Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Випускна кваліфікаційна робота

Шляхи вдосконалення документаційного забезпечення управління у сучасних організаціях

Вступ

У сучасній соціально-економічній обстановці в умовах пошуку оптимальних шляхів інформатизації суспільства і входження Росії у світовий інформаційний простір першочергового значення набуває вирішення багатоаспектної проблеми документаційного забезпечення управління (ДОУ), за допомогою якого процеси документування, організації документів та документообігу набувають нормативного чи впорядкованого характеру.

Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки будь-яке управлінське рішення базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію та культуру праці управлінських працівників. Від того, як професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Управління документами стає одним із головних факторів конкурентоспроможності будь-якого підприємства. Правильно організоване управління справами знижує час необхідний пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.

Раціоналізації документаційного забезпечення управління на підприємствах будь-якої форми власності необхідно приділити велику увагу, тому що недоліки у постановці цієї роботи призводять до серйозних труднощів у роботі керівника та підприємства в цілому. За рахунок більш досконалої системи документаційного забезпечення управління досягається швидший рух та виконання службових документів, їх збереження та використання.

Правильна постановка ДОП в установах є однією з найважливіших умов належної організації роботи, дотримання норм, своєчасного розгляду справ, виконання рішень, постанов, чіткого та культурного обслуговування громадян, які звертаються до них, а також представників підприємств, установ та організацій.

В даний час знання ДОП, володіння сучасними комп'ютерними технологіями, вміння документально оформити управлінське рішення поряд з етикою ділового спілкування для менеджера будь-якого рівня стало невід'ємною ознакою професіоналізму, а професія менеджера стала престижною.

Актуальністьобраної теми зумовлюється недостатнім опрацюванням проблеми документаційного забезпечення управління в організаціях. Вирішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечувати їхнє ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці та засобів. Створення дієвої системи управління є сьогодні, мабуть, ключовою проблемою більшості вітчизняних організацій. Це стало підставою для вибору теми дослідження.

Проблеми вдосконалення документаційного забезпечення управління вивчали багато вітчизняних вчених: В.І. Андрєєва, І.Ю. Байкова, М.І. Басаков, В.В. Галахов, І.Ю. Крилова, Т.В. Кузнєцова, В.Ф. Янковська та багато інших. Однак багато теоретичних розробок не торкалися проблем удосконалення документаційного забезпечення управління в практичній діяльності. Тому необхідно подальше вивчення та вдосконалення документаційного забезпечення управління. Це і визначило вибір теми курсового проекту, мету та послідовність наукового дослідження проблеми.

Метоюдипломною роботою є розробка заходів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління у ТОВ «ГРАНД» м. Білорецьк.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

1) вивчити теоретичні засади документаційного забезпечення управління;

2) провести аналіз документаційного забезпечення управління ТОВ "ГРАНД" м. Білорецьк;

3) розробити заходи щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління ТОВ «ГРАНД» м. Білорецьк.

Предметом дослідженняє документаційне забезпечення управління.

Об'єкт дослідженнявдосконалення ДОПу ТОВ «ГРАНД» м. Білорецьк.

У дипломній роботі було використано загальнонаукові та спеціальні методи пізнання. З загальнологічних застосовувалися: діалектичний метод пізнання, методи наукової абстракції, аналізу та синтезу, історичного та логічного пізнання, аналогії, узагальнення. Окремі проблеми вивчалися за допомогою спеціальних методів – монографічний, розрахунково-нормативний. Також застосовувалися методи фотографії робочого дня, графічний, вивчення документів, параметричний, безпосереднього спостереження та інші.

Для написання дипломної роботи використовувалися такі інформаційні основи дослідження: річні звіти організації за 2007-2011 рр., законодавчі та нормативні акти, що регламентує та розпорядча документація організації, матеріали первинного обліку та звітності фінансово-господарської діяльності, підручники та навчальні посібники, праці відомих вітчизняних науковців , нормативно-довідкові матеріали, журнали

Випускна кваліфікаційна робота складається з вступу, трьох розділів, висновків, списку використовуваних джерел та додатків. У вступі обґрунтовано актуальність теми дослідження, сформульовано мету та завдання дипломної роботи, визначено предмет та об'єкт дослідження.

У першому розділі розглянуто теоретичні засади вдосконалення документаційного забезпечення управління, розкрито основні поняття, визначено структуру та місце документаційного забезпечення в системі управління.

У другому розділі дипломної роботи проведено дослідження організаційно-економічної діяльності ТОВ «ГРАНД», надано оцінку стану документаційного забезпечення управління в організації та виявлено її актуальні проблеми.

У третьому розділі розроблено пропозиції щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління ТОВ «ГРАНД» та розроблено заходи щодо їх впровадження.

Висновок містить основні висновки та пропозиції щодо дипломної роботи.

управління документаційним економічним

1. Теоретичні основи документаційного забезпечення управління

1.1 Сутність та зміст документаційного забезпечення управління

В даний час для більшості організацій характерна відсутність упорядкованої системи ДОП, незважаючи на те, що саме раціональне та чітко організоване ведення документації, що визначає документаційне забезпечення управління організацією, може суттєво збільшити ефективність діяльності підприємства.

Документаційне забезпечення управління (далі ДОП) є важливою складовою процесів управління та прийняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність та якість управління.

Процес прийняття управлінського рішення складається з: отримання інформації, її переробки, аналізу, підготовки та прийняття рішення. Всі ці етапи тісно пов'язані з документаційним забезпеченням управління.

Документаційне забезпечення управління (ДОП) - це діяльність апарату управління підприємства, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі здійснення ним управлінських функцій; галузь діяльності з розробки та оформлення документів, організації їх руху, обліку та зберігання, заснована на науковій організації із застосуванням сучасних комп'ютерних технологій.

Для отримання економічного ефекту, перш за все, важлива якість інформації, яка визначається не лише її кількістю, а й оперативністю, ступенем складності та вартістю.

Якщо на підприємстві відсутня чітка організація роботи з документами, то, як наслідок цього закономірно поява документів низької якості, як в оформленні, так і в повноті та цінності інформації, що міститься в них, збільшення термінів їх обробки. Це призводить до погіршення якості управління, збільшення термінів прийняття рішень та кількості невірних рішень.

Надійність та якість управління залежать від достовірності та оперативності прийому-передачі інформації, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Виникнення термінологічного синоніма пов'язане зі зміною організаційно-технічної основи діловодства та методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливим завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку та використання інформації у управлінні. Таким чином, термін «документаційне забезпечення управління» начебто підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації документознавства.

Саме документи забезпечують реалізацію управлінських функцій, у яких визначаються плани, фіксуються облікові та звітні показники та інша інформація. У зв'язку з цим, можна сказати, що від того, як налагоджено роботу з документами, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання та діяльність організації в цілому.

Поняття «документаційне забезпечення управління» виходить з понятті «документування». Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації різних носіях за встановленими правилами. Документування - регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який би її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, встановленими правовими нормативними актами чи виробленими традицією.

Відповідно до Закону РФ «Про обов'язковий примірник документів» документ - це матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначений для передачі в часі та у просторі з метою зберігання та громадського використання. Документи є основними носіями управлінської, наукової, статистичної та іншої соціально значимої інформації.

Будь-який офіційний документ є поліфункціональним, тобто одночасно виконує кілька функцій, що дозволяє йому задовольняти різні потреби. Виділяють загальні та спеціальні функції документа.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – створюється для збереження інформації;

Соціальна – є соціально значущим об'єктом, оскільки породжується тією чи іншою соціальною потребою;

Комунікативна - виступає як засіб зв'язку між окремими елементами суспільної структури, у тому числі і між підприємствами;

Культурна - засіб закріплення та передачі культурних традицій та науково-технічного прогресу.

Спеціальні функції документа такі:

Управлінська – найважливіший інструмент управління (планові, звітні, організаційно-розпорядчі документи та ін.);

Правова - засіб закріплення та зміни правових норм та правовідносин у суспільстві;

Історичного джерела - виступає як джерело наукових відомостей.

Юридична сила документа забезпечується встановленим кожному різновиду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення документа (найменування автора документа, гриф затвердження, печатку та інших.). Сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані у державному стандарті (ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"). Державним стандартом встановлено не лише склад реквізитів (всього їх 30), а й зони та послідовність та розміщення на документі 10, с. 5.

У Типовій інструкції перераховуються у певній послідовності реквізити, властиві всім видам організаційно-розпорядчих документів, викладено правила грамотного написання та оформлення кожного реквізиту та кожному реквізиту відведено певне місце на аркуші паперу. Для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Державним стандартом встановлено не лише склад реквізитів, а й зони та послідовність їх розміщення на документі. Сукупність реквізитів документа і їх розташування на документі становлять формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, для правильного складання документа необхідно знати як реквізити документа, а й схему їх розташування на документе.

Застосування державних стандартів запроваджує однаковість в оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними, підвищує культуру управлінської праці.

Так як документи складаються з тих самих складових частин (реквізитів), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адресата, дат, грифів погодження, затвердження, порядку підписання і т.д.), можна грамотно оформити будь-який документ.

Система документаційного забезпечення включає документування та організацію роботи з документами у процесі здійснення управління підприємством:

Документування є створення документів, тобто. їх складання, оформлення, узгодження та виготовлення;

Організація роботи з документами - забезпечення руху (документообігу), пошуку, зберігання та використання документів.

Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу було зроблено 1931 р. Інститутом техніки управління у проекті «Загальних правил документації та документообігу». У проекті було викладено правила організації роботи з документацією та документообігом, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю надсилання документів, тобто всі етапи обробки документів.

Затверджена 1988 року «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення» уточнила поняття «документообіг», включивши до нього операцію «підшивка документа у справу». ГОСТ 16487-70 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» встановив визначення поняття «документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення чи отримання до завершення виконання чи надсилання».

Система автоматизації (а саме – Єдина Система Автоматизації Діловодства) повинна включати засоби та правила створення документів, підтримки документообігу та ведення електронного архіву документів, а також спиратися на програмно-технічні платформи підприємства. Усі інші компоненти управління (економіка, структури та підрозділи, маркетинг, облік, фінанси, взаємодія підрозділів) повинні спиратися на систему ведення діловодства для ефективного використання інформації для досягнення цілей та вирішення завдань, що стоять перед організацією.

Від чіткості та оперативності обробки та руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення, тому раціональної організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів для виконання необхідно приділяти велику увагу.

Отже, документообіг залежить від системи управління, він вторинний стосовно неї, але водночас саме документообіг, відбиваючи систему управління, дозволяє її наочно побачити. Незважаючи на вторинність порядку руху документів по відношенню до цілей та завдань організації, документообіг рекомендується нормувати та регулювати.

Вся документація підприємства за джерелом надходження ділиться на три документопотоки: вхідна (що надходить), вихідна (надсилається), внутрішня.

Документи, що надходять до організації, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом та доставляються виконавцям. Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо до структурних підрозділів та відповідальних виконавців. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо до структурних підрозділів чи посадових осіб.

Документи, адресовані керівництву організації чи які мають вказівки конкретної посадової особи чи структурного підрозділи, попередньо розглядаються у службі документаційного обеспечения.

Обробка та передача документів виконавцям повинні здійснюватись у день надходження документів у службу документаційного забезпечення або у перший робочий день при їх надходженні у неробочий час.

Документи, рішення щодо яких виконуються кількома структурними підрозділами, передаються ним почергово чи водночас у копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому у резолюції першим. Необхідність розмноження документів та кількість копій визначається особою, яка організує виконання.

При необхідності невідкладного рішення за документом допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Документи, що надсилаються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення та здаються у відділення зв'язку. Обробка та надсилання документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до поштових правил.

Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною відміткою у реєстраційній формі.

Кількість документів всіх потоків протягом року становить обсяг документообігу підприємства. Величина документообігу використовується визначення необхідної чисельності персоналу, що займається діловодством для підприємства, розрахунку ефективності засобів механізації та автоматизації діловодства, визначення завантаженості апарату управління .

Технологія обробки та руху документів на підприємстві повинна здійснюватися відповідно до вимог ГОСТів та включає наступні основні етапи:

Прийом та первинна обробка (або експедиційна обробка) документів, що надходять до організації;

Попередній розгляд документів службою ДОП;

Реєстрація документів;

Організація руху документів усередині організації (що включає інформаційно-довідкову роботу, доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, а також проходження погодження та підписання проектів документів);

Обробка (експедиційна) виконаних та документів, що відправляються.

Будь-який документ, створюваний у суспільстві, є елементом системи вищого рівня, він входить у відповідну систему документації як її елемент. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог щодо їх оформлення. Дотепер у документознавстві немає несуперечливої ​​наукової класифікації систем документації, видів і різновидів документів. При необхідності використовується поділ документів, що емпірично склався, на системи документації. Віднесення документів до тієї чи іншої системи починається з поділу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх належать документи, створені людиною поза сферою її службової діяльності або виконання громадських обов'язків.

Офіційні документи залежно від сфери людської діяльності, що їх обслуговують, поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін.

Управлінські документи становлять ядро ​​установчої документації. Саме вони забезпечують керованість об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації. Управлінські документи та становлять власне об'єкт діловодства, вони представлені комплексом систем, основними з яких є організаційно-правова, розпорядча, довідково-інформаційна та довідково-аналітична, планова, звітна, фінансова та ін.

Система організаційно-правової документації. Управлінська діяльність підприємства виражається у розробці та затвердженні комплексу організаційно-правових документів, що містять правила, норми, положення, що встановлюють статус підприємства, його компетенцію, структуру, штатну чисельність та посадовий склад, функціональний зміст діяльності підприємства в цілому, його підрозділи та працівників, їх права , обов'язки, відповідальність та інші аспекти.

Організаційно-правові документи містять положення, суворо обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права та є правовою основою діяльності підприємства. Ці документи обов'язково проходять процедуру затвердження. Вони оформлюються на стандартному аркуші паперу з обов'язковим нанесенням необхідних реквізитів: назва підприємства та (або) підрозділу, найменування виду документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф установи. До таких документів належать: статут та положення про організацію, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи; регламенти роботи органів, апарату управління; штатний розпис, інструкції з окремих видів діяльності, посадові інструкції працівників, правила, пам'ятки та ін.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання діяльності, що дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, отримувати максимальний ефект. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність підприємства, залежить результати його роботи. Рішення, що фіксуються у розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури підприємства, характеру, змісту, засобів та способів здійснення його основної діяльності, забезпечення фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами. Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз: від керуючого органу до керованого. Саме вони роблять об'єкти керованими по вертикалі.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути необхідність виконання законодавчих, нормативних актів та інших рішень вищих органів; необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій та завдань підприємства.

З погляду порядку вирішення питань (ухвалення рішення) всі розпорядчі документи поділяються на дві групи:

Документи, що видаються в умовах колегіальності (рішення та постанови);

Документи, що видаються на основі одноосібного рішення (накази, розпорядження та вказівки).

Система довідково-інформаційної документації – службова стосовно організаційної та розпорядчої. Вона повідомляє відомості, що спонукають приймати певні рішення, тобто ініціює управлінські рішення, що дозволяє вибрати той чи інший спосіб дії. Особливість цієї документації полягає в тому, що, як правило, вона йде знизу нагору в системі управління: від виконавця до керівника. До основних довідково-інформаційних документів належать протокол, доповідна записка, пропозиція, пояснювальна записка, подання, листування, акт, довідка, зведення, висновок, відгук, перелік, список, звіт.

Своєчасний та якісний контроль за виконанням документів є обов'язковою функцією управління. Він включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення до виконавців, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, регулярне інформування керівників про хід виконання, облік та узагальнення результатів виконання та формування картотеки виконаних документів. Форму контролю обирають з можливостей підприємства. Аналогічно формам реєстрації документів вона може бути журнальною, картковою та автоматизованою.

За допомогою реєстрації створюється банк даних про документи та ведеться інформаційно-довідкова робота на підприємстві.

Інформаційно-довідкова робота, як і система реєстрації та контролю, може вестись за допомогою картотек (згрупованих за підрозділами чи напрямками діяльності) або в автоматизованому режимі. Автоматизована система розширює можливості інформаційно-довідкової роботи. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки щодо будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа: за конкретним документом - де знаходиться, стадія підготовки, результат виконання, місце зберігання; за темою (змістом) - у яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання; по кореспонденту (автору), регіону - країні, республіці, області, місту, району та ін.

Завершальними етапами діловодства для підприємства є систематизація документів; формування справ; організація зберігання та здавання до архіву.

Система зберігання документів - це сукупність коштів, способів та прийомів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку та використання у поточній діяльності. Для системи зберігання документів найбільш значущими є поняття «номенклатура справ» та «справа».

Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, що формуються у діловодстві підприємства, розташованих у певній послідовності із зазначенням термінів їх зберігання 7, с. 3.

Під справою розуміється сукупність документів з окремого питання чи ділянці діяльності, сформованих у хронологічній чи іншій послідовності та підшитих до окремої обкладинки 7, с. 3.

Проте саме собою документування ще вирішує всіх проблем, що з документаційним забезпеченням управління. Створені документи вимагають подальшої обробки під час їх використання в управлінському процесі, а також подальшого зберігання з метою довідки. Тому процедури створення документів доповнюються організацією роботи з ними.

Внаслідок того, що документообіг відображає систему управління, дозволяючи її наочно побачити, аналіз документообігу вкрай важливий удосконалення роботи управлінського апарату.

При цьому, проводячи аналіз документообігу, об'єктом дослідження можна розглядати окремий документ, документопотік, документаційний технологічний процес.

Документаційне забезпечення управління - найважливіша сторона діяльності будь-якого підприємства, тому воно має ґрунтуватися на чіткій нормативній базі.

Нормативно-методологічна база ДНЗ – це сукупність законів, нормативних правових актів та методологічних документів, що регламентують технологію створення, обробки зберігання та використання документів у поточній діяльності підприємства, а також роботу служби ДНЗ – її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти. Вона включає: правові акти законодавчих та виконавчих органів влади різних рівнів (федеральний рівень, суб'єктів РФ) у сфері інформації та документації; правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій, підприємств; державні стандарти на документацію; ГОСТи; уніфіковані системи документації (УСД); загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації; Державну систему документаційного забезпечення управління (ДСДОУ) та інші нормативні документи.

Основу законодавства становить Цивільний кодекс РФ, який регулює цивільні правовідносини, зокрема у сфері ведення документації. Поряд із Цивільним кодексом РФ окремі сторони роботи з документами реєструються спеціальними федеральними законами.

Найбільш повним міжгалузевим документом щодо організації документаційного забезпечення управління є видана 1990 р. Державна система документаційного забезпечення управління. ДСДОУ - це сукупність принципів та правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах та громадських організаціях. Це з основних федеральних нормативних актів, що містить комплекс вимог і положень, сприяють розробці єдиних підходів як до традиційному, а й автоматизованого управління документацією - інформаційного менеджменту.

ДСДОУ складається з двох частин: нормативної та рекомендаційної.

Нормативна частина, своєю чергою, ділиться п'ять розділів: загальні становища; документування управлінської діяльності; організація роботи із документами; механізація та автоматизація роботи з документами; служба документаційного забезпечення управління.

У документознавстві існують єдині вимоги та правила оформлення документів управління, які встановлені державними нормативними актами, що забезпечує їхню юридичну силу; оперативне та якісне складання та виконання; організацію швидкого пошуку; широке використання ПЕОМ за її складанні у роботі із нею.

Від технології організації роботи з документами та від якості створюваних документів залежить не лише оперативність та ефективність управлінських рішень, а й загальні показники результатів діяльності організації. Без налагодженої системи документаційного забезпечення управління важко збудувати ефективне управління.

1.2 Методичні підходи до вдосконалення документаційногозпечива управління

Основною метою вдосконалення ДОП є встановлення єдиних принципів роботи з документами на всіх рівнях управління, організація документообігу підприємства, підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів та технологій збору, обробки, руху, аналізу інформації, удосконалення роботи апарату управління.

Перед організацією, яка прагне створити ефективне середовище для обробки інформації для вдосконалення якості управління, існує серйозне завдання - удосконалення роботи з підготовки та обробки документної інформації шляхом створення механізму документаційного забезпечення управління підприємства (ДНЗ).

Для вирішення цього завдання необхідно керуватися існуючими нормативними документами, положеннями ГОСТу та рекомендаціями фахівців.

У зв'язку з новими вимогами, що базуються на сучасних міжнародних стандартах, необхідна методична основа, яка враховує ці вимоги до побудови документаційного забезпечення управління. У зв'язку з цим першим етапом удосконалення документаційного забезпечення управління (ДОУ) є побудова алгоритму, на основі якого оцінюватимуться діюча система та опрацьовуватимуться всі складові процесу вдосконалення системи.

Основними завданнями при оцінці та вдосконаленні ДОП є:

підвищення ефективності управлінської діяльності;

Прискорення руху документів у створенні;

зменшення трудомісткості обробки документів;

Визначення відповідності наявності та потреб виробничих та управлінських процесів у документаційному забезпеченні;

Наявність та подальша постановка цілей документаційного забезпечення (досягнення яких має забезпечувати документна система);

Визначення функцій документної системи з поставлених цілей з урахуванням пред'явлених вимог.

Основним завданням при побудові алгоритму оцінки та вдосконалення ДОП є ув'язування системних вимог та основних атрибутів, що дозволяють системі управління перебувати в рівновазі.

Практика раціоналізації документознавства в апараті керування дозволяє виділити основні етапи проектування:

Проведення передпроектного дослідження, тобто. збирання вихідних даних для проектування;

Аналіз зразків внутрішньої документації та класифікація документів;

Аналіз існуючого документообігу підприємства;

Аналіз існуючого документознавства (практики роботи з документами, практики зберігання документів, практики формування справ, відповідність ГОСТ Р 6.30-2003);

Аналіз номенклатури справ підприємства;

Фотографія робочого дня працівників, які займаються документообігом підприємства, з метою виявлення фактичного стану використання технологій з ДОП та практики документування прийнятих рішень;

Виявлення недоліків у документаційному забезпеченні управління;

Складання технічного завдання проектування;

Розробка проекту раціоналізації документознавства та розрахунок очікуваної економічної ефективності від його впровадження;

Використання.

Проведення кожного етапу вимагає застосування певних властивих цьому етапу методів.

Функції, завдання та структура організації;

Організаційно-нормативні матеріали з діловодства;

Документи організації (оформлення та зміст);

характер завантаження ведення документації основних спеціалістів;

Організація роботи з документами;

Технологія проходження документів;

Організація виготовлення (набору) та розмноження документів;

Організація доставки (руху) документів;

Організація поточного зберігання документів та здавання до архіву.

Діяльність дослідження були використані такі методи: монографічний метод, узагальнення, вивчення документів, безпосереднє спостереження, фотографія робочого дня, графічний, статистичний. Вибір методу визначається, з одного боку, метою дослідження, з іншого - характером та умовами робочого часу, що вивчається.

Монографічний метод - це глибоке вивчення та конкретний опис господарської діяльності окремих одиниць досліджуваної сукупності. Він у тому, що проблему документаційного забезпечення управління ретельно і з багатьох сторін аналізують для підприємства, після чого роблять висновок від цього об'єкта до ширшій області подібних об'єктів.

Узагальнення - це визначення загального поняття документаційного забезпечення управління, в якому відбивається головне, основне, що характеризує поняття ДОП.

Вивчення документів - це один із основних загальнообов'язкових методів, з якого починається дослідження.

Необхідні для вивчення при проектуванні документи можна розділити на кілька груп.

До першої групи відносяться законодавчі та нормативні матеріали про створення, завдання, функції організації, законодавчі акти, накази, статут і штатний розклад, який дозволяє відразу уявити розміри організації, документальні потоки їх обсяг.

На особливу увагу заслуговують нормативні та методичні матеріали з організації документознавства: інструкція з діловодства, посадові інструкції співробітників, методичні рекомендації щодо виконання окремих операцій у роботі з документами.

До другої групи належать різні облікові форми, переліки та відомості, що дають матеріал про стан, технологію обробки документів в організації.

Збираючи відомості про порядок прийому, обробки та передачі вхідної та вихідної кореспонденції, обсяг документообігу та структуру документопотоків, вивчаються облікові форми (журнали, реєстри), графіки та маршрути документів.

p align="justify"> Особливого підходу вимагає вивчення матеріалів, що характеризують організацію поточного зберігання документів.

Метод спостереження також одна із основних. Він полягає у безпосередній присутності в організації на конкретних робочих місцях та візуальному фіксуванні процесів та умов праці, що відбуваються.

Метод спостереження використовується для з'ясування характеру завантаження керівника та головних фахівців, організації роботи з прийому, обробки, виготовлення, транспортування, зберігання документів та оснащення комп'ютерною технікою.

Для визначення характеру завантаження робочого дня щодо ведення документації основних категорій діловодного персоналу та виявлення видів робіт, що виконуються окремими співробітниками, мною використовувалася фотографія робочого дня. Результати фотографії робочого дня входять складовою до звіту про організацію ДОП.

Метою фотографії робочого дня є визначення змісту праці, кількості одиниць роботи та витрат робочого часу, а також вивчення питань, пов'язаних із підвищенням ефективності праці працівників із документами та забезпечення раціональної організації праці.

У технології фотографії робочого дня я виділила три етапи:

Спостереження;

Систематизація отриманих даних;

Аналіз одержаних результатів.

Протягом робочого дня відзначалися всі фактичні дії та перерви з точністю до однієї хвилини, причому проти кожного елемента витрат робочого часу проставлялися час та тривалість операції.

При систематизації отриманих даних наводила в єдину систему.

Аналіз отриманих результатів - процедура уявного, а часто також реального розчленування предмета на частини, аналітичні процедури є одними з головних у науковому дослідженні.

Графічний метод передбачає детальну і лаконічну фіксацію операцій, що спостерігаються, за допомогою креслення. Він використовується щодо документообігу.

Статистичний метод передбачає кількісний облік однорідних операцій та явищ. Він використовувався при підрахунку обсягу документообігу, кількості реєстрованих та контрольованих документів, результатів фотографії робочого дня.

В основу всієї методики проектування документаційного забезпечення управління має бути покладено спочатку визначення мети, а потім механізм її досягнення.

Системність самого підходу проявляється в наступному:

Не брати до уваги жодну з управлінських завдань, без вирішення яких реалізація цілей виявиться не повною;

Виявити та взаємопов'язати стосовно цих завдань всю систему функцій, прав та відповідальності по вертикалі;

Дослідити та організаційно оформити всі зв'язки та відносини по горизонталі управління;

Забезпечити органічне поєднання вертикалі та горизонталі в управлінні документаційним забезпеченням.

Важливим у розробці документації, що регламентує, є складання (опис, проектування) документів. Жорстких методів на цьому етапі немає, але є певні методичні документи та стилістичні правила формулювання положень посадових інструкцій, інструкції з діловодства.

Проектування системи документаційного забезпечення управління має включати систему цілей і їх розподілу між різними ланками. Сюди належить склад підрозділів, які перебувають у певних зв'язках та відносинах між собою, розподіл відповідальності.

На етапі проектування документації, що регламентує, використовувалися такі методи.

Метод «участь чи активне спостереження» передбачає активне залучення аналізованого до процесу виконання роботи, щодо якої він збирає інформацію. Головне незручність цього у великих витратах робочого дня збирання відповідної інформації. Крім того, є небезпека, що частина інформації залишиться невиявленою і спостерігач матиме інший погляд на роботу, оскільки спостерігач менш досвідчений у виконанні роботи, особливо якщо активне спостереження проводиться на короткому відрізку часу.

