Jei turite efektyvius, gerai apmokytus darbuotojus ir neįtraukiate jų į bendrų sprendimų priėmimą, švaistote savo laiką.
(Vadybos postulatas)
Kiekvienas žmogus turi savo tikslus ir uždavinius. Jų sprendimas jam kartais ne mažiau svarbus nei valstybės vadovui – užsienio politikos klausimai, o mokslininkui – esminės visatos problemos. Atrodytų, šių problemų spektras toks platus, kad tarp jų tiesiog neįmanoma rasti nieko bendro. Ir vis dėlto nustatyta, kad visų problemų pobūdis, žiūrint iš žmogaus mąstymo perspektyvos, yra vienodas, todėl sprendimų priėmimo meno galima išmokti. Visų pirma, vadovas turi įvaldyti šį meną, nes sprendimų priėmimas yra pagrindinis jo veiklos rezultatas.
Siekiant efektyvesnio sprendimų įgyvendinimo, būtina taikyti įgaliojimų delegavimą. Tai vadovo vadybinių galimybių išplėtimo būdas, dalį jo teisių ir pareigų perduodant pavaldiniams. Su delegavimu kai kurių sprendimų rengimas ir priėmimas vyksta žemesniuose valdymo hierarchijos lygiuose, t.y. kur sutelkta absoliuti dauguma tam reikalingos informacijos, kur sutelkta siauros specializacijos specialistų patirtis ir įgūdžiai, kur per gana trumpą laiką galima paruošti ir priimti sprendimą.
8 tema. Sprendimų priėmimas
Valdymas siejamas su valdymo sprendimų kūrimu ir priėmimu. Laiku priimti teisingą sprendimą – svarbiausia lyderio užduotis.
Sprendimai priimami kiekviename valdymo cikle, visuose tam tikrų funkcijų vykdymo etapuose. Sprendimų priėmimo užduotis yra suderinti atskirų atlikėjų tikslus ir koordinuoti jų sąveiką. Sprendimas turėtų būti laikomas analizės, prognozavimo, optimizavimo, ekonominio pagrindimo ir geriausių pasirinkimo iš įvairių variantų rezultatu.
8.1. Testas „Ar lengva jus įtikinti?
Valdymo procesas yra susijęs su nuolatiniu tobulėjimu ir sprendimų priėmimu. Sprendimai priimami kiekviename valdymo cikle, visuose jo etapuose ir atliekant kiekvieną funkciją. Siūlomas testas padės nustatyti, ar esate tinkamas vadybos darbui, kiek esate pasirengęs priimti sprendimus ir atsakyti už jų rezultatus.
Atsakykite „taip“ arba „ne“ į šiuos klausimus:
1. Ar galėsite lengvai prisitaikyti savo senoje darbo vietoje prie naujų taisyklių, naujo stiliaus, kuris gerokai skiriasi nuo įprasto?
2. Ar greitai prisitaikote prie naujos komandos?
3. Ar sugebate viešai reikšti savo nuomonę, net jei žinote, kad ji prieštarauja vyresniosios vadovybės požiūriui?
4. Jei jums būtų pasiūlytos pareigos su didesniu atlyginimu kitoje įstaigoje, ar sutiktumėte nedvejodami pereiti į naują darbą?
5. Ar esate linkęs neigti savo kaltę dėl klaidos ir ieškoti tinkamo pasiteisinimo nurodytai bylai?
6. Ar savo atsisakymo ką nors daryti priežastį dažniausiai aiškinate tikrais motyvais, nedangstydami jų įvairiomis „lengvinančiomis“ ir maskuojančiomis priežastimis bei aplinkybėmis?
7. Ar galėsite pakeisti savo ankstesnę nuomonę konkrečiu klausimu po rimtos diskusijos?
8. Tu skaitote kažkieno kūrinį (iš pareigos ar paprašius), jo idėja teisinga, bet jums nepatinka pateikimo stilius - rašytumėte kitaip. Ar redaguosite tekstą ir atkakliai siūlysite jį keisti pagal savo nuomonę?
9. Jei parduotuvėje pamatysite kažką, kas jums labai patinka, ar pirksite, net jei šis daiktas nėra toks reikalingas?
10. Ar gali pakeisti savo sprendimą, veikiamas žavaus žmogaus įtikinėjimo?
11. Ar atostogas planuojate iš anksto?
12. Ar visada laikotės savo pažadų?
Naudokite lentelę, kad nustatytumėte surinktų taškų skaičių.
27 lentelė
Testo užduoties „Ar lengva jus įtikinti?“ raktas
Jei suma yra:
9 taškai– Tu labai neryžtinga. Nuolat ir dėl bet kokios priežasties ilgai ir skausmingai sveriate pliusus ir minusus. Jei jums pavyksta sprendimų priėmimą perkelti ant kito pečių, pajusite didžiulį palengvėjimą. Prieš apsispręsdama žengti bet kokį žingsnį, jūs ilgai konsultuojatės ir dažnai priimate pusbalsį sprendimą. Susitikimuose ir konferencijose mieliau tylite, nors nuošalyje įgyjate drąsos ir iškalbos. Sunku su tavimi dirbti. Ir net jei turite žinių, erudicijos ir patirties, tokia charakterio savybė kaip neryžtingumas labai sumažina jūsų „naudingumo koeficientą“. Sunku jumis pasikliauti, nes galite mus nuvilti. Žinoma, pakeisti charakterį nėra lengva, bet įmanoma;
nuo 10 iki 18 taškų– Apdairiai priimate sprendimus, tačiau nepasiduodate rimtoms problemoms, kurias reikia spręsti jau dabar. Paprastai dvejojate, kai turite pakankamai laiko apsispręsti. Štai tada tave pradeda apninkinti įvairios abejonės ir atsiranda pagunda „viską sutvarkyti“, „suderinti“ su viršininkais, nors šis klausimas yra tavo lygyje. Labiau pasikliaukite savo patirtimi, ji jums pasakys, kaip teisingai išspręsti bylą. Pabaigoje pasitarkite su vienu iš savo kolegų, savo pavaldiniais;
nuo 19 iki 28 taškų– Jūs esate gana ryžtingas. Jūsų logika, nuoseklumas, kuriuo žiūrite į problemos tyrimą, o svarbiausia – patirtis padeda greitai ir dažniausiai teisingai išspręsti problemas. Pasikliaudamas savimi, neignoruojate kitų patarimų, nors ir nedažnai jų griebiatės. Priimtus sprendimus ginate iki galo, bet jei paaiškėja, kad jie neteisingi, atkakliai ir toliau neginkite „uniformos garbės“. Visa tai yra gerai. Tačiau stenkitės visada išlikti objektyvūs. Nemanykite, kad yra gėdinga konsultuotis tais klausimais, kuriuose nesate pakankamai kompetentingi;
29 taškai ir daugiau– „Neryžtingumo“ sąvoka jums nežinoma. Jūs laikote save kompetentingu visais savo veiklos aspektais ir nemanote, kad būtina išsiaiškinti kažkieno nuomonę. Įsakymų vienybę suprantate kaip teisę priimti individualius sprendimus, kritinės pastabos dėl jų sukelia susierzinimą, kurio kartais net nesistengiate slėpti. Jums daro įspūdį, kai esate vadinamas ryžtingu ir stiprios valios žmogumi, nors valia visiškai nėra tai, apie ką buvo pasakyta aukščiau. Siekdami įtvirtinti šią nuomonę tarp kitų, atsitinka taip, kad atmetate kitų pagrįstus pasiūlymus. Skausmingai išgyvenate klaidas, giliai manydami, kad dėl jų kaltas kažkas kitas, bet ne jūs. Tikėjimas savo nuomonės neklystamumu yra rimta yda. Ši charakterio savybė, toks darbo metodas slopina pavaldinių iniciatyvumą, savarankiškų veiksmų troškimą, ugdo juose neryžtingumą. Visa tai daro didelę žalą kolektyvo psichologiniam klimatui ir trukdo dirbti. Turite skubiai pakeisti savo darbo stilių.
8.2. Testas „Sprendimų priėmimas“
Vadovo priimto sprendimo teisingumo vertinimas – tai ne tik ekonominiai rodikliai, bet ir darbuotojų elgesys jiems pasiekus gamybinius tikslus, jų aktyvumo, iniciatyvumo, kolektyvizmo matas.
Šis testas padės įvertinti, koks esate ryžtingas ir kokio tipo žmonių turėtumėte turėti savo komandoje.
Iš siūlomų atsakymo variantų (A, B, C, D, E, F) pasirinkite vieną.
1. Kas, jūsų nuomone, labiausiai motyvuoja žmogų gyvenime?
A – smalsumas;
B – norai;
B – būtinybė.
2. Kaip manote, kodėl žmonės pereina iš vieno darbo į kitą?
D – atleidžiami iš darbo;
D – išeina dėl didesnio atlyginimo;
E – jiems labiau patinka kitas darbas.
3. Kai turite problemų:
A – Ar atidedate jų sprendimą paskutinei minutei?
B – ar reikia analizuoti, kiek esi kaltas?
Klausimas – Jūs net nenorite galvoti apie tai, kas atsitiko?
4. Neturėjote laiko atlikti kai kurių darbų laiku ir:
E - paskelbkite savo nesėkmę dar prieš tai sužinojus;
D – su baime laukiate, kai jūsų paklaus apie rezultatus;
D – kruopščiai pasiruoškite paaiškinimui.
5. Pasiekęs tikslą, sulauki naujienų apie tai:
B – su palengvėjimo jausmu?
B – su stipriomis teigiamomis emocijomis?
A – skirtingais būdais, priklausomai nuo tikslo, bet ne taip smarkiai?
D – vengti situacijų, kurios reikalauja rizikos?
E – atsikratyti to kreipiantis į psichologo pagalbą?
D – sutikti kitokio tipo žmones, kurie nekenčia nuo drovumo?
7. Ką darysite konfliktinėje situacijoje:
B – ar kalbėsiu su žmogumi, su kuriuo konfliktavau?
Ar man parašyti jam laišką?
Klausimas – ar bandysiu išspręsti konfliktą per tarpininką?
8. Kokia baimė kyla jums suklydus:
D – bijai, kad klaida gali pakeisti tvarką, prie kurios esi įpratęs?
D – bausmės baimė?
E – baimė prarasti prestižą?
9. Kai kalbi su kuo nors, tada:
Ar karts nuo karto žiūrite į šalį?
B – žiūrėti tiesiai į akis savo pašnekovui?
D – ar žiūrite į šalį net tada, kai su jumis kalba?
10. Kai vyksta svarbus pokalbis, tada:
E – pokalbio tonas dažniausiai išlieka ramus?
D – Ar vis įterpiate žodžius, kurie nieko nereiškia?
Testo užduoties „Sprendimų priėmimas“ raktas
Jei beveik visus jūsų atsakymus sudaro variantai A ir D, tai jūs nesate itin ryžtingas (priimdamas sprendimus) žmogus. Tačiau jūsų negalima vadinti neryžtingu. Jūs ne visada elgiatės pakankamai aktyviai ir greitai, bet tik todėl, kad manote, kad tai neverta. Tau patinka drąsūs žmonės. Tačiau dažnai jūs pateisinate tuos, kurie yra neryžtingi, manydami, kad jų veiksmai yra ne baimės, o apdairumo ir atsargumo rezultatas.
Jei daugiausia pasirinkote B, E variantus, jūs tikrai esate ryžtingas (priimdamas sprendimus) asmuo. Jūs pernelyg dažnai nepaisote dalykų, kuriuos laikote mažais ir nereikšmingais. Tačiau nepaisant to, esate vertinamas kaip nepriklausomas ir įdomus žmogus. Jei ir jūs turite atsakomybės jausmą, tuomet jums dažnai paskiriamos sunkios užduotys, tačiau tokiu atveju jūsų grupėje turėtų būti kitokio tipo žmonių, kurie subalansuotų jūsų per didelę veiklą. Ar vis tiek nereikia geriau apgalvoti priimamų sprendimų?
Jei jūsų atsakymai susiję su C, D variantais, tai jūs bijote ne tik priimti sprendimus, bet net ir galvoti apie juos, bijodami artėjančių įvykių. Jūsų psichologinės būklės negalima pavadinti stabilia ar klestinčia. Dažnai dažniau tikitės kritikos dėl savo veiksmų nei pagyrimų.
