Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Hostené na http://www.allbest.ru/

Záverečná kvalifikačná práca

Spôsoby, ako zlepšiť dokumentačnú podporu manažmentu v moderných organizáciách

Úvod

V súčasnej sociálno-ekonomickej situácii, v kontexte hľadania optimálnych spôsobov informatizácie spoločnosti a vstupu Ruska do globálneho informačného priestoru, má prvoradý význam riešenie multidimenzionálneho problému podpory správy dokumentov (DOE), pričom pomocou ktorých procesy dokumentovania, organizovania dokumentov a workflow nadobúdajú normatívny alebo usporiadaný charakter.

Zdokumentované informácie sú základom manažmentu, jeho efektívnosť je z veľkej časti založená na produkcii a spotrebe informácií. V moderných podmienkach je pre zlepšenie efektívnosti riadenia potrebné venovať dostatočnú pozornosť zlepšovaniu práce s dokumentmi, keďže každé manažérske rozhodnutie je vždy založené na informáciách, na servisnom dokumente.

Organizácia práce s dokumentmi ovplyvňuje kvalitu práce riadiaceho aparátu, organizáciu a kultúru práce vedúcich zamestnancov. Úspešnosť manažérskych činností ako celku závisí od toho, ako profesionálne je vedená dokumentácia. Správa dokumentov sa stáva jedným z hlavných faktorov konkurencieschopnosti každého podniku. Správne organizovaný case management skracuje čas potrebný na vyhľadávanie, zvyšuje presnosť a aktuálnosť informácií, eliminuje ich redundanciu.

Racionalizácii dokumentačnej podpory riadenia v podnikoch akejkoľvek formy vlastníctva je potrebné venovať veľkú pozornosť, pretože nedostatky vo formulácii tejto práce vedú k vážnym ťažkostiam v práci manažéra a podniku ako celku. Vďaka pokročilejšiemu systému dokumentárnej podpory správy, rýchlejšiemu pohybu a vyhotoveniu úradných dokumentov sa dosahuje ich uchovávanie a používanie.

Správne nastavenie predškolských vzdelávacích inštitúcií v ústavoch je jednou z najdôležitejších podmienok pre správnu organizáciu práce, dodržiavanie noriem, včasné prejednávanie prípadov, výkon rozhodnutí, uznesení, prehľadnú a kultúrnu službu občanom, ktorí sa na ne obracajú, ako napr. ako aj zástupcovia podnikov, inštitúcií a organizácií.

V súčasnosti sa znalosť predškolskej vzdelávacej inštitúcie, vlastníctvo moderných počítačových technológií, schopnosť dokumentovať manažérske rozhodnutie spolu s etikou obchodnej komunikácie pre manažéra akejkoľvek úrovne stala neoddeliteľnou známkou profesionality a profesia manažéra sa stala prestížnej.

Relevantnosť zvolená téma je spôsobená nedostatočným štúdiom problematiky dokumentárnej podpory manažmentu v organizáciách. Vyriešenie problému správy dokumentov v moderných podmienkach umožní účelne formovať informačné zdroje organizácií, zabezpečiť ich efektívne fungovanie a otvoriť spotrebiteľom prístup k informačným zdrojom s čo najmenším vynaložením času, práce a peňazí. Vytvorenie efektívneho systému riadenia je dnes pravdepodobne kľúčovým problémom väčšiny domácich organizácií. To bol základ pre výber výskumnej témy.

Problémy zlepšenia dokumentačnej podpory manažmentu študovali mnohí domáci vedci: V.I. Andreeva, I.Yu. Bayková, M.I. Basakov, V. V. Galakhov, I. Yu. Krylová, T.V. Kuznecovová, V.F. Jankovskej a mnohých ďalších. Mnohé teoretické výdobytky však neriešili problémy zlepšovania dokumentácie riadenia v praxi. Preto je potrebné ďalej študovať a zlepšovať správu dokumentácie. To určilo výber témy projektu kurzu, účel a postupnosť vedeckého štúdia problému.

cieľ bakalárskou prácou je vývoj opatrení na zlepšenie dokumentačnej podpory manažmentu v GRAND LLC, Beloretsk.

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť nasledovné úlohy:

1) študovať teoretické základy dokumentačnej podpory manažmentu;

2) analyzovať dokumentačnú podporu pre riadenie GRAND LLC, Beloretsk;

3) vypracovať opatrenia na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadenie spoločnosti GRAND LLC, Beloretsk.

Predmet štúdia je správa dokumentácie.

Predmet štúdiazlepšenie predškolskej vzdelávacej inštitúcie v GRAND LLC, Beloretsk.

V práci boli použité všeobecné vedecké a špeciálne metódy poznávania. Zo všeobecných logických metód sa používali dialektická metóda poznania, metódy vedeckej abstrakcie, analýzy a syntézy, historické a logické poznanie, analógia a zovšeobecňovanie. Samostatné problémy boli študované pomocou špeciálnych metód - monografických, zúčtovacích a normatívnych. Používali sa aj metódy fotografie pracovného dňa, grafické, štúdium dokumentov, parametrické, priame pozorovanie a iné.

Na napísanie diplomovej práce boli použité nasledovné informačné bázy štúdie: výročné správy organizácie za roky 2007-2011, legislatívne a regulačné akty, regulačná a administratívna dokumentácia organizácie, podklady prvotného účtovníctva a vykazovania finančných a ekonomických činností, podklady pre účtovníctvo a výkazy o hospodárení a hospodárení. učebnice a učebné pomôcky, diela známych domácich vedcov, referenčné materiály, časopisy.

Záverečná kvalifikačná práca pozostáva z úvodu, troch kapitol, záveru, zoznamu použitých zdrojov a aplikácií. V úvode je zdôvodnená relevantnosť výskumnej témy, formulovaný cieľ a ciele dizertačnej práce, definovaný predmet a predmet výskumu.

V prvej kapitole sú uvažované teoretické základy pre zlepšenie dokumentačnej podpory manažmentu, sú uvedené základné pojmy, je určená štruktúra a miesto dokumentačnej podpory v systéme manažérstva.

V druhej kapitole diplomovej práce bola vypracovaná štúdia organizačno-ekonomickej činnosti spoločnosti GRAND sro, bol zhodnotený stav dokumentačnej podpory riadenia v organizácii a identifikované jej aktuálne problémy.

V tretej kapitole sú vypracované návrhy na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadenie GRAND LLC a vypracované opatrenia na ich implementáciu.

Záver obsahuje hlavné závery a návrhy diplomovej práce.

riadiaca dokumentácia ekonomická

1. Tteoretické základy dokumentačnej podpory manažmentu

1.1 Podstata a obsah podpory manažérskej dokumentácie

V súčasnosti sa väčšina organizácií vyznačuje absenciou usporiadaného systému DOW, a to aj napriek tomu, že práve racionálne a dobre organizované vedenie záznamov určuje dokumentárnu podporu riadenia organizácie, ktorá môže výrazne zvýšiť efektivitu podniku.

Podpora manažérskej dokumentácie (ďalej len DOU) je dôležitou zložkou riadiacich procesov a manažérskeho rozhodovania, ktorá výrazne ovplyvňuje efektívnosť a kvalitu riadenia.

Proces manažérskeho rozhodnutia pozostáva zo: získavania informácií, ich spracovania, analýzy, prípravy a rozhodovania. Všetky tieto etapy úzko súvisia s dokumentačnou podporou manažmentu.

Dokumentačná podpora manažmentu (DOE) je činnosťou podnikového riadiaceho aparátu, pokrývajúca problematiku dokumentovania a organizácie práce s dokumentmi v procese výkonu manažérskych funkcií; odvetvie činnosti na vypracovanie a vyhotovenie dokumentov, organizáciu ich pohybu, účtovníctva a uchovávania, založené na vedeckej organizácii s využitím moderných počítačových technológií.

Na dosiahnutie ekonomického efektu je v prvom rade dôležitá kvalita informácií, ktorá je určená nielen ich množstvom, ale aj efektívnosťou, stupňom zložitosti a nákladmi.

Ak podnik nemá jasnú organizáciu práce s dokumentmi, v dôsledku toho je prirodzené, že sa objavujú dokumenty nízkej kvality, a to tak v dizajne, ako aj v úplnosti a hodnote informácií v nich obsiahnutých, a zvyšuje sa načasovanie ich spracovania. To vedie k zhoršeniu kvality riadenia, zvýšeniu načasovania rozhodovania a počtu chybných rozhodnutí.

Spoľahlivosť a kvalita riadenia závisí od spoľahlivosti a efektívnosti prijímania a prenosu informácií, presnej organizácie vyhľadávania, uchovávania a používania dokumentov.

Vznik terminologického synonyma je spojený so zmenou organizačno-technickej základne kancelárskej práce a metodických prístupov k jej skvalitňovaniu, čo umožnilo aktívne zavádzanie výpočtovej techniky a moderných informačných technológií do oblasti práce s dokumentmi pre vytváranie, zhromažďovanie, spracovanie, zhromažďovanie, uchovávanie, vyhľadávanie a používanie informácií v riadení. Zdá sa teda, že výraz „dokumentárna podpora manažmentu“ zdôrazňuje zložku informačných technológií v modernej organizácii správy dokumentov.

Sú to dokumenty, ktoré zabezpečujú realizáciu riadiacich funkcií, definujú plány, evidujú účtovné a výkaznícke ukazovatele a ďalšie informácie. V tejto súvislosti môžeme konštatovať, že efektívnosť a kvalita prijímaných rozhodnutí, efektívnosť ich vykonávania a činnosti organizácie ako celku do značnej miery závisia od toho, ako je práca s dokumentmi organizovaná.

Pojem „riadenie dokumentácie“ vychádza z pojmu „dokumentácia“. Dokumentácia označuje zaznamenávanie (fixáciu) informácií na rôznych médiách podľa stanovených pravidiel. Dokumentácia je regulovaný proces zaznamenávania informácií na papier alebo iné médium, ktorý zabezpečuje ich právnu silu. Dokumentácia sa vždy vykonáva podľa určitých pravidiel ustanovených právnymi predpismi alebo vypracovaných tradíciou.

V súlade so zákonom Ruskej federácie „o zákonnom ukladaní dokumentov“ je dokument hmotný predmet, na ktorom sú zaznamenané informácie vo forme textu, zvukového záznamu alebo obrazu, určený na prenos v čase a priestore na uloženie a verejné použitie. Dokumenty sú hlavnými nositeľmi manažérskych, vedeckých, štatistických a iných spoločensky významných informácií.

Akýkoľvek úradný dokument je multifunkčný, to znamená, že súčasne vykonáva niekoľko funkcií, čo mu umožňuje uspokojiť rôzne potreby. Priraďte všeobecné a špeciálne funkcie dokumentu.

Medzi všeobecné vlastnosti dokumentu patria:

Informačné - vytvorené na ukladanie informácií;

Sociálny - je sociálne významný objekt, pretože je generovaný jednou alebo druhou sociálnou potrebou;

Komunikatívna - pôsobí ako prostriedok komunikácie medzi jednotlivými prvkami sociálnej štruktúry, a to aj medzi podnikmi;

Kultúrny - prostriedok na upevňovanie a odovzdávanie kultúrnych tradícií a vedecko-technického pokroku.

Špeciálne funkcie dokumentu sú nasledovné:

Manažment - najdôležitejší nástroj riadenia (plánované, výkazníctvo, organizačné a administratívne dokumenty atď.);

Právne - prostriedok na upevnenie a zmenu právnych noriem a právnych vzťahov v spoločnosti;

Historický prameň – pôsobí ako zdroj vedeckých informácií.

Právnu silu dokumentu zabezpečuje súbor údajov stanovených pre každý typ dokumentu - povinné náležitosti vyhotovenia dokumentu (meno autora dokumentu, pečiatka schválenia, pečiatka atď.). Moderné požiadavky na výkon organizačnej a administratívnej (administratívnej) dokumentácie sú stanovené v štátnej norme (GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotné systémy organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie"). Štátna norma stanovuje nielen zloženie detailov (celkom je ich 30), ale aj zóny a postupnosť a umiestnenie na dokumente 10, s. 5.

Štandardná inštrukcia uvádza v určitom poradí podrobnosti obsiahnuté vo všetkých typoch organizačných a administratívnych dokumentov, stanovuje pravidlá pre kompetentné písanie a dizajn každého detailu a každému detailu je priradené konkrétne miesto na hárku papiera. Zároveň sa pre atribút s konštantnými informáciami vypočíta požadovaná oblasť s prihliadnutím na maximálnu množinu znakov pri jeho písaní.

Štátna norma stanovuje nielen zloženie detailov, ale aj zóny a postupnosť ich umiestnenia na dokumente. Formulár dokumentu tvorí súbor podrobností dokumentu a schéma ich umiestnenia na dokumente. Formulár upravuje aj štátna norma, preto je pre správnu prípravu dokumentu potrebné poznať nielen detaily dokumentu, ale aj schému ich umiestnenia na dokumente.

Používanie štátnych noriem zavádza jednotnosť vo vyhotovení dokumentov, čo je nevyhnutná podmienka pre mechanizáciu a automatizáciu práce s nimi, zlepšuje kultúru manažérskej práce.

Keďže dokumenty pozostávajú z rovnakých komponentov (podrobností), po preštudovaní postupu zostavovania a spracovania týchto údajov (napísanie adresáta, dátumy, schvaľovacie pečiatky, schválenie, podpis objednávky atď.) môžete kompetentne vypracovať akýkoľvek dokument. .

Systém podpory dokumentácie zahŕňa dokumentáciu a organizáciu práce s dokumentmi v procese riadenia podniku:

Dokumentácia je tvorba dokumentov, t.j. ich príprava, návrh, koordinácia a výroba;

Organizácia práce s dokumentmi - zabezpečenie pohybu (toku dokumentov), ​​vyhľadávanie, ukladanie a používanie dokumentov.

Prvý pokus o úpravu jednotných princípov správy dokumentov urobil v roku 1931 Ústav manažérskej techniky v projekte „Všeobecné pravidlá pre dokumentáciu a správu dokumentov“. Návrh stanovil pravidlá organizácie práce s dokumentáciou a workflow, pravidlá prijímania, triedenia, doručovania, vykonávania, kontroly odosielania dokumentov, teda všetkých fáz spracovania dokumentov.

Schválený v roku 1988 „Štátny systém dokumentárnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie“ objasnil pojem „tok dokumentov“ vrátane operácie „založenie dokumentu do súboru“. GOST 16487-70 „Kancelárske práce a archivácia. Termíny a definície“ ustanovili definíciu pojmu „tok dokumentov – pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania“.

Automatizačný systém (konkrétne Unified Office Automation System) by mal zahŕňať nástroje a pravidlá na vytváranie dokumentov, podporu pracovného toku a udržiavanie elektronického archívu dokumentov a mal by sa spoliehať aj na softvérové ​​a hardvérové ​​platformy podniku. Všetky ostatné zložky manažmentu (ekonomika, štruktúry a oddelenia, marketing, účtovníctvo, financie, interakcia medzi oddeleniami) by mali byť založené na systéme evidencie pre efektívne využitie informácií na dosiahnutie cieľov a riešenie problémov, ktorým organizácia čelí.

Rýchlosť získania informácií potrebných na vypracovanie riešenia závisí od prehľadnosti a efektívnosti spracovania a pohybu dokumentu, preto je potrebné venovať veľkú pozornosť racionálnej organizácii správy dokumentov, rýchlosti a presnosti spracovania a prenosu dokumentov pre exekúcie.

Pracovný postup teda závisí od systému riadenia, je vo vzťahu k nemu druhoradý, no zároveň je to pracovný postup, ktorý odráža systém riadenia, ktorý vám umožňuje vizuálne ho vidieť. Napriek sekundárnemu charakteru poradia pohybu dokumentov vo vzťahu k cieľom a zámerom organizácie sa odporúča štandardizovať a regulovať tok dokumentov.

Všetka dokumentácia podniku podľa zdroja príjmu je rozdelená do troch tokov dokumentov: prichádzajúce (prichádzajúce), odchádzajúce (odoslané), interné.

Dokumenty prijaté organizáciou, vrátane tých, ktoré boli vytvorené pomocou výpočtovej techniky, prechádzajú primárnym spracovaním, predbežnou kontrolou, registráciou, kontrolou manažmentom a sú doručené výkonným umelcom. Predbežná kontrola dokumentov sa vykonáva za účelom distribúcie prijatých dokumentov, ktoré nevyžadujú povinnú kontrolu zo strany vedenia a sú zasielané priamo štrukturálnym jednotkám a zodpovedným vykonávateľom. Dokumenty adresované priamo štrukturálnym útvarom alebo úradníkom sa prenášajú na miesto určenia bez predbežného zváženia.

Dokumenty adresované vedeniu organizácie alebo bez uvedenia konkrétneho úradníka alebo štrukturálnej jednotky sa predbežne posudzujú v službe podpory dokumentácie.

Spracovanie a odovzdanie dokumentov exekútorom by sa malo uskutočniť v deň prijatia dokumentov službou na podporu dokumentácie alebo v prvý pracovný deň, ak boli doručené po pracovnej dobe.

Dokumenty, o ktorých rozhodnutia vykonávajú viaceré štrukturálne oddelenia, sa im prenášajú jeden po druhom alebo súčasne v kópiách. Originál sa odovzdáva zodpovednému exekútorovi, ktorý je v uznesení uvedený ako prvý. Potrebu rozmnožovania dokumentov a počet kópií určuje osoba, ktorá exekúciu organizuje.

Ak je potrebné neodkladné rozhodnutie o prijatom dokumente, je dovolené oboznámiť zhotoviteľa s jeho obsahom skôr, ako dokument posúdi vedenie organizácie.

Dokumenty odosielané organizáciou vrátane tých, ktoré sú vytvorené pomocou výpočtovej techniky, sa triedia, balia, vydávajú ako poštová zásielka a odovzdávajú na poštu. Spracovanie a odosielanie dokumentov je vykonávané centrálne expedíciou alebo pracovníkmi služby dokumentačnej podpory v súlade s poštovým poriadkom.

Prenos dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami sa uskutočňuje prostredníctvom inšpektorov (tajomníkov) štrukturálnych divízií alebo osôb zodpovedných za podporu dokumentácie. Dokumenty sa prenášajú so zodpovedajúcou značkou v registračnom formulári.

Počet dokumentov všetkých tokov za rok je objemom pracovného toku podniku. Hodnota pracovného toku sa používa na určenie požadovaného počtu zamestnancov zapojených do kancelárskej práce v podniku, výpočet efektívnosti mechanizácie a automatizácie kancelárskej práce a určenie pracovnej záťaže riadiaceho aparátu.

Technológia spracovania a pohybu dokumentov v podniku sa musí vykonávať v súlade s požiadavkami GOST a zahŕňa tieto hlavné etapy:

Príjem a primárne spracovanie (alebo preposielanie) dokumentov prijatých organizáciou;

Predbežné posúdenie dokumentov službou DOW;

Registrácia dokumentov;

Organizácia pohybu dokumentov v rámci organizácie (vrátane informačných a referenčných prác, prinášanie dokumentov exekútorom, sledovanie ich vyhotovenia, ako aj schvaľovanie a podpisovanie návrhov dokumentov);

Spracovanie (preposielanie) vyhotovených a odoslaných dokumentov.

Každý dokument vytvorený v spoločnosti je prvkom systému vyššej úrovne, je zahrnutý v príslušnom dokumentačnom systéme ako jeho prvok. Systém dokumentácie je chápaný ako súbor dokumentov navzájom prepojených podľa znakov pôvodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti, jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie. Doteraz neexistuje jednotná vedecká klasifikácia dokumentačných systémov, typov a odrôd dokumentov vo vede o dokumentoch. V prípade potreby sa využíva empiricky stanovené delenie dokumentov do dokumentačných systémov. Priradenie dokumentov do konkrétneho systému začína rozdelením všetkých dokumentov na úradné a dokumenty osobného pôvodu. Medzi tieto patria dokumenty vytvorené osobou mimo sféry jej úradnej činnosti alebo výkonu verejných povinností.

Úradné dokumenty sa v závislosti od sféry ľudskej činnosti, ktorej slúžia, delia na manažérske, vedecké, technické (projektové), technologické, výrobné atď.

Riadiace dokumenty tvoria jadro inštitucionálnej dokumentácie. Práve oni zabezpečujú spravovateľnosť objektov, a to ako v rámci celého štátu, tak aj v samostatnej organizácii. Riadiace dokumenty tvoria vlastný predmet kancelárskej práce, sú reprezentované komplexom systémov, z ktorých hlavné sú organizačné a právne, administratívne, referenčné a informačné a referenčné a analytické, plánovacie, výkaznícke, finančné atď.

Systém organizačnej a právnej dokumentácie. Riadiaca činnosť podniku je vyjadrená vypracovaním a schválením súboru organizačných a právnych dokumentov obsahujúcich pravidlá, normy, predpisy, ktoré ustanovujú postavenie podniku, jeho pôsobnosť, štruktúru, personálne a úradné zloženie, funkčnú náplň podniku. podniku ako celku, jeho divízií a zamestnancov, ich práv, povinností, zodpovednosti a iných aspektov.

Organizačné a právne dokumenty obsahujú ustanovenia, ktoré sú prísne záväzné, implementujú normy správneho práva a sú právnym základom pre činnosť podniku. Tieto dokumenty podliehajú povinnému schváleniu. Vypracujú sa na štandardnom hárku papiera s povinným uvedením potrebných údajov: názov podniku a (alebo) divízie, názov typu dokumentu, dátum, číslo dokumentu, názov textu. , text, podpis, pečiatka inštitúcie. Tieto dokumenty zahŕňajú: chartu a predpisy o organizácii, predpisy o štrukturálnych divíziách, kolegiálnych a poradných orgánoch; predpisy pre prácu orgánov, administratívneho aparátu; personálne obsadenie, pokyny pre určité druhy činností, náplň práce zamestnancov, pravidlá, poznámky a pod.

Hlavným účelom administratívnych dokumentov je regulovať činnosti, ktoré umožňujú riadiacemu orgánu zabezpečiť plnenie úloh, ktoré mu boli pridelené, aby sa dosiahol maximálny účinok. Výsledky jeho práce závisia od toho, ako efektívne je regulovaná činnosť podniku. Rozhodnutia stanovené v administratívnych dokumentoch sú zamerané na zlepšenie organizačnej štruktúry podniku, povahy, obsahu, prostriedkov a spôsobov vykonávania jeho hlavných činností, poskytovania finančných, pracovných, materiálnych, informačných a iných zdrojov. Administratívne dokumenty obsahujú rozhodnutia idúce zhora nadol: od riadiaceho orgánu po riadený. Vďaka nim sú objekty vertikálne ovládateľné.

Podkladom pre vydanie administratívneho dokladu môže byť potreba dodržiavať legislatívne, regulačné akty a iné rozhodnutia vyšších orgánov; potreba vykonávať vlastnú výkonnú a administratívnu činnosť vyplývajúcu z funkcií a úloh podniku.

Z hľadiska postupu pri riešení otázok (pri rozhodovaní) sú všetky administratívne dokumenty rozdelené do dvoch skupín:

Dokumenty vydané v kolegiálnych podmienkach (rozhodnutia a uznesenia);

Doklady vydané na základe jediného rozhodnutia (príkazy, príkazy a pokyny).

Systém referenčnej a informačnej dokumentácie je servisný vo vzťahu k organizačnej a administratívnej. Komunikuje informácie, ktoré nabádajú k určitým rozhodnutiam, to znamená, že iniciuje manažérske rozhodnutia, umožňuje vám vybrať si jeden alebo druhý spôsob konania. Zvláštnosťou tejto dokumentácie je, že spravidla ide zdola nahor v systéme riadenia: od výkonného k manažérovi. Medzi hlavné referenčné a informačné dokumenty patrí protokol, memorandum, návrh, vysvetlivka, prezentácia, korešpondencia, akt, osvedčenie, zhrnutie, záver, posudok, zoznam, zoznam, správa.

Včasná a kvalitná kontrola vyhotovenia dokumentov je povinnou funkciou manažmentu. Zahŕňa uvedenie dokumentu pod kontrolu, kontrolu včasnej komunikácie s vykonávateľmi, predbežnú kontrolu a reguláciu priebehu exekúcie, pravidelné informovanie vedúcich pracovníkov o priebehu exekúcie, zaznamenávanie a sumarizáciu výsledkov exekúcie a vytváranie kartotéky vykonaných dokumentov. Forma kontroly sa volí na základe možností podniku. Podobne ako formy evidencie dokumentov môže byť denník, karta a automatizovaná.

Registráciou sa vytvorí dátová banka dokumentov a v podniku sa vykonávajú informačné a referenčné práce.

Informačné a referenčné práce, ako aj evidenčný a kontrolný systém je možné vykonávať pomocou kartoték (zoskupených podľa oddelení alebo oblastí činnosti) alebo v automatizovanom režime. Automatizovaný systém rozširuje možnosti informačnej a referenčnej práce. Moderné systémy správy databáz vám umožňujú pýtať sa na akúkoľvek kombináciu údajov uvedených v registračnej karte dokumentu: pre konkrétny dokument - kde sa nachádza, štádium prípravy, výsledok vykonania, miesto uloženia; podľa témy (obsahu) - v ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnej problematike; podľa korešpondenta (autora), kraja - krajina, republika, kraj, mesto, okres a pod.

Poslednými fázami kancelárskej práce v podniku sú systematizácia dokumentov; tvorba prípadov; organizovanie skladovania a archivácie.

Systém ukladania dokumentov je súbor prostriedkov, metód a techník na účtovanie a systematizáciu dokumentov za účelom ich vyhľadávania a využitia v bežných činnostiach. Pre systém ukladania dokumentov sú najvýznamnejšie pojmy „nomenklatúra prípadov“ a „prípad“.

Nomenklatúrou vecí sa rozumie systematický zoznam názvov vecí vytvorených v kancelárskej práci podniku, usporiadaných v určitom poradí, s uvedením ich skladovacích lehôt 7, s. 3.

Prípadom sa rozumie súbor dokumentov k samostatnej problematike alebo oblasti činnosti, vytvorených v chronologickom alebo inom slede a uložených v samostatnej obálke 7, s. 3.

Samotná dokumentácia však nerieši všetky problémy spojené s dokumentáciou hospodárenia. Vytvorené dokumenty vyžadujú ďalšie spracovanie počas ich používania v procese riadenia, ako aj následné uchovávanie pre referenčné účely. Preto sú postupy pri tvorbe dokumentov doplnené o organizáciu práce s nimi.

Vzhľadom na to, že pracovný postup odráža systém riadenia, čo vám umožňuje vizuálne ho vidieť, analýza pracovného toku je mimoriadne dôležitá pre zlepšenie práce administratívneho aparátu.

Zároveň pri analýze toku dokumentov možno za predmet štúdia považovať samostatný dokument, tok dokumentov, dokumentačný technologický proces.

Dokumentačná podpora manažmentu je najdôležitejším aspektom činnosti každého podniku, preto by mala vychádzať z jasného regulačného rámca.

Normatívno-metodickým základom DOW je súbor zákonov, regulačných právnych aktov a metodických dokumentov, ktoré upravujú technológiu tvorby, spracovania, uchovávania a používania dokumentov v bežnej činnosti podniku, ako aj prevádzkovanie služby DOW. - jeho štruktúra, funkcie, personálne obsadenie, technická podpora a ďalšie aspekty. Zahŕňa: právne akty zákonodarných a výkonných orgánov rôznych úrovní (federálna úroveň, subjekty Ruskej federácie) v oblasti informácií a dokumentácie; právne akty regulačného a poučného charakteru, metodické dokumenty o kancelárskej práci inštitúcií, organizácií, podnikov; štátne normy pre dokumentáciu; GOST; jednotné dokumentačné systémy (UDS); celoruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií; Štátny systém dokumentačnej podpory pre manažment (GSDM) a iné regulačné dokumenty.

Základom legislatívy je Občiansky zákonník Ruskej federácie, ktorý upravuje občianskoprávne vzťahy, a to aj v oblasti dokumentácie. Spolu s Občianskym zákonníkom Ruskej federácie sú určité aspekty práce s dokumentmi registrované osobitnými federálnymi zákonmi.

Najucelenejším medzirezortným dokumentom o organizácii podpory manažérskej dokumentácie je Štátny systém podpory manažérskej dokumentácie vydaný v roku 1990. GSDOU je súbor zásad a pravidiel, ktoré stanovujú jednotné požiadavky na dokumentovanie riadiacich činností a organizovanie práce s dokumentmi v orgánoch štátnej správy, v podnikoch (združeniach), inštitúciách a verejných organizáciách. Ide o jeden zo základných federálnych predpisov obsahujúci súbor požiadaviek a predpisov, ktoré prispievajú k rozvoju jednotných prístupov nielen k tradičnej, ale aj k automatizovanej správe dokumentov – správe informácií.

GSDOU pozostáva z dvoch častí: normatívnej a poradenskej.

Normatívna časť je rozdelená do piatich častí: všeobecné ustanovenia; dokumentácia riadiacich činností; organizácia práce s dokumentmi; mechanizácia a automatizácia práce s dokumentmi; služba manažérskej dokumentácie.

V správe dokumentov existujú jednotné požiadavky a pravidlá na vyhotovenie dokumentov správy, ktoré ustanovujú štátne predpisy, čo zabezpečuje ich právnu silu; rýchle a kvalitné zostavenie a prevedenie; organizovanie rýchleho vyhľadávania; rozšírené používanie PC pri ich kompilácii pri práci s nimi.

Od technológie organizácie práce s dokumentmi a kvality vytváraných dokumentov závisí nielen efektívnosť a efektívnosť manažérskych rozhodnutí, ale aj celkový výkon organizácie. Je ťažké vybudovať efektívne riadenie bez zavedeného systému dokumentárnej podpory riadenia.

1.2 Metodické prístupy k zlepšovaniu dokumentácieskontrola súborov cookie

Hlavným cieľom skvalitňovania DOE je stanoviť jednotné princípy práce s dokumentmi na všetkých úrovniach riadenia, organizovať tok dokumentov v podniku, zlepšovať kvalitu dokumentov, vytvárať podmienky pre efektívne využívanie vyspelých technických prostriedkov a technológií na zber , spracovanie, presúvanie, analyzovanie informácií, zlepšovanie práce riadiaceho aparátu.

Organizácia usilujúca sa o vytvorenie efektívneho prostredia na spracovanie informácií na zlepšenie kvality riadenia má vážnu úlohu – skvalitniť prácu na príprave a spracovaní dokumentárnych informácií vytvorením mechanizmu na dokumentovanie podnikového manažmentu (DOE).

Na vyriešenie tohto problému je potrebné riadiť sa existujúcimi regulačnými dokumentmi, ustanoveniami GOST a odporúčaniami odborníkov.

V súvislosti s novými požiadavkami vychádzajúcimi z moderných medzinárodných štandardov je potrebný metodický základ, ktorý zohľadňuje tieto požiadavky na vybudovanie dokumentačnej podpory manažmentu. V tomto smere je prvou etapou zlepšovania podpory riadenia dokumentácie (DOW) konštrukcia algoritmu, na základe ktorého sa vyhodnotí súčasný systém a vypracujú sa všetky komponenty procesu zlepšovania systému.

Hlavnými úlohami pri hodnotení a zlepšovaní predškolskej vzdelávacej inštitúcie sú:

Zlepšenie efektívnosti riadiacich činností;

Zrýchlenie pohybu dokumentov v organizácii;

Zníženie zložitosti spracovania dokumentov;

Stanovenie súladu s dostupnosťou a potrebami výrobných a riadiacich procesov v dokumentačnej podpore;

Dostupnosť a ďalšie stanovenie cieľov pre podporu dokumentácie (ktorých dosiahnutie by mal zabezpečiť dokumentový systém);

Určenie funkcií systému dokumentov na základe stanovených cieľov s prihliadnutím na požiadavky.

Hlavnou úlohou pri konštrukcii algoritmu na hodnotenie a zlepšovanie DOE je prepojenie systémových požiadaviek a základných atribútov, ktoré umožňujú, aby bol riadiaci systém v rovnováhe.

Prax zefektívnenia správy dokumentov v riadiacom aparáte nám umožňuje identifikovať hlavné fázy návrhu:

Vypracovanie predprojektovej štúdie, t.j. zber počiatočných údajov pre návrh;

Analýza vzoriek internej dokumentácie a klasifikácia dokumentov;

Analýza existujúceho pracovného toku podniku;

Analýza existujúcej správy dokumentov (postupy správy dokumentov, postupy ukladania dokumentov, postupy tvorby súborov, súlad s GOST R 6.30-2003);

Analýza nomenklatúry záležitostí podniku;

Fotografia pracovného dňa zamestnancov zapojených do správy dokumentov podniku s cieľom identifikovať skutočný stav využívania technológií pre predškolské vzdelávacie inštitúcie a prax dokumentovania prijatých rozhodnutí;

Identifikácia nedostatkov v dokumentácii hospodárenia;

Príprava technických špecifikácií pre dizajn;

Vypracovanie projektu racionalizácie správy dokumentov a výpočet predpokladanej ekonomickej efektívnosti z jej realizácie;

Implementácia.

Uskutočnenie každej etapy si vyžaduje použitie určitých metód, ktoré sú tejto etape vlastné.

Funkcie, úlohy a štruktúra organizácie;

Organizačné a regulačné materiály o kancelárskej práci;

Dokumenty organizácie (dizajn a obsah);

Povaha zaťaženia vedenia záznamov hlavných špecialistov;

Organizácia práce s dokumentmi;

Technológia odovzdávania dokumentov;

Organizácia výroby (súboru) a reprodukcie dokumentov;

Organizácia doručovania (pohybu) dokumentov;

Organizácia aktuálneho uloženia dokumentov a doručenia do archívu.

Pri výskumnej práci boli použité metódy: monografická metóda, zovšeobecňovanie, štúdium dokumentov, priame pozorovanie, fotografia pracovného dňa, grafická, štatistická. Výber metódy závisí na jednej strane od účelu štúdia a na druhej strane od charakteru a podmienok skúmaného pracovného času.

Monografická metóda je hĺbkovou štúdiou a konkrétnym popisom ekonomickej aktivity jednotlivých jednotiek skúmanej populácie. Spočíva v tom, že problém dokumentárnej podpory manažmentu je v podniku starostlivo a z mnohých strán analyzovaný, po čom sa z tohto objektu vyvodzuje záver na širšiu oblasť podobných objektov.