Найважливіший метод при проектуванні документації – функціональний аналіз посад. Інформація, зібрана методами співбесіди (інтерв'ювання) у слабо стандартизованому варіанті, та спостереження аналізуються за трьома параметрами: дані, персонал, предмети діяльності.

При розподілі функцій керування між фахівцями апарату керування застосовувався параметричний метод. Завдання цього - встановлення функціональних залежностей між параметрами елементів виробничої системи та системи управління виявлення ступеня їх відповідності.

Для розробки регламентуючої документації використовують такі групи методів:

Методи збирання інформації;

Методи аналізу інформації;

Методи проектування регламентів.

При формулюванні положень посадових інструкцій рекомендується використовувати такі правила:

Описувати завдання чи обов'язки, починаючи речення дієсловом, що означає дію працівника, вжитим у час;

бути точним, використовувати мінімальну кількість слів, уникати повторів;

Завжди розрізняти пряму відповідальність за безпосереднє виконання завдання та управлінську відповідальність, яка перебуває у контролі, нагляді за їх виконанням іншими. Найбільш важливо визначити контур методичного забезпечення функцій управлінської діяльності, що регламентують.

Специфіка управлінської праці як об'єкта регламентації обумовлює необхідність розмежування кількісних методів розрахунку та оцінки показників управлінської діяльності підприємств та якісних методів проектування регламентуючої документації.

Нормативна та методична база для розробки інструкцій та положень:

Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений міністерством праці та соціальним розвитком РФ у 1998 році;

Типові положення та посадові інструкції.

Гідність цих документів у наявності повного переліку посад, посадових обов'язків та навичок управлінського персоналу організації.

Методологія розробки документації, що регламентує, має такі особливості:

p align="justify"> При розробці посадових вимог все рідше застосовується загальні типові описи для групи однойменних посад;

Вищі керівні посади та посади службовців нижньої ланки управління розглядаються багатьма організаціями як унікальні;

Вважається важливим посад вищої ланки управління встановити специфічні риси особистості керівника, відповідні вимогам до цього керівного посту.

Найбільш важливими та узагальнюючими документами, що регламентують розподіл функцій, прав, обов'язків та відповідальності підрозділів та посадових осіб управлінського персоналу, є посадові інструкції, інструкції з діловодства.

Під час розробки посадової інструкції секретаря-делопроизводителя та інших документів у цій роботі використовувався нормативний метод. Він передбачає застосування системи нормативів, які визначають склад та зміст функцій з управління.

Для проектування номенклатури справ використовувалися Методичні рекомендації щодо розробки зразкових номенклатур справ, які пропонуються ВНДІ документознавства та архівної справи.

Для оцінки ефективності вдосконалення управління використовувався метод аналогій, який полягає у використанні в процесі раціоналізації та проектуванні документаційного забезпечення управління проектів, що виправдали себе, з подібними характеристиками.

Заходи щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління повинні призвести до:

ѕ скорочення термінів проходження та виконання документів;

ѕ виключення втрат документів;

оптимізації процесу узгодження документів;

ѕ централізованому зберіганню текстів документів, підготовлених у

електронної форми, та їх графічних образів;

ѕ контролю проходження документів у підрозділах підприємства з

моменту їх отримання чи створення до завершення виконання;

ѕ своєчасному інформуванню співробітників та керівництва

про документи, що надійшли і створюються;

ѕ контролю виконавчої дисципліни.

Таким чином, для будь-якої організації життєво важливо постійно удосконалювати документаційне забезпечення управління, оскільки це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень.

Процес розробки та впровадження проекту складається із трьох стадій: передпроектна підготовка, проектування та впровадження.

2. Сучасний стан документаційного забезпечення управлінняТОВ« ГРАНД»м.Білорецьк

2.1 Характеристика підприємстваТОВ« ГРАНД»

ТОВ "ГРАНД" - товариство з обмеженою відповідальністю.

Найвищою посадовою особою є генеральний директор.

Юридична адреса підприємства: 453500, РБ м. Білорецьк, вул. Маяковського, 14.

ОГРН: 1020201626158

ІПН: 0256007301

ОКПО: 04736382

КАКАТО: 80401380000

Суспільство є суб'єктом господарювання, що володіє правами юридичної особи, згідно з Цивільним Кодексом Російської Федерації, має самостійний баланс, розрахунковий та інші рахунки в установах банків, печатку зі своїм найменуванням, товарний знак.

Підприємство створено на основі Закону «Про підприємства та підприємницьку діяльність» і здійснює свою діяльність відповідно до законодавства РФ та цього Статуту.

Підприємство будує свої відносини з іншими юридичними та фізичними особами у всіх сферах діяльності на основі договорів. Підприємство реалізує товари, послуги за цінами та тарифами, встановленими підприємством. Має господарську самостійність у питаннях визначення форми управління, прийняття господарських рішень, збуту, встановленні цін, оплати праці, розподілі чистого прибутку.

ТОВ «ГРАНД» є заводом-виробником будівельного обладнання, продовжувачем кращих традицій своїх попередників ВАТ «Будінструмент» та «Білорецького заводу механізованого будівельного інструменту», продукція яких існує на ринку будівельного обладнання вже понад 30 років. Постачання продукції може здійснюватися зі складу заводу, Республіка Башкортостан м. Білорецьк, а також з транзитного складу у м. Москва. У 2008 році продукція ТОВ ПК «ГРАНД» удостоєна дипломів республіканського конкурсу «Кращі товари Башкортостану», Диплома лауреата XII конкурсу «Золота медаль «Європейська якість» та нагороджений Золотою медаллю та є Дипломантом програми «100 найкращих товарів Росії».

ТОВ «ГРАНД» взаємодіє з великою кількістю постачальників та має постійних клієнтів. У ТОВ «ГРАНД» склалися міцні зв'язки з постачальниками комплектуючих та партнерами. Закупівля комплектуючих здійснюється з Китаю, Швеції, Німеччини та деяких міст Росії.

Підприємство російського машинобудування, що динамічно розвивається, найбільший виробник переносних електричних бетонозмішувачів, пневматичних відбійних молотків, фарбопультів. Завод «ГРАНД» входить до Групи компаній «Ентузіаст», що спеціалізується на постачанні інструменту та обладнання для будівництва в Росії протягом 20 років.

Вся продукція має сертифікат відповідності. Гарантія продукції становить 6 місяців, є сервісні центри у багатьох містах РФ. Сировина, матеріали та комплектуючі для продукції поставляються провідними виробниками Росії. Продукція підприємства поставляється до всіх міст Російської Федерації та країн СНД.

Припинення роботи підприємства може здійснюватися шляхом його ліквідації або реорганізації на умовах та в порядку, передбаченому законодавством.

Організаційною структурою управління ТОВ «ГРАНД» є лінійна структура (Додаток 4), отже, результати роботи кожної служби оцінюються показниками, що характеризують виконання ними своїх цілей та завдань. Відповідно будується і система мотивації та заохочення працівників. У цьому кінцевий результат (ефективність і якість роботи організації загалом) стає хіба що другорядним, оскільки вважається, що це служби у тому мірою працюють з його отримання.

Положення відділам містять чітке визначення завдань, функцій, обов'язків, правий і відповідальності, і навіть підпорядкованість і стосунки коїться з іншими відділами.

Посадові інструкції відповідають нормам чинного трудового законодавства РФ, містять чітке визначення посадових обов'язків та вимог прийому на роботу.

Штатна чисельність відповідає потребам підприємства у трудових ресурсах (керівництво, ІТП та робітники, службовці), визначена на підставі нормативної чисельності та фактично сформованих особливостей робіт за попередні періоди.

Відносини працівників та підприємства складаються на умовах трудових договорів.

На підприємстві ТОВ «ГРАНД» існує чіткий поділ праці, використання кожної посади кваліфікованих фахівців, і навіть здійснення найму працювати відповідно до кваліфікаційними вимогами до цієї посади, а чи не з суб'єктивними оцінками.

На основі структурної схеми ТОВ «ГРАНД» визначимо, які рішення приймають члени керівного складу Компанії, залежно від їх функціональних обов'язків.

Генеральний директор:

1. Прийняття рішень щодо управління грошових потоків.

2. Прийняття рішень щодо рентабельності підприємства.

Комерційний директор:

1. Формування цінової політики та прийняття рішень щодо відступів від неї, залежно від пропозицій клієнтів, можливостей Компанії та загальної ситуації на будівельному ринку.

Відділ збуту:

1. Прийняття рішень щодо питань відділу закупівлі.

2. Прийняття рішень щодо просування продукції фірми.

Виробничий директор:

3. Прийняття рішень щодо процесу виробництва.

4. Регулювання потужності заводу залежно від необхідного обсягу виробництва.

5. Прийняття рішень щодо якості товару, що виробляється.

Загалом організаційна структура Підприємства може вважатися оптимальною з урахуванням специфіки діяльності підприємства (багатогалузеве підприємство) та характеризується раціональним числом структурних підрозділів та посад.

Подібні документи

Концепція людських ресурсів. Основні напрями вдосконалення кадрового та документаційного забезпечення управління. Зміст системи управління людськими ресурсами організації. Аналіз кадрового та документаційного забезпечення управління.

дипломна робота , доданий 08.02.2015


Організаційна структура, система управління та історія розвитку ВАТ "Газпром нафта". Аналіз організації діловодства для підприємства. Розгляд діяльності служби документаційного забезпечення управління. Основні шляхи його вдосконалення.

курсова робота , доданий 18.04.2011


Система документаційного забезпечення управління, її місце у системі управління персоналом. Аналіз документообігу ВАТ ЦТД "Діаскан". План організаційно-управлінської результативності вдосконалення системи документаційного забезпечення управління.

дипломна робота , доданий 13.02.2015


Визначення ролі системи кадрового діловодства у системі управління персоналом. Поняття, структура, методика оцінки стану документаційного забезпечення менеджменту персоналу з прикладу ТОВ "Лоліта", розробка програми її вдосконалення.

дипломна робота , доданий 20.10.2010


Характеристика, функції та організаційна структура служби документаційного забезпечення управління та підрозділи. Управління соціального захисту населення. Нормативна регламентація роботи діловодної служби. Організація роботи із документами.

звіт з практики, доданий 18.09.2013


Опис, аналіз діяльності, структури та функцій ДТРК "Далекосхідна". Характеристика служби документаційного забезпечення цієї організації. Вибір відповідної за вимогами системи автоматизації документаційного забезпечення управління.

дипломна робота , доданий 04.02.2011


Конфіденційне діловодство: сутність та зміст, основні закономірності та принципи реалізації, нормативно-правове обґрунтування та значення. Методика та норми автоматизації процесів документаційного забезпечення управління на підприємстві.

контрольна робота , доданий 06.04.2014


Документи, що визначають організацію діловодства у створенні. Основні цілі, завдання та функції служби документаційного забезпечення управління, її права та відповідальність. Аналіз порядку організації діловодства з прикладу ТОВ "МТК "Милком".

реферат, доданий 31.03.2015


Служба документаційного забезпечення управління: її призначення, завдання, структура та склад. Форма організації діловодства. Вибір найменування служби, визначення її посадового складу та штатної чисельності, кваліфікаційного складу організації.

курсова робота , доданий 17.05.2015


Відділи, що входять до складу управління документаційним забезпеченням дирекції. Обов'язки директора управління документаційного забезпечення адміністративного департаменту. Автоматизація документообігу – метод удосконалення управління документацією.

Сьогодні вже багато хто прийшов до думки, що культура роботи з документами - це частина виробничої культури, а та, у свою чергу, є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому документаційне забезпечення управління - така сама частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна та необхідна, як і обладнання, ресурси та персонал.

Керівник втрачає багато часу від неправильно чи несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень чи неможливості швидко знайти потрібний документ.

Документи надходять на підприємство від клієнтів, партнерів та інших підприємств; створюються у діяльності самого підприємства; надходять до керівництва для прийняття рішення, написання у вигляді резолюцій вказівок щодо виконання та для підписання; відправляються адресатам.

Документи ТОВ «ГРАНД» оформляються здебільшого на бланках та мають встановлений комплекс реквізитів та стабільний порядок їх розташування.

У процесі документування діяльності ТОВ «ГРАНД» створюються різні види документів:

Організаційно-правова документація (статути, положення, правила, інструкції, штатні розклади);

Розпорядча документація (накази, розпорядження, ухвали, рішення, вказівки);

Інформаційно-довідкова документація (листи, телеграми, факси, акти, протоколи, доповідні та службові записки).

Посади головних керівників займають досвідчені фахівці, добре знають технологію, здатні раціонально планувати виробництво, правильно організувати, виконувати адміністративні функції.

У ТОВ «ГРАНД» використовується цехова структура управління, яка утворюється в результаті побудови апарату управління тільки із взаємопідпорядкованих органів у вигляді ієрархічних сходів. На чолі кожного підрозділу знаходиться керівник, наділений усіма повноваженнями та здійснює одноосібне керівництво підлеглими йому працівниками, який зосереджує у своїх руках усі функції управління (Додаток 1).

Ця структура забезпечує: єдність та чіткість розпорядження; згоду дій виконавців; чітку систему взаємних зв'язків між керівником та підлеглими; швидкість реакції у відповідь на прямі вказівки; отримання виконавцями зазначених між собою розпоряджень та завдань, забезпечених ресурсами; особисту відповідальність керівника за кінцеві результати діяльності підрозділу.

Розглядаючи документаційну діяльність можна сказати, що з будь-якого підприємства вона включає одні й самі діловодні операції та процеси.

У ТОВ «ГРАНД» створюється, приймається з інших організацій маса документів, що містить інформацію різного плану економічну, політичну, бухгалтерську, статистичну, соціальну та інших.

Через війну спостережень над діяльністю службовців у ТОВ «ГРАНД» було виявлено, що це головні фахівці у тому мірою займаються документаційним забезпеченням управління. У директора багато часу витрачається на переїзди, пошуки документів, перевірку правильності внаслідок недбалого ставлення фахівців. Головний бухгалтер виконує роботу з документами неакуратно, спостерігаються помилки, подає документи із запізненням, багато часу витрачається на пошук документів. Головний економіст приділяє багато часу плануванню, організації нормування та оплати праці, обліку та звітності, аналізу, що є його основними функціями. З іншого боку, багато часу витрачається на виконання робіт, не передбачених посадовими обов'язками, є також втрати робочого часу, пов'язані з порушенням режиму праці. Головний інженер складає заявки на трудові та матеріально-технічні ресурси, багато часу витрачає на роботи, які безпосередньо є його посадовими обов'язками. Поряд з цим велику питому вагу займають переїзди та переходи. Техніки ведуть технічну документацію, багато часу приділяють технологічному керівництву, оперативному управлінню. Секретар-діловод багато часу витрачає на телефонні дзвінки, роботу на комп'ютері, копіювання документів і мало часу приділяється безпосередньо роботі з документами, що має бути основною його діяльності. Мало часу витрачається, як на роботу з документом, що надійшла, так і з вихідною. Головний інженер займається веденням технічної документації: журнал прийому на ремонт та видачі з ремонту техніки, технічні паспорти, журнал з техніки безпеки. Робочий день працівників апарату управління починається о 8-00 і закінчується о 17-00, перерва на обід з 12-00 до 13-00. У період прибирання робочого дня головних спеціалістів не нормовано.

Основою організації праці персоналу є глибоке та чітке поділ функцій між підрозділами та виконавцями. Воно відображається в нормативних документах - положеннях про підрозділи та посадові інструкції їх працівників.

Слід зазначити, що досі в ТОВ «ГРАНД» відсутній такий нормативний документ, що регламентує документаційне забезпечення управління підприємства як інструкція з діловодства. Вона є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням. Інструкція повинна розроблятися відповідно до основних положень Державної системи документаційного забезпечення управління та Типової інструкції з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади РФ. Затверджується інструкція Генеральним директором.

Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.

Аналіз показує, що з працюючого нині для підприємства секретар-делопроизводитель виконує основні функції, пов'язані з документаційним забезпеченням управління. Він є головною фігурою діловодного процесу, при цьому має вищу освіту та формально підпорядковується директору. При цьому ТОВ "ГРАНД" не має служби документаційного забезпечення управління.

Стан діловодства та загальна культура обслуговування керівників, спеціалістів значною мірою визначається якістю праці секретаря-діловода, яке, у свою чергу, залежить від рівня його організації.

Усі функції, права, обов'язки та відповідальність секретаря-діловода у певній формі мають бути закріплені у посадовій інструкції, яка у ТОВ «ГРАНД» відсутня.

Усі документи ТОВ «ГРАНД» поділяються на три документопотоки: вхідні, які отримують від інших підприємств; вихідні, які передбачають під час створення відправлення до інших підприємств; внутрішні, складені потреб самого підприємства. Хоча вони тісно пов'язані між собою, кожен із цих потоків має свої правила обробки та напрямок руху.

Вхідний документопотік складають документи вищих організацій, накази, листи тощо, що містять директивні вказівки, роз'яснення та інші відомості, документи інших організацій, які обмінюються інформацією для вирішення питань, які потребують спільних дій, скарги та заяви громадян.

Етапи обробки вхідних документів:

Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром, відвідувачем, передані факсом.

У ТОВ «ГРАНД» поштою надходить 35% документів, факсом - 15% документів, за допомогою кур'єра - 10%, електронною поштою - 35% документів, від приватних осіб - 5%.

На підприємстві немає співробітника документально відповідального за отримання та облік кореспонденції, тому як документи, що надходять поштою, так і факси забирають іноді самі працівники ТОВ «ГРАНД». Це нерідко призводить до втрати кореспонденції або її невчасного отримання співробітниками. Тому реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, у тому числі вхідних та вихідних факсів, проводиться не чітко.

Реєстрація інших видів організаційно-розпорядчих документів не здійснюється. Переліку документів, що підлягають реєстрації, немає.

При отриманні документів перевіряється правильність їх доставки (кореспонденція, доставлена ​​за адресою, пересилається відправнику), розкриваються конверти, оцінюється фізичний стан документів (ушкодженість тексту, неповне отримання факсимільного повідомлення), наявність додатків. Як правило, конверти знищуються, за винятком випадків, коли за штемпелем на конверті можна встановити дату відправлення або отримання документа адресу відправника. У таких випадках конверт підкладають до документа. Якщо текст документа пошкоджено, у ньому відсутні програми, складається акт. Один екземпляр акта разом із отриманими документами надсилається відправнику.

На цьому етапі попереднього розгляду документів секретар-діловод зобов'язаний розподілити кореспонденцію між генеральним директором та структурними підрозділами. На вхідних документах проставляється відмітка про їх виконання і вони реєструються у спеціальному журналі реєстрації документів.

Відповідна посадова особа пише на ньому резолюцію, що містить прийняте ним рішення щодо інформації, поданої в документі. Далі документ із резолюцією надходить головному бухгалтеру. Після реєстрації документ передається виконання. Обов'язкову реєстрацію підлягають документи, що надходять з вищих підприємств, заяви та скарги громадян, кореспонденція від інших підприємств, що потребує рішення або відповіді, матеріали постійного терміну зберігання.

Часто для підприємства не ведеться робота з контролю над термінами виконання документів, оскільки терміни виконання керівництвом не встановлюються. Документи надходять до співробітників, минаючи керівництво, і виконання документів проводиться співробітниками залежно від своїх рішень.

Навіть для тих документів, які проходять через керівництво підприємства та передаються на виконання, терміни виконання документів не встановлюються, позначки про передачу на виконання не ставляться, доручення керівництва мають усний характер.

У ТОВ «ГРАНД» не розроблено перелік документів, що підлягають постановці на контроль із зазначенням типових строків виконання. Контрольні картки не заводяться. Попереджувальний контроль не ведеться.

У зв'язку з відсутністю контрольних термінів:

Не проводиться перевірка ходу виконання документів;

Виконавці не одержують попередніх попереджень про наближення термінів виконання;

Зведення про невиконані у строк документи не складається.

Керівництво підприємства не займається відстеження стану виконавської дисципліни на підприємстві. Внаслідок цього бувають випадки втрати документів, невчасного та неякісного їх виконання. Передача документів виконавцю часто не оформляється.

Вступивши до виконавця, документ перебуває в нього до вирішення питання. Коли роботу над документом повністю завершено, на ініціативному документі проставляється відмітка про його виконання та направлення у справу.

Вихідні документи у ТОВ «ГРАНД» у процесі обробки також проходять низку інстанцій. Робота над ними складається із складання проекту документа, передруку, погодження, візування, підписання, реєстрації та обробки для відправки.

Починаючи підготовку вихідного документа, виконавець складає чорновий варіант - рукописний чи машинописний документ, який відбиває роботу автора чи редактора з його текстом. Після необхідних консультацій виконавець складає проект документа, що підлягає узгодженню.

Документ оформлюють на бланку, причому виконавець повинен знати, який бланк йому слід взяти для відповідного проекту документа: загальний бланк, лист для письма, бланк конкретного виду документів, бланк посадової особи або бланк структурного підрозділу. Бланк посадової особи або бланк структурного підрозділу використовується у тому випадку, якщо посадова особа чи керівник структурного підрозділу має право підписувати вид документа, який оформляється на відповідному бланку. Це право закріплено у посадовій інструкції особи, яка складає документ.

За необхідності зовнішнього узгодження на проекті документа підприємства оформляється гриф узгодження лише у тому випадку, коли документ необхідно узгодити з іншими організаціями.

Внутрішнє узгодження документа оформляється візою. Віза включає посаду візуючого, його особистий підпис, його розшифрування, дату візування. Внутрішнє узгодження проводиться з керівними співробітниками підприємства, керівниками структурних підрозділів, фахівцями, якщо текст документа стосується їх посадових обов'язків. Візуючи документ, кожен із них висловлює свою думку відповідно до напряму діяльності, за яку несе професійну відповідальність. Візи допомагають керівнику ухвалити правильне рішення, оскільки, підписуючи документ, він усю відповідальність бере він.

Деякі документи підприємства набувають юридичної сили після їх затвердження. Цей особливий спосіб введення документа в дію, що санкціонує поширення його на певне коло організацій, посадових осіб та громадян. Секретар-діловод ТОВ «ГРАНД» має у собі перелік документів, які потребують затвердження.

Підготовлений та оформлений документ передається на підпис керівнику, у бланку проставляється дата підписання документа.

Повністю готовий підписаний документ передається для реєстрації та надсилання.

Обробка та надсилання вихідних документів проводяться секретарем-діловиробником підприємства. Перед заклеювання конвертів він не завжди перевіряє наявність усіх вкладень, правильність, точність написаної адреси.

Документи, передані для відправки, часто надсилаються наступного дня, телеграми та термінова кореспонденція із запізненням.

Внутрішні документи підприємства проходять такі стадії: підготовка проекту документа, передрук, погодження, візування, підписання, передача адресату. Тому маршрути їх проходження на етапах підготовки та оформлення ті ж, що й у вихідних документів, а на етапі виконання збігаються з маршрутами документів, що входять.

Проте, деякі види внутрішніх документів ТОВ «ГРАНД» мають свої маршрути. Протоколи не вимагають складання проекту; доповідні записки, довідки тощо. надходять прямо до керівника, на ім'я якого вони написані. Від чіткості та оперативності руху та обробки документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Несвоєчасне опрацювання документів, особливо фінансових, може призвести до негативних економічних наслідків. Тому раціональної організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага.

Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або надсилання називається документообігом.

У цьому вся визначенні робиться наголос на словах «рух документів», тобто їхній шлях з одного підрозділу або від одного співробітника до іншого. На цьому шляху одні знайомитимуться з його утриманням для ухвалення рішень, інші погоджуватимуть текст і його редагуватимуть, реєструватимуть і постійно контролюватимуть усі етапи його руху і, нарешті, підготують до відправки.

Усі документи підприємства представлені двома великими групами:

Отримані ззовні, з інших підприємств (вхідні документи);

Створені на підприємстві.

Під час вивчення документообігу кожна з цих груп розглядається окремо. Аналіз можна проводити з різних боків.

Вхідні документи ТОВ «ГРАНД» аналізуються по кореспондентам – авторам документів, від яких вони отримані:

Від вищих інстанції, у тому числі органів влади та управління (від них йдуть керівні документи, розпорядження, накази);

від підвідомчих підприємств;

Від інших підприємств, які перебувають у підпорядкованому зв'язку з цим підприємством. Це можуть бути клієнти, постачальники, приватні особи, які надсилають листи, заяви, скарги (звернення громадян).

Документи, створені для підприємства, чітко поділяються на дві групи:

Внутрішні, складені потреб самого підприємства, і циркулюючі всередині нього;

Вихідні, які передбачають під час створення відправлення до інших підприємств.

Усі документи, створювані для підприємства, під час аналізу діляться на ініціативні, складені з потреби свого підприємства, і розроблені «на виконання» завдань вищих інстанцій чи у відповідь отримані запити.

Вихідні документи так само, як і вхідні, можна проаналізувати за видами та кореспондентами, яким вони направляються. Їх також поділяють на документи, за якими очікується відповідь, та документи, спрямовані просто для відомості (реклама тощо).

Найважливішим чинником щодо документообігу є підрахунок його обсягу. У ТОВ «ГРАНД» обсяг документообігу можна подати у таблиці 1.

Таблиця 1. Обсяг документообігу ТОВ «ГРАНД» за даними 2012 року

Таким чином, обсяг документообігу в ТОВ «ГРАНД» за даними 2012 року становить 1274 документи, з них 30,69% припадає на оригінали та 69,31% на копії документів.

Структура справжніх документів представлена ​​малюнку 2.

Малюнок 2 – Структура документообігу ТОВ «ГРАНД»

Найбільша частка у документообігу підприємства посідає внутрішні документи (44,50%), лише 30,69% документів - вихідних.

Величина документообігу потрібна для:

Розрахунки необхідної чисельності діловодного персоналу:

Розрахунки ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодства;

Визначення завантаженості діловодного персоналу, у тому числі секретаря керівника та секретаря структурного підрозділу.

У цілому нині документообіг показує завантаженість всього управлінського апарату, т.к. всім його працівникам доводиться мати справу із документами.

Таблиця 2. Динаміка документообігу за 2009-2011 роки

Дані таблиці 2 показують, що спостерігається тенденція до зростання документообігу ТОВ «ГРАНД».

Обсяг документообігу у 2011 році порівняно з 2010 роком зріс на 9,96%, а у 2012 році порівняно з 2011 роком на 25,12%.

Таким чином у ТОВ «ГРАНД» не дотримуються вимог ДСДОУ, що є порушенням у веденні діловодства на підприємстві.

Секретар-справовод веде загальне документаційне обслуговування підприємства, тобто виконує функцію канцелярії: здійснює реєстрацію документів, що в результаті має давати централізовану реєстрацію всієї вхідної та вихідної кореспонденції та організаційно-розпорядчих документів. Також секретар-справовод зобов'язаний контролювати терміни виконання документів та зняття з контролю, організовувати роботу з формування та зберігання справ, вести номенклатуру справ як у паперовому вигляді, так і в електронному.

Сукупність усіх цих положень повинна бути викладена в посадовій інструкції, що суттєво покращить роботу підприємства. Для порівняно невеликого підприємства як ТОВ «ГРАНД» не потрібно введення додаткового співробітника, потрібно лише розробити комплекс нормативних та організаційних документів, що регламентують правове становище, статус, функції, відповідальність та організацію роботи секретаря-діловиробника.