8.3. Testas „Gebėjimas priimti sprendimus atsižvelgiant į ankstesnes klaidas“
Dažnai sakoma, kad žmonės mokosi iš savo klaidų. Tačiau ne rečiau jie sako posakį „užlipau ant to paties grėblio...“. Šis testas parodys, kiek galite atsižvelgti į ankstesnes klaidas ir priimti teisingus sprendimus.
Į šio testo klausimus reikia atsakyti „taip“, „ne“, „nežinau“.
1. Ar kada nors gyvenime padarėte klaidą, kurios rezultatus jautėte mėnesius ar metus?
2. Ar šios klaidos buvo galima išvengti?
3. Ar kartais primygtinai reikalaujate savo nuomonės, jei nesate 100% tikras jos teisingumu?
4. Ar kam nors iš artimiausių žmonių pasakojote apie didžiausią savo gyvenimo klaidą?
5. Ar manote, kad sulaukus tam tikro amžiaus žmogaus charakteris negali pasikeisti?
6. Jei kas nors jus nuliūdina, ar galite greitai tai pamiršti?
7. Ar kartais save laikote nesėkme?
8. Ar laikote save žmogumi, turinčiu puikų humoro jausmą?
9. Jei galėtum pakeisti svarbiausius praeityje vykusius įvykius, ar kurtum savo gyvenimą kitaip?
10. Ar priimdami kasdienius asmeninius sprendimus labiau vadovaujatės protu, o ne emocijomis?
11. Ar jums sunku priimti nedidelius sprendimus klausimais, kuriuos kasdien iškelia gyvenimas?
12. Ar priimdami svarbius sprendimus pasinaudojote patarimais ar pagalba iš žmonių, nepriklausančių jūsų artimiesiems?
13. Ar dažnai prisiminimuose grįžtate į jums nemalonias akimirkas?
14. Ar tau patinka tavo personažas?
15. Ar kada nors prašėte ko nors atleidimo, nors nelaikėte savęs kaltu?
Testo užduoties „Gebėjimas priimti sprendimus atsižvelgiant į ankstesnes klaidas“ raktas
Už kiekvieną atsakymą „taip“ į klausimus: 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13 ir „ne“ į klausimus: 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 15, gausite 10 taškų. Už kiekvieną atsakymą „nežinau“ – 5 balai.
Nuo 100 iki 150 taškų– Turite išskirtinį sugebėjimą apsunkinti sau gyvenimą. Galbūt jau esate toje stadijoje, kai savo klaidas vertinate kaip sėkmę. Jūs ruošiatės padaryti dar vieną gyvenimo klaidą! Nedelsdami susiraskite sau patarėją prieš priimdami dar vieną neteisingą sprendimą, kuriuo nei jūs, nei aplinkiniai vėl nebūsite patenkinti.
Nuo 50 iki 99 taškų– Galbūt tai, ką vadinate didele klaida, kurią kadaise padarėte gyvenime, šiandien yra susijusi su kitokiu požiūriu į save ir savo praeitį. Jūsų atsargumas ne visada yra visiškos sėkmės garantija gyvenime.
Nuo 0 iki 49 taškų– Artimiausiu metu jums negresia gyvenimo klaida. Natūralu, kad to garantija esate jūs patys. Turite daug bruožų, kuriuos turi žmonės, turintys puikių gebėjimų gerai planuoti ir numatyti savo ateitį. Atrodo, kad visiškai jautiesi savo gyvenimo kūrėja.
Praktinė užduotis
1. Remiantis testo rezultatais, sukurti individualų sprendimų priėmimo modelį.
2. Atlikite savęs patikrinimą naudodami šiuos klausimus:
Ką reiškia „vadybos sprendimas“?
Kuo svarbu priimti valdymo sprendimus?
Kokie pagrindiniai dalykai priimant sprendimus?
Kaip modeliuojamas sprendimų priėmimo algoritmas?
8.4. Situacijos
1 situacija
Pardavimų ir reklamos skyriai negali pasiekti bendro sutarimo klausimu, kuriam reikia bendrų pastangų. Jie ateina pas vadovą ir aprašo jam esamą situaciją. Ilga diskusija prasideda nuo įtikinamų abiejų pusių argumentų. Netrukus visi pokalbio dalyviai supranta, kad galutinis tikslas yra ne sukurti optimalų sprendimą, o apginti savo požiūrį. Ką šioje situacijoje turėtų daryti vadovas, kad priimtų teisingą sprendimą?
2 situacija
Jūs, būdamas pardavimų skyriaus vadovu, savarankiškai, be savo vadovo žinios ir nepasitaręs su kolegomis, davėte nurodymą išsiųsti savo produkciją visiškai naujam vartotojui, kadangi Jums buvo pasiūlyta palanki prekių kaina. Tačiau jūsų naujasis partneris pasirodė esąs „nematoma įmonė“, o jūs negavote užmokesčio už produktus. Jūsų vadovas pyksta, nes įmonė patyrė didžiulių nuostolių. Kokia jūsų klaida ir kaip paaiškinsite savo vadovui?
3 situacija
Jums, kaip vadovui, siūlomas svarbios problemos sprendimas per trumpesnį laiką ir netgi dėl to pelnas, tačiau paties šio sprendimo įgyvendinimas yra labai rizikingas. Ką tu darysi?
4 situacija
Jūs esate įmonės vadovas. Jums reikia vykti į ilgą verslo kelionę. Jūsų vietoje lieka du pavaduotojai. Pirmasis puikiai dirba komandoje, bet vengia siekti tikslo, kitas visada pasiekia užsibrėžtą tikslą, tačiau sunkiai deleguoja įgaliojimus. Tarp jų kyla konfliktas. Kuris iš jų turėtų būti paskirtas vyresniuoju?
5 situacija
Svarbią užduotį patiki savo nuomone kompetentingam darbuotojui. Tačiau staiga sužinai apie žmogų, kuris yra kompetentingesnis šiuo klausimu ir gali daug geriau atlikti šią užduotį. Ką darysite šioje situacijoje?
6 situacija
Staiga sužinote, kad darbuotojas, kuriam patikėjote svarbaus projekto vystymą, tuo pačiu metu dirba su tuo pačiu klausimu kitoje įmonėje. Kokį sprendimą priimsite šioje situacijoje?
9 tema. Įgaliojimų delegavimas
Delegavimas turėtų būti laikomas viena iš svarbiausių valdymo problemų, o kartu ir viena sunkiausių bei aktualiausių. Bendrąja prasme delegavimas gali būti suprantamas kaip užduoties perkėlimas iš vadovo veiklos sferos pavaldiniui.
Įgaliojimų delegavimas – tai vadovo valdymo galimybių išplėtimo būdas, dalį jo teisių ir pareigų perduodant pavaldiniams.
Vienas iš svarbiausių delegavimo privalumų yra tas, kad suteikus pavaldiniams tam tikrą savarankiškumą jų darbe, galima išsiaiškinti, ar jie turi valdymo veiklai reikalingų polinkių, o jei turi, delegavimas leis būti plėtojama.
9.1. Testas „Kaip jūs susidorojate su delegavimu?
Jei neturite laiko atlikti savo darbų, jei nuolat neturite pakankamai laiko, tuomet turite dalį dabartinių darbų perduoti savo pavaldiniams. Žemiau esantis testas padės išsiaiškinti atsakymus į šiuos klausimus.
Atsakykite į klausimus „taip“ arba „ne“.
1. Ar tęsiate darbą pasibaigus darbo dienai?
2. Ar dirbate ilgiau nei jūsų darbuotojai?
3. Ar dažnai atliekate darbus kitiems, kuriuos lengvai atliktumėte be jūsų dalyvavimo?
4. Ar sugebate prireikus susirasti pavaldinį ar kolegą, kuris jums padėtų?
5. Ar jūsų pavaldinys pakankamai gerai žino jūsų užduotis ir veiklos sritį, kad galėtų jus pakeisti, jei išvykstate į ilgą komandiruotę?
6. Ar turite pakankamai laiko planuoti?
7. Ar jūsų stalas netvarkingas grįžus iš komandiruotės?
8. Ar vis dar sprendžiate klausimus ar problemas iš atsakomybės srities, kuri buvo jums paskirta prieš paaukštinimą?
9. Ar dažnai esate priverstas atidėti svarbias užduotis, kad atliktumėte kitas?
10. Ar dažnai tenka pasitempti, kad laikytumėtės terminų?
11. Ar dažnai didžiąją dalį savo atmintinių, susirašinėjimo ir ataskaitų diktuojate savo sekretorei?
12. Ar švaistote laiką įprastiems darbams, kuriuos gali atlikti kiti?
13. Ar dažnai su jumis susisiekiama dėl jūsų pavaldinių neatliktų užduočių?
14. Ar turite pakankamai laiko visuomeniniam ir reprezentaciniam darbui?
15. Ar stengiatės viską žinoti ir apie viską turėti informacijos?
16. Ar verta daug pastangų, kad laikytųsi prioritetinių užduočių eilės sąrašo?
Testo užduoties „Kaip jūs susidorojate su delegavimu?“ raktas
Suskaičiuokite atsakymų „taip“ ir „ne“ skaičių. Jei:
0 – 3 „taip“ atsakymai– Puikiai deleguojate;
4 – 7 „taip“ atsakymai– Ar turite rezervų delegavimui;
8 Ir daugiau „taip“ atsakymų – Atrodo, kad delegavimas jums yra rimta problema. Turėtumėte teikti pirmenybę šios problemos sprendimui.
9.2. Testas „Ar galite priimti racionalius sprendimus?
Kad darbas būtų produktyvus ir efektyvus, kiekvienas vadovas turi atsižvelgti į savo kolegų nuomonę. Geras specialistas gali ateiti į pagalbą laiku ir nesikišti į pašalinius dalykus, nebent to reikalauja situacija.
1. Išvykstate atostogauti į užsienį, bet nemokate jokios užsienio kalbos. Jūsų veiksmai:
a) samdyti vertėją;
b) nepaleisk žodyno ir stenkis pasiaiškinti;
c) neiti iš viešbučio.
2. Viršininkas išvyko į komandiruotę, palikdamas viešbučio, kuriame apsistojo, telefono numerį. Jūsų veiksmai:
a) nuolat skambinti jam derinti įvairius klausimus;
b) paskambinkite ir sužinokite, kaip ten atsidūrėte;
c) paklauskite jo, kada jis grįš.
3. Jūsų skrydis atidėtas, o keleiviai priversti sėsti į lėktuvą. Jūsų veiksmai:
a) pažinti aplinkinius keleivius ir pasakoti anekdotus;
b) susitaikyti su situacija, bet paprašyti papildomų pietų kaip kompensacijos už moralinę žalą;
c) paimti įkaitu stiuardesę.
4. Keliaudami su draugu atsiliekate nuo pagrindinės grupės. Jūsų veiksmai:
a) vadovauk, jei ne tu, tai kas suras kelią;
b) vieną duodate tyrinėti žemėlapį, kitą siunčiate tyrinėti vietovės: viena galva gera, bet dvi geriau;
c) nesijaudink, nepasiklysi.
5. Pirmiausia paklauskite savo kaimyno bendrabutyje:
a) tik vardas;
b) ar turite bendrų draugų?
c) nieko neklausk: jei tau ko prireiks, jis tai padarys pats.
6. Porą dienų sirgote ir viskas pasidarė vangi. Kai grįšite į darbą, jūs:
a) nepakeldamas galvos susitvarkai reikalus;
b) paprašyti kolegų padėti;
c) nepanikuokite: visi žino, kad sirgote.
7. Nusprendei pirkti butą. Jūsų veiksmai:
a) skambinti nekilnojamojo turto agentūrai;
b) nusipirkti laikraščio skelbimą;
c) nuspręsti, kaip vyks įkurtuvės.
8. Draugas rengia vakarėlį, jis tave pakvietė. Jūsų veiksmai:
a) domitės, kaip galite padėti;
b) tiesiog sveikina šią idėją;
c) pirkite viską, ko jums reikia, tai nebus nereikalinga.
Testo užduoties „Ar galite priimti racionalius sprendimus?“ raktas
28 lentelė
Nuo 8 iki 14 taškų– Jūs tikrai prisiimate per daug. Būkite atsargūs, tai gali turėti neigiamos įtakos jūsų sveikatai. Išmokite teisingai priimti sprendimus ir paskirstyti valdžią.