Zovšeobecnenie je definícia všeobecného konceptu dokumentárnej podpory manažmentu, ktorý odráža hlavný, základný, charakterizujúci koncept DOW.

Štúdium dokumentov je jednou z hlavných povinných metód, od ktorých sa štúdium začína.

Dokumenty potrebné na štúdium pri organizačnom dizajne možno rozdeliť do niekoľkých skupín.

Do prvej skupiny patria legislatívne a regulačné materiály o tvorbe, úlohách, funkciách organizácie, legislatívnych aktoch, príkazoch, stanovách a personálnom obsadení, čo umožňuje okamžite si predstaviť veľkosť organizácie, dokumentačné toky a ich objem.

Pozoruhodné sú najmä regulačné a metodické materiály o organizácii správy dokumentov: pokyny pre kancelársku prácu, pracovné náplne zamestnancov, usmernenia pre vykonávanie jednotlivých operácií pri práci s dokumentmi.

Do druhej skupiny patria rôzne účtovné formuláre, zoznamy a informácie, ktoré poskytujú materiál o stave, technológiách spracovania dokladov v organizácii.

Zhromažďovaním informácií o postupe prijímania, spracovania a odosielania došlej a odoslanej korešpondencie, objeme pracovného toku a štruktúre tokov dokumentov študujeme účtovné formuláre (časopisy, registre), rozvrhy a cesty dokumentov.

Špeciálny prístup si vyžaduje štúdium materiálov charakterizujúcich organizáciu súčasného ukladania dokumentov.

Metóda pozorovania je tiež jednou z hlavných. Spočíva v priamej prítomnosti v organizácii na konkrétnych pracoviskách a vizuálnej fixácii prebiehajúcich procesov a pracovných podmienok.

Metódou pozorovania sa zisťuje charakter pracovnej záťaže vedúcich a hlavných špecialistov, organizácia práce na prijímaní, spracovaní, výrobe, preprave, skladovaní dokumentov a vybavení počítačovou technikou.

Na zistenie charakteru zaťaženia pracovného času na vedenie dokumentácie hlavných kategórií kancelárskeho personálu a zisťovanie druhov vykonávaných prác jednotlivých zamestnancov som použil fotografiu pracovného dňa. Výsledky fotografie pracovného dňa sú neoddeliteľnou súčasťou správy o organizácii predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Účelom fotografovania pracovného dňa je určiť obsah práce, počet jednotiek práce a náklady na pracovný čas, ako aj študovať otázky súvisiace so zlepšením efektívnosti pracovníkov s dokumentmi a zabezpečením racionálnej organizácie práce. .

V technológii fotografovania pracovného dňa som identifikoval tri fázy:

Pozorovanie;

Systematizácia prijatých údajov;

Analýza získaných výsledkov.

Počas pracovného dňa sa všetky skutočné činnosti a prestávky zaznamenávali s presnosťou na jednu minútu a ku každému prvku nákladov na pracovný čas sa pripísal čas a trvanie operácie.

Pri systematizácii prijatých údajov ich preniesla do jedného systému.

Analýza získaných výsledkov je postupom mentálneho a často aj reálneho rozkúskovania objektu na časti, analytické postupy sú jedným z hlavných vo vedeckom výskume.

Grafická metóda umožňuje detailné a výstižné zafixovanie pozorovaných operácií pomocou kresby. Používa sa pri štúdiu toku dokumentov.

Štatistická metóda umožňuje kvantitatívne účtovanie homogénnych operácií a javov. Slúžil na výpočet objemu pracovného toku, počtu evidovaných a kontrolovaných dokumentov a výsledkov fotografie pracovného dňa.

Základom celej metodiky navrhovania dokumentačnej podpory pre manažment by mala byť najskôr definícia cieľa, a až potom mechanizmus jeho dosiahnutia.

Systémový charakter samotného prístupu sa prejavuje nasledovne:

Nestrácajte zo zreteľa žiadnu z riadiacich úloh, bez ktorých nebude realizácia cieľov úplná;

Identifikovať a prepojiť s ohľadom na tieto úlohy celý systém funkcií, práv a zodpovedností pozdĺž vertikály;

Skúmať a organizovať všetky prepojenia a vzťahy pozdĺž horizontálneho riadenia;

Poskytnite organickú kombináciu vertikálneho a horizontálneho riadenia podpory dokumentácie.

Dôležitá pri tvorbe regulačnej dokumentácie je príprava (popis, návrh) dokumentov. V tejto fáze neexistujú žiadne tvrdé metódy, existujú však určité metodické dokumenty a štylistické pravidlá na formulovanie ustanovení popisov práce, pokynov pre kancelársku prácu.

Návrh systému dokumentárnej podpory manažmentu by mal obsahovať systém cieľov a ich rozdelenie medzi rôzne väzby. Patrí sem zloženie jednotiek, ktoré sú v určitých spojeniach a vzťahoch medzi sebou, rozdelenie zodpovednosti.

Vo fáze navrhovania regulačnej dokumentácie boli použité nasledujúce metódy.

Metóda „účasti alebo aktívneho pozorovania“ zahŕňa aktívne zapojenie analyzátora do procesu vykonávania práce, v súvislosti s ktorou zbiera informácie. Hlavnou nevýhodou tejto metódy je veľká náročnosť pracovného času na zber relevantných informácií. Okrem toho existuje nebezpečenstvo, že niektoré informácie zostanú neodhalené a pozorovateľ bude mať iný pohľad na prácu, pretože pozorovateľ má menej skúseností s vykonávaním práce, najmä ak sa aktívne pozorovanie vykonáva krátko.

Najdôležitejšou metódou pri projektovaní dokumentácie je funkčná analýza pozícií. Informácie zozbierané metódami interview (interviewing) vo voľne štandardizovanej verzii a pozorovania sa analyzujú podľa troch parametrov: údaje, personál, predmety činnosti.

Pri distribúcii riadiacich funkcií medzi špecialistov riadiaceho aparátu bola použitá parametrická metóda. Účelom tejto metódy je stanoviť funkčné závislosti medzi parametrami prvkov výrobného systému a riadiaceho systému s cieľom identifikovať stupeň ich zhody.

Na vypracovanie regulačnej dokumentácie sa používajú tieto skupiny metód:

Metódy zberu informácií;

Metódy analýzy informácií;

Metódy navrhovania predpisov.

Pri formulovaní ustanovení popisov práce sa odporúča použiť tieto pravidlá:

Opíšte úlohy alebo zodpovednosti tak, že vety začnete slovesom označujúcim činnosť zamestnanca, ktoré sa používa v prítomnom čase;

Buďte presní, používajte minimálny počet slov, vyhýbajte sa opakovaniu;

Vždy rozlišujte medzi priamou zodpovednosťou za priamy výkon úlohy a manažérskou zodpovednosťou, ktorá spočíva v monitorovaní a dohľade nad ich výkonom inými. Najdôležitejšie je určiť kontúru metodickej podpory regulačných funkcií manažérskej činnosti.

Špecifiká manažérskej práce ako predmetu regulácie si vyžadujú rozlišovanie medzi kvantitatívnymi metódami výpočtu a hodnotenia ukazovateľov riadiacich činností podnikov a kvalitatívnymi metódami tvorby regulačnej dokumentácie.

Normatívny a metodický základ pre vypracovanie pokynov a predpisov:

Kvalifikačný zoznam pozícií manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov schválený Ministerstvom práce a sociálneho rozvoja Ruskej federácie v roku 1998;

Vzorové ustanovenia a popisy práce.

Výhodou týchto dokumentov je prítomnosť úplného zoznamu pozícií, pracovných povinností a zručností riadiacich pracovníkov organizácie.

Metodika vypracovania regulačnej dokumentácie má tieto vlastnosti:

Pri vývoji požiadaviek na prácu sa čoraz menej používajú bežné štandardné popisy pre skupinu pozícií s rovnakým názvom;

Vrcholový manažment a nižšie riadiace pozície sú mnohými organizáciami vnímané ako jedinečné;

Na vyšších manažérskych pozíciách sa považuje za dôležité stanoviť špecifické osobnostné črty lídra, ktoré spĺňajú požiadavky na túto vedúcu pozíciu.

Najdôležitejšími a zovšeobecňujúcimi dokumentmi upravujúcimi rozdelenie funkcií, práv, povinností a zodpovedností útvarov a funkcionárov riadiacich pracovníkov sú pracovné náplne, pokyny pre kancelársku prácu.

Pri vypracovaní pracovnej náplne sekretárky a ďalších dokumentov v tejto práci bola použitá normatívna metóda. Zabezpečuje uplatňovanie systému noriem, ktoré určujú zloženie a obsah riadiacich funkcií.

Na návrh nomenklatúry prípadov boli použité Metodické odporúčania na vypracovanie vzorovej nomenklatúry prípadov, ktoré ponúka Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie.

Na posúdenie efektívnosti zlepšovania riadenia bola použitá metóda analógií, ktorá spočíva vo využití v procese racionalizácie a projektovania dokumentačnej podpory pre riadenie overených projektov s podobnými charakteristikami.

Opatrenia na zlepšenie dokumentačnej podpory manažmentu by mali viesť k:

ѕ skrátenie termínov prechodu a vyhotovenia dokumentov;

- odstránenie straty dokladov;

* optimalizácia procesu schvaľovania dokumentov;

ѕ centralizované ukladanie textov dokumentov pripravených v

elektronická forma a ich grafické obrázky;

ѕ kontrola prechodu dokumentov v divíziách podniku s

od momentu ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie realizácie;

ѕ včasné informovanie zamestnancov a manažmentu

o prijatých a vytvorených dokumentoch;

- kontrola vykonávania disciplíny.

Pre každú organizáciu je preto životne dôležité neustále zlepšovať dokumentáciu manažmentu, pretože to priamo ovplyvňuje kvalitu manažérskeho rozhodovania.

Proces vývoja a realizácie projektu pozostáva z troch etáp: predprojektová príprava, návrh a realizácia.

2. Aktuálny stav dokumentačnej podpory pre manažment vOOO« GRANDEE"G.Beloretsk

2.1 Xcharakteristiky podnikuOOO« GRANDEE"

GRAND LLC je spoločnosť s ručením obmedzeným.

Najvyšším predstaviteľom je generálny riaditeľ.

Sídlo podniku: 453500, Bieloruská republika, Beloretsk, ul. Majakovskij, 14.

PSRN: 1020201626158

DIČ: 0256007301

OKPO: 04736382

OKATO: 80401380000

Spoločnosť je ekonomický subjekt, ktorý má v súlade s Občianskym zákonníkom Ruskej federácie práva právnickej osoby, má samostatnú súvahu, bežné a iné účty v bankových inštitúciách, pečať s menom, ochrannú známku.

Podnik bol založený na základe zákona „o podnikoch a podnikateľskej činnosti“ a pôsobí v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie a touto chartou.

Vzťahy s inými právnickými a fyzickými osobami si podnik buduje vo všetkých oblastiach činnosti na základe zmlúv. Podnik predáva tovar, služby za ceny a tarify stanovené podnikom. Má ekonomickú nezávislosť v otázkach určovania formy riadenia, ekonomických rozhodnutí, marketingu, stanovovania cien, miezd a rozdeľovania čistého zisku.

GRAND LLC je výrobcom stavebnej techniky, pokračovateľom najlepších tradícií svojich predchodcov OAO Stroyinstrument a Beloretsk Plant of Mechanized Construction Tools, ktorých produkty sú na trhu stavebnej techniky už viac ako 30 rokov. Dodávku produktov je možné vykonávať zo skladu závodu v Baškirskej republike, Beloretsku, ako aj z tranzitného skladu v Moskve. V roku 2008 boli výrobky PK GRAND LLC ocenené diplomami republikovej súťaže „Najlepší tovar Bashkortostanu“, Diplomom laureáta súťaže XII. „Zlatá medaila „Európska kvalita“ a ocenenou Zlatou medailou a je víťazom diplomu program „100 najlepších tovarov Ruska“.

LLC "GRAND" spolupracuje s veľkým počtom dodávateľov a má stálych zákazníkov. GRAND LLC nadviazala silné väzby s dodávateľmi komponentov a partnermi. Nákup komponentov sa uskutočňuje z Číny, Švédska, Nemecka a niektorých ruských miest.

Dynamicky sa rozvíjajúci podnik ruského strojárstva, najväčší výrobca prenosných elektrických miešačiek betónu, pneumatických zbíjačiek, striekacích pištolí. Závod GRAND je súčasťou skupiny Enthusiast Group of Companies, ktorá sa už viac ako 20 rokov špecializuje na dodávky nástrojov a zariadení pre stavebníctvo v Rusku.

Všetky vyrábané výrobky majú osvedčenie o zhode. Záruka na výrobok je 6 mesiacov, servisné strediská sú v mnohých mestách Ruskej federácie. Suroviny, materiály a komponenty na výrobu produktov dodávajú poprední výrobcovia v Rusku. Výrobky spoločnosti sa dodávajú do všetkých miest Ruskej federácie a krajín SNŠ.

Ukončenie prevádzky podniku možno vykonať jeho likvidáciou alebo reorganizáciou za podmienok a spôsobom ustanoveným zákonom.

Organizačná štruktúra manažmentu GRAND LLC je lineárna (príloha 4), preto sú výsledky každej služby hodnotené ukazovateľmi, ktoré charakterizujú plnenie ich cieľov a zámerov. Podľa toho sa buduje systém motivácie a povzbudzovania zamestnancov. Zároveň sa konečný výsledok (efektívnosť a kvalita práce organizácie ako celku) stáva akoby druhoradým, pretože sa verí, že všetky služby do určitej miery fungujú na jeho získanie.

Predpisy pre oddelenia obsahujú jasné vymedzenie úloh, funkcií, povinností, práv a zodpovedností, ako aj podriadenosti a vzťahov s ostatnými oddeleniami.

Náplň práce je v súlade s platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie, obsahuje jasné vymedzenie pracovných povinností a požiadaviek na zamestnanie.

Počet zamestnancov zodpovedá potrebám podniku v oblasti pracovných zdrojov (manažment, inžiniersko-technický personál a robotníci, zamestnanci), stanoveným na základe štandardného počtu a skutočne existujúcich charakteristík práce za predchádzajúce obdobia.

Vzťahy medzi zamestnancami a podnikom sa vytvárajú na základe pracovných zmlúv.

V podniku LLC "GRAND" existuje jasná deľba práce, využívanie kvalifikovaných odborníkov pre každú pozíciu, ako aj vykonávanie prijímania zamestnancov v súlade s kvalifikačnými požiadavkami na túto pozíciu, a nie so subjektívnym hodnotením.

Na základe štruktúrneho diagramu spoločnosti GRAND LLC určíme, aké rozhodnutia prijímajú členovia vedenia spoločnosti v závislosti od ich funkčných povinností.

generálny riaditeľ:

1. Rozhodovanie o riadení peňažných tokov.

2. Rozhodovanie o ziskovosti podniku.

Obchodný riaditeľ:

1. Tvorba cenovej politiky a rozhodovanie o odchýlkach od nej v závislosti od ponuky zákazníkov, možností spoločnosti a celkovej situácie na stavebnom trhu.

Obchodné oddelenie:

1. Rozhodovanie o záležitostiach oddelenia nákupu.

2. Rozhodovanie o propagácii produktov spoločnosti.

Výrobný riaditeľ:

3. Rozhodovanie o výrobnom procese.

4. Regulácia kapacity závodu v závislosti od požadovaného objemu výroby.

5. Rozhodovanie o kvalite vyrábaného tovaru.

Vo všeobecnosti možno organizačnú štruktúru podniku považovať za optimálnu, berúc do úvahy špecifiká podniku (diverzifikovaného podniku) a vyznačuje sa racionálnym počtom štrukturálnych jednotiek a pozícií.

Podobné dokumenty

Pojem ľudských zdrojov. Hlavné smery pre zlepšenie personálnej a dokumentačnej podpory manažmentu. Obsah systému riadenia ľudských zdrojov organizácie. Analýza personálnej a dokumentačnej podpory manažmentu.

práca, pridané 2.8.2015


Organizačná štruktúra, systém riadenia a história vývoja OAO "Gazprom Neft". Analýza organizácie kancelárskej práce v podniku. Zváženie činnosti služby podpory riadiacej dokumentácie. Hlavné spôsoby, ako to zlepšiť.

ročníková práca, pridaná 18.04.2011


Systém riadenia dokumentácie, jeho miesto v systéme personálneho riadenia. Analýza toku dokumentov OAO TsTD "Diascan". Plán organizačnej a manažérskej efektívnosti zlepšovania systému dokumentačnej podpory riadenia.

práca, pridané 13.02.2015


Určenie úlohy systému riadenia personálnej evidencie v systéme personálneho riadenia. Koncepcia, štruktúra, metodika hodnotenia stavu dokumentárnej podpory personálneho manažmentu na príklade LLC "Lolita", vypracovanie programu na jej zlepšenie.

diplomová práca, pridané 20.10.2010


Charakteristika, funkcie a organizačná štruktúra služby dokumentačnej podpory manažmentu a divízie. Odbor sociálnej ochrany obyvateľstva. Normatívna úprava práce duchovnej služby. Organizácia práce s dokumentmi.

správa z praxe, pridaná 18.09.2013


Popis, analýza činnosti, štruktúry a funkcií GTRK "Dalnevostochnaya". Charakteristika služby dokumentačnej podpory tejto organizácie. Výber najvhodnejšieho automatizačného systému pre podporu správy dokumentácie.

práca, pridané 02.04.2011


Dôverná kancelárska práca: podstata a obsah, základné vzory a princípy vykonávania, právne opodstatnenie a význam. Metódy a normy automatizácie procesov dokumentačnej podpory riadenia v podniku.

test, pridané 04.06.2014


Dokumenty definujúce organizáciu kancelárskej práce v organizácii. Hlavné ciele, ciele a funkcie služby podpory riadiacej dokumentácie, jej práva a povinnosti. Analýza postupu organizácie kancelárskej práce na príklade MTK Milkom LLC.

abstrakt, pridaný 31.03.2015


Služba podpory manažérskej dokumentácie: jej účel, úlohy, štruktúra a zloženie. Forma obchodnej organizácie. Výber názvu služby, definícia jej oficiálneho zloženia a personálneho obsadenia, kvalifikačné zloženie organizácie.

ročníková práca, pridaná 17.05.2015


Útvary, ktoré sú súčasťou odboru podpory dokumentácie riaditeľstva. Úlohy riaditeľa odboru podpory dokumentácie správneho odboru. Automatizácia pracovného toku je metóda na zlepšenie správy dokumentov.

Dnes už mnohí prišli na to, že kultúra práce s dokumentmi je súčasťou produkčnej kultúry a tá je zasa dôležitým predpokladom úspešného pôsobenia na trhu. Preto je podpora riadenia dokumentácie rovnakou súčasťou výrobnej infraštruktúry, absolútne rovnocenná a nevyhnutná, ako je vybavenie, zdroje a personál.

Manažér stráca veľa času nesprávnymi alebo včas vykonanými dokumentmi, nesprávnymi rozhodnutiami manažmentu alebo neschopnosťou rýchlo nájsť správny dokument.

Dokumenty prijíma podnik od zákazníkov, partnerov, iných podnikov; vznikajú pri činnosti samotného podniku; prísť do vedenia na rozhodnutie, spísanie vo forme uznesení o pokynoch na vykonanie a na podpis; odoslané príjemcom.

Dokumenty spoločnosti GRAND LLC sú vyhotovené hlavne na formulároch a majú stanovený súbor podrobností a stabilné poradie ich umiestnenia.

V procese dokumentovania činnosti GRAND LLC sa vytvárajú rôzne typy dokumentov:

Organizačná a právna dokumentácia (stanovy, predpisy, pravidlá, pokyny, personálne tabuľky);

Administratívna dokumentácia (príkazy, pokyny, uznesenia, rozhodnutia, pokyny);

Informačná a referenčná dokumentácia (listy, telegramy, faxy, akty, protokoly, správy a poznámky).

Pozície vedúcich pracovníkov sú obsadené skúsenými odborníkmi, ktorí dobre poznajú technológiu, vedia racionálne plánovať výrobu, správne ju organizovať a vykonávať administratívne funkcie.

GRAND LLC využíva štruktúru riadenia predajne, ktorá je tvorená budovaním riadiaceho aparátu len zo vzájomne podriadených orgánov vo forme hierarchického rebríčka. Na čele každej divízie stojí vedúci, ktorý má všetky právomoci a vykonáva výlučne vedenie podriadených zamestnancov, pričom vo svojich rukách sústreďuje všetky riadiace funkcie (Príloha 1).

Táto štruktúra poskytuje: jednotu a jasnosť velenia; Konzistentnosť akcií výkonných umelcov; jasný systém vzájomných vzťahov medzi vedúcim a podriadenými; rýchlosť reakcie v reakcii na priame pokyny; prijímanie medzi sebou špecifikovaných príkazov a úloh vykonávateľmi spolu so zdrojmi; osobná zodpovednosť prednostu za konečné výsledky činnosti svojho útvaru.

Vzhľadom na dokumentačnú činnosť môžeme povedať, že pre každý podnik zahŕňa rovnaké kancelárske operácie a procesy.

GRAND LLC vytvára, prijíma od iných organizácií množstvo dokumentov obsahujúcich informácie rôznych ekonomických, politických, účtovných, štatistických, sociálnych atď.

V dôsledku monitorovania činnosti zamestnancov v LLC "GRAND" sa ukázalo, že všetci hlavní špecialisti sa v tej či onej miere podieľajú na dokumentárnej podpore manažmentu. Riaditeľ trávi veľa času sťahovaním, hľadaním dokumentov, kontrolou správnosti pre nedbalý prístup špecialistov. Hlavný účtovník vykonáva prácu s dokladmi nepresne, pozorujú sa chyby, doklady sa predkladajú neskoro, veľa času sa strávi hľadaním dokladov. Hlavný ekonóm venuje veľa času plánovaniu, organizácii prídelu a odmeňovania, účtovníctvu a výkazníctva, analýze, čo sú jeho hlavné funkcie. Na druhej strane sa veľa času vynakladá na výkon práce, ktorá nie je zabezpečená služobnými povinnosťami, dochádza aj k stratám pracovného času spojených s porušovaním pracovného režimu. Hlavný inžinier vypracúva žiadosti o prácu a materiálno-technické prostriedky, veľa času trávi prácou, ktorá je priamo jeho oficiálnymi povinnosťami. Spolu s tým veľký podiel zaberajú prechody a prechody. Technici vedú technickú dokumentáciu, veľa času venujú technologickému riadeniu a operatívnemu riadeniu. Sekretárka trávi veľa času telefonovaním, prácou na počítači, kopírovaním dokumentov a málo času sa venuje práci s dokumentmi, ktorá by mala byť jeho hlavnou činnosťou. Práca s prichádzajúcou aj odchádzajúcou dokumentáciou sa strávi málo času. Hlavný inžinier sa zaoberá vedením technickej dokumentácie: denník o prevzatí na opravu a výdaj zariadenia z opravy, technické pasy, bezpečnostný denník. Je potrebné poznamenať, že pracovný deň zamestnancov administratívneho aparátu začína o 8:00 a končí o 17:00, prestávka na obed od 12:00 do 13:00. Počas obdobia čistenia nie je pracovný deň hlavných špecialistov štandardizovaný.

Základom organizácie personálnej práce je hlboké a jasné rozdelenie funkcií medzi útvary a účinkujúcimi. Odráža sa v regulačných dokumentoch – nariadeniach o divíziách a pracovnej náplni ich zamestnancov.

Je potrebné poznamenať, že spoločnosť GRAND LLC doteraz nemá taký regulačný dokument upravujúci dokumentárnu podporu podnikového manažmentu ako pokyn na kancelársku prácu. Ide o regulačný dokument, ktorý upravuje organizáciu, pravidlá, techniky a procesy tvorby dokumentov, postup pri práci s nimi a sledovanie ich vykonávania. Inštrukcia by sa mala vypracovať v súlade s hlavnými ustanoveniami Štátneho systému na podporu riadenia dokumentácie a Štandardnou inštrukciou pre papierovanie vo federálnych výkonných orgánoch Ruskej federácie. Pokyn schvaľuje generálny riaditeľ.

Ustanovenia poučenia o kancelárskej práci by nemali odporovať platnej právnej úprave v oblasti informácií a dokumentácie.

Z analýzy vyplýva, že zo sekretára, ktorý v súčasnosti pracuje v podniku, vykonáva hlavné funkcie súvisiace s dokumentačnou podporou manažmentu. Je hlavnou postavou administratívneho procesu, pričom má vyššie vzdelanie a formálne podlieha riaditeľovi. GRAND LLC zároveň nemá službu správy dokumentov.

Stav kancelárskej práce a všeobecná kultúra obsluhujúcich manažérov a špecialistov je do značnej miery určená kvalitou práce tajomníka, ktorá zase závisí od úrovne jeho organizácie.

Všetky funkcie, práva, povinnosti a zodpovednosti sekretárky v určitej forme musia byť stanovené v popise práce, čo v GRAND LLC chýba.

Všetky dokumenty GRAND LLC sú rozdelené do troch tokov dokumentov: prichádzajúce, prijaté od iných podnikov; odchádzajúce, o ktorých sa predpokladá, že keď sa vytvoria, majú byť odoslané iným podnikom; interné, zostavené pre potreby samotného podniku. Hoci spolu úzko súvisia, každý z týchto prúdov má svoje vlastné pravidlá spracovania a smer pohybu.

Tok došlých dokumentov tvoria dokumenty vyšších organizácií, príkazy, listy atď., obsahujúce smernice, vysvetlivky a iné informácie, dokumenty iných organizácií, ktoré si vymieňajú informácie na riešenie problémov vyžadujúcich si spoločný postup, sťažnosti a vyjadrenia občanov.

Fázy spracovania prichádzajúcich dokumentov:

Dokumenty je možné prijímať poštou, doručovať kuriérom, návštevníkom, faxom.

GRAND LLC prijíma 35 % dokumentov poštou, 15 % dokumentov faxom, 10 % kuriérom, 35 % dokumentov e-mailom, 5 % od fyzických osôb.

Spoločnosť nemá zamestnaneckú dokumentáciu zodpovednú za príjem a účtovanie korešpondencie, preto dokumenty prichádzajúce poštou aj faxy niekedy preberajú sami zamestnanci GRAND LLC. To často vedie k strate korešpondencie alebo jej predčasnému prijatiu zamestnancami. Preto nie je prehľadná evidencia prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie vrátane prichádzajúcich a odchádzajúcich faxov.

Evidencia iných druhov organizačných a administratívnych dokumentov sa nevykonáva. Neexistuje žiadny zoznam dokumentov, ktoré sa majú zaregistrovať.

Pri preberaní dokumentov sa kontroluje správnosť ich doručenia (korešpondencia doručená na nesprávnu adresu sa odosiela odosielateľovi), otvárajú sa obálky, posudzuje sa fyzický stav dokumentov (poškodenie textu, neúplné prijatie faxovej správy ) a prítomnosť príloh. Obálky sa spravidla ničia, s výnimkou prípadov, kedy je možné pomocou pečiatky na obálke nastaviť dátum odoslania alebo prijatia dokumentu, adresu odosielateľa. V týchto prípadoch je obálka priložená k dokumentu. Ak je text dokumentu poškodený, nie sú v ňom žiadne prílohy, vypracuje sa akt. Jedno vyhotovenie aktu spolu s doručenými dokumentmi sa zasiela odosielateľovi.

V tomto štádiu predbežného posudzovania dokumentov je tajomník povinný distribuovať korešpondenciu medzi generálnym riaditeľom a štrukturálnymi divíziami. Na prichádzajúcich dokumentoch sa označí ich vyhotovenie a zaevidujú sa v špeciálnom denníku evidencie dokumentov.

Príslušný úradník naň napíše uznesenie obsahujúce jeho rozhodnutie o údajoch uvedených v dokumente. Ďalej dokument s uznesením dostane hlavný účtovník. Po registrácii sa dokument odošle na vykonanie. Povinná registrácia podlieha dokumentom pochádzajúcich od podnikov na vyššej úrovni, žiadostiam a sťažnostiam občanov, korešpondencii iných podnikov, ktoré vyžadujú rozhodnutie alebo odpoveď, materiálom s trvalou dobou uchovávania.

Podnik často nevykonáva prácu na kontrole lehôt na vyhotovenie dokumentov, pretože termíny na vyhotovenie zo strany vedenia nie sú stanovené. Dokumenty dostávajú zamestnanci, obchádzajúci manažment a vyhotovenie dokumentov vykonávajú zamestnanci v závislosti od vlastných rozhodnutí.

Dokonca aj pre tie dokumenty, ktoré prechádzajú vedením podniku a sú prevedené na vykonanie, nie sú stanovené lehoty na vykonanie dokumentov, neuvádzajú sa značky na prevod na vykonanie, pokyny od vedenia sú ústne.

GRAND LLC nevypracovala zoznam dokumentov podliehajúcich kontrole s uvedením typických termínov. Kontrolné karty sa nespustia. Neexistuje žiadna preventívna kontrola.

Kvôli nedostatku termínov:

Nedochádza k overovaniu priebehu vykonávania dokumentov;

Dodávatelia nedostávajú vopred upozornenia na blížiace sa termíny;

Hlásenia o dokladoch nevyplnených včas sa nevypracúvajú.

Vedenie podniku nesleduje stav výkonnej disciplíny v podniku. V dôsledku toho dochádza k prípadom straty dokumentov, predčasného a nekvalitného vykonania. Prenos dokumentov na dodávateľa často nie je formalizovaný.

Po príchode k dodávateľovi je dokument s ním, kým sa problém úplne nevyrieši. Po úplnom dokončení práce na dokumente sa na iniciatívny dokument umiestni značka o jeho vykonaní a smerovaní k prípadu.

Odchádzajúce dokumenty do LLC "GRAND" v procese spracovania tiež prechádzajú niekoľkými inštanciami. Práca na nich pozostáva z vypracovania dokumentu, dotlače, schválenia, potvrdenia, podpísania, registrácie a spracovania na odoslanie.

Na začiatku prípravy odchádzajúceho dokumentu umelec vypracuje návrh - ručne alebo strojom písaný dokument, ktorý odráža prácu autora alebo redaktora na jeho texte. Po potrebných konzultáciách zhotoviteľ vypracuje návrh dokumentu, na ktorom sa dohodne.

Dokument je vyhotovený na formulári a výkonný umelec musí vedieť, akú formu má mať pre príslušný návrh dokumentu: všeobecný formulár, listový formulár, formulár pre konkrétny typ dokumentu, úradný formulár alebo formulár konštrukčná jednotka. Tlačivo úradníka alebo tlačivo štrukturálnej jednotky sa používa, ak má úradník alebo vedúci štrukturálnej jednotky právo podpísať typ dokumentu vyhotoveného na príslušnom tlačive. Toto právo je zakotvené v popise práce osoby, ktorá dokument zostavuje.

Ak sa vyžaduje externé schválenie, schvaľovacia pečiatka sa vyhotoví na návrh dokumentu podniku iba vtedy, ak je potrebné dokument dohodnúť s inými organizáciami.

Interné schválenie dokumentu sa vydáva vízom. Vízum je uvedené postavenie schvaľovateľa, jeho osobný podpis, jeho prepis, dátum schválenia. Interná koordinácia sa vykonáva s vedúcimi zamestnancami podniku, vedúcimi štrukturálnych divízií, odborníkmi, ak sa text dokumentu týka ich pracovných povinností. Schvaľovaním dokumentu každý z nich vyjadruje svoj názor v súlade so smerom činnosti, za ktorú nesie odbornú zodpovednosť. Víza pomáhajú manažérovi urobiť správne rozhodnutie, pretože podpisom dokumentu preberá plnú zodpovednosť.

Niektoré dokumenty podniku nadobúdajú právnu platnosť po ich schválení. Ide o špeciálny spôsob uvedenia dokumentu do platnosti, ktorý povoľuje jeho distribúciu určitému okruhu organizácií, úradníkov a občanov. Sekretárka GRAND LLC má zoznam dokumentov, ktoré si vyžadujú schválenie.

Pripravený a vyhotovený dokument sa predkladá na podpis vedúcemu, dátum podpisu dokumentu je uvedený vo formulári.

Kompletne pripravený podpísaný dokument sa odošle na registráciu a odoslanie.

Spracovanie a odosielanie odchádzajúcich dokumentov vykonáva tajomník podniku. Pred zapečatením obálok nie vždy skontroluje prítomnosť všetkých príloh, správnosť a správnosť napísanej adresy.

Dokumenty odovzdané na expedíciu sú často expedované na druhý deň, telegramy a urgentná korešpondencia meškajú.

Interné dokumenty podniku prechádzajú týmito fázami: príprava návrhu dokumentu, dotlač, schválenie, potvrdenie, podpis, odovzdanie adresátovi. Trasy ich prechodu v etapách prípravy a vyhotovenia sú preto rovnaké ako pri odchádzajúcich dokumentoch a vo fáze vyhotovenia sa zhodujú s trasami prichádzajúcich dokumentov.

Niektoré typy interných dokumentov spoločnosti GRAND LLC však majú svoje vlastné cesty. Protokoly nevyžadujú vypracovanie; memorandá, certifikáty a pod. ísť priamo k vedúcemu, v mene ktorého sú napísané. Rýchlosť získania informácií potrebných na rozhodnutie závisí od prehľadnosti a efektívnosti pohybu a spracovania dokumentu. Neskoré spracovanie dokumentov, najmä finančných, môže viesť k negatívnym ekonomickým dôsledkom. Preto sa vždy veľká pozornosť venuje racionálnej organizácii pracovného toku, rýchlosti a presnosti spracovania a prenosu dokumentov na vykonanie.

Pohyb dokumentov v organizácii od momentu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania sa nazýva workflow.

Táto definícia sa zameriava na slová „pohyb dokumentov“, teda ich cestu z jednej jednotky alebo od jedného zamestnanca k druhému. Niektorí sa na ceste zoznámia s jej uchovávaním na rozhodovanie, iní budú text koordinovať a upravovať, registrovať a neustále sledovať všetky fázy jeho pohybu a nakoniec ho pripravia na odoslanie.

Všetky podnikové dokumenty predstavujú dve veľké skupiny:

Prijaté zvonka, od iných podnikov (došlé dokumenty);

Vytvorené interne.

Pri štúdiu pracovného postupu sa každá z týchto skupín posudzuje samostatne. Analýza môže byť vykonaná z rôznych uhlov pohľadu.