У своїй роботі секретар-діловод ТОВ «ГРАНД» користується лише програмним забезпеченням Office 2007 та сканером, що спрощує його роботу, але не допомагає достатньо раціонально використовувати свою працю. Робота в будь-якій організації повинна бути організована таким чином, щоб працівники виконували свою роботу відповідно до плану дій ефективно, знали своє місце та цілі в організації, причому ці цілі повинні співпадати з цілями організації в цілому. Для досягнення цього слід чітко виділяти посадові інструкції кожного працівника організації.

Співробітники підприємства часто самі займаються оформленням документів, що призводить до втрати їхнього професійного часу, а також порушень в оформленні самої документації. Тобто спеціальні знання секретаря-діловода в галузі складання та оформлення документів використовуються дуже мало, що негативно впливає на стан системи документаційного забезпечення управління.

Відповідно до встановлених категорій документів, електронні образи яких вводяться в систему документообігу ТОВ «ГРАНД», секретареві-діловоду необхідно створити на сервері папку з шаблонами основних видів документів для використання всіма співробітниками, щоб подальша робота велася з електронними файлами цих документів.

У ТОВ «ГРАНД» складання та оформлення документації провадиться децентралізовано. Для виготовлення документів використовуються IBM-сумісні персональні комп'ютери, лазерні та струменеві принтери Hewlett-Packard LaserJet та DeskJet, настільні сканери Hewlett-Packard ScanJet.

У роботі секретар-делопроизводитель керується чинним законодавством РФ, статутом підприємства, розпорядчими документами керівництва підприємства, правилами трудового розпорядку, вказівками керівника, положенням про секретаріат, державними нормативними документами у сфері діловодства.

Секретар-делопроизводитель несе адміністративну відповідальність порушення чинного законодавства РФ під час підготовки документів, за неякісне і несвоєчасне виконання своїх обов'язків, за неправомірне використання наданих прав, і навіть використання в особистих целях.

Секретар-справовод може взаємодіяти з трудовим колективом з питань отримання необхідної інформації та спільної підготовки документів, із сторонніми організаціями, органами влади з питань отримання та надання документів.

У ТОВ «ГРАНД» формування справ проводиться за номінальною ознакою - назви видів документів (накази, акти, контракти).

Залежно від термінів зберігання секретарем-справоводом проводиться повне або часткове оформлення справ. При цьому багато справ залишаються не оформленими.

Зберігання документів у ТОВ «ГРАНД» здійснюється децентралізовано. Співробітники підприємства документи на зберігання не складають, а зберігають їх на робочих місцях. Документи до справ або не формуються взагалі або формуються з порушенням вимог «Основних правил роботи відомчих архівів», а саме: документи у справи формуються довільно; часто в одній справі є документи з різними термінами зберігання; необхідні реквізити оформлення справ відсутні.

У структурі ТОВ «ГРАНД» досі відсутня архів. Частина справ зберігається у структурних підрозділах, частина у секретаря. Спеціального обладнаного приміщення у господарстві немає, папки зі справами зберігаються у шафах та столах. За безпеку документів у справах відповідає секретар. На підприємстві не використовують типовий перелік документів із термінами зберігання. Номенклатура справ не складено.

Отже, для підприємства повністю відсутня організація архівного зберігання документів. Необхідно розробити номенклатуру справ, розпочати формувати документи у справі та організувати архів підприємства.

Облік документів забезпечується їх реєстрацією - записом облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення документа, його надсилання чи отримання. Поряд з функцією обліку документів реєстрація дозволяє здійснювати контроль за виконанням документів, вести пошук документів за запитами підрозділів та працівників установи.

Система зберігання документів - це сукупність коштів, способів та прийомів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку та використання у поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значущими є поняття «номенклатура справ» та «справа».

Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, що формуються у діловодстві організації, розташованих у певній послідовності із зазначенням термінів їх зберігання; під справою розуміється сукупність документів з окремого питання чи ділянці діяльності, сформованих у хронологічній чи іншій послідовності та підшитих в окрему обкладинку.

p align="justify"> Найбільш технологічно тісно з організацією систематизованого зберігання документів пов'язані реєстрація та терміни зберігання документів, так як вони є основними факторами вибору та закріплення системи накопичення документів у процесі оперативної роботи. Закріплення термінів зберігання та системи індексів для комплексів документів (справ, одиниць зберігання) провадиться в номенклатурі справ.

Систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання - номенклатура справ, це найважливіший елемент не лише інформаційно-пошукової системи, а й експертизи цінності та забезпечення збереження документів підприємства.

Вже протягом кількох десятиліть та відповідно до ДСДОУ складання номенклатур справ стало обов'язковим для всіх державних структур, та й у недержавному секторі економіки та управління добре методично відпрацьований та корисний інструмент контролю за складом, систематизації та пошуку документів не є корисним.

За час існування ТОВ «ГРАНД» не було складено жодної номенклатури справ.

До номенклатури справ мають в ідеалі включатися всі документи, картотеки, реєстраційно-довідкові та документні масиви всіх структурних підрозділів та посадових осіб організації без винятку, незалежно від виду носія, ступеня конфіденційності та способу фіксації документної інформації.

До номенклатури включаються справи та тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності, наприклад ліквідаційної комісії, а також не закінчені діловодством справи, які надходять правонаступникам з інших організацій для їх продовження.

Формують та зберігають справи у ТОВ «ГРАНД» у структурних підрозділах за місцем утворення документів.

Розпорядчі документи, листування керівництва та найважливіші внутрішні документи формуються та зберігаються у керівництва.

Бухгалтерська документація у переважній більшості групується за хронологією. Документи збираються за місяцями.

Бухгалтерія надсилає до структурних підрозділів відомості про витрати на виробництво за елементами, відомості про виконання виробничих показників та інші відомості.

Структурні підрозділи у свою чергу передають звіти виконання плану робіт у натуральних вимірниках та звіти про стан незавершеного виробництва та інші документи, необхідні для ведення бухгалтерського обліку, а також контролю за виробничою діяльністю.

Особові рахунки робітників і службовців із заробітної плати групуються в самостійні відносини не більше року і розташовуються за алфавітом прізвища.

Касові ордери, авансові звіти, виписки банку, квитанції, накладні та інша подібна документація розташовується у порядку послідовності їх номерів.

Вилучення документів може здійснюватися лише органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури, органами податкової інспекції та поліції. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовцю організації. З дозволу та в присутності представників органів, які виробляють вилучення, можна зняти копії з документів, що вилучаються, із зазначенням підстав та дати їх вилучення.

У разі зникнення чи загибелі документів керівник організації призначає наказом комісію з розслідування причин зникнення, загибелі документів. У комісії можуть брати участь представники слідчих органів та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником.

Справи розміщуються у шафах та сейфах. Видача справ інші організації проводиться лише з дозволу керівника організації.

Роблячи висновок із вище викладеного необхідно розробити комплекс нормативних та організаційних документів, що регламентують правове становище, статус, функції, відповідальність та організацію роботи секретаря-діловиробника.

У ТОВ «ГРАНД» документаційним забезпеченням займаються ті фахівці, які мають вільний час, тому документування ведеться неакуратно, документи часто губляться, 10% робочого дня витрачається з їхньої пошук, допускаються помилки під час оформлення документів, документи відправляються із запізненням, перед відправкою документів правильність їх перевіряється який завжди. Така ситуація пояснюється тим, що у ТОВ «ГРАНД» відповідальність за чітке та правильне ведення діловодства ніхто не несе, відсутня важливі документи щодо організації діловодства, а саме посадова інструкція секретаря-діловода, номенклатура справ та інструкція з діловодства, документи не мають чітко означеного графіка , внаслідок цього губляться. має місце дублювання та паралелізм функцій. Існуюча в організації система документаційного забезпечення управління не є оптимальною для працівників, не спонукає їх до ефективної діяльності та не створює для неї відповідних умов.

Усі існуючі недоліки необхідно усунути, оскільки лише впорядкований документообіг дозволяє отримувати своєчасну та повноцінну інформацію для прийняття вірних рішень та виключає можливість втрати документів та інформації. Для цього потрібно розробити технічне завдання для проведення проекту вдосконалення документаційного забезпечення управління.

Вступ 3

1. Проблеми вдосконалення систем документообігу із застосуванням сучасних ІТ 7

2. Аналіз та вдосконалення системи ДНЗ ВАТ «СЗЕІ» з використанням інформаційних технологій 21

3. Напрями вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності ВАТ «СЗЕІ» 25

Висновок 35

Список використаних джерел та літератури 40

Додатки 43

Вступ

Все більшої уваги в нашій країні приділяється проблемі підвищення ефективності функціонування управління на основі впровадження інформаційно-комунікаційних технологій. Нині державному рівні розглядаються концепції створення електронного уряду, впровадження електронних адміністративних регламентів, об'єднання державних інформаційних ресурсов 1 . Інформаційні ресурси становлять основу діяльності будь-якої інформаційної структури. Для ефективної побудови нових та реорганізації функціонуючих технологій управління, обґрунтування рішень з автоматизації інформаційного та документаційного супроводу управління на підприємствах потрібне відповідне якісне науково-методичне забезпечення, що відповідає сучасним уявленням про організацію та процеси управління та завдання щодо їх удосконалення, що підкреслює актуальність обраної теми наукової роботи . Потреба у зміні та постійному вдосконаленні документаційного забезпечення управління обумовлена ​​важливістю ролі, що належить інформації в системі соціально-економічного управління, в яких інформація, акумульована в різних повідомленнях, відомостях, даних про окремі події, явища, факти в документи – форми, придатні для використання, служить інформаційним ресурсом суспільства. 2 Метою даної є виявлення напрямів удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності організації з використанням інформаційних технології (далі - ІТ) на прикладі ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів». Об'єктом дослідження у роботі є ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів», а предметом дослідження: документаційне забезпечення його управлінської діяльності з використанням ІТ.

Для досягнення поставленої в роботі мети необхідно послідовно вирішити низку завдань: - вивчити теоретичні аспекти документаційного забезпечення управлінської діяльності; провести аналіз існуючої системи документаційного забезпечення управлінської діяльності ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів», запропонувати напрями вдосконалення цієї системи та визначити ефективність пропозицій.

Оцінюючи ступінь розробленості досліджуваної проблеми, слід зазначити, що переломний етап у розумінні документа як об'єкта документознавства відноситься до 80-х років ХХ століття і пов'язується з принциповою зміною способів фіксації, передачі та читання інформації 3 . Електронним документам присвячені наукові роботи ВНДІДАД, РГАНТД, ГАРФ. Огляд показав, що ступінь вивченості різних проблем електронних документів неоднаковий, і послужив імпульсом до складання Росархівом (ВНДІДАД) програми наукових досліджень на 2001-2010 р.р. «Електронні документи», що включає зразковий перелік напрямів наукових досліджень, нормативно-методичних та експериментальних розробок у галузі електронних документів 4 . У роботах Мітяєва К. Г., Лівшиця Я.З., Цикуліна В. А., Кузнєцової Т. В., Сокової А. Н., Ларіна М. В., Мінгалєва B.C., Бачило І.Л., Банасюкевича Ст. Д., Красавіна А.С., Ілюшенко М.П., ​​Костомарова М.М., Степанова Є.А., Додонової М.І., Лосєва В.І., Райхцаума А.Л., Андрєєвої В.І. , Янкова В.Ф., Кузнєцова С.Л., Пшенко А.В., Славко Т.І., Алексенцева А.І., Архипова Н.І., Овчиннікова Н.В., Бобилєва М.П. та ін, отримали розвиток історичні, теоретичні та прикладні проблеми документаційного забезпечення управління, документознавства, організації діловодства та документаційного забезпечення управління, автоматизації роботи з документами.

З великого кола різних публікацій з проблем автоматизації процесів управління та документаційного забезпечення найбільш привабливими для теми роботи є видані останнім часом методичні розробки з питань проектування електронної документації та електронного документообігу, серед яких виділяються роботи Д.А. Романова, Т.Н.Ілліної, А.Ю.Логінової, Майкла Дж. Саттона, Н.М. Куняєва 5 . У цих роботах містяться погляди на електронний документообіг та різні елементи системи електронного документообігу, засновані на використанні комп'ютерних інформаційних технологій, викладаються методичні основи їх впровадження, узагальнений вітчизняний та зарубіжний досвід постановки завдань та розробки рішень щодо управління документацією у корпоративних системах, що потребують інтеграції різних інформаційних платформ та апаратно-програмних засобів. Проведений аналіз стану теоретичного фундаменту формування та вдосконалення документаційного забезпечення управління свідчить про те, що багато сторін цієї проблеми ще не знайшли достатньо повного відображення у публікаціях.

Основою методології дослідження, проведеного у цій роботі, є системний підхід до аналізу розвитку документаційного забезпечення у системі управління підприємством. Методологія роботи є поєднання традиційних загальнонаукових і спеціальних методів. Для вирішення поставлених завдань використовувалися методи: порівняльного та системно-структурного аналізу, класифікаційний, статистичний, графічний. Методологічний фундамент дослідження склали принципи об'єктивності та системності, діалектичне уявлення про процес та можливості його пізнання. Вибір структури роботи зумовлений поставленою метою та послідовністю розв'язуваних завдань: робота складається із вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел та літератури та додатків.

1. Проблеми вдосконалення систем документообігу із застосуванням сучасних ІТ

У сучасній соціально-економічній обстановці в умовах пошуку оптимальних шляхів інформатизації суспільства та входження Росії у світовий інформаційний простір першочергового значення набуває вирішення багатоаспектної проблеми документаційного забезпечення управління, за допомогою якого процеси документування, організації документів та документообігу набувають нормативного чи впорядкованого характеру.

Багатьма вченими нині визнаються пріоритетними документознавчі, правові, економічні, організаційні, кадрові та інші аспекти документаційного забезпечення управління. Дослідники констатують знаходження у розглянутій проблемі як історично успадкованих характеристик, так і нових, пов'язаних з корінними технічними та соціально-економічними перетвореннями у сфері документації та зазначають, що недостатня науково-теоретична розробленість та відсутність належної державної уваги до створення концептуальної бази та вироблення єдиних підходів до організації ДОП спричиняють різні негативні наслідки, зокрема, відрив від міжнародних правил і технологій, неефективність і недостатню цінність збережених інформаційних ресурсів тощо. 1

На початку 90-х ХХ століття з'явився новий клас систем документообігу, призначених для управління електронними документами, відмінними від їхніх образів. Здебільшого це були файли текстових процесорів – так з'явився новий клас систем, названий системами керування документами. Розвиток функціональності, додавання функцій роботи з образами документів призвело до того, що у сучасних системах управління документами крім функцій зберігання та пошуку, з'явилися функції контролю життєвого циклу документа – на відміну своїх попередників, системи управління документами призначені до роботи з динамічними документами.

Документ є основним способом надання інформації, на основі якої функціонує будь-яке підприємство. Інформація буває структурована, що передбачає, що за її зберігання та управління відповідають бази даних та прикладні інформаційні системи, і неструктурована – прості документи 2 . Існує залежність між структурованими та неструктурованими документами, наприклад накладна на відпустку товару та транзакція у прикладній інформаційній системі про списання товару зі складу, причому лише накладна має юридичну силу на відміну від транзакції у базі даних.

Сьогодні прийшло розуміння необхідності автоматизації зберігання та обробки неструктурованої інформації, оскільки її обсяги такі, що обробляти її вручну вже неможливо. Однак підходи та концепції побудови систем, призначених для автоматизації документообігу, мають певні відмінності. Нині спектр завдань систем документообігу визначаються стадією життєвого циклу документа, що необхідно підтримувати. Життєвий цикл документа і двох основних стадій представлено малюнку 1.

Мал. 1. Життєвий цикл документа 3

Стадія розробки документа може містити: безпосередньо розробка змісту документа; оформлення документа; затвердження документа.

Якщо документ перебуває на стадії розробки, то він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача. Стадія опублікованого документа може містити: активний доступ; архівний документ (короткострокового зберігання; довгострокового зберігання); знищення документа.

Коли документ переходить на другу стадію, він вважається опублікованим, тоді права на документ залишаються лише одні – доступ до читання.

Як приклад опублікованого документа можна навести шаблон стандартного бланка підприємства. Крім права доступу на читання, можуть існувати права на переклад опублікованого документа в стадію розробки. Залежно від конкретної стадії життєвого циклу документа, з яким має справу система документообігу, архіви, які у ній зберігання документів, умовно поділяються на статистичні і динамічні архіви. У статистичних архівах зберігаються лише опубліковані документи. У динамічних архівах можуть бути як опубліковані документи, і ті, що у розробці.

До основних існуючих проблем документаційного забезпечення управління в даний час відносяться: необхідність розробки єдиних нормативно-методичних засад, принципів та правил документування інформації та роботи з документованою інформацією; проблеми стандартизації та уніфікації документів; розробка загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації; забезпечення інформаційної безпеки та захисту інформації від несанкціонованого доступу.

У зв'язку з прийняттям закону про інформацію, а також докорінними змінами соціально-економічної ситуації в країні, що гостро назріла необхідність, стає оновлення всього комплексу нормативного та методичного забезпечення організації роботи з документованою інформацією на різних рівнях державного, громадського та економічного управління 4 .

Нині багатьма вченими відзначається недосконалість діючої системи управління документацією, інформаційними ресурсами загалом, що є результатом, насамперед, невизначеності організаційно-правового статусу цієї функції, її недооцінки; невідповідність потреб часу науково-методичного управління документацією, що базується на розробках, що не виходять переважно за межі початку 90-х років ХХ століття; відставання документознавчих розробок нормативного та методичного характеру від темпів розвитку інформаційних технологій та змін носіїв інформації, за відсутності вимог до технічного оснащення органів управління та процесів документування та просування документованої інформації по «вертикалі» та «горизонталі»; недосконалість процесів формування, обробки, поточного та архівного зберігання та використання документації органів управління; недостатня увага до кадрового забезпечення управління документацією органів управління.

Все більшого значення останнім часом набувають завдання організації впорядкування та регламентації державного та відомчого зберігання документації на нетрадиційних носіях, які досі вирішуються на емпіричному рівні в окремих установах та практично не регламентуються загальнодержавними нормами. Як і раніше, важливим завданням залишається поєднання апаратно-програмного середовища, редакторських програмних та інших засобів документування та обробки документної інформації.

Узгодження та поєднання цих систем і документів мають стати предметом найпильнішої державної уваги, оскільки суттєво впливають на можливості та ефективність автоматизованого ДОП. Невирішеність, зокрема, питань електронного юридичного атрибутування документів перешкоджає організації електронного документування, документообігу, зберігання та захисту від несанкціонованого доступу.

Специфіка машиночитаемых даних у тому, що вони можуть сприйматися у тому фізичному вигляді, як вони зберігаються на носії і залежить від технології, формату і стандарту, у яких вони створюються. Пройшовши через низку передбачених процедур, дані постають у зрозумілому користувачеві вигляді (у роздрукованому вигляді, на екрані монітора тощо), що породжує термінологічні розбіжності, що спостерігаються як серед учених, так і серед фахівців і практиків. В одному випадку під електронним документом розуміється машинний носій інформації, в іншому – окремий файл на цьому носії, у третьому – роздруківка на папері, у четвертому – якась «матриця в пам'яті комп'ютера». У багатьох випадках за документ приймається зображення на екрані, у тому числі отримане електронною поштою, з Інтернету та інших мереж.

Із проблемою електронного документа тісно пов'язана проблема електронного документообігу, автоматизації ДОП. В даний час різними фірмами розроблено та впроваджено велику кількість автоматизованих систем управління документацією (АСУД), що характеризуються специфічними підходами та комп'ютерно – комунікаційним засобам реалізації.

На жаль, у цих розробках практично немає уніфікованої термінології. Продукція фірм розробників має такі назви як: система автоматизації документообігу, комп'ютерна система автоматизації діловодства та документообігу, система управління діловодством, розподілена система управління документами, електронний архів тощо. Різноманітність у назвах розроблених і розроблюваних систем свідчить лише тому, що сьогодні ця галузь інформаційного ринку ще оформилася як самостійно сегмента, й у ряді випадків продукти АСУД з'являються супутні розробки чи побічний продукт під час вирішення інших складніших завдань. Тим не менш, кількість АСУД зростає досить швидко. Приблизно 30-40 компаній регулярно беруть участь у конференціях DOCFLOW та пропонують свої розробки споживачам 5 . Багато АСУД розробляються індивідуально для внутрішнього використання і ринку не виставляються.

В даний час, в цьому секторі інформаційної індустрії, незважаючи на очевидну необхідність, не налагоджено систему моніторингу розробок, що з'являються на ринку, немає також чітко функціонуючої системи їх ліцензування та сертифікації 6 . Рідкісними є огляди фахівців із систем даного типу у провідних комп'ютерних та інформаційних виданнях, а про виданнях для діловодства та архівів. Жодна з систем, що беруть участь у порівняльному аналізі, не тестується на відповідність діючим стандартам і правилам роботи з документами, не зіставляються витрати на впровадження тієї чи іншої системи з одержуваними прямими і непрямими вигодами (не кажучи вже про економічний ефект). Очевидно, що цією роботою слід займатися незалежним експертам, наприклад, ВНІІДАД, для більш кваліфікованої оцінки переваг чи недоліків тієї чи іншої АСУД.

У зв'язку з тим, що як напрям удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» у цій роботі обрано впровадження у її діяльність комплексної автоматизованої системи документаційного забезпечення управлінської діяльності, у межах першого розділу є значимим розглянути основні вимоги до оптимальної АСУД, для вибору існуючих в даний час на ринку.

Фахівці зазначають, що для створення повноцінного продукту важливим є саме системний підхід, який дозволяє після впровадження АСУД говорити про комплексне вирішення завдання документаційного забезпечення управління в організації 7 . Крім цього, важливе значення для споживача має вартість системи та масштаб організації, в якій її можна застосувати, обсяг документообігу.

При виборі необхідної системи, насамперед слід врахувати, якого типу управлінської структури підбирається АСУД: складні ієрархічні структури (міністерство, відомство, корпорація, банк тощо); територіальні органи управління (адміністрації міст, суб'єктів федерації, муніципалітету тощо); комерційні та некомерційні організації середнього та нижчого рівня 8 .

Аналіз літератури щодо проблеми дозволяє сформулювати певні вимоги до сучасної системи управління документацією в організації. АСУД має виконувати всі завдання документаційного забезпечення управління у повному обсязі: підготовку документів, їх реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу з масиву документів. Система має бути побудована на єдиних методологічних засадах, програмно-технічних та технологічних рішеннях та в рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій та вимог.

АСУД має забезпечити повноцінне використання (інтегрування) накопиченого інформаційного ресурсу та реалізовувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання як підкументно, так і фактично. Система також повинна допомагати адміністраторам, вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідний ступінь захисту від несанкціонованого доступу.

АСУД в сучасних умовах має бути здатна до розширення за певними компонентами (кількість технічних пристроїв і технологій, кількість документів (обсяг інформації), кількість користувачів) та вміти адаптуватися в розумних межах до змінних вимог користувачів.

Оцінка ефективності є найбільш складним аспектом, що формалізується, впровадження АСУД. насамперед тому, що ця система, найчастіше не є усвідомленою крайньою необхідністю для керівництва підприємством (на відміну від, наприклад, торговельної системи для супермаркету або бази даних для реєстру населення), а з іншого, вимагає певних витрат на впровадження та супровід. Як для будь-якої автоматизованої системи, ефект від впровадження АСУД підрозділяється на дві частини: прямий ефект від впровадження системи, пов'язаний з економією коштів на матеріали, робочий час співробітників і т. д., та непрямий ефект, пов'язаний з тими перевагами для функціонування організації, які дає АСУД (прозорість управління, контроль виконавчої дисципліни, можливість накопичення знань та ін.). Ефект другого типу оцінити у випадку дуже складно. Складність полягає в тому, що оцінка завжди буде експертною, а таку оцінку можна легко поставити під сумнів. Насправді цей ефект істотно перевищує безпосередню економію від впровадження АСУД у вигляді невитраченого паперу або зменшення трудовитрат.

p align="justify"> Для розрахунку ефективності впровадження АСУД в організації на першому етапі необхідно визначити витрати на її впровадження. Для визначення витрат необхідно розрахувати вартість однієї ліцензії на програмне забезпечення. Її вартість істотно залежить від кількості ліцензій, що закуповуються, тобто – від кількості робочих місць в АСУД. Далі розраховується вартість додаткової техніки, яка потрібна на впровадження АСУД (комп'ютери, принтери, сканери тощо. буд.). Далі розраховується повна вартість робіт із впровадження системи. Розрахунок проводиться за формулою 9:

V = M * W + M * W * F (N), (1.1)

де: V - вартість робіт із впровадження системи;

M – кількість людино-місяців, необхідне здійснення робіт із запровадження (зазвичай від 4 до 6 человеко-месяцев);

W – середня вартість 1 місяця робіт (що включає роботи з опрацювання вимог, створення проекту впровадження, доопрацювання програмного забезпечення, інсталяції та навчання);

F - функція показники обсягу організації, вона служить «поправкою», що дозволяє врахувати у витратах ускладнення завдання з допомогою величини обсягу організації.

Поведінка цієї функції наведена на графіку (див. рисунок 2).

Мал. 2. Характер функції F – залежності величини коефіцієнта до розрахунку поправки до V – вартості робіт з урахуванням числа робочих місць в АСУД 10 .

Вартість робіт із впровадження системи не пропорційна розміру організації, але, природно, перебуває у певній залежності від нього. Вартість застосування значною мірою залежить від цього, як буде організовано використання, чиїми силами воно проводитиметься, скільки етапів. Ще одна стаття витрати, яку необхідно врахувати, це витрати на адміністрування та супровід системи. Далі проводиться розрахунок прогнозованих доходів організації від запровадження АСУД.

Спочатку проводиться оцінка прямої економії коштів. Вона включає вартість паперу, зекономленого при впровадженні такої системи, та вартість зекономленого робочого часу працівників. Це постійні витрати, тому з метою оцінки терміну окупності системи досить розрахувати витрати протягом місяця. Витрати суттєво варіюються залежно від виду діяльності організації, і розрахунки носитимуть суттєво апріорний характер усереднених оцінок.

Максимальну вартість паперу, що витрачається на місяць, можна підрахувати, виходячи з можливостей одного співробітника прочитати та засвоїти певну кількість сторінок документів на місяць. На основі простого експерименту можна з'ясувати, що протягом робочого дня один середній співробітник може прочитати не більше 100 машинописних листів документів. З іншого боку, мінімальний обсяг сторінок, які читає один співробітник протягом робочого дня, не може бути меншим за один повний документ, тобто 4-5 сторінок, інакше цей співробітник не працює з документами, а значить, не становить інтересу з точки зору впровадження АСУД.

Розкид виходить великий, тому для практичного підрахунку краще отримати дані із закупівлі паперу з бухгалтерії, але за даними статистики, на одного співробітника середньої організації припадає 25 сторінок на день. Розрахунок витрат на папір на місяць проводитиметься за формулою 11:

R1 = D * S * P * N, (1.2)

де: P – вартість одного аркуша паперу з нанесеною інформацією (ксерокс, друк);

N – кількість працівників;

D – кількість робочих днів на місяці;

S – кількість аркушів на 1 співробітника на день

Вартість заощадженого робочого часу оцінити складніше, вона складається з наступних факторів: - економія зусиль за рахунок повторного використання існуючих документів; економія часу на пошук необхідних документів за рахунок систематизації у зберіганні документів та ефективних засобів пошуку інформації; прискорення всіх бізнес-процесів за рахунок їхньої автоматизації, формалізації та контролю виконавчої дисципліни.

