору. Тайм-менеджмент, навпаки, вчить людину ефективно розподіляти свій час, тому вона стає вільнішою.

Сім ступенів до успіху

Контроль та планування свого робочого часу згідно з тайм-менеджментом здійснюються за семи принципами. Якщо чітко дотримуватись правил і розділити роботу на етапи, то вже через два тижні ви звикнете до нового графіка і помітите, скільки вільного часу залишається на особисті справи. Розглянемо докладніше рівні оптимізації свого дня з тайм-менеджменту.

Чіткий план

Неважливо, ви є керівником великої компанії або тільки починаєте свій бізнес, потрібно планувати свій день. Складається план на певний часовий проміжок: день, тиждень, місяць. Початківцям рекомендується починати з щоденного планування. Прийшовши на своє робоче місце, ви негайно приступите до роботи і знатимете, чим її закінчити. Під час складання плану враховують основні принципи:

1. Кожну мету потрібно записати на аркуші щоденника або в електронному варіанті. Якщо ціль тільки у вашій голові, на практиці вона навряд чи здійсниться.
2. Складається план наперед, це підвищить продуктивність на 25%.
3. Якщо завдання об'ємне, то воно ділиться на кілька дрібних з чіткою послідовністю.
4. Якийсь час у плані залишається для форс-мажорних ситуацій.

На складання плану ви витратите кілька хвилин часу, але вони окупляться за наступний робочий день, оскільки встигатимете ви на 25-35% більше.

Навчитися чітко формулювати цілі

Успішна робота залежить від чіткості формулювання цілей та вміння розбивати їх на конкретні завдання. У тайм-менеджменті цей етап зветься «декомпозиція цілей». Потрібно навчитися із загального виділяти приватне.

Наприклад, ви хочете збільшити продаж у вашій компанії. Формулюємо мету: підняти продажі на 45% за три місяці. Мета включає ряд конкретних завдань:

• Провести рекламну акцію у конкретній торговій точці.
• Збільшити вартість деяких товарних позицій.
• Провести коригування цін.
• Запустити та просунути інтернет-магазин.

У тайм-менеджменті на формування цілей використовується система SMART. За цим принципом цілі повинні відповідати ряду якостей:

• Конкретність – specific.
• Вимірюваність реальним часом – measurable.
• Виконаність за певний період – attainable.
• Актуальність сьогодні – relevant.
• Обмеженість у часовому проміжку – time-bound.

Якщо рухатися до мети, виконуючи поетапно конкретні завдання, то досягти її можна швидше на 25%, оскільки загальний напрямок не витрачатиметься на неефективні завдання.

Фіксація дій згідно з планом

Конкретно поставлені завдання потрібно зафіксувати так, щоб було видно, скільки часу займе їх виконання. Існує кілька інструментів наочної фіксації. Ефективне рішення – використати «діаграму Ганте». Розглянемо приклади:

Ціль: побудувати ангар для розведення свиней. Постановка завдань: підготувати план на папері, розчистити землю для будівництва, закласти фундамент, зібрати ангар, провести внутрішні комунікації, облаштувати стійла для тварин.

Складаємо таблицю: у вертикальній колонці прописуємо завдання, у верхній горизонтальній – числа та місяці. Зафарбовуємо комірки часу кожного завдання різними кольорами. Близькі завдання можна групувати.

Наочно таблиця допоможе вам швидше координувати роботи та виконувати їх послідовно та вчасно.

Важливе у пріоритеті

Завдання на день потрібно. У пріоритеті мають бути найважливіші, нижче – за зменшенням значущості. Спосіб розміщення завдань у тайм-менеджменті називається «АБВГД», де під А розуміються найзначніші відносини, під Б – менш значущі тощо.

Багато підприємців залишають найважливіше завдання на кінець робочого дня (наприклад, складання звіту для податкової), хоча саме від її вирішення залежить ефективність денної роботи. Результат може бути плачевним – саме поспіхом зроблені звіти можуть спричинити питання податківців. До того ж увечері найімовірніше припуститися помилки, а помилка у цифрах у звіті може обернутися штрафом або чим гірше.

З точки зору тайм-менеджменту, день слід розпочинати з вирішення найскладнішого та основного завдання.

Практикуючий спеціаліст управління часом Брайан Трейсі назвав етап виділення важливого завдання – з'їсти жабу. Тобто спочатку зробити все неприємне і тільки потім приступати до решти.

Роботи Трейсі засновані на принципах відомого вченого, за законом якого 20% завдань дають 80% кінцевого результату, 80%, що залишилися, ефективні лише на 20%. Найскладніше - зі всіх завдань вибрати потрібні 20% і зрозуміти, що за пожирачі часу решта 80%.

Ще один спосіб угруповання завдань за важливістю запропонував американський президент 40-50-х років Дуайт Ейзенхауер. На його честь цей спосіб назвали. Свої справи він завжди поділяв на чотири групи:

1. Важливі, які необхідно виконати терміново, - виконуються негайно та самостійно, доручити підлеглим не можна.
2. Важливі, які мають особливої ​​терміновості, – їх виконують самостійно, але можна віднести на другу частину дня.
3. Термінові, але не важливі, - займають багато часу, але виконати потрібно в короткі терміни. Їх доручають своїм співробітникам.
4. Неважливі та нетермінові – залишають на останнє місце та викреслюють із графіка на день.