Prichádzajúce dokumenty GRAND LLC analyzujú korešpondenti - autori dokumentov, z ktorých boli prijaté:

Od vyšších orgánov, vrátane orgánov a manažmentu (od nich pochádzajú sprievodné dokumenty, pokyny, príkazy);

Z podriadených podnikov;

Od iných podnikov, ktoré nie sú v podriadenom vzťahu s týmto podnikom. Môžu to byť zákazníci, dodávatelia, fyzické osoby, ktoré posielajú listy, žiadosti, sťažnosti (odvolania občanov).

Dokumenty vytvorené v podniku sú jasne rozdelené do dvoch skupín:

Interný, zostavený pre potreby samotného podniku a obiehajúci v ňom;

Pošta na odoslanie, ktorá je po vytvorení určená na odoslanie iným podnikom.

Všetky dokumenty vytvorené v podniku sú v analýze rozdelené na iniciatívne, vypracované na základe potrieb ich podniku a vyvinuté „v rámci“ úloh vyšších orgánov alebo na základe prijatých žiadostí.

Odchádzajúce dokumenty, rovnako ako prichádzajúce, môžu byť analyzované podľa typu a podľa korešpondentov, ktorým sú odosielané. Delia sa aj na dokumenty, pri ktorých sa očakáva odpoveď, a dokumenty zaslané len pre informáciu (reklama a pod.).

Najdôležitejším faktorom pri štúdiu pracovného postupu je výpočet jeho objemu. V GRAND LLC môže byť objem toku dokumentov uvedený v tabuľke 1.

Tabuľka 1. Objem toku dokumentov spoločnosti GRAND LLC podľa údajov za rok 2012

Objem toku dokumentov v GRAND LLC je teda podľa údajov za rok 2012 1274 dokumentov, z toho 30,69 % originálov a 69,31 % kópií dokumentov.

Štruktúra originálnych dokumentov je znázornená na obrázku 2.

Obrázok 2 - Štruktúra toku dokumentov spoločnosti GRAND LLC

Najväčší podiel na dokumentovom toku podniku majú interné dokumenty (44,50 %), len 30,69 % dokumentov je odoslaných.

Množstvo papierovania je potrebné na:

Výpočet potrebného počtu zamestnancov kancelárie:

Výpočet efektívnosti použitia mechanizácie a nástrojov automatizácie kancelárie;

Stanovenie pracovnej náplne kancelárskeho personálu vrátane tajomníka vedúceho a tajomníka štrukturálneho útvaru.

Vo všeobecnosti pracovný postup zobrazuje vyťaženosť celého administratívneho aparátu, pretože všetci jeho zamestnanci musia riešiť dokumenty.

Tabuľka 2. Dynamika toku dokumentov za roky 2009-2011

Údaje v tabuľke 2 ukazujú, že tok dokumentov spoločnosti GRAND LLC má stúpajúci trend.

Objem obehu dokumentov v roku 2011 oproti roku 2010 vzrástol o 9,96 % a v roku 2012 oproti roku 2011 o 25,12 %.

GRAND LLC teda nespĺňa požiadavky GSDOU, čo predstavuje porušenie pri vykonávaní kancelárskej práce v podniku.

Sekretárka vykonáva všeobecné dokumentačné služby pre podnik, to znamená, že vykonáva funkciu kancelárie: eviduje dokumenty, ktoré by mali prípadne poskytovať centralizovanú evidenciu všetkej prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie a organizačných a administratívnych dokumentov. Tajomník je tiež povinný kontrolovať lehoty na vyhotovenie dokumentov a odňatie spod kontroly, organizovať prácu na tvorbe a ukladaní prípadov, viesť nomenklatúru prípadov v papierovej aj elektronickej forme.

Súhrn všetkých týchto ustanovení by mal byť uvedený v popise práce, čo výrazne zlepší prácu podniku. Pre relatívne malý podnik, akým je GRAND LLC, nie je potrebné zavádzať ďalšieho zamestnanca, je potrebné iba vypracovať súbor regulačných a organizačných dokumentov upravujúcich právne postavenie, postavenie, funkcie, zodpovednosť a organizáciu práce tajomníka. úradník.

Tajomník GRAND LLC pri svojej práci používa iba softvér Office 2007 a skener, čo mu zjednodušuje prácu, ale nepomáha dostatočne racionálne využívať prácu. Práca v každej organizácii musí byť organizovaná tak, aby zamestnanci vykonávali svoju prácu v súlade s akčným plánom efektívne, poznali svoje miesto a ciele v organizácii a tieto ciele sa musia zhodovať s cieľmi organizácie ako celku. Aby sa to všetko dosiahlo, mali by byť jasne identifikované popisy práce každého zamestnanca organizácie.

Zamestnanci podniku často robia papierovanie sami, čo vedie k strate ich profesionálneho času, ako aj k porušeniam pri príprave samotnej dokumentácie. To znamená, že špeciálne znalosti tajomníka v oblasti prípravy a spracovania dokumentov sa využívajú veľmi málo, čo negatívne ovplyvňuje stav systému správy dokumentov.

V súlade so stanovenými kategóriami dokumentov, ktorých elektronické obrázky sú vložené do systému správy dokumentov spoločnosti GRAND LLC, musí sekretár vytvoriť na serveri priečinok so šablónami pre hlavné typy dokumentov, ktoré môžu používať všetci zamestnanci v príkaz na vykonanie ďalšej práce s elektronickými súbormi týchto dokumentov.

V GRAND LLC prebieha príprava a realizácia dokumentácie decentralizovaným spôsobom. Na výrobu dokumentov sa používajú osobné počítače kompatibilné s IBM, laserové a atramentové tlačiarne Hewlett-Packard LaserJet a DeskJet a stolné skenery Hewlett-Packard ScanJet.

Tajomník sa vo svojej práci riadi platnou legislatívou Ruskej federácie, chartou podniku, administratívnymi dokumentmi vedenia podniku, pracovnými predpismi, pokynmi od vedúceho, nariadeniami o sekretariáte, štátnymi regulačnými dokumentmi v oblasť kancelárskych prác.

Tajomník nesie administratívnu zodpovednosť za porušenie platnej legislatívy Ruskej federácie pri príprave dokumentov, za nekvalitné a predčasné plnenie svojich povinností, za nezákonné využívanie udelených práv, ako aj ich osobné využitie. účely.

Sekretárka môže komunikovať s pracovníkmi pri získavaní potrebných informácií a spoločnej príprave dokumentov, s organizáciami tretích strán, úradmi pri získavaní a poskytovaní dokumentov.

V GRAND LLC sa vytváranie prípadov vykonáva podľa nominálneho znaku - názvov typov dokumentov (objednávky, úkony, zmluvy).

V závislosti od podmienok uloženia vykonáva tajomník úplnú alebo čiastočnú registráciu prípadov. Zároveň zostáva veľké množstvo prípadov nedokončených.

Ukladanie dokumentov v GRAND LLC prebieha decentralizovaným spôsobom. Zamestnanci podniku neodovzdávajú dokumenty na uskladnenie, ale ukladajú ich na svojich pracoviskách. Listiny v kauzách buď nevznikajú vôbec, alebo vznikajú v rozpore s požiadavkami „Základných pravidiel prevádzky rezortných archívov“, a to: listiny v kauzách sa tvoria svojvoľne; často v jednom prípade existujú dokumenty s rôznymi lehotami uchovávania; chýbajú potrebné údaje na podávanie vecí.

Doteraz v štruktúre GRAND LLC neexistuje žiadny archív. Časť prípadov je vedená v štrukturálnych oddeleniach, časť sekretárka. Na farme nie je žiadna špeciálne vybavená miestnosť, šanóny s kufríkmi sú uložené v skrinkách a stolíkoch. Za bezpečnosť dokumentov v spisoch zodpovedá tajomník. Spoločnosť nepoužíva štandardný zoznam dokumentov s dobou uchovávania. Nomenklatúra prípadov nebola zostavená.

Podniku teda úplne chýba organizácia archívneho ukladania dokumentov. Je potrebné vypracovať nomenklatúru prípadov, začať formovať dokumenty do prípadov a organizovať archív podniku.

Účtovanie dokladov je zabezpečené ich evidenciou - evidenciou poverení o doklade v predpísanej forme, zafixovaním skutočnosti vytvorenia dokladu, jeho odoslania alebo prijatia. Spolu s funkciou účtovania dokumentov vám registrácia umožňuje kontrolovať vykonávanie dokumentov, vyhľadávať dokumenty na žiadosť oddelení a zamestnancov inštitúcie.

Systém ukladania dokumentov je súbor prostriedkov, metód a techník na účtovanie a systematizáciu dokumentov za účelom ich vyhľadávania a využitia v bežnej činnosti inštitúcie. Pre systém ukladania dokumentov sú najvýznamnejšie pojmy „nomenklatúra prípadov“ a „prípad“.

Nomenklatúrou vecí sa rozumie systematický zoznam názvov vecí vytvorených v kancelárskej práci organizácie, usporiadaných v určitom poradí s uvedením období ich uchovávania; prípadom sa rozumie súbor dokumentov k samostatnej problematike alebo oblasti činnosti, vytvorených v chronologickom alebo inom slede a uložených v samostatnom obale.

S organizáciou systematizovaného ukladania dokumentov technologicky najužšie súvisia doby evidencie a uchovávania dokumentov, pretože sú hlavnými faktormi pri výbere a zabezpečení systému na akumuláciu dokumentov v procese operatívnej práce. Lehoty uchovávania a systém indexov pre dokumentové komplexy (skrinky, úložné jednotky) sú stanovené v nomenklatúre prípadov.

Systematický zoznam hlavičiek vecí uložených v organizácii s uvedením podmienok ich uloženia - nomenklatúra vecí, je najdôležitejším prvkom nielen systému vyhľadávania informácií, ale aj skúmania hodnoty a uchovávania dokumentov podniku.

Zostavovanie nomenklatúr prípadov sa už niekoľko desaťročí v súlade s GSDOU stalo povinným pre všetky štátne štruktúry a v neštátnom sektore hospodárstva a manažmentu osvedčeným a užitočným nástrojom kontroly zloženia, resp. systematizácia a vyhľadávanie dokumentov nie je užitočné.

Počas existencie GRAND LLC nebola zostavená ani jedna nomenklatúra prípadov.

Nomenklatúra prípadov by mala v ideálnom prípade zahŕňať všetky dokumenty, kartotéky, registračné a referenčné a dokumentové polia všetkých štruktúrnych divízií a funkcionárov organizácie bez výnimky, bez ohľadu na typ média, stupeň utajenia a spôsob fixácie dokumentárnych informácií. .

Nomenklatúra zahŕňa prípady dočasných prevádzkových orgánov, ktorých dokumenty slúžia ako právny základ na potvrdenie oprávnenia organizácie alebo ukončenie jej činnosti, napríklad likvidačná komisia, ako aj neukončené obchodné prípady, ktoré prechádzajú na nástupcov z iných organizácií. na ich pokračovanie.

Formujú a ukladajú súbory v GRAND LLC v štrukturálnych oddeleniach v mieste vzniku dokumentov.

Administratívne dokumenty, korešpondenciu vedenia a najdôležitejšie interné dokumenty tvorí a uchováva vedenie.

Prevažná väčšina účtovnej dokumentácie je zoskupená chronologicky. Dokumenty sa zbierajú mesačne.

Účtovné oddelenie zasiela štruktúrnym útvarom informácie o nákladoch výroby podľa prvkov, informácie o plnení ukazovateľov výkonnosti a ďalšie informácie.

Štrukturálne divízie zase predkladajú správy o plnení plánu práce vo fyzickom vyjadrení a správy o stave rozpracovanosti a ďalšie dokumenty potrebné pre účtovníctvo, ako aj kontrolu nad výrobnou činnosťou.

Osobné účty pracovníkov a zamestnancov podľa miezd sú v rámci roka zoskupené do samostatných súborov a sú zoradené abecedne podľa priezvisk.

Pokladničné príkazy, zálohové hlásenia, bankové výpisy, príjmové doklady, faktúry a iná podobná dokumentácia sú usporiadané v poradí ich čísel.

Zaistenie dokumentov môžu vykonávať len vyšetrovacie orgány, orgány predbežného vyšetrovania, prokuratúra, orgány daňovej kontroly a polícia. Odstúpenie sa zdokumentuje protokolom, ktorého kópiu odovzdá proti podpisu príslušnému pracovníkovi organizácie. So súhlasom a v prítomnosti zástupcov orgánov, ktoré vykonávajú zaistenie, si môžete urobiť kópie zaisťovaných dokumentov s uvedením dôvodov a dátumu ich zaistenia.

V prípade straty alebo zničenia dokumentov vedúci organizácie príkazom vymenuje komisiu na prešetrenie dôvodov straty alebo zničenia dokumentov. V komisii sa môžu zúčastniť zástupcovia vyšetrovacích orgánov a štátneho požiarneho dozoru. Výsledky práce komisie sú dokumentované aktom schváleným prednostom.

Puzdrá sú umiestnené v skriniach a trezoroch. Vydávanie prípadov iným organizáciám sa vykonáva iba so súhlasom vedúceho organizácie.

Na základe vyššie uvedeného je potrebné vypracovať súbor regulačných a organizačných dokumentov upravujúcich právne postavenie, postavenie, funkcie, zodpovednosť a organizáciu práce tajomníka.

V GRAND LLC sa tí špecialisti, ktorí majú voľný čas, zaoberajú podporou dokumentácie, preto sa dokumentácia vykonáva nepresne, dokumenty sa často strácajú, 10 % pracovného času sa strávi ich hľadaním, pri spracovaní dokumentov sa robia chyby, dokumenty sa odosielajú neskoro, pred odoslaním dokumentov, správnosť nie sú vždy kontrolované. Túto situáciu vysvetľuje skutočnosť, že v spoločnosti GRAND LLC nikto nenesie zodpovednosť za jasné a správne vykonávanie kancelárskej práce, neexistujú žiadne dôležité dokumenty o organizácii kancelárskej práce, konkrétne popis práce tajomníka, nomenklatúra prípady a pokyny pre kancelársku prácu, dokumenty nemajú jasne stanovený harmonogram sa preto strácajú. dochádza k duplicite a paralelnosti funkcií. Systém dokumentárnej podpory manažmentu, ktorý v organizácii existuje, nie je pre zamestnancov optimálny, nepodnecuje ich k efektívnej práci a nevytvára na to vhodné podmienky.

Všetky existujúce nedostatky sa musia odstrániť, pretože iba usporiadaný pracovný postup vám umožňuje prijímať včasné a úplné informácie na prijímanie správnych rozhodnutí a eliminuje možnosť straty dokumentov a informácií. Na tento účel bude potrebné vypracovať referenčné podmienky pre projekt na zlepšenie podpory správy dokumentácie.

Úvod 3

1. Problémy zlepšovania systémov správy dokumentov pomocou moderných IT 7

2. Analýza a zlepšenie systému predškolských vzdelávacích inštitúcií as "SZEI" s využitím informačných technológií 21

3. Pokyny na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadiace činnosti JSC „SZEI“ 25

Záver 35

Zoznam použitých prameňov a literatúry 40

Prihlášky 43

Úvod

Problému zefektívnenia riadenia prostredníctvom zavádzania informačných a komunikačných technológií sa u nás venuje čoraz väčšia pozornosť. V súčasnosti sa na úrovni štátu zvažujú koncepcie vytvorenia e-governmentu, zavedenia elektronickej administratívnej regulácie a kombinovania štátnych informačných zdrojov 1 . Informačné zdroje tvoria základ činnosti akejkoľvek informačnej štruktúry. Pre efektívnu výstavbu nových a reorganizáciu fungujúcich manažérskych technológií, zdôvodnenie rozhodnutí o automatizácii informačnej a dokumentačnej podpory riadenia v podnikoch je potrebná primeraná kvalitná vedecká a metodická podpora, ktorá spĺňa moderné predstavy o organizácii a riadiacich procesoch a úlohách. za ich zdokonaľovanie, čím sa zdôrazňuje relevantnosť zvolenej témy vedeckej práce. Potreba zmeny a neustáleho skvalitňovania dokumentačnej podpory manažmentu je daná významom úlohy informácií v systéme sociálno-ekonomického manažmentu, v ktorom sú informácie nahromadené v rôznych správach, informáciách, údajoch o jednotlivých udalostiach, javoch, skutočnostiach v r. dokumenty - formuláre vhodné na použitie, slúži ako informačný zdroj spoločnosti. 2 Účelom tejto práce je identifikovať oblasti pre zlepšenie dokumentačnej podpory riadiacich činností organizácie pomocou informačných technológií (ďalej len IT) na príklade JSC Samara Plant of Electrical Products. Predmetom výskumu v práci je OJSC "Závod elektrotechnických výrobkov Samara" a predmetom výskumu dokumentačná podpora jeho riadiacich činností pomocou IT.

Na dosiahnutie cieľa stanoveného v práci je potrebné dôsledne riešiť množstvo úloh: preštudovať teoretické aspekty dokumentačnej podpory riadiacich činností; analyzovať existujúci systém dokumentačnej podpory riadiacich činností závodu elektrotechnických výrobkov v Samare, navrhnúť smerovanie na zlepšenie tohto systému a určiť účinnosť návrhov.

Pri hodnotení stupňa rozvoja skúmaného problému je potrebné poznamenať, že prelom v chápaní dokumentu ako objektu správy dokumentov sa datuje do 80. rokov dvadsiateho storočia a je spojený so zásadnou zmenou spôsobov fixácie dokumentu. , prenos a čítanie informácií 3. Elektronickým dokumentom sa venujú vedecké práce VNIIDAD, RGANTD, GARF. Preskúmanie ukázalo, že stupeň poznania rôznych problémov elektronických dokumentov nie je rovnaký, a poslúžil ako podnet na prípravu výskumného programu Ruským archívom (VNIIDAD) na roky 2001-2010. „Elektronické dokumenty“, ktorý zahŕňa približný zoznam oblastí vedeckého výskumu, regulačného, ​​metodologického a experimentálneho vývoja v oblasti elektronických dokumentov 4 . V dielach Mityaev K. G., Livshits Ya. Z., Tsikulin V. A., Kuznetsova T. V., Sokova V. D., Krasavina A.S., Mingalev B. C., Bachilo I. L., Krasava E.. vajíčka M.I., Loseva V.I., Reikhtsauma A.L., Andreeva V.I., Yankova V.F., Kuznetsova S.L., Pshenko A.V., Slavko T.I., Aleksentseva A.I., Arkhipova N.I., Ovchinnikova N.V., Bobyleva M. a iné sú rozpracované historické, teoretické a aplikačné problémy dokumentárnej podpory manažmentu, správy dokumentov, organizácie kancelárskej práce a dokumentačnej podpory manažmentu, automatizácie práce s dokumentmi.

Zo širokej škály rôznych publikácií o problémoch automatizácie procesov riadenia a podpory dokumentácie sú pre tému práce najatraktívnejšie nedávno publikované metodické novinky o návrhu elektronickej dokumentácie a správe elektronických dokumentov, medzi ktoré patria aj práce tzv. D.A. Romanov, T.N. Ilyina, A.Yu Loginova, Michael J. Sutton, N.N. Kunjajevová 5. Tieto práce obsahujú pohľady na elektronickú správu dokumentov a rôzne prvky systému elektronickej správy dokumentov založeného na využívaní počítačových informačných technológií, načrtávajú metodické základy ich implementácie, zovšeobecňujú domáce a zahraničné skúsenosti s nastavovaním úloh a vývojom riešení pre správu dokumentácie v podnikovej sfére. systémy, ktoré vyžadujú integráciu rôznych informačných platforiem a hardvéru a softvéru. Analýza stavu teoretických základov tvorby a skvalitňovania dokumentačnej podpory manažmentu naznačuje, že mnohé aspekty tohto problému ešte nie sú v publikáciách dostatočne reflektované.

Základom metodológie výskumu realizovanej v tejto práci je systematický prístup k analýze vývoja dokumentačnej podpory v systéme riadenia podniku. Metodika práce je kombináciou tradičných všeobecných vedeckých a špeciálnych metód. Na riešenie zadaných úloh boli použité metódy: porovnávacia a systémovo-štrukturálna analýza, klasifikačná, štatistická, grafická. Metodologický základ štúdie tvorili princípy objektivity a konzistentnosti, dialektická predstava procesu a možnosti jeho poznania. Voľba štruktúry práce je daná cieľom a postupnosťou riešených úloh: práca pozostáva z úvodu, troch častí, záveru, zoznamu odkazov a literatúry a aplikácií.

1. Problémy zlepšovania systémov správy dokumentov s využitím moderných IT

V súčasnej spoločensko-ekonomickej situácii, v kontexte hľadania optimálnych spôsobov informatizácie spoločnosti a vstupu Ruska do globálneho informačného priestoru, sa rieši aj riešenie multidimenzionálneho problému podpory správy dokumentov, pomocou ktorej sa procesy dokumentácie , organizovanie dokumentov a obeh dokumentov, nadobúdať normatívny alebo usporiadaný charakter, má prvoradý význam.

Mnohí vedci dnes považujú dokumentárne, právne, ekonomické, organizačné, personálne a iné aspekty dokumentárnej podpory manažmentu za prioritné. Vedci konštatujú, že skúmaný problém obsahuje tak historicky zdedené charakteristiky, ako aj nové spojené so zásadnými technickými a sociálno-ekonomickými premenami v oblasti dokumentácie a konštatujú, že nedostatočný vedecký a teoretický rozvoj a nedostatočná pozornosť štátu k vytvoreniu koncepčného rámec a rozvoj jednotných prístupov k organizáciám predškolských vzdelávacích inštitúcií so sebou prináša rôzne negatívne dôsledky, najmä odlúčenie od medzinárodných pravidiel a technológií, neefektívnosť a nedostatočnú hodnotu uložených informačných zdrojov a pod. 1

Začiatkom 90. rokov dvadsiateho storočia sa objavila nová trieda systémov správy dokumentov, ktorá bola navrhnutá na správu elektronických dokumentov iných ako ich obrázky. Boli to väčšinou súbory textového procesora – takto sa objavila nová trieda systémov, nazývaná systémy na správu dokumentov. Rozvoj funkcionality, pridanie funkcií pre prácu s obrázkami dokumentov viedlo k tomu, že v moderných systémoch správy dokumentov sa okrem funkcií ukladania a vyhľadávania objavili funkcie kontroly životného cyklu dokumentov - na rozdiel od svojich predchodcov sú systémy správy dokumentov navrhnutý na prácu s dynamickými dokumentmi.

Dokument je hlavným spôsobom prezentácie informácií, na základe ktorých každý podnik funguje. Informácie môžu byť štruktúrované za predpokladu, že databázy a aplikované informačné systémy sú zodpovedné za ich uchovávanie a správu, a neštruktúrované – jednoduché dokumenty 2 . Medzi štruktúrovanými a neštruktúrovanými dokladmi, ako je faktúra za výdaj tovaru a transakcia v informačnom systéme aplikácie o odpise tovaru zo skladu, je vzťah a len faktúra má právnu silu, na rozdiel od transakcie v r. databázy.

Dnes došlo k pochopeniu potreby automatizácie ukladania a spracovania neštruktúrovaných informácií, pretože ich objemy sú také, že ich už nie je možné spracovať manuálne. Avšak prístupy a koncepcie budovania systémov určených na automatizáciu pracovného toku majú určité rozdiely. V súčasnosti je rozsah úloh systémov správy dokumentov určený fázou životného cyklu dokumentu, ktorú je potrebné podporovať. Životný cyklus dokumentu pozostáva z dvoch hlavných etáp a je znázornený na obrázku 1.

Ryža. 1. Životný cyklus dokumentu 3

Štádium vývoja dokumentu môže zahŕňať: vývoj obsahu samotného dokumentu; vyhotovenie dokumentov; schválenie dokumentu.

Ak je dokument vo vývoji, potom sa považuje za nepublikovaný a práva k dokumentu sú určené prístupovými právami konkrétneho používateľa. Štádium zverejneného dokumentu môže zahŕňať: aktívny prístup; archívny dokument (krátkodobé uloženie; dlhodobé uloženie); zničenie dokumentu.

Keď dokument prejde do druhej etapy, považuje sa za zverejnený, potom práva na dokument zostávajú len jediné – prístup na čítanie.

Príkladom zverejneného dokumentu je štandardná podniková šablóna hlavičkového papiera. Okrem práva na čítanie môžu existovať práva na presun publikovaného dokumentu do fázy vývoja. V závislosti od konkrétneho štádia životného cyklu dokumentu, s ktorým sa systém správy dokumentov zaoberá, sa archívy, ktoré v ňom existujú na uchovávanie dokumentov, konvenčne delia na štatistické a dynamické archívy. Štatistické archívy uchovávajú iba publikované dokumenty. Dynamické archívy môžu obsahovať publikované dokumenty aj tie, ktoré sú vo vývoji.

Medzi hlavné existujúce problémy dokumentárnej podpory manažmentu v súčasnosti patrí: potreba vytvorenia jednotných regulačných a metodických základov, princípov a pravidiel pre dokumentáciu informácií a prácu s dokumentovanými informáciami; problémy štandardizácie a zjednocovania dokumentov; vývoj celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií; zaistenie bezpečnosti informácií a ochrana informácií pred neoprávneným prístupom.

V súvislosti s prijatím zákona o informáciách, ako aj zásadnými zmenami v sociálno-ekonomickej situácii v krajine, je naliehavou potrebou aktualizovať celý komplex normatívnej a metodickej podpory organizácie práce s dokumentovanými informáciami na rôznych úrovne štátneho, verejného a hospodárskeho riadenia 4 .

V súčasnosti mnohí vedci konštatujú nedokonalosť súčasného systému správy dokumentov, informačných zdrojov vo všeobecnosti, čo je predovšetkým výsledkom neistoty organizačného a právneho postavenia tejto funkcie, jej podceňovania; nesúlad s potrebami doby vedenia vedeckej a metodickej dokumentácie, vychádzajúcej z vývoja, ktorý nepresahuje najmä začiatok 90. ​​rokov dvadsiateho storočia; oneskorenie vývoja správy dokumentov normatívneho a metodického charakteru z tempa rozvoja informačných technológií a zmien nosičov informácií, pri absencii požiadaviek na technické vybavenie riadiacich orgánov a procesov na dokumentovanie a presadzovanie dokumentovaných informácií pozdĺž „vertikály“ a „horizontálne“; nedokonalosť procesov tvorby, spracovania, aktuálneho a archívneho uchovávania a používania dokumentácie riadiacich orgánov; nedostatočná pozornosť personálnemu obsadeniu správy dokumentácie v riadiacich orgánoch.

V poslednom období sú čoraz dôležitejšie úlohy organizovania a regulácie štátneho a rezortného uchovávania dokumentácie na netradičných médiách, ktoré sa stále riešia na empirickej úrovni v jednotlivých inštitúciách a prakticky nie sú regulované národnými normami. Rovnako ako predtým je dôležitou úlohou prepojenie hardvérovo-softvérového prostredia, redakčného softvéru a iných prostriedkov na dokumentáciu a spracovanie informácií o dokumentoch.

Harmonizácia a prepojenie týchto systémov a dokumentov by mali byť predmetom najväčšej pozornosti štátu, pretože výrazne ovplyvňujú možnosti a efektivitu automatizovanej predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Nevyriešené najmä otázky elektronického právneho prideľovania dokumentov znemožňujú organizáciu elektronickej dokumentácie, workflow, uchovávanie a ochranu informácií pred neoprávneným prístupom.

Špecifickosť strojovo čitateľných údajov spočíva v tom, že ich nemožno vnímať vo fyzickej podobe, v akej sú uložené na médiu a závisí od technológie, formátu a štandardu, v rámci ktorého sú vytvorené. Po absolvovaní množstva predpísaných postupov sa údaje objavia v užívateľsky príjemnej forme (v tlačenej forme, na obrazovke monitora atď.), čo vedie k terminologickým nezhodám pozorovaným medzi vedcami, ako aj medzi odborníkmi a odborníkmi z praxe. V jednom prípade sa elektronický dokument chápe ako strojové médium, v inom - samostatný súbor na tomto médiu, v treťom - výtlačok na papieri, vo štvrtom - druh "matrice v pamäti počítača". V mnohých prípadoch sa ako dokument berie snímka obrazovky, vrátane snímky prijatej e-mailom, z internetu a iných sietí.

S problémom elektronického dokumentu úzko súvisí problém správy elektronických dokumentov, automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií. V súčasnosti rôzne spoločnosti vyvinuli a implementovali veľké množstvo automatizovaných systémov správy dokumentov (ADMS), ktoré sa vyznačujú špecifickými prístupmi a počítačovo-komunikačnými prostriedkami implementácie.

Žiaľ, v tomto vývoji prakticky neexistuje jednotná terminológia. Produkty vývojárskych firiem majú také názvy ako: systém správy dokumentov, počítačový systém pre kancelársku prácu a správu dokumentov, systém riadenia pracovného toku, distribuovaný systém správy dokumentov, elektronický archív atď. Rôznorodosť v názvoch vyvinutých a vyvinutých systémov len naznačuje, že dnes sa táto oblasť informačného trhu ešte nevyprofilovala ako samostatný segment a v niektorých prípadoch sa produkty ASUD javia ako súvisiaci vývoj alebo vedľajší produkt pri riešení. iné zložitejšie úlohy. Počet ASUD však rastie pomerne rýchlo. Približne 30 – 40 spoločností sa pravidelne zúčastňuje konferencií DOCFLOW a ponúka svoj vývoj spotrebiteľom 5 . Mnohé ASUD sú vyvinuté individuálne na interné použitie a nie sú uvedené na trh.

V súčasnosti v tomto sektore informačného priemyslu, napriek zjavnej potrebe, neexistuje zavedený systém monitorovania vývoja, ktorý sa objavuje na trhu, a taktiež neexistuje dobre fungujúci systém ich licencovania a certifikácie 6 . Zriedkavé sú recenzie odborníkov na systémy tohto typu v popredných počítačových a informačných publikáciách, nehovoriac o publikáciách pre kancelársku prácu a archívy. Žiadny zo systémov zapojených do porovnávacej analýzy nie je testovaný na zhodu s aktuálnymi štandardmi a pravidlami pre prácu s dokumentmi, náklady na implementáciu konkrétneho systému nie sú porovnávané so získanými priamymi a nepriamymi prínosmi (o ekonomickom efekte nehovoriac). Je zrejmé, že túto prácu by mali vykonávať nezávislí odborníci, ako napríklad VNIIDAD, aby bolo možné kvalifikovanejšie posúdiť prednosti alebo nedostatky konkrétneho automatizovaného riadiaceho systému.

Vzhľadom na to, že ako smer pre zlepšenie dokumentačnej podpory riadiacich činností JSC "Závod elektrotechnických výrobkov Samara" v tejto práci bolo v jej činnosti zvolené zavedenie integrovaného automatizovaného systému pre dokumentovanie riadiacich činností, v r. V prvej kapitole sa zdá dôležité zvážiť základné požiadavky na optimálny automatizovaný riadiaci systém, vybrať si z tých, ktoré sú v súčasnosti na trhu.

Odborníci poznamenávajú, že práve systematický prístup je dôležitý na vytvorenie plnohodnotného produktu, ktorý umožňuje po implementácii ASUD hovoriť o komplexnom riešení problému dokumentárnej podpory manažmentu v organizácii 7 . Okrem toho sú pre spotrebiteľa dôležité náklady na systém a rozsah organizácie, v ktorej sa môže uplatniť, objem pracovného toku.

Pri výbere potrebného systému by sa v prvom rade malo brať do úvahy, pre aký typ štruktúry riadenia je zvolený ASUD: zložité hierarchické štruktúry (ministerstvo, oddelenie, korporácia, banka atď.); územné orgány (správy miest, subjekty federácie, obce a pod.); komerčné a nekomerčné organizácie strednej a nižšej úrovne 8.

Analýza literatúry o probléme nám umožňuje formulovať určité požiadavky na moderný systém správy dokumentov v organizácii. Automatizovaný riadiaci systém musí v plnom rozsahu vykonávať všetky úlohy dokumentačnej podpory riadenia: príprava dokumentov, ich evidencia, kontrola vykonávania, vyhľadávanie dokumentov, ich ukladanie a referenčná práca na rade dokumentov. Systém by mal byť vybudovaný na jednotných metodických princípoch, softvérových, hardvérových a technologických riešeniach a v rámci súčasných organizačných a právnych podmienok v podobe domácej legislatívy, štátnych noriem, pokynov a požiadaviek.

ASUD by mal zabezpečiť plné využitie (integráciu) nahromadeného informačného zdroja a implementovať princíp jedného vstupu informácií a ich viacnásobného využitia dokumentárne aj fakticky. Systém by mal tiež pomôcť správcom pri výbere trás pre pohyb dokumentov v rámci organizácie a poskytnúť potrebnú mieru ochrany informácií pred neoprávneným prístupom.

Automatizovaný riadiaci systém by v moderných podmienkach mal byť schopný v určitých komponentoch expandovať (počet technických zariadení a technológií, počet dokumentov (množstvo informácií), počet používateľov) a vedieť sa v rozumných medziach prispôsobiť meniacemu sa používateľovi. požiadavky.

Hodnotenie výkonu je najťažším formalizovaným aspektom implementácie ASUD. Predovšetkým preto, že tento systém najčastejšie nie je uznanou núdzou pre riadenie podniku (na rozdiel napr. od obchodného systému pre supermarket alebo databázy evidencie obyvateľstva), a na druhej strane si vyžaduje určité náklady na implementáciu a údržbu. Ako pri každom automatizovanom systéme, efekt zavedenia automatizovaného riadiaceho systému sa delí na dve časti: priamy efekt zavedenia systému, spojený s úsporou materiálu, pracovného času zamestnancov a pod., a nepriamy efekt. spojené s tými výhodami pre fungovanie organizácie, ktoré ASUD dáva (transparentnosť riadenia, kontrola vykonávania disciplíny, možnosť hromadenia vedomostí a pod.). Účinok druhého typu je vo všeobecnom prípade veľmi ťažké odhadnúť. Náročnosť spočíva v tom, že posudzovanie bude vždy odborným posudkom a takéto posúdenie možno veľmi ľahko spochybniť. V skutočnosti tento efekt výrazne prevyšuje priame úspory zo zavedenia ASUD vo forme nespotrebovaného papiera alebo zníženia nákladov na pracovnú silu.