Для переведення даних факторів у конкретні оцінки необхідно зробити експертні оцінки. Оскільки будь-яка організація постійно займається вирішенням досить схожих одне на одного завдань, очевидно, що можливість повторного використання існуючих документів дуже реальна. Якщо для одних типів документів (договори, листи, запрошення) таке повторне використання - усталена практика в більшості місць, то для документів типу комерційних пропозицій, аналітичних оглядів, попередніх проектів або навіть просто листування, на жаль, відсоток повторного використання в більшості випадків дорівнює нулю . Практично для будь-якого документа в давно існуючій організації завжди знайдеться прототип. Найчастіше від прототипу можна буде «взяти» від 20 до 30% (не від обсягу тексту, а за трудовитратами на створення), решта – специфіка окремого випадку, яка вимагає продумування та прийняття рішень, таким чином, коефіцієнт повторного використання дорівнюватиме 25% . Якщо припустити, кожен співробітник витрачає створення нових документів приблизно 30% свого робочого дня, то загальна економія часу співробітників становитиме приблизно 5% від своїх повного робочого дня. Економію часу на пошук документа досить добре виміряно адептами впровадження АСУД. У рекламних цілях називають цифри, що сягають 30% робочого дня співробітника.

Прискорення бізнес-процесів – найбільш очевидна вигода від запровадження АСУД. Вона важко піддається апріорній оцінці, але спробуємо все ж таки якусь оцінку зробити. При паперовому документообігу пошта співробітникам зазвичай розноситься канцелярією двічі на день. Таким чином, залежно від списку погодження, документ може проходити інстанції від трьох днів до місяця і більше. Будь-яка затримка виконання лише збільшує цей термін. Контроль затримки виконання за окремими документами неможливий, а комплексний контроль виконавчої дисципліни окремого працівника ускладнюється непрозорістю його діяльності.

При впровадженні АСУД документи передаються до наступної інстанції відразу після виконання. При будь-яких затримках будь-ким із виконавців можна побачити як терміни затримки, і завантаження виконавця іншими роботами, і можна вжити заходів. З огляду на це документ, який зазвичай виконується не менше трьох днів, може бути виконаний в один-два дні, а час виконання документів, що проходять через багатостадійне затвердження та узгодження, може бути скорочений у кілька разів.

Незважаючи на проблеми впровадження, згадані вище, АСУД знаходять дедалі ширше застосування саме тому, що ефект від них вимірюється не прямою економією ресурсів, а підвищенням якості роботи організації.

Для комерційних підприємств це – фактор виживання, для відомств та державних структур – можливість більш ефективно вирішувати державні завдання, реалізувати можливість оперативної взаємодії з різними суб'єктами та між відомствами. За умови впровадження таких систем державне управління стане більш прозорим, інформативним та оперативним. З усього спектру технологій, застосування яких у рамках структур державного управління вже назріло, системи електронного документообігу є одними із ключових.

На завершення вивчення проблем удосконалення систем документообігу в організації є можливим зробити низку висновків.

Документаційне забезпечення управління (ДОП) організації – найважливіша обслуговуюча функція управління, яка має свої специфічні завдання та повинна виконуватися самостійним, організаційно-відокремленим структурним підрозділом – службою документаційного забезпечення управління. ДОП охоплює життєвий цикл документів з моменту їх народження, виконання ними відповідних завдань в управлінні до знищення або передачі до архіву. Це управління всіма системами документації з метою скорочення обсягу документообігу, підвищення якості документів та своєчасного забезпечення актуальною інформацією, необхідною для прийняття рішень за умов застосування сучасної техніки та нових інформаційних технологій. Воно ґрунтується на принципах економічності та ефективності та широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації організації як повноцінного ресурсу управління.

Нормативно-методична база ДОП – це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробку, зберігання та використання у поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та деякі інші аспекти. До основних проблем документаційного забезпечення управління належать: необхідність розробки єдиних нормативно-методичних засад, принципів та правил документування інформації та роботи з документованою інформацією; проблеми стандартизації та уніфікації документів; розробка загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації; забезпечення інформаційної безпеки та захисту інформації від несанкціонованого доступу.

2. Аналіз та вдосконалення системи ДНЗ ВАТ «СЗЕІ» з використанням інформаційних технологій

Самарський завод електромонтажних виробів було створено 1961 року. 1992 року відбулося перетворення заводу на відкрите акціонерне товариство 1 . В даний час Самарський завод електромонтажних виробів є відкритим акціонерним товариством, що діє на підставі статуту та законодавства Російської Федерації. Організація, ведення та вдосконалення системи документаційного забезпечення управління у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» проводиться на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами відділом з діловодства. З метою об'єктивного аналізу системи ДОП на досліджуваному підприємстві проведемо порівняльний аналіз фактичної чисельності співробітників відділу та нормативної чисельності 2 .

Аналіз чисельності проводився з урахуванням порівняльного аналізу витрат за окремі операції з роботі з документами. Результати аналізу представлені в Додатку 1. Дані, необхідні для розрахунків нормативної чисельності персоналу представлені в додатку 2. В даний час відділ діловодства налічує 13 осіб, у той час як тільки за нормативами тимчасових витрат він повинен включати 14 осіб, а з урахуванням витрат реального часу – 15 людей. Отже, можна дійти невтішного висновку, що з наявному обсязі роботи у відділі з діловодству спостерігається значний брак кадрів. Рух документів у цій організації з їх створення чи отримання до завершення виконання чи відправлення утворює документообіг ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів». Основні операції з документообігу подано у додатку 1.

Порядок проходження документів та операції, які виробляються з ними на підприємстві, регламентуються інструкцією з діловодства, положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями їх працівників тощо.

Перелік документів, обов'язкових для зберігання у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» викладено у Статуті цього підприємства.

У разі реорганізації підприємства всі документи мають бути передані в установленому порядку правонаступнику, а при ліквідації підприємства документи постійного зберігання, що мають науково-історичне значення, передаються на державне зберігання до Федеральної архівної служби Росії, документи по особовому складу (накази, особові справи та картки обліку , Лицьові рахунки і т.п.) передаються на зберігання у відповідний архів суб'єкта Російської Федерації. Передача та впорядкування документів здійснюється силами та за рахунок коштів підприємства відповідно до вимог архівних органів, інформація про ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» надається їм відповідно до вимог законодавства Російської Федерації.

Підприємство забезпечує своїм акціонерам доступ до документів з урахуванням обмежень, встановлених законодавством Російської Федерації. До документів бухгалтерського обліку мають право доступу акціонери (акціонер), які мають у сукупності щонайменше 25 відсотків голосуючих акцій підприємства. ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» зобов'язане на вимогу осіб, які мають право доступу до документів, надати копії зазначених документів. Розмір плати за копіювання встановлюється Генеральним директором підприємства та не може перевищувати вартість витрат на виготовлення копій документів. Підприємство забезпечує своїм акціонерам та співробітникам доступ до інформації з дотриманням вимог законодавства про державну таємницю. Система діловодства у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» має частково-централізований характер.

Залежно від особливостей проходження документів у ВАТ "Самарський завод електромонтажних виробів" вони поділяються на три великі групи: вхідні, вихідні, внутрішні.

Обробка вхідних документів проводиться у змішаній, паперово-електронній формі. Опис технології обробки вхідних документів представлено у додатку 3, технологія обробки вихідних та внутрішніх документів – у додатку 4.

Одним із невід'ємних елементів документаційного забезпечення управління у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» є організація контролю за виконанням документів. Контролю за виконанням підлягають найважливіші документи. Контролю підлягають документи, які потребують виконання. Метою контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання доручень, зафіксованих у документах 3 .

Практична робота з контролю здійснюють співробітники відділу діловодства за дорученням керівництва ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» (крім бухгалтерських та кадрових документів). Для контролю виконання використовується електронний журнал «Документи на контроль», який є елементом бази даних «Дело» (див. додаток 5).

Недоліком існуючого порядку контролю над виконанням документів і те, що бази, що формуються, не зведені в одну єдину і в кожному підрозділі ведеться своя база. Контроль виконання документів у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» проводиться не в повній відповідності до існуючих вимог, оскільки результати виконання повинні обов'язково зазначатись на документі, не тільки в реєстраційних базах.

Також до недоліків можна віднести те, що база даних (електронний журнал), що формується в процесі реєстрації, не використовується для контролю, це призводить до дублювання введення інформації документів.

Аналіз існуючої на підприємстві ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» системи документаційного забезпечення управління у трьох основних аспектах (документування (складання, оформлення, погодження та виготовлення документів); організація роботи з документами у процесі здійснення управління (забезпечення руху, контролю виконання, зберігання та використання) документів), систематизація архіву документів) дозволив виявити її основні недоліки: обсяг робіт, що виконуються співробітниками відділу діловодства, при збереженні застосовуваних технологій обробки документів передбачає розширення його штатів; у зв'язку зі значною кількістю структурних підрозділів існуюча технологія передачі документів співробітникам досить трудомістка та утруднений контроль цього процесу; часткова автоматизація документаційного забезпечення управління створює складнощі в отриманні оперативної та достовірної інформації про хід виконання документів та виконання доручення за вхідним документом, призводить до значних тимчасових витрат на пошук документів по структурних підрозділах; використання співробітниками структурних підрозділів різних спеціалізованих складносумісних програмних продуктів при складанні документів (бухгалтерія – система 1С; кадри – база даних у MS Excel, відділ діловодства – БД «Дело») призводить до дублювання інформації, а найчастіше до її спотворення; у керівництва підприємством відсутній необхідний ступінь повноти інформації про якісний та кількісний склад документообігу у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів». Викладені недоліки та відсутність єдиного інформаційного простору у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» уповільнює процес прийняття та реалізації управлінських рішень, зменшує ефективність управління через недостатність та роз'єднаність інформації.

3. Напрями вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності ВАТ «СЗЕІ»

Виявлені недоліки дозволили визначити напрямки вдосконалення системи документаційного забезпечення управління у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів».

Підвищення ефективності роботи апарату управління може бути досягнуто за рахунок удосконалення його структури, підвищення кваліфікації кадрів, покращення організації, механізації та автоматизації виконання найбільш трудомістких процесів управлінської діяльності.

Найбільший ефект досягається при комплексному, взаємозалежному та гармонійному розвитку всіх цих напрямків. На етапі можна назвати, що у з розвитком інформаційних технологій значно підвищилася ефективність роботи, та його впровадження на підприємствах відбувається поступово, що пов'язані з значними фінансовими й організаційними затратами.

Найбільш оптимальним для ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» в аспекті вдосконалення документаційного забезпечення управління є перехід до принципово іншої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів до управлінського процесу – автоматизованої системи документаційного забезпечення управління.

Вибір автоматизованої інформаційної системи документаційного забезпечення управління (АІС ДОП) є на даний час дуже актуальним завданням для багатьох вітчизняних організацій та підприємств. Більшість публікацій на цю тему присвячена в основному окремим функціональним перевагам та недолікам різних систем електронного документообігу. Вони, зазвичай, не розглядаються і враховуються повною мірою вимоги самого об'єкта автоматизації - управлінської діяльності.

Аналіз існуючої літератури з проблем автоматизації ДНЗ та синтез отриманих результатів з виявленими в ході цієї роботи недоліками існуючої системи ДНЗ у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» дозволив виявити сукупність найбільш значущих факторів, які необхідно брати до уваги при виборі оптимальної для ВАТ «Самарський завод електромонтажних» виробів» АІС ДОП.

Ефективна АІС ДОП покликана підвищити ефективність управлінської діяльності організації за рахунок автоматизації всього комплексу робіт з документами та має вирішувати такі основні завдання: документування (підготовка, оформлення, погодження, затвердження та випуск документів); забезпечення документообігу організації (реєстрація та рух документів та їх проектів, контроль виконання доручень з обробки документів, списання у справу та пошук документів); архівне зберігання (забезпечення пошуку, виконання правил зберігання, використання та знищення архівних документів). Структура вимог до оптимальної для ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» АІС ДОП, інтерпретованих графічно до складових АІС ДОП, представлена ​​на малюнку 3.

АІС ДОП утворює єдиний інформаційний простір, що надає користувачам засоби спільної роботи з усіма документами організації: кореспонденцією, що надходить і виходить, внутрішніми організаційно-розпорядчими матеріалами, а також з супровідною перепискою - протягом усього їх життєвого циклу, а після завершення «активного життя» документів система повинна підтримувати їхнє архівне зберігання або фіксувати інформацію про їхнє знищення.

Визначається при виборі оптимальної для ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» АІС ДОП враховувати такі аспекти: чи враховує система технології ведення діловодства та документообігу, прийняті на підприємстві; чи підтримує обіг документів, поданих як у паперовій, так і в електронній формі; чи має достатню функціональну повноту; має прийнятні експлуатаційні характеристики.

Мал. 3. Структурна схема АІС ДОП для ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів»

На вибір АІС ДОП також впливає розмір витрат на її придбання та експлуатацію, а також набір пропонованих послуг із супроводу системи.

Огляд вітчизняного ринку АІС ДОП дозволив виявити три основні групи даних систем: системи, розроблені російськими фірмами на базі промислових СУБД ("Дело", "LanDocs", "OPTIMA-WorkFlow", "Кодекс", "Діловодство" та ін.); русифіковані версії популярних західних продуктів (Documentum 4, DOCS Open, Lotus Domino / Notes, DocuLive і т. д.); системи, створені російськими фірмами на платформі Lotus Notes (CompanyMedia, БОСС-Референт, Ескадо та ін).

На підставі аналізу існуючих АІС ДОП та виявлених проблем документаційного забезпечення управління у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» є значущим забезпечення обраної системою: єдиної реєстрації всієї вхідної кореспонденції, включаючи листи та звернення громадян, з подальшим направленням документів на розгляд керівництву організації або до її структурних підрозділи; єдиної реєстрації всієї вихідної кореспонденції та внутрішніх документів організації; реєстрацію руху документів (документообігу) всередині організації, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування) документів; списання документів у справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ; контроль своєчасного виконання доручень, звернень громадян, організацій, резолюцій та вказівок керівництва; перевірку правильності та своєчасності виконання документів; пошук документів та отримання статистичних звітів з документообігу організації; формування реєстрів відправки для експедиції установи чи надсилання документів за допомогою систем електронної пошти.

Також система автоматизації діловодства та документообігу повинна функціонувати у локальній обчислювальній мережі, що об'єднує комп'ютери, встановлені на робочих місцях працівників структурних підрозділів та філій, що беруть участь у процесах діловодної діяльності.

Найбільш повно сформульованим вимогам задовольняє система «Летограф» – автоматизована система документообігу та бізнес-процесів (workflow), яка інтегрована з обліковою системою «1С:Підприємство 8.1», що використовується у бухгалтерії ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів».

Інтеграція даної АІС ДОП з системою «1С:Підприємство 8.0» дозволяє уникнути подвійного введення даних (дані з облікової системи можуть відразу потрапляти в контур документообігу) та значно прискорити обробку інформації, розділити та впорядкувати функції щодо введення та обробки даних в організації. За рахунок інтеграції з обліковою системою у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» спрощується та прискорюється документообіг. Документи вводяться у єдине місце зберігання централізовано. Забезпечено доступ різних користувачів та інформаційних систем для вирішення різних завдань. До кожного первинного документа можна прикріпити інші документи (файли, тексти, зображення оригіналів) і зібрати всю документальну базу в єдиній системі. Немає необхідності розробляти та підтримувати технічні конвертери, шлюзи та обробки інтеграції з корпоративною обліковою системою. Основне завдання АІС ДОП «Летограф» - автоматизація документообігу та виконання бізнес-процесів.

Даний програмний продукт дозволяє вирішувати завдання описати та оптимізувати бізнес-процеси, виконати облік, планування та аналіз у різних галузях управління.

До основних переваг системи «Летограф» належать: наявність готових схем документообігу, бізнес-процесів та методики впровадження; візуальний спосіб налаштувань, інтеграція з системою документообігу «Дело». Візуальне налаштування (без кодування) дозволяє значно скоротити терміни впровадження, гарантувати успішність проекту. Знижуються витрати на використання за рахунок виключення цілих етапів (конфігурування та кодування в "1С: Конфігуратор", і налагодження коду).

Ще однією перевагою є зниження витрат на подальше супроводження та розвиток: будь-які зроблені раніше налаштування можна скопіювати, зберігши вихідні дані, та внести зміни.

Таким чином, дана АІС ДОП завжди може за функціональними можливостями відповідати рівню розвитку ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів», що максимально скорочує терміни та ризики впровадження. «Летограф» дозволяє точно налаштувати існуючу систему бюджетування та розвивати її разом із зростанням системи управління у технічному та методичному плані.

До складу поставки включено приклади схем бізнес-процесів, які були успішно запроваджені на інших підприємствах. У «Летографі» ​​існує «бібліотека» (Інтернет-репозитарій) галузевих та спеціалізованих бізнес-процесів, шаблонів документів та налаштувань. Впровадження починається з вибору найбільш підходящої моделі з використанням вже накопиченого практичного досвіду та знань консультантів. Система дозволяє нормалізувати та оптимізувати бізнес-процеси організації, описати конкретну систему документообігу, налаштувавши необхідні процеси та види документів, отримати управлінські звіти з архіву документів, зберігати та структурувати інформацію, полегшити її пошук, автоматизувати зберігання документів у вигляді електронного архіву (з версіями, зображеннями) оригіналів тощо), автоматизувати постановку завдань та передачу інформації між учасниками, відповідно до налаштованих бізнес-процесів, контролювати виконання кожного завдання, процесу та отримувати звіт про стан завдання, документа чи роботи 1 . Система забезпечує підтримку наступних бізнес-процесів, графічно представлених малюнку 4.

Робота з внутрішніми документами організації передбачає: підготовку проекту документа, його узгодження та візування в електронному вигляді; формування доручень за документами, передачу візованих документів на ознайомлення та виконання працівникам; контроль проходження документів; реєстрацію документів, контроль ознайомлення з наказами, інструкціями тощо; керування доступом до документа; швидкий пошук необхідного документа; створення та зберігання шаблонів документів.

Основні процеси, які підтримує АІС ДОП «Летограф»

Робота із внутрішніми документами

Обробка вхідних та вихідних документів

Робота з договорами організації

Управління зовнішніми контактами

Ведення бухгалтерського та управлінського обліку

Організація каналів новин та конференцій

Організація та планування заходів

Підтримка інженерного забезпечення господарських об'єктів ВАТ "Самарський завод електромонтажних виробів"

Мал. 4. Бізнес-процеси, які підтримує АІС ДОП «Летограф»

Обробка вхідних та вихідних документів включає наступні операції: контроль, облік, реєстрація вхідної/вихідної кореспонденції; накладення резолюцій; пересилання документів всередині організації по маршрутах, що налаштовуються; переклад документів з паперового вигляду в електронний та назад, включаючи потокове сканування; здавання (приміщення) документів після виконання справи; формування історії листування з питання; формування доручень за документами; контроль за виконанням документів; ведення статистики та формування звітів; налаштування структури реєстраційного номера відповідно до номенклатури справ; керування доступом до документа.

Управління зовнішніми контактами включає реєстрацію різних видів контактів; планування контактів із сторонніми організаціями; ведення історії контактів, формування звітів щодо контактів, швидкий пошук історії контактів із конкретною організацією.

Вимоги до обсягу наукової роботи не дозволяють детально розглянути всі можливості даної АІС ДОП, значна частина з них представлена ​​у посібнику користувача, доступному на сайті розробників.

Можливості програми дозволяють співробітникам структурних підрозділів ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» використовувати інформацію із введених документів в обліковій системі та формувати документи (та інші об'єкти) в обліковій системі, та забезпечують отримання керівництвом підприємства оперативної та статистичної звітності щодо виконання завдань у компанії з різних розрізів : виконавці, функція, терміни виконання, документи тощо.

Для впровадження системи в технічному аспекті необхідно: наявність комп'ютера кожного кінцевого користувача і два сервери: сервер додатків і сервер бази даних. Комп'ютери мають бути об'єднані у локальну мережу. Технічні вимоги у систематизованій формі наведені у таблиці 1.

Таблиця 1.

Вимоги до обладнання для впровадження АІС "Летограф"

Програмне забезпечення	Технічні характеристики комп'ютера
Комп'ютер користувача
ОС MS Windows 98/ME чи MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1С: Підприємство 8.0; платформа Microsoft. NET Framework 1.1, Internet Explorer 6.0 і вище, Microsoft Office	Процесор Intel Pentium III – IV Оперативна пам'ять від 512 Мбайт (рекомендується від 1 Гбайт). Жорсткий диск щонайменше 20 ГБ (при установці використовується близько 100 Мбайт). Пристрій для читання компакт-дисків (у разі локальної установки). SVGA-дисплей.
Сервер додатків
ОС MS Windows 98/ME чи MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1С: Підприємство 8.0; платформа Microsoft. NET Framework 1.1	Процесор Intel Pentium III 1 ГГц. Оперативну пам'ять від 2 Гбайт Пристрій для читання компакт-дисків.
Сервер бази даних
Операційна система MS Windows 2000/2008 Server. Microsoft SQL Server 2000+ Service Pack 3.	Процесор Intel Pentium Xeon 2 ГГц Оперативна пам'ять 2 Гбайт. Жорсткий диск SCSI чи RAID система

Технічні вимоги до обладнання задовольняють існуючому рівню матеріально-технічного забезпечення робочих місць у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів», таким чином для впровадження системи не потрібні витрати на придбання додаткової оргтехніки.

Технічний супровід типового програмного забезпечення «Летограф» включає надання: доступу до нових релізів програмного забезпечення; консультацій «гарячої лінії» електронною поштою або телефоном; доступу до Інтернет-депозитарію, інформації про вихід та склад оновлень.

У вартість програмного забезпечення "Летограф" входить безкоштовна технічна підтримка тривалістю 12 місяців з дня придбання продукту. Ціна передплати (понад перший рік) на річну технічну підтримку «Летограф» складає 15 % вартості придбаного продукту за актуальним прайс-листом на момент придбання підписки.

З настановним комплектом програмного забезпечення постачаються методичні документи: «Методика постановки бюджетного управління «П'ять кроків до досконалості: Бізнес-процеси»; «Посібник користувача» (на кожні три робочі місця, що придбаються, включається один посібник користувача), «Посібник із впровадження» (сценарій налаштування програми) та «Посібник для програміста по об'єднанню конфігурації «Летограф» з довільною конфігурацією для «1С:Підприємство».

Впровадження даної АІС ДОП дозволяє скоротити витрати на: пошук документів – за рахунок єдиної системи зберігання документів скоротяться витрати персоналу; узгодження та передачу інформації – за рахунок автоматичної постановки та контролю виконання завдань; простої, викликані очікуванням необхідної прийняття рішення інформації; навчання нового персоналу, т.к. нові співробітники будуть отримувати контекстну інформацію, бачити точний перелік своїх функцій (при цьому система захищатиме їх від багатьох невірних дій, які могли б призвести до втрати часу співробітника та його колег, що адаптується, на виконання непотрібних, помилкових дій); на корпоративне навчання та впровадження нових правил та бізнес-процесів за рахунок можливості їх автоматичного проектування та донесення до працівників та автоматичного контролю виконання.

Логічний причинно-наслідковий зв'язок між можливостями програми та ефектами від її впровадження представлений у додатку 6.

Пропозиція напрямів удосконалення документаційного забезпечення управління у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» передбачає проведення розрахунків щодо виявлення ефективності пропонованих напрямків (див. додаток 7).

Таким чином, використання запропонованої системи документообігу дозволить заощаджувати ВАТ "Самарський завод електромонтажних виробів" щорічно близько 7,4 млн. рублів.

Проведений розрахунок показує, що впровадження системи «Летограф» дозволяє виправити виявлену нестачу – невідповідність чисельності персоналу у відділі діловодства обсягам робіт у сфері документаційного забезпечення управління.

Таким чином, при впровадженні запропонованої АІС ДОП скорочується обсяг робіт і немає необхідності у збільшенні штату співробітників відділу діловодства заводу.

Висновок

В умовах прогресу ринкових відносин та конкурентної економіки своєчасне та правильне вирішення стратегічних та тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації. Документована інформація становлять основу управління, його ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації. У суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального та політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки будь-яке управлінське рішення базується на інформації, на службовому документі.

До основних проблем документаційного забезпечення управління на російських підприємствах належать: необхідність розробки єдиних нормативно-методичних засад, принципів та правил документування інформації та роботи з документованою інформацією; проблеми стандартизації та уніфікації документів; розробка загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації; забезпечення інформаційної безпеки та захисту інформації від несанкціонованого доступу.

Застосування для підприємства нових систем документообігу вимагає визначення ефективності їх застосування. Ефект від впровадження поділяється на: прямий ефект від впровадження системи, пов'язаний з економією коштів на матеріали, робочий час співробітників і т. д., і непрямий ефект, пов'язаний з тими перевагами для функціонування організації, що дає АСУД , можливість накопичення знань та ін.).

У цій роботі було проведено аналіз документаційного забезпечення управління діяльністю підприємства з використанням інформаційних технологій на прикладі відкритого акціонерного товариства "Самарський завод електромонтажних виробів" (ВАТ "Самарський завод електромонтажних виробів"). Організація, ведення та вдосконалення системи документаційного забезпечення управління у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» проводиться на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами відділом з діловодства, а загалом у процес документообігу залучено близько 300 співробітників підприємства. Дослідження існуючої на підприємстві системи документообігу дозволило виявити низку проблем: трудомістка технологія передачі документів між структурними підрозділами та утруднення контролю за цим процесом; часткова автоматизація документаційного забезпечення управління, що призводить до складності в отриманні оперативної та достовірної інформації про хід виконання документів та виконання доручення за вхідним документом, до значних тимчасових витрат на пошук документів по структурних підрозділах; використання різних спеціалізованих складносумісних програмних продуктів при складанні документів, що призводить до дублювання інформації, а найчастіше, до її спотворення; відсутність необхідного ступеня повноти інформації про якісний та кількісний склад документообігу у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» у керівництва підприємством тощо.

Виявлені проблеми уповільнюють процес прийняття та реалізації управлінських рішень, зменшує ефективність управління через недостатність та роз'єднаність інформації.

Для такої великої організації як ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів», що має розгалужену структуру найбільш ефективною формою використання стандартів та нормативних актів, що регламентують документаційне забезпечення діяльності підприємства, є використання автоматизованої інформаційної системи, що дозволило б усі документи представляти у вигляді електронних текстів, доступ. до яких може бути можливе з будь-якого робочого місця корпоративної мережі.

Система автоматизації документаційного забезпечення управління має функціонувати у локальній обчислювальної мережі, що об'єднує комп'ютери, встановлені робочих місцях працівників структурних підрозділів, що у технологічних процесах діловодної діяльності.

До основних автоматизованих функцій, які повинна забезпечувати система входять такі: реєстрація всієї кореспонденції, включаючи листи, з наступним направленням кореспонденції на розгляд керівництву організації або до її структурних підрозділів; реєстрація всієї вихідної кореспонденції та її внутрішніх документів; списання документів у справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ; здійснення контролю над виконанням доручень; пошук документів.

Вибір автоматизованої системи документаційного забезпечення управління (АСУД) обумовлений потребами організації. На першому етапі визначається набір критеріїв для класифікації: на яких технічних платформах працює система і як це узгоджується з політикою підприємства в цій галузі, які обсяги інформації, що зберігається, орієнтована система, чи узгоджуються ці обсяги з очікуваним потоком документів в організації; яка організація розподілу, зберігання та обміну документами між структурними підрозділами, ефективність мережної взаємодії; визначається розмір фінансових витрат. При цьому необхідно враховувати наявність системи захисту від доступу до інформації ззовні, це має неодмінно входити до набору АСУД, тому при виборі системи слід звернути увагу на цей фактор.