Nuo 15 iki 17 taškų– Jūsų gebėjimas panaudoti savo stipriąsias ir silpnąsias puses vertas pamėgdžiojimo! Esate puikus komandos žaidėjas ir suprantate, kad bendras darbas duoda didesnių rezultatų nei asmeninė pergalė. Esate dėmesingas kitiems ir nebijote būti nuviltas; renkatės tuos, kuriais galite pasikliauti. Kai reikia, žengi į priekį, kai reikia, užleidžia kelią. Neperžadėk, subalansuota. Visa tai tik sustiprina jūsų, kaip lyderio, poziciją.
Nuo 18 iki 24 taškų– Nebūkite pernelyg pasyvūs priimdami sprendimus. Tai tikrai neturės teigiamos įtakos jūsų veiklos rezultatams!
9.3. Testas „Ar reikia naudoti delegavimo metodus?
Norint nustatyti savo tinkamumą savarankiškam darbui, siūlome atsakyti į klausimus. Atsakymai vertinami taip: „taip“ – 1; „Man sunku atsakyti“ – 2; „ne“ – 3.
1. Ar turite pakankamai profesinių žinių pasirinktoje veiklos srityje?
2. Ar sugebate paskirstyti darbus tarp pavaldinių, svarbiausią palikdami sau?
3. Ar sugebėsite išspręsti įvairias valdymo problemas (užsakymų portfelio formavimas, atskirų produktų finansinės būklės ir pelningumo prognozavimas, racionalios darbo užmokesčio sistemos taikymas ir kt.)?
4. Ar visiškai pasitikite savimi ar tam tikrais klausimais kreipsitės į specialistų pagalbą?
5. Ar kontroliuosite užsakymų vykdymą?
6. Ar patikėsite savo pavaldiniams pasirinkti darbo atlikimo būdą?
7. Ar manote, kad pinigų leidimas aukštesnio lygio mokymams yra pelninga investicija?
8. Ar pakankamai aiškiai įsivaizduojate savo veiklą ateinančiais metais ar dvejiems?
9. Jei turite dalytis pajamomis su draugu ir partneriu, ar esate tikri, kad su juo palaikysite draugiškus santykius?
10. Ar tvirtai pažadėsite, jei nesate tikri, kad sugebėsite jį įvykdyti?
11. Ar jūsų artimieji ir draugai sutinka su jūsų ketinimais užsiimti verslumo ar vadybine veikla?
12. Ar sugebate didelio darbo krūvio metu skirti laiko ilgalaikėms problemoms apmąstyti?
13. Ar turite reikiamų lėšų naujam verslui atidaryti ar naujo tipo veiklai pradėti?
14. Ar užsirašote pastabas apie tai, ką planuojate veikti?
15. Ar planuojate savo darbo dieną?
16. Ar švęsite savo pavaldinių pasiekimus ar stengsitės jų nepastebėti?
17. Ar sugebi nuslėpti susierzinimą?
18. Ar klausėte panašių procedūrų atvejų?
19. Ar galite uždirbti didesnį pelną nei jūsų konkurentai?
20. Ar rinkdamasis savo įmonės teisinę formą išstudijavote mokesčių sistemą?
21. Ar atsižvelgiate į tai, kad verslo partneriai ne visada gali būti nuoširdūs?
Testo užduoties „Ar reikia naudoti delegavimo metodus?“ raktas
29 lentelė
Nuo 80 iki 124 taškų– drąsiai imkitės verslo savarankiškai;
Nuo 40 iki 80 taškų– Dar kartą pagalvokite, ar jūsų delegavimo įgūdžiai yra pakankamai išvystyti.
Nuo 40 taškų ar mažiau– Geriau pradėti verslą su atitinkamais padėjėjais.
9.4. Testas „Jūsų delegavimo stilius dirbant su dokumentais“
Delegavimas yra labai svarbi vadovo darbo dalis. Tačiau įgaliojimai turi būti deleguoti teisingai. Ši bandomoji užduotis padės nustatyti, kaip teisingai galite deleguoti įgaliojimus, naudodamiesi darbo su dokumentais pavyzdžiu.
Testas susideda iš 4 grupių, kurių kiekvienoje yra 3 klausimai. Atsakymas „visiškai sąžiningas“ vertas 3 balų; už atsakymą „galbūt teisinga“ – 2; už atsakymą „nelabai“ – 1; už atsakymą „visai ne“ – 0 balų. Apskaičiuokite savo taškus.
1 grupė
1. Kai turiu daug skubių darbų, dažnai naujus popierius atidedu į šalį.
2. Kai nesu per daug užsiėmęs kitais dalykais, didžiąją dalį dokumentų susitvarkau pats.
3. Aš asmeniškai rūšiuoju korespondenciją, nes niekas kitas negali su ja susitvarkyti, o neskaitytų popierių vaizdas mane nervina.
2 grupė
1. Turiu įveikti vidinį pasipriešinimą, kai pavedu pavaldiniui parengti svarbų dokumentą.
2. Didžiąją dalį dokumentacijos mažiau svarbiais klausimais rengia mano pavaldiniai.
3. Kreipiuosi į kitus pagalbos tik tada, kai darbo bėdų galimybė tampa labai reali.
3 grupė
1. Mane erzina, kad turiu gaišti laiką tvarkydama dokumentus, o kai esu užsiėmęs, popieriai nustumiami į šalį.
2. Nemanau, kad esu įpareigotas atsakyti į kiekvieną man skirtą popieriaus lapą.
3. Nemanau, kad oficialaus susirašinėjimo apimtis ir pobūdis atspindi mano darbo sėkmę ir pareigas organizacijoje.
4 grupė
1. Kai susiduriu su krizine situacija, neturiu pakankamai laiko perskaityti visus dokumentus.
2. Tik mintis būti atleistam gali priversti mane baigti rašyti tarnybinį pranešimą.
3. Visada turiu svarbesnių reikalų, todėl įprastą dokumentaciją atidedu į šalį.
Testo užduoties „Jūsų delegavimo stilius dirbant su dokumentais“ raktas
Jei 1 grupėje surinkote 7 ar daugiau taškų, tada greičiausiai esate „super atlikėjas“, todėl esate linkęs tvarkyti daugiau dokumentų nei reikia, per mažai apkraunant savo pavaldinius. Tiesa, kai kuriems aukščiausio lygio vadovams patinka jūsų nuolatinis darbas, tačiau „tikro tarno“ etiketė visiškai negarantuoja paaukštinimo ir pagarbos iš kolegų ir pavaldinių.
Jei 2 grupėje surinkote 7 ar daugiau taškų, tada greičiausiai esate „iššifruotojas“. Žinoma, pareigų delegavimas yra viena iš svarbiausių šiuolaikinio vadybos mokslo taisyklių, kuri gali gerokai palengvinti Jūsų darbą (žinoma, jei deleguosite teisingai). Žinoma, laikui bėgant įvaldysite delegavimo meną, tačiau geriau šį procesą sutrumpinti studijuojant literatūrą vadybos klausimais.
Jei 3 grupėje surinkote 7 ar daugiau taškų, Tai reiškia, kad turite „antibiurokrato“ bruožus ir esate linkęs nepaisyti dokumentų tvarkymo svarbos. Šie įpročiai gali brangiai kainuoti, jei jūsų organizacija turi daug dokumentų ir vertina tai. Todėl reikėtų persvarstyti savo požiūrį į „popierizmą“ arba ieškoti vietos organizacijoje, kur būtų mažiau popierizmo.
Jei 4 grupėje surinkote 7 ar daugiau taškų, Vadinasi, jumyse per daug „biurokratijos“ ir esate pasmerktas nuolat klausytis vadovų priekaištų dėl įvairių dokumentų vilkinimo. Jums gali padėti tik labiau diferencijuotas požiūris į gaunamus dokumentus ir platesnis delegavimo naudojimas.
Galiausiai, jei 4 grupėje surinkote 3 taškus ar mažiau, tada per daug uoliai elgiesi su popierizmu, pamiršdamas, kad yra svarbesnių reikalų, kuriems reikalingas tavo asmeninis buvimas.
Praktinė užduotis
1. Siekdami lavinti įgaliojimų delegavimo įgūdžius, pagal pateiktą pavyzdį užpildykite vadinamąjį nurodymų registrą, kuriame reikia įrašyti konkrečias užduotis (pagal ABC prioritetą), terminus ir kontrolės rezultatus.
2. Remdamiesi ištirta medžiaga „Įgaliojimų delegavimas“ ir medžiaga „Vadovo sekretorius“, sudarykite komercinės organizacijos vadovo sekretoriaus pareigybės aprašymą pagal šiuos skirsnius:
Departamento pavadinimas;
Darbo pavadinimas;
Išsilavinimo reikalavimai;
Darbo patirties reikalavimas;
Atliekamų funkcijų sąrašas;
Reikalavimai profesinėms savybėms;
Teisės ir pareigos.
9.5. Situacijos
1 situacija
Pas jus pokalbiui atėjo pavaldinys, kuriam nurodėte stebėti svarbaus sprendimo įgyvendinimą. Tvirtina, kad tuo pačiu metu su esama darbo vieta neturi laiko stebėti kitų žmonių veiklos ir reikalauja, kad už šį papildomą darbą jam būtų mokama priemoka. Tikrai žinote, kad pagrindinė šio darbuotojo veikla užima mažiau nei pusę viso jo darbo laiko. Tu:
a) sutikti su jo argumentais ir išmokėti premiją;
b) duokite jam dar kelis žmones, kurie jam padėtų, ir paskirstykite jiems premiją;
c) atmesti jo prašymą, kaip argumentą nurodydamas, kad jis nenusipelnė premijos;
d) patikėti savo darbą kitam darbuotojui.
Iš aukščiau pateiktų išsirinkite tinkamiausią sprendimą arba pasiūlykite savo.
2 situacija
Savo pavaldiniui – remonto organizacijos meistrui – patikėjote atsakomybę už jaunų darbuotojų mokymą. Norėdami tai padaryti, suteikėte jam tam tikras teises. Po kurio laiko praeidamas pro šalį nejučiomis tampi liudininku, kaip jis dirba su naujoku, ir pamatai, kad jis tai daro visiškai neteisingai. Ką tu darysi?
3 situacija
Yra svarbus dalykas, į kurį reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Ką darytumėte šioje situacijoje:
a) surasti darbuotoją, kuriam šis reikalas yra svarbiausias, ir paskirti jį atsakingą už vykdymą;
b) paskirti užduotį mažiau užimtam darbuotojui?
4 situacija
Užduotį patiki savo pavaldiniui, žinodamas, kad tik jis sugeba ją gerai atlikti. Tačiau staiga sužinai, kad jis perdavė užduotį kitam asmeniui, ir dėl to užduotis nebuvo atlikta laiku.
Pasišauki juos abu į savo kabinetą ir sakai:...
5 situacija
Jūs davėte nurodymą išspręsti problemą. Jūsų pavaldinys šio įsakymo neįvykdė, o problemą išsprendė kitomis priemonėmis. Jūs suprantate, kad jo sprendimas yra geresnis nei jūsų.
Ką turėtumėte daryti šioje situacijoje?
6 situacija
Jūsų tiesioginis viršininkas, aplenkdamas jus, duoda skubią užduotį jūsų pavaldiniui, kuris jau užsiėmęs jūsų svarbios užduoties atlikimu. Jūs ir jūsų viršininkas manote, kad jūsų užduotys yra skubios.
Pasirinkite jums tinkamiausią sprendimą:
a) nenuginčydamas viršininko pavedimo, griežtai laikysiuosi oficialios pavaldumo grandinės ir pakviesiu pavaldinį atidėti einamuosius darbus;
b) viskas priklauso nuo to, kiek man autoritetingas viršininkas;
c) išreikšiu pavaldiniui savo nesutikimą su viršininko užduotimi, įspėsiu, kad ateityje tokiose situacijose atšauksiu jam pavestas užduotis be mano sutikimo;
d) verslo interesais, pasiūlysiu pavaldiniui užbaigti pradėtus darbus.