Не розпилюйтесь на дрібниці

Оскільки час – один із найцінніших ресурсів, то дорога кожна витрачена хвилина. Повернути витрачений час не можна, а, не сфокусувавши час на головному завданні, можна втратити багато годин на другорядні відносини.

Повернути витрачений час не можна, а, не сфокусувавши час на головному завданні, можна втратити багато годин на другорядні відносини.

Для вирішення другорядних справ тайм-менеджмент навчає. Ви повинні вміти перепоручати справи своїм колегам чи найнятим людям. Наприклад, якщо потрібно провести ревізію в торговій точці, довірте це перевіреним адміністраторам, самі лише перерахуйте отриманий результат.

Другий важливий аспект – навчитися відмовляти тим, хто витрачає час без віддачі для компанії. Наприклад, не варто підтримувати розмову із надто балакучим співробітником. Ці прості закони заощадять не менше 15% тимчасових ресурсів для відпочинку та саморозвитку.

Доповнюйте особистим досвідом

Необхідно скласти розпорядок та постійно вести облік витраченого часу, а також аналізувати свої помилки. Якщо ресурс витрачено марно, позначте це у своїх правилах.

Кожна людина є індивідуальною, тому коригуйте правила під свій біоритм. Якщо ваша активна діяльність починається з 12 дня і закінчується о 8-й вечора, то основні завдання потрібно виконати в обід.

Якщо якесь із завдань займає багато часу і ви відчули, що надто заглибилися в неї, зробіть перерву. Важливо оптимізувати використання свого часу максимально.

Плануйте вихідні

Повноцінні вихідні потрібні кожному підприємцю. Обов'язково плануйте відпочинок у своєму щоденнику. Багато підприємців-початківців з головою йдуть у роботу і забувають про відпочинок. Тому чим ближче така людина до своєї мети, тим важче їй даються чергові завдання. Після вихідних робота піде продуктивніше.

Тайм-менеджмент - це ноу-хау в дисципліні з управління персоналом та компанією. Спробувавши планувати справи та виділивши основні завдання на день, ви побачите, скільки вільного часу у вас з'явиться. Планування скоро увійде до звички, а рекомендації відкладуться в голові і виконуватимуться автоматично.

Ви напевно помічали, що більшість із нас так сильно перевантажені роботою та особистими турботами, що навіть не мають уявлення, яким чином можна вийти з подібної ситуації та як можна все встигати?!

У нас з'являється якесь емоційна напруга, паніка, дискомфорт, що призводить до млявості та пригніченого настрою, коли все валитися з рук і нічого не хочеться робити!

Якщо Ви не бажаєте стати жертвою депресії – потрібно навчитися правильно планувати свій час, тобто зайнятися Тайм-менеджментом!

Психологи вважають, що вихід із ситуації «катастрофічної нестачі часу» Є, головне, щоб у Вас було бажання трохи змінити себе, а також змінити своє ставлення до особистого часу.

Яка мета тайм-менеджменту?

Тайм-менеджмент – це вміння ефективно керувати та контролювати свій особистий час!

Це вміння сортувати, що для Вас на даний момент є головним, а що другорядним, що найперше Ви повинні зробити, а що можна перенести і на кілька годин вперед.

Як тільки людина починає це все усвідомлювати - у неї відразу ж зникає вся метушня з нестачею часу.

Вам може здатися, що керувати своїм часом це досить складно - ні крапельки!

Головне, щоб Ви для себе ухвалили конкретні рішення, що і коли потрібно зробити!

Найкраща порада з тайм-менеджменту — це ігнорувати ідіотів.
- Чудова цитата. Хто автор?
- Уявляти, що їх немає…
- Ну, а хто автор?
- І продовжувати робити своє…

Багато хто впевнений у тому, що ті люди, які активно користуються тайм-менеджментом – встигають робити набагато більше та швидше! Це помилкова думка.

Тайм-менеджмент допомагає нам збільшити нашу продуктивність у рази, а також вчить нас відкидати усі непотрібні справи в кошик. З'являється додатковий час – і це вже Ваша справа, куди Ви його витратите!

Ті люди, які все ж таки навчилися ефективно керувати своїм часом – їм вдається заощадити третину свого життя! Дивно, чи не так?

Основні правила тайм-менеджменту!

Тайм-менеджмент: Уявіть, що сьогодні є Ваш останній день.

Можливо Вам здасться це правило безглуздим, але…

Від цього питання я щоранку бадьоренько прокидаюся і починаю з розумом.

А ось і моє запитання: «Якби я знала, що сьогодні останній день мого життя - що б я зробила і як поводилася в цей день?» Моя Вам порада, прямо зараз візьміть листочок паперу і самі для себе відверто дайте відповідь на поставлене питання .

Я думаю, Вам це буде цікаво!

Тайм-менеджмент: Займайтеся плануванням.

Ті люди, які змогли досягти визнання та успіху у житті – постійно планують.

Щоденне планування НЕОБХІДНО для підвищення Вашої ефективності протягом усього дня.

Постійно плануйте конкретні завдання у зошиті!

Запам'ятайте, якщо на папері немає вашої мети – тоді він просто не існує!

Коли Ви працюєте зі складеним списком запланованих завдань – Ви відразу збільшуєте продуктивність та продуктивність свого часу на 25%.

Візьміть собі за звичку з вечора (перед тим, як лягати спати) записати свій план завдань на завтра!