Як захід ефективності використання АСУД виступає підвищення продуктивність праці результаті впровадження системи. Ефективність досягається не лише за рахунок високої швидкодії системи, а й її широких функціональних можливостей. Повнофункціональна система дозволяє автоматизувати роботу з документами будь-яких типів та практично на всіх стадіях життєвого циклу, починаючи від завдання на розробку та закінчуючи здаванням до архіву. Крім того, ця якість дає можливість налаштовувати систему на різні специфічні ділянки, будь то класичне діловодство (з паралельним ходінням електронних та паперових документів) або розробка проектно-конструкторської документації (з підтримкою сканування, векторизації, розпізнавання та індексування), що є актуальним для ВАТ « Самарський завод електромонтажних виробів». Очевидно, що повнофункціональна система має не тільки вміти організовувати складні маршрути руху документів (послідовно-паралельні, з умовним розгалуженням, циклами і навіть самостійним прийняттям управлінських рішень, коли це можливо), а й контролювати їх виконання, вести аудит, оптимізувати завантаження співробітників та робити багато іншого.

На основі аналізу російського ринку АСУД найбільш оптимальним для ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів»» є програмний продукт «Летограф» – автоматизована система документообігу та бізнес-процесів (workflow), яка інтегрована з обліковою системою «1С:Підприємство 8.0», що використовується в бухгалтерії ВАТ "Самарський завод електромонтажних виробів"». Інтеграція даної АІС ДОП з системою «1С:Підприємство 8.0» дозволяє уникнути подвійного введення даних (дані з облікової системи можуть відразу потрапляти в контур документообігу) та значно прискорити обробку інформації, розділити та впорядкувати функції щодо введення та обробки даних в організації. За рахунок інтеграції з обліковою системою у ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» спрощується та прискорюється документообіг. Документи вводяться у єдине місце зберігання централізовано. Забезпечено доступ різних користувачів та інформаційних систем для вирішення різних завдань. До кожного первинного документа можна прикріпити інші документи (файли, тексти, зображення оригіналів) і зібрати всю документальну базу в єдиній системі. Немає необхідності розробляти та підтримувати технічні конвертери, шлюзи та обробки інтеграції з корпоративною обліковою системою. Даний програмний продукт дозволяє вирішувати завдання описати та оптимізувати бізнес-процеси, виконати облік, планування та аналіз у різних галузях управління.

До основних переваг системи «Летограф» належать: наявність готових схем документообігу, бізнес-процесів та методики впровадження; візуальний спосіб налаштувань, інтеграція з системою документообігу «Дело». Візуальне налаштування (без кодування) дозволяє значно скоротити терміни впровадження, гарантувати успішність проекту. Знижуються витрати використання за рахунок виключення цілих етапів (конфігурування і кодування в «1С:Конфигураторе», і налагодження коду).

Ще однією перевагою є зниження витрат на подальше супроводження та розвиток: будь-які зроблені раніше налаштування можна скопіювати, зберігши вихідні дані, та внести зміни. Таким чином, дана АІС ДОП завжди може за функціональними можливостями відповідати рівню розвитку ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів», що максимально скорочує терміни та ризики впровадження.

Розрахунок ефективності впровадження програми «Летограф» показав окупність запропонованих заходів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління ВАТ «Самарський завод електромонтажних виробів» менш ніж за рік, а витрати на впровадження програмного продукту значно менші за одержувану економію часу.

У висновку слід зазначити, що використання систем, аналогічних «Летограф» дозволяє підвищити оперативність управління ресурсами організації, виявити її резерви та перспективи зростання для зміцнення позицій на ринку.

Список використаних джерел та літератури

Джерела

Федеральний закон від 29 12.1994 р. № 77-ФЗ (в ред. Від 23.07.2008) «Про обов'язковий примірник документів» // Довідково-правова система КонсультантПлюс

Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. від 27.07.2010) «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації» (прийнятий ДД ФС РФ 08.07.2006) // Довідково-правова система КонсультантПлюс

Постанова Уряду РФ від 10.11.2008 № 677 (ред. від 02.09.2010) «Про загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації в соціально-економічній галузі» // Довідково-правова система КонсультантПлюс

ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. (Утв. Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28) // Довідково-правова система КонсультантПлюс.

ГОСТ 6.30–2008. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів// Довідково-правова система КонсультантПлюс.

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення // Довідково-правова система КонсультантПлюс.

Загальноросійський класифікатор управлінської документації ОК 011-93 (утв. Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 N 299) у ред. від 08.09.2010) // Довідково-правова система КонсультантПлюс

Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2007) // Довідково-правова система КонсультантПлюс

Опис програми "Летограф". [Електронний ресурс]–Електрон.дан.–М.,сор.2010.–Режим доступу: http://www.docflow.ru/ catalogInfo.asp?option=product&details=list.

Література

Абетка кадровика. Усі документи щодо роботи з персоналом. - М.: Вершина, 2006. - 272 с.

Андрєєва В. І.Практика діловодства: організація та ведення. Навчально-практичний посібник / В.І.Андрєєва - М.: Кнорус, 2006. - 272 с.

Гавердовський О.Концепція побудови систем автоматизації документообігу. – Режим доступу: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

Ларін М.В., Банасюкевич В.Д., Сокова А.М.Держава та еволюція системи документації/М.В. Ларін, В.Д. Банасюкевич, О.М. Сокова. -М., 2000. - 35 с.

Документація в інформаційному суспільстві: сучасні технології документообігу: XIII Міжнародна науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві: Тези доповідей – [Електронний ресурс]. – Електрон. дано. [М.], сміття. 2000-2010 – Режим доступу: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html

АрськийЮ.М.Інформаційний простір нових незалежних держав/Ю.М. Арський та ін . - М.: ВІНІТІ. 2000. - 200 с.

Кузнєцова Т.В.Діловодство (документаційне забезпечення управління) / Т. В. Кузнєцова - М., 2009. - 480 с.

Ларін М.Управління документацією/М. Ларін. − Режим доступу: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

Ларін М.В.Управління документацією в організаціях / М. В. Ларін - М.: Наукова книга, 2008. - 288 с.

Ларін М.В., Сокова О.М.Оформлення службових документів/М.В. Ларін, А. Н. Сокова - М.: МЦФЕР, 2006. - 112 с.

Майкл Дж. Саттон.Корпоративний документообіг: принципи, технології, методологія застосування / Майкл Дж. Саттон -СПб.: Абетка. 2008. - 446 с.

Мітіна Т.Є.Використання нових технологій для скорочення документообігу в системі діловодства / Т. Є. Мітіна // Законодавство та економіка, 2006. - № 8.

Мітченко О.Ю.Організаційне проектування документаційного забезпечення управління/О. Ю. Мітченко - Твер: Тверський держуніверситет, 2008. - 49 с.

Новікова М.М. Документаційне забезпечення управління/М.М. Новікова - М.: Вісь-89, 2006. - 144 с.

Пономарьова Н.Г.Як уникнути помилок у кадровому діловодстві / Н. Г. Пономарьова -М.: Альфа-Прес, 2009. - 345 с.

Романов Д.А.Правда про електронний документообіг / Д. А. Романов, Т. Н. Ільїна, А. Ю. Логінова - М.: ДМК Прес, 2007. - 224 с.

Румуніна Л.А.Документаційне забезпечення управління / Л. А. Румуніна - М.: Академія, 2009. - 214 с.

Славко Т.І.База даних та нові комплекси документації /Т. І. Славко // Вісник архівіста. - 2008. - № 5 (41). - С. 40-41.

Терентьєва Є.В.Актуальні завдання формування нормативної бази документаційного сервісу. - Сб: Гуманітарний сервіс. 10-та міжнародна наукова конференція "Наука-сервісу". Кн. 3 / Є. В. Терентьєва / / ГОУ ВПО "МГУС". - М., 2009, - С. 148-159.

Терентьєва Є.В.Інформаційні технології в ДОП / Є. В. Терентьєва - М.: Юніті-Дана., 2008 - 35 с.

Янкова В.Ф.Оптимізація текстів управлінських документів (теоретичний аспект): Автореф. дис. ... канд. іст. наук. 05.25.02 / В. Ф. Янкова / ВНДІДАД. - М., 1987 - 49 с.

Програми

2 Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» (прийнятий ГД ФС РФ 08.07.2006) // Довідково-правова система КонсультантПлюс

3 Сокова О.М. Документознавство як наукова дисципліна: об'єкт, предмет, основні завдання // Документування управлінської діяльності: Зб. наук. тр. / ВНІІДАД. - М., 1986. - С. 11.

4 Електронні документи: Програма наукових досліджень (2001-2010 рр.) / Росархів, ВНДІДАД. - М., 2000. - 35 с. СІФ ОЦНТІ ВНІІДАД, № 10595.

5 Романов Д.А., Ільїна Т.М., Логінова А.Ю. Щоправда про електронний документообіг. - М: ДМК Прес, 2004; Майкл Дж. Саттон. Корпоративний документообіг: принципи, технології, методологія застосування. СПб.: Абетка. 2007; Куня, Н.М. Про деякі питання правового регулювання електронного документообігу. - Документація в інформаційному суспільстві: законодавство та стандарти. Доповіді та повідомлення на Доповідь на XII Міжнародній науково-практичній конференції 22-23 листопада 2009 р.// Росархів. ВНДІДАД. - 2009. -Т5. -С.63.

1 Ларін М. Управління документацією. – Режим доступу: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

2 Мітченко О.Ю. Інформаційні системи // Служба кадрів, 2009. - № 7. - С. 61.

3 Гавердовський А. Концепція побудови систем автоматизації документообігу // Відкриті системи – 2006. – №1. [Електронний ресурс]. -Електрон. Дан.–[М.]– Режим доступу: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

4 Терентьєва Є.В. Актуальні завдання формування нормативної бази документаційного сервісу. - Сб: Гуманітарний сервіс. 10-та міжнародна наукова конференція "Наука-сервісу". Кн. 3// ГОУВПО «МГУС». - М., 2009, - С. 148.

5 Мітченко О.Ю. Організаційне проектування документаційного забезпечення управління. – Твер: Тверський держуніверситет, 2008. – С. 32.

6 Там же. - С. 21.

7Там же. - С. 24.

8 Терентьєва Є.В. Актуальні завдання формування нормативної бази документаційного сервісу. - Сб: Гуманітарний сервіс. 10-та міжнародна наукова конференція "Наука-сервісу". Кн. 3// ГОУВПО «МГУС». - М., 2009,. - С. 151.

9 Терентьєва Є.В. Інформаційні технології у ДОП. - М.: Юніті-Дана. - С. 43

10 Терентьєва Є.В. Указ. соч.- С. 44

11 Терентьєва Є.В.Указ. соч.. - С. 49.

1 Статут ВАТ "Самарський завод електромонтажних виробів". Самара. Машинопис, 2009

2 Постанова Міністерства праці Російської Федерації від 25.11.1994 № 75 "Про затвердження міжгалузевих укрупнених нормативів часу на роботи з документаційного забезпечення управління" // Довідково-правова система КонсультантПлюс.

3 Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення./Гол. арх. Упр. при Раді Міністрів СРСР, Всесоюз. Наук. -Дослід. Ін-т документознавства та арх. Справи. - М.: [Б.], 1991. - С. 36

1Опис програмного продукту «Летограф» .–[Електронний ресурс]. -Електрон. дан.-М., сор.2009. -Режим доступу: http:// http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp

Тупіков Р.В., Самедова О.М. ВДОСКОНАЛЕННЯ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ З ВИКОРИСТАННЯМ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ // Науковий електронний архів.
URL: (дата звернення: 04.01.2020).

Служба документаційного забезпечення управління грає велику роль кожної організації. Адже це саме той підрозділ, у якому документально відображено всю управлінську діяльність установи.

Від правильної організації служби ДОП залежить якісне виконання установою своїх управлінських функцій та завдань, ефективність всього процесу управління.

Щодо недосконалості в установах даного типу документаційного забезпечення є достатньо прикладів на території нашої області.

У ході роботи над дипломним проектом нами вивчено сферу діяльності МДОУ прогімназії № Х, його структуру, виявлено проблемні питання, умови та причини виникнення проблемної ситуації, надані рекомендації у вирішенні проблем.

В результаті дослідження та аналізу документування діяльності МДОУ прогімназії №Х нами виявлено такі проблемні ситуації:

Неповнота основних правових та нормативно-методичних документів, що регламентують діяльність служби ДОП;

Формальна наявність посадової інструкції діловода, її зміст не відображає обов'язків діловода аналізованого установи;

Відсутність розпорядчого документа про призначення відповідальної особи за ведення діловодства,

Відсутність постійно діючої експертної комісії (ЕК), діяльність якої полягає в організації та проведенні експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ, при підготовці документів до передачі до архіву установи, до передачі до державного архіву;

Відсутність Положення про експертну комісію (ЕК);

Відсутність документа, що встановлює порядок документообігу, вимоги до складання та оформлення документів, і навіть до упорядкування документів, які підлягають передачі до архіву установи, тобто. інструкції з діловодства;

відсутність загального бланка, бланка конкретного виду документів;

Недосконалість бланка листа;

Недосконалість номенклатури справ, систематизованого переліку найменування справ, що заводяться в установі, із зазначенням термінів зберігання та оформленого в установленому порядку;

Формальна наявність номенклатури справ, оскільки наявна номенклатура неспроможна виконувати завдання, які у неї покладаються;

Застосування застарілих методів та прийомів організації роботи з документами;

Недотримання вимог ГОСТ Р 6.30-2003, підготовка багатьох документів у довільній формі, наявність неприпустимих помилок у складанні та оформленні документів;

Відсутність контролю над виконанням документів;

відсутність обліку документообігу;

Освіта масиву невпорядкованих документів, що накопичилися за минулі роки у службах прогімназії;

Відсутність Положення про архів МДОУ;

відсутність приміщення під архів;

Відсутність застосування інформаційних технологій, що забезпечують виконання конкретних діловодних операцій на етапі підготовки документів, складання та оформлення документів, що забезпечують оперативність обробки, пошуку, передачі та зберігання інформації.

Для вирішення проблемної ситуації в МДОУ прогімназії № Х, на мій погляд, необхідно:

1. Забезпечити службу ДОП у повному обсязі необхідними правовими, нормативно-методичними документами, що регламентують діяльність служби ДОП.

2. Доопрацювати посадову інструкцію діловода, включивши такі розділи:

Загальні положення, де вказати основні правові, нормативні, нормативно-методичні та розпорядчі документи, якими має керуватися у своїй роботі діловод; кому безпосередньо підпорядковується діловод; порядок призначення на посаду та звільнення; кваліфікаційні вимоги; вимоги до спеціальних знань;

Посадові обов'язки, де перераховуються всі види робіт, що виконуються діловодом;

Права – розділ, що перераховує права, закріплені за діловодом загалом до виконання покладених нею функцій і завдань, право приймати певні рішення, звертатися з пропозиціями до керівника, брати участь у нарадах, вимагати необхідну роботи інформацію, вимагати виконання певних дій з інших працівників і ін.

Відповідальність – встановлюються критерії оцінки роботи та заходи персональної відповідальності працівника. Відповідальність працівника встановлюється відповідно до чинного законодавства та може бути дисциплінарною, адміністративною чи кримінальною;

– взаємодія з іншими структурними підрозділами – фіксує відносини з керівниками всіх структурних підрозділів, з ким погоджує проекти документів, що готуються, з ким спільно готує документи, кому, яку і в які терміни надає інформацію.

3. З метою встановлення єдиного порядку складання та оформлення документів, документообігу, контролю виконання, погодження у прогімназії слід розробити Інструкцію з діловодства та включити до цього нормативного документа такі розділи:

Загальні положення, де встановити сферу поширення інструкції; відповідальність за її недотримання; підрозділ чи посадова особа, яка відповідає за єдиний порядок документування; нормативно-методичну основу.

– документи прогімназії, у якому перерахувати види документів, що функціонують в установі;

– правила підготовки та оформлення документів, у яких закріпити основні вимоги до бланків документів, до оформлення реквізитів документів, особливості підготовки та оформлення окремих видів документів, що функціонують в установі;

Контроль за виконанням документів;

Порядок підготовки та проходження кореспонденції, що надходить, а також вихідних та внутрішніх документів;

Реєстрація та індексація документів, що закріплює єдиний порядок реєстрації документів;

Також пропонується включити до Інструкції такі розділи як «Робота виконавців з документами», «Робота зі зверненнями громадян», «Друкування та тиражування документів», «Облік та зберігання печаток, штампів та бланків установи», «Складання номенклатури справ», «Формування та поточне зберігання справ», «Експертиза цінності документів», «Оформлення справ», «Упорядкування справ», «Передача справ до архіву установи».

У перспективі слід включити та розділ «Використання інформаційних технологій та засобів автоматизації роботи з документами», в якому відобразити порядок використання систем підготовки текстово-табличних документів; використання інформаційно-пошукових систем документів; порядок використання автоматизованих засобів реєстрації, обліку та контролю за станом (виконанням) документів.

До Інструкції з діловодства необхідно скласти додатки, які містили б зразки бланків, відбитки печаток і штампів, зразки оформлення окремих видів документів, переліки реєстрованої та нереєстрованої кореспонденції, а також терміни виконання документів та ін.

У ході роботи над дипломною роботою нами розроблено Інструкцію з діловодства для МДОУ прогімназії № Х. Для впровадження Інструкції у практику роботи, на наш погляд, необхідно насамперед провести низку занять із співробітниками прогімназії, видати відповідний розпорядчий документ та вимагати виконання положень інструкції.

Пропонується також розробити Табель та Альбом уніфікованих форм документів.

Табель форм документів призначений для оптимізації складу застосовуваних в установі форм документів та їх закріплення в єдиному нормативному документі, уніфікації та нормативного закріплення процедури підготовки управлінських документів, упорядкування документної бази з метою підвищення ефективності використання інформаційних технологій в управлінській діяльності.

Наявність в організації Табеля форм документів дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів із зазначенням усіх чи основних етапів їхньої підготовки та оформлення.

Доцільно одночасно з розробкою Табеля форм документів розробити та Альбом форм документів.

Альбом форм документів установи – це збірка зразкових уніфікованих форм документів установи, які застосовуються для документування діяльності цієї установи.

Мета розробки Альбома форм - документів- це регламентація форми та змісту документів, що застосовуються у діяльності установи.

Уніфікації можуть піддаватися всі види і різновиди документів, що створюються в організації, незалежно від частоти їх використання.

Уніфіковані форми документів групуються в Альбом форм, порядок їх розташування має відповідати Табелю форм документів. Форми документів, включені до Альбом, проходять експертизу у структурних підрозділах організації. Після експертизи та погодження всіх зауважень та пропозицій Альбом форм, а також Табель форм документів, затверджується керівником.

Альбом форм документів, що застосовуються в установі, має бути представлений у двох варіантах: паперовому та електронному.

4. Доопрацювати бланк листа, розробити загальний бланк, бланки конкретних видів документів, насамперед наказу, протоколу, акта, затвердити їх розпорядчим документом та запровадити у практику роботи МДОУ.

Бланк включає лише постійну інформацію про організацію - автора документа, що характеризує його як творця офіційного письмового документа.

Бланк надає інформації офіційного характеру. Застосування бланків значно прискорює процес створення документа (за рахунок постійної інформації), скорочує трудовитрати на складання, спрощує сприйняття інформації.

Для розробки бланків використовують переважно два формати паперу. Ми рекомендуємо використовувати формат А4 (210 х 297 мм) для організаційно-розпорядчих документів, формат А4 та А5 для бланків письма. Виготовлення бланків відтворимо за допомогою комп'ютера. У пам'яті комп'ютера зберігають шаблон бланка, у якому друкують текст конкретного документа.

Розташування реквізитів на бланках всіх видів передбачено державним стандартом у двох варіантах: поздовжньому та кутовому. У першому випадку всі реквізити бланка розташовують уздовж верхнього поля і вирівнюють по ширині, або по центру. При кутовому розташуванні реквізитів вони розміщуються в лівому кутку листа і вирівнюються або лівим полем, або по центру відведеної площі.

Кутовий варіант, як правило, використовується для бланків листа, що дозволяє більш економно використовувати площу аркуша паперу, так як правий кут документа залишається вільним для розміщення адресата (у листах, доповідних записках). Для розпорядчих документів більше підійде подовжнє розташування реквізитів.

Серед реквізитів загального бланка можуть бути використані:

Емблема організації;

Найменування організації;

Місце складання документа.

Окрім того, на загальному бланку передбачено місце для розміщення реквізитів: дата та реєстраційний номер документів.

Емблема організації (символічне графічне зображення) міститься на бланку відповідно до установчих документів. Розміщується емблема на верхньому чи лівому полях бланку. У досліджуваній нами установі емблема відсутня.

Якщо бланк доповнити найменуванням виду документа, він стає бланком цього виду документа.

5. Суттєвим недоліком у створенні роботи з документами у прогімназії є недосконала номенклатура справ установи.

Федеральна архівна служба Росії, ВНДІДАД підготували нові Основні правила роботи архівів організацій, що встановлюють технологію роботи архіву організації. Ці правила не змінюють технологію зберігання документів, що склалася, а лише доповнюють її новими вимогами, що пред'являються у зв'язку зі змінами правових основ архівної справи в країні, з впровадженням у документування нових інформаційних технологій.

Тому необхідно розробити нову номенклатуру справ, спираючись на чинну нині нормативно-методичну базу, включити в номенклатуру ті розділи, які відповідали б нинішній структурі установи. При визначенні термінів зберігання документів слід керуватися Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням термінів зберігання. Також необхідно скласти номенклатуру за встановленою формою, своєчасно заповнювати усі графи змістовної частини номенклатури справ, проставляти необхідні позначки. Для обліку заведених та включених до номенклатури справ необхідно вести підсумковий запис наприкінці кожного року.

Витяги з номенклатури справ видати до кожного структурного підрозділу для керівництва у роботі.

Нами запропоновано проект номенклатури справ МДОУ прогімназії на 2012-2013 рік. Номенклатура справ позитивно сприйнята керівництвом прогімназії та нині впроваджується у практику роботи установи.

Наявність в установі повноцінної номенклатури справ дозволяє дотримуватись правил формування та оформлення справ у діловодстві, здійснювати оперативний пошук необхідних документів, полегшує проведення експертизи справ, їх підготовку до подальшого архівного зберігання.

6. Вести регулярний контроль за термінами виконання документів, що є невід'ємною функцією управління та важливим елементом процесу документаційного забезпечення управління.

7. Наказом керівника створити експертну комісію. Для налагодження чіткої роботи експертної комісії необхідно на підставі Приблизного положення розробити Положення про постійно діючу експертну комісію установи, в якій закріпити основні завдання та функції, права, а також організацію роботи комісії в цілому. До складу експертної комісії необхідно включити наступних спеціалістів установи: головного бухгалтера, діловода, заступника директора з адміністративно-господарської частини, завідувача медичної частини.

8. Виділити окреме приміщення під архів для зберігання справ постійного терміну зберігання та документів з особового складу.

9. Наказом керівника призначити відповідальну особу за зберігання та видачу архівних документів.

10. Розробити Положення про архів МДОУ прогімназії №Х.

11. Провести експертизу цінності документів, що утворилися за період діяльності МДОУ прогімназії № Х, з метою відбору документів до знищення, терміни зберігання яких закінчилися, та передачі в архів установи для подальшого зберігання.

12. Провести впорядкування справ постійного терміну зберігання та справ за особовим складом, скласти на них описи та відповідно до описів передати на зберігання до архіву МДОУ.

13. У сучасних умовах, коли організація роботи з документами в організаціях страждає на багато недоліків, необхідно перейти до більш ефективного управління документами з урахуванням нових інформаційних технологій. В даний час різними фірмами розробляється та впроваджується велика кількість автоматизованих систем управління документацією. Все це створює складнощі для потенційних покупців тієї чи іншої системи.

Для споживачів важливе значення має вартість системи, тип і масштаб організації, де її можна застосувати, обсяг документообігу. Більшість розробок призначено споживачам комерційних і некомерційних організацій середнього та нижчого рівня.

МДОУ прогімназії №Х може запровадити автоматизовану систему документообігу з метою автоматизації реєстрації документів, створення автоматизованого пошуку документів, ведення контролю виконання тощо, що дозволить на новій основі вирішувати питання управління документацією.

На стадіях впровадження та освоєння нової технології може бути період одночасного співіснування нової та старої систем. У цьому випадку важливо приділити увагу підтримці та вдосконаленню нововведення, щоб не повернутись до колишніх методів роботи.

Автоматизована система реєстрації передбачає введення даних шляхом послідовного заповнення на екрані комп'ютера спеціальної форми реєстраційної картки, графи якої відповідають реєстраційно-контрольній картці ручного типу. Але окрім обов'язкових реквізитів у картку можуть бути включені і додаткові реквізити, які розширюють запити користувачів системи.

Форма реєстраційної картки містить поля, відомості в які вводяться шляхом вибору інформації з списків, що розкриваються. Наявність постійних реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки дає можливість вирішення завдання контролю за виконанням документів, метою якого є забезпечення своєчасного та якісного виконання рішень керівника. Таким чином, при внесенні до реєстраційної форми відомостей про строки виконання автоматично відбувається постановка документа на контроль.

У процесі автоматизованої реєстрації документів також можна проводити інформаційно-довідкову роботу за всіма документами установи. Якщо за реєстраційною карткою закріпити файл із повним текстом документа, то база даних стає повнотекстовою, і розширюються можливості пошуку.

Удосконалення документаційного забезпечення управління полягає у виконанні окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій. Такий підхід простіше у реалізації. Він орієнтований на існуючу структуру установи, пов'язаний із мінімальним ступенем ризику, дає можливість одразу оцінити ефект. Дуже підходить для структури МДОУ, що діє в даний час, внаслідок середнього розміру установи, наявності невеликих фінансових, людських та інших ресурсів.

Другий етап удосконалення діловодства можна розпочати із внутрішніх документів. Необхідно використовувати локальну мережу установи та активніше позбавлятися там, де це можливо, традиційних документів, замінюючи їх електронними.

Ефективність такої заміни є очевидною. Не потрібно багаторазово копіювати паперові документи для виконавців, достатньо надіслати їм на персональний комп'ютер електронний документ. Зростає оперативність передачі та пошуку необхідних документів усередині установи; економиться папір; над одним документом можуть працювати одразу кілька виконавців на своїх робочих місцях.

У подальшій перспективі удосконалення діловодства - впровадження комплексної автоматизованої системи у всі сфери документаційного забезпечення управління. Цей підхід дозволить створити єдиний інформаційний простір у закладі.

Для його реалізації використовують спеціалізовані комплексні інформаційні технології. Вони є найефективнішим способом вирішення проблем загалом, проте потребує наявності великих ресурсів (фінансових, технічних та інших).

Однак комплексне впровадження інформаційних технологій орієнтоване, як правило, на великі підприємства та організації, де багато працівників діловодних служб, кожному з яких доводиться працювати з великим потоком документів.

Федеральне агентство з освіти

Білгородський державний університет

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ

Дипломна робота

Сучасні проблеми документаційного забезпечення управління та шляхи їх вирішення в Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Білгородській області

студента денного відділення 5 курсу групи 070404

Гордієнка Євгена Олександровича

Науковий керівник:

к.і.н., доцент

Шаповалова С.П.

Рецензент:

доктор історичних наук, професор

Мошкін О.М.