7 situacija
Vienos didelės įmonės direktorius savo funkcijas perdavė pavaldiniui, kurios buvo tokios: pavaldinys turėjo vykti į svarbų susitikimą su užsakovu ir sudaryti labai svarbią sutartį. Direktorius buvo įsitikinęs šio darbuotojo kompetencija ir jo sugebėjimais, tačiau staiga direktorius sužino, kad pavaldinys buvo per daug uolus ir viską sugadino.
Direktorius jam paskambina ir sako: ...
8 situacija
Esate lyderis, kuris gana sėkmingai naudoja delegavimo būdus. Vienas iš jūsų pavaldinių viską daro pats, niekam nieko nepasitiki, todėl dažnai vėluoja darbe ir labai pavargsta.
Jūs pakviečiate jį į pokalbį, kuriame išsamiai ir įtikinamai pasakojate apie delegavimą ir paprašote išbandyti šį metodą, nurodydami jūsų aukštą našumą ir puikią kokybę.
Po mėnesio vyksta gamybinis susirinkimas, kuriame aptariami darbo rezultatai, ir paaiškėja, kad šios pavaldinės aikštelėje yra patys žemiausi rezultatai, nors anksčiau buvo atvirkščiai. Direktorius išreiškia nepasitenkinimą šiuo reikalu, į kurį pavaldinys atsako: „Tu pats man taip patarei“.
Valdymo kokybės gerinimas; Išsiplėtus vadovo vadybinių pareigų apimčiai, delegavimas tampa viena iš esminių priemonių, leidžiančių vadovui susidoroti su smarkiai išaugusiomis darbo apimtimis.
Atsakykite taip arba ne.
1. Ar tęsiate darbą pasibaigus darbo dienai?
2. Ar dirbate ilgiau nei jūsų darbuotojai?
3. Ar dažnai atliekate darbus kitiems, kuriuos jie galėtų lengvai susitvarkyti patys?
4. Ar galite rasti pavaldinį ar kolegą, kuris padėtų jums prireikus?
5. Ar jūsų kolega, pavaldinys (arba jūsų viršininkas) pakankamai gerai žino jūsų užduotis ir darbo sritį, kad pakeistų jus, jei išeitumėte iš darbo?
6. Ar turite pakankamai laiko planuoti savo užduotis ir veiklą?
7. Ar grįžus iš komandiruotės jūsų stalas būna netvarkingas?
8. Ar dirbate su kitais klausimais ir problemomis iš tos atsakomybės srities, kuri jums buvo paskirta prieš paskutinį paaukštinimą?
9. Ar dažnai turite atidėti svarbią užduotį, kad atliktumėte kitą?
10. Ar dažnai tenka skubėti laikytis svarbių terminų?
11. Ar švaistote laiką įprastiems darbams, kuriuos gali atlikti kiti?
12. Ar diktuojate daugumą savo atmintinių, susirašinėjimo ir ataskaitų?
13. Ar dažnai jūsų klausia apie užduotis, kurių neatliko jūsų pavaldiniai?
14. Ar turite pakankamai laiko visuomeninei ir reprezentacinei veiklai?
15. Ar stengiatės būti visur žinomi ir turėti informacijos apie viską?
16. Ar verta daugiau pastangų laikytis savo prioritetinių darbų sąrašo?
Testo „Įgaliojimų delegavimas“ raktai ir rezultatai
Suskaičiuokite teigiamų atsakymų skaičių.Iki 3 – įgaliojimus deleguojate puikiai!
4–7 – dar turite rezervų tobulėjimui ir delegavimui.
8 ir daugiau – atrodo, kad delegavimas jums yra rimta problema, kurios sprendimui turėtumėte teikti pirmenybę.
Testas „Ar galite duoti nurodymus? (7 min.)
Siūlomas testas skirtas nustatyti preliminarų ir dabartinį organizacinio ir administracinio valdymo metodų taikymo efektyvumo įsivertinimą.Lentelėje pažymėkite tas pozicijas, kurios jūsų požiūriu yra reikšmingiausios. Norėdami tai padaryti, pirmame stulpelyje šalia kiekvienos pozicijos įrašykite svarbos įvertinimą (B) penkių balų sistemoje. Įvertinę kiekvienos rekomendacijos svarbą, antrame stulpelyje pažymėkite penkių balų sistemą, atspindinčią jūsų šios rekomendacijos įgyvendinimą (IR).
Raktas į testą „Ar galite duoti įsakymus?
Iki 60 taškų – jūsų užsakymai yra neveiksmingi;
61-85 balai – Jūsų užsakymų efektyvumas yra patenkinamas;
86-92 taškai – duodi teisingus įsakymus;
93-100 taškų – jūsų užsakymai yra kompetentingi, teisingi ir labai efektyvūs.
Skaidrių demonstravimas ir trenerio komentarai 5 min
Vaizdo įrašas „Kodėl deleguoti įgaliojimus“ (8,15 min.)
http://www.youtube.com/watch?v=2hRcxbthlcI
Padalinkite grupę į pogrupius pagal galvosūkio principą.
Išdalinkite spalvotus kamuoliukus. Pratimas:
Naudokite žymeklį, kad ant jų įrašytumėte kredencialus:
Raudona – įgaliojimai, kurių negalima deleguoti
Mėlyna - įgaliojimus galima deleguoti, tačiau galutinis rezultatas turi būti kontroliuojamas ir pavaldinių veiksmai turi būti koordinuojami
Geltona – galios perduodamos amžinai, nereikia koordinuoti ir kontroliuoti.
Aptarkite grupių nuomones (7 minutės diskusijai)
Peno apmąstymams (SKAIDRĖS) „Sėkmė kito žmogaus rankomis: veiksmingas įgaliojimų perdavimas“
Vaizdo įrašas „Ką deleguoti“ (7,41 min.)
http://www.youtube.com/watch?v=AV34gmHx9vE&feature=channel
Žaidimas „Įgaliojimų delegavimas“ (5 min.)
Kviečiamas savanoris, jam duodama konteineris ir 3 rūšių įvairaus dydžio daiktai: pavyzdžiui, obuolys, riešutai ir razinos, ir pasiūloma įdėti į indą, pavyzdžiui, puodelį.
Procedūra. Treneris paprašo dalyvio sudėti daiktus į konteinerį. Dalyvis turi daryti taip: iš pradžių į puodelį įdėti obuolį, tada riešutus ir galiausiai razinas, ir viskas puikiai tinka.
Jei daiktai dedami kita tvarka, tada jie netiks, pasirodo, obuolius labai sunku sugrūsti į indą, pripildytą riešutų ir razinų: jiems neužtenka vietos. Analogija tokia: jūs, kaip vadovas, pirmiausia turite atlikti „stambias“ (svarbias) užduotis, o įprastines ir mažiau reikšmingas – perskirstyti. Bet jei vadovas imasi įprastų reikalų, tai svarbūs dalykai nebetilps į jo kasdienybę, o valdymo efektyvumas mažėja.
ABC analizė padeda suskirstyti dalykus į svarbius ir nesvarbius. Pagal jį užduotys skirstomos į tris kategorijas:
A – svarbiausios užduotys ir įgaliojimai: 15% visų užduočių atneša 65% viso indėlio, atsakomybė už jas tenka vadovui.
B - svarbios užduotys: 20% visų užduočių atneša 20% indėlio, gali būti deleguojamos pavaduotojams.
C – mažiau svarbios užduotys: 65% viso užduočių skaičiaus atneša 15% visos rezultato vertės. Šios užduotys gali būti deleguotos žemesniam lygiui.
Atvejo analizė (5 min. pasiruošimui + 10 diskusijoms): suskirstykite grupę į pogrupius pagal skirstymo į sezonus principą, kuriame yra dalyvių gimtadieniai. Suteikite grupėms užduotį: Prezidento rinkimai praėjo ir atrinktas kandidatas turėtų suformuoti vyriausybę, deleguodamas įgaliojimus valdyti įvairias sritis. Reikalaujama vizualizuoti valdžios struktūrą ir valdžių padalijimo principą.
Žaidimas „Babelio bokštas“ (3 min.)
■ Visų svarstomų planavimo lygių derinimas;
■ ugdyti gebėjimą efektyviai planuoti grupės darbą, plėtoti strategiją, taktiką ir veiklos valdymą;
■ komandinio darbo įgūdžių ugdymas, pareigų delegavimas ir paskirstymas;
■ kiekvieno komandos nario elgesio stiliaus atspindys;
■ nustatyti orientaciją į užduotį arba procesą ir vadovavimo stilių.
Procedūra. Dalyviai suskirstyti į 3 grupes, kiekviena komanda turi tą patį medžiagų komplektą (po 100 A4 lapų). Komandos skiria 3 minutes planuodami bokšto statymo veiklą, tada skiria 5 minutes jo statybai. Komanda, kuri pastatys aukščiausią bokštą ir tas bokštas išsilaikys ilgiau nei kiti, bus karūnuota nugalėtoja. Bokštai matuojami matavimo juostele. Tada aptariamos komandos kūrimo ir bendravimo strategijos.
Instrukcijos. „Dabar apie 10 minučių žaisime žaidimą Babelio bokštas. Legenda apie Babelio bokštą mums žinoma nuo vaikystės: „Žmonės nusprendė pastatyti miestą ir bokštą, aukštą kaip dangus, bet Dievas nusprendė sužlugdyti jų planą, maišydamas miesto planuotojų kalbas taip, kad jie nustojo vienas kitą suprasti. Grandiozinės statybos sustojo, mūrinis miestas ir bokštas virto griuvėsiais, o statybininkai išsibarstė po visą žemę.
Šiame žaidime turėsite galimybę pasistatyti savo „Babelio bokštus“, kurie turi stovėti ir nesugriūti. Norėdami tai padaryti, turėsite sujungti visus išnagrinėtus planavimo lygius ir pritaikyti juos darbui komandoje, taip pat rasti bendrą kalbą, kad galėtumėte veikti kaip viena komanda ir laimėti.
Taigi, dabar reikia pasiskirstyti į tris tiek pat žmonių komandas. Geriau vienytis pagal principą „su kuo mažiausiai bendravai“. Kiekvienai komandai duodu po 100 lapų. Tai medžiaga, iš kurios statysite bokštą. Darbui planuoti suteikiamos 3 minutės. Šiuo metu galite dirbti su lapais, tačiau baigus planavimą visi ruošiniai grįš į pradinę būseną, tai yra, jie bus išplėsti. Tada per 5 minutes pastatysite savo bokštus.
Laimės komanda, kurios bokštas bus aukščiausias ir statybos pabaigoje stovės ilgiau nei kiti.
Grupės diskusija. Treneris kiekvienai komandai užduoda klausimus:
■ Bendri žaidimo įspūdžiai? Ar esate patenkinti rezultatu?
■ Kokią bokšto statybos strategiją pasirinkote?
■ Ar buvo įmanoma tai įgyvendinti?
■ Kokie planavimo lygiai buvo įtraukti? Kaip jie pasireiškė?
■ Kaip komandoje pasiskirstė vaidmenys?
■ Ar buvo vadovas, kaip jis buvo nominuotas? Ką jis darė?
■ Kokios buvo padarytos klaidos, kurios būtų pakeistos per pakartojimą? (Tada analizuojama laimėjusios komandos strategija ir jos skirtumai nuo kitų komandų: kas leido joms tapti pirmomis.)
■ Ką galite perkelti iš žaidimo į savo darbą?
Mokytojas atkreipia dalyvių dėmesį į tai, kad ateityje įgytus įgūdžius jie galės perkelti planuodami savo skyriaus darbą. Be to, pokyčius sunku įgyvendinti vienam, tam reikia komandos ir gebėjimo efektyviai paskirstyti vaidmenis komandoje bei dirbti dėl bendro rezultato.
Apšilimas: žaidimas „Kartą jūra sujaudinta...“
Konkrečių situacijų aptarimas:
Paruoškite vadovui krepšį su skirtingomis situacijomis, kiekvienas turėtų ištraukti vieną ir per 60 sekundžių pagalvoti apie elgesį šioje situacijoje:
Konkrečios situacijos:
1 situacijaUžduotį patiki savo pavaldiniui, žinodamas, kad tik jis gali ją gerai atlikti. Tačiau staiga sužinai, kad jis perdavė užduotį kitam asmeniui, dėl to užduotis nebuvo atlikta laiku.