Na výpočet efektívnosti implementácie ASUD v organizácii je v prvej fáze potrebné určiť náklady na jej implementáciu. Pre stanovenie nákladov je potrebné vypočítať náklady na jednu softvérovú licenciu. Jeho cena do značnej miery závisí od počtu zakúpených licencií, to znamená od počtu úloh v ASUD. Ďalej sa vypočítajú náklady na dodatočné vybavenie potrebné na implementáciu automatizovaných riadiacich systémov (počítače, tlačiarne, skenery atď.). Ďalej sa vypočítajú celkové náklady na prácu na implementácii systému. Výpočet sa vykonáva podľa vzorca 9:

V=M*W + M*W*F(N), (1,1)

kde: V - náklady na prácu pri implementácii systému;

M je počet človekomesiacov potrebných na vykonanie implementačných prác (zvyčajne od 4 do 6 človekomesiacov);

W - priemerná cena 1 mesiaca práce (vrátane prác na vývoji požiadaviek, vytvorení implementačného projektu, vývoja softvéru, inštalácie a školenia);

F je funkciou charakteristík veľkosti organizácie, slúži ako „korekcia“, ktorá umožňuje zohľadniť zložitosť úlohy vzhľadom na veľkosť organizácie v nákladoch.

Správanie sa tejto funkcie je znázornené v grafe (pozri obrázok 2).

Ryža. 2. Charakter funkcie F - závislosť hodnoty koeficientu pre výpočet novely V - cena práce s prihliadnutím na počet pracovných miest v automatizovanom systéme riadenia 10 .

Cena práce na implementácii systému nie je úmerná veľkosti organizácie, ale je, samozrejme, v určitej závislosti od nej. Náklady na implementáciu do značnej miery závisia od toho, ako bude implementácia organizovaná, čie sily ju budú vykonávať, v koľkých etapách. Ďalšou nákladovou položkou, ktorú je potrebné zohľadniť, sú náklady na správu a údržbu systému. Ďalej sa vykoná výpočet predpokladaných príjmov organizácie z implementácie ASUD.

Na začiatku sa posudzujú priame úspory nákladov. Zahŕňa náklady na papier ušetrený implementáciou takéhoto systému a náklady na ušetrený čas zamestnancov. Ide o fixné náklady, takže pre odhad doby návratnosti systému stačí spočítať náklady za mesiac. Náklady sa výrazne líšia v závislosti od typu činnosti organizácie a výpočty budú v podstate a priori priemernými odhadmi.

Maximálne náklady na papier spotrebovaný za mesiac možno vypočítať na základe schopnosti jedného zamestnanca prečítať a asimilovať určitý počet strán dokumentov za mesiac. Na základe jednoduchého experimentu možno zistiť, že počas pracovného dňa je priemerný zamestnanec schopný prečítať maximálne 100 strojovo písaných listov dokumentov. Na druhej strane minimálny objem strán, ktoré jeden zamestnanec prečíta počas pracovného dňa nemôže byť menší ako jeden kompletný dokument, teda 4-5 strán, inak tento zamestnanec s dokumentmi nepracuje, čiže nie je záujem z hľadiska implementácie.ASUD.

Rozpätie je veľké, takže pre praktický výpočet je lepšie získať údaje o nákupe písacieho papiera z účtovného oddelenia, no podľa štatistík pripadá v priemernej organizácii na jedného zamestnanca 25 strán denne. Výpočet nákladov na papier za mesiac sa vykoná podľa vzorca 11:

R1 = D*S* P*N, (1,2)

kde: P - náklady na jeden list papiera s vytlačenými informáciami (kopírka, tlač);

N je počet zamestnancov;

D je počet pracovných dní v mesiaci;

S - počet listov na 1 zamestnanca a deň

Náklady na ušetrený pracovný čas sa hodnotia ťažšie a sú založené na nasledujúcich faktoroch: Úspora úsilia pri opätovnom použití existujúcich dokumentov; úspora času pri hľadaní potrebných dokumentov vďaka systematizácii dokumentov v úložisku a efektívnym prostriedkom na vyhľadávanie informácií; zrýchlenie všetkých podnikových procesov vďaka ich automatizácii, formalizácii a kontrole výkonnej disciplíny.

Aby sa tieto faktory premietli do konkrétnych hodnotení, je potrebné vykonať odborné hodnotenia. Keďže každá organizácia neustále rieši problémy, ktoré sú si navzájom dosť podobné, je zrejmé, že možnosť opätovného použitia existujúcich dokumentov je veľmi reálna. Ak je pri niektorých typoch dokumentov (zmluvy, listy, pozvánky) takéto opätovné použitie na väčšine miest zaužívanou praxou, potom pri dokumentoch, ako sú obchodné ponuky, analytické posudky, predbežné návrhy alebo dokonca len korešpondencia, je, žiaľ, vo väčšine prípadov percento opätovného použitia je nula. Pre takmer každý dokument v pomerne dlhotrvajúcej organizácii bude vždy existovať prototyp. Najčastejšie bude možné „ubrať“ od 20 do 30 % z prototypu (nie z objemu textu, ale z mzdových nákladov na vytvorenie), zvyšok sú špecifiká jednotlivého prípadu, čo si vyžaduje premýšľanie. a rozhodovanie, teda faktor opätovného použitia bude 25 %. Ak predpokladáme, že každý zamestnanec strávi tvorbou nových dokumentov približne 30 % svojho pracovného času, tak celková časová úspora zamestnancov bude približne 5 % z ich celkového pracovného času. Úspora času na vyhľadávanie dokumentov je celkom dobre meraná prívržencami implementácie ASUD. Pre reklamné účely vymenúvajú čísla, ktoré dosahujú až 30 % pracovného času zamestnanca.

Zrýchlenie obchodných procesov je najzrejmejším prínosom implementácie ASUD. Je ťažké odhadnúť a priori, ale skúsme urobiť nejaké hodnotenie. Pri papierovom pracovnom postupe kancelária zvyčajne distribuuje poštu zamestnancom dvakrát denne. V závislosti od schvaľovacieho zoznamu teda môže dokument prejsť inštanciami od troch dní po mesiac alebo viac. Akékoľvek oneskorenie pri realizácii len predĺži toto obdobie. Omeškanie vyhotovenia jednotlivých dokumentov nie je možné kontrolovať a komplexnú kontrolu výkonovej disciplíny jednotlivého zamestnanca komplikuje netransparentnosť jeho činnosti.

Pri implementácii ASUD sa dokumenty prenášajú na ďalšiu inštanciu ihneď po vykonaní. Pri akomkoľvek oneskorení ktoréhokoľvek z účinkujúcich môžete vidieť načasovanie oneskorenia a zaťaženie interpreta inými dielami a podľa toho môžete konať. S ohľadom na to možno dokument, ktorý sa zvyčajne vykonáva najmenej tri dni, vykonať za jeden alebo dva dni a čas vykonania dokumentov, ktoré prechádzajú viacstupňovým schvaľovaním a schvaľovaním, sa môže niekoľkokrát skrátiť.

Napriek vyššie spomenutým implementačným problémom sa automatizované riadiace systémy čoraz viac využívajú práve preto, že ich efekt sa nemeria priamou úsporou zdrojov, ale zlepšovaním kvality práce organizácie.

Pre komerčné podniky je to faktor prežitia, pre rezorty a vládne agentúry príležitosť efektívnejšie riešiť vládne problémy, uvedomiť si možnosť operatívnej interakcie s rôznymi subjektmi a medzi rezortmi. Zavedením takýchto systémov sa verejná správa stane transparentnejšou, informatívnejšou a efektívnejšou. Z celej škály technológií, ktorých využitie v rámci štruktúr verejnej správy je už premlčané, sú systémy elektronickej správy dokumentov jedny z kľúčových.

Na záver, pri štúdiu problémov zlepšovania systémov správy dokumentov v organizácii sa zdá byť možné vyvodiť niekoľko záverov.

Dokumentačná podpora manažmentu (DOA) organizácie je najdôležitejšou funkciou riadenia služieb, ktorá má svoje špecifické úlohy a musí ju vykonávať samostatná organizačne samostatná štrukturálna jednotka - služba podpory správy dokumentov. DOW pokrýva životný cyklus dokumentov od okamihu ich narodenia, plnenia ich príslušných úloh správy až po zničenie alebo presun do archívu. Ide o správu všetkých dokumentačných systémov s cieľom znížiť objem obehu dokumentov, zlepšiť kvalitu dokumentov a včas poskytnúť aktuálne informácie potrebné pre rozhodovanie v kontexte využívania moderných technológií a nových informačných technológií. . Je založený na princípoch hospodárnosti a efektívnosti a na širokom využívaní nových informačných technológií, ktoré zabezpečujú kvalitné riadenie vo vzťahu k dokumentácii organizácie ako plnohodnotnému manažérskemu zdroju.

Normatívno-metodickým základom DOE je súbor zákonov, regulačných právnych aktov a metodických dokumentov, ktoré upravujú technológiu tvorby dokumentov, ich spracovanie, uchovávanie a používanie v bežnej činnosti inštitúcie, ako aj činnosť evidencie udržiavacia služba: jej štruktúra, funkcie, personál, technická podpora a niektoré ďalšie aspekty. Medzi hlavné problémy dokumentačnej podpory manažmentu patrí: potreba vytvorenia jednotných regulačných a metodických základov, princípov a pravidiel pre dokumentovanie informácií a prácu s dokumentovanými informáciami; problémy štandardizácie a zjednocovania dokumentov; vývoj celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií; zaistenie bezpečnosti informácií a ochrana informácií pred neoprávneným prístupom.

2. Analýza a skvalitnenie systému predškolských vzdelávacích inštitúcií JSC "SZEI" s využitím informačných technológií

Závod elektrických výrobkov v Samare bol založený v roku 1961. V roku 1992 sa závod transformoval na otvorenú akciovú spoločnosť 1 . V súčasnosti je závod elektrotechnických výrobkov Samara otvorenou akciovou spoločnosťou fungujúcou na základe charty a legislatívy Ruskej federácie. Organizácia, údržba a zlepšovanie systému dokumentačnej podpory riadenia v as „Závod elektrotechnických výrobkov Samara“ sa uskutočňuje na základe jednotnej technickej politiky a využívaním moderných technických prostriedkov pri práci s dokumentmi administratívnym oddelením. Aby sme objektívne analyzovali systém predškolského vzdelávania v skúmanom podniku, vykonáme komparatívnu analýzu skutočného počtu zamestnancov oddelenia a štandardného počtu 2.

Analýza počtu bola vykonaná na základe porovnávacej analýzy nákladov jednotlivých operácií na prácu s dokumentmi. Výsledky analýzy sú uvedené v prílohe č. 1. Údaje potrebné na výpočet štandardného počtu zamestnancov sú uvedené v prílohe č. a pri zohľadnení nákladov v reálnom čase - 15 ľudí. Dá sa teda skonštatovať, že pri existujúcom objeme práce na oddelení spisovej služby je značný personálny nedostatok. Pohyb dokumentov v tejto organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania tvorí tok dokumentov spoločnosti JSC Samara Plant of Electrical Products. Hlavné operácie pracovného toku sú uvedené v prílohe 1.

Postup pri odovzdávaní dokladov a úkony s nimi vykonávané v podniku upravujú pracovné predpisy úradu, predpisy o štrukturálnych členeniach a náplne práce ich zamestnancov a pod.

Zoznam dokumentov, ktoré je potrebné uchovávať v JSC „Samara Plant of Electrical Products“ je uvedený v charte tohto podniku.

V prípade reorganizácie podniku musia byť všetky dokumenty prevedené predpísaným spôsobom na nástupcu a v prípade likvidácie podniku dokumenty trvalého uloženia vedeckého a historického významu prechádzajú na štátne uloženie do Federálna archívna služba Ruska, dokumenty o zamestnancoch (objednávky, osobné spisy a záznamové karty, osobné účty atď.) sa prenášajú na uloženie do príslušného archívu subjektu Ruskej federácie. Prenos a objednávanie dokumentov vykonávajú sily a na náklady podniku v súlade s požiadavkami archívnych orgánov, informácie o JSC „Samara Plant of Electrical Products“ sa im poskytujú v súlade s požiadavkami legislatívy Ruskej federácie.

Podnik poskytuje svojim akcionárom prístup k dokumentom s výhradou obmedzení stanovených právnymi predpismi Ruskej federácie. Právo na prístup k účtovným dokumentom majú akcionári (akcionár), ktorí majú spolu najmenej 25 percent akcií s hlasovacím právom podniku. JSC "Samara Plant of Electrical Products" je povinná na požiadanie osôb s právom prístupu k dokumentom poskytnúť im kópie týchto dokumentov. Výšku platby za kopírovanie stanovuje generálny riaditeľ podniku a nemôže presiahnuť náklady na vyhotovenie kópií dokumentov. Podnik poskytuje svojim akcionárom a zamestnancom prístup k informáciám v súlade s požiadavkami legislatívy o štátnom tajomstve. Systém kancelárskej práce v OJSC "Samara Plant of Electrical Products" je čiastočne centralizovaný.

V závislosti od zvláštností prechodu dokumentov v závode JSC Samara Plant of Electrical Products sú rozdelené do troch veľkých skupín: prichádzajúce, odchádzajúce, interné.

Spracovanie prichádzajúcich dokumentov prebieha zmiešanou, papierovo-elektronickou formou. Popis technológie spracovania došlých dokumentov je uvedený v prílohe 3, technológie spracovania výstupných a interných dokumentov - v prílohe 4.

Jedným z integrálnych prvkov dokumentačnej podpory manažmentu v JSC "Samara Plant of Electrical Products" je organizácia kontroly nad vykonávaním dokumentov. Najdôležitejšie dokumenty podliehajú kontrole nad vykonaním. Dokumenty vyžadujúce vykonanie podliehajú kontrole. Účelom kontroly je zabezpečiť včasné a kvalitné vykonanie pokynov zaznamenaných v dokumentoch 3 .

Praktické práce na kontrole vykonávajú zamestnanci oddelenia správy záznamov v mene vedenia JSC Samara Plant of Electrical Products (s výnimkou účtovných a personálnych dokladov). Na kontrolu exekúcie slúži elektronický žurnál „Dokumenty pre kontrolu“, ktorý je prvkom databázy „Vec“ (pozri prílohu č. 5).

Nevýhodou existujúceho poriadku kontroly vykonávania dokumentov je, že vznikajúce databázy nie sú konsolidované do jednej databázy a každá divízia si vedie svoju vlastnú databázu. Kontrola vykonávania dokumentov v JSC "Samara Plant of Electrical Products" sa nevykonáva v plnom súlade s existujúcimi požiadavkami, pretože výsledky vykonávania musia byť zaznamenané na dokumente, nielen v registračných databázach.

Medzi nevýhody patrí aj to, že databáza (elektronický žurnál) vytvorená počas procesu registrácie sa nepoužíva na kontrolu, čo vedie k duplicite zadávania informácií o dokumente.

Analýza systému dokumentačnej podpory manažmentu v troch hlavných aspektoch (dokumentácia (návrh, realizácia, schvaľovanie a výroba dokumentov) existujúcej v podniku JSC "Samara Plant of Electrical Products"), organizácia práce s dokumentmi v procese riadenie (zabezpečenie pohybu, kontroly vyhotovenia, uloženia a používania dokumentov); systematizácia archívu dokumentov) umožnila identifikovať jeho hlavné nedostatky: množstvo práce vykonanej zamestnancami oddelenia spisovej služby pri zachovaní uplatňovaného technológie spracovania dokumentov, zahŕňa rozšírenie svojich zamestnancov; z dôvodu značného počtu štrukturálnych divízií je existujúca technológia prenosu dokumentov zamestnancom pomerne pracná a je ťažké kontrolovať tento proces; čiastočná automatizácia správy dokumentácie spôsobuje ťažkosti pri získavaní rýchlych a spoľahlivých informácií o priebehu spracovania dokumentov a o vykonávaní pokynov pre prichádzajúci dokument, vedie k značným časovým nákladom na vyhľadávanie dokumentov štrukturálnymi divíziami; používanie rôznych špecializovaných komplexných softvérových produktov zamestnancami štrukturálnej jednotky pri príprave dokumentov (účtovníctvo - systém 1C; personál - databáza v MS Excel, oddelenie kancelárskych prác - DB "Delo") vedie k duplicite informácií a často k jeho skresleniu; vedenie podniku nemá potrebný stupeň úplnosti informácií o kvalitatívnom a kvantitatívnom zložení toku dokumentov v závode JSC Samara Plant of Electrical Products. Uvedené nedostatky a neexistencia jednotného informačného priestoru v as „Závod elektrotechnických výrobkov Samara“ spomaľuje proces prijímania a implementácie manažérskych rozhodnutí, znižuje efektivitu riadenia z dôvodu nedostatočnosti a nejednotnosti informácií.

3. Pokyny na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadiace činnosti JSC "SZEI"

Zistené nedostatky umožnili určiť smerovanie zlepšenia systému dokumentačnej podpory riadenia v JSC Samara Plant of Electrical Products.

Zlepšenie efektívnosti riadiaceho aparátu možno dosiahnuť zlepšením jeho štruktúry, zlepšením kvalifikácie personálu, zlepšením organizácie, mechanizácie a automatizácie pracovne najnáročnejších procesov manažérskej činnosti.

Najväčší efekt sa dosiahne pri integrovanom, prepojenom a harmonickom rozvoji všetkých týchto oblastí. V súčasnej fáze možno konštatovať, že v súvislosti s rozvojom informačných technológií sa efektivita práce výrazne zvýšila, no ich zavádzanie do podnikov je postupné, čo je spojené so značnými finančnými a organizačnými nákladmi.

Prechod na zásadne odlišnú informačnú technológiu v riadiacich orgánoch, založenú na organickom zahrnutí komplexu technických prostriedkov do riadiaceho procesu, je pre JSC Samara Plant of Electrical Products z hľadiska zlepšenia podpory riadiacej dokumentácie najoptimálnejší. automatizovaný systém podpory manažérskej dokumentácie.

Výber automatizovaného informačného systému pre podporu správy dokumentov (AIS DOW) je v súčasnosti veľmi naliehavou úlohou mnohých domácich organizácií a podnikov. Väčšina publikácií na túto tému je venovaná najmä jednotlivým funkčným výhodám a nevýhodám rôznych systémov elektronickej správy dokumentov. Spravidla nezohľadňujú a úplne nezohľadňujú požiadavky samotného objektu automatizácie - riadiace činnosti.

Analýza existujúcej literatúry o problémoch automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií a syntéza získaných výsledkov s nedostatkami existujúceho systému predškolských vzdelávacích inštitúcií identifikovaných v priebehu tejto práce v JSC "Samara Plant of Electrical Products" je možné identifikovať súbor najvýznamnejších faktorov, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri výbere optimálneho pre produkty JSC "Samara Plant of Electrical Products" AIS DOW.

Efektívny AIS DOW je určený na zvýšenie efektívnosti riadiacich činností organizácie automatizáciou celého rozsahu práce s dokumentmi a mal by riešiť tieto hlavné úlohy: dokumentácia (príprava, vyhotovenie, schvaľovanie, schvaľovanie a vydávanie dokumentov); zabezpečenie dokumentového toku organizácie (evidencia a pohyb dokumentov a ich projektov, kontrola vykonávania pokynov na spracovanie dokumentov, odpis a vyhľadávanie dokumentov); archívne ukladanie (zabezpečenie rešerše, implementácia pravidiel pre uchovávanie, používanie a ničenie archívnych dokumentov). Štruktúra požiadaviek na AIS DOW, ktorá je optimálna pre JSC Samara Plant of Electrical Products, interpretovaná graficky do komponentov AIS DOW, je znázornená na obrázku 3.

AIS DOW tvorí jednotný informačný priestor, ktorý používateľom poskytuje prostriedky na spoluprácu so všetkými dokumentmi organizácie: došlú a odoslanú korešpondenciu, interné organizačné a administratívne materiály, ako aj sprievodnú korešpondenciu - počas celého životného cyklu a po dokončení „aktívneho života“ dokumentov by mal systém udržiavať ich archívne uloženie alebo zaznamenávať informácie o ich zničení.

Zdá sa dôležité, že pri výbere AIS DOW, ktorý je pre JSC Samara Plant of Electrical Products optimálny, je dôležité vziať do úvahy nasledujúce aspekty: zohľadňuje systém technológiu kancelárskej práce a pracovný tok prijatý v podniku; či podporuje obeh dokumentov predložených v papierovej aj elektronickej forme; či má dostatočnú funkčnú úplnosť; či má prijateľné výkonové charakteristiky.

Ryža. 3. Štrukturálny diagram AIS DOW pre JSC "Samara Plant of Electrical Products"

Výber AIS DOW ovplyvňuje aj výška nákladov na jeho obstaranie a prevádzku, ako aj súbor ponúkaných služieb na podporu systému.

Preskúmanie domáceho trhu pre AIS DOW umožnilo identifikovať tri hlavné skupiny týchto systémov: systémy vyvinuté ruskými firmami na báze priemyselných DBMS („Delo“, „LanDocs“, „OPTIMA-WorkFlow“, „Code“, „ kancelárska práca“ atď.); Rusifikované verzie populárnych západných produktov (Documentum 4, DOCS Open, Lotus Domino/Notes, DocuLive atď.); systémy vytvorené ruskými spoločnosťami na platforme Lotus Notes (CompanyMedia, BOSS-Referent, Escado atď.).

Na základe analýzy existujúceho AIS DOW a zistených problémov dokumentačnej podpory manažmentu v závode elektrotechnických výrobkov v Samare sa javí ako dôležité poskytnúť vybraný systém: jednotnú evidenciu všetkej prichádzajúcej korešpondencie vrátane listov a odvolaní od občanov, po ktorej bude nasledovať zasielanie dokumentov na posúdenie vedeniu organizácie alebo jej štrukturálnym divíziám; jednotná evidencia všetkej odchádzajúcej korešpondencie a interných dokumentov organizácie; evidencia pohybu dokumentov (toku dokumentov) v rámci organizácie vrátane uznesení, správ o výkone, schvaľovania (schvaľovania) dokumentov; odpis dokumentov v prípade v súlade s nomenklatúrou prípadov prijatou v organizácii; kontrola včasného plnenia pokynov, odvolaní občanov, organizácií, uznesení a pokynov vedenia; overenie správnosti a včasnosti vyhotovenia dokumentov; vyhľadávanie dokumentov a prijímanie štatistických správ o pracovnom postupe organizácie; vytváranie expedičných registrov pre expedíciu inštitúcie alebo odosielanie dokumentov pomocou e-mailových systémov.

Systém automatizácie kancelárie a workflow by mal fungovať aj v lokálnej sieti, ktorá kombinuje počítače inštalované na pracoviskách zamestnancov štruktúrnych divízií a pobočiek zapojených do procesov kancelárskej práce.

Systém Letograf spĺňa najkompletnejšie formulované požiadavky - automatizovaný systém správy dokumentov a obchodných procesov (workflow), ktorý je integrovaný s účtovným systémom 1C: Enterprise 8.1 používaným v účtovnom oddelení JSC Samara Plant of Electrical Products.

Integrácia tohto AIS DOW so systémom 1C:Enterprise 8.0 umožňuje vyhnúť sa dvojitému zadávaniu údajov (údaje z účtovného systému môžu okamžite spadnúť do slučky toku dokumentov) a výrazne urýchliť spracovanie informácií, oddeliť a zefektívniť funkcie zadávania a spracovania údajov. v organizácii. Integráciou s účtovným systémom v závode elektrických produktov OJSC Samara je pracovný tok zjednodušený a zrýchlený. Dokumenty sa centrálne vkladajú do jedného úložného miesta. Poskytoval prístup k rôznym používateľom a informačným systémom na riešenie rôznych problémov. Ku každému primárnemu dokumentu môžete pripojiť ďalšie dokumenty (súbory, texty, obrázky originálov) a zhromaždiť celú základňu dokumentov v jednom systéme. Nie je potrebné vyvíjať a udržiavať technické prevodníky, brány a integráciu spracovania s podnikovým účtovným systémom. Hlavnou úlohou AIS DOU "Letograf" je automatizácia workflow a implementácia obchodných procesov.

Tento softvérový produkt vám umožňuje riešiť problémy, popisovať a optimalizovať obchodné procesy, vykonávať účtovníctvo, plánovanie a analýzy v rôznych oblastiach riadenia.

Medzi hlavné výhody systému Letograf patrí: dostupnosť hotových workflow schém, obchodných procesov a metód implementácie; vizuálny spôsob nastavenia, integrácia s existujúcim systémom workflow Delo. Vizuálne prispôsobenie (bez kódovania) môže výrazne skrátiť čas implementácie a zaručiť úspech projektu. Náklady na implementáciu sa znížia odstránením celých fáz (konfigurácia a kódovanie v „1C: Configurator“ a ladenie kódu).

Ďalšou výhodou je zníženie nákladov na následnú údržbu a vývoj: akékoľvek skôr vykonané nastavenia je možné skopírovať, pričom sa zachovajú pôvodné údaje a môžu sa meniť.

Tento AIS DOW teda môže vždy funkčne zodpovedať úrovni vývoja JSC Samara Plant of Electrical Products, čo minimalizuje čas a riziká implementácie. "Letograf" umožňuje dolaďovať existujúci systém rozpočtovania a rozvíjať ho spolu s rastom systému riadenia po technickej a metodickej stránke.

Balík obsahuje príklady diagramov obchodných procesov, ktoré boli úspešne implementované v iných podnikoch. Letograph má „knižnicu“ (internetové úložisko) priemyselných a špecializovaných obchodných procesov, šablón dokumentov a nastavení. Implementácia začína výberom najvhodnejšieho modelu s využitím už nazbieraných praktických skúseností a znalostí konzultantov. Systém umožňuje normalizovať a optimalizovať obchodné procesy organizácie, popísať konkrétny systém správy dokumentov nastavením potrebných procesov a typov dokumentov, prijímať manažérske správy o archíve dokumentov, ukladať a štruktúrovať informácie, uľahčiť ich vyhľadávanie, automatizovať ukladanie dokumentov vo forme elektronického archívu (s verziami, obrazovými originálmi atď.), automatizovať nastavovanie úloh a prenos informácií medzi účastníkmi, podľa nakonfigurovaných obchodných procesov, kontrolovať vykonávanie každej úlohy, spracovať a prijať správu o stave úlohy, dokumentu alebo práce 1 . Systém poskytuje podporu pre nasledujúce obchodné procesy, ktoré sú graficky znázornené na obrázku 4.

Práca s internými dokumentmi organizácie zahŕňa: prípravu návrhu dokumentu, jeho schválenie a schválenie v elektronickej forme; tvorba pokynov k dokumentom, prenos schválených dokumentov na oboznámenie sa a vykonanie zamestnancom; kontrola prechodu dokumentov; evidencia dokladov, kontrola oboznamovania sa s objednávkami, pokynmi a pod.; kontrola prístupu k dokumentom; rýchle vyhľadávanie požadovaného dokumentu; vytváranie a ukladanie šablón dokumentov.

Hlavné procesy podporované AIS DOU "Letograf"

Práca s internými dokumentmi

Spracovanie prichádzajúcich a odoslaných dokumentov

Práca s organizačnými zmluvami

Správa externých kontaktov

Účtovníctvo a manažérske účtovníctvo

Organizovanie spravodajských kanálov a konferencií

Organizácia a plánovanie podujatí

Podpora inžinierskej podpory obchodných zariadení JSC "Závod elektrických výrobkov Samara"

Ryža. 4. Obchodné procesy podporované AIS DOU "Letograf"

Spracovanie došlých a odoslaných dokumentov zahŕňa nasledujúce operácie: kontrola, účtovníctvo, evidencia došlej / odoslanej korešpondencie; ukladanie uznesení; preposielanie dokumentov v rámci organizácie prispôsobiteľnými cestami; prenos dokumentov z papierovej do elektronickej podoby a naopak, vrátane streamingového skenovania; doručenie (umiestnenie) dokumentov po vykonaní v prípadoch; formovanie histórie korešpondencie o problematike; tvorba pokynov pre dokumenty; kontrola vykonávania dokumentov; udržiavanie štatistík a vytváranie správ; nastavenie štruktúry evidenčného čísla v súlade s nomenklatúrou prípadov; riadenie prístupu k dokumentom.

Správa externých kontaktov zahŕňa registráciu rôznych typov kontaktov; plánovanie kontaktov s tretími stranami; vedenie histórie kontaktov, generovanie reportov o kontaktoch, rýchle vyhľadávanie histórie kontaktov s konkrétnou organizáciou.

Požiadavky na objem vedeckej práce nám neumožňujú podrobne zvážiť všetky možnosti tohto AIS DOW, značná časť z nich je uvedená v používateľskej príručke dostupnej na webovej stránke vývojárov.

Možnosti programu umožňujú zamestnancom štruktúrnych divízií JSC "Závod elektrotechnických výrobkov Samara" využívať informácie zo zadaných dokladov v účtovnom systéme a generovať doklady (a iné objekty) v účtovnom systéme a zabezpečovať správu podnik s prevádzkovým a štatistickým výkazníctvom o plnení úloh v podniku pre rôzne úseky: výkonní pracovníci, funkcie, termíny, dokumenty a pod.

Na implementáciu systému po technickej stránke je potrebné: ​​Každý koncový používateľ má počítač a dva servery: aplikačný server a databázový server. Počítače musia byť pripojené k lokálnej sieti. Technické požiadavky v systematickej forme sú uvedené v tabuľke 1.

Stôl 1.

Požiadavky na vybavenie pre implementáciu AIS "Letograf"

softvér	Špecifikácie počítača
Používateľský počítač
OS MS Windows 98/ME alebo MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1C: Enterprise 8.0; platforma Microsoft. NET Framework 1.1, Internet Explorer 6.0 a vyššie, Microsoft Office	Procesor Intel Pentium III - IV RAM od 512 MB (odporúčané od 1 GB). Pevný disk s veľkosťou najmenej 20 GB (pri inštalácii sa používa približne 100 MB). CD-ROM mechanika (v prípade lokálnej inštalácie). SVGA displej.
Server aplikácií
OS MS Windows 98/ME alebo MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1C: Enterprise 8.0; platforma Microsoft. NET Framework 1.1	Procesor Intel Pentium III 1 GHz. RAM od 2 GB CD-ROM mechanika.
Databázový server
Operačný systém MS Windows 2000/2008 Server. Microsoft SQL Server 2000 + Service Pack 3.	Procesor Intel Pentium Xeon 2 GHz RAM 2 GB. Pevný disk SCSI alebo systém RAID

Technické požiadavky na vybavenie uspokojujú existujúcu úroveň materiálno-technického zabezpečenia pracovísk v závode JSC Samara Plant of Electrical Products, takže implementácia systému si nevyžaduje náklady na nákup ďalšieho kancelárskeho vybavenia.

Technická podpora štandardného softvéru "Letograf" zahŕňa poskytovanie: prístupu k novým vydaniam softvéru; konzultácie na horúcej linke e-mailom alebo telefonicky; prístup do internetového depozitára, informácie o vydaní a zložení aktualizácií.

Cena softvéru „Letograf“ zahŕňa bezplatnú technickú podporu po dobu 12 mesiacov od dátumu zakúpenia produktu. Cena predplatného (počas prvého roka) za ročnú technickú podporu Letographu je 15 % z ceny zakúpeného produktu podľa aktuálneho cenníka v čase zakúpenia predplatného.

K inštalačnej sade softvéru sú dodávané metodické dokumenty: „Metodika nastavenia rozpočtového manažmentu „Päť krokov k dokonalosti: Podnikové procesy“; „Príručka používateľa“ (pre každé tri zakúpené pracovné stanice je priložená jedna používateľská príručka), „Príručka implementácie“ (skript nastavenia programu) a „Príručka programátora pre kombináciu konfigurácie Letograph s ľubovoľnou konfiguráciou pre 1C:Enterprise“.

Zavedenie tohto AIS DOW umožňuje znížiť náklady na: vyhľadávanie dokumentov – vďaka jednotnému systému ukladania dokumentov sa znížia náklady na zamestnancov; koordinácia a prenos informácií - vďaka automatickému nastaveniu a kontrole vykonávania úloh; prestoje spôsobené čakaním na informácie potrebné na prijatie rozhodnutia; zaškolenie nového personálu, as noví zamestnanci dostanú kontextové informácie, uvidia presný zoznam ich funkcií (zároveň ich systém ochráni pred mnohými nesprávnymi úkonmi, ktoré by mohli viesť k strate času pre adaptujúceho sa zamestnanca a jeho kolegov, vykonávať zbytočné, chybné akcie); o firemnom vzdelávaní a implementácii nových pravidiel a podnikových procesov z dôvodu možnosti ich automatického navrhovania a reportovania zamestnancom a automatickej kontroly nad ich implementáciou.

Logický kauzálny vzťah medzi schopnosťami programu a účinkami jeho implementácie je uvedený v prílohe 6.

Návrh pokynov na zlepšenie dokumentačnej podpory manažmentu v JSC "Samara Plant of Electrical Products" zahŕňa vykonanie výpočtov na identifikáciu účinnosti navrhovaných pokynov (pozri prílohu 7).

Použitie navrhovaného systému správy dokumentov teda ušetrí spoločnosti JSC "Samara Plant of Electrical Products" ročne asi 7,4 milióna rubľov.

Z výpočtu vyplýva, že zavedenie systému Letograf umožňuje korigovať zistenú nevýhodu - nesúlad medzi počtom pracovníkov na oddelení riadenia kancelárie a objemom práce v oblasti dokumentačnej podpory manažmentu.

Zavedením navrhovaného AIS DOW sa teda znižuje množstvo práce a nie je potrebné personálne zvyšovať oddelenie kancelárskych prác závodu.

Záver

V kontexte napredovania trhových vzťahov a konkurenčnej ekonomiky rozhoduje o životaschopnosti podniku alebo organizácie včasné a správne riešenie strategických a taktických úloh. Zdokumentované informácie sú základom manažmentu, jeho efektívnosť je z veľkej časti založená na produkcii a spotrebe informácií. V modernej spoločnosti sa informácie stali plnohodnotným výrobným zdrojom, dôležitým prvkom sociálneho a politického života spoločnosti. Kvalita informácií určuje kvalitu riadenia. V moderných podmienkach je pre zlepšenie efektívnosti riadenia potrebné venovať dostatočnú pozornosť zlepšovaniu práce s dokumentmi, keďže každé manažérske rozhodnutie je vždy založené na informáciách, na servisnom dokumente.

Medzi hlavné problémy dokumentárnej podpory manažmentu v ruských podnikoch patrí: potreba vytvorenia jednotných regulačných a metodických základov, princípov a pravidiel pre dokumentovanie informácií a prácu s dokumentovanými informáciami; problémy štandardizácie a zjednocovania dokumentov; vývoj celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií; zaistenie bezpečnosti informácií a ochrana informácií pred neoprávneným prístupom.