БІЛГОРОД 2009

ВСТУП

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ НА СУЧАСНОМУ ЕТАПІ

§1. Організація документаційного забезпечення управління

§2. Сучасні проблеми документаційного забезпечення управління

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ В УПРАВЛІННІ ФЕДЕРАЛЬНОЇ РЕЄСТРАЦІЙНОЇ СЛУЖБИ З БІЛГОРОДСЬКОЇ ОБЛАСТІ

§1. Організація документаційного забезпечення в УФРС по Білгородській області

§3. Існуючі проблеми документаційного забезпечення в УФРС по Білгородській області та шляхи їх вирішення

ВИСНОВОК

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК

ДОДАТКИ

ВСТУП

Актуальністьдипломного дослідження полягає в тому, що наш час, насичений інформаційними технологіями, висуває нові вимоги до документів та служб, відповідальних за їх створення, звернення та зберігання. Сучасні комп'ютерні системи дозволяють не тільки швидко та якісно оформити документ, але й надають різноманітні можливості з обліку, контролю за виконанням документів, їх передачі каналами телекомунікацій, оперативного зберігання та пошуку потрібної інформації. Багато функцій паперового документообігу можуть бути повністю автоматизовані, що дозволяє підвищити швидкість прийняття рішень та, відповідно, ефективність управління.

Потрібно враховувати, що перехід на нові технології потребує належної правової та нормативної бази, продуманої системи архівного зберігання, кваліфікованих виконавців та керівників, здатних охопити все коло супутніх проблем. Найдосконаліші технології без цих умов не принесуть очікуваного результату.

Крім того, усуваючи одні проблеми, процес інформатизації суспільства ставить перед нами нові - з'являються невідомі раніше можливості для несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації, а також можливість втрати великих масивів цінної інформації через відмову обладнання, вірусної атаки або некваліфікованих дій користувача. Саме у зв'язку з цим нові вимоги пред'являються сьогодні однаково і до керівників, і до персоналу, відповідального за підготовку та проходження документів, а аналіз усіх можливих проблем та вироблення шляхів їх подолання є дуже важливим та актуальним.

Метоюдипломної роботи є виявлення основних проблем сучасного діловодства та вироблення шляхів їх вирішення.

Завданняперед дипломною роботою було поставлено такі:

Дати характеристику документаційного забезпечення управління на етапі;

Проаналізувати функції та завдання служб документаційного забезпечення управління;

виявити сучасні проблеми документаційного забезпечення управління;

Проаналізувати організацію документаційного забезпечення управління в Управлінні Федеральної Реєстраційної Служби Білгородської області;

Об'єктомдипломного дослідження є організація документаційного забезпечення управління.

Предметомдипломної роботи став розгляд проблем документаційного забезпечення управління з прикладу Управління Федеральної реєстраційної служби по Білгородської області.

Джерельна база.Джерела бази дипломної роботи складається з нормативних актів, регулюючих організацію сучасного документаційного забезпечення управління. Федеральне законодавство у цій роботі представлено такими законодавчими актами, як: «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення», «Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади», «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати», ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», ГОСТ 51141-98 «Діловодство та архівна справа» Терміни та визначення»; Наказ Роструда від 10.12.2004 № 47 "Про затвердження форм документів" і т.д.

Для другого розділу в ході пройденої мною виробничої практики було зібрано довідкову та регламентуючу документацію щодо УФРС по Білгородській області, проведено аналіз документаційного забезпечення цієї організації та її документів.

В рамках обстеження документаційного забезпечення управління УФРС по Білгородській області нами було проведено анкетування співробітників установи щодо виявлення існуючих проблем документаційного забезпечення та шляхів їх вирішення. Після закінчення анкетування було отримано назад 43 заповнені анкети з відповідними позначками та записами. Аналіз отриманих відповідей дозволяє визначити стан документаційного забезпечення в організації на даний момент та розглядається у другому параграфі другого розділу.

Історіографія дослідження. Серед опублікованих праць вітчизняних фахівців із діловодства можна назвати праці В.Е. Баласаняна, М.П. Бобилєвої, М.В. Ларіна, Г.Ю. Максимовича та інших. Здебільшого вони розглядають сучасний стан вітчизняного діловодства та шляхи його розвитку у вік інформаційних технологій. Частина авторів належить до радянського періоду (К.Г. Мітяєв, наприклад) і стосується виключно питань документаційного забезпечення роботи установ, інша частина авторів навпаки, сконцентрована на питаннях сучасних технологій та впровадження систем електронного документообігу (Л.А. Дороніна, В.К. Шаблін та ін). У цілому нині ці та інші автори дозволяють дати характеристику як стану сучасного традиційного діловодства, і його трансформаціям за умов загальної інформатизації та автоматизації робочих процесів. Діяльність Т.В. Кузнєцової «Діловодство. Документаційне забезпечення управління» викладено вимоги до складання, оформлення документів та роботи з ними на основі останніх законодавчих правових та нормативно-методичних актів, у тому числі ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян РФ» від 02.05.2006 та ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації» від 27.07.2006, Типових регламентів роботи федеральних органів виконавчої влади (2005 року) та «Типової інструкції з діловодства...» (2006 року). У спеціальну главу виділено особливості роботи з кадровими документами з урахуванням змін та доповнень до Трудового кодексу, внесених Федеральним законом 30.06.2006 та ФЗ «Про персональні дані» від 27.07.2006. Джерело призначене працівникам діловодних та кадрових служб, керівникам установ, фірм та підприємств та всім учням за спеціальністю «Документознавство та документаційне забезпечення управління». Робота Ю.М. Михайлова «Діловодство для недержавних організацій» - одне з перших вітчизняних видань, які детально висвітлюють організацію корпоративного діловодства в контексті Національного стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управління документами». Матеріал викладається з опорою на актуальну практику документаційного забезпечення управління. Крім розгорнутого практичного коментаря до Національного стандарту «Управління документами», посібник містить зразковий текст інструкції з діловодства для недержавних компаній та індивідуальних підприємців. Разом із текстом публікується понад 50 додатків до інструкції: удосконалені форми найбільш важливих управлінських документів, рекомендації щодо підготовки їхнього змісту – словом, все для правильної та швидкої організації діловодства невеликої компанії або в індивідуального підприємця. Під час підготовки посібника були також враховані приписи, що містяться в Методичних рекомендаціях ВНІІДАД (2007 р.).

Під час підготовки дипломної роботи використовувалися джерела та публікації, розміщені у мережі Internet і присвячені ролі електронного документообігу у процесі документаційного забезпечення управління. Тут можна відзначити сайти «Консалтингова група «ТЕРМІКА» (http://www.termika.ru), «DOConline: незалежний портал про СЕД» (http://www.doc-online.ru/analytics/) та «ЕОС: електронні офісні системи» (http://www.eos.ru/).

Практична значимістьданої дипломної роботи полягає в тому, що шляхом аналізу всіх відомих на сьогодні проблем і загроз, пов'язаних з документаційним забезпеченням управління, можна розробити заходи щодо їх подолання або недопущення і тим самим підвищити ефективність роботи вітчизняних підприємств та установ. Щодо УФРС по Білгородській області практична значимість дипломної роботи виявилася в обстеженні діловодства організації та вироблення практичних рекомендацій удосконалення її документаційного забезпечення з урахуванням побажань фахівців самого УФРС по Білгородській області.

Структура роботискладається з вступу, двох розділів, висновків, бібліографічного списку та додатку.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ НА СУЧАСНОМУ ЕТАПІ

§1. Організація документаційного забезпечення управління

Документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства.

Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (далі – ДНЗ) документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах має здійснюватись спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (далі - службою ДНЗ). Така служба функціонує на підприємстві як самостійний структурний підрозділ, очолюваний керівником служби та підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства. На підприємствах з чисельністю персоналу до 100 співробітників та відносно невеликим обсягом документообігу допускається покладання обов'язків ДНЗ на одного зі штатних співробітників.

Призначення служби ДОП полягає в організації, веденні та вдосконаленні системи документаційного забезпечення управління підприємства на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами. При цьому основними завданнями служби ДОП є:

Впровадження на підприємстві єдиного порядку роботи з документами відповідно до ДСДОУ та інших нормативно-методичних та організаційно-розпорядчих документів;

Здійснення методичного керівництва організацією роботи з документами у структурних підрозділах підприємства;

Забезпечення дієвого контролю за дотриманням встановленого порядку роботи з документами;

Удосконалення форм та методів роботи посадових осіб підприємства з документами.

Розрізняють такі служби ДОП:

1. У міністерствах та відомствах - управління справами. До нього включаються секретаріат (приймальна, секретаріат міністра, секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро), інспекція при міністерстві (керівнику відомства), канцелярія (бюро урядового листування, бюро обліку та реєстрації, експедиція, машинописне бюро, телетайп. , відділ листів (скарг), відділ удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів, центральний архів;

2. На державних підприємствах (об'єднаннях), у науково-дослідних, проектних, конструкторських організаціях та обчислювальних центрах, ВНЗ та інших організаціях - відділ документаційного забезпечення управління чи канцелярія. До їх складу, як правило, включаються: підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів, розгляду листів (скарг), секретаріат, експедиція, машинописне бюро, архів;

3. В Асоціаціях та концернах склад та структура служби ДОП визначається керівництвом організації;

4. У спільних підприємствах (організаціях) – правлінням; в акціонерних товариствах – установчою конференцією; у кооперативах - загальними зборами членів кооперативу;

5. У організаціях, які мають служби ДОП, у структурних підрозділах роботу з документами виконує секретар керівника (інспектор) чи інші спеціально призначені особи, секретар-референт .

Основними цілями служби ДОП є організація, керівництво, координація, контроль та реалізація робіт з документаційного забезпечення управління. Служба ДОП вирішує такі завдання:

Вдосконалення форм та методів роботи з документами.

Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі до відомчого (центрального) архіву відповідно до чинних нормативів.

Скорочення документообігу, кількості форм документів.

Розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації (міністерстві) та підвідомчій системі.

Розробка та впровадження прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки. Служби ДОП повинні бути укомплектовані спеціалістами з відповідною вищою та середньою освітою.

Служба ДОП здійснює такі функції:

Розробка, впровадження та ведення табеля та альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін;

Експедиційна обробка, реєстрація документів та обліково-довідкова робота;

Організація розгляду та підготовки документів, контроль за правильністю оформлення документів на підпис до керівництва;

Регулювання, узагальнення та інформування керівництва про хід та результати виконання документів;

Розробка номенклатури справ організації, зберігання та оперативне використання номенклатури справ;

Організація машинописного виготовлення, копіювання; проектування бланків документів;

Організація роботи із заяв громадян;

Контроль за роботою з документами у структурних підрозділах, удосконалення форм та методів роботи з документами;

Контроль здачі справ; організація роботи архіву;

Проведення нарад та консультувань, підвищення кваліфікації працівників служби ДОП та архівів;

Організація робочих місць, АРМ, умов праці працівників служби ДОП .

Діяльність працівників служби ДОП регламентується посадовими інструкціями, які розробляються з урахуванням вимог ДСДОУ та затверджуються керівником організації.

Діяльність служби ДОП регламентують та забезпечують нормативно-методичні документи, державні та галузеві стандарти.

Отже, організація праці працівників служб документації включає у собі вирішення наступних питань - чітке організаційне побудова служби документації (канцелярій), вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами .

Основним чинником, визначальним структуру чисельності служби документації, є нормативна чисельність зайнятих у ній працівників. Установи можна ділити залежно від документообігу на три основні форми (централізовану, децентралізовану та змішану) та на категорії за ЄДСД:

Поняття ДОП охоплює як організаційно-розпорядчі документи (з якими переважно має справу традиційне діловодство), але всю документацію, що так чи інакше використовують у організації - науково-технічну, проектну, конструкторську тощо. Поширюється воно і принципово нові види документації, що визначаються як «інформаційні ресурси» - реєстри, регістри, бази та банки даних, інтернет-сайти тощо. У сучасних умовах порядок поводження з усіма цими видами документації та умови доступу до них мають бути єдиними. Управлінське рішення приймається як на підставі розпорядчого документа, воно передбачає аналіз всієї можливої ​​інформації, що належить до суті питання. Чим ширше коло такої інформації, доступне керівнику в реальному режимі часу, тим вища ймовірність успішного вирішення проблеми.

З цим пов'язана і друга, головна особливість ДОП у порівнянні з діловодством - воно передбачає використання ефективніших технологій обробки інформації. У системі ДОП, як правило, задіяні локальні та корпоративні обчислювальні мережі, документи створюються, враховуються та обробляються за допомогою комп'ютера. На думку відомого російського фахівця, директора ВНДІДАД М. В. Ларіна, термін ДОП характеризує «перехідну стадію від традиційного діловодства до управління документацією», яке він розуміє як «повноцінну управлінську функцію організації». Іншими словами, вимальовується перспектива злиття функцій документаційного забезпечення та управління як такого.

У такій ситуації дуже важливо розрізняти дві сторони переходу до нових технологій ДНЗ – технічну та організаційну. Перша з них охоплює розробку або придбання комп'ютерних програм, закупівлю та встановлення комп'ютерів, монтаж мережевих комунікацій тощо. Сьогодні інформаційні технології досягли такого рівня розвитку, при якому ця сторона справи не викликає принципових проблем. Конкретне рішення визначається лише фінансовими можливостями організації. Не важко знайти фірму, яка надасть необхідний інструментарій відповідно до побажань замовника і в межах наявної суми.

Перехід на нові технології потребує належної правової та нормативної бази, продуманої системи архівного зберігання, кваліфікованих виконавців та (це, мабуть, головне) керівників, здатних охопити все коло супутніх проблем. Найдосконаліші технології без цих умов не принесуть очікуваного результату. Розглянемо обидві сторони проблеми детальніше.

Існуючі зараз автоматизовані системи ДОП можна умовно поділити на три класи чи рівні. Системи першого рівня (їх можна визначити як автоматизовані системи управління паперовим документообігом) поводяться не з документами як такими, а з супровідною документацією, являючи собою електронний аналог журналів вхідної та вихідної документації, реєстраційних карток тощо. На сьогоднішній день цей рівень автоматизації ДОП у державних установах можна вважати пройденим. Системи управління паперовим документообігом діють у ряді відомств, але їх обмеження вже чітко усвідомлюються і порушується питання їх модернізації. Організації, які свого часу не впровадили у себе такі системи, у сьогоднішніх умовах прагнуть обминути їх і починати відразу з другого рівня.

Ключовою ознакою другого рівня є наявність у системі повної електронної версії кожного документа, що дозволяє вести повнотекстовий пошук за його змістом, передавати документ локальною обчислювальною мережею організації, а також обмінюватися документами із зовнішніми (вищими або підвідомчими) організаціями за допомогою корпоративної мережі або звичайної електронної пошти . Такі системи мають багаті можливості пошуку та засоби розмежування доступу до інформації, часто включають підсистеми сканування та розпізнавання тексту (для створення електронних версій паперових документів). На цьому рівні з'являється можливість інтегрувати до системи довідкові бази даних, інформація яких використовується в управлінській діяльності. Можливості керувати документообігом з їх допомогою різко зростають, але й вартість їх досить висока - близько сотень, а то й тисяч доларів на кожне робоче місце.

Надання електронним документам юридичної сили дає можливість відмовитися від паперових «двійників» і перейти до повністю електронного документообігу, при якому роздруківка якщо і зберігається, то як паперова копія електронного оригіналу, що має обмежену сферу застосування . З цього прямо випливає ще одна вимога: якщо оригінальний документ існує виключно в електронній формі, необхідно приділяти рівну увагу всім стадіям його життєвого циклу, включаючи не тільки створення та звернення, а й подальше архівне зберігання.

Незважаючи на багатий набір можливостей, всі подібні системи мають кілька суттєвих обмежень, які дозволяють об'єднувати їх в один клас. Насамперед вони оперують не з електронними документами в повному розумінні цього слова, а з електронними копіями паперових документів. Паралельно в організаціях все одно існують паперові оригінали, юридичну силу яким надають існуючі на них підписи та печатки. Саме ці традиційні документи підлягають обов'язковому архівному зберіганню, тоді як їх електронні версії використовуються та зберігаються лише з міркувань практичної зручності. З цієї причини і програмно-технічні рішення, які використовуються в таких системах, слабо орієнтовані на посвідчення автентичності інформації та її довгострокового архівного зберігання.

Нерідко в інструкціях систем можна зустріти фрази типу «система підтримує повний життєвий цикл документа у створенні: з його первинної реєстрації до списання у дело». Тим часом, як відомо, «списанням у справу» повний життєвий цикл не обмежується. Ігноруючи цю обставину, багато систем дозволяють на стадії архівного зберігання зберігати доступ тільки до змісту документа, але не до його контексту - супровідної інформації, що дозволяє встановити обставини створення документа або його надходження до системи ззовні, шлях його проходження інстанціями тощо. кажучи, те, що мовою розробників називається «електронним архівом», не є архівом з професійної точки зору. Нормативні вимоги щодо організації архівної справи при її створенні, як правило, не враховуються.

Як на російському, так і на ринку СНД зараз пропонується великий вибір програмних засобів для створення систем ДНЗ другого рівня. Деякі їх розроблені відомими російськими чи спільними фірмами щодо самостійно. Найбільш відомі та популярні серед них системи «Дело» (розробник – ЗАТ «Електронні офісні системи») та «Євфрат» (розробка фірми «Cognitive Technologies Ltd»).

Проте в процесі експлуатації таких систем багато користувачів приходять до висновку, що їхня оригінальність є швидше мінусом, ніж плюсом: впровадивши у себе продукт якоїсь фірми, організація перетворюється на її заручника. Будь-які виправлення, доопрацювання та модернізацію такої системи ніхто, крім фахівців цієї фірми, здійснити не в змозі. У випадку, якщо фірма з якихось причин припинить існування або втратить провідних авторів-розробників, усі впроваджені нею системи залишаться без технічної підтримки, а їх удосконалення та приведення у відповідність до вимог завтрашнього дня стане неможливим.

Виходячи з цих міркувань, багато організацій вважають за краще мати справу з системами, створеними на базі комерційних продуктів західних фірм, які орієнтовані на широке коло користувачів і тому змушені бути набагато відкритішими. Такі продукти являють собою програмні комплекси, що настроюються - потужний інструментарій для швидкого створення конкретних додатків під запити певного замовника. Для цього, зрозуміло, теж потрібні спеціальні знання, але фахівців за такими системами знайти значно простіше. Як правило, послуги такого плану надають фірми, що називають себе системними інтеграторами. Можливість вибирати між декількома інтеграторами (і навіть, за наявності відповідних кадрів, створювати чи доопрацьовувати додатки власними силами) переважують в очах користувачів навіть таку очевидну перевагу вітчизняних розробок, як можливість повнотекстового пошуку з урахуванням морфології російської мови, якої, природно, не мають комерційних продуктів західного виробництва.

У Росії явна перевага надається програмному комплексу "Lotus Notes / Domino". Цікаво, що на західному ринку цей комплекс не домінує. У доповіді спеціаліста-експерта Апарату Уряду Російської Федерації В. Н. Чернова наводяться дані про те, що на комплекс Lotus Notes / Domino припадає близько 4 % продажів, тоді як аналогічному комплексу Documentation-4 (у нашій країні маловідомому) належить 11% західного ринку.

Частка переходу на третій рівень ДОП вищезгадані системи необхідно оснастити сертифікованими засобами ЕЦП, а також вирішити комплекс проблем, пов'язаних із архівним зберіганням електронних документів. Тим часом у Росії роботи зі створення аналогічного архіву не розпочато досі, і щодо цього її відставання становить приблизно п'ять років. Відсутність такого архіву після появи законодавчої бази може стати основним стримуючим фактором під час переходу до систем ДНЗ третього рівня.

Очевидно, що в ідеалі відомчі системи електронного документообігу та державна система архівного зберігання мають стати компонентами єдиної, більш загальної системи ДОП, що охоплює весь апарат управління. Однак у нинішніх умовах нереальним створення такої системи за єдиним планом. Занадто різняться фінансові та кадрові можливості різних відомств, та й традиції документообігу у них бувають досить специфічними. У тих випадках, коли керівництво «дозріває» для рішення про створення власної системи ДОП, це рішення зазвичай приймається без урахування аналогічних систем, які вже існують або впроваджуються в інших відомствах.

Насправді це призводить до досить цікавим результатам. Наприклад, у Москві системи ДНЗ впроваджено як на рівні мерії, так і у всіх районних префектурах. Але при цьому кожна з них розроблялася окремо та, як правило, іншим системним інтегратором. Електронна версія документа, що надходить з мерії до префектури, не може бути автоматично переадресована до низових ланок цієї префектури - їх автоматизовані системи несумісні. З цієї причини різні префектури що неспроможні обмінюватися електронними версіями документів між собою. При цьому у разі впровадження різними відомствами різних засобів ЕЦП взаємна несумісність може бути успадкована і навіть посилена під час переходу до систем третього рівня.

Таким чином, головний розвиток сучасних служб документаційного забезпечення управління проходить у напрямі подальшої інформатизації та автоматизації діловодних процесів, впровадження систем електронного документообігу та перебудови діловодства організацій відповідно до вимог цих систем.

§2. Сучасні проблеми документаційного забезпечення управління

Існує кілька основних проблем документаційного забезпечення управління. Розглянемо їх у порядку.

Проблема поінформованості. Щоб керівництво організації дійшло висновку необхідність впровадження автоматизованої системи діловодства (АСД), воно має як мінімум знати існування таких систем, навіщо вони призначені як і здійснити їх використання. Крім того, керівництво організації виразно повинне представляти користь від впровадження подібних систем.

Дефіцит інформації про АСД призводить до того, що вони асоціюються з різновидом АСУ ТП, АСУП тощо. У багатьох ще на пам'яті сумний досвід неписьменного підходу до впровадження таких систем у 80-х роках, що призвело до помилкового судження про АСД як дорогу іграшку, яка не привносить нічого нового і хорошого в діяльність підприємства. Користь від застосування автоматизованих систем діловодства який завжди очевидна, оскільки дуже важко оцінити економічний ефект поліпшення керованості організації. За даними, представленими Ernst & Young і Nortan Nolan Institute, у підприємств, які впровадили системи електронного документообігу, покращуються показники: продуктивність праці в офісі збільшується на 25-50%, час обробки документа скорочується на 75%, витрати на оплату площі зберігання документів зменшуються на 80%.

Ці оцінки робилися для західного ринку, й у Росії ці цифри може бути іншими. Зокрема, виграш від скорочення площі зберігання документів може бути значно меншим, оскільки в нашій країні, як і раніше, юридичну силу мають лише паперові документи або їх мікрокопії (мікроплівки та мікрофіші). Водночас зменшення часу обробки документів та точне дотримання регламенту обробки документа у багатьох сферах є критичними показниками, які можуть дати великий економічний ефект від впровадження АСД.

Ефективність від впровадження подібних систем значною мірою залежить від того, наскільки успішно керівництво організації впорається з вирішенням організаційних проблем при впровадженні АСД.

Організаційні проблеми. На кожному підприємстві з часом складається певна організаційна структура (причому не завжди оптимальна), формуються свої, характерні лише для неї, стилі роботи, методи управління та контролю. Впроваджувана АСД найчастіше спочатку виявляється хіба що «чужорідним тілом» для колективу підприємства. Це відбувається тому, що добре побудована АСД є свого роду «лакмусовим папірцем» і багато недоліків у функціонально-структурній побудові підприємства проявляються вже на перших етапах процесу впровадження АСД.

Виникає дилема: що краще і легше - будувати АСД за образом і подобою того, як у замовника, або проводити в нього реорганізацію з метою досягнення максимальної ефективності АСД? При вирішенні цієї проблеми можна застосувати два шляхи вирішення: технічний, який більше залежить від постачальника системи, та організаційний, який повністю залежить від замовника.

Всі хороші АСД мають певну можливість адаптації до конкретного замовника, але у всього є свої межі. З іншого боку, щодо адаптації системи діловодства до конкретному замовнику потрібна чітка постановка завдання, бажано зафіксована у письмовій формах. При цьому замовник отримає систему, максимально налаштовану на нього, і найголовніше, у нього будуть чіткі критерії оцінки результатів роботи виконавця. На жаль, розробка таких документів є досить трудомісткою. Нерідко розробка технічного завдання на АСП займає час значно більше, ніж сама реалізація системи.

Це легко пояснити - цьому етапі необхідно узгодити погляду всіх підрозділів організації-замовника, що саме собою непросте завдання. Дуже часто етап намагаються скоротити (навіщо платити зайві гроші), це призводить до того, що замовник отримує щось таке, що задовольняє побажанням його співробітників, але чомусь із цією системою всім незручно працювати. Далі в період дослідної експлуатації починаються безперервні доробки та переробки. Якщо після цього система залишається жива, вона стає зовсім несхожою на початкове творіння. Через рік співробітники, що знову прийшли, будуть ставити справедливе питання: а чому тут все так нелогічно? Відповідь одна і всім відома: так історично склалося.

Але все ж таки лише технічними заходами обійтися неможливо. Якщо підприємство значною мірою організаційно не готове до запровадження АСД, то таке використання або дуже утруднено, або неможливо. Хорошою аналогією може стати спроба встановити більш потужний двигун на автомобіль зі слабкою ходовою частиною. Результат відомий заздалегідь. Навіть якщо вдасться помістити сучасну АСД у підприємство, яке не готове до її впровадження, то жодного виграшу від такого впровадження замовник не отримає.

Найчастіше у тому, щоб отримати реальний економічний ефект від запровадження АСД, доводиться змінювати деякі принципи роботи. Зокрема, запровадження будь-якої автоматизованої системи діловодства має бути підтримано зміною організаційно-розпорядчих документів в організації-замовнику (необхідно змінити хоча б інструкцію з діловодства). Таким чином, значний економічний ефект АСД може дати лише у тому випадку, коли керівництво розглядає процес її впровадження не як простий акт закупівлі нового програмного забезпечення (і, можливо, нової апаратури), а як комплексний організаційно-технічний проект.

На жаль, нині дуже мало замовників проводять аналіз своєї системи управління перед впровадженням АСД. За такого силового запровадження може виникнути відторгнення системи діловодства, обумовлене психологічними чинниками .

Психологічні проблеми. Як бачиться АСД більшості співробітників підприємства-замовника? Якщо вони мають поверхневу інформацію, то керівництву підприємства АСД представляється як панацея від усіх негараздів, що виникають через недбале ставлення до документів, а виконавці вважають, що АСД - це щось середнє між електронною поштою і звичним редактором.

Якщо співробітники мають якусь інформацію щодо цих систем, то ситуація значною мірою змінюється. Виконавці твердо впевнені в тому, що після впровадження АСД керівництву буде відомо про всі їхні промахи (частково це справедливо). У зв'язку з цим часто використання повноважної системи АСД зустрічає значний опір з боку виконавців - вони точно знають, що їм після цього буде гірше. Через війну впроваджується певний компромісний варіант без «фіскальних» функцій, тобто. та сама електронна пошта разом із системою управління документами.

На думку керівництва, все, що можна очікувати від цієї системи, - це об'єктивний контроль за їх розпорядженнями, прискорення підготовки звітної інформації, підвищення якості та зниження часу пошуку документів. Після впровадження системи її оцінка може сильно змінитися. І тільки потім, у міру більш детального ознайомлення з системою, керівники раптом з подивом виявляють, що і їм доведеться працювати на комп'ютері, який довго лише припадав пилом на робочому столі. Для великої кількості керівників старого гарту це виявляється психологічним бар'єром. Їм набагато простіше працювати безпосередньо з людьми, звичними методами: викликав "на килим", "дав накачування", побачив страх в очах підлеглого - приходиш до думки, що не дарма займаєш крісло. Крім того, керівництво найчастіше виявляє, що обіцяні західними експертами переваги кудись зникли. Хоча вирішення цієї проблеми просте - пропонувалося впровадити АСД на столи всіх виконавців та керівників, а замовник зекономив: поставив систему лише діловодам структурних підрозділів. В результаті між підрозділами робота виконується швидко і чітко, а всередині них – все як і раніше.