Jūs pakviečiate juos abu į savo biurą ir sakote: ____________
2 situacija
Jūs davėte nurodymą išspręsti problemą. Jūsų pavaldinys šio įsakymo neįvykdė, o problemą išsprendė savaip. Jūs suprantate, kad jo sprendimas yra geresnis nei jūsų.
Tu kalbi:__________________
3 situacija
Vadovas duoda pavaldiniui užduotį įsigyti tam tikros markės įrangą. Pavaldinys bando aiškinti, kad tokio tipo įrangos neapsimoka ir dėl kokios priežasties. Tačiau lyderis pateikia iš pažiūros įtikinamų savo sprendimo argumentų.
Po kurio laiko pavaldinio nuomonė patvirtinama, įranga išmontuojama. Vadovas paskambina savo pavaldiniui, kad išanalizuoti gedimo priežastį.
Ką atsakysite pavaldinio vietoje?
4 situacija
Jūsų tiesioginis viršininkas, aplenkdamas jus, duoda skubią užduotį jūsų pavaldiniui, kuris jau užsiėmęs jūsų svarbios užduoties atlikimu. Jūs ir jūsų viršininkas manote, kad jūsų užduotys yra skubios.
Pasirinkite jums tinkamiausią sprendimą:
a) nenuginčydamas viršininko pavedimo, griežtai laikysiuosi oficialios pavaldumo grandinės ir pakviesiu pavaldinį atidėti einamuosius darbus;
c) išreikšiu pavaldiniui savo nesutikimą su viršininko užduotimi, įspėsiu, kad ateityje tokiais atvejais atšauksiu jam pavestas užduotis be mano sutikimo;
d) verslo interesais, pasiūlysiu pavaldiniui užbaigti pradėtus darbus.
5 situacija
Siūlomi trys vadovo, duodančio nurodymus savo sekretoriui, veiksmų variantai. Kuris variantas, jūsų nuomone, yra geresnis ir kodėl?
1. Padiktuosiu tau laišką, kurį reikia išsiųsti šiandien.
2. Šiandien reikia nusiųsti laišką tokiam ir tokiam tiekėjui su tolimesne informacija apie... Ar galėtumėte parašyti laiško metmenis, kad trečią valandą galėtume kartu pažiūrėti?
3. Man reikia šiandien išsiųsti laišką klientui, kurį mačiau šįryt, su daugiau informacijos apie... Ar jūs tuo pasirūpinsite? Jei turite klausimų, aš pasiruošęs išklausyti.
6 situacija
Intensyviausiu gamybos programos užbaigimo laikotarpiu susirgo vienas iš jūsų komandos narių. Kiekvienas pavaldinys yra užsiėmęs savo darbu. Neatvykusio asmens darbas taip pat turi būti atliktas laiku. Ką daryti šioje situacijoje?
A. Pažiūrėsiu, kuris darbuotojas mažiau užsiėmęs, ir įsakysiu: „Pasiimk šį darbą ir padėsi jį užbaigti“.
B. Komandai pasiūlysiu: „Pagalvokime kartu, kaip išeiti iš šios situacijos“.
B. Prašysiu aktyvistų grupės narių išsakyti savo pasiūlymus, iš pradžių juos aptaręs su kolegomis, tada priimsiu sprendimą.
D. Paskambinsiu labiausiai patyrusiam ir patikimiausiam darbuotojui ir paprašysiu padėti komandai atliekant pravaikštos darbus.
7 situacija
Vadovas išsiunčia du darbuotojus į komandiruotę, tačiau vienas to daryti kategoriškai atsisako, motyvuodamas prastais tarpusavio santykiais.
Tu kalbi:__________________
8 situacija
Jūsų darbuotojas atsistatydinimo pareiškimą pateikė savo noru. Kai po dviejų dienų jo paklausi apie priežastis, jis atsako: „Nenorėčiau su jumis diskutuoti šiuo klausimu“.
Tu kalbi:__________________
9 situacija
Į jūsų vadovaujamą skyrių priimtas naujas darbuotojas. Dirba sąžiningai ir skoningai rengiasi. Psichiškai palyginę save su juo, darote išvadą, kad jūsų išvaizda palieka daug norimų rezultatų. Ir tada tarp jūsų pavaldinių pasklido pokštas apie jūsų kelnes ir švarko sukirpimą.
Kaip elgtis šioje situacijoje?
Apytikslis laikas: 90-100 minučių
Rezervas:
Atvejo analizė:
Maskvos srities administracijoje, vykdant savivaldybių reformą, rengiamasi sumažinti savivaldybės darbuotojų skaičių, todėl būtina parengti atestavimo ir kvalifikacijos egzaminų vykdymo programą, kad būtų nustatytas savivaldybės tinkamumas. darbuotojas už eitas pareigas. taikant įgaliojimų delegavimo principą, organizuoti darbo grupę ir paskirstyti mokymo pareigas.
Pogrupyje turėtų būti paskirstyti vadovų ir pavaldinių vaidmenys ir paskirstytos Programos rengimo užduotys.
Nustatyti vaidmenis skyriuje: viršininkas, 2 pavaduotojai ir 2-3 pavaldiniai, išdėstyti jų pareigybių aprašymus, parengti vadovo ir pavaldinių instrukcijų skyrius.
Verslo žaidimas „Vaidmenų pasiskirstymas“
Suburkite darbo grupę skirtingų kategorijų problemoms, kurias siūlo treneris, spręsti, taikydami vaidmenų paskirstymo techniką. Išanalizuokite savo patirtį.Norint organizuoti ir valdyti diskusijas, naudinga iš anksto paskirstyti vaidmenis keliems dalyviams: du žmonės gauna opozicijoje esančių žmonių vaidmenis, o trečiasis atlieka tarpinį vaidmenį. Tokių triadų gali būti keletas.
Vaidmenų triados, paskirstytos įvairiuose diskusijos etapuose:
1. Diskusijos dalyko suvokimas.
Vaidmuo: integratorius.
Veiksmai: suvokia diskusijos temą kaip visumą ir sukuria apie tai apibendrintą idėją.
Priemonės: apibendrinta informacija, bendrosios mokslinės sąvokos ir kategorijos, orientacija į problemos sprendimą kaip visumą.
Vaidmuo: analitikas.
Veiksmai: suvokia ypatingą diskusijos temos aspektą, sukuria detalų vienos jo pusės idėją.
Priemonės: specialios žinios, dėmesys bendros problemos sprendimui.
Vaidmuo: sistemų analitikas.
Veiksmai: tokie patys kaip integratoriaus ir analitiko, bet naudojami optimaliu santykiu.
Įrankiai: tokie patys kaip ir Integrator and Analyst, bet naudojami optimaliu santykiu.
2. Diskusijos temos analizė.
Vaidmuo: futuristas.
Veiksmai: papildo esamą informaciją prognozėmis, įveda diskusijos temą į ateities scenarijų, analizuoja pasekmes ir pasekmes ateičiai.
Priemonės: intuicija, vaizduotė, prognozavimo metodai.
Vaidmuo: istorikas.
Veiksmai: papildo turimą informaciją retrospektyvia analize, daro išvadas apie diskusijos temą iš praeities, nustato diskusijos dalyko kilmę, tęstinumą, istorinę reikšmę.
Priemonės: diskusijos dalyko istorijos ir raidos išmanymas.
Vaidmuo: sinchronizuotas žaidėjas.
Veiksmai: remiantis turima informacija, sukuria nesenstančią diskusijos temos idėją, apibūdina bendrą jo struktūrą.
Priemonės: funkcinė analizė, apibendrinta diskusijos temos idėja, kokia ji yra, buvo ir bus.
3. Diskusijos temos vertinimas.
Vaidmuo: Optimistas.
Veiksmai: perdėtai giria ir aukštai vertina diskusijos temą, yra linkęs į rizikingus skubotus veiksmus ir išvadas.
Priemonės: požiūris perdėti viską, kas teigiama, atsargumo stoka, rizikos ir pavojaus sumenkinimas.
Vaidmuo: Pesimistas.
Veiksmai: atsargiai vertina diskusijos temą, nelinkęs rizikuoti ir skubėti daryti galutines išvadas, prasčiausiai vertina naujas idėjas.
Priemonės: požiūris perdėti viską, kas neigiama, polinkis į ypatingą atsargumą.
Vaidmuo: Realistas.
Veiksmai: realus visų diskusijos temos komponentų įvertinimas, rizikos pasvėrimas.
Priemonės: nuostatos, leidžiančios nepapulti į kraštutinius vertinimus, metodų, leidžiančių kompensuoti galimus neigiamus apreiškimus, įvaldymas.
4. Sprendimų priėmimas.
Vaidmuo: Kritikas.
Veiksmai: apibendrina diskusijos dalyko trūkumus ir suformuluoja sprendimą „prieš“ naujai idėjai, meta kaltinimą.
Gynimo priemonės: išvada iš trūkumų, jų priežasčių ir pasekmių analizės.
Vaidmuo: gynėjas.
Veiksmai: apibendrina nuopelnus ir suformuluoja naujai idėjai palankų sprendimą, atmeta kaltinimus.
Priemonės: privalumų, jų priežasčių ir pasekmių analizės išvada.
Vaidmuo: teisėjas.
Veiksmai: apibendrina privalumus ir trūkumus, jei įmanoma, kompensuoja trūkumus privalumais ir priima sprendimą.
Priemonės: privalumų ir trūkumų struktūrų derinimo būdai.
1. Su kokiais sunkumais gali susidurti vadovas, diegdamas vaidmenų paskirstymo metodiką?
2. Kokias strategijas galima sukurti kovojant su destruktyviais konfliktais?
Apibendrinant. Trumpos mokymų išvados.
Zarenkovas V.A. Sankt Peterburgo departamentas, 2010 m.
Mazur I.I., Shapiro V.D., Olderogge N.G., Polkovnikov A.V. Projektų valdymas. M.: 2009 m.
Ivasenko A.G., Nikonova Ya.I., Karakavin M.V. Projektų valdymas - Sankt Peterburgas: Petras. 2009 m.
Lokir K., D. Gordon Projektų valdymas. Aukštojo meistriškumo etapai.- M.: Leidykla: Grevtsov leidykla, 2008, 352 p.
Matveeva L.G., Nikitaeva A.Yu., Fiskov D.A., Chepanov E.F. Projektų valdymas – Sankt Peterburgas: Petras, 2009 m.
Nikitenko O.V., Bortnik E.M. Projektų valdymas ne pelno organizacijose.- M.: Katalaksi, 2008 m.
Novikovas D.A. Projektų valdymas. Organizaciniai mechanizmai.- M.: Os-89, 2008.
Prosvetovas G.I. Projektų valdymas. Problemos ir sprendimai.- M.: Tandemas, 2008.
Romanova M.V. Projektų valdymas.- M.: Vienybė, 2010 m.
Satunina A.E., Sysoeva L.A. Įmonės korporatyvinės informacinės sistemos projektų valdymas - M.: Progresas, 2009 m.
Projektų valdymas mechanikos inžinerijoje.- M.: Primes, 2010 m.
Svarų V.N. Projektų valdymo įmonėje pagrindai.- M.: Praktika, 2011 m.
Harper-Smith P., Derry S. Projektų valdymas - M.: Infra-M, 2011 m.
http://www.ecoline.ru
http://www.projectmanajement. ru
http://www. konsultantas ru
http://www.e2000.kyiv.org
Pagrindinės sąvokos: projektas, projektų valdymas. Projektų valdymo sistemos vaizdas.
2. Projekto tikslai ir strategijos. Projekto tikslų ir uždavinių santykis.
3. Projekto struktūros. Projekto struktūrinio skaidymo principai.
4. Projekto gyvavimo ciklas ir etapai. Projekto gyvavimo ciklų veislės ir pavyzdžiai.
5. Darbo sudėtis ir turinys pagrindinėse projekto gyvavimo ciklo fazėse.
6. Projekto aplinka. Vidinė projekto aplinka. Aplinkos įtaka įvairių tipų projektams.
7. Projekto dalyviai. Pagrindinių dalyvių vaidmuo ir funkcijos.
8. Projekto komanda. Pagrindinės projekto komandos užduotys. Projekto komandos formavimas ir tobulinimas.
9. Projekto vadovas. Šiuolaikiniai reikalavimai projektų vadovui. Projektų vadovo kvalifikacija ir atestavimas.
10.Valdymas ir lyderystė. Vadovavimo stiliai. Vadovavimo stiliai. Skirtumas tarp valdymo ir vadovavimo.