Як тільки Ви прийдете на роботу – Ви вже чітко знатимете з чого треба починати.

Працюйте з цим списком протягом усього дня: як тільки з'явиться якесь нове завдання – включіть його до цього ж списку з огляду на його пріоритетність порівняно з раніше записаними справами.

Як тільки Ви успішно впораєтеся з конкретним завданням – обов'язково викреслюйте її зі списку!

Таким чином Ви будете задоволені виконаною роботою, а також пишатиметеся собою, що не марно використовували час!

Складне завдання потрібно розділити на кілька підзавдань - не хапатися за неї цілком (так роблять тільки нерозумні люди, простіше кажучи - невдахи).

Тайм-менеджмент: Фільтруйте інформацію.


Для того, щоб не перенасичувати свій мозок величезною кількістю непотрібної інформації, а також не витрачати на неї свій дорогоцінний час – вчитеся вибирати найпотрібніший, корисний та відсівати непотрібний!

Вчіться швидко вивчати і пробігати очима по сторінках всесвітньої інтернет-павутини не читаючи все поспіль від початку і до кінця.

Зупиняйтеся та запам'ятовуйте тільки важливе.

Тайм-менеджмент: Виключайте зі свого життя «пожирачі часу»!

Напевно – це найперша проблема, яка заважає нам усім ефективно та продуктивно контролювати свій час!

На перевірку пошти, на спілкування в ICQ та в соц.мережах (вконтакті, facebook) – ми ВРАДЕМО і ВБИВАЄМО у себе час, витрачаємо його марно!

Не витрачайте більшу частину свого часу на дрібні та непотрібні справи!

Тайм-менеджмент: З'їжте жабу на сніданок!

Що це означає?

Успішний бізнес-консультант Б. Трейсі, «жабою» називає найскладніші справи, з якими потрібно впоратися протягом дня.

Коли Ви їх постійно переносите то на 1 годину вперед, то на вечір - Ви самі собі створюєте неприємне емоційне напруження з яким ходите весь день.

Свій день потрібно розпочинати саме з найважчого – і Ваш день пройде гладко та не примусово.

Тайм-менеджмент: Дотримуйтесь чистоти на столі.

Багаті люди, обачливі бізнесмени завжди працюють за чистим столом. У незібраних людей на столі панує повне свавілля та аврал!

Виробіть у собі корисну звичку під час розбирати зі свого столу купу паперів, викидайте непотрібне та працюйте у чистоті.

Вчені довели, що понад 30% часу ми витрачаємо на те, щоби знайти потрібний документ.

Кошик для непотрібного сміття – хороший спосіб керувати своїм часом!

Тайм-менеджмент: Частіше кажіть «НІ» непотрібним справам.

Думаю, кожен чув, хто такий Євген Попов і який шлях він пройшов: від звичайного прибирача до успішного інтернет-бізнесмена.

Євген створив ефективний Скрипт з управління часомщо у зручній формі дозволяє формувати свій день. Його можна встановити як на телефон, так і на комп'ютер для продуктивного планування свого дня!

За допомогою курсу «Господар часу» від Євгена Попова багато хто кардинально змінює своє життя і щодня користується спеціальним скриптом (встановленим у телефоні або в комп'ютері) з планування свого дня!

Встигни за день зробити те, що накопичилося за тиждень і ось побачиш, як круто змінити твоє життя!

Досить бути «овочем»! Будь активним! Живи яскравим життям!

P.S. Я особисто купила курс «Господар часу» від Є. Попова відразу ж на 5-й день після його випуску! Тому раджу всім без сумнівів: купуйте та навчайтеся продуктивно керувати своїм часом!



Тайм менеджментвчить усіх нас ефективно управляти своїм життям, насолоджуватися кожним моментом часу, в якому ми знаходимося зараз, знаходити час для рідних і близьких нам людей, виділяти час для саморозвитку – життя почне набувати яскравих фарб і ставати набагато цікавішим!

Корисна стаття? Не пропустіть нові!
Введіть e-mail та отримуйте нові статті на пошту

Різні гаджети та мобільні смартфони диктують ритм нашого життя. І цей ритм стає швидше. Про запізнення на 5 хвилин можна попередити будь-яку людину, а щоб вирішити будь-яке питання, не обов'язково зустрічатися особисто або навіть дзвонити. Пара повідомлень у Wats app - і все вирішено. Обсяг завдань зростає. Людина стає більш мобільною та продуктивною. Кожен хоче встигати за день не лише попрацювати, а й провести приємний час для себе. І для ефективного розподілу свого часу існує такий термін, як тайм-менеджмент.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент - це правильний розподіл часу для більш дієвого та продуктивного його використання.

Раніше тайм-менеджмент використовувався лише для зайнятих у бізнес-сфері людей і був поняттям, пов'язаним лише з підприємництвом. Тепер представник будь-якої професії і кожна зайнята людина може планувати свій день грамотно і найбільш продуктивно. Керівництво часом захоплює всі сфери життя, чи це похід у кіно чи ранкова нарада.

Тайм-менеджмент давно стало науковим поняттям, А значить, і підходити до нього треба науково. Існують певні методи вирішення поставлених завдань. Завдяки грамотному плануванню дня (тижня, місяця) можна звільнити частину часу та встигнути набагато більший обсяг важливих справ. А найголовніше, це отримати бажаний результат.