У виконавців часто виникає відчуття, що з впровадженням СУД з'явився ще один начальник, який постійно стоїть за спиною. Справді, тепер за бажання можна дізнатися: хто, що, коли та скільки робить. Раніше можна було ввести начальство в оману: мовляв, півдня шукав на всіх поверхах (хоча насправді грав на комп'ютері). При цьому забувається дуже важливий момент - ця система не дозволить завантажити виконавця надмірно великим обсягом робіт. Щоправда, це залежить від налаштувань конкретної системи, але завжди залишиться можливість пояснити, чому цей обсяг робіт не було виконано вчасно. Тож тут ще треба добре подумати – у програші чи у виграші залишаються виконавці. На мою думку, кваліфіковані виконавці отримують потужний інструмент організації своєї діяльності та досить вагомі аргументи для мотивації своїх дій перед керівництвом.

А ось у поганого керівництва та у недбайливих працівників виникає психологічний дискомфорт та повне неприйняття АСД. Добре, якщо це виражається лише у заяві на звільнення. Найчастіше ми отримуємо стійких і вмілих прихованих ворогів, які всіляко чинили опір такому нововведенню, як АСД, яка наочно покаже їхню неспроможність і марність для підприємства. Звідси виходить низка кадрових питань, які так чи інакше доводиться вирішувати під час впровадження АСД.

Проблеми кадрів. Впровадження АСД має на увазі, що всі основні учасники бізнес-процесів на підприємстві повинні вміти працювати на комп'ютері. Насправді у молодих, відносно нещодавно створених організаціях та фірмах так і є. Але що робити, якщо основний кістяк керівництва підприємства здобув освіту 15-20 років тому? За своїм досвідом та професійними навичками вони можуть повністю відповідати посадам, але ніколи не навчалися і не працювали на ПК. Надсилати їх на навчання?

Але, як правило, якщо на підприємстві дійшли думки про необхідність впровадження АСД, то інтенсивність праці на цьому підприємстві дуже висока. Отже, навчання співробітників з відривом від виробництва практично неможливе, а факультативне навчання може виявитися неефективним і призвести лише до підвищеної дратівливості працівників підприємства.

Свого часу при впровадженні САПР (принаймні в електронній промисловості) вважалося, що дешевше звільнити старих конструкторів та набрати молодих співробітників (випускників університету), ніж переучувати «стару гвардію». На жаль, такий підхід при впровадженні АСД не застосовується, оскільки основні користувачі даної системи - вища та середня керівна ланка керівництва організацій.

Єдиний вихід із цієї ситуації, знайдений експериментальним шляхом, передбачає: навчання адміністраторів системи з відривом від виробництва; навчання користувачів біля замовника, але з робочих місцях; тривалий період дослідної експлуатації з постійною присутністю персоналу виконавця в організації-замовнику.

Таким чином, існує кілька основних проблем документаційного забезпечення управління: проблема інформованості, організаційні проблеми, психологічні проблеми та проблема кадрів. З цими проблемами стикається будь-яка установа, хоч би якого профілю вона не була. Приймаючи рішення щодо необхідності вдосконалення роботи своєї організації (у тому числі за рахунок автоматизації документаційного забезпечення), будь-яке керівництво повинне звернути увагу на вирішення зазначених проблем.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ В УПРАВЛІННІ ФЕДЕРАЛЬНОЇ РЕЄСТРАЦІЙНОЇ СЛУЖБИ З БІЛГОРОДСЬКОЇ ОБЛАСТІ

§1. Організація документаційного забезпечення в УФРС по Білгородській області

Управління Федеральної реєстраційної служби по Білгородській області зветься з 1 січня 2005 року (раніше Управління юстиції адміністрації Білгородської області, після - Управління Мін'юсту Росії з Білгородської області) і є територіальним органом Федеральної реєстраційної служби. У своїй діяльності воно керується Конституцією Російської Федерації, федеральними конституційними законами, федеральними законами, актами Президента РФ та Уряду РФ. Міжнародними договорами РФ, нормативними правовими актами Міністерства юстиції РФ, актами Федеральної реєстраційної служби. Управління є юридичною особою, має печатки із зображенням Державного герба РФ, штампи, бланки зі своїм найменуванням та зображенням Державного герба РФ, рахунки в банку.

Основними завданнями Управління Федеральної Реєстраційної служби Білгородської області є:

1. Забезпечення реалізації у Білгородській області державної політики у сфері юстиції у межах, встановленої компетенції;

2. Забезпечення єдності правового простору;

3. Забезпечення не більше своїх повноважень захисту права і свободи людини і громадянина.

Функції Управління:

Ведення федерального регістру нормативних правових актів Білгородської області у порядку;

Проведення юридичної експертизи нормативних правових актів Білгородської області щодо їх відповідності Конституції Російської Федерації і федеральному законодавству;

Державний облік нормативних правових актів, що приймаються органами державної влади Білгородської області, у встановленому Мін'юстом Росії порядку;

Подання інформації з федерального регістру органам державної влади та місцевого самоврядування, юридичним та фізичним особам у порядку, що визначається Мін'юстом Росії

Державна реєстрація статутів муніципальних утворень та муніципальних нормативних правових актів про внесення змін та доповнень до статутів муніципальних утворень відповідно до федерального законодавства

Забезпечення в установленому Мін'юстом Росії, Управлінням порядку дозволу звернень громадян про витребування документів відповідно до міжнародних договорів та законодавства Російської Федерації.

Територіальні органи Федеральної реєстраційної служби приймають рішення про державної реєстрації речових некомерційних організацій всіх організаційно-правових форм, крім споживчих кооперативів, органів структурі державної влади, інших державні органи, органів місцевого самоврядування, і навіть державних і муніципальних установ. Державна реєстрація деяких організаційно-правових форм некомерційних організацій (товариств власників житла, садівницьких, городницьких та дачних некомерційних об'єднань) податковими органами суперечить чинному законодавству. Відповідний лист про припинення такої реєстрації направлено до Федеральної податкової служби.

До Федеральної реєстраційної служби по Білгородській області входять такі відділи:

1. Адміністративно - управлінський персонал;

2. Відділ прийому – видачі документів;

3. Відділ ведення ЄДРП та реєстрації адресатів;

4. Відділ реєстрації прав на житлові приміщення та договорів пайової участі;

5. Відділ реєстрації іпотеки, прав на нежитлові приміщення та взаємодії з великими правовласниками;

6. Відділ реєстрації прав на земельні ділянки;

7. Відділ видачі інформації про зареєстровані права;

8. Відділ діловодства;

9. Відділ організаційного забезпечення, планування та контролю діяльності;

10. Відділ державної служби та кадрів;

11. Відділ матеріально – технічного забезпечення;

12. Відділ захисту державної таємниці, спеціальної та мобілізаційної роботи;

13. Відділ інформаційних технологій та зв'язку;

14. Відділ у справах громадських та релігійних об'єднань;

15. Відділ з контролю у сфері адвокатури та нотаріату;

16. Відділ контролю та нагляду у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;

17. Відділ з контролю над діяльністю саморегулівних організацій, арбітражних управляючих;

18. Відділ правового забезпечення та судового захисту.

В Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Білгородській області для регламентації діловодних завдань, створено Інструкцію з діловодства, що регламентує порядок створення та руху документів. Вона визначає систему діловодства, встановлює правила та порядок роботи з документами несекретного характеру та листами громадян.

Правовий основою положень Інструкції є чинне законодавство Російської Федерації, нормативні вимоги Державних стандартів Російської Федерації на організаційно-розпорядчу документацію, Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДОУ), а також основні правила роботи відомчих архівів, Положення про Федеральну реєстраційну службу, затверджене Указом Президента Російської Федерації від 13 жовтня 2004 року, №1315, Загальне положення про територіальний орган Федеральної реєстраційної служби за суб'єктом (суб'єктами) Російської Федерації, затверджене наказом Мін'юсту Росії від 03 грудня 2004 року № 183, Тимчасова інструкція з діловодства у Федеральній реєстраційній службі 14 червня 2005 року №77, інші нормативні документи з питань діловодства.

Методичне керівництво організацією діловодства та контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції здійснюються організаційно-контрольним відділом Управління. Правила та порядок роботи з документами, передбачені цією Інструкцією, є обов'язковими для всіх працівників Управління. Правила та порядок роботи з документами, передбачені цією Інструкцією, є обов'язковими для всіх працівників Управління.

Державні цивільні службовці Управління (далі також - працівники) несуть відповідальність за дотримання вимог Інструкції, збереження службових документів та інформації, що міститься в них. Про втрату документів працівники негайно повідомляють керівника відповідного структурного підрозділу. Керівник структурного підрозділу інформує звідси організаційно-контрольний відділ Управління. Керівник організаційно-контрольного відділу доповідає про втрату документів куратору заступника керівника Управління, який призначає службове розслідування та про результати розслідування інформує керівника Управління. У разі встановлення провини державного цивільного службовця у втраті документів він притягується до дисциплінарної, матеріальної та іншої відповідальності у встановленому законодавством порядку.

При виході у відпустку, у разі хвороби або виїзду у відрядження, державний цивільний службовець за вказівкою керівника структурного підрозділу передає документи, що перебувають у нього, на виконанні іншому працівникові, при звільненні – здає документи, що за ним значаться.

За організацію діловодства, дотримання встановлених цією Інструкцією правил та порядку роботи з документами та листами громадян у структурних підрозділах Управління відповідають їхні керівники. Діловодство у структурних підрозділах здійснюється працівниками, призначеними керівниками цих підрозділів.

З метою переходу на безпаперову технологію роботи з документами використовуються електронні інформаційні системи. Автоматизовані технології обробки документної інформації, які застосовуються в Управлінні, повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

Інструкція з діловодства в Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Білгородській області містить такі розділи:

Загальні положення.

Документування (створення документів).

Документообіг (рух документів в Управлінні).

Контроль за виконанням документів.

Порядок роботи із зверненнями громадян.

Порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення.

Копіювально-розмножувальні роботи.

Печатки та бланки.

Формування справ, передачі в архів, використання архівних документів .

Відповідно до Загального положення про територіальний орган Федеральної реєстраційної служби за суб'єктом (суб'єктами) Російської Федерації, затвердженим наказом Мін'юсту Росії від 03 грудня 2004 року № 183, керівник Управління видає в межах своєї компетенції накази та розпорядження, організовує та контролює їх.

Накази (розпорядження) видаються на основі та на виконання федеральних законів, указів та розпоряджень Президента Російської Федерації, постанов та розпоряджень Уряду Російської Федерації, наказів та розпоряджень Міністерства юстиції Російської Федерації, Федеральної реєстраційної служби, а також на ініціативній основі та повинні відповідати:

Законодавству Російської Федерації;

Нормативним актам Міністерства юстиції Російської Федерації;

актам Федеральної реєстраційної служби;

Раніше прийняті акти Управління, якщо документ не передбачає їх скасування або зміну .

Проекти наказів (розпоряджень) готуються відповідними структурними підрозділами Управління за дорученням його керівництва чи з власної ініціативи підрозділів не більше їх компетенції.

Керівник структурного підрозділу, який доручає безпосередньому виконавцю підготовку проекту наказу (розпорядження), зобов'язаний дати конкретні та чіткі завдання з підготовки документа та визначити терміни.

Строк підготовки проекту наказу (розпорядження) на виконання федеральних законів, указів та розпоряджень Президента Російської Федерації, постанов та розпоряджень Уряду Російської Федерації, актів Міністерства юстиції Російської Федерації, Федеральної реєстраційної служби, як правило, не повинен перевищувати десяти календарних днів, якщо не встановлено інший термін.

Для підготовки найважливіших і найскладніших проектів наказів (розпоряджень), і навіть актів, виданих разом із іншими територіальними органами федеральних структур, можуть створюватися робочі групи.

Проекти повідомлень та повідомлень про відмову у державній реєстрації готуються відповідними структурними підрозділами Управління.

Текст повідомлень має містити достовірну та аргументовану інформацію, відповідати чинним законодавчим та іншим нормативним актам, не допускати різних тлумачень, бути ретельно відредагованим, конкретним та реальним.

При підготовці проектів організаційно-розпорядчих документів необхідно пов'язувати доручення, що містяться в них, з раніше виданими з цього питання документами.

В Управлінні розрізняється три основні потоки документації:

1. документи, що надходять із сторонніх організацій та відділів у муніципальних утвореннях (вхідні);

2. документи, що надсилаються в інші організації та відділи в муніципальних утвореннях (вихідні);

3. документи, створювані у структурних підрозділах і використовувані працівниками центрального апарату Управління в управлінському процесі (внутрішні).

Прийом, обробка, реєстрація та розподіл кореспонденції, що надходить до Управління, здійснюється працівниками організаційно-контрольного відділу Управління.

Документи, одержані працівниками структурних підрозділів Управління від посадових осіб інших організацій, підлягають обов'язковій передачі для реєстрації в організаційно-контрольному відділі Управління.

Перед розкриттям поштових відправлень перевіряється збереження упаковки та правильність адресування. Помилково доставлена ​​кореспонденція повертається поштовому відділенню або пересилається належним чином. Замовна кореспонденція звіряється із записами у поштових реєстрах.

В організаційно-контрольному відділі розкриваються всі конверти (за винятком конвертів із позначкою «особисто» та «на конкурс»). За відсутності документа, номер якого позначений на пакеті, або додатків до нього, а також у випадках невідповідності номера, зазначеного на пакеті, номеру вкладеного документа, або при пошкодженні документа складається акт у трьох примірниках. Акт підписується співробітником, який відкрив пакет і начальником або заступником начальника організаційно-контрольного відділу. Один екземпляр акта залишається в організаційно-контрольному відділі, інший долучається до документа, що надійшов, третій надсилається відправнику.

Конверти документів, що надійшли, знищуються, крім випадків, коли тільки за ними можна встановити адресу відправника, номер вкладення, дату відправки та доставки, а також у випадках надходження звернень та заяв громадян та закордонної кореспонденції.

Вся кореспонденція (крім звернень громадян, особистого листування), що входить, підлягає обов'язковій централізованій реєстрації в організаційно - контрольному відділі Управління. Облік документів в Управлінні за відсутності електронної бази ведеться у реєстраційних журналах. Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо.

На лицьовій стороні отриманого документа в правому нижньому куті ставиться реєстраційний штамп, що містить інформацію про дату надходження документа та реєстраційний номер за книгою обліку вхідної кореспонденції. Реєстраційний номер, який присвоюється Управлінням вихідної кореспонденції, складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера документа та ініціалів прізвища посадової особи, що підписала документ, наприклад: 8/226-А, 12/342-Б, 4/123-С, 13/112-Ш .

Основні відомості про документи, що надходять, заносяться до реєстраційних форм електронної бази даних Управління. Для досягнення інформаційної сумісності встановлюється наступний склад реквізитів для обліку документів у реєстраційних журналах:

Реєстраційний номер Управління;

Кореспондент;

Назва документу;

Дата документу;

Вихідний номер документа;

резолюція (виконавець, зміст доручення, термін виконання, автор резолюції, дата проставлення резолюції);

Перелік документів, які не підлягають реєстрації в Управлінні:

Копії документів, надіслані до відома;

Вітальні листи;

Запрошення;

Бухгалтерські документи (рахунки, платіжні доручення тощо);

Друкарські видання (книги, журнали, бюлетені);

Форми статистичної звітності.

Попередній розгляд документів проводиться організаційно-контрольним відділом Управління з метою розподілу документів, що надійшли, на які вимагають обов'язкового розгляду керівником Управління та його заступниками по лінії курованих служб, виходячи з оцінки змісту документа.

Федеральні закони, укази, розпорядження Президента Російської Федерації, постанови, розпорядження Уряду Російської Федерації, Губернатора Білгородської області, доручення, що містяться в протоколах засідань Уряду Білгородської області, накази, розпорядження, доручення Міністерства юстиції Російської Федерації, Росреєстрації, парламентські та депутатські запити та звернення організаційно – контрольним відділом з метою їх постановки на контроль. Документи цього виду доповідаються керівнику Управління та його заступникам відповідно до існуючого розподілу обов'язків.

До документів, що направляються на доповідь керівнику Управління або його заступникам, додаються електронні картки раніше зареєстрованих документів, роздруковані на паперових носіях, на які є посилання та які стосуються розгляду цього питання.

Документи з резолюціями керівника Управління або його заступників повертаються до організаційно-контрольного відділу для внесення відповідної резолюції до електронної картки документа та передачі документа виконавцям. Якщо виконавців кілька, то відповідальному виконавцю передається оригінал документа, іншим виконавцям – копії документа .

Організаційно-контрольним відділом для внесення резолюції до електронної картки приймаються лише від першого виконавця, призначеного керівником Управління. Резолюція накладається на вільне від тексту місці першої сторінки документа. Для накладання резолюцій можуть використовуватись бланки встановленого зразка.

Безпосереднє ведення діловодства у структурних підрозділах Управління доручається державних цивільних службовців даних підрозділів у чиї посадові обов'язки (відповідно до посадовими регламентами) це входить.

Облік документів у структурних підрозділах Управління за відсутності електронної бази ведеться у реєстраційних журналах. Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо.

Вихідні документи за підписом керівника Управління або його заступників підлягають єдиній реєстрації в організаційно-контрольному відділі. Ці документи подаються до відділу у трьох примірниках:

Перший екземпляр (оригінал) та додатки до нього надсилаються адресату;

Другий екземпляр (копія) з візами залишається в організаційно-контрольному відділі;

Третій екземпляр (завірена копія) повертається до структурного підрозділу Управління.

Вихідним документам за підписом керівника Управління та його заступників надається вихідний реєстраційний номер в організаційно – контрольному відділі.

Документи, створювані в Управлінні та використовувані працівниками в управлінському процесі, є внутрішніми. Реєстрація внутрішніх документів провадиться у реєстраційних журналах безпосередньо у структурних підрозділах та реєстрації в організаційно – контрольному відділі не підлягає.

Вихідний реєстраційний номер внутрішнього документа складається із двох частин:

2. порядкового номера не більше реєстрованого масиву документів, присвоєного структурним підрозділом Управління .

Після реєстрації зазначені документи в 1-му примірнику направляються для відправки до організаційно – контрольного відділу, або державного цивільного службовця структурного підрозділу, до чиїх посадових обов'язків (відповідно до посадових регламентів) входить ведення діловодства.

Вихідна кореспонденція за підписом керівника Управління та його заступників, адресована в Адміністрацію Президента Російської Федерації, Апарат Уряду Російської Федерації, Апарати Державної Думи та Ради Федерації Федеральних Зборів Російської Федерації, повноважним представникам Президента Російської Федерації у федеральних округах, Міністерство юстиції Російської Федерації та Федеральну реєстраційну службу відправляється фельдзв'язком, якщо немає іншої вказівки керівництва.

Документи, що направляються до територіальних органів федеральних органів виконавчої влади на території Білгородської області, органи державної влади Білгородської області та органи місцевого самоврядування міста Білгорода та Білгородського району, вирушають із нарочним. Ця кореспонденція оформляється по реєстру.

Обробка документів для відправки поштовим зв'язком здійснюється організаційно-контрольним відділом відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 15.04.2005 № 221.

Документи надсилаються рекомендованими листами в конвертах. На конвертах зазначаються адресат, його поштовий індекс та адреса, а також у нижньому лівому кутку - номер документа, що надсилається. Документи, що надсилаються одночасно в одну адресу, вкладаються в один конверт.

Замовні листи здаються на пошту за описом, що складається у трьох примірниках. У ній зазначаються номери документів, дата відправлення, адреса та рід відправлень. Два примірники опису передаються до поштового відділення, третій – залишається в організаційно-контрольному відділі. Повернутий з поштового відділення екземпляр опису, що підтверджує відправлення замовленої кореспонденції, підшивається у відповідну справу організаційно-контрольного відділу.

На копіях вихідних документів організаційно-контрольним відділом управління ставиться штамп із зазначенням дати відправки.

Справи правовстановлюючих документів проходять такі стадії:

1. Стадія прийому. На цій стадії співробітник-виконавець здійснює прийом документів від фізичних та юридичних осіб, а також проводить правову експертизу прийнятих документів. Після виконання своєї роботи співробітник, який приймав документи, закриває виконану ним стадію прийому документів. Потім додає стадію реєстрації правоволодіння із призначенням відповідального виконавця. Після введення стадії реєстрації дана папка потрапить до списку необроблених папок призначеного відповідального реєстратора.

2. Стадія реєстрації. Відповідальний реєстратор розподіляє одержані зі стадії прийому справи між реєстраторами. При розподілі справ на стадії реєстрації цієї папки призначається новий виконавець. Після завершення стадії реєстрації співробітник-виконавець закриває відповідну стадію реєстрації. І призначає стадію видачі документів, із зазначенням виконавця цієї стадії.

3. Стадія повернення. Якщо процесі реєстрації виявлено будь-які помилки, потребують повернення справи на юридичну доопрацювання, то, у разі, необхідно додати додаткову стадію проходження справи – повернення справи доопрацювання. Виконавцем цієї стадії призначити співробітника, який приймав документи з цієї папки. Після завершення повторного правового аналізу документів співробітник, який виконував стадію прийому документів, має закрити стадію повернення.

4. Ведення архіву. Після завершення стадії реєстрації папки передаються видачу. Після того, як документи по конкретній папці видані, справа здається до архіву. Для відображення цього етапу на комп'ютері слід додати нову стадію ведення архіву та призначити відповідального виконавця .

В УФРС по Білгородській області застосовується Автоматизована інформаційна система (АІС) «Юстиція», яка призначена для автоматизованого обліку об'єктів нерухомого майна, створення фізичних та юридичних осіб та створення документів. Реєстрація в АІС «Юстиція» при перетворенні об'єктів відбувається у разі злиття, поділу або виділення об'єктів нерухомого майна (ВОНИ). При цьому про новостворені об'єкти запису вносяться в нові розділи ЄДРП і відкриваються нові справи документів, що встановлюють право, з новими кадастровими номерами. Якщо об'єкт нерухомості, для якого сформовано розділ ЄДРП, утворений в результаті поділу, злиття об'єктів, що існували раніше, або виділення з таких об'єктів, або виникли інші причини, що призвели до зміни кадастрового номера, у графі «Попередній кадастровий номер» зазначаються кадастрові номери попередніх об'єктів .

Якщо ВОНІ, для якого сформовано розділ ЄДРП, припиняє своє існування, будучи джерелом нового об'єкта (об'єктів), кадастровий номер нового об'єкта (об'єктів) відображається у графі «Наступний кадастровий номер».

При перетворенні вони перетворений об'єкт(и) припиняє своє існування. З припиненням існування об'єкта нерухомого майна пов'язаний із ним розділ ЄДРП закривається. До графи «Запис про ліквідацію (перетворення) об'єкта» заносяться реквізити документів, на підставі яких відбувається закриття розділу. Записи підрозділу II погашаються та роздруковується аркуш запису про припинення права.

У графу «Документи-підстави» вносяться документи, виходячи з яких відбувається перетворення ВОНИ. Наприклад, заява про перетворення – при злитті об'єктів, рішення суду – при розподілі об'єктів тощо. У вкладку ВОНИ вноситься у разі поділу – об'єкт, що розділяється, у разі злиття – об'єкт, що утворюється після об'єднання. Правовий експерт здійснює перевірку правильності формування запису про перетворення на КУВС. У разі злиття об'єктів використовується «Майстер перетворення об'єктів» у режимі «Злиття». У разі поділу об'єктів використовується «Майстер перетворення об'єктів» у режимі «Поділ». Якщо необхідно привласнити розділи попередні або наступні кадастрові (умовні номери), не виконуючи перетворення, необхідно використовувати майстер перетворення в режимі «Встановлення історичного зв'язку (злиття)» або «Встановлення історичного зв'язку (поділ)». Перетворення об'єктів може відбуватися в результаті здійснення угоди.

Можливі два варіанти:

а)Договір, що виражає зміст правочину, підлягає державній реєстрації. Якщо договір один (отже і угода одна), то на етапі введення завдання про реєстрацію угоди створюється на кожен з об'єктів, але із зазначенням одного номера реєстрації угоди (тобто в одному із завдань робиться прив'язка номера реєстрації). На етапі правової експертизи в іншому об'єкті також вказується запис про угоду з тим самим номером та датою реєстрації. Якщо договорів кілька, реєструється стільки угод, скільки договорів. Відповідно, на етапі введення, завдання про реєстрацію угод створюються кожний із об'єктів, з яким відбувається угода. На етапі правової експертизи правочин також реєструється пооб'єктно.

б) Договір, що виражає зміст правочину, не підлягає державній реєстрації. На етапі введення вибираються завдання реєстрації права. На етапі правової експертизи реєструється право та перехід права.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в Управлінні ФРС по Білгородській області створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК). Функції та права експертної комісії Управління, а також організація її роботи визначаються положенням про ЕК, яке затверджується наказом Управління.

Експертиза цінності документів в Управлінні проводиться під час складання номенклатури справ; при формуванні справ та перевірці правильності віднесення документів до справ; під час підготовки справ до подальшого зберігання тощо. При щорічному проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Управління, а також відбір документів із тимчасовими термінами зберігання, що підлягають знищенню, строки яких закінчилися.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі переліків документів із зазначенням строків їх зберігання та номенклатури справ структурного підрозділу (виписки зі зведеної номенклатури) шляхом перегляду справ. Не допускається відбір документів для зберігання та виділення до знищення лише на підставі заголовків справ. При перегляді справ постійного зберігання підлягають вилученню дублетні екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів та документи з тимчасовими термінами зберігання.

Одночасно з відбором документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Управління у структурних підрозділах проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років) зберігання зі строками зберігання. При цьому враховуються такі позначки в номенклатурі справ, як до мінування потреби (ДМН), за умови проведення (завершення) ревізії тощо.

Відбір документів за відповідний період до знищення та складання акта про виділення їх до знищення проводиться після складання річних розділів зведених описів справ постійного зберігання за цей же період. Зазначені описи та акти розглядаються на засіданнях ЕК одночасно. Схвалені ЕК акти затверджуються керівництвом Управління лише після погодження у порядку описів справ постійного зберігання. Після цього Управління має право знищувати справи, включені до цих актів.

Справи включаються до акту про виділення їх до знищення, якщо передбачений їм термін зберігання минув до 1 січня року, у якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством у 2005 році, можуть бути включені до акту, який буде складено не раніше 1 січня 2009 року, з п'ятирічний термін зберігання – не раніше 1 січня 2011 року.

До архіву Управління передаються справи з виконаними документами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом. Передача справ провадиться лише за описами після закінчення дворічного терміну їх зберігання та використання у структурному підрозділі. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання передачі не підлягають, зберігаються у структурних підрозділах та після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

Під час підготовки структурним підрозділом справ до передачі до архіву Управління працівником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення та відповідність кількості справ, включених до опису, кількості справ, заведених відповідно до зведеної номенклатури справ Управління. При цьому виявлені недоліки у формуванні та оформленні справ усуваються працівниками структурного підрозділу Управління Федеральної реєстраційної служби по Білгородській області.