11.Projekto organizacinės struktūros. Organizacinių struktūrų tipai: funkcinė, projektinė, matricinė, mišri.
12.Standartai ir normos. Standartai ir normos kaip projekto dalyvių sąveikos pagrindas. Dabartinių UE standartų pavyzdžiai.
13. Informacinės technologijos projekte. Programinės įrangos įrankiai projektams valdyti.
14. Į projektus orientuotas valdymas. Į projektus orientuotą valdymą naudojančių organizacijų tipai ir tipai.
15. Projektų valdymo taikymas. Projektų valdymo įvaldymas ir naudojimas organizacijoje. Projektų valdymo ypatybės šiuolaikinėmis Rusijos sąlygomis.
16. Projektų valdymo proceso etapai. Pagrindiniai uždaviniai, sprendžiami skirtinguose projektų valdymo etapuose.
17.Projekto srities valdymas.
18. Projekto valdymas pagal laiko parametrus.
19. Projekto kaina ir finansų valdymas.
20.Kokybės valdymas projekte. ISO-9000 šeimos projektų valdymo kokybės standartai.
21. Rizikos valdymas projekte.
22. Personalo valdymas projekte.
23.Apsaugos valdymas projekte.
24. Prekių ir sutarčių valdymas projekte.
25.Pakeitimų projekte valdymas.
26. Projektų valdymo istorija ir raidos tendencijos.
27.Projektų valdymas užsienyje. PM kaip ypatinga profesinės veiklos sritis. Sertifikavimo sistemos.
28. Projektų valdymas Rusijoje. Rusijos projektų valdymo asociacija. Projektų valdymo plėtros tikslai ir perspektyvos.
Testo užduotys
Pasirinkite vieną ar daugiau teisingų atsakymų:
1 variantas
1. Visos toliau nurodytos situacijos yra projektais pagrįstos organizacinės struktūros pranašumai, IŠSKYRUS:
A. Projekto vadovas visapusiškai kontroliuoja projektą.
B. Įranga ir žmonės integruojami per projektus. +
C. Sumažėjo ryšio linijų.
D. Darbas komandoje ir priklausymo jausmas.
E. Komandos nariai atsiskaito vienam vadovui.
2. Kuris iš šių veiksnių NĖRA matricinės projektų valdymo struktūros pranašumas?
A. Išplėstas funkcinių padalinių ryšys
B. iki minimumo sumažinamas išteklių dubliavimas
C. Sutariama dėl politikos organizacijoje
D. Yra dvi vadovų grupės – funkciniai ir administraciniai vadovai +
E. komandos narių lyderiai turi funkcines sritis po projekto sukūrimo
3. Kurie iš šių rodiklių domina projektų valdymą?
2. Kaina
3. IŠTEKLIŲ GALIMYBĖ.
A. tik 1.
B. TIK 2.
C. TIK 3.
Tik D.1 ir 2. E.1, 2 ir 3.
4. Kad projekto kritinis kelias būtų efektyviausias, projekto veiklos arba užduotys turi būti:
A. Aiškiai išreikšta.
B. Nepriklausomas.
C. Tvarkingas.
E. Visa tai, kas išdėstyta aukščiau.
5. Ankstyvas užbaigimo laikas yra:
A. Ankstesnis galimas darbo pradžios laikas.
B. Ankstyviausias pradžios laikas ir užbaigimo laikas.
C. Paskutinis darbo užbaigimo laikas be laisvo laiko.
D. Ankstyviausias veiklos laikas atėmus veiklos laiką.
E. Vėliausias pradžios laikas atėmus užbaigimo laiką.
6. Projekto kritinį kelią galima apibūdinti taip:
A. Kiekvienos projekto užduoties laikas yra lygus nuliui.
B. Veiklos grandinė (startas-finišas) trunka ilgiausią.
C. Ankstyvos pradžios ir ankstyvos pabaigos datos visada yra vienodos kiekvienai kritinio kelio veiklai.
D. Norėdami sutrumpinti projekto trukmę, turite sumažinti užduoties kritinio kelio trukmę.
E. Nė vienas iš aukščiau paminėtų dalykų nėra teisingas.
7. Jums pavesta vadovauti projektui, apimančiam 100 darbuotojų, ir naujos mašinos, panašios į dabartinį produktą, kūrimo projektą, kuris bus dvigubai efektyvesnis ir mažesnėmis sąnaudomis. Numatoma projekto trukmė – dveji metai. Jūs nesate visiškai tikri, kiek laiko reikia šiam projektui užbaigti. e Kokią projektų valdymo techniką naudosite šioje situacijoje?
A. MUT su vienkartiniu įvertinimu
C. MUT su trimis vertinimo laikais
D. GANTTO diagrama
E. Veiks bet kokia aukščiau paminėta technologija.
8. Kuris iš šių veiksnių yra pagrindinis projektų valdymo matricinio metodo trūkumas?
A. Už sėkmingą projekto užbaigimą atsako vienas projekto vadovas.
B. Komandos nariai turėtų palikti savo funkcines pareigas įmonėje ir siekti tik karjeros projektų valdymo sistemoje.
C. Funkcinių pareigų santykiai yra griežtai apibrėžti.
D. Projekto komandos nariai atsiskaito dviem vadovams tuo pačiu metu, sukurdami galimybes potencialiam konfliktui.
E. Daugelio apmokytų darbuotojų funkcinių žinių derinys gali pasiūlyti sinergetinius kylančių problemų sprendimus.
9. Ankstyvas užbaigimo laikas yra:
A. Ankstesnis galimas veiklos pradžios laikas.
B. Ankstyviausias pradžios laikas ir veiklos pabaigos laikas.
C. Paskutinis užbaigimo laikas.
2 variantas
Pasirinkite teisingą atsakymą į klausimą ir apibraukite jį.
1. Ką reiškia investicinis projektas kaip socialinė ir ekonominė sistema?
Verslas, veikla, renginys, apimantis veiksmų komplekso įgyvendinimą, užtikrinantį tam tikrų tikslų pasiekimą.
Verslo renginys, darbas, projektas.
Organizacinių, teisinių, atsiskaitymo ir finansinių dokumentų, reikalingų bet kokiems veiksmams atlikti arba juos aprašančių, sistema.
Priemonių (techninių, organizacinių ir kt.) visuma, skirta tam tikriems (ekonominiams, socialiniams, aplinkosauginiams ir kt.) tikslams pasiekti ir jiems įgyvendinti reikia panaudoti kapitalo išteklius.
2. Kokiomis principų grupėmis turėtų būti vadovaujamasi investicinių projektų vertinimo metodais?
Metodinė.
Metodinė ir metodinė.
Metodinė, metodinė, operatyvinė.
3. Koks yra investicinio projekto gyvavimo ciklas?
Projekto veiklų trukmė nuo idėjos sukūrimo iki visiško jos įgyvendinimo.
Laiko intervalas, apibūdinantis šio projekto darbo trukmę.
4. Ką apima projekto gyvavimo ciklas?
1) Etapai ir etapai.
Etapai.
Fazės, etapai ir etapai.
5. Kuriuo projekto gyvavimo ciklo laikotarpiu skaičiuojamas projekto komercinis efektyvumas?
1) Priešinvestavimo etape.
2) Investavimo etape.
3) Veiklos lygmeniu.
4) Visiems.
6. Komercinis projekto efektyvumas yra:
Projekto įgyvendinimo galimybė jo iniciatorių požiūriu.
Šio projekto įgyvendinimo pelningumas socialinių ir ekonominių problemų sprendimo požiūriu.
Projektų įgyvendinimo efektyvumas įvairių lygių biudžetų požiūriu.
7. Kuriems projekto gyvavimo ciklo laikotarpiams taikoma projekto valdymo problema?
1) Išankstinė investicija.
Išankstinė investicija, investicija ir eksploatacija.
Investicijų ir veiklos. Projektų klasifikacija.
8. Sąvoka „projekto patrauklumas investicijoms“ taikoma:
projekto iniciatorių interesai ir tikslai;
trumpalaikiai ir ilgalaikiai investuotojo tikslai;
regionų, kuriuose veikia projektą inicijuojanti įmonė, administracijos;
5
) visa tai, kas išdėstyta aukščiau.
9. Kokie yra projektų komercinio efektyvumo kiekybinio įvertinimo metodai?
1) Vidinės grąžos normos metodas.
2) grynosios dabartinės vertės metodas,
Grąžinimo laikotarpio metodas.
Visa tai, kas išdėstyta aukščiau.
10. Kokia būtina sąlyga pasirenkant projektą finansuoti?
Reikalavimas NPV j >0.
Reikalavimas NPV j = 0/
Reikalavimas NPV j – maksimalus NPV j bet kuriam k (projekto variantas).
Reikalavimas NPV j (=) max NPV j - E j, kur E j yra j-ojo projekto dalyvio koncesija.
11. Kad projektas būtų veiksmingas investuotojui, diskonto norma turi būti:
lygi indėlio palūkanų normai;
3) mažesnė už indėlio palūkanų normą.
12. Kalbant apie realių pinigų srautų sąvoką, apskaičiuojami šie įverčiai:
investicijų grąžos laikotarpis;
pelningumo indeksas ir atsipirkimo laikotarpis;
diskontuotas atsipirkimo laikotarpis;
reikalaujama grąžos norma.
13. Finansinės įplaukos apima:
apmokėtas įstatinis kapitalas, dotacijos, ilgalaikės ir vidutinės trukmės paskolos, pilnas paskolų grąžinimas, mokėtinų sumų padidėjimas, realių pinigų nutekėjimas, pagrindinio kapitalo (investicijų) padidėjimas, grynojo apyvartinio kapitalo padidėjimas, pardavimo pajamos ilgalaikio turto, išmokėti dividendai;
apmokėtas įstatinis kapitalas, dotacijos, ilgalaikės ir vidutinės trukmės paskolos, pilnas paskolų grąžinimas, mokėtinų sumų padidėjimas, realių pinigų veiklos nutekėjimas, pagrindinio kapitalo (investicijų) padidinimas, grynojo apyvartinio kapitalo didinimas;
visa tai, kas paminėta aukščiau.
14. Finansiniai nutekėjimai apima:
išmokėti dividendai, akcijų supirkimas, sumokėtos paskolos palūkanos, mokėtinų sumų sumažinimas, pajamos pardavus pagrindinį turtą, likvidacinės vertės gavimas, pajamos iš pardavimo, pajamos iš grynojo apyvartinio kapitalo sumažinimo, realios grynųjų pinigų įplaukos iš veiklos,
apmokėtas įstatinis kapitalas, dotacijos, ilgalaikės ir vidutinės trukmės paskolos, pilnas paskolų grąžinimas, mokėtinų sumų padidėjimas, realių pinigų veiklos nutekėjimas, pagrindinio kapitalo (investicijų) padidinimas, grynojo apyvartinio kapitalo didinimas;
15. Verslo planas yra toks:
investicinio projekto dalis;
investicinio projekto galimybių studija;
dokumentas, parengtas nepriklausomai nuo investicinio projekto rengimo.
16. Verslo plano struktūra turi apimti:
finansinis planas;
organizacinis planas:
gamybos ir finansinis planas:
gamybos ir organizacinis planas;
rinkodaros planas;
visi išvardyti skyriai.
17. Kaip pritraukti užsienio investuotoją?
Parengti investicinį projektą pagal tarptautinius metodus.
Pateikti investicinį projektą, kuriame atsižvelgiama į konkretaus investuotojo reikalavimus ir konkrečias sąlygas, kuriomis tikimasi projektą įgyvendinti.
Pasiūlykite potencialiam investuotojui pradines projekto patalpas ir idėją, kad vėliau pats investuotojas jį įvertintų ir analizuotų.
Daugeliui pradedančiųjų vadovų įgaliojimų perdavimas pavaldiniams tampa rimtu iššūkiu. To priežastis – vadovų įprotis darbą atlikti patiems ir įsitikinimas, kad niekas kitas geriau nei jie patys nesusidoros su užduotimi. Kaip išmokti teisingai deleguoti užduotis ir pasirinkti atlikėjus? Kaip reikėtų elgtis krizinėse situacijose? Kaip pasitikrinti – ar teisingai duodate nurodymus? Apie tai sužinosite mūsų šiandieniniame straipsnyje.