Найдавніша методика, запропонована італійським письменником та вченим Альберті ще в 15 столітті, виглядала приблизно так:

• З початку дня скласти перелік справ;
• Справи слід розставити як зниження важливості.

Безумовно, тайм-менеджменту потребують далеко не всі. Якщо ви не знаєте, чим зайняти себе і куди подіти час сьогодні, то вам не потрібно планувати час і ставити пріоритети. Для всіх інших, ви є керівником великого холдингу, начальником відділу або діячем мистецтва, вся наступна інформація буде вкрай корисна.

Є основні складові тайм-менеджменту:

• Точний облік відведеного часу;
• Самооптимізація ресурсів;
• проектування певного проміжку часу (день, тиждень, місяць);
• Упорядкованість мотивації.

Люди, які грамотно організують свій день більш щасливі, здорові та успішні. Поняття "особиста ефективність" для них не просто слова, а самоціль.

Методики вирішення поставлених завдань

На тему тайм-менеджменту за Останнім часомнаписано достатню велику кількість книг, статей та праць. Наприкінці цієї статті є список літератури, у книжках у тому числі описано кілька методик та його реалізація.

Гліб Архангельський

Гліб Архангельський – є тренером з бізнесу, експертом тайм-менеджменту та директором компанії «Організація часу». Розробив власну методику з координації часу.

Тренінги Гліба Архангельського мають колосальний успіх. На своїх семінарах він пояснює, що час є унікальним ресурсом, який немає можливості заповнити. Гроші можна заробити завжди, а час повернути не вдасться. За методикою Гліба Олексійовича важливо виділити даний ресурс для виконання не найприємніших завдань, а потім переходити до інших. Такі справи часто перекладаються на потім. Умовно такі невеликі проблеми називаються жабами. Але після неодноразового перенесення рішення такої «жаби» завдання перетворюється на «слона», займаючи в житті людини все більший простір. Для вирішення проблеми розміру «слон» потрібно більше часу та зусиль. І для усунення Гліб Архангельський пропонує обробити слона на «біфштекси» і вирішувати проблему поступово. Інакше кажучи, поділити велику проблему більш маленькі і розумітися поетапно.

Семінари Гліба Олексійовича вчать ставитись до свого часу цілісно та об'єктивно. Планування на певний проміжок часу входять не тільки робочі завдання, а й приватні, витрати сил на які теж треба враховувати та зважати на їх важливість.

Також у планування дня важливий відпочинок. Залежно від роду завдань, пропонується відповідна перерва. Для представників «сидячих» професій, наприклад, програмістів, необхідне активне дозвілля, для людей пов'язаних зі спортивними професіями, таких як футболіст, необхідний «сидячий» відпочинок.

Не можна не згадати, що найкращим відпочинком все ж таки є сон. А поспати вдень – фізична необхідність максимальної працездатності. Для ефективнішого засипання слід робити той самий певний ритуал щодня.

Існують 3 основні чинники, при визначенні важливості тієї чи іншої задачі: , і . З цією метою все зазвичай просто – всі знають, чого хочуть. Для її досягнення плануються певні події. І для здійснення потрібна мотивація – ось з нею можуть виникнути певні проблеми. Для її створення необхідне розуміння режиму та здібностей людини. А потім створюються умови для виконання завдання.

Принцип Парето

Принцип Парето має також інші назви: закон Парето чи принцип 20/80. Отримав назву на честь італійського інженера, економіста та соціолога Вільфредо Парето. Запропонував термін Джозеф Джуран через 18 років після смерті Парето.

У спрощеному вигляді принцип звучить так: 20% старань дають 80% результату, коли решта 80% старань дає лише 20% результату. Цей принцип можна застосувати у всіх сферах життя. Кожна успішна людина, не завжди свідомо, тією чи іншою мірою застосовувала цей принцип на практиці. Хоча застосувати закон 20/80 повною мірою неможливо, а самі цифри є умовними і можуть практично коливатися. Хоча загальне правило буде збережено.

Є багато підтверджень закону Парето в різних областях. Починаючи з економіки та закінчуючи звичками будь-якої людини. Важливість цього принципу ламає стійкі стереотипи про те, що чим більше працюєш, тим кращий результат і вища твоя нагорода. З чого випливає, що для досягнення максимального результату необхідно сконцентруватися на найважливіших завданнях.

У тайм-менеджменті закон 20/80 застосовується так: 20% вашого часу дає найбільші якісні результати, а решта 80% відволікають від досягнення мети або витрачаються неефективно. Значить, треба зрозуміти, які дії мають найбільший ефект і на що треба звернути свою пильну увагу.

На початку використання закону Парето має психологічний бар'єр. Починати працювати з принципом слід з дрібниць, згодом перемикаючись на більш важливі та великі плани.

Матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера, інакше принцип пріоритетів, названа на честь 34-го президента США. За довгою службою Дуайту Ейзенхауеру доводилося вирішувати за день безліч завдань, проблем і справ, і він придумав свою схему вирішення проблем. Його принцип рішень досі вважається одним із самих ефективних методівпланування на короткий термін.

Як працює Матриця Ейзенхауера? 34-й президент США вигадав розділяти 4 пункти:

• Важливе та термінове;
• Нестрокове та важливе;
• Термінове та неважливе;
• Нестрокове та неважливе.

У перший квадрат ми вносимо важливі та термінові справи, які не терплять зволікань. Часто це справи раніше були важливими і не терміновими, але ліньки, брак часу і дедлайн, що наближається, переніс ці завдання до першого списку. Такі справи потрібно зробити насамперед.