Používanie nových systémov správy dokumentov v podniku si vyžaduje určenie efektívnosti ich implementácie. Efekt implementácie sa delí na: priamy efekt implementácie systému, spojený s úsporou materiálu, pracovného času zamestnancov a pod., a nepriamy efekt spojený s prínosmi pre fungovanie organizácie, ktoré zautomatizovali. systém kontroly zabezpečuje (transparentnosť riadenia, kontrola výkonnej disciplíny, možnosť akumulácie vedomostí a pod.).

V tomto príspevku bola vykonaná analýza dokumentačnej podpory riadenia činnosti podniku s využitím informačných technológií na príklade otvorenej akciovej spoločnosti „Závod elektrotechnických výrobkov Samara“ (OJSC „Závod elektrotechnických výrobkov Samara“). . Organizácia, údržba a zdokonaľovanie systému dokumentačnej podpory riadenia v závode Elektrotechnické výrobky Samara as sa uskutočňuje na základe jednotnej technickej politiky a využívaním moderných technických prostriedkov pri práci s dokumentmi oddelením riadenia kancelárie a v r. vo všeobecnosti je do procesu správy dokumentov zapojených asi 300 zamestnancov podniku. Štúdium existujúceho systému správy dokumentov v podniku umožnilo identifikovať množstvo problémov: pracná technológia na prenos dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami a ťažkosti s kontrolou tohto procesu; čiastočná automatizácia podpory dokumentácie pre riadenie, čo vedie k ťažkostiam pri získavaní rýchlych a spoľahlivých informácií o priebehu vybavovania dokumentov a o vykonávaní pokynov pre došlý dokument, k značným časovým nákladom na vyhľadávanie dokumentov štrukturálnymi divíziami; používanie rôznych špecializovaných komplexných softvérových produktov pri príprave dokumentov, čo vedie k duplicite informácií a často k ich skresľovaniu; nedostatok potrebného stupňa úplnosti informácií o kvalitatívnom a kvantitatívnom zložení toku dokumentov v JSC „Samara Plant of Electrical Products“ od vedenia podniku atď.

Zistené problémy spomaľujú proces prijímania a implementácie manažérskych rozhodnutí, znižujú efektivitu riadenia v dôsledku nedostatočných a roztrieštených informácií.

Pre takú veľkú organizáciu, akou je Samara Plant of Electrical Products as, ktorá má rozvetvenú štruktúru, je najefektívnejšou formou využitia noriem a predpisov upravujúcich dokumentačnú podporu činnosti podniku využitie automatizovaného informačného systému, ktorý by umožňoval všetky dokumenty byť prezentované vo forme elektronických textov, ku ktorým je možné pristupovať z ktorejkoľvek pracovnej stanice podnikovej siete.

Systém pre automatizáciu dokumentačnej podpory riadenia by mal fungovať v lokálnej sieti, ktorá združuje počítače inštalované na pracoviskách zamestnancov stavebných divízií zapojených do technologických procesov kancelárskej práce.

Medzi hlavné automatizované funkcie, ktoré by mal systém poskytovať, patria: evidencia všetkej prichádzajúcej korešpondencie vrátane listov s následným usmernením korešpondencie na posúdenie manažmentu organizácie alebo jej štrukturálnych divízií; evidencia všetkej odchádzajúcej korešpondencie a jej interných dokumentov; odpis dokumentov v prípade v súlade s nomenklatúrou prípadov prijatou v organizácii; kontrola nad vykonávaním príkazov; hľadať dokumenty.

Výber automatizovaného systému na podporu správy dokumentov (ASUD) je určený potrebami organizácie. V prvej fáze sa určí súbor kritérií klasifikácie: na akých technických platformách systém funguje a ako je v súlade s politikou spoločnosti v tejto oblasti, na aké objemy uložených informácií je systém zameraný, či sú tieto objemy konzistentné s očakávaným tokom dokumentov v organizácii; aká je organizácia distribúcie, uchovávania a výmeny dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami, efektívnosť sieťovej interakcie; určí sa výška finančných nákladov. Zároveň je potrebné vziať do úvahy prítomnosť ochranného systému proti prístupu k informáciám zvonku, ten musí byť určite zahrnutý v súbore automatizovaných riadiacich systémov, preto by ste pri výbere systému mali venovať pozornosť na tento faktor.

Zvýšenie produktivity práce v dôsledku zavedenia systému slúži ako miera efektívnosti používania ASUD. Efektívnosť je dosiahnutá nielen vďaka vysokej rýchlosti systému, ale aj jeho širokej funkčnosti. Plne funkčný systém vám umožňuje automatizovať prácu s dokumentmi akéhokoľvek typu a takmer vo všetkých fázach životného cyklu, od úlohy na vývoj až po doručenie do archívu. Táto kvalita navyše umožňuje prispôsobiť systém rôznym špecifickým oblastiam, či už ide o klasickú kancelársku prácu (s paralelným obehom elektronických a papierových dokumentov) alebo vývoj projektovej dokumentácie (s podporou skenovania, vektorizácie, rozpoznávania a indexovania ), ktorý je relevantný pre OJSC „ Závod elektrických výrobkov Samara “. Je zrejmé, že plne funkčný systém by mal byť schopný nielen organizovať komplexné trasy toku dokumentov (sériovo-paralelné, s podmieneným vetvením, cyklami a dokonca nezávislým rozhodovaním manažmentu, ak je to možné), ale aj kontrolovať ich vykonávanie, auditovať, optimalizovať zamestnancov. pracovné zaťaženie a mnoho ďalšieho.

Na základe analýzy ruského trhu automatizovaných riadiacich systémov sa softvérový produkt Letograf, automatizovaný systém správy dokumentov a obchodných procesov (workflow), ktorý je integrovaný s účtovným systémom 1C: Enterprise 8.0 používaným v účtovníctve, javí ako najvhodnejší. optimálne pre Samara Plant of Electrical Products OJSC. JSC "Samara Plant of Electrical Products" Integrácia tohto AIS DOW so systémom 1C:Enterprise 8.0 umožňuje vyhnúť sa dvojitému zadávaniu údajov (údaje z účtovného systému môžu okamžite spadnúť do slučky toku dokumentov) a výrazne urýchliť spracovanie informácií, oddeliť a zefektívniť funkcie zadávania a spracovania údajov. v organizácii. Integráciou s účtovným systémom v závode elektrických produktov OJSC Samara je pracovný tok zjednodušený a zrýchlený. Dokumenty sa centrálne vkladajú do jedného úložného miesta. Poskytoval prístup k rôznym používateľom a informačným systémom na riešenie rôznych problémov. Ku každému primárnemu dokumentu môžete pripojiť ďalšie dokumenty (súbory, texty, obrázky originálov) a zhromaždiť celú základňu dokumentov v jednom systéme. Nie je potrebné vyvíjať a udržiavať technické prevodníky, brány a integráciu spracovania s podnikovým účtovným systémom. Tento softvérový produkt vám umožňuje riešiť problémy, popisovať a optimalizovať obchodné procesy, vykonávať účtovníctvo, plánovanie a analýzy v rôznych oblastiach riadenia.

Medzi hlavné výhody systému Letograf patrí: dostupnosť hotových workflow schém, obchodných procesov a metód implementácie; vizuálny spôsob nastavenia, integrácia s existujúcim systémom workflow Delo. Vizuálne prispôsobenie (bez kódovania) môže výrazne skrátiť čas implementácie a zaručiť úspech projektu. Náklady na implementáciu sa znížia odstránením celých fáz (konfigurácia a kódovanie v 1C: Configurator a ladiaci kód).

Ďalšou výhodou je zníženie nákladov na následnú údržbu a vývoj: akékoľvek skôr vykonané nastavenia je možné skopírovať, pričom sa zachovajú pôvodné údaje a môžu sa meniť. Tento AIS DOW teda môže vždy funkčne zodpovedať úrovni vývoja JSC Samara Plant of Electrical Products, čo minimalizuje čas a riziká implementácie.

Výpočet efektívnosti implementácie programu "Letograf" ukázal návratnosť navrhovaných opatrení na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadenie JSC "Samara Plant of Electrical Products" za menej ako rok a náklady na implementáciu softvérového produktu je oveľa nižšia ako výsledná úspora času.

Na záver je potrebné poznamenať, že používanie systémov podobných "Letografu" umožňuje zvýšiť efektívnosť riadenia zdrojov organizácie, identifikovať jej rezervy a perspektívy rastu s cieľom posilniť svoju pozíciu na trhu.

Zoznam použitých prameňov a literatúry

Zdroje

Federálny zákon z 29. decembra 1994 č. 77-FZ (v znení zmien a doplnkov z 23. júla 2008) „O zákonnom uchovávaní listín“ // Referenčný právny systém ConsultantPlus

Federálny zákon č. 149-FZ z 27. júla 2006 (v znení z 27. júla 2010) „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ (prijatý Štátnou dumou Federálneho zhromaždenia Ruskej federácie 8. júla 2006 ) // Právny referenčný systém ConsultantPlus

Nariadenie vlády Ruskej federácie z 10. novembra 2008 č. 677 (v znení z 2. septembra 2010) „O celoruských klasifikátoroch technických, ekonomických a sociálnych informácií v sociálno-ekonomickom regióne“ // Odkaz a právny systém ConsultantPlus

GOST R 51141-98. Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície. (schválené vyhláškou o štátnej norme Ruskej federácie z 27. februára 1998 č. 28) // Právny referenčný systém ConsultantPlus.

GOST 6.30-2008. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie // Referenčný a právny systém ConsultantPlus.

Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie // Referenčný a právny systém ConsultantPlus.

Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie OK 011-93 (schválený vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 N 299) v platnom znení. zo dňa 09.08.2010) // Referenčný a právny systém ConsultantPlus

Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 02.06.2007) // Právny referenčný systém ConsultantPlus

Popis programu "Letograf". [Elektronický zdroj] - Elektronické údaje - M., sor. 2010. - Režim prístupu: http://www.docflow.ru/ CatalogInfo.asp?option=product&details=zoznam.

Literatúra

HR ABC. Všetky HR dokumenty. – M.: Vershina, 2006. – 272 s.

Andreeva V.I. Kancelárska prax: organizácia a riadenie. Vzdelávacia a praktická príručka / V.I. Andreeva - M.: Knorus, 2006. - 272 s.

Gaverdovskij A. Koncepcia budovania systémov automatizácie pracovného toku. – Režim prístupu: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

Larin M.V., Banasyukevich V.D., Sokova A.N. Stav a vývoj dokumentačného systému / M.V. Larin, V.D. Banasyukevič, A.N. Sokov. –M., 2000. - 35 s.

Dokumentácia v informačnej spoločnosti: Moderné technológie správy dokumentov: XIII. Medzinárodná vedecká a praktická konferencia "Dokumentácia v informačnej spoločnosti: Abstrakty - [Elektronický zdroj]. - Elektron. Dan. [M.], sor. 2000-2010 – Režim prístupu: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html

Arsky Yu.M. Informačný priestor nových nezávislých štátov / Yu.M. Arsky a ďalší . - M.: VINITI. 2000,- 200 s.

Kuznecovová T.V. Kancelárske práce (dokumentárna podpora manažmentu) / T. V. Kuznetsova - M., 2009. - 480 s.

Lauren M. Vedenie dokumentácie / M. Larin. − Režim prístupu: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

Larin M.V. Správa dokumentov v organizáciách / M. V. Larin - M .: Vedecká kniha, 2008. - 288 s.

Larin M.V., Soková A.N. Evidencia kancelárskych dokumentov /M.V. Larin, A. N. Soková - M.: MTsFER, 2006. - 112 s.

Michael J. Sutton. Tok firemných dokumentov: princípy, technológie, metodika implementácie / Michael J. Sutton - St. Petersburg: ABC. 2008. - 446 s.

Mitina T.E. Využitie nových technológií na zníženie pracovného toku v systéme kancelárskej práce / T. E. Mitina // Legislatíva a ekonomika, 2006. - č.8.

Mitchenko O.Yu. Organizačný návrh podpory dokumentácie pre manažment /O. Yu Mitchenko - Tver: Tver State University, 2008. - 49 s.

Novíková M.M.. Vedenie dokumentácie / M.M. Novíková - M.: Os-89, 2006. - 144 s.

Ponomareva N.G. Ako sa vyhnúť chybám v riadení personálnych záznamov / N. G. Ponomareva - M .: Alfa-Press, 2009. - 345 s.

Romanov D.A. Pravda o elektronickej správe dokumentov / D. A. Romanov, T. N. Ilyina, A. Yu. Loginova - M .: DMK Press, 2007. - 224 s.

Romanianina L.A. Dokumentačná podpora manažmentu / L. A. Rumynina - M.: Akadémia, 2009. - 214 s.

Slavko T.I. Databáza a nové dokumentačné komplexy /T. I. Slavko // Bulletin archivára. - 2008. - č. 5 (41). - S. 40-41.

Terentyeva E.V. Aktuálne úlohy formovania normatívneho základu dokumentačnej služby. - So: Humanitárna služba. 10. medzinárodná vedecká konferencia „Veda pre službu“. Kniha. 3 / E. V. Terentyeva // GOU VPO "MGUS". - M., 2009, - S. 148-159.

Terentyeva E.V. Informačné technológie v predškolských vzdelávacích inštitúciách / E. V. Terentyeva - M.: Unity-Dana., 2008– 35 s.

Yankova V.F. Optimalizácia textov riadiacich dokumentov (teoretický aspekt): Abstrakt práce. dis. ... cukrík. ist.nauk. 25.05.2002 / V. F. Yankovaya / VNIIDAD. - M., 1987 - 49 s.

Aplikácie

2 Federálny zákon z 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ (prijatý Štátnou dumou Federálneho zhromaždenia Ruskej federácie 8. júla 2006) // Právny referenčný systém ConsultantPlus

3 Soková A.N. Dokumentácia ako vedná disciplína: objekt, predmet, hlavné úlohy // Dokumentácia riadiacej činnosti: So. vedecký tr. / VNIIDAD. - M., 1986. - S. 11.

4 Elektronické dokumenty: Výskumný program (2001-2010) / Rosarkhiv, VNIIDAD. - M., 2000. - 35 s. SIF OTSNTI VNIIDAD, č. 10595.

5 Romanov D.A., Ilyina T.N., Loginova A.Yu. Pravda o elektronickej správe dokumentov. - M.: DMK Press, 2004; Michael J. Sutton. Tok firemných dokumentov: princípy, technológie, metodika implementácie. SPb.: ABC. 2007; Kunyaev, N.N. K niektorým otázkam právnej úpravy správy elektronických dokumentov. – dokumentácia v informačnej spoločnosti: legislatíva a normy. Správy a správy o správe na XII. medzinárodnej vedeckej a praktickej konferencii 22.-23. novembra 2009 / / Rosarkhiv. VNIIDAD. - 2009. -T5. –str.63.

1 Larin M. Správa dokumentácie. – Režim prístupu: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

2 Mitchenko O.Yu. Informačné systémy // Personálna služba, 2009. - č. 7. - S. 61.

3 Gaverdovsky A. Koncept systémov automatizácie pracovného toku budov // Open Systems - 2006. - č.1. [Elektronický zdroj]. -Elektrón. Dan.–[M.]– Režim prístupu: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

4 Terentyeva E.V. Aktuálne úlohy formovania normatívneho základu dokumentačnej služby. - So: Humanitárna služba. 10. medzinárodná vedecká konferencia „Veda pre službu“. Kniha. 3 // GOUVPO "MGUS". - M., 2009, - S. 148.

5 Mitchenko O.Yu. Organizačný návrh podpory dokumentácie pre manažment. - Tver: Štátna univerzita v Tveri, 2008. - S. 32.

6 Tamže. – S. 21.

7 Tamže. - S. 24.

8 Terentyeva E.V. Aktuálne úlohy formovania normatívneho základu dokumentačnej služby. - So: Humanitárna služba. 10. medzinárodná vedecká konferencia „Veda pre službu“. Kniha. 3 // GOUVPO "MGUS". - M., 2009,. - S. 151.

9 Terentyeva E.V. Informačné technológie v predškolských vzdelávacích inštitúciách. - M.: Jednota-Dana. - S. 43

10 Terentyeva E.V. vyhláška. Op. – S. 44

11 Dekrét Terentyeva E.V. cit. - S. 49.

1 Charta spoločnosti JSC „Samara Plant of Electrical Products“. Samara. Strojopis, 2009

2 Vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie z 25.11.1994 č. 75 „O schválení medzisektorových agregovaných časových štandardov pre prácu na dokumentárnej podpore manažmentu“ // Referenčný a právny systém ConsultantPlus.

3 Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. / Ch. arch. Napr. pod Radou ministrov ZSSR, All-Union. Vedecký – výskum. Ústav dokumentácie a Arch. záležitosti. - M.: [b.], 1991. – s. 36

1Popis softvérového produktu "Letograf".–[Elektronický zdroj]. -Elektrón. dan.–M., vyd.2009. – Režim prístupu: http:// http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp

Tupikov R.V., Samedová O.M. ZLEPŠENIE SYSTÉMU DOKUMENTÁCIE PRE RIADENIE ORGANIZÁCIÍ VYUŽITÍM INFORMAČNÝCH TECHNOLÓGIÍ // Vedecký elektronický archív.
URL: (dátum prístupu: 01.04.2020).

Služba správy dokumentov zohráva veľkú úlohu v každej organizácii. Veď práve toto je útvar, v ktorom sú dokumentované všetky riadiace činnosti inštitúcie.

Kvalitné vykonávanie riadiacich funkcií a úloh inštitúciou, efektívnosť celého procesu riadenia závisí od správnej organizácie služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Čo sa týka nedokonalostí v inštitúciách tohto typu podpory dokumentácie, príkladov je v našom regióne dostatočné množstvo.

V priebehu práce na absolventskom projekte sme študovali náplň činnosti MDOU gymnázia č. X, jeho štruktúru, identifikovali problematické otázky, podmienky a príčiny problémovej situácie a poskytli odporúčania pri riešení problémov.

V dôsledku štúdia a analýzy dokumentácie činnosti gymnázia MDOU č. X sme identifikovali nasledovné problémové situácie:

neúplnosť hlavných právnych a regulačných a metodických dokumentov upravujúcich činnosť služby PEI;

Formálna prítomnosť popisu práce referenta, jeho obsah neodráža povinnosti referenta analyzovanej inštitúcie;

absencia administratívneho dokladu o určení zodpovednej osoby na vedenie evidencie,

Absencia stálej odbornej komisie (EK), ktorej činnosťou je organizovať a vykonávať kontrolu hodnoty dokumentov v štádiu kancelárskej práce pri zostavovaní nomenklatúry vecí, pri príprave dokumentov na prenos do archívu inštitúcie, na prevod do štátneho archívu;

Nedostatok nariadení o expertnej komisii (EK);

Absencia dokumentu stanovujúceho postup pri obehu dokumentov, požiadavky na prípravu a vyhotovenie dokumentov, ako aj na objednávanie dokumentov na prenos do archívu inštitúcie, t.j. obchodné pokyny;

Nedostatok všeobecnej formy, formy špecifického typu dokumentov;

Nedokonalý hlavičkový papier;

Nedokonalosť nomenklatúry vecí, systematizovaný zoznam názvov vecí podaných v inštitúcii s uvedením lehôt uloženia a vykonaných predpísaným spôsobom;

Formálna prítomnosť nomenklatúry prípadov, keďže existujúca nomenklatúra nemôže vykonávať úlohy, ktoré sú jej pridelené;

Používanie zastaraných metód a techník na organizáciu práce s dokumentmi;

Nesúlad s požiadavkami GOST R 6.30-2003, príprava mnohých dokumentov v akejkoľvek forme, prítomnosť neprijateľných chýb pri príprave a vykonávaní dokumentov;

Nedostatok kontroly nad vykonávaním dokumentov;

Nedostatok účtovníctva toku dokumentov;

Vytvorenie radu neusporiadaných dokumentov, ktoré sa nahromadili za posledné roky v službách gymnázia;

Nedostatok predpisov v archíve MDOU;

Nedostatok archívneho priestoru;

Nedostatočné uplatňovanie informačných technológií, ktoré zabezpečujú výkon konkrétnych kancelárskych operácií v štádiu prípravy dokumentov, zostavovania a spracovania dokumentov, ktoré zabezpečujú efektívnosť spracovania, vyhľadávania, prenosu a uchovávania informácií.

Na vyriešenie problémovej situácie, ktorá vznikla na gymnáziu MDOU č. X, je z môjho pohľadu potrebné:

1. Zabezpečiť službu predškolského výchovného zariadenia v plnom rozsahu s potrebnými právnymi, regulačnými a metodickými dokumentmi upravujúcimi činnosť služby predškolského výchovného zariadenia.

2. Dokončite popis práce úradníka zahrnutím nasledujúcich častí:

Všeobecné ustanovenia, kde uvádzať hlavné právne, regulačné, regulačné, metodické a administratívne dokumenty, ktorými by sa mal úradník pri svojej práci riadiť; ktorému je referent priamo podriadený; postup vymenovania a odvolania; kvalifikačné požiadavky; požiadavky na špeciálne znalosti;

Pracovné povinnosti, kde sú uvedené všetky druhy práce vykonávanej referentom;

Práva - časť so zoznamom práv pridelených úradníkovi ako celku na výkon funkcií a úloh, ktoré mu boli pridelené, právo robiť určité rozhodnutia, podávať návrhy manažérovi, zúčastňovať sa na stretnutiach, požadovať informácie potrebné pre prácu, požadovať určité úkony od ostatných zamestnancov a iných

Zodpovednosť - sú stanovené kritériá hodnotenia práce a miery osobnej zodpovednosti zamestnanca. Zodpovednosť zamestnanca je stanovená v súlade s platnou legislatívou a môže byť disciplinárna, administratívna alebo trestnoprávna;

– interakcia s ostatnými štrukturálnymi odbormi - upevňuje vzťahy s vedúcimi všetkých štrukturálnych odborov, s ktorými koordinuje pripravované návrhy dokumentov, s ktorými spoločne pripravuje podklady, komu, čo a v akom časovom horizonte poskytuje informácie.

3. Za účelom stanovenia jednotného postupu prípravy a vyhotovenia dokumentov, pracovného postupu, kontroly vyhotovenia, koordinácie v telocvični je potrebné vypracovať Inštrukciu o kancelárskej práci a zahrnúť do tohto regulačného dokumentu tieto časti:

Všeobecné ustanovenia, v ktorých sa ustanoví rozsah pokynu; zodpovednosť za nedodržanie; útvar alebo úradník zodpovedný za jednotný postup dokumentácie; regulačnej a metodickej základne.

– dokumenty gymnázia, v ktorých sú uvedené druhy dokumentov pôsobiacich v inštitúcii;

– pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov, v ktorých sa stanovia základné požiadavky na formy dokumentov, na vyhotovenie podrobností dokumentov, vlastnosti prípravy a vyhotovenia určitých typov dokumentov fungujúcich v inštitúcii;

Kontrola vykonávania dokumentov;

Postup prípravy a odovzdávania došlej korešpondencie, ako aj odchádzajúcich a interných dokumentov;

Registrácia a indexácia dokumentov, stanovenie jednotného postupu registrácie dokumentov;

Do Pokynu sa navrhuje zahrnúť aj také časti ako „Práca exekútorov s dokumentmi“, „Práca s odvolaniami občanov“, „Tlač a rozmnožovanie listín“, „Účtovanie a uchovávanie pečiatok, pečiatok a hlavičkových papierov inštitúcie“ , „Zostavovanie číselníka vecí“, „Tvorba a aktuálne ukladanie vecí“, „Skúmanie hodnoty listín“, „Evidencia vecí“, „Zostavovanie súpisov vecí“, „Prenos vecí do archívu č. inštitúcia“.

V budúcnosti by mala pribudnúť aj časť „Využitie informačných technológií a automatizačných nástrojov na prácu s dokumentmi“, ktorá odráža postup používania systémov na prípravu textových a tabuľkových dokumentov; používanie systémov na vyhľadávanie dokumentov; postup pri používaní automatizovaných prostriedkov evidencie, účtovania a kontroly stavu (vyhotovovania) dokumentov.

K pokynom na prácu úradu je potrebné vypracovať prílohy, ktoré by obsahovali vzory tlačív, pečiatok a pečiatok, vzory vyhotovenia niektorých druhov dokumentov, zoznamy doporučenej a neevidovanej korešpondencie, ako aj lehoty na vyhotovenie dokumentov. , atď.

V priebehu práce na diplomovej práci sme vypracovali Inštrukciu o kancelárskej práci pre gymnázium MDOU č. X. Pre zavedenie Inštrukcie do praxe práce je z nášho pohľadu potrebné v prvom rade viesť sériu hodín s pracovníkmi progymnázia, vydať príslušný administratívny doklad a vyžadovať realizáciu ustanovení pokynu.

Navrhuje sa aj vytvorenie Vysvedčenia a Albumu jednotných foriem dokumentov.

Tabuľka formulárov dokumentov je navrhnutá tak, aby optimalizovala zloženie formulárov dokumentov používaných v inštitúcii a konsolidovala ich do jedného regulačného dokumentu, zjednotila a štandardizovala postup prípravy riadiacich dokumentov, zefektívnila základňu dokumentov s cieľom zvýšiť efektívnosť využívania informačných technológií v riadiacich činnostiach.

Prítomnosť formulárov dokumentov v organizácii časového hárku vám umožňuje rýchlo vyhľadať potrebné formy dokumentov s uvedením všetkých alebo hlavných fáz ich prípravy a vykonávania.

Odporúča sa vytvoriť album formulárov dokumentov súčasne s vývojom časového listu formulárov dokumentov.

Album tlačív dokumentov inštitúcie je súborom vzorových jednotných tlačív dokumentov inštitúcie slúžiacich na dokumentáciu činnosti tejto inštitúcie.

Účelom vývoja Albumu tlačív - dokumentov je úprava formy a obsahu dokumentov používaných pri činnosti inštitúcie.

Všetky typy a odrody dokumentov vytvorených v organizácii je možné zjednotiť bez ohľadu na frekvenciu ich používania.

Jednotné formy dokumentov sú zoskupené v Albume formulárov, poradie ich usporiadania musí zodpovedať Tabuľke formulárov dokumentov. Formy dokumentov, ktoré sú súčasťou albumu, podliehajú preskúmaniu v štrukturálnych oddeleniach organizácie. Po preskúmaní a schválení všetkých pripomienok a návrhov Album tlačív, ako aj List tlačív dokumentov schvaľuje vedúci.

Album formulárov dokumentov používaných v inštitúcii musí byť predložený v dvoch verziách: papierovej a elektronickej.

4. Dokončiť formu listu, vypracovať všeobecný formulár, formuláre pre konkrétne druhy dokumentov, predovšetkým objednávku, protokol, úkon, schváliť ich ako administratívny dokument a uviesť ich do praxe MDOU.

Formulár obsahuje iba trvalé údaje o organizácii – autorovi dokumentu, charakterizujúc ho ako tvorcu oficiálneho písomného dokumentu.

Formulár dáva informáciám oficiálny charakter. Použitie formulárov výrazne urýchľuje proces vytvárania dokumentu (kvôli prítomnosti konštantných informácií), znižuje náklady na prácu pri zostavovaní a zjednodušuje vnímanie informácií.

Na vývoj formulárov sa používajú hlavne dve veľkosti papiera. Na organizačné a administratívne dokumenty odporúčame použiť formát A4 (210 x 297 mm), na hlavičkové papiere formát A4 a A5. Výrobu formulárov budeme reprodukovať pomocou počítača. V pamäti počítača je uložená šablóna formulára, na ktorej je vytlačený text konkrétneho dokumentu.

Usporiadanie detailov na formulároch všetkých typov zabezpečuje štátna norma v dvoch vyhotoveniach: pozdĺžne a uhlové. V prvom prípade sú všetky detaily formulára umiestnené pozdĺž horného okraja a zarovnané buď na šírku alebo na stred. Pri uhlovom usporiadaní detailov sú umiestnené v ľavom rohu listu a sú zarovnané buď k ľavému okraju, alebo k stredu pridelenej oblasti.

Rohová možnosť sa spravidla používa pre hlavičkové papiere, umožňuje vám hospodárnejšie využívať oblasť listu papiera, pretože pravý roh dokumentu zostáva voľný na umiestnenie adresáta (v listoch, poznámkach). Pre administratívne dokumenty je vhodnejšie pozdĺžne usporiadanie detailov.

Medzi podrobnosti všeobecného formulára možno použiť:

Znak organizácie;

Názov spoločnosti;

Umiestnenie dokumentu.

Okrem toho všeobecný formulár poskytuje miesto na umiestnenie podrobností: dátum a registračné číslo dokumentov.

Znak organizácie (symbolický grafický obrázok) je umiestnený na formulári v súlade so zakladajúcimi dokumentmi. Znak je umiestnený na hornom alebo ľavom okraji formulára. V inštitúcii, ktorú študujeme, nie je žiadny znak.

Ak je formulár doplnený o názov druhu dokumentu, stáva sa formulárom tohto typu dokumentu.

5. Výrazným nedostatkom v organizácii práce s dokumentmi v progymnáziu je nedokonalá nomenklatúra záležitostí inštitúcie.

Federálna archívna služba Ruska VNIIDAD pripravila nové Základné pravidlá prevádzky archívov organizácií, ktoré stanovujú technológiu na prevádzku archívu organizácie. Tieto pravidlá nemenia existujúcu technológiu uchovávania dokumentov, ale len ju dopĺňajú o nové požiadavky kladené v súvislosti so zmenami právneho rámca archivácie v krajine, so zavádzaním nových informačných technológií do dokumentácie.

Preto je potrebné vypracovať novú nomenklatúru prípadov, ktorá by vychádzala zo súčasného regulačného a metodického rámca, do nomenklatúry zahrnúť tie časti, ktoré by zodpovedali súčasnej štruktúre inštitúcie. Pri určovaní lehôt uchovávania dokumentov by ste sa mali riadiť Zoznamom štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania. Je tiež potrebné vypracovať nomenklatúru v predpísanej forme, včas vyplniť všetky stĺpce obsahovej časti číselníka vecí a vypísať potrebné značky. Na zohľadnenie prípadov otvorených a zahrnutých do nomenklatúry je potrebné na konci každého roka viesť záverečný záznam.

Vydajte výpisy z nomenklatúry prípadov pre každú štrukturálnu jednotku na usmernenie v práci.

Navrhli sme návrh nomenklatúry prípadov pre gymnázium MDOU na roky 2012-2013. Názvoslovie prípadov bolo vedením progymnázia prijaté pozitívne a v súčasnosti sa zavádza do praxe inštitúcie.

Prítomnosť plnohodnotnej nomenklatúry prípadov v inštitúcii vám umožňuje dodržiavať pravidlá pre tvorbu a spracovanie prípadov v kancelárskej práci, rýchlo vyhľadávať potrebné dokumenty, uľahčuje skúmanie prípadov, ich prípravu na následnú archiváciu. skladovanie.

6. Vykonávať pravidelné sledovanie termínov vyhotovenia dokumentov, čo je integrálna funkcia manažmentu a dôležitý prvok procesu dokumentačnej podpory manažmentu.

7. Na príkaz prednostu vytvoriť odbornú komisiu. V záujme jasnej práce odbornej komisie je potrebné na základe Vzorových predpisov vypracovať Nariadenie o stálej odbornej komisii inštitúcie, v ktorej sa zafixujú hlavné úlohy a funkcie, práva, ako napr. ako aj organizácia práce komisie ako celku. V zložení odbornej komisie musia byť títo špecialisti inštitúcie: hlavný účtovník, referent, zástupca riaditeľa pre administratívnu a ekonomickú časť, vedúci lekárskej časti.

8. Archívu vyčleniť samostatnú miestnosť na uloženie spisov s trvalou dobou uloženia a dokumentov o personáli.

9. Nariadením vedúceho určiť osobu zodpovednú za uchovávanie a vydávanie archívnych dokumentov.

10. Vypracovať nariadenie o archíve gymnázia MDOU č. X.

11. Uskutočniť previerku hodnoty dokumentov vytvorených za obdobie činnosti MDOU gymnázia č. X s cieľom vybrať dokumenty na zničenie, ktorým uplynula lehota uloženia, a na odovzdanie do archívu inštitúcie na r. ďalšie skladovanie.

12. Personálne zefektívniť prípady doby trvalého uloženia a prípady, vyhotoviť o nich inventúrne súpisy a v súlade so súpismi ich odovzdať na uloženie do archívu MDOU.

13. V dnešnom prostredí, keď organizácia práce s dokumentmi v organizáciách trpí mnohými nedostatkami, je potrebné smerovať k efektívnejšej správe dokumentov s prihliadnutím na nové informačné technológie. V súčasnosti rôzne spoločnosti vyvíjajú a implementujú veľké množstvo automatizovaných systémov správy dokumentov. To všetko vytvára ťažkosti pre potenciálnych kupcov konkrétneho systému.

Pre spotrebiteľov sú dôležité náklady na systém, typ a rozsah organizácie, v ktorej sa môže uplatniť, a objem pracovného toku. Väčšina dostupného vývoja je určená pre spotrebiteľov komerčných a nekomerčných organizácií strednej a nižšej úrovne.

MDOU progymnázium č. X môže zaviesť automatizovaný systém správy dokumentov s cieľom automatizovať evidenciu dokumentov, vytvárať automatizované vyhľadávanie dokumentov, monitorovať realizáciu atď., čo umožní riešiť problémy správy dokumentácie na novom základe.

Vo fázach zavádzania a vývoja novej technológie môže nastať obdobie súbežnej koexistencie nového a starého systému. V tomto prípade je dôležité venovať pozornosť udržiavaniu a zlepšovaniu inovácie, aby sa nevrátili k starým spôsobom práce.

Automatizovaný registračný systém umožňuje zadávanie údajov postupným vypĺňaním špeciálneho formulára registračnej karty na obrazovke počítača, ktorej stĺpce zodpovedajú manuálnej typovej registračnej a kontrolnej karte. Okrem povinných údajov však karta môže obsahovať aj ďalšie podrobnosti, ktoré rozširujú požiadavky používateľov systému.

Formulár registračnej karty obsahuje polia, do ktorých sa zadávajú informácie výberom informácií z rozbaľovacích zoznamov. Prítomnosť trvalých údajov o elektronickej registračnej a kontrolnej karte umožňuje vyriešiť problém sledovania vykonávania dokumentov, ktorých účelom je zabezpečiť včasné a kvalitné vykonávanie rozhodnutí vedúceho. Pri zadávaní informácií o termínoch do registračného formulára sa tak dokument automaticky dostane pod kontrolu.