Neįmanoma visko padaryti pačiam
Trokštantys lyderiai turi pripažinti šį faktą. Juk skyriaus ar organizacijos sėkmė tiesiogiai priklauso nuo asmeninio kiekvieno darbuotojo indėlio į bendrą reikalą. Leiskite žmonėms patiems pasirinkti būdus, kaip išspręsti jiems paskirtą problemą. Atsispirkite norui įsitraukti ir užbaigti tai, ką pradėjo jūsų darbuotojas. Galbūt užduotis nebus atlikta taip greitai, kaip norėtųsi, ir teks palaukti papildomą valandą, kol ją atliks pavaldinys. Tačiau šią valandą daugiau nei kompensuosite ateityje, kai žmonės, įgiję reikiamos patirties, patys efektyviai susidoros su panašiomis užduotimis.
Pačioje vadovavimo pradžioje pasistenkite daugiau sužinoti apie savo pavaldinius. Paprašykite jų atsakyti į klausimą, koks darbas jiems teikia didžiausią pasitenkinimą. Pakvieskite kiekvieną iš jų sudaryti funkcinių pareigų, kurias jie norėtų atlikti, pageidavimų sąrašą. Išsiaiškinkite jų talentus, sugebėjimus ir pomėgius. Tai žinant, ateityje nereikės spėlioti, kam duoti tą ar kitą užduotį. Šią informaciją efektyviai panaudosite spręsdami įvairias problemas, duodami įsakymus labiausiai motyvuotiems darbuotojams. Tobulinkite savo pavaldinius kiekvieną kartą skirdami jiems vis sudėtingesnes ir atsakingesnes užduotis. Taip palaipsniui sumažinsite kontrolės intensyvumą ir supaprastinsite paaiškinimų bei delegavimo procesą.
Gebėjimas duoti nurodymus
Kaip greitai ir efektyviai jūsų darbuotojai atliks jiems pavestas užduotis, priklauso nuo to, kaip jūs, kaip vadovas, įvaldysite gebėjimą duoti nurodymus. Pradedantieji vadovai dažnai daro klaidas delegavimo procese; pažvelkime į penkias dažniausiai pasitaikančias klaidas.
1. Užsakymai duodami skrendant. Kad jūsų nurodymai būtų išgirsti ir suprasti, neturėtumėte apie juos kalbėti skubėdami ir nedelsdami išeiti. Dėl to jūsų darbuotojai supainioja, nežino, nuo ko pradėti ir kaip atlikti užduotį. Turite atsiminti, kad daugumai jų reikia daugiau laiko suprasti ir suprasti jūsų nurodymus. Jei žmonėms nesuteikiama galimybė pagalvoti apie vadovo įsakymą ir užduoti aiškinamuosius klausimus, klaidų ir vėlavimo jų darbe tikimybė išauga daug kartų. Be to, tokioje situacijoje darbuotojai gali jausti niekinantį požiūrį į save ir menką atliekamos užduoties svarbą, o tai taip pat nedidins jų entuziazmo.
2. Improvizacija. Jei neturite aiškaus supratimo, ką tiksliai darbuotojas turėtų daryti, nemėginkite duoti nurodymų, tuo pat metu garsiai apžvelgdami įvairius siūlomų sprendimų variantus. Iš anksto nustatyti visus galimus sunkumus, aiškiai apibrėžti užduoties atlikimo tikslą ir būdus. Viskas turi būti labai aišku ir suprantama. Priešingu atveju jūsų pavaldiniai susimąstys, ką tiksliai turėjote omenyje. Nesusipratimai visada sukelia problemų vykdant instrukcijas.
3. Keli pakartojimai. Vadovas neturėtų kartoti savo įsakymo daug kartų. Galite manyti, kad tiesiog sutelkiate darbuotojų dėmesį į pagrindinius dalykus, o jie jausis, kad su jais elgiamasi kaip su mažais vaikais, nesuvokiančiais akivaizdžios reikalų padėties. Vieną kartą išsakykite įsakymą ir paprašykite darbuotojų dar kartą pasikalbėti su jumis arba tiksliai pasakyti, kaip jie tai vykdys, kad įsitikintumėte, jog teisingai suprantate vienas kitą. Atminkite, kad nuolaidžiaujančiu tonu duoti nurodymai gali prieš jus nukreipti visą personalą. Tokiu atveju žmonės daugiau energijos skirs skųsdamiesi jūsų bendravimo stiliumi, nei suprasdami jūsų žodžių esmę. Duokite įsakymus tikėdami, kad jūsų pavaldiniai yra protingi, gabūs ir gali jus puikiai suprasti.
4. Dialogo trūkumas. Patyrę vadovai žino, kad yra kategorija žmonių, kuriems sunku pripažinti, kad jie kažko nesupranta. Užuot tai pripažinę, jie tyliai linkčioja galvomis, aktyviai demonstruodami, kad jiems viskas aišku. Neignoruokite tokių akimirkų. Skirkite pakankamai laiko dialogui su darbuotoju, kad įsitikintumėte, jog jis teisingai suprato jūsų nurodymus, užduokite jam patikslinančius klausimus, duokite reikiamus patarimus ir pokalbio metu įvertinkite jo galimybes sėkmingai atlikti užduotį.
5. Neaiškūs terminai. Retais atvejais vadovas, duodamas užsakymą, gali sau leisti pasakyti darbuotojui: „Daryk tai tada, kai tau patogu“. Paprastai kiekviena užduotis turi savo terminus. Nurodykite darbuotojui konkrečią užbaigimo datą.
Turėkite omenyje, kad kasdieninio darbo krūvio sąlygomis tokią formuluotę kaip: „Šis užsakymas turi būti įvykdytas per du mėnesius, pradedant nuo šiandien“, žmonės suvokia kaip laiku nutolusią užduotį, kurios sprendimas atitinkamai gali būti atidėtas. Teisingiau būtų nustatyti konkrečias datas, kada darbuotojui reikia pradėti ir baigti darbą. Galite pasakyti: „Šis darbas turi būti baigtas iki lapkričio 1 d. Šiandien yra rugsėjo 5 d. Pateikite man grafiką, kuriame būtų nurodytos tyrimų pradžios, ataskaitų rengimo datos, taip pat galutinis darbų planas“. Stebėti tarpinius rezultatus ir bendrą pavaldinių veiksmų eigą.
Į delegavimo procesą žiūrėkite kaip į galimybę užmegzti glaudesnius ryšius su savo darbuotojais. Pasikalbėkite su jais apie užduočių svarbą, kaip jas atlikti ir planuojamus veiksmus. Žinoma, tam reikia papildomo laiko, tačiau visos jūsų pastangos ateityje atsipirks daug kartų.
Atidžiai rinkitės atlikėjus
Vienas iš svarbių efektyvaus vadovavimo aspektų yra tinkamo žmogaus pasirinkimas. Pradedantieji vadovai dažnai yra įsitikinę, kad jiems paskirta užduotis yra tokia lengva, kad su ja gali susidoroti bet kas. Tada jį įgyvendinti paskiriami visiškai atsitiktiniai žmonės. Tačiau kiekvienas darbuotojas savo darbe turi savo stipriąsias ir silpnąsias puses. Ir svarbu, kad kiekvienai konkrečiai užduočiai būtų galima pasirinkti geriausią atlikėją.
Yra du pasirinkimo būdai – pasyvus ir aktyvus. Naudodami pasyvų požiūrį, užduotį deleguojate darbuotojui, kuris praeityje turi reikiamų žinių, įgūdžių ir panašios patirties. Aktyvus požiūris apima labiausiai motyvuoto asmens pasirinkimą atlikti užduotį, neatsižvelgiant į jo ankstesnę patirtį, įgūdžius ir žinias. Tokiu atveju užduoties įvykdymas gali pareikalauti daugiau laiko, dažnesnio atlikėjo veiksmų stebėjimo, papildomų vadovo konsultacijų.
Jei kalbame apie sudėtingą ir atsakingą užduotį, geriau ją deleguoti „mąstančiam“ pavaldiniui, tai yra žmogui, gebančiam visapusiškai suvokti užduotį, suprasti jos įgyvendinimo prasmę ir kaip tai paveiks užduotį. likusius įmonės procesus ateityje. Toks darbuotojas visada galės priimti teisingą, o prireikus ir alternatyvų sprendimą bei gauti norimą rezultatą.
Delegavus užduotį, paklauskite pavaldinio, kaip jis planuoja ją atlikti, atidžiai išklausykite jo pasiūlymus dėl optimalių sprendimų, sveikinkite iniciatyvą ir paskatinkite siūlyti pagrįstų alternatyvų.
Krizių valdymas
Pradedantieji vadovai dažnai nesiryžta duoti įsakymų savo pavaldiniams, bijodami, kad jų nurodymai nebus įvykdyti. Tačiau tai yra faktas, su kuriuo reikia susitaikyti – kai kurie užsakymai tikrai nevykdomi. To priežastis gali būti klaidos, kilusios dėl vadovo ir pavaldinio nesusipratimų, svarbių smulkmenų praleidimo darbe ar resursų stokos. Visa tai neleidžia atlikti užduoties tinkama forma ir laiku.
Esant tokiai situacijai, dalis vadovų visus pavaldinių trūkumus pradeda taisyti patys. Tačiau tai nėra priežastis viską daryti patiems. Visų pirma, reikia išsiaiškinti, kas tiksliai sukėlė darbo sutrikimą – ar tai buvo neatsargus užduoties paaiškinimas, ar prastas koordinavimas. O gal pavaldiniai neturėjo pakankamai reikiamų įgūdžių, žinių ar įgaliojimų sėkmingai tai įgyvendinti.
Tai, kaip vadovas susidoros su iškylančiais sunkumais, iš esmės nulems darbuotojų požiūrį į tolimesnius jo įsakymus. Jei parodysite susierzinimą, jūsų pavaldiniai nedrįs taikyti naujų, alternatyvių problemų sprendimo būdų ir nerizikuos gerindami esamus rezultatus. Jie pradės nuo jūsų slėpti neigiamus faktus ir apsimesti, kad viskas gerai. Ir tai gali dar labiau apsunkinti situaciją. Juk visada geriau apie problemas žinoti iš anksto, kai dar galima imtis taisomųjų veiksmų.
Jei reaguosite racionaliai, santūriai ir ramiai, galite įtikinti darbuotojus, kad jų klaidingi skaičiavimai ir klaidos negali pakenkti jūsų santykiams ir jie gali su jumis drąsiai pasidalinti net rimčiausiomis problemomis. Šios taisyklės padės efektyviai veikti krizinėse situacijose:
- Susikoncentruokite į sprendimų ieškojimą. Nekaltinkite nieko; sutelkus dėmesį į problemą, ji dar labiau pablogės. Surinkite visus faktus ir įsitikinkite, kad suprantate to, kas nutiko, priežastis. Net jei žinote, kad jūsų darbuotojas nesusidorojo su užduotimi, nereikškite savo nusivylimo pernelyg piktai ir nedarykite skubotų sprendimų. Sutelkite dėmesį į klausimą, kaip išeiti iš situacijos, skatindami pavaldinį diskutuoti ir kartu ieškoti galimų sprendimų.
- Išlaikykite ramybę. Kai kurie lyderiai nesėkmes gali priimti pernelyg skausmingai. Tokios frazės kaip: „Kodėl aš to nepadariau pats? arba „Aš žinojau, kad tavimi negalima pasitikėti! reikš, kad tu pralaimi. Nepasiduokite pykčio priepuoliams ir savęs plakimui – tai tik apsunkins situaciją. Net jei jūsų bandymas deleguoti nepavyks, pabandykite ištaisyti situaciją.
- Analizuoti. Duokite sau kelias dienas nusiraminti ir susitvarkyti mintis po nesėkmės. Tada analizuokite. Stenkitės pasimokyti naudingos pamokos iš klaidų, kurias padarėte deleguodami užduotį, ir darbuotojų praleidimų, padarytų ją įgyvendinant. Atlikite tai objektyviai ir nešališkai, atidžiai rinkdami visus faktus, reikalingus gedimo priežastims nustatyti. Aptarkite juos su savo pavaldiniais, ramiai paaiškindami, kad jūsų pagrindinis tikslas yra išanalizuoti problemą ir pasisemti reikiamos patirties. Nenusiminkite, jei kas nors negerai. Svarbiausia yra imtis bent kelių konkrečių žingsnių situacijai pagerinti.