До другого квадрата вносяться важливі і не термінові справи. Такі завдання важливо розпізнати одразу. Правильне та своєчасне виконання таких справ приносить у результаті хороші результати та впливає на всю якість життя. Важливо приділяти цьому розділу щодня певну кількість часу і не робити все в останній момент. Ейзенхауер вважав цей список найважливішим та продуктивним.

До третього квадрата вирушають термінові, але не важливі справи. Як би не хотілося робити таке завдання прямо зараз, головне зрозуміти, що воно не несе в собі жодного результату і лише заважає роботі. Дуже важливо відрізняти важливі проблеми від не надто важливих, інакше день буде завантаженим, але не принесе користі. Іноді варто поставити запитання, що буде, якщо я цього не зроблю? і відразу стане зрозумілим, наскільки потрібним є поставлене завдання.

У четвертий квадрат входять звані «пожирачі часу». Це перегляд серіалів, безглузді листування, ігри на комп'ютері тощо. Від таких справ можна відмовитись, а продуктивність дня не змінитись. Такі заняття до ладу не можна назвати навіть повноцінним відпочинком, оскільки вони не несуть у собі жодної користі. Ви не дихайте свіжим повітрям, не дізнаєтесь нічого нового, не займаєтесь спортом, не спите. Над такими справами варто встановлювати чіткий контроль.

Якщо день минає поспіхом і все задумане не відкладається в довгу скриньку, то ви робите все правильно. Спокій – якісний показник, як ви розпоряджуєтеся своїм найціннішим ресурсом – часом.

Книги з тайм-менеджменту

Є величезний список літератури щодо керівництва розподілу свого часу. Тільки у Гліба Архангельського понад 10 робіт. Найвідоміші з них: Формула часу, Робота 2:0, Тайм-менеджмент на Outlook.

За законом Парето є чудова книга Річарда Коаха «Принцип 20 на 80». У ній розкриваються навички підвищення ефективності своїх дій із найменшими витратами.

Також за квадратом розподілу важливості справ є книга «Високоефективний тайм-менеджмент із матриці Ейзенхауера», авторства Анатолія Генія.

До цікавих джерел для вивчення управління часом можна віднести «Мистецтво встигати», Алана Лакейна та «Це дивне життя», Граніна Данила, а до прекрасної книги Брайана Трейсі «Вийти із зони комфорту. 21 спосіб підвищення особистої ефективності» слід звернутися насамперед. Така робота здатна змінити багато чого в житті людини, причому на краще.

Вітаю всіх гостей та постійних читачів. У цій статті я поділюся з вами секретами, як встигати робити все і що таке домашній тайм менеджмент. Адже, напевно, багато хто з вас уже втомився від постійного авралу справ, який ніколи не закінчується.

Разом з тим, накопичується загальна втома, яка згодом загрожує перерости у серйозну депресію. Давайте сьогодні поговоримо про те, як встигати все і при цьому не почуватися «загнаним конем».

Навіщо потрібне домашнє планування?

Звісно, ​​цілі у всіх різні. Хтось хоче розвантажити свій розклад, щоб залишався час на спілкування з близькими людьми, на відпочинок та на захоплення. Хтось постійно зашивається у прибиранні, приготуванні та пранні та спізнюється через це на роботу. Когось стомлює постійний «день бабака».

Це стан, коли кожен день нагадує попередній, але при цьому ви зовсім не отримуєте віддачу та не досягаєте поставленої мети. Домашня система управління допоможе правильно та ефективно організувати час, щоб встигати все!

Ще один дуже важливий та ефективний прийом тайм менеджменту – це не просто чітко дотримуватися поставленого плану, але ще й аналізувати те, що ви зробили. Це дуже важливо для зміцнення власної мотивації та розуміння, що ви йдете правильним шляхом.

Недостатньо просто викреслити наприкінці тижня усі пункти домашніх справ. Проаналізуйте список, подумки розділивши його на 3 групи:

1. За що я можу похвалити себе.
2. Що мені не вдалося зробити і чому?
3. На чому мені слід зосередитись наступного тижня.

Існує велика кількість видів тайм менеджменту, але всі вони мають одну мету «Встигнути більше і втомитися менше!»

Золоті правила домашнього планування

• Не потрібно просто так писати величезний перелік справ, який ви ніколи в житті не можете виконати за 1 день. Це неефективний тайм-менеджмент, який призведе до втрати мотивації. Ви швидше закинете всю систему контролю часу, зневірившись у ній. Тобто завдання ефективного тайм менеджменту якраз і полягає в раціональному розподілі часу, а отже, при постановці завдання потрібно чітко розуміти, скільки часу піде на його виконання. Не обманюйте себе і не накидайте зайве, тоді ви точно нічого не встигнете.
• Чітко ранжуйте домашні відносини за рівнем їх важливості.
• Дробите велику справу, яка місяцями, а то й роками лежить без виконання, на дрібні частини та шматочки. Це може бути переїзд, ремонт, генеральне прибирання тощо.
• Поєднайте відразу кілька справ. (Корисне + супер корисне, приємне + корисне, приємне + приємне). Наприклад, жінка розривається між купою прасування, прибиранням, необхідністю привести себе в порядок перед заходом та бажанням відпочити за переглядом улюбленого серіалу. Чому б не організувати свій день таким чином, що з 12-13 ви гладите, при цьому можна включити свій улюблений серіал або шоу, а потім нанести маску на обличчя і в той же час зробити невелике прибирання.
• Виявіть своїх «пожирачів часу». Що більше відволікає вас від виконання робочих завдань (ТВ, соціальні мережі, телефонні розмови)? Не треба назавжди виключати їх зі свого життя. Якщо всі ці дрібниці приносять вам задоволення, то просто відведіть на них чіткий період часу. До цього правила, мабуть, добре підійде приказка: «Зробив справу – гуляй сміливо!».