V procese automatizovanej evidencie dokumentov je možné vykonávať aj informačné a referenčné práce na všetkých dokumentoch inštitúcie. Ak je k registračnej karte priložený súbor s úplným textom dokumentu, databáza sa stane fulltextovou a rozšíria sa možnosti vyhľadávania.

Zlepšenie dokumentačnej podpory manažmentu spočíva vo vykonávaní určitých druhov prác využívaním univerzálnych informačných technológií. Tento prístup je jednoduchšie implementovať. Zameriava sa na existujúcu štruktúru inštitúcie, je spojená s minimálnou mierou rizika a umožňuje okamžité vyhodnotenie efektu. Veľmi vhodné pre súčasnú štruktúru MDO vzhľadom na strednú veľkosť inštitúcie, prítomnosť malých finančných, ľudských a iných zdrojov.

Druhú etapu zlepšovania kancelárskej práce možno začať internými dokumentmi. Je potrebné využívať lokálnu sieť inštitúcie a aktívne sa zbavovať tradičných dokumentov tam, kde je to možné, nahrádzať ich elektronickými.

Účinnosť takejto náhrady je zrejmá. Pre účinkujúcich nie je potrebné opakovane kopírovať papierové dokumenty, stačí im poslať elektronický dokument do osobného počítača. Zvyšuje sa efektívnosť prenosu a vyhľadávania potrebných dokumentov v rámci inštitúcie; papier sa šetrí; Na jednom dokumente môže naraz pracovať viacero interpretov na svojich pracoviskách.

Skvalitnením kancelárskej práce je v budúcnosti zavedenie integrovaného automatizovaného systému vo všetkých oblastiach dokumentárnej podpory manažmentu. Tento prístup vytvorí v inštitúcii jednotný informačný priestor.

Na jeho implementáciu sa používajú špecializované komplexné informačné technológie. Sú najefektívnejším spôsobom riešenia problémov vo všeobecnosti, vyžadujú si však veľké zdroje (finančné, technické a iné).

Integrovaná implementácia informačných technológií je však zameraná spravidla na veľké podniky a organizácie, kde je veľké množstvo kancelárskych pracovníkov, z ktorých každý musí pracovať s veľkým tokom dokumentov.

Federálna agentúra pre vzdelávanie

Belgorodská štátna univerzita

ODDELENIE DOKUMENTÁCIE

Absolventská práca

Moderné problémy dokumentačnej podpory pre riadenie a spôsoby ich riešenia v Úrade Federálnej registračnej služby pre región Belgorod

denná študentka 5. ročníka skupiny 070404

Gordienko Jevgenij Alexandrovič

Vedecký poradca:

PhD v odbore história, docent

Shapovalová S.P.

Recenzent:

doktor historických vied, profesor

Moshkin A.N.

BELGOROD 2009

ÚVOD

KAPITOLA 1. DOKUMENTÁCIA RIADENIA V SÚČASNOM ŠTÁDIU

§1. Organizácia dokumentačnej podpory pre manažment

§2. Moderné problémy dokumentačnej podpory pre manažment

KAPITOLA 2

§1. Organizácia podpory dokumentácie vo Federálnej registračnej službe pre región Belgorod

§3. Existujúce problémy podpory dokumentácie vo Federálnej registračnej službe pre región Belgorod a spôsoby ich riešenia

ZÁVER

LITERATÚRA

APPS

ÚVOD

Relevantnosť stupňa výskumu spočíva v tom, že naša doba presýtená informačnými technológiami kladie nové požiadavky na dokumenty a služby zodpovedné za ich tvorbu, manipuláciu a uchovávanie. Moderné počítačové systémy umožňujú nielen rýchlo a efektívne vyhotoviť dokument, ale poskytujú aj rôzne možnosti pre účtovníctvo, kontrolu nad vyhotovením dokumentov, ich prenos cez telekomunikačné kanály, operatívne ukladanie a vyhľadávanie potrebných informácií. Mnohé funkcie správy dokumentov na papierovej báze je možné plne automatizovať, čo zvyšuje rýchlosť rozhodovania a následne aj efektivitu správy.

Treba vziať do úvahy, že prechod na nové technológie si vyžaduje vhodný právny a regulačný rámec, premyslený systém archivácie, kvalifikovaných výkonných pracovníkov a manažérov schopných pokryť celú škálu súvisiacich problémov. Najpokročilejšie technológie bez týchto podmienok neprinesú očakávaný výsledok.

Okrem toho, odstránením niektorých problémov, proces informatizácie spoločnosti pre nás predstavuje nové - existujú predtým neznáme možnosti neoprávneného prístupu k dôverným informáciám, ako aj pravdepodobnosť straty veľkého množstva cenných informácií v dôsledku zlyhania zariadenia, vírusového útoku alebo nekvalifikované akcie používateľov. V súvislosti s tým sú dnes nové požiadavky kladené rovnako na manažérov, ako aj na pracovníkov zodpovedných za prípravu a odovzdávanie dokumentov a analýza všetkých možných problémov a vývoj spôsobov, ako ich prekonať, sa javí ako veľmi dôležitá a relevantná.

cieľ Cieľom diplomovej práce je identifikovať hlavné problémy modernej kancelárskej práce a vyvinúť spôsoby ich riešenia.

Úlohy Pred dizertačnou prácou boli položené tieto otázky:

Charakterizovať dokumentačnú podporu manažmentu v súčasnej fáze;

Analyzovať funkcie a úlohy služieb podpory riadiacej dokumentácie;

Identifikovať moderné problémy dokumentačnej podpory manažmentu;

Analyzovať organizáciu dokumentárnej podpory manažmentu v Úrade Federálnej registračnej služby pre región Belgorod;

objekt absolventský výskum je organizácia riadenia dokumentácie.

Predmet dizertačnej práce bola úvaha o problémoch dokumentárnej podpory manažmentu na príklade Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod.

Zdrojová základňa. Zdrojovú bázu práce tvoria predpisy upravujúce organizáciu moderného manažmentu dokumentácie. Federálnu legislatívu v tomto príspevku predstavujú legislatívne akty ako: „Štátny systém dokumentárnej podpory manažmentu. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie "," Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch "," Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania ", Vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 05.01.2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby“, GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie ", GOST 51141-98" Kancelárske práce a archívnictvo "Podmienky a definície"; Rozkaz Rostrud z 10. decembra 2004 č. 47 „O schvaľovaní formulárov dokumentov“ atď.

Pre druhú kapitolu som v priebehu svojich pracovných skúseností zhromaždil referenčnú a regulačnú dokumentáciu pre Federálnu registračnú službu pre región Belgorod, analyzoval dokumentáciu tejto organizácie a jej dokumenty.

V rámci prieskumu dokumentárnej podpory odboru Federálnej registračnej služby pre región Belgorod sme uskutočnili prieskum medzi zamestnancami inštitúcie s cieľom identifikovať existujúce problémy dokumentárnej podpory a spôsoby ich riešenia. Na konci prieskumu sa vrátilo 43 vyplnených dotazníkov s príslušnými poznámkami a poznámkami. Analýza prijatých odpovedí umožňuje zistiť stav podpory dokumentácie v organizácii v súčasnosti a je posúdená v druhom odseku druhej kapitoly.

Historiografia štúdie. Medzi publikovanými prácami domácich špecialistov na kancelársku prácu si možno všimnúť diela V.E. Balasanyan, M.P. Bobyleva, M.V. Larina, G.Yu. Maksimovič a množstvo ďalších. Väčšinou zvažujú súčasný stav domácej kancelárskej práce a spôsoby jej vývoja v dobe informačných technológií. Niektorí z autorov patria do sovietskeho obdobia (napr. K.G. Mityaev) a venujú sa výlučne problematike dokumentárnej podpory práce inštitúcií, druhá časť autorov sa, naopak, venuje problematike moderných technológií a zavedenie elektronických systémov správy dokumentov (L.A. Doronina, V.K. Sablin a ďalší). Vo všeobecnosti títo a ďalší autori umožňujú charakterizovať tak stav modernej tradičnej kancelárskej práce, ako aj jej premeny v kontexte univerzálnej informatizácie a automatizácie pracovných procesov. V diele T.V. Kuznetsova „Práca v kancelárii. Dokumentačná podpora manažmentu“ stanovuje požiadavky na prípravu, vyhotovenie dokumentov a prácu s nimi na základe najnovších legislatívnych právnych a regulačných a metodických aktov vrátane federálneho zákona „O postupe pri posudzovaní žiadostí občanov Ruskej federácie“. federácie“ zo dňa 02.05.2006 a federálny zákon „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ z 27. júla 2006, Vzorové predpisy pre prácu federálnych výkonných orgánov (2005) a „Vzorové pokyny pre prácu v kancelárii...“ (2006). Osobitná kapitola vyzdvihuje črty práce s personálnymi dokumentmi, berúc do úvahy zmeny a doplnky Zákonníka práce zavedené spolkovým zákonom z 30.6.2006 a spolkovým zákonom „o osobných údajoch“ z 27.7.2006. Zdroj je určený pracovníkom administratívnych a personálnych služieb, vedúcim inštitúcií, firiem a podnikov a všetkým študentom v odbore „Dokumentová veda a manažment dokumentácie“. Dielo Yu.M. Michajlov „Práca v spoločnostiach pre mimovládne organizácie“ je jednou z prvých domácich publikácií, ktorá podrobne pokrýva organizáciu firemnej kancelárskej práce v kontexte národnej normy GOST R ISO 15489-1-2007 „Správa dokumentov“. Materiál manuálu vychádza zo súčasnej praxe dokumentárnej podpory manažmentu. Okrem podrobného praktického komentára k Národnému štandardu „Správa dokumentov“ príručka obsahuje približné znenie pokynov pre kancelársku prácu pre neštátne firmy a individuálnych podnikateľov. Spolu s textom je zverejnených viac ako 50 príloh k inštrukcii: vylepšené formy najdôležitejších riadiacich dokumentov, odporúčania na prípravu ich obsahu - jedným slovom všetko pre správnu a rýchlu organizáciu kancelárskej práce v malej firme alebo jednotlivcovi podnikateľ. Pri príprave príručky sa brali do úvahy aj pokyny obsiahnuté v usmerneniach VNIIDAD (2007).

Pri vypracovaní diplomovej práce boli použité zdroje a publikácie zverejnené na internete a venované úlohe elektronickej správy dokumentov v procese správy dokumentov. Tu si môžeme všimnúť stránky „Konzultačná skupina“ TERMIKA „(http://www.termika.ru), DOConline: nezávislý portál o EDMS „(http://www.doc-online.ru/analytics/) a „ EOS: elektronické kancelárske systémy“ (http://www.eos.ru/).

Praktický význam Touto tézou je, že analýzou všetkých v súčasnosti známych problémov a hrozieb spojených s dokumentárnou podporou manažmentu je možné vypracovať opatrenia na ich prekonanie alebo prevenciu a tým zlepšiť efektivitu domácich podnikov a inštitúcií. Pokiaľ ide o FRS v regióne Belgorod, praktický význam práce sa prejavil v preskúmaní kancelárskej práce organizácie a vypracovaní praktických odporúčaní na zlepšenie jej dokumentačnej podpory, berúc do úvahy želania špecialistov FRS v r. samotný región Belgorod.

Štruktúra práce pozostáva z úvodu, dvoch kapitol, záveru, bibliografie a prílohy.

KAPITOLA 1. DOKUMENTÁCIA RIADENIA V SÚČASNOM ŠTÁDIU

§1. Organizácia dokumentačnej podpory pre manažment

Dokumentačná podpora manažmentu - činnosť zastrešujúca organizáciu dokumentácie a manažment dokumentácie v procese realizácie funkcií inštitúcie, organizácie a podniku.

V súlade s požiadavkami Štátneho systému podpory manažérskej dokumentácie (ďalej len DOW) by podpora správy dokumentov v moderných podnikoch mala byť vykonávaná špeciálnou službou - službou podpory manažérskej dokumentácie (ďalej len služba DOW). Takáto služba funguje v podniku ako samostatná štrukturálna jednotka na čele s vedúcim útvaru a podriadená priamo vedúcemu podniku. V podnikoch s počtom zamestnancov do 100 zamestnancov a relatívne malým množstvom pracovných tokov je povolené prideliť povinnosti pre DOW jednému zo zamestnancov na plný úväzok.

Účelom služby DOW je organizovať, udržiavať a zlepšovať systém dokumentárnej podpory riadenia podniku na základe jednotnej technickej politiky a využívania moderných technických prostriedkov pri práci s dokumentmi. Hlavnými úlohami služby DOE sú zároveň:

Implementácia jednotného postupu pri práci s dokumentmi v podniku v súlade s GSDOU a inými regulačnými, metodickými a organizačnými a administratívnymi dokumentmi;

Implementácia metodického riadenia organizácie práce s dokumentmi v štrukturálnych divíziách podniku;

Zabezpečenie efektívnej kontroly dodržiavania stanoveného postupu pri práci s dokumentmi;

Zlepšenie foriem a metód práce úradníkov podniku s dokumentmi.

Existujú nasledujúce služby DOW:

1. Na ministerstvách a rezortoch - riadenie vecí. Zahŕňa sekretariát (recepcia, sekretariát ministra, sekretariáty námestníkov ministra, sekretariát rady, protokolárny úrad), inšpekcia na ministerstve (vedúci odboru), úrad (kancelária vládnej korešpondencie, úrad účtovníctva a evidencie, expedícia , strojopis, ďalekopis a pod.), oddelenie listov (sťažností), oddelenie pre zlepšenie práce s dokumentmi a zavádzanie technických prostriedkov, centrálny archív;

2. V štátnych podnikoch (združeniach), vo výskumných, projekčných, projekčných organizáciách a výpočtových strediskách, univerzitách a iných organizáciách - oddelenie dokumentačnej podpory manažmentu alebo úrad. Spravidla sem patria: útvary pre účtovníctvo a evidenciu, kontrolu, skvalitňovanie práce s dokumentmi a zavádzanie technických prostriedkov, posudzovanie listov (sťažností), sekretariát, expedíciu, strojopis, archív;

3. V združeniach a koncernoch zloženie a štruktúru služby PEI určuje vedenie organizácie;

4. V spoločných podnikoch (organizáciách) - predstavenstvom; v akciových spoločnostiach - zakladajúca konferencia; v družstvách - valným zhromaždením členov družstva;

5. V organizáciách, ktoré nemajú službu predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie, na štrukturálnych oddeleniach pracuje s dokumentmi tajomník vedúceho (inšpektor) alebo iné osobitne určené osoby, asistent tajomníka.

Hlavnými cieľmi služby DOW je organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a realizácia prác na dokumentárnej podpore manažmentu. Služba DOW rieši nasledujúce úlohy:

Zdokonaľovanie foriem a metód práce s dokumentmi.

Zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní, organizácii práce s dokumentmi, budovanie vyhľadávačov, sledovanie vykonávania a príprava dokumentov na presun do rezortného (centrálneho) archívu v súlade s platnými normami.

Zníženie pracovného toku, počtu formulárov dokumentov.

Vypracovanie a implementácia regulačných a metodických dokumentov na zlepšenie dokumentačnej podpory v organizácii (ministerstve) a podriadenom systéme.

Vývoj a implementácia pokročilých technológií pre podporu správy dokumentov založených na využití výpočtovej a organizačnej techniky. Služby PEI by mali byť obsadené odborníkmi s príslušným vyšším a stredným vzdelaním.

Služba DOE vykonáva nasledujúce funkcie:

Vývoj, implementácia a údržba časového výkazu a albumu jednotných foriem organizačných dokumentov, vykonávanie zmien v nich;

Špedičné spracovanie, evidencia dokladov a účtovné a referenčné práce;

Organizácia posudzovania a prípravy dokumentov, kontrola správnosti vyhotovenia dokumentov na podpis manažmentom;

Regulácia, zovšeobecňovanie a informovanie manažmentu o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov;

Vývoj nomenklatúry prípadov organizácie, uchovávanie a prevádzkové využitie nomenklatúry prípadov;

Organizovanie strojárskej výroby, kopírovanie; Návrh formulárov dokumentov;

Organizácia práce na žiadostiach občanov;

Kontrola práce s dokumentmi v štruktúrnych členeniach, zdokonaľovanie foriem a metód práce s dokumentmi;

Kontrola doručovania vecí, organizácia práce archívu;

Vedenie stretnutí a konzultácií, školenia zamestnancov predškolského zariadenia a archívov;

Organizácia pracovísk, pracovísk, pracovných podmienok pre zamestnancov predškolského výchovného zariadenia.

Činnosť zamestnancov predškolskej vzdelávacej inštitúcie je upravená popismi práce, ktoré sú vypracované s ohľadom na požiadavky GSDOU a schválené vedúcim organizácie.

Činnosť služby PEI je regulovaná a zabezpečovaná regulačnými a metodickými dokumentmi, štátnymi a odvetvovými normami.

Organizácia práce zamestnancov dokumentačných služieb teda zahŕňa riešenie nasledujúcich otázok - jasná organizačná štruktúra dokumentačnej služby (kancelárií), výber najracionálnejšej formy organizácie práce s dokumentmi.

Hlavným faktorom určujúcim štruktúru počtu dokumentačnej služby je štandardný počet zamestnancov v nej zamestnaných. Inštitúcie možno rozdeliť v závislosti od pracovného toku do troch hlavných foriem (centralizované, decentralizované a zmiešané) a do kategórií podľa USSD:

Pojem DOW nezahŕňa len organizačné a administratívne dokumenty (ktorými sa zaoberá najmä tradičná kancelárska práca), ale všetku dokumentáciu, ktorá sa tak či onak v organizácii používa – vedecko-technická, projektová, inžinierska atď. Vzťahuje sa aj na zásadne nové typy dokumentácie, definované ako „informačné zdroje“ – registre, registre, databázy a databanky, internetové stránky atď. V moderných podmienkach by mal byť postup pri zaobchádzaní so všetkými týmito typmi dokumentácie a podmienky prístupu k nim rovnaké. Manažérske rozhodnutie sa neprijíma len na základe administratívneho dokumentu, ide o analýzu všetkých možných informácií týkajúcich sa podstaty problému. Čím širší rozsah takýchto informácií má manažér v reálnom čase k dispozícii, tým vyššia je pravdepodobnosť úspešného riešenia problému.

S tým súvisí aj druhá, hlavná vlastnosť DOE v porovnaní s kancelárskou prácou – ide o využitie efektívnejších technológií spracovania informácií. Systém DOE spravidla zahŕňa lokálne a podnikové počítačové siete, dokumenty sa vytvárajú, zaznamenávajú a spracúvajú pomocou počítača. Podľa známeho ruského špecialistu, riaditeľa VNIIDAD M.V.Larina, pojem DOW charakterizuje „prechodnú etapu od tradičnej kancelárskej práce k správe dokumentov“, ktorú chápe ako „plnohodnotnú manažérsku funkciu organizácie“. Inými slovami, črtá sa perspektíva spojenia funkcií podpory dokumentácie a správy ako takej.

V takejto situácii je veľmi dôležité rozlišovať medzi dvoma stranami prechodu na nové technológie pre predškolské vzdelávacie inštitúcie - technickou a organizačnou. Prvý z nich zahŕňa vývoj alebo akvizíciu počítačových programov, nákup a inštaláciu počítačov, inštaláciu sieťových komunikácií atď. Informačné technológie dnes dosiahli taký stupeň rozvoja, v ktorom táto stránka veci nespôsobuje zásadné problémy. . Konkrétne rozhodnutie je určené len finančnými možnosťami organizácie. Nie je ťažké nájsť firmu, ktorá poskytne potrebné nástroje v súlade s prianím zákazníka a v rámci dostupného množstva.

Prechod na nové technológie si vyžaduje vhodný právny a regulačný rámec, premyslený systém archivácie, kvalifikovaných výkonných pracovníkov a (možno najdôležitejšie) manažérov, ktorí dokážu pokryť celú škálu súvisiacich problémov. Najpokročilejšie technológie bez týchto podmienok neprinesú očakávaný výsledok. Pozrime sa na obe strany problému podrobnejšie.

V súčasnosti existujúce automatizované systémy predškolských vzdelávacích inštitúcií možno rozdeliť do troch tried alebo úrovní. Systémy prvej úrovne (možno ich definovať ako automatizované systémy správy papierových dokumentov) nespracúvajú dokumenty ako také, ale so sprievodnou dokumentáciou, ktorá predstavuje elektronickú obdobu denníkov došlej a odoslanej dokumentácie, registračných kariet a pod. automatizáciu DOE vo verejných inštitúciách možno považovať za úspešnú. Systémy správy papierových dokumentov fungujú na viacerých oddeleniach, no ich obmedzenia sú už jasne poznané a nastoľuje sa otázka ich modernizácie. Organizácie, ktoré vo svojej dobe takéto systémy neimplementovali, v dnešných podmienkach ich skôr obchádzajú a začínajú hneď od druhej úrovne.

Kľúčovou vlastnosťou druhej úrovne je prítomnosť úplnej elektronickej verzie každého dokumentu v systéme, ktorá vám umožňuje vykonávať fulltextové vyhľadávanie jeho obsahu, prenášať dokument cez lokálnu sieť organizácie a vymieňať si dokumenty s externé (nadriadené alebo podriadené) organizácie prostredníctvom podnikovej siete alebo bežného e-mailu . Takéto systémy majú bohaté vyhľadávacie možnosti a prostriedky na obmedzenie prístupu k informáciám, často obsahujú subsystémy skenovania a rozpoznávania textu (na vytváranie elektronických verzií papierových dokumentov). Na tejto úrovni je možné do systému integrovať referenčné databázy, ktorých informácie sa využívajú v riadiacich činnostiach. Schopnosť riadiť tok dokumentov s ich pomocou sa dramaticky zvyšuje, ale ich cena je pomerne vysoká - okolo stoviek alebo dokonca tisícov dolárov na každé pracovisko.

Udelenie právnej sily elektronickým dokumentom umožňuje opustiť papierové „dvojky“ a prejsť na plne elektronickú správu dokumentov, v ktorej je výtlačok, ak je uložený, len ako papierová kópia elektronického originálu, ktorý má obmedzený rozsah. . Z toho priamo vyplýva aj ďalšia požiadavka: keďže originál dokumentu existuje výlučne v elektronickej podobe, je potrebné venovať rovnakú pozornosť všetkým fázam jeho životného cyklu, teda nielen vzniku a obehu, ale aj následnému archivačnému uloženiu.

Napriek bohatej sade funkcií majú všetky takéto systémy niekoľko významných obmedzení, ktoré umožňujú ich spojenie do jednej triedy. V prvom rade neoperujú s elektronickými dokumentmi v plnom zmysle slova, ale s elektronickými kópiami papierových dokumentov. Paralelne majú organizácie stále papierové originály, ktorých právna sila je daná podpismi a pečaťami na nich. Práve tieto tradičné dokumenty podliehajú povinnému archivovaniu, pričom ich elektronické verzie sa používajú a uchovávajú len z dôvodu praktického pohodlia. Z tohto dôvodu sú softvérové ​​a hardvérové ​​riešenia používané v takýchto systémoch nedostatočne zamerané na autentifikáciu informácií a ich dlhodobé archivovanie.

V anotáciách systémov možno často nájsť frázy ako "systém podporuje celý životný cyklus dokumentu v organizácii: od jeho prvotnej registrácie cez odpis až po prípad." Medzitým, ako je známe, celý životný cyklus sa v žiadnom prípade neobmedzuje na „odpis na podnikanie“. Ignorujúc túto okolnosť, mnohé systémy umožňujú vo fáze archivácie zachovať prístup len k obsahu dokumentu, nie však k jeho kontextu – sprievodné informácie, ktoré umožňujú zistiť okolnosti vzniku dokumentu alebo jeho zápisu. do systému zvonku, cesta jeho prechodu cez úrady a pod. Presne povedané, to, čo sa v jazyku vývojárov nazýva „elektronický archív“, nie je z odborného hľadiska archívom. Regulačné požiadavky na organizáciu archivácie pri jej vytváraní sa spravidla neberú do úvahy.

Na ruskom trhu aj na trhu SNŠ sa teraz ponúka veľký výber softvérových nástrojov na vytváranie predškolských vzdelávacích inštitúcií druhej úrovne. Niektoré z nich vyvíjajú známe ruské alebo spoločné podniky relatívne nezávisle. Najznámejšie a najobľúbenejšie z nich sú systémy Delo (vývojár - ZAO Electronic Office Systems) a Euphrates (vyvinutý spoločnosťou Cognitive Technologies Ltd).

Počas prevádzky takýchto systémov však mnohí používatelia dospejú k záveru, že ich originalita je skôr mínusom ako plusom: po predstavení produktu nejakej spoločnosti sa organizácia stáva jej rukojemníkom. Nikto, okrem špecialistov tejto spoločnosti, nie je schopný vykonať žiadne opravy, vylepšenia a modernizáciu takéhoto systému. V prípade, že spoločnosť z nejakého dôvodu zanikne alebo príde o popredných autorov-vývojárov, všetky ňou implementované systémy zostanú bez technickej podpory a ich vylepšovanie a zosúladenie s požiadavkami zajtrajška bude nemožné.

Na základe týchto úvah mnohé organizácie uprednostňujú riešenie systémov vytvorených na báze komerčných produktov západných firiem, ktoré sú zamerané na široké spektrum používateľov, a preto musia byť oveľa otvorenejšie. Takýmito produktmi sú prispôsobiteľné softvérové ​​balíky – výkonné nástroje na rýchle vytváranie špecifických aplikácií pre potreby konkrétneho zákazníka. To si samozrejme vyžaduje aj špeciálne znalosti, ale je oveľa jednoduchšie nájsť špecialistov na takéto systémy. Služby takéhoto plánu spravidla poskytujú firmy, ktoré sa nazývajú „systémoví integrátori“. Možnosť vybrať si medzi viacerými integrátormi (a dokonca, ak je k dispozícii vhodný personál, vytvárať alebo upravovať aplikácie svojpomocne) prevažuje v očiach používateľov aj nad takou zjavnou výhodou domáceho vývoja, ako je možnosť fulltextového vyhľadávania. do úvahy morfológiu ruského jazyka, ktorý, samozrejme, komerčné produkty nemajú západnú produkciu.

V Rusku sa jednoznačne uprednostňuje softvérový balík Lotus Notes / Domino. Je zvláštne, že tento komplex nedominuje západnému trhu. Správa V. N. Černova, experta-experta Úradu vlády Ruskej federácie, uvádza údaje, že komplex Lotus Notes / Domino tvorí asi 4 % tržieb, kým podobný komplex Documentation-4 (u nás málo známy). krajiny) patrí 11 % západného trhu.

Podiel prechodu na tretí stupeň predškolských vzdelávacích inštitúcií, vyššie uvedené systémy musia byť vybavené nástrojmi certifikovaných digitálnych podpisov, ako aj vyriešiť súbor problémov spojených s archívnym uchovávaním elektronických dokumentov. Medzitým sa v Rusku práce na vytvorení podobného archívu ešte nezačali a v tomto ohľade je jeho meškanie asi päť rokov. Absencia takéhoto archívu po objavení sa legislatívneho rámca sa môže stať veľkým odstrašujúcim prostriedkom pri prechode na predškolské systémy tretieho stupňa.

Je zrejmé, že v ideálnom prípade by sa rezortné elektronické systémy správy dokumentov a systém štátneho archívneho úložiska mali stať súčasťami jednotného všeobecnejšieho systému DOE pokrývajúceho celý riadiaci aparát. No v dnešných podmienkach sa zdá byť nereálne vytvoriť takýto systém podľa jedného plánu. Finančné a personálne možnosti rôznych oddelení sú príliš odlišné a tradície obehu dokumentov v nich sú dosť špecifické. V prípadoch, keď manažment „dozrieva“ na rozhodnutie o vytvorení vlastného systému predškolského zariadenia, sa toto rozhodnutie zvyčajne prijíma bez zohľadnenia podobných systémov, ktoré už existujú alebo sú implementované v iných oddeleniach.

V praxi to vedie k zaujímavým výsledkom. Napríklad v Moskve boli zavedené predškolské systémy na úrovni kancelárie starostu a vo všetkých okresných prefektúrach. Zároveň však každý z nich vyvíjal samostatne a spravidla iný systémový integrátor. Elektronickú verziu dokumentu prichádzajúcu z magistrátu na prefektúru nie je možné automaticky preposlať nižším úrovniam tejto prefektúry – ich automatizované systémy sú nekompatibilné. Z rovnakého dôvodu si rôzne prefektúry nemôžu medzi sebou vymieňať elektronické verzie dokumentov. Navyše, ak rôzne oddelenia zavedú rôzne nástroje EDS, vzájomná nekompatibilita sa môže zdediť a dokonca zhoršiť pri prechode na systémy tretej úrovne.

Hlavný rozvoj moderných služieb správy dokumentov je teda v smere ďalšej informatizácie a automatizácie kancelárskych procesov, zavádzania elektronických systémov správy dokumentov a reštrukturalizácie kancelárskej práce v organizáciách v súlade s požiadavkami týchto systémov.

§2. Moderné problémy dokumentačnej podpory pre manažment

Existuje niekoľko hlavných problémov dokumentárnej podpory manažmentu. Uvažujme ich v poradí.

Problém uvedomenia. Aby vedenie organizácie dospelo k záveru, že je potrebné zaviesť automatizovaný systém kancelárskej práce (ASS), musí aspoň vedieť o existencii takýchto systémov, na čo sú určené a ako ich implementovať. Okrem toho by manažment organizácie mal jasne reprezentovať výhody implementácie takýchto systémov.

Nedostatok informácií o ASD vedie k tomu, že sú spojené s rôznymi automatizovanými systémami riadenia procesov, automatizovanými riadiacimi systémami atď. Mnohí si ešte pamätajú smutnú skúsenosť s negramotným prístupom k implementácii takýchto systémov v 80. rokoch, čo viedlo k chybnému úsudku o ASD ako o drahej hračke, ktorá do podniku neprináša nič nové a dobré. Výhody zavedenia automatizovaných kancelárskych systémov nie sú vždy zrejmé, pretože je veľmi ťažké posúdiť ekonomický efekt zlepšenia spravovateľnosti organizácie. Podľa údajov, ktoré poskytli Ernst & Young a Nortan Nolan Institute, podniky, ktoré zaviedli systémy elektronickej správy dokumentov, zlepšujú výkon: produktivita v kancelárii sa zvyšuje o 25 – 50 %, čas spracovania dokumentov sa skracuje o 75 %, náklady na priestor sa znižujú o 80 %.

Tieto odhady boli urobené pre západný trh a v Rusku môžu byť tieto čísla odlišné. Najmä zisk zo zmenšenia úložnej plochy dokumentov môže byť oveľa menší, keďže u nás majú právnu silu stále len papierové dokumenty alebo ich mikrokópie (mikrofilmy a mikrofiše). Skrátenie doby spracovania dokumentov a prísne dodržiavanie harmonogramu spracovania dokumentov v mnohých oblastiach sú zároveň rozhodujúcimi ukazovateľmi, ktoré môžu priniesť veľké ekonomické výhody zo zavedenia ASD.

Efektívnosť implementácie takýchto systémov do značnej miery závisí od toho, ako úspešne sa manažment organizácie vyrovná s riešením organizačných problémov pri zavádzaní ASD.

organizačné problémy. V každom podniku sa postupom času vyvinie určitá organizačná štruktúra (a nie vždy optimálna), utvorí si vlastné, len preň charakteristické, štýly práce, spôsoby riadenia a kontroly. Implementované ASD sa vo väčšine prípadov najskôr ukáže ako „cudzí orgán“ pre podnikový tím. Dobre vybudované ASD je totiž akýmsi „lakmusovým papierikom“ a mnohé nedostatky vo funkčnej a štrukturálnej výstavbe podniku sa objavujú už v prvých fázach procesu implementácie ASD.

Vzniká dilema: čo je lepšie a jednoduchšie – postaviť ASD podľa obrazu a podoby toho, ako sa veci majú u zákazníka, alebo ho reorganizovať, aby sa dosiahla maximálna efektivita ASD? Pri riešení tohto problému možno uplatniť dve riešenia: technické, ktoré závisí viac od dodávateľa systému, a organizačné, ktoré úplne závisí od zákazníka.

Všetky dobré ASD majú určitú schopnosť prispôsobiť sa konkrétnemu zákazníkovi, ale všetko má svoje hranice. Navyše, aby sa systém kancelárskej práce prispôsobil konkrétnemu zákazníkovi, je potrebné jasné vyjadrenie problému, najlepšie písomne ​​zaznamenané. Zákazník zároveň dostane systém, ktorý je mu maximálne prispôsobený, a čo je najdôležitejšie, bude mať jasné kritériá na hodnotenie výsledkov práce zhotoviteľa. Bohužiaľ, vývoj takýchto dokumentov je dosť namáhavý. Často vývoj technických špecifikácií pre ASD zaberie oveľa viac času ako samotná implementácia systému.

To sa dá ľahko vysvetliť – v tejto fáze je potrebné dohodnúť sa na názoroch všetkých oddelení zákazníckej organizácie, čo samo o sebe nie je ľahká úloha. Veľmi často sa snažia skrátiť etapu (prečo platiť navyše), to vedie k tomu, že zákazník dostane niečo, čo uspokojí priania jeho zamestnancov, ale: z nejakého dôvodu je pre každého nepohodlné pracovať s týmto systémom . Ďalej sa počas skúšobnej prevádzky začína priebežná dokončovacia a prestavba. Ak potom systém zostane nažive, stane sa úplne odlišným od pôvodného stvorenia. O rok neskôr si novo prichádzajúci zamestnanci položia spravodlivú otázku: prečo je tu všetko také nelogické? Existuje len jedna odpoveď a každý vie: stalo sa to historicky.

Stále sa to však nedá zvládnuť len technickými opatreniami. Ak je podnik z veľkej časti organizačne nepripravený na implementáciu ASD, potom je takáto implementácia buď veľmi náročná, alebo úplne nemožná. Dobrým prirovnaním by bol pokus dať silnejší motor na auto so slabým podvozkom. Výsledok je známy vopred. Aj keď je možné umiestniť moderný ASD do podniku, ktorý nie je pripravený na jeho implementáciu, zákazník z takejto implementácie nezíska žiadny zisk.