Прийом кожної справи провадиться працівником архіву Управління у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, що включена до неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису зазначаються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому – передачі справ, а також підписи начальника організаційно-контрольного відділу та особи, яка передала справи.

Разом із справами до архіву Управління передаються реєстраційні картотеки на документи або електронні бази даних, що містять інформацію про реєстрацію та виконання документів, що передаються. Заголовок кожної картотеки чи бази даних входить у опис .

У разі виключення зі структури Управління структурного підрозділу чи зміни його структури, працівник, відповідальний за ведення діловодства даного структурного підрозділу, формує всі наявні документи на справи, оформляє справи і передає в архів Управління незалежно від термінів зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ та номенклатурою справ.

Передача справ до архіву здійснюється за графіком, складеним організаційно-контрольним відділом, узгодженим з начальниками структурних підрозділів та затвердженим розпорядженням Управління.

Таким чином, УФРС по Білгородській області здійснює реєстрацію, юридичну експертизу та облік нормативних правових актів муніципальних утворень у визначеному федеральними законами та локальними нормативно-правовими актами порядку. У своїй роботі УФРС по Білгородській області застосовує Автоматизовану інформаційну систему (АІС) «Юстиція», яка призначена для автоматизованого обліку об'єктів нерухомого майна, створення фізичних та юридичних осіб та створення документів. Весь спектр здійснюваних Управлінням діловодних процесів відповідає нормативно-правовим актам.

§2. Службовий розпорядок Управління Федеральної реєстраційної служби Білгородської області

Для державних службовців та працівників встановлюється п'ятиденний службовий (робочий) тиждень із двома вихідними днями - суботою та неділею.

3. Для державних службовців та працівників Управління встановлюється наступний час служби (роботи):

Час початку служби (роботи) – 9 годин 00 хвилин;

Час закінчення служби (роботи) – 18 годин 00 хвилин;

Час закінчення служби (роботи) по п'ятницях - 16 годин 45 хвилин.

Тривалість службового (робочого) дня, що безпосередньо передує неробочому святковому дню зменшується на одну годину.

Для цивільних службовців (працівників) які забезпечують прийом, видачу документів та інформації з ЄДРП, які здійснюють прийом громадян відповідно до вимог адміністративних регламентів виконання державних функцій у певній сфері діяльності наказом керівника Управління може бути встановлений інший час початку та закінчення служби (роботи).

Залучення державних службовців і працівників до служби (роботі) у вихідні та неробочі святкові дні провадиться за розпорядженням керівника Управління з їхньої письмової згоди у випадках, встановлених законодавством Російської Федерації.

Час перерви для відпочинку та харчування фахівців, які забезпечують прийом, видачу документів та інформації з ЄДРП, а також прийом громадян відповідно до вимог адміністративних регламентів виконання державних функцій у певній сфері діяльності, визначається у проміжку часу з 12 години 00 хвилин до 15 години 00 хвилин. Конкретний час для відпочинку та харчування встановлюється начальником відділу.

Для державних службовців, які заміщають посади цивільної служби інших груп, і працівників, які заміщають посади, які є посадами федеральної цивільної служби, ненормований службовий (робочий) день може встановлюватися відповідно до службовим договором (трудовим договором).

6. Державним службовцям надається щорічна оплачувана відпустка, яка складається з основної оплачуваної відпустки та додаткових оплачуваних відпусток (щорічної додаткової оплачуваної відпустки за вислугу років та щорічної додаткової оплачуваної відпустки за ненормований службовий день).

Державним службовцям, які заміщають головні посади цивільної служби, надається щорічний основний оплачуваний відпустку тривалістю 35 календарних днів, інших груп - 30 календарних днів, працівникам, замещающим посади, які є посадами федеральної цивільної служби, - 28 календарних днів.

Тривалість щорічної додаткової оплачуваної відпустки за вислугу років обчислюється з розрахунку один календарний день за кожний рік цивільної служби.

Тривалість щорічної додаткової оплачуваної відпустки за ненормований службовий (робочий) день становить:

Для державних службовців, які заміщають основні посади федеральної державної цивільної служби – 10 календарних днів;

Для державних службовців, які заміщають провідні посади федеральної державної цивільної служби – 8 календарних днів;

Для державних службовців, які заміщають старші посади федеральної державної цивільної служби – 6 календарних днів;

Для державних службовців, які заміщають молодші посади федеральної державної служби - 4 календарних дня;

працівникам, замещающим посади, які є посадами федеральної цивільної служби - 3 календарних дня .

При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки щорічна основна оплачувана відпустка підсумовується із щорічною додатковою оплачуваною відпусткою за вислугу років. Загальна тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки та щорічної додаткової оплачуваної відпустки за вислугу років для державних службовців, які заміщають головні посади цивільної служби, не може перевищувати 45 календарних днів, для державних службовців, які заміщають посади цивільної служби інших груп - 40 календарних днів.

Додаткова відпустка за ненормований службовий (робочий) день надається понад щорічну оплачувану відпустку, передбачену цим пунктом.

Графік відпусток складається на кожен календарний рік на підставі пропозицій структурних та відокремлених підрозділів Управління та доводиться до відома всіх державних службовців та працівників.

Таким чином, службовий розпорядок Управління Федеральної реєстраційної служби по Білгородській області встановлює та регулює порядок роботи персоналу Управління, тривалість робочого часу, передбачає режим відпочинку та визначає величину та порядок надання відпусток співробітникам Управління. У цілому нині цей документ регулює робочу активність організації та служить забезпеченню ефективності виконання нею своїх виробничих завдань.

§3. Існуючі проблеми документаційного забезпечення в УФРС по Білгородській області та шляхи їх вирішення

В рамках обстеження документаційного забезпечення управління УФРС по Білгородській області 19 березня 2009 року було проведено анкетування співробітників установи щодо виявлення існуючих проблем документаційного забезпечення та шляхів їх вирішення. Співробітникам були роздані анкети, що містять такі питання:

1. Займана Вами посада;

2. З якими документами Ви працюєте? (наказ-розпорядження, договір, службова-доповідна записка, вхідний лист, вихідний лист необхідний підкреслити), інше;

3. Чи берете Ви участь у погодженні документів?

4. Які комп'ютерні програми Ви використовуєте під час роботи з документами?

5. Що, на Ваш погляд, необхідно зробити для більш оперативної та якісної роботи Вашого підрозділу та установи загалом:

а) покращити нормативно-правову базу роботи з документами;

б) скоригувати посадові обов'язки працівників;

в) підвищити рівень володіння комп'ютером співробітниками;

г) встановити систему електронної реєстрації документів;

д) встановити систему електронного документообігу;

е) призначити особу контролю за виконанням доручень;

ж) організувати курси підвищення кваліфікації працівників;

з) запровадити нову штатну одиницю до роботи з документами.

Після закінчення анкетування було отримано назад 43 заповнені анкети з відповідними позначками та записами. Аналіз отриманих відповідей дозволяє визначити стан документаційного забезпечення в організації, виявити проблеми, з якими найчастіше стикаються співробітники різних відділів під час роботи з документацією.

Практично всі співробітники у своїй роботі використовують програму «Юстиція» та деякі користуються додатково «Реєстратором». Згадки про будь-які системи електронного документообігу або їх подібність в анкетах не зустрічаються. Тим не менш, більше половини співробітників вказують на необхідність впровадити в УФРС по Білгородській області систему електронного документообігу, що полегшило б роботу з різного роду документацією, а так само при реєстрації документів з реєстрації документів.

Половина співробітників незадоволена рівнем нормативно-правового забезпечення своєї роботи, недостатнім ступенем її регламентації та визначенням точних меж своїх посадових обов'язків. Такими співробітниками вказується необхідність змінити цей стан речей шляхом уточнення посадових обов'язків персоналу установи та розробки докладних інструкцій з цього приводу.

При анкетуванні ті співробітники УФРС по Білгородській області, які були незадоволені нормативно-правовим забезпеченням своєї діяльності, а також рівнем її регламентації, вказували на необхідність організації підвищення кваліфікації персоналу установи шляхом проведення відповідних заходів, у тому числі – організація семінарів, курсів підвищення кваліфікації та т.п.

Максимальна кількість голосів при анкетуванні співробітників УФРС по Білгородській області була віддана за призначення особи з контролю за виконанням доручень, а також призначення нової штатної одиниці кур'єра, для доставки документації до відповідних органів. Але хоча кілька співробітників УФРС вважають недоцільним вводити нову штатну одиницю роботи з документами. Відповідно, фахівець, відповідальний за контроль виконання доручень, повинен працювати як сумісник та найматися з числа вже працюючих співробітників УФРС по Білгородській області.

Найменшу зацікавленість анкетовані проявили у підвищенні рівня володіння комп'ютером та іншою оргтехнікою, а також у розгляді ймовірності введення нової штатної одиниці для роботи з документами. Це дозволяє зробити висновок, що, на думку персоналу УФРС по Білгородській області, штат співробітників організації укомплектований досить щільно і додаткових кадрів не потребує. Рівень його технічних навичок цілком відповідає виконуваним обов'язкам, а підвищення кваліфікації працівників має бути пов'язане не з їхньою комп'ютерною грамотністю, а з володінням основних професійних знань, умінь і навичок відповідно до займаної посади.

Аналіз результатів анкетування дозволяє виявити основні проблеми в документаційному забезпеченні управління, ДНЗ в УФРС по Білгородській області та головними тут можна виділити такі проблеми:

Низький рівень виконавчої дисципліни серед працівників;

Відсутність програм автоматизації діловодства установи.

Таким чином, на підставі зробленого обстеження з метою виявлення проблем, з якими стикаються співробітники УФРС по Білгородській області в ході виконання своєї роботи, можна зробити висновок про недостатньо ефективну роботу підрозділів з точки зору їх персоналу та запропонувати співробітникам УФРС по Білгородській області поставити перед своїм керівництвом питання про вжиття заходів до зміни ситуації, що склалася, а саме:

Запропонувати начальникам відділів установи удосконалити положення про відділи та посадові інструкції їх працівників;

Забезпечити кожен відділ нормативно-правовими документами, що належать до діяльності даного підрозділу та всіх співробітників в цілому;

Порушити питання щодо впровадження в організації системи електронного документообігу з урахуванням галузевої специфіки установи;

Запропонувати запровадити нову штатну одиницю кур'єра.

ВИСНОВОК

В даний час під документаційним забезпеченням управління розуміється діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства. Це поняття охоплює як організаційно-розпорядчі документи (з якими переважно має справу традиційне діловодство), але всю документацію, що так чи інакше використовують у організації - науково-технічну, проектну, конструкторську тощо. Поширюється воно і принципово нові види документації, що визначаються як «інформаційні ресурси» - реєстри, регістри, бази та банки даних, інтернет-сайти тощо. У сучасних умовах порядок поводження з усіма цими видами документації та умови доступу до них мають бути єдиними.

Розвиток сучасних служб документаційного забезпечення управління відбувається у напрямі подальшої інформатизації та автоматизації діловодних процесів, впровадження систем електронного документообігу та перебудови діловодства організацій відповідно до вимог цих систем.

Існує кілька основних проблем документаційного забезпечення управління: проблема поінформованості, організаційні проблеми, психологічні проблеми та проблема кадрів. З цими проблемами стикається будь-яка установа, хоч би якого профілю вона не була. Приймаючи рішення щодо необхідності вдосконалення роботи своєї організації (у тому числі за рахунок автоматизації документаційного забезпечення), будь-яке керівництво повинне звернути увагу на вирішення зазначених проблем.

Практична частина дипломної роботи проводилася на базі Управління федеральної реєстраційної служби по Білгородській області і включала обстеження документаційного забезпечення в установі, організації його роботи, а також анкетування персоналу установи з метою виявлення наявних недоліків у роботі.

Управління федеральної реєстраційної служби по Білгородській області здійснює реєстрацію, юридичну експертизу та облік нормативних правових актів муніципальних утворень у визначеному федеральними законами та локальними нормативно-правовими актами порядку. У своїй роботі УФРС по Білгородській області застосовує Автоматизовану інформаційну систему (АІС) «Юстиція», яка призначена для автоматизованого обліку об'єктів нерухомого майна, створення фізичних та юридичних осіб та створення документів. Весь спектр здійснюваних Управлінням діловодних процесів відповідає нормативно-правовим актам.

Службовий розпорядок Управління Федеральної реєстраційної служби по Білгородській області встановлює та регулює порядок роботи персоналу Управління, тривалість робочого часу, передбачає режим відпочинку та визначає величину та порядок надання відпусток співробітникам Управління. У цілому нині цей документ регулює робочу активність організації та служить забезпеченню ефективності виконання нею своїх виробничих завдань.

В рамках обстеження документаційного забезпечення управління УФРС по Білгородській області було проведено анкетування співробітників установи щодо виявлення існуючих проблем документаційного забезпечення та шляхів їх вирішення. Після закінчення анкетування було отримано назад 43 заповнені анкети з відповідними позначками та записами. Аналіз отриманих відповідей дозволяє визначити стан документаційного забезпечення управління організації, виявити існуючі проблеми та розглянути варіанти вирішення цих проблем на поточний момент.

Можна виділити такі проблеми у документаційному забезпеченні УФРС по Білгородській області:

Недостатньо точна та докладна регламентація посадових обов'язків кожного співробітника;

Чи не високий рівень виконавчої дисципліни серед співробітників;

Відсутність програм з автоматизації діловодства;

Слабкий рівень володіння комп'ютерними програмами.

На підставі зроблених висновків можна запропонувати співробітникам УФРС по Білгородській області поставити перед своїм керівництвом питання про вжиття заходів до зміни ситуації, що склалася, а саме:

Запропонувати начальникам відповідних відділів установи розробити та вдосконалити положення про відділи та посадові інструкції їх працівників;

Кожен відділ забезпечити нормативно-правовими документами, що належать до діяльності даного підрозділу;

Порушити питання щодо впровадження в організації системи електронного документообігу з урахуванням галузевої специфіки установи та спробувати вдосконалити ті системи електронного документообігу, якими вже користуються співробітники УФРС у Білгородській області;

Призначити інспектора з контролю над виконанням доручень;

Запропонувати ввести нову штатну одиницю кур'єра для більш надійної та спрощеної доставки різноманітних документів у відповідні органи з якими співпрацює УФРС по Білгородській області.

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК

Джерела

1. Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» [Електронний ресурс]. - електрон. дано. - Режим доступу: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.

2. Федеральний закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» // Російська газета. – 2002. – 14 січня.

3. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. – М.: ІПК Видавництво стандартів, 1998. – 89 с.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: ІПК Вид-во стандартів, 2003. - 20 с.

5. Державна Система Документаційного Забезпечення Управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення (Схвалена колегією Головархіву СРСР 27.04.88; Наказ Головархіву СРСР від 25.05.1988 р. № 33) [Електронний ресурс]. - електрон. дано. - Режим доступу: http://www.directum.ru/gsdou.htm.

6. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (утв. наказом Міністерства культури та масових комунікацій РФ від 8 листопада 2005 р. № 536) [Електронний ресурс]. - електрон. дано. - Режим доступу: http://www.directum.ru/348539.aspx.

7. Інструкція з діловодства Управління Федеральної реєстраційної служби у Білгородській області. – Білгород, 2005. – 22 с.

8. Положення про Управління Федеральної реєстраційної служби у Білгородській області. – Білгород, 2004. – 27 с.

9. Службовий розпорядок Управління Федеральної реєстраційної служби у Білгородській області. – Білгород, 2005. – 14 с.

Література

1. Андрєєва, В.І. Діловодство: Вимоги до документообігу фірми (на основі ДСТУ РФ): Настільна Книга для секретарів, бухгалтерів, юристів, керівників / В.І. Андрєєва. - М: АТ «Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 1994. - 191 с.

2. Астахова, Л.В. Документаційне забезпечення управління як галузь діяльності/Л.В. Астахова // Діловодство. – 2005. – № 2. – С. 3-9.

3. Баласанян, В.Е. Електронний документообіг – основа ефективного управління сучасним підприємством/В.Е. Баласанян // Секретарська справа. - 2002. - №2. – С. 46–48.

4. Баласанян, В.Е. Якою має бути сучасна автоматизована система документаційного забезпечення управління/В.Е. Баласанян// X Міжнар. науково-практична конференція "Документація в інформаційному суспільстві: парадигми XXI ст.". – М., 2003. – С. 22–25.

5. Балібардіна, Г.І. Документознавство та документаційне забезпечення управління / Г.І. Балібардіна. – Волгоград, 2002. – 178 с.

6. Бобильова, М.П. Корпоративна система документообігу та корпоративна культура: аспекти взаємовпливу / М.П. Бобильова // Діловодство. – 2001. – №2. – С. 41-43.

7. Бобильова, М.П. Ефективний документообіг: від традиційного до електронного/М.П. Бобильова. - М.: Видавництво МЕІ, 2004. - 149 с.

8. Бобильова, М.П. Питання використання елементів електронного документообігу всередині організації/М.П. Бобильова // Секретарська справа. - 2003. - №2. – С. 15–17.

9. Бобильова, М.П. Вибір програмного продукту для автоматизації документообігу/М.П. Бобильова // Діловодство. - 2002. - №2. – С. 27–33.

10. Вітін, Ю.Г. Від документообігу класичного – до електронного! / Ю.Г. Вітін // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55.

11. Вовкотруб, О.В. Документ та інформація у вік комп'ютерів та розмножувальної техніки / О.В. Вовкотруб // Збірник матеріалів II Міжнар. Науково-практичній конференції «Сучасні технології документообігу у бізнесі, виробництві та управлінні». - Пенза, 2000. - С. 3-10.

12. Гайдукова, Л.М. Проблеми традиційних технологій документаційного забезпечення/Л.М. Гайдукова / / Секретарська справа. – 2006. – №10 – С. 17–22.

13. Гельман-Виноградов, К.Б. Деякі питання наукового трактування поняття «документ»/К.Б. Гельман-Виноградов / / XI Міжнар. науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві: адміністративна реформа та управління документацією» – М., 2005. – С. 84–87.

14. Гельман-Виноградов, К.Б. Про складнощі трактування поняття «документ» та способи їх подолання / К.Б. Гельман-Виноградов / / Діловодство. - 2005. - № 2. - С. 16-24.

15. Глік, Д.І. Національні стандарти у галузі електронного документообігу / Д.І. Глік // Секретарська справа. - 2006. - № 9 - С. 45-75.

16. Домарьов, В.В. Захист інформації та безпека комп'ютерних систем/В.В. Домарєв. - К.: "Діа-Софт", 1999. - 38 с.

17. Дороніна, Л.А. Нові інформаційні технології зберігання документів організації (до постановки проблеми)/Л.А. Дороніна, Б.В. Черніков // Управління персоналом. - 2002. - №2. – С. 39–43.

18. Живаєва, О.В. Управління інформаційними потоками промислових підприємств на основі оптимізації документообігу: Дис. … канд. економ. наук: 03.00.02 / О.В. Живаєва. - Воронеж, 2002. - 148 с.

19. Інструкція користувача автоматизованої інформаційної системи "Юстиція". – СПб, 2002. – 220 с.

20. Кочеткова, П. Система автоматизації діловодства «СompanyMedia-Діловодство/П. Кочеткова // Секретарська справа. - 2006. - №8. – С. 20–24.

21. Кудряєв, В.А. Організація роботи з документами/В.А. Кудряєв. - М.: Інфа-М, 2001. - 356 с.

22. Кузнєцов, С.Л. Проблеми вибору програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами в офісі/С.Л. Кузнєцов // Секретарська справа. - 2005. - №10. – С. 32–35.

23. Кузнєцова Т.В. Діловодство. Документаційне забезпечення управління. – М.: «Управління персоналом», 2007. – 520 с.

24. Куціняк, Д.Л. Від автоматизованого діловодства до електронного документообігу/Д.Л. Куциняк// X Міжнар. Науково-практична конференція "Документація в інформаційному суспільстві: парадигми XXI ст.". - М., 2003. - С. 18-23.

25. Ларін, М.В. Управління документацією в організації/М.В. Ларін. - М.: "Наукова книга", 2002. - 110 с.

26. Ларін, М.В. Управління документацією: теорія та практика (тези доповіді) / М.В. Ларін // Діловодство. - 2001. - № 1. - С. 5-9.

27. Ларін, М.В. Електронний документообіг: що заважає його впровадженню/М.В. Ларін // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2003. - №12. – С. 30–38.

28. Лисенко, Н.А. Документування управлінської діяльності на підприємстві: діловодство та кореспонденція / Н.А. Лисенко // Навчальний метод. Посібник/ - Р-на-Д: Березня, 2002. - 272 с.

29. Максимович, Г.Ю. Комплексний підхід до впровадження інформаційних технологій у всі сфери ДНЗ / Г.Ю. Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - № 11. - С. 51-56.

30. Максимович, Г.Ю. Сучасні універсальні інформаційні технології – основа вдосконалення ДОП / Г.Ю. Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - № 2. - С. 23-27.

31. Максимович, Г.Ю. Сучасні інформаційні технології зберігання інформації та організація доступу до неї/Г.Ю Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - №1 (53) - С. 34.

32. Мітяєв, К.Г. Документи та їх призначення/К.Г. Мітяєв// Питання архівознавства. - 1990. - № 5. - С. 88-102.

33. Мітяєв, К.Г. Класифікація документів у діловодстві радянських установ/К.Г. Мітяєв // Вісник архівіста. - 1991. - № 1. - С. 59-61.

34. Мітяєв, К.Г. Класифікаційні схеми (класифікатори) документів у діловодстві/К.Г. Мітяєв // Вісник архівознавства. - 1993. - № 4. - С. 81-83.

35. Михайлов Ю.М. Діловодство для недержавних організацій. – М.: «Альфа-Прес», 2008. – 288 с.

36. Москова, П.М. На шляху до електронного документообігу/П.М. Москова / / Діловодство. - 2004. - №2. – С. 36–41.

37. Пєчнікова, Т.В. Документаційне забезпечення діяльності організації/Т.В. Печнікова // Навч. Посібник / М: Ассоц. авторів та видавців «Тандем»: «Екмос», 1998. - 208 с.

38. Привалов, В.Ф. Питання безпеки принтерних текстів// Документація в інформаційному суспільстві: електронний документообіг та електронний архів. / В.Ф. Привалів // Доповіді та повідомлення на шостій Міжнародній науково-практичній конференції 24-25 листопада 1999р. - М., 2000. - С. 120-124.

39. Румуніна, Л.А. Діловодство/Л.А. Румуніна. - М.: «Видавництво Майстерність», 2002. - 220 с.

40. Шаблін, В.К. Про впровадження електронного документообігу/В.К. Шаблін // Аудит. - 2004. - №5. - С.6.

41. Зборець, М.В. Про впровадження системи електронного документообігу у ВАТ АІБ «Академхімбанк»/М.В. Зборець // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2004. - №9. – С. 48–56.

42. Стенюков, М.Ю. Складання документів на комп'ютері/М.Ю. Стенюков // Навчальний метод. Допомога. - М.: "Екмос", 1998. - 238 с.

43. Сисоєва, Л.В. Розробка концепції загальнокорпоративної системи управління документами/Л.В. Сисоєва // Секретарська справа. - 2006. - № 7 - С. 30-35.

44. Сисоєва, Л.А. Системи електронного управління документами/Л.А. Сисоєва // Секретарська справа. - 2003. - №3. - С.29-33.

45. Тихонов, В.І. Електронні архіви та електронний документообіг / В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин // Набрякл. Архіви. - 1999. - №2. - С.17-26.

46. ​​Ткачов, А.В. Правовий статус комп'ютерних документів: основні характеристики/О.В. Ткачев. - М.: ТОВ «Городець-видав», 2000. - С.62.

47. Філенко, О.М. Розвиток поняття «документ» із впровадженням нових інформаційних технологій / О.М. Філенко // Діловодство. - 2006. - № 3 - С. 64-65.

48. Храмцовська, Н. Нормативні документи електронного документообігу / Н. Храмцовська // Економіка життя й. - 2006. - № 14. - С. 33.

49. Хургін, В.М. Ще раз про електронний документ/В.М. Хургін // Інформаційні ресурси Росії. - 2008. - № 3. - С.13-21.

50. Чуковенков, А.Ю. Інструкція з діловодства в організації/А.Ю. Чуковенков // Секретар-референт. - 2003. - №1. – С. 47–51.

Інтернет ресурси

1. Консалтингова група "ТЕРМІКА" [Електронний ресурс]. - електрон. Дан. - Режим доступу: http://www.termika.ru/

2. Федеральна служба з нагляду у сфері масових комунікацій, зв'язку та охорони культурної спадщини [Електронний ресурс]. - електрон. Дан. - Режим доступу: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [Електронний ресурс]. - електрон. Дан. - Режим доступу: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: незалежний портал про системи електронного документообігу [Електронний ресурс]. - електрон. Дан. - Режим доступу: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. ЕОС: електронні офісні системи [Електронний ресурс]. - електрон. Дан. - Режим доступу: http://www.eos.ru/

ДОДАТКИ

Додаток 1

Схема організаційної структури УФРС по Білгородській області

Додаток 2

Блок-схема загальної структури послідовності дій за державної реєстрації прав

Блок-схема послідовності дій під час видачі документів

Додаток 4

по Білгородській області

Заява

Я,___________________

(Повністю прізвище, ім'я, по батькові заявника)

«___»________________ __________ року народження, паспорт серії_______________________

№_________ видано «____»___________ _______ року____________________________________

_______________________

мешкаючий(а) за адресою:___________________________________

(адреса фактичного проживання)

контактний телефон___________________________________________________________

чинний виходячи з доручення від «_____» _______________ ______________г.

як законний представник неповнолітнього (потрібне наголосити) від імені

(Повністю прізвище, ім'я та по батькові заявника)

«____» ________________________ року _______________________________________________________________

(найменування органу, що видав документ)

_________________

повідомляю, що внаслідок заміни паспорта:

серії _____________ № ____________ виданого «___» _________________________________

__________________________________________________________________________________

(найменування органу, що видав документ)

__________________________________________________________________________________

«____» ___________ ________________ р. ______________________________________________

громадянином _______________________________________________ (повністю прізвище, ім'я, по батькові довірителя)

отримано новий паспорт з такими даними:

паспорт серії _______________ №_________ виданий «____»____________року _____________________________________________________________________________

(найменування органу, що видав документ)

«___» __________________200___г.

(Дата подання заяви)

______________________________________

"___" __________ 200_____р.

Додаток 5

В Управління Федеральної реєстраційної служби

по Білгородській області

Заява

Я,___________________________________________________________

«___»________________ __________ року народження, паспорт серії_______________

№______________ видано «____»___________ _________ року_________________________

_____________________________________________________________,

мешкаючий(а) за адресою:__________________________________

_____________________________________________________________

чинний виходячи з доручення від «_____» _______________г.

повідомляю, що на момент придбання ____________________________________________

за адресою__________________________________________________

_____________________________________________________________

гр.___________________________________________________________

«____» __________ __________ року народження, паспорт серії________________________

№____________ виданий «____»_____________ _______________і року

_____________________________________________________________

проживає за адресою: _________________________________

_____________________________________________________________

у законному шлюбі не перебував.

«____» ___________ ________________ р. ______________________

Написано у присутності фахівця прийому

______________________________________

Службовий розпорядок Управління Федеральної реєстраційної служби Білгородської області. – Білгород, 2005. – С. 2-3.

Службовий розпорядок Управління Федеральної реєстраційної служби Білгородської області. – Білгород, 2005. – С. 3.

Службовий розпорядок Управління Федеральної реєстраційної служби Білгородської області. – Білгород, 2005. – С. 5.