• Відводьте під домашні справи трохи часу. Це правило стосується дуже зайнятих людей, які пропадають на роботі по 10-12 годин часу. В цьому випадку, як би не планував день, у ньому немає 3-4 годин на прибирання, готування, прання та прасування. Тому не мучте себе і виділіть лише 30 хвилин. Позначте, що у понеділок ви 30 хвилин приділяєте ванній кімнаті, у вівторок – рівно 30 хвилин прасуйте? Не вистачає цього часу - ще 30 хвилин прасування переносіть на інший день тижня і т.д. Це набагато краще, ніж у єдиний вихідний, з «мовою на плечі» робити глобальне прибирання в будинку, одночасно прати, гладити та готувати на весь тиждень. Що ви отримаєте наприкінці такого вихідного дня? Депресію та моторошну втому!

Багато жінок скаржаться, що приготування їжі займає у них величезну кількість часу, але при цьому у них щодня паніка на роботі, що сім'ї не буде нічого ввечері їсти! Це говорить про те, що ви неефективно керуєте часом та неправильно організували час.

Є навіть такий вид тайм менеджменту як організація домашнього харчування. Якщо коротко, то завжди потрібно складати меню на тиждень. Виходячи з цього, закуповувати продукти + продумати максимум у вихідний день, що можна заготовити з цього меню. А щоб не почуватися «жертвою домашнього побуту», можна поєднати недільне приготування на тиждень

Я все встигаю!

Багато хто, хто вперше стикається з новомодним та заморським поняттям «тайм менеджмент», машинально відкидають подібну систему управління часом. Мовляв, навіщо мені всі ці системи, я все встигаю!

Можливо, але подумайте, наскільки ефективнішими ви могли б використовувати свої ресурси. Ви змогли б навчитися новій справі, вивчити іноземна мова, освоїти якусь спеціальність чи читати більше цікавих книг, відвідувати культурні заходи.

Так, можливо ви справді все встигаєте, але яка ціна? Ви втомлений, приходьте додому з лише думкою лягти поспати? Ви задоволені собою, так все зробили, але при цьому у вашому дні не було цікавих та яскравих моментів.

Не обмежуйте своє життя лише домашніми справами. Ефективна система тайм менеджменту допоможе зробити життя яскравішим і позбавить вас загальної втоми!

Обов'язково відпочивайте!

Це дуже важливе правило, про яке дуже багато хто або забуває, або не надає значення. Я не маю зараз на увазі сон, коли ви втомлений на автоматі донесли своє тіло до ліжка і з останніх сил завели будильник.

Я говорю зараз про повноцінний відпочинок, виділити час на який вам допоможе один із видів домашнього ефективного тайм менеджменту.

• Складаючи план на кожен день, обов'язковому порядкууявляйте тимчасові ресурси, витрачені виконання завдання.
• Чітко позначте робочий час і час на відпочинок.
• Напишіть собі види відпочинку, які вам ідеальні. Це може бути похід у кіно, до театру, на виставку, прочитання книги (яку вже рік хочете прочитати), перегляд ТБ з коханою людиною, вечеря в кафе, прогулянка парком, візит гостей. Чому так важливо це виписати? Для того щоб не було того самого відчуття горезвісного «дня бабака» і для того щоб ви наочно переконалися, наскільки різноманітнішим, яскравішим і насиченішим може бути ваше життя.
• Тепер, коли ви виписали, як хочете відпочивати – складіть короткостроковий план. Щодня залишайте у своєму розкладі час на улюблену справу. На вихідні віднесіть ті, що потребують більшої кількості часу (театр, кіно, прогулянка, пікнік). А щодня ввечері виділяйте 1-2 години на відпочинок (фільм, книга, чаювання з близькими тощо)

Успішні бізнес-консультанти, які викладають основи ефективного тайм менеджменту, стверджують, що немає гіршого ворога для самого себе, ніж хронічна втома! Ніщо так нас не демотивує, не знижує нашу працездатність і не перешкоджає здійсненню поставленої мети, як хронічна втома. Так ось система тайм менеджменту якраз і спрямована на те, щоб позбавити вас від цього почуття.

Взагалі, говорити про ефективне управління часом можна ще дуже довго, але краще завітайте тренінг з тайм менеджменту , і ви побачите, наскільки якіснішим може бути ваше життя.

Діліться у коментарях, як ви плануєте свої домашні справи, і чи допомагає вам така система у житті? Підписуйтесь, хто цього ще не зробила до нових зустрічей!

У перекладі з англійської "тайм-менеджмент" - управління часом. Зрозуміло, що фактично ним управляти неможливо. Мається на увазі впорядковане використання робочого та особистого часу, який обчислюється хвилинами, годинами, днями, тижнями. Тайм менеджмент- це облік та оперативне планування.