Často, aby sa dosiahol skutočný ekonomický efekt zo zavedenia ASD, je potrebné zmeniť niektoré princípy práce. Najmä zavedenie akéhokoľvek automatizovaného systému kancelárskej práce by malo byť podporené zmenou organizačných a administratívnych dokumentov v zákazníckej organizácii (treba zmeniť minimálne pokyny pre kancelársku prácu). Výrazný ekonomický efekt ASD teda môže priniesť len vtedy, ak manažment nepovažuje proces jej implementácie za jednoduchý akt nákupu nového softvéru (prípadne nového vybavenia), ale za komplexný organizačný a technický projekt.

Žiaľ, len veľmi málo zákazníkov v súčasnosti kontroluje svoj riadiaci systém pred implementáciou ADS. Pri takomto silovom úvode môže dôjsť k odmietnutiu systému kancelárskej práce v dôsledku psychologických faktorov.

Psychologické problémy. Ako vidí ASD väčšina zamestnancov zákazníckeho podniku? Ak majú povrchné informácie, potom vedenie podniku považuje ASD za všeliek na všetky problémy, ktoré niekedy vznikajú v dôsledku neopatrného prístupu k dokumentom, a interpreti veria, že ASD je niečo medzi e-mailom a známym editorom.

Ak majú zamestnanci nejaké informácie o týchto systémoch, situácia sa do značnej miery mení. Účinkujúci sú pevne presvedčení, že po implementácii ASD si vedenie uvedomí všetky ich chyby (sčasti je to pravda). Predstavenie plnohodnotného ASD systému v tomto smere často naráža na značný odpor interpretov – s istotou vedia, že potom to s nimi bude horšie. V dôsledku toho sa zavádza nejaký kompromisný variant bez „fiškálnych“ funkcií, t.j. rovnaký e-mail spolu so systémom správy dokumentov.

Od tohto systému možno podľa vedenia očakávať len objektívnu kontrolu nad svojimi zákazkami, zrýchlenie prípravy reportovacích informácií, zlepšenie kvality a skrátenie času potrebného na vyhľadávanie dokumentov. Po zavedení systému sa jeho hodnotenie môže dramaticky zmeniť. A až neskôr, keď sa lepšie zoznámia so systémom, manažéri zrazu prekvapene zistia, že budú musieť pracovať aj na počítači, na ktorý sa na ploche už dlho len sadá prach. Pre značný počet lídrov starej školy sa to ukazuje ako psychologická bariéra. Je pre nich oveľa jednoduchšie pracovať priamo s ľuďmi pomocou zvyčajných metód: zavolali „na koberec“, „dali pumpu“, videli strach v očiach podriadeného - dospejete k záveru, že nie ste márne brať stoličku. Vedenie navyše často zisťuje, že benefity, ktoré sľubujú západní odborníci, sa kamsi vytratili. Aj keď riešenie tohto problému je jednoduché - bolo navrhnuté zaviesť ASD na stoly všetkých účinkujúcich a manažérov a zákazník ušetril peniaze: systém nainštaloval iba pre referentov štrukturálnych divízií. Výsledkom je, že práca medzi oddeleniami prebieha rýchlo a presne a všetko v nich je rovnaké ako predtým.

Interpreti majú na druhej strane často pocit, že so zavedením CUD sa objavil ďalší šéf, ktorý mu neustále stojí za chrbtom. V skutočnosti teraz, ak chcete, môžete zistiť: kto, čo, kedy a koľko robí. Predtým bolo možné uviesť úrady do omylu: vraj pol dňa prehľadávali všetky poschodia (hoci som v skutočnosti hral na počítači). Zároveň sa zabúda na veľmi dôležitý bod - rovnaký systém nedovolí, aby bol dodávateľ zaťažený nadmerným množstvom práce. Je pravda, že to závisí od nastavení konkrétneho systému, ale vždy bude existovať príležitosť vysvetliť, prečo nebolo toto množstvo práce dokončené včas. Tu si teda treba stále dobre premyslieť – interpreti zostávajú porazenými alebo víťazmi. Z môjho pohľadu kvalifikovaní umelci dostávajú silný nástroj na organizáciu svojich aktivít a dosť závažné argumenty na motiváciu svojich činov pred vedením.

Ale zlé vedenie a nedbalí zamestnanci zažívajú psychologické nepohodlie a úplné odmietnutie ASD. No, ak je to vyjadrené iba v liste o rezignácii. Častejšie dostávame vytrvalých a šikovných skrytých nepriateľov, ktorí sa všemožne bránia takej inovácii, akou je ASD, čo jasne ukáže ich zlyhanie a zbytočnosť pre podnik. Z toho vyplýva množstvo personálnych problémov, ktoré je tak či onak potrebné riešiť pri zavádzaní ASD.

Personálny problém. Zavedenie ASD znamená, že všetci hlavní účastníci obchodných procesov v podniku musia byť schopní pracovať na počítači. V skutočnosti to platí v mladých, relatívne nedávno vytvorených organizáciách a firmách. Čo však robiť, ak sa hlavná opora vedenia firmy vzdelávala pred 15-20 rokmi? Svojimi skúsenosťami a odbornými schopnosťami môžu plne zodpovedať svojim pozíciám, no nikdy neštudovali a nepracovali na PC. Poslať ich do školy?

Ale spravidla, ak podnik prišiel na myšlienku potreby zaviesť ASD, potom je intenzita práce v tomto podniku veľmi vysoká. To znamená, že mimopracovné vzdelávanie zamestnancov je prakticky nemožné a nepovinné vzdelávanie sa môže ukázať ako neúčinné a viesť len k zvýšenej podráždenosti zamestnancov podniku.

Kedysi sa pri zavádzaní CAD (aspoň v elektronickom priemysle) verilo, že je lacnejšie prepustiť starých dizajnérov a naverbovať mladých zamestnancov (absolventov vysokých škôl), ako preškoliť „starú gardu“. Žiaľ, tento prístup nie je použiteľný pri implementácii ASD, keďže hlavnými používateľmi tohto systému sú vrcholový a stredný manažment manažmentu organizácie.

Jediné východisko z tejto situácie, nájdené experimentálne, zahŕňa: školenie systémových administrátorov mimo práce; školenie užívateľov v priestoroch zákazníka, nie však na pracovisku; dlhé obdobie skúšobnej prevádzky s neustálou prítomnosťou personálu zhotoviteľa v organizácii zákazníka.

Existuje teda niekoľko hlavných problémov dokumentačnej podpory manažmentu: problém informovanosti, organizačné problémy, psychologické problémy a problém personálu. Každá inštitúcia, bez ohľadu na jej profil, čelí týmto problémom. Pri rozhodovaní o potrebe zlepšiť prácu svojej organizácie (aj prostredníctvom automatizácie dokumentácie) by mal každý manažment venovať pozornosť riešeniu týchto problémov.

KAPITOLA 2

§1. Organizácia podpory dokumentácie vo Federálnej registračnej službe pre región Belgorod

Úrad federálnej registračnej služby pre región Belgorod má svoj názov od 1. januára 2005 (predtým Úrad spravodlivosti administratívy regiónu Belgorod, po - Úrad Ministerstva spravodlivosti Ruska pre región Belgorod) a je územným orgánom Federálnej registračnej služby. Vo svojej činnosti sa riadi Ústavou Ruskej federácie, federálnymi ústavnými zákonmi, federálnymi zákonmi, aktmi prezidenta Ruskej federácie a vlády Ruskej federácie. Medzinárodné zmluvy Ruskej federácie, regulačné právne akty Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie, akty Federálnej registračnej služby. Katedra je právnická osoba, má pečate s vyobrazením štátneho znaku Ruskej federácie, pečiatky, hlavičkové papiere s názvom a vyobrazením štátneho znaku Ruskej federácie, bankové účty.

Hlavnými úlohami Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod sú:

1. Zabezpečenie implementácie štátnej politiky v oblasti spravodlivosti v rámci ustanovenej pôsobnosti v regióne Belgorod;

2. zabezpečenie jednoty právneho priestoru;

3. Zabezpečovať v medziach svojej právomoci ochranu práv a slobôd človeka a občana.

Ovládacie funkcie:

Vedenie federálneho registra normatívnych právnych aktov regiónu Belgorod predpísaným spôsobom;

Vykonávanie právnej expertízy normatívnych právnych aktov regiónu Belgorod na ich súlad s Ústavou Ruskej federácie a federálnou legislatívou;

Štátne účtovníctvo normatívnych právnych aktov prijatých štátnymi orgánmi regiónu Belgorod spôsobom stanoveným Ministerstvom spravodlivosti Ruska;

Podávanie informácií z federálneho registra štátnym orgánom a samosprávam, právnickým osobám a jednotlivcom spôsobom určeným Ministerstvom spravodlivosti Ruska

Štátna registrácia zriaďovacích listin obcí a obecných regulačných právnych aktov o zavádzaní zmien a doplnkov k listinám obcí v súlade s federálnou legislatívou

Zabezpečenie, v súlade s postupom stanoveným Ministerstvom spravodlivosti Ruska, ministerstvom, riešenie žiadostí občanov o obnovenie dokumentov v súlade s medzinárodnými zmluvami a právnymi predpismi Ruskej federácie.

O štátnej registrácii neziskových organizácií všetkých organizačných a právnych foriem s výnimkou spotrebných družstiev, štátnych orgánov, iných štátnych orgánov, samospráv, ako aj štátnych a obecných inštitúcií rozhodujú územné orgány Federálnej registračnej služby. Štátna registrácia niektorých organizačných a právnych foriem neziskových organizácií (spoločenstvá vlastníkov bytov, záhradkárskych, záhradkárskych a dačických neziskových združení) daňovými úradmi je v rozpore s platnou legislatívou. Zodpovedajúci list o ukončení takejto registrácie bol zaslaný Federálnej daňovej službe.

Federálna registračná služba pre región Belgorod zahŕňa tieto oddelenia:

1. administratívny a riadiaci personál;

2. Oddelenie príjmu - vydávanie dokladov;

3. Oddelenie vykonávania USRR a registrácie adresátov;

4. Oddelenie registrácie práv k obytným priestorom a zmlúv o majetkovej účasti;

5. Oddelenie pre registráciu hypoték, práv na nebytové priestory a pre interakciu s veľkými držiteľmi autorských práv;

6. oddelenie registrácie práv k pozemkom;

7. Oddelenie pre vydávanie informácií o registrovaných právach;

8. oddelenie kancelárskych prác;

9. oddelenie organizačného zabezpečenia, plánovania a kontroly činnosti;

10. Oddelenie verejnej služby a personálu;

11. Oddelenie materiálno – technického zabezpečenia;

12. odbor na ochranu štátneho tajomstva, špeciálne a mobilizačné práce;

13. Katedra informačných technológií a komunikácií;

14. oddelenie pre verejné a náboženské spoločnosti;

15. odbor kontroly v oblasti advokácie a notárov;

16. Odbor kontroly a dozoru v oblasti štátnej evidencie aktov o osobnom stave;

17. Odbor kontroly činnosti samosprávnych organizácií, rozhodcovských manažérov;

18. Odbor právnej podpory a súdnej ochrany.

V Úrade Federálnej registračnej služby pre región Belgorod bol s cieľom regulovať kancelárske úlohy vytvorený Pokyn o kancelárskej práci, ktorý upravuje postup vytvárania a presúvania dokumentov. Definuje systém práce úradu, stanovuje pravidlá a postupy pri práci s písomnosťami neutajovaného charakteru a listami od občanov.

Právnym základom pre ustanovenia Pokynu je súčasná legislatíva Ruskej federácie, regulačné požiadavky Štátnych noriem Ruskej federácie pre organizačnú a administratívnu dokumentáciu, Štátny systém riadenia dokumentácie (GSDOU), ako aj základné pravidlá. pre prevádzkovanie rezortných archívov sa uplatňuje Nariadenie o Federálnej registračnej službe, schválené dekrétom prezidenta Ruskej federácie z 13. októbra 2004 č. 1315, Všeobecné predpisy o územnom orgáne Federálnej registračnej služby pre predmet ( subjekty) Ruskej federácie, schválené nariadením Ministerstva spravodlivosti Ruska zo dňa 3. decembra 2004 č. 183, Dočasné pokyny pre kancelársku prácu vo Federálnej registračnej službe, schválené nariadením Rosregistration 14. júna 2005 č. 77, iné regulačné dokumenty o kancelárskej práci.

Metodické riadenie organizácie práce úradu a kontrolu dodržiavania požiadaviek tohto pokynu vykonáva organizačný a kontrolný útvar úradu. Pravidlá a postup práce s dokumentmi stanovený týmto Pokynom sú záväzné pre všetkých zamestnancov oddelenia. Pravidlá a postup práce s dokumentmi stanovený týmto Pokynom sú záväzné pre všetkých zamestnancov oddelenia.

Za dodržiavanie požiadaviek Pokynu, bezpečnosť úradných dokumentov a informácií v nich obsiahnutých zodpovedajú štátni štátni zamestnanci úradu (ďalej aj zamestnanci). Stratu dokladov zamestnanci bezodkladne nahlásia vedúcemu príslušného stavebného útvaru. Vedúci stavebného útvaru o tom informuje organizačný a kontrolný odbor úradu. Stratu dokladov hlási vedúci odboru organizačného a kontroly dozorujúcemu zástupcovi vedúceho odboru, ktorý určí vnútorné vyšetrovanie a informuje vedúceho odboru o výsledkoch šetrenia. V prípade, že sa preukáže vina štátneho zamestnanca na strate dokladov, podlieha zákonom ustanoveným postupom disciplinárnej, hmotnej a inej zodpovednosti.

Štátny zamestnanec pri odchode na dovolenku, v prípade choroby alebo na služobnej ceste odovzdá na pokyn vedúceho štrukturálneho útvaru doklady v jeho vyhotovení inému zamestnancovi, pri prepustení odovzdá pridelené doklady jemu.

Za organizáciu práce úradu, dodržiavanie pravidiel a postupov ustanovených týmto Pokynom pre prácu s dokumentmi a listami od občanov v štruktúrnych útvaroch úradu zodpovedajú ich vedúci. Kancelárske práce na štrukturálnych úsekoch vykonávajú zamestnanci menovaní vedúcimi týchto úsekov.

Na prechod na bezpapierovú technológiu práce s dokumentmi sa využívajú elektronické informačné systémy. Technológie automatizovaného spracovania dokumentačných informácií používané v úrade musia spĺňať požiadavky tohto Pokynu.

Pokyn o kancelárskej práci v Úrade Federálnej registračnej služby pre región Belgorod obsahuje tieto časti:

Všeobecné ustanovenia.

Dokumentácia (tvorba dokumentov).

Tok dokumentov (pohyb dokumentov v kancelárii).

Kontrola vykonávania dokumentov.

Poradie práce s výzvami občanov.

Postup pri zaobchádzaní s vlastníckymi informáciami s obmedzenou distribúciou.

Kopírovanie funguje.

Výtlačky a formuláre.

Zakladanie kaziet, ich presun do archívu, využitie archívnych dokumentov.

V súlade so Všeobecnými predpismi o územnom orgáne Federálnej registračnej služby pre subjekt (subjekty) Ruskej federácie, schváleným nariadením Ministerstva spravodlivosti Ruska zo dňa 03.12.2004 č.183, vedúci odd. vydáva príkazy a pokyny v rámci svojej pôsobnosti, organizuje a kontroluje ich vykonávanie.

Príkazy (príkazy) sa vydávajú na základe a v súlade s federálnymi zákonmi, dekrétmi a príkazmi prezidenta Ruskej federácie, príkazmi a príkazmi vlády Ruskej federácie, príkazmi a príkazmi Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie. federácie, Federálnej registračnej služby, ako aj na základe iniciatívy a musia dodržiavať:

Legislatíva Ruskej federácie;

Nariadenia Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie;

Zákony Federálnej registračnej služby;

Predtým prijaté akty úradu, ak dokument neustanovuje ich zrušenie alebo zmenu.

Návrhy príkazov (príkazov) vypracúvajú príslušné štrukturálne útvary úradu z poverenia jeho vedenia alebo z vlastnej iniciatívy útvarov v ich pôsobnosti.

Vedúci štrukturálneho útvaru, ktorý dáva priamemu vykonávateľovi pokyn na vypracovanie návrhu príkazu (objednávky), je povinný dať konkrétne a jasné úlohy na prípravu dokumentu a určiť termíny.

Termín na prípravu návrhu nariadenia (rozkazu) podľa federálnych zákonov, dekrétov a nariadení prezidenta Ruskej federácie, dekrétov a nariadení vlády Ruskej federácie, aktov Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie, Federálna registračná služba by spravidla nemala presiahnuť desať kalendárnych dní, pokiaľ nie je stanovené inak.

Na prípravu najdôležitejších a najkomplexnejších návrhov nariadení (rozkazov), ako aj aktov vydávaných spoločne s inými územnými orgánmi federálnych štruktúr, môžu byť vytvorené pracovné skupiny.

Návrhy oznámení a správ o zamietnutí štátnej registrácie pripravujú príslušné štrukturálne útvary úradu.

Text oznámení musí obsahovať spoľahlivé a odôvodnené informácie, musí byť v súlade s platnými zákonmi a inými predpismi, nesmie umožňovať rôzny výklad, musí byť starostlivo upravený, konkrétny a skutočný.

Pri príprave návrhov organizačných a administratívnych dokumentov je potrebné prepojiť pokyny v nich uvedené s už skôr vydanými dokumentmi k tejto problematike.

Úrad rozlišuje tri hlavné prúdy dokumentácie:

1. dokumenty pochádzajúce od organizácií a oddelení tretích strán v obciach (prichádzajúce);

2. dokumenty zasielané iným organizáciám a útvarom v obciach (odchádzajúce);

3. dokumenty vytvorené v štrukturálnych oddeleniach a používané zamestnancami ústredia úradu v procese riadenia (internom).

Príjem, spracovanie, evidenciu a distribúciu korešpondencie prijatej na oddelenie vykonávajú pracovníci organizačného a kontrolného oddelenia oddelenia.

Dokumenty prijaté zamestnancami štruktúrnych útvarov úradu od funkcionárov iných organizácií podliehajú povinnému odovzdaniu na registráciu v organizačnom a kontrolnom oddelení úradu.

Pred otvorením zásielok sa kontroluje bezpečnosť ich balenia a správnosť adresovania. Omylom doručená korešpondencia sa vracia na poštu alebo preposiela majiteľovi. Doporučená pošta sa kontroluje podľa záznamov v poštových registroch.

Na organizačnom a kontrolnom oddelení sa otvárajú všetky obálky (s výnimkou obálok označených „osobne“ a „do súťaže“). V prípade neexistencie dokladu, ktorého číslo je uvedené na balíku alebo prílohách k nemu, ako aj v prípade nesúladu medzi číslom uvedeným na balíku a číslom priloženého dokumentu, alebo ak je dokument poškodený, zákon sa vyhotovuje v troch vyhotoveniach. Úkon podpisuje zamestnanec, ktorý balík otvoril a vedúci alebo zástupca vedúceho organizačno-kontrolného oddelenia. Jedno vyhotovenie aktu zostáva na organizačnom a kontrolnom oddelení, druhé sa priloží k došlému dokumentu, tretie sa odošle odosielateľovi.

Obálky prichádzajúcich dokumentov sa zničia, s výnimkou prípadov, keď sa dajú použiť iba na zistenie adresy odosielateľa, čísla prílohy, dátumu odoslania a doručenia, ako aj v prípade prijímania odvolaní a žiadostí od občanov a zahraničnej korešpondencie.

Všetka prichádzajúca korešpondencia (okrem odvolaní občanov, osobnej korešpondencie) podlieha povinnej centralizovanej evidencii na organizačnom a kontrolnom oddelení úradu. Účtovanie dokladov v úrade pri absencii elektronickej databázy sa vykonáva v registračných denníkoch. Samostatne sa evidujú došlé, odchádzajúce a interné doklady.

Na prednej strane prijatého dokumentu v pravom dolnom rohu sa umiestni evidenčná pečiatka obsahujúca údaj o dátume prijatia dokumentu a evidenčné číslo podľa knihy došlej korešpondencie. Evidenčné číslo pridelené oddelením odchádzajúcej korešpondencie sa skladá z indexu štruktúrnej jednotky, poradového čísla dokumentu a iniciálok priezviska úradníka, ktorý dokument podpísal, napríklad: 8/226-A, 12/342 -B, 4/123-C, 13/112-Sh.

Základné informácie o došlých dokumentoch sa vkladajú do registračných formulárov elektronickej databázy úradu. Na dosiahnutie informačnej kompatibility je stanovená nasledujúca skladba detailov účtovných dokladov v registračných denníkoch:

Registračné číslo katedry;

korešpondent;

názov dokumentu;

Dátum dokumentu;

Číslo odchádzajúceho dokladu;

Uznesenie (vykonateľ, obsah príkazu, lehota, autor uznesenia, dátum vydania uznesenia);

Zoznam dokumentov, ktoré nepodliehajú registrácii na úrade:

Kópie dokumentov zasielaných pre informáciu;

gratulačné listy;

pozvánky;

Účtovné doklady (faktúry, platobné príkazy atď.);

Tlačené publikácie (knihy, časopisy, informačné bulletiny);

Formy štatistického výkazníctva.

Predbežné posúdenie dokumentov vykonáva organizačné a kontrolné oddelenie úradu za účelom distribúcie prijatých dokumentov tým, ktorí vyžadujú povinné posúdenie prednostom úradu a jeho zástupcami v rade dozorovaných služieb, na základe posúdenia obsahu dokumentu.

Federálne zákony, vyhlášky, nariadenia prezidenta Ruskej federácie, uznesenia, nariadenia vlády Ruskej federácie, guvernéra Belgorodskej oblasti, pokyny obsiahnuté v zápisniciach zo zasadnutí vlády Belgorodskej oblasti, rozkazy, príkazy , pokyny Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie, Rosregistrácia, parlamentné a poslanecké žiadosti a odvolania sa považujú za organizačno - kontrolný útvar s cieľom potreby dať ich pod kontrolu. Dokumenty tohto typu sa nahlasujú vedúcemu odboru a jeho zástupcom v súlade s existujúcim rozdelením kompetencií.

K dokumentom zaslaným na správu vedúcemu odboru alebo jeho zástupcom sú priložené elektronické karty už zaregistrovaných dokumentov, vytlačené na papieri, na ktoré sú odkazy a relevantné pre posúdenie tejto problematiky.

Doklady s uzneseniami vedúceho odboru alebo jeho zástupcov sa vracajú organizačnému a kontrolnému odboru na zapísanie príslušného uznesenia do elektronickej karty dokladu a odovzdanie dokladu exekútorom. Ak je niekoľko exekútorov, potom sa originál dokumentu prenesie na zodpovedného exekútora a kópie dokumentu sa prenesú na ostatných exekútorov.

Organizačný a kontrolný útvar na vyhotovenie uznesenia v elektronickej karte prijíma len prvý vykonávateľ určený vedúcim odboru. Rozlíšenie sa prekryje na miesto bez textu na prvej strane dokumentu. Na uloženie rezolúcií možno použiť formy stanovenej vzorky.

Priamym vedením evidencie v štruktúrnych útvaroch úradu sú poverení štátni zamestnanci týchto útvarov, ktorých povinnosti (podľa úradných predpisov) zahŕňajú.

Účtovanie dokladov v štruktúrnych útvaroch úradu pri absencii elektronickej databázy sa vykonáva v registratúrnych denníkoch. Samostatne sa evidujú došlé, odchádzajúce a interné doklady.

Odchádzajúce dokumenty podpísané vedúcim odboru alebo jeho zástupcami podliehajú jednotnej evidencii na organizačnom a kontrolnom oddelení. Tieto dokumenty sa predkladajú oddeleniu v troch vyhotoveniach:

Prvá kópia (originál) a jej prílohy sa zasielajú adresátovi;

Druhá kópia (kópia) s vízami zostáva na organizačnom a kontrolnom oddelení;

Tretia kópia (overená kópia) sa vracia štruktúrnemu útvaru úradu.

Odchádzajúce dokumenty podpísané vedúcim oddelenia a jeho zástupcami majú pridelené výstupné evidenčné číslo na organizačnom a kontrolnom oddelení.

Dokumenty vytvorené na oddelení a používané zamestnancami v procese riadenia sú interné. Evidencia interných dokladov sa vykonáva v registratúrnych denníkoch priamo v štruktúrnych divíziách a nepodlieha evidencii na organizačnom a kontrolnom oddelení.

Odchádzajúce evidenčné číslo interného dokumentu pozostáva z dvoch častí:

2. poradové číslo v rámci registrovanej sady dokumentov pridelené štruktúrnym útvarom úradu.

Uvedené doklady v 1. vyhotovení sa po zaevidovaní zasielajú na zaslanie organizačno-kontrolnému útvaru, prípadne štátnemu zamestnancovi štruktúrneho útvaru, medzi ktorého pracovné povinnosti (v zmysle pracovného poriadku) patrí vedenie evidencie.

Odchádzajúca korešpondencia podpísaná vedúcim odboru a jeho zástupcami adresovaná Administratíve prezidenta Ruskej federácie, Úradu vlády Ruskej federácie, Úradom Štátnej dumy a Rade federácie Federálneho zhromaždenia Ruskej federácie. Ruská federácia, splnomocnení zástupcovia prezidenta Ruskej federácie vo federálnych okresoch, Ministerstvo spravodlivosti Ruskej federácie a Federálna registračná služba vyslaná Feldsvyazom, pokiaľ vedenie nedá inak.

Dokumenty zaslané územným orgánom federálnych výkonných orgánov v regióne Belgorod, štátnym orgánom regiónu Belgorod a miestnym samosprávam mesta Belgorod a regiónu Belgorod sa zasielajú kuriérom. Táto korešpondencia sa eviduje podľa registra.

Spracovanie podkladov na zasielanie poštou vykonáva organizačné a kontrolné oddelenie v súlade s Pravidlami poskytovania poštových služieb, schválenými nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 15.4.2005 č.221.

Dokumenty sa posielajú doporučene v obálkach. Na obálkach je uvedený adresát, jeho PSČ a adresa, ako aj v ľavom dolnom rohu - číslo odosielaného dokumentu. Dokumenty odoslané súčasne na jednu adresu sú vložené do jednej obálky.

Doporučené listy sa na pošte odovzdávajú podľa súpisu, ktorý sa zostavuje v troch vyhotoveniach. Uvádza čísla dokladov, dátum odoslania, adresu a typ zásielky. Dva exempláre súpisu sa odovzdávajú na poštu, tretí zostáva na organizačnom a kontrolnom oddelení. Kópia súpisu vráteného z pošty, potvrdzujúca odoslanie doporučenej zásielky, je uložená v príslušnom spise organizačno-kontrolného oddelenia.

Na kópie odoslaných dokumentov organizačný a kontrolný útvar úradu opečiatkuje dátum odoslania.

Právne dokumenty prechádzajú týmito fázami:

1. Štádium prijatia. V tejto fáze výkonný riaditeľ prijíma dokumenty od fyzických a právnických osôb a tiež vykonáva právnu kontrolu prijatých dokumentov. Po ukončení práce zamestnanec, ktorý dokumenty prijal, ukončí etapu prijímania dokumentov, ktorú dokončil. Potom pridáva štádium registrácie autorských práv s určením zodpovedného vykonávateľa. Po vstupe do fázy registrácie bude tento priečinok zaradený do zoznamu nespracovaných priečinkov určeného zodpovedného registrátora.

2. Fáza registrácie. Zodpovedný registrátor rozdelí prípady prijaté z fázy prijatia medzi registrátorov. Pri distribúcii prípadov v štádiu registrácie tohto priečinka je vymenovaný nový vykonávateľ. Po dokončení fázy registrácie výkonný úradník uzavrie príslušnú fázu registrácie. A vymenúva fázu vydávania dokumentov s uvedením umelca tejto fázy.

3. Fáza návratu. Ak sa počas procesu registrácie zistia nejaké chyby, ktoré si vyžadujú vrátenie prípadu na právnu revíziu, potom je v tomto prípade potrebné pridať ďalšiu fázu prípadu - vrátenie prípadu na preskúmanie. Za vykonávateľa tejto etapy určte zamestnanca, ktorý dostal dokumenty do tohto priečinka. Po dokončení opätovnej právnej analýzy dokumentov musí zamestnanec, ktorý vykonal fázu prijímania dokumentov, uzavrieť fázu vrátenia.

4. Archivácia. Po dokončení fázy registrácie sa zložky odovzdajú na distribúciu. Po vystavení dokladov pre konkrétny priečinok sa prípad archivuje. Ak chcete túto fázu zobraziť na počítači, mali by ste pridať novú fázu archivácie a určiť zodpovedného vykonávateľa.

Federálna registračná služba pre región Belgorod používa automatizovaný informačný systém (AIS) "Yustitsia", ktorý je určený na automatizované účtovanie nehnuteľností, vytváranie fyzických a právnických osôb a vytváranie dokumentov. Registrácia v AIS "Justice" pri transformácii objektov nastáva v prípade zlúčenia, rozdelenia alebo oddelenia nehnuteľností (THE). Zároveň sa robia záznamy o novovzniknutých objektoch v nových oddieloch USRR a otvárajú sa nové prípady listín vlastníctva s novými číslami katastra. Ak objekt nehnuteľnosti, pre ktorý bol vytvorený oddiel Jednotného štátneho registra, vznikol v dôsledku rozdelenia, zlúčenia už existujúcich objektov alebo oddelenia od takýchto objektov alebo z iných dôvodov, ktoré viedli k zmene čísla katastra, stĺpec „Predchádzajúce číslo katastra“ označuje čísla katastra predchádzajúcich objektov.

Ak ONI, pre ktoré je vytvorená sekcia USRR, zaniknú a sú zdrojom pre nový objekt (objekty), katastrálne číslo nového objektu (objektov) sa premietne do stĺpca „Následné katastrálne číslo“.

Keď sú konvertované, konvertovaný objekt (objekty) prestane existovať. Zánikom existencie nehnuteľného objektu je s ním spojená sekcia USRR uzavretá. V kolónke „Záznam o likvidácii (premene) objektu“ sú uvedené náležitosti dokladov, na základe ktorých sa úsek uzatvára. Zápisy pododdielu II sa zrušia a vytlačí sa záznamový hárok ukončenia.

V stĺpci „Dokumenty-základy“ sa zapisujú dokumenty, na základe ktorých prebieha ich transformácia. Napríklad žiadosť o premenu - pri zlúčení predmetov, rozhodnutie súdu - pri delení predmetov a pod. V záložke ONI v prípade rozdelenia - zdieľaný objekt, v prípade zlúčenia - objekt, ktorý vznikol po zlúčení. Právny znalec kontroluje správnosť vyhotovenia záznamu o premene v KRK. V prípade zlučovania objektov sa v režime „Zlúčenie“ používa „Sprievodca konverziou objektov“. V prípade rozdeľovania objektov sa v režime Split používa Sprievodca konverziou objektov. Ak je potrebné priradiť úseky k predchádzajúcemu alebo nasledujúcemu katastrálnemu (podmienečné čísla) bez prepočtu, musíte použiť sprievodcu prevodom v režime „Vytvorenie historického spojenia (zlúčenie)“ alebo „Nadviazanie historického spojenia (oddelenie)“. Transformácia objektov môže nastať v dôsledku transakcie.

Sú dve možnosti:

a) Zmluva vyjadrujúca obsah obchodu podlieha štátnej registrácii. Ak existuje iba jedna zmluva (teda iba jedna transakcia), potom sa vo vstupnej fáze vytvorí úloha registrácie transakcie pre každý z objektov, avšak s uvedeným registračným číslom transakcie (t. j. v jednej z úloh, registračné číslo je prepojené). V štádiu due diligence v inom objekte je uvedený aj záznam o transakcii s rovnakým číslom a dátumom registrácie. Ak existuje niekoľko zmlúv, eviduje sa toľko transakcií, koľko je zmlúv. V súlade s tým sa vo vstupnej fáze vytvoria úlohy registrácie transakcií pre každý z objektov, s ktorými sa transakcia uskutočňuje. V štádiu právnej expertízy je transakcia tiež registrovaná objekt po objekte.

b) Dohoda vyjadrujúca obsah obchodu nepodlieha štátnej registrácii. Vo vstupnej fáze sa vyberú úlohy registrácie práv. V štádiu právnej skúšky sa zaregistruje právo a prechod práva.

Na organizáciu a vykonanie preskúmania hodnoty dokumentov sa pri Federálnej rezervnej rade pre región Belgorod vytvára stála expertná komisia (EK). Funkcie a práva odbornej komisie úradu, ako aj organizáciu jej práce určuje nariadenie o EK, ktoré schvaľuje úrad nariadením.

Skúmanie hodnoty dokumentov v úrade sa vykonáva pri zostavovaní nomenklatúry vecí; pri zakladaní vecí a kontrole správnosti pripisovania listín k veciam; pri príprave puzdier na následné uskladnenie a pod. Pri každoročnom skúmaní hodnoty dokumentov v štrukturálnych členeniach sa na prenos do archívu úradu vyberú dokumenty trvalého a dočasného uloženia (nad 10 rokov), ako aj dokumenty s dobou dočasného uloženia, ktoré podliehajú zničeniu. ktorých platnosť vypršala.

Výber dokumentov na trvalé uloženie sa vykonáva na základe zoznamov dokumentov s uvedením podmienok ich uloženia a nomenklatúry prípadov štruktúrnej jednotky (výpisy z konsolidovanej nomenklatúry) nahliadnutím do spisov. Nie je dovolené vyberať dokumenty na uloženie a pridelenie na zničenie len na základe názvov vecí. V prípade hárku po hárku kontroly obalov na trvalé uloženie sú duplikáty dokumentov, koncepty, nesformované kópie dokumentov a dokumenty s lehotou dočasného uloženia predmetom zaistenia.

Súčasne s výberom dokumentov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia na presun do archívu oddelenia sa v štrukturálnych oddeleniach vykonáva výber vecí a dokumentov dočasného (do 10 rokov) uloženia s uplynutými lehotami uloženia. . Zároveň sa berú do úvahy také označenia v nomenklatúre prípadov ako „do potreby (DMN)“, „podľa vykonania (ukončenia) auditu“ atď.

Výber dokladov na zodpovedajúce obdobie na zničenie a vyhotovenie zákona o ich pridelení na zničenie sa vykonáva po zostavení ročných oddielov súhrnných súpisov vecí na trvalé uloženie za rovnaké obdobie. Tieto súpisy a akty sa súčasne posudzujú na zasadnutiach EK. Akty schválené EK schvaľuje vedenie rezortu až po odsúhlasení súpisov prípadov trvalého uloženia predpísaným spôsobom. Potom má úrad právo veci zahrnuté v týchto úkonoch zničiť.