Žemiau pateiktas testas padės nustatyti, kaip išvystytas jūsų gebėjimas deleguoti užduotis, taip pat padaryti reikiamas išvadas ir apibūdinti konkrečius veiksmus situacijai pagerinti.
Testas „Ar teisingai deleguojate užduotis?
Pateikite atsakymus į kiekvieną klausimą („taip“ arba „ne“). Esant keletui „įdėtų“ klausimų, atsakyti „taip“ galima tik tuo atveju, jei atsakymas į visus „įdėtus“ klausimus yra teigiamas. Padarykite reikiamas pastabas tiesiai ant testo ir užrašykite visas kilusias idėjas ant atskiro tuščio popieriaus lapo. Neskubėk. Atsakykite į visus klausimus. Jei negalite atsakyti į klausimą ir žinote, atsakykite „ne“. Sėkmės!
- Ar aiškiai žinote, ką tiksliai norite deleguoti? Koks turėtų būti rezultatas? (Ne visai)
- Ar konkrečiai keliate tikslą: ką tiksliai turėtų daryti pavaldinys ir kokio rezultato jis turėtų pasiekti? Ar šis tikslas aiškus pavaldiniui? Ar jis tai supranta taip pat, kaip jūs? (Ne visai)
- Ar tikslas (užduotis) išmatuojamas? Ar pavyks išmatuoti tikslo pasiekimą? Ar galėsite išmatuoti pažangą siekiant savo tikslo? Ar darbuotojas galės pats pamatuoti šiuos rezultatus ir progresuoti? (Ne visai)
- Ar šis darbuotojas gali atlikti užduotį per nurodytą laiką? Ar buvo atsižvelgta į visus veiksnius, turinčius įtakos jo įgyvendinamumui? Ar gautas darbuotojo sutikimas atlikti užduotį? (Ne visai)
- Ar darbuotojui aišku, kaip ši užduotis įsilieja į įmonės planų ir tikslų sistemą? Kaip tai susiję su kitomis užduotimis ir kodėl ji atliekama? (Ne visai)
- Ar yra aiškūs užduoties atlikimo terminai? Ataskaitų teikimo/stebėjimo terminai? (Ne visai)
- Ar darbuotojas motyvuotas atlikti užduotį? Ar ši užduotis jam svarbi? (Ne visai)
- Ar darbuotojas gavo visus išteklius, reikalingus užduočiai atlikti? Ar buvo sudarytos būtinos darbo sąlygos? (Ne visai)
- Ar darbuotojas supranta, kas dar dalyvauja šioje užduotyje (kas aprūpina „žaliava“, kas kontroliuoja, kas gali padėti ir pan.)? Jei deleguotas į grupę/komandą, ar yra vienas atsakingas asmuo? Ar atlikėjas/atlikėjai turi reikiamų žinių, įgūdžių, gebėjimų, gebėjimų ir autoriteto atlikti? (Ne visai)
- Ar darbuotojas supranta bendrą įmonės „didįjį paveikslą“, o ne tik savo darbo dalį? (Ne visai)
- Ar kas nors (taip pat ir pats atlikėjas) kontroliuoja užduoties atlikimą ir rezultato pasiekimą? (Ne visai)
- Ar skirdami užduotis (bent iš dalies) deleguojate atitinkamą teigiamą ir neigiamą atsakomybę už rezultatus? (Ne visai)
- Ar pavestos užduotys atliekamos? Ar esate patenkinti tuo, kaip jie atliekami? (Ne visai)
Už kiekvieną atsakymą „taip“ skirkite sau vieną tašką.
- Jei įvedėte 1-7 taškai- Viskas gerai, tai yra vidutinė norma.
- 8-9 taškai- šiek tiek didesnis nei įprastai. Tačiau šio straipsnio skaitymas jums bus naudingas.
- 10-11 taškų- daug didesnis nei įprastai, sveikiname! Ieškokite galimybių dar labiau pagerinti situaciją!
- 12 taškų- dar kartą pažiūrėkite, ko jums trūksta, kad kitą kartą galėtumėte išeiti švariu lapu.
- Jei įvedėte 13 taškų— jums (kaip ir jūsų pavaldiniams) galima tik pavydėti!
Dabar padarykite išvadas, remdamiesi savo atsakymais į testą, nes svarbiausia darbo su juo dalis bus suvokimas:
- Į kiekvieną atsakymą „ne“ pagalvokite apie konkrečius veiksmus: ką galima ir reikia padaryti, kad kitą kartą atlikdami testą atsakytumėte tvirtai „taip“.
- Nustatykite šių veiksmų atlikimo ir „taip“ tikslo pasiekimo terminus.
- Nustatyti atlikėjus ir atsakingus asmenis (nes šie veiksmai nėra atliekami patys). Būtinai informuokite šiuos atlikėjus ir atsakingus asmenis.
- Nustatykite reikalingus išteklius ir jų šaltinius.
- Remdamiesi 1-4 punktais išanalizuokite planuojamo tikslo pasiekiamumą. Jei reikia, pakoreguokite 1-4 taškus.
Sekite viską, tikėkite savimi ir didžiuokitės savo sėkme!
Parengė UzJobs projekto specialistai pagal internetinės žiniasklaidos medžiagą
Testas „Įgaliojimų delegavimas“
Įgaliojimų delegavimas yra svarbiausia vadovo vadybinių gebėjimų plėtros ir valdymo kokybės gerinimo priemonė; Išsiplėtus vadovo vadybinių pareigų apimčiai, delegavimas tampa viena iš esminių priemonių, leidžiančių vadovui susidoroti su smarkiai išaugusiomis darbo apimtimis.
Atsakykite taip arba ne.
1. Ar tęsiate darbą pasibaigus darbo dienai?
2. Ar dirbate ilgiau nei jūsų darbuotojai?
3. Ar dažnai atliekate darbus kitiems, kuriuos jie galėtų lengvai susitvarkyti patys?
4. Ar galite rasti pavaldinį ar kolegą, kuris padėtų jums prireikus?
5. Ar jūsų kolega, pavaldinys (arba jūsų viršininkas) pakankamai gerai žino jūsų užduotis ir darbo sritį, kad pakeistų jus, jei išeitumėte iš darbo?
6. Ar turite pakankamai laiko planuoti savo užduotis ir veiklą?
7. Ar grįžus iš komandiruotės jūsų stalas būna netvarkingas?
8. Ar dirbate su kitais klausimais ir problemomis iš tos atsakomybės srities, kuri jums buvo paskirta prieš paskutinį paaukštinimą?
9. Ar dažnai turite atidėti svarbią užduotį, kad atliktumėte kitą?
10. Ar dažnai tenka skubėti laikytis svarbių terminų?
11. Ar švaistote laiką įprastiems darbams, kuriuos gali atlikti kiti?
12. Ar diktuojate daugumą savo atmintinių, susirašinėjimo ir ataskaitų?
13. Ar dažnai jūsų klausia apie užduotis, kurių neatliko jūsų pavaldiniai?
14. Ar turite pakankamai laiko visuomeninei ir reprezentacinei veiklai?
15. Ar stengiatės būti visur žinomi ir turėti informacijos apie viską?
16. Ar verta daugiau pastangų laikytis savo prioritetinių darbų sąrašo?
Testo „Įgaliojimų delegavimas“ raktai ir rezultatai
Suskaičiuokite teigiamų atsakymų skaičių.
Iki 3 – įgaliojimus deleguojate puikiai!
4–7 – dar turite rezervų tobulėjimui ir delegavimui.
8 ir daugiau – atrodo, kad delegavimas jums yra rimta problema, kurios sprendimui turėtumėte teikti pirmenybę.
Testas „Ar galite duoti nurodymus?(7 min.)
Siūlomas testas skirtas nustatyti preliminarų ir dabartinį organizacinio ir administracinio valdymo metodų taikymo efektyvumo įsivertinimą.
Lentelėje pažymėkite tas pozicijas, kurios jūsų požiūriu yra reikšmingiausios. Norėdami tai padaryti, pirmame stulpelyje šalia kiekvienos pozicijos įrašykite svarbos įvertinimą (B) penkių balų sistemoje. Įvertinę kiekvienos rekomendacijos svarbą, antrame stulpelyje pažymėkite penkių balų sistemą, atspindinčią jūsų šios rekomendacijos įgyvendinimą (IR).
Raktas į testą „Ar galite duoti įsakymus?
Iki 60 taškų – jūsų užsakymai yra neveiksmingi;
61-85 balai – Jūsų užsakymų efektyvumas yra patenkinamas;
86-92 taškai – duodi teisingus įsakymus;
93-100 taškų – jūsų užsakymai yra kompetentingi, teisingi ir labai efektyvūs.
Testas "Ar galite duoti nurodymus?"
Siūlomas testas skirtas nustatyti preliminarų ir dabartinį organizacinio ir administracinio valdymo metodų taikymo efektyvumo įsivertinimą.
Lentelėje pažymėkite tas pozicijas, kurios jūsų požiūriu yra reikšmingiausios. Norėdami tai padaryti, pirmame stulpelyje šalia kiekvienos pozicijos įrašykite svarbos įvertinimą (B) penkių balų sistemoje. Įvertinę kiekvienos rekomendacijos svarbą, pažymėkite antrame stulpelyje penkių balų skalę, atspindinčią, kaip naudojatės šia rekomendacija (IR).
|
1. Įsakymas turi būti objektyviai būtinas. | ||
|
2. Įsakymas neturėtų būti duodamas, nebent visiškai įsitikinama, kad jis tikras ir gali būti įvykdytas. | ||
|
3. Prieš duodamas įsakymą vadovas turi pasikalbėti su pavaldiniu, išsiaiškinti jo požiūrį į darbą. | ||
|
4. Vadovas privalo sudaryti pavaldiniui sąlygas sėkmingai vykdyti jo įsakymus. | ||
|
5. Duodant nurodymus būtina atsižvelgti į individualias darbuotojo savybes (kvalifikaciją, lytį, amžių ir kt.). | ||
|
6. Vadovas savo įsakymais turi skatinti ir ugdyti pavaldinio savarankiškumą ir iniciatyvą. | ||
|
7. Geriau nurodymus duoti prašymo, o ne įsakymo forma. | ||
|
8. Įsakymas turi būti duotas draugiškai, tačiau tvirtu ir pasitikinčiu tonu. | ||
|
9. Vadovas turi atsiminti savo elgesio kultūrą ir pavaldinio asmeninio orumo jausmą. | ||
|
10. Vadovui labiau reikia mokyti pavaldinius nei tvarkos, o pavaldiniams apmokyti rasti laiko. | ||
|
11. Būtina sudominti pavaldinį socialine užduoties reikšme, tiesiogine praktine nauda kolektyvui ir jam asmeniškai. | ||
|
12. Norint sėkmingai vykdyti užsakymą, reikia sukurti konkurencijos atmosferą, sužadinti pavaldinio norą išsiskirti, pademonstruoti savo sugebėjimus. | ||
|
13. Būtina pabrėžti ypatingą atlikėjo vaidmenį, parodyti, kaip aukštai vadovas vertina savo darbą. | ||
|
14. Neturėtumėte duoti rangovui kelių nurodymų vienu metu. | ||
|
15. Vadovas turi įsitikinti, kad pavaldinys supranta savo užduotis. | ||
|
16. Pavaldinys turi žinoti tikslų darbo atlikimo terminą ir jo pateikimo formą. | ||
|
17. Vadovas nedvejodamas privalo reikalauti, kad jo pavaldinys atliktų pavestą darbą. | ||
|
18. Vadovas gali padėti pavaldiniui atlikti užduotį, bet neturėtų jos atlikti už jį. | ||
|
19. Neleistini neleistini pavedimai pavaldiniui, apeinant tiesioginį jo vadovą. | ||
|
20. Atsakomybės už pavedimo vykdymą sukėlimas pavaldiniui neatleidžia jos nuo vadovo. | ||
|
Iš viso taškų: |