Філософія та практика управління часом - відносно нова наука, що набула всесвітньої популярності лише у 80-х роках ХХ століття. Навколо неї досі безліч міфів та помилок.

Основи

Намагаючись впровадити програму тайм-менеджменту в колектив працівників, важливо розуміти, що система зрозуміла і доступна не для кожного, відповідно сприйнята і засвоєна буде не всіма. Якщо людина живе безцільно, ні до чого не прагне, а час її обтяжує – він і тайм-менеджмент – дві протилежні речі. Заради продуктивності слід визначитися з цілями, які переслідує людина, яка осягає цю науку. 4 кити тайм-менеджменту:

• оптимізація часу;
• планування дня;
• облік часу;
• організація мотивації.

Розібравшись у принципах дії кожного з них, можна буде не лише працювати з максимальною ефективністю, а й зберігати здоров'я, бадьорість та світлий розум.

Матриця Дуайта Ейзенхауера

На курсах тайм-менеджменту для початківців тренери рекомендують скористатися матрицею, розробленою 34 президентом Сполучених Штатів. Ейзенхауер вважав уміння швидко орієнтуватися та незамінними навичками успішної людини. Намагаючись оптимізувати свій час у нескінченному кругообігу справ, глава держави створив матрицю, яка працює за принципом: «Не всі важливі справи термінові, не всі термінові справи – важливі». Це наочний посібник тайм-менеджменту для мам та бізнесменів, будівельників та артистів, що дозволяє ефективно планувати та розподіляти ресурси раціонально.

Принцип дії

Матриця дасть плід, якщо цілі реальні і поставлені вони грамотно. Перед виконанням чергового завдання необхідно відповідати на два запитання:

1. Це важливо?
2. Це терміново?

Виходячи з відповіді на них, виділяють 4 типи справ:

1. Важливі термінові.
2. Погані термінові.
3. Нестрокові важливі.
4. Неважливі несрочні.

Строкові справи життя підкидає нам постійно. Що ж хитається ступеня їх важливості, відповідь кожен дає самостійно. Говорячи про терміновість, можна зробити висновок, що цей критерій носить об'єктивний характер. Наприклад, зателефонував однокласник, з яким ви не бачилися 5 років, просить призначити зустріч його родичу та посприяти у пошуку роботи. Важливо? Терміново? Чи погоджується з вашими цілями? Якого типу віднести?

Важливі термінові

Такі завдання слід виконувати негайно. Вони є безпосередньо пов'язані з вашими життєвими цілями. Усі вправи тайм-менеджменту взяті з реального життя, термінові відносини виникають позапланово і, часто, не з вашої вини. Наприклад, дитина, яка потребує турботи, погіршення здоров'я, труднощі на роботі і т.д.

Володіння методиками управління завданнями та грамотного планування зведе кількість термінових важливих справ до мінімуму. Якщо умова не виконується і невідкладні справи навалюються звідки не візьмись, варто ще раз переглянути цілі на найближчу перспективу та підтягнути самодисципліну.

Безвідмовність – основне джерело важливих термінових справ. Неможливість сказати «ні» робить з нас тих, де делегують свої важливі термінові чи несрочные завдання інші люди. Причини складності у відмові бувають різні, але потрібно зібратися і ухвалити вольове рішення. Посилайтеся на власні невідкладні справи, попросіть паузу або вкажіть тимчасові рамки, що підходять для вас, запропонуйте призначити виконання доручення іншого співробітника (помічника, партнера і т.д.). Поставте несподіване запитання призвіднику: що може зробити він? Головне, не упускайте з уваги свою мету. Важливо розуміти, що постійне перебування в режимі виконання термінових та важливих справ потребує максимальної концентрації та самовіддачі, що вже найближчим часом призведе до погіршення самопочуття. У нас немає часу на зупинку, переосмислення того, що відбувається, оцінку результату, зрештою, ми просто перегораємо.

Важливі несрочні

Описуваний варіант поведінки при тайм-менеджменті - управлінні часом містить перелік завдань, при виконанні яких можна виявляти статечність, розважливість. Ви маєте час обміркувати кожен крок. Це чудова можливість застосувати отримані теоретичні навички планування практично.

Фахівці стверджують, що люди, які будують свій бізнес чи кар'єру за таким принципом, досягають визначних результатів. Наявність запасу часу дозволяє ґрунтовно та змістовно підходити до вирішення питань, здійснювати повноцінне планування, давати оцінку та характеристику проміжним результатам, виявляти гнучкість.

До цієї групи належать відносини, пов'язані з необхідною рутиною: навчання, турбота про своє здоров'я (дотримання режиму дня, харчування, профілактика захворювань тощо.). Не варто нехтувати часом, т.к. Важливі нетермінові відносини можуть набути статусу термінових.

Неважливі термінові

За правилами екстремального тайм-менеджменту вони повинні бути виключені з повсякденного життя, т.к. відволікають від виконання важливих термінових та несрочних справ. Поширені погані справи: безпричинні зустрічі, тривалі телефонні розмови, ремонт/налагодження техніки. Часто завдання, які людина ставить перед собою на даному етапі, стосуються компетенції та професіоналізму інших, тому доцільно їх делегувати. Наприклад, поламався холодильник, навіщо просиджувати годинами над інструкцією, переглядами відеороликів на його ремонт і робити безуспішні спроби повернути колишню функціональність, коли можна швидко зв'язатися з майстром і довірити роботу йому? Тоді з'явиться час на вирішення реальних завдань, що вимагають вашої уваги.