Prípady sú zahrnuté do zákona o ich pridelení na zničenie, ak lehota na ich uloženie uplynula do 1. januára roku, v ktorom bol zákon vyhotovený. Napríklad prípady s trojročnou úložnou dobou ukončenou v roku 2005 možno zahrnúť do zákona, ktorý bude vyhotovený najskôr 1. januára 2009, s päťročnou úložnou dobou - najskôr 1. januára 2011.

Spisy s vyhotovenými dokumentmi trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uloženia a personálne sa presúvajú do archívu katedry. Presun kufrov sa vykonáva až podľa inventúrnych súpisov po uplynutí dvojročnej lehoty na ich uskladnenie a použitie v stavebnom celku. Prípady dočasného (do 10 rokov) uskladnenia nepodliehajú prevodu, skladujú sa v stavebných celkoch a po uplynutí doby uskladnenia podliehajú zničeniu predpísaným spôsobom.

Pri príprave vecí na prevod do archívu úradu v štruktúrnom útvare pracovník archívu najskôr skontroluje správnosť ich vytvorenia, vyhotovenia a súlad počtu vecí zaradených do súpisu s počtom vecí podaných podľa konsolidovanej nomenklatúry. prípadov úradu. Zistené nedostatky vo vytváraní a vykonávaní prípadov zároveň odstraňujú zamestnanci štrukturálnej jednotky Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod.

Prevzatie každého prípadu vykonáva zamestnanec archívu úradu za prítomnosti zamestnanca štruktúrneho útvaru. Zároveň sa na oboch rovnopisoch súpisu ku každému prípadu, ktorý je v ňom zahrnutý, uvedie poznámka o prítomnosti veci. Na konci každého rovnopisu súpisu sa uvádza počet skutočne prevzatých vecí, dátum prevzatia - odovzdania vecí, ako aj podpisy vedúceho organizačno-kontrolného oddelenia a osoby, ktorá veci postúpila. číslami a slovami.

Spolu s prípadmi sa do archívu úradu presúvajú aj registračné spisy dokumentov alebo elektronické databázy obsahujúce informácie o evidencii a vyhotovení prenesených dokumentov. Názov každej kartotéky alebo databázy je zahrnutý v inventári.

V prípade vyradenia zo štruktúry odboru štruktúrneho útvaru alebo zmeny jeho štruktúry pracovník zodpovedný za vedenie evidencie tohto štruktúrneho útvaru založí všetky dostupné dokumenty do spisov, spisy vyhotoví a odovzdá do archívu zák. úradu bez ohľadu na dobu uloženia. Prevod vecí sa vykonáva podľa opisu vecí a nomenklatúry vecí.

Odovzdávanie vecí do archívu sa uskutočňuje podľa harmonogramu, ktorý zostavuje organizačný a kontrolný útvar, dohodnutý s vedúcimi štrukturálnych oddelení a schválený príkazom úradu.

Federálna registračná služba pre región Belgorod teda vykonáva registráciu, povinnú starostlivosť a účtovníctvo regulačných právnych aktov obcí spôsobom určeným federálnymi zákonmi a miestnymi regulačnými právnymi aktmi. Federálna registračná služba pre región Belgorod používa vo svojej práci automatizovaný informačný systém (AIS) "Yustitsia", ktorý je určený na automatizované účtovanie nehnuteľností, vytváranie fyzických a právnických osôb a vytváranie dokumentov. Celý rozsah kancelárskych procesov vykonávaných úradom je v súlade s platnými regulačnými právnymi predpismi.

§2. Oficiálne predpisy Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod

Pre štátnych zamestnancov a robotníkov je ustanovený päťdňový úradný (pracovný) týždeň s dvomi voľnými dňami – sobotou a nedeľou.

3. Pre štátnych zamestnancov a zamestnancov odboru je ustanovený služobný (pracovný) čas:

Čas začiatku služby (práce) - 9 hodín 00 minút;

Čas ukončenia služby (práce) - 18 hodín 00 minút;

Čas ukončenia služby (práce) v piatok je 16 hodín 45 minút.

Trvanie služobného (pracovného) dňa bezprostredne predchádzajúceho sviatku sa skracuje o jednu hodinu.

Pre štátnych zamestnancov (zamestnancov), ktorí zabezpečujú prijímanie, vydávanie dokladov a informácií od ÚSRR, ktorí prijímajú občanov v súlade s požiadavkami správnych predpisov na výkon štátnych funkcií v určitej oblasti činnosti, príkazom vedúceho katedry možno ustanoviť iný čas začiatku a konca služby (práce).

Zaradenie štátnych zamestnancov a pracovníkov do služby (práce) cez víkendy a dni pracovného pokoja sa vykonáva na príkaz vedúceho oddelenia s ich písomným súhlasom v prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie.

Prestávka na odpočinok a jedenie pre špecialistov, ktorí zabezpečujú príjem, vydávanie dokladov a informácií od USRR, ako aj prijímanie občanov v súlade s požiadavkami správnych predpisov na výkon funkcií štátu v určitej oblasti činnosti, sa určuje v časovom intervale od 12:00 do 15:00 minúty. Konkrétny čas na odpočinok a jedenie stanovuje vedúci oddelenia.

Pre štátnych zamestnancov obsadzujúcich miesta v štátnej službe iných skupín a zamestnancov obsadzujúcich miesta, ktoré nie sú pozíciami federálnej štátnej služby, môže byť ustanovený nepravidelný služobný (pracovný) deň podľa služobnej zmluvy (pracovnej zmluvy).

6. Štátnym zamestnancom sa poskytuje ročná platená dovolenka, ktorá pozostáva z hlavnej platenej dovolenky a dodatočnej platenej dovolenky (ročná dodatočná platená dovolenka za dĺžku služby a ročná dodatočná platená dovolenka za nepravidelný pracovný deň).

Štátnym zamestnancom, ktorí obsadzujú hlavné miesta štátnej služby, sa poskytuje ročná základná dovolenka s náhradou mzdy v rozsahu 35 kalendárnych dní, ostatné skupiny - 30 kalendárnych dní, zamestnanci, ktorí obsadzujú miesta, ktoré nie sú pozíciami federálnej štátnej služby - 28 kalendárnych dní.

Dĺžka ročnej dodatočnej dovolenky za odpracovanú dobu sa vypočítava sadzbou jedného kalendárneho dňa za každý rok štátnej služby.

Dĺžka ročnej dodatočnej platenej dovolenky za nepravidelný úradný (pracovný) deň je:

Pre štátnych zamestnancov nahrádzajúcich hlavné pozície federálnej štátnej služby - 10 kalendárnych dní;

Pre štátnych zamestnancov nahrádzajúcich vedúce funkcie federálnej štátnej služby - 8 kalendárnych dní;

Pre štátnych zamestnancov nahrádzajúcich vedúce funkcie v štátnej službe federálneho štátu - 6 kalendárnych dní;

Pre štátnych zamestnancov, ktorí nahrádzajú nižšie pozície federálnej štátnej služby - 4 kalendárne dni;

zamestnanci obsadzujúci miesta, ktoré nie sú miestami federálnej štátnej služby - 3 kalendárne dni.

Pri výpočte celkovej dĺžky ročnej platenej dovolenky sa ročná základná platená dovolenka pripočítava k ročnej dodatočnej platenej dovolenke za odpracovanú dobu. Celková dĺžka ročnej základnej dovolenky a ročnej dodatočnej dovolenky za odpracované roky pre štátnych zamestnancov na hlavných funkciách štátnej služby nemôže presiahnuť 45 kalendárnych dní, pre štátnych zamestnancov na štátnozamestnaneckých miestach iných skupín - 40 kalendárnych dní.

Dodatočná dovolenka za nepravidelný služobný (pracovný) deň sa poskytuje nad rámec ročnej platenej dovolenky ustanovenej v tomto odseku.

Harmonogram dovoleniek sa zostavuje na každý kalendárny rok na základe návrhov štrukturálnych a samostatných oddelení odboru a dáva sa do pozornosti všetkým štátnym zamestnancom a zamestnancom.

Harmonogram práce Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod teda ustanovuje a upravuje postup práce zamestnancov úradu, trvanie pracovného času, stanovuje režim odpočinku a určuje množstvo a postup pri udeľovanie dovolenky zamestnancom úradu. Vo všeobecnosti tento dokument upravuje pracovnú činnosť organizácie a slúži na zabezpečenie efektívnosti jej plnenia jej výrobných úloh.

§3. Existujúce problémy podpory dokumentácie vo Federálnej registračnej službe pre región Belgorod a spôsoby ich riešenia

Dňa 19. marca 2009 sa v rámci prieskumu dokumentárnej podpory odboru Federálnej registračnej služby pre región Belgorod uskutočnil prieskum medzi zamestnancami inštitúcie s cieľom identifikovať existujúce problémy dokumentárnej podpory a spôsoby ich riešenia. . Zamestnanci dostali dotazníky s nasledujúcimi otázkami:

1. Vaša pozícia;

2. S akými dokumentmi pracujete? (objednávka-pokyn, zmluva, servisné memorandum, došlý list, odchádzajúci list, podčiarknite podľa potreby), iné;

3. Podieľate sa na koordinácii dokumentov?

4. Aké počítačové programy používate pri práci s dokumentmi?

5. Čo je podľa Vášho názoru potrebné urobiť pre efektívnejšiu a kvalitnejšiu prácu Vášho útvaru a inštitúcie ako celku:

a) zlepšiť regulačný rámec pre prácu s dokumentmi;

b) upraviť pracovné povinnosti zamestnancov;

c) zvýšiť stupeň počítačových znalostí zamestnancov;

d) zaviesť systém elektronickej evidencie dokumentov;

e) zaviesť elektronický systém správy dokumentov;

f) určiť osobu, ktorá bude kontrolovať vykonávanie príkazov;

g) organizovať doškoľovacie kurzy pre zamestnancov;

h) zaviesť nový štábny útvar pre prácu s dokumentmi.

Na konci prieskumu sa vrátilo 43 vyplnených dotazníkov s príslušnými poznámkami a poznámkami. Analýza prijatých odpovedí vám umožňuje určiť stav podpory dokumentácie v organizácii, identifikovať problémy, s ktorými sa zamestnanci rôznych oddelení najčastejšie stretávajú pri práci s dokumentáciou.

Takmer všetci zamestnanci využívajú pri svojej práci program Spravodlivosť a niektorí navyše používajú registrátora. V dotazníkoch nie sú žiadne odkazy na žiadne elektronické systémy správy dokumentov alebo ich podobnosť. Viac ako polovica zamestnancov však naznačuje potrebu zaviesť elektronický systém správy dokumentov vo Federálnej registračnej službe pre región Belgorod, čo by uľahčilo prácu s rôznymi druhmi dokumentácie, ako aj pri registrácii dokumentov na registráciu dokumentov. , .

Polovica zamestnancov je nespokojná s mierou právnej podpory ich práce, nedostatočnou mierou jej regulácie a vymedzením presných hraníc ich pracovných povinností. Takíto zamestnanci naznačujú potrebu zmeniť tento stav objasnením pracovných povinností zamestnancov inštitúcie a vypracovaním podrobných pokynov v tomto ohľade.

Pri výsluchu tí zamestnanci Federálnej registračnej služby pre región Belgorod, ktorí neboli spokojní s právnou podporou svojich činností, ako aj s úrovňou jej regulácie, uviedli, že je potrebné zorganizovať pokročilé školenia pre zamestnancov inštitúcie prostredníctvom vhodných aktivít. , vrátane organizovania seminárov, kurzov ďalšieho vzdelávania a pod.

Maximálny počet hlasov v prieskume zamestnancov Federálnej registračnej služby pre región Belgorod bol daný na vymenovanie osoby na kontrolu vykonávania pokynov, ako aj na vymenovanie novej jednotky kuriérskeho personálu na doručovanie dokumentácie príslušnými orgánmi. Ale aj keď určitý počet zamestnancov Federálnej registračnej služby považuje za nevhodné zaviesť novú personálnu jednotku na prácu s dokumentmi. Špecialista zodpovedný za monitorovanie vykonávania pokynov by preto mal pracovať ako zamestnanec na čiastočný úväzok a mal by byť najatý spomedzi už pracujúcich zamestnancov Federálnej registračnej služby pre región Belgorod.

Najmenší záujem prejavili respondenti o zvýšenie úrovne počítačovej a inej kancelárskej techniky, ako aj o zváženie možnosti zavedenia nového personálneho útvaru pre prácu s dokumentmi. To nám umožňuje dospieť k záveru, že podľa názoru personálu Federálnej registračnej služby pre región Belgorod je personál organizácie pomerne husto obsadený a nepotrebuje ďalších zamestnancov. Úroveň jeho technických zručností je celkom v súlade s vykonávanými povinnosťami a zdokonaľovanie zručností zamestnancov by nemalo byť spojené s ich počítačovou gramotnosťou, ale s vlastníctvom základných odborných vedomostí, zručností a schopností v súlade s ich postavením.

Analýza výsledkov prieskumu nám umožňuje identifikovať hlavné problémy v dokumentačnej podpore manažmentu, predškolských vzdelávacích inštitúcií vo Federálnej registračnej službe pre región Belgorod a hlavné problémy sú tieto:

Nízka úroveň výkonnej disciplíny medzi zamestnancami;

Nedostatok programov na automatizáciu kancelárskej práce inštitúcie.

Na základe vykonaného prieskumu s cieľom identifikovať problémy, ktorým čelia zamestnanci Federálnej registračnej služby pre región Belgorod pri svojej práci, možno dospieť k záveru, že jednotky nepracujú efektívne, pokiaľ ide o ich výkon. personálu a navrhujú, aby zamestnanci Federálnej registračnej služby pre región Belgorod predložili svojmu vedeniu otázku prijatia opatrení na zmenu súčasnej situácie, a to:

Navrhnúť vedúcim oddelení inštitúcie, aby zlepšili predpisy o oddeleniach a popisoch práce svojich zamestnancov;

Poskytnite každému oddeleniu právne dokumenty týkajúce sa druhu činnosti tejto jednotky a všetkých zamestnancov vo všeobecnosti;

Nastoliť otázku zavedenia elektronického systému správy dokumentov v organizácii, berúc do úvahy odvetvové špecifiká inštitúcie;

Navrhnúť zavedenie novej personálnej jednotky kuriéra.

ZÁVER

Správa dokumentácie sa v súčasnosti chápe ako činnosť zastrešujúca organizáciu dokumentácie a správu dokumentácie v procese realizácie funkcií inštitúcie, organizácie a podniku. Tento koncept zahŕňa nielen organizačné a administratívne dokumenty (ktorými sa zaoberá hlavne tradičná kancelárska práca), ale všetku dokumentáciu, ktorá sa tak či onak používa v organizácii – vedecko-technická, projektová, inžinierska atď. Vzťahuje sa aj na zásadne nové typy dokumentácie, definované ako „informačné zdroje“ – registre, registre, databázy a databanky, internetové stránky atď. V moderných podmienkach by mal byť postup pri zaobchádzaní so všetkými týmito typmi dokumentácie a podmienky prístupu k nim rovnaké.

Rozvoj moderných služieb pre dokumentačnú podporu riadenia prebieha v smere ďalšej informatizácie a automatizácie kancelárskych procesov, zavádzania elektronických systémov správy dokumentov a reštrukturalizácie kancelárskej práce v organizáciách v súlade s požiadavkami týchto systémov.

Existuje niekoľko hlavných problémov dokumentárnej podpory manažmentu: problém informovanosti, organizačné problémy, psychologické problémy a problém personálu. Každá inštitúcia, bez ohľadu na jej profil, čelí týmto problémom. Pri rozhodovaní o potrebe zlepšiť prácu svojej organizácie (aj prostredníctvom automatizácie dokumentácie) by mal každý manažment venovať pozornosť riešeniu týchto problémov.

Praktická časť diplomovej práce bola realizovaná na základe Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod a zahŕňala prieskum dokumentácie v inštitúcii, organizáciu jej práce, ako aj prieskum zamestnancov inštitúcie. za účelom zistenia existujúcich nedostatkov v práci.

Oddelenie Federálnej registračnej služby pre región Belgorod vykonáva registráciu, povinnú starostlivosť a účtovníctvo regulačných právnych aktov obcí v súlade s postupom stanoveným federálnymi zákonmi a miestnymi regulačnými právnymi aktmi. Federálna registračná služba pre región Belgorod používa vo svojej práci automatizovaný informačný systém (AIS) "Yustitsia", ktorý je určený na automatizované účtovanie nehnuteľností, vytváranie fyzických a právnických osôb a vytváranie dokumentov. Celý rozsah kancelárskych procesov vykonávaných úradom je v súlade s platnými regulačnými právnymi predpismi.

Harmonogram práce Úradu federálnej matričnej služby pre región Belgorod ustanovuje a upravuje postup práce zamestnancov úradu, dĺžku pracovného času, zabezpečuje režim odpočinku a určuje výšku a postup pri poskytovaní dovolenky. zamestnancom úradu. Vo všeobecnosti tento dokument upravuje pracovnú činnosť organizácie a slúži na zabezpečenie efektívnosti jej plnenia jej výrobných úloh.

V rámci prieskumu dokumentárnej podpory odboru Federálnej registračnej služby pre región Belgorod sa medzi zamestnancami inštitúcie uskutočnil prieskum s cieľom identifikovať existujúce problémy dokumentárnej podpory a spôsoby ich riešenia. Na konci prieskumu sa vrátilo 43 vyplnených dotazníkov s príslušnými poznámkami a poznámkami. Analýza prijatých odpovedí vám umožňuje určiť stav dokumentárnej podpory manažmentu v organizácii, identifikovať existujúce problémy a zvážiť možnosti riešenia týchto problémov v súčasnosti.

Nasledujúce problémy možno identifikovať v dokumentačnej podpore Federálnej registračnej služby pre región Belgorod:

nedostatočne presná a podrobná úprava povinností každého zamestnanca;

Nie vysoká úroveň výkonnej disciplíny medzi zamestnancami;

Nedostatok programov na automatizáciu kancelárskej práce inštitúcie;

Slabá znalosť počítačových programov.

Na základe vyvodených záverov je možné navrhnúť, aby zamestnanci Federálnej registračnej služby pre región Belgorod nastolili otázku prijatia opatrení na zmenu súčasnej situácie, a to:

Navrhovať vedúcim príslušných oddelení inštitúcie, aby vypracovali a zlepšili predpisy o oddeleniach a pracovnej náplni svojich zamestnancov;

Poskytnite každému oddeleniu právne dokumenty súvisiace s typom činnosti tohto útvaru;

Nastoliť otázku zavedenia systému elektronickej správy dokumentov v organizácii, berúc do úvahy odvetvové špecifiká inštitúcie, a pokúsiť sa zlepšiť tie systémy správy elektronických dokumentov, ktoré už používajú zamestnanci Federálnej registračnej služby pre región Belgorod;

Vymenovať inšpektora na kontrolu vykonávania pokynov;

Navrhnúť zavedenie novej personálnej jednotky kuriéra na spoľahlivejšie a jednoduchšie doručovanie rôznych druhov dokumentácie príslušným orgánom, s ktorými spolupracuje Federálna registračná služba pre región Belgorod.

LITERATÚRA

Zdroje

1. Federálny zákon z 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ [Elektronický zdroj]. - Elektrón. Dan. - Režim prístupu: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.

2. Federálny zákon z 10. januára 2002 č. 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“ // Rossijskaja Gazeta. - 2002. - 14. januára.

3. GOST R 51141–98. Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície. - M.: Vydavateľstvo noriem IPK, 1998. - 89 s.

4. GOST R 6.30–2003. AMERICKÝ DOLÁR. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu. - M.: Vydavateľstvo noriem IPK, 2003. - 20 s.

5. Systém riadenia štátnej dokumentácie. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby dokumentačnej podpory (Schválené Kolégiom Hlavného archívu ZSSR 27. apríla 1988; Príkaz hlavného archívu ZSSR z 25. mája 1988 č. 33) [Elektronický zdroj]. - Elektrón. Dan. - Režim prístupu: http://www.directum.ru/gsdou.htm.

6. Typické pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (schválené nariadením Ministerstva kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie z 8. novembra 2005 č. 536) [Elektronický zdroj]. - Elektrón. Dan. - Režim prístupu: http://www.directum.ru/348539.aspx.

7. Pokyny pre kancelársku prácu Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod. - Belgorod, 2005. - 22 s.

8. Predpisy o Úrade Federálnej registračnej služby pre región Belgorod. - Belgorod, 2004. - 27 s.

9. Úradný príkaz Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod. - Belgorod, 2005. - 14 s.

Literatúra

1. Andreeva, V.I. Kancelárske práce: Požiadavky na tok dokumentov spoločnosti (na základe GOST Ruskej federácie): Príručka pre sekretárky, účtovníkov, právnikov, manažérov / V.I. Andreeva. - M.: Obchodná škola JSC "Intel-Sintez", 1994. - 191 s.

2. Astakhova, L.V. Dokumentačná podpora manažmentu ako odvetvia činnosti / L.V. Astakhova // Papierovanie. - 2005. - č. 2. - S. 3-9.

3. Balasanyan, V.E. Elektronická správa dokumentov je základom pre efektívne riadenie moderného podniku / V.E. Balasanyan // Sekretárske podnikanie. - 2002. - č.2. – S. 46–48.

4. Balasanyan, V.E. Aký by mal byť moderný automatizovaný systém podpory dokumentácie pre manažment / V.E. Balasanyan // X Stážista. vedecká a praktická konferencia „Dokumentácia v informačnej spoločnosti: paradigmy 21. storočia“. - M., 2003. - S. 22–25.

5. Balibardina, G.I. Vedenie evidencie a dokumentačná podpora manažmentu / G.I. Balibardin. - Volgograd, 2002. - 178 s.

6. Bobyleva, M.P. Systém riadenia firemných dokumentov a firemná kultúra: aspekty vzájomného ovplyvňovania / M.P. Bobyleva // Práca v kancelárii. - 2001. - č.2. - S. 41-43.

7. Bobyleva, M.P. Efektívna správa dokumentov: od tradičnej po elektronickú / M.P. Bobylev. - M .: Vydavateľstvo MPEI, 2004. - 149 s.

8. Bobyleva, M.P. Problematika využívania prvkov elektronickej správy dokumentov v rámci organizácie / M.P. Bobyleva // Sekretárske podnikanie. - 2003. - č.2. – S. 15–17.

9. Bobyleva, M.P. Výber softvérového produktu pre automatizáciu workflow / M.P. Bobyleva // Práca v kancelárii. - 2002. - č.2. – S. 27–33.

10. Vitin, Yu.G. Od klasickej správy dokumentov k elektronickej! / Yu.G. Vitin // Adresár tajomníka a vedúceho kancelárie. - 2004. - č. 4. - S. 50–55.

11. Vovkotrub, O.V. Dokument a informácie v dobe počítačov a kopírovacích zariadení / O.V. Vovkotrub // Zborník materiálov II Intern. Vedecko-praktická konferencia „Moderné technológie správy dokumentov v obchode, výrobe a manažmente“. – Penza, 2000. – S. 3–10.

12. Gaiduková, L.M. Problémy tradičných technológií podpory dokumentácie / L.M. Gaidukova // Sekretárske podnikanie. - 2006. - č. 10 - S. 17–22.

13. Gelman–Vinogradov, K.B. Niektoré otázky vedeckého výkladu pojmu „dokument“ / K.B. Gelman-Vinogradov // Stážista XI. vedecká a praktická konferencia „Dokumentácia v informačnej spoločnosti: administratívna reforma a manažment dokumentácie“ - M., 2005. - S. 84–87.

14. Gelman–Vinogradov, K.B. O ťažkostiach pri interpretácii pojmu „dokument“ a spôsoboch ich prekonania / K.B. Gelman-Vinogradov // Papierovanie. - 2005. - č. 2. - S. 16–24.

15. Glick, D.I. Národné štandardy v oblasti správy elektronických dokumentov / D.I. Glick // Sekretárske podnikanie. - 2006. - č. 9 - S. 45–75.

16. Domarev, V.V. Ochrana informácií a bezpečnosť počítačových systémov / V.V. Domarev. - K .: "Dia-Soft", 1999. - 38 s.

17. Doronina, L.A. Nové informačné technológie na uchovávanie dokumentov organizácie (k formulácii problému) / L.A. Doronina, B.V. Chernikov // Personálny manažment. - 2002. - č.2. – S. 39–43.

18. Živaeva, O.V. Riadenie informačných tokov priemyselných podnikov na základe optimalizácie toku dokumentov: Dis. … cukrík. hospodárstva Vedy: 03.00.02 / O.V. Živajev. - Voronež, 2002. - 148 s.

19. Používateľská príručka k automatizovanému informačnému systému „Justice“. - Petrohrad, 2002. - 220 s.

20. Kochetková, P. Kancelársky automatizačný systém „CompanyMedia-Office work / P. Kochetková // Sekretariát. - 2006. - č.8. – S. 20–24.

21. Kudryaev, V.A. Organizácia práce s dokumentmi / V.A. Kudrjajev. - M.: Infa-M, 2001. - 356 s.

22. Kuznecov, S.L. Problémy výberu softvéru na automatizáciu práce s dokumentmi v kancelárii / S.L. Kuznetsov // Sekretárske podnikanie. - 2005. - Č. 10. – S. 32–35.

23. Kuznecovová T.V. Kancelárska práca. Správa dokumentácie. - M.: "Personálny manažment", 2007. - 520 s.

24. Kutsinyak, D.L. Od automatizovanej kancelárskej práce po elektronickú správu dokumentov / D.L. Kutsiniak // X Stážista. Vedecká a praktická konferencia "Dokumentácia v informačnej spoločnosti: paradigmy 21. storočia." - M., 2003. - S. 18-23.

25. Larin, M.V. Správa dokumentov v organizácii / M.V. Larin. - M.: "Vedecká kniha", 2002. - 110 s.

26. Larin, M.V. Správa dokumentácie: teória a prax (abstrakty) / M.V. Larin // Práca v kancelárii. - 2001. - č. 1. - S. 5–9.

27. Larin, M.V. Elektronická správa dokumentov: čo bráni jej implementácii / M.V. Larin // Adresár tajomníka a vedúceho kancelárie. - 2003. - Č. 12. – S. 30–38.

28. Lysenko, N.A. Dokumentácia riadiacich činností v podniku: kancelárska práca a korešpondencia / N.A. Lysenko // Učebnicová metóda. Príspevok / - R-on-D: marec, 2002. - 272 s.

29. Maksimovič, G.Yu. Integrovaný prístup k zavádzaniu informačných technológií vo všetkých oblastiach predškolských vzdelávacích inštitúcií / G.Yu. Maksimovič, V.I. Berestova // Sekretárske podnikanie. - 2005. - č. 11. - S. 51–56.

30. Maksimovič, G.Yu. Moderné univerzálne informačné technológie - základ pre zlepšenie predškolskej vzdelávacej inštitúcie / G.Yu. Maksimovič, V.I. Berestova // Sekretárske podnikanie. - 2005. - č. 2. - S. 23–27.

31. Maksimovič, G.Yu. Moderné informačné technológie ukladania informácií a organizácie prístupu k nim / G.Yu Maksimovich, V.I. Berestova // Sekretárske podnikanie. - 2005. - Číslo 1 (53) - S. 34.

32. Mityaev, K.G. Dokumenty a ich účel / K.G. Mityaev // Problémy archivácie. - 1990. - č. 5. - S. 88-102.

33. Mityaev, K.G. Klasifikácia dokumentov v kancelárskej práci sovietskych inštitúcií / K.G. Mityaev // Bulletin archivára. - 1991. - č. 1. - S. 59-61.

34. Mityaev, K.G. Klasifikačné schémy (klasifikátory) dokumentov v kancelárskej práci / K.G. Mityaev // Bulletin archivológie. - 1993. - č. 4. - S. 81–83.

35. Michajlov Yu.M. Kancelárske práce pre mimovládne organizácie. - M.: Alfa-Press, 2008. - 288 s.

36. Moskva, P.M. Na ceste k elektronickej správe dokumentov / P.M. Moskva // Papierovanie. - 2004. - č.2. – S. 36–41.

37. Pechniková, T.V. Dokumentačná podpora organizácie / T.V. Pechnikov // Proc. Príspevok / M .: doc. autori a vydavatelia "Tandem": "Ekmos", 1998. - 208 s.

38. Privalov, V.F. Problematika uchovávania tlačených textov// Dokumentácia v informačnej spoločnosti: elektronická správa dokumentov a elektronický archív. / V.F. Privalov // Správy a posolstvá na šiestej medzinárodnej vedeckej a praktickej konferencii 24.–25. novembra 1999. - M., 2000. - S. 120-124.

39. Rumun, L.A. Papierovanie / L.A. rumunský. - M .: "Vydavateľstvo Mastery", 2002. - 220 s.

40. Sablin, V.K. K zavedeniu elektronickej správy dokumentov / V.K. Sablin // Audit. - 2004. - č.5. – S.6.

41. Sborets, M.V. O zavedení elektronického systému správy dokumentov v OJSC AIB "Academkhimbank" / M.V. Zbierka // Adresár tajomníka a vedúceho kancelárie. - 2004. - Č. 9. – S. 48–56.

42. Stenyukov, M.Yu. Vypracovanie dokumentov na počítači / M.Yu. Stenyukov // Učebnicová metóda. úžitok. - M .: "Ekmos", 1998. - 238 s.

43. Sysoeva, L.V. Vývoj koncepcie celopodnikového systému správy dokumentov / L.V. Sysoeva // Sekretárske podnikanie. - 2006. - č. 7 - S. 30–35.

44. Sysoeva, L.A. Elektronické systémy na správu dokumentov / L.A. Sysoeva // Sekretárske podnikanie. - 2003. - č.3. – S.29–33.

45. Tichonov, V.I. Elektronické archívy a elektronická správa dokumentov / V.I. Tichonov, I.F. Yushin // Vlasť. Archívy. - 1999. - č.2. – S.17–26.

46. ​​​​Tkačev, A.V. Právny stav počítačových dokumentov: hlavné charakteristiky / A.V. Tkačev. - M .: LLC "Gorodets-izdat", 2000. - S.62.

47. Filenko, E.N. Vývoj konceptu „dokument“ so zavádzaním nových informačných technológií / E.N. Filenko // Práca v kancelárii. - 2006. - č. 3 - S. 64–65.

48. Khramtsovskaya, N. Normatívne dokumenty správy elektronických dokumentov / N. Khramtsovskaya // Ekonomika a život. - 2006. - Č. 14. - S. 33.

49. Khurgin, V.M. Ešte raz o elektronickom dokumente / V.M. Khurgin // Informačné zdroje Ruska. - 2008. - č. 3. - S.13–21.

50. Čukovenkov A.Yu. Pokyny pre kancelársku prácu v organizácii / A.Yu. Chukovenkov // Tajomník-referent. - 2003. - č.1. – S. 47–51.

Internetové zdroje

1. Poradenská skupina "TERMIKA" [Elektronický zdroj]. - Elektrón. Dan. - Režim prístupu: http://www.termika.ru/

2. Federálna služba pre dohľad v oblasti masovej komunikácie, komunikácie a ochrany kultúrneho dedičstva [Elektronický zdroj]. - Elektrón. Dan. - Režim prístupu: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [Elektronický zdroj]. - Elektrón. Dan. - Režim prístupu: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: nezávislý portál o systémoch správy elektronických dokumentov [Elektronický zdroj]. - Elektrón. Dan. - Režim prístupu: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. EOS: elektronické kancelárske systémy [Elektronický zdroj]. - Elektrón. Dan. - Režim prístupu: http://www.eos.ru/

APPS

Príloha 1

Schéma organizačnej štruktúry Federálnej registračnej služby pre región Belgorod

príloha 2

Bloková schéma všeobecnej štruktúry postupnosti akcií pre štátnu registráciu práv

Vývojový diagram postupnosti úkonov pri vystavovaní dokladov

Dodatok 4

v regióne Belgorod

Vyhlásenie

Ja, _____________________

(celé priezvisko, meno, priezvisko žiadateľa)

"___" ________________ __________ rok narodenia, séria pasov _______________________________

č. _________ vydané dňa "____" ___________ ______ v roku _____________________________________

_______________________

s bydliskom na adrese: ____________________________________

(adresa skutočného bydliska)

kontaktné číslo___________________________________________________________

koná na základe plnej moci zo dňa „_____“ _______________ ______________.

ako zákonný zástupca neplnoletej osoby (podčiarknite vhodné) v mene

(celé priezvisko, meno a priezvisko žiadateľa)

"____" ________________________ roku _______________________________________________________________

(názov orgánu, ktorý dokument vydal)

_________________

Oznamujem vám, že v dôsledku výmeny pasu:

séria _____________ č. ____________ vydaná "___" __________________________________

__________________________________________________________________________________

(názov vydávajúceho orgánu)

__________________________________________________________________________________

"____" ___________ ________________ G. _______________________________________________

občan _______________________________________________ (celé priezvisko, meno, priezvisko riaditeľa)

dostal nový pas s nasledujúcimi údajmi:

séria pasov _______________ Číslo _________ vydané dňa "____" ____________________________________________________________________________________________ ___________

(názov orgánu, ktorý dokument vydal)

"___" __________________ 200___

(dátum aplikácie)

______________________________________

"___" __________ 200_____

Dodatok 5

Úradu Federálnej registračnej služby

v regióne Belgorod

Vyhlásenie

Ja,____________________________________________________________

"___" ________________ __________ rok narodenia, séria pasov ________________

Číslo ______________ vydané dňa "____" ___________ _________ z roku ______________________________

_____________________________________________________________,

s bydliskom na adrese: ____________________________________

_____________________________________________________________

koná na základe plnej moci zo dňa „_____“ ________________.

Oznamujem vám, že v čase nákupu _____________________________________________

podľa adresy___________________________________________________

_____________________________________________________________

gr.________________________________________________________________

"____" __________ __________ rok narodenia, séria pasov _________________________

č. ____________ vydané dňa "____" _____________ _______________ a rok

_____________________________________________________________

s bydliskom na adrese: ___________________________________

_____________________________________________________________

nebol legálne ženatý.

"____" ___________ _________________ G. _______________________

Napísané v prítomnosti recepčnej

______________________________________

Oficiálny príkaz Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 2-3.

Oficiálny príkaz Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 3.

Oficiálny príkaz Úradu federálnej registračnej služby pre región Belgorod. - Belgorod, 2005. - S. 5.