Нестрокові погані

Відповідь на питання в тайм-менеджменті, як все встигати, лежить у повному виключенні таких завдань із повсякденного життя. Вони є нещадними пожирателями вільного часу. Якщо ситуації з попереднього квадрата трохи відволікають від основних цілей, то нетермінові неважливі справи мають негативний ККД. Йдеться про всі улюблені соціальні мережі Instagram, Facebook і т.д. з безцільним перегортанням стрічки, порожніх листуваннях із друзями, тривалих переглядах серіалів, «зависанні» у комп'ютерних іграх.

Такі завдання легкі, які ні до чого не зобов'язують. Основна їхня шкода - у непомітному перекриванні природного ходу виконання важливих справ.

Якщо ціль поставлена ​​чітко і має конкретні терміни виконання, четвертий тип справ повинен займати мінімум часу, а краще бути повністю виключеним. Не варто самозабутньо занурюватися в роботу, не даючи собі відпочинку. Тут актуально правило «справі – час, потіху – годину».

Матриця Ейзенхауера застосовна до будь-якої сфери життя: будь то тайм-менеджмент для мам у підготовці до новорічним святамабо фахівця великої корпорації, що реалізує проект всього життя.

Якщо цілі поставлені правильно, існує тверда впевненість у собі, а мотивація до дії міцна, складнощів виникнути не повинно.

Нижче наведено перелік способів управління часом тайм-менеджменту, які допоможуть оптимізувати завдання різного пріоритету.

Вчимося говорити «ні»

Гарне виховання та стриманість не дозволяють нам відмовитися від безцільного вислуховування сусідських історій про бурхливі вихідні, прийом незапланованого відвідувача, участь у вирішенні чужої проблеми. Екстремальний тайм-менеджмент називає такі ситуації «пожирателями» часу, який можна було б використати продуктивніше. Ухвалення рішення про відмову - відповідальність, яку варто взяти на себе раз і назавжди. Нагородою за старання стане великий запас часу у вашому розпорядженні.

Правило «візи та коні»

Чи ви коли-небудь замислювалися над тим, що витрачаєте дорогоцінний час на те, що давно вже втратило сенс? Чи виконуєте за звичкою роботу, яка для досягнення результату вже не потрібна? За відгуками фахівців, тайм-менеджмент для жінок побудований на рішенні даного питання. Робочий графік має піддаватися систематичному перегляду з метою видалення з нього неінформативних звітів та іншого.

Для наочності пропонуємо уявити собі кінь, що везе візок. У міру руху віз заповнюється новим вантажем, з кожним пройденим кілометром його стає все більше. Чи потрібно чекати, коли тварина виб'ється з сил, намагаючись тягнути непосильний вантаж? Більшість людей (переважна їх кількість - жінки) впевнені, що добре працювати - значить багато працювати. Вони навантажують себе дедалі більшою кількістю завдань, залишаються після роботи і не жалкують про проведені там вихідні. Результатом такого альтруїзму стане зниження ефективності праці та «емоційне вигоряння», коли те, що ви робите, втрачає сенс.

Важливо знайти тонкий баланс між особистим життям та зайнятістю. Це найкраща мотивація вивчати та практикувати часом) - прагнути до саморозвитку та самовдосконалення.

«Поїдання слона»

Найбільш важкі до виконання - складні завдання глобальних масштабів. Основна їх проблема в тому, що результат буде видно не скоро, а добряче попрацювати доведеться зараз. У програмах тайм-менеджменту їх метафорично називають "слонами". Розібратися за один прийом із цілим «слоном» не вдасться. Щоб позбавитися його пропонується дробове вирішення проблем - поділ тварини на «біфштекси». Шматочки повинні мати розмір, оптимальний для поїдання за один раз без дискомфорту і негативних емоцій.

Приклад тайм-менеджменту для жінок: усіма «улюблене» генеральне прибирання можна розділити на кілька заходів меншого масштабу: зайнятися перебором вмісту шаф сьогодні, а миття вікон відкласти на завтра. Так, з кожним кроком рухатись уперед буде легше.

Головна проблема в тому, що вирощуванням «слонів» у кілька тонн ми займаємось самі. Відбувається це під час відкладення важливих справ потім. Навіть якщо ми думаємо про якесь завдання, але не приступаємо до виконання, «слон» росте.

Коли нічого не залишається окрім вирішення проблеми, виявляється, що вона була не такою вже й складною. Результатом тривалої бездіяльності стає розтрачений потенціал та маса негативу навколо. І тільки повне завершення роботи принесе в життя позитив та енергію.

Техніка «швейцарський сир»

Основна відмінність «сиру» від попереднього методу тайм-менеджменту у вирішенні завдання не «з голови до хвоста», а у довільному порядку. Починати доцільно з доступних ділянок, вирішення яких подарує позитивний настрій і додасть впевненості в собі. Щоденне «прогризання» невеликих дірок у сирі непомітно призведе до його повного поїдання.

Характерний приклад: приступаючи до написання статті, автор вивчив якийсь аспект більше за інших або просто цікавиться цією темою. Починати викладати думки на папері потрібно саме з цієї теми.

Щоб досягти максимальної ефективності праці, слід застосовувати описані методи комплексно. Комбінація їх буде індивідуальна залежно від поставлених цілей та специфіки діяльності.