Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Priglobta adresu http://www.allbest.ru/

Baigiamasis kvalifikacinis darbas

Valdymo dokumentacijos tobulinimo būdai šiuolaikinėse organizacijose

Įvadas

Esant dabartinei socialinei ir ekonominei situacijai, ieškant optimalių visuomenės informatizacijos būdų ir Rusijos įsiliejimo į pasaulinę informacinę erdvę, itin svarbus yra daugiamatės dokumentų valdymo palaikymo (DOE) problemos sprendimas. kurios pagalba dokumentavimo, dokumentų tvarkymo ir darbo eigos procesai įgauna normatyvinį ar tvarkingą pobūdį.

Dokumentuota informacija yra valdymo pagrindas, jos efektyvumas didžiąja dalimi grindžiamas informacijos gamyba ir vartojimu. Šiuolaikinėmis sąlygomis, siekiant pagerinti valdymo efektyvumą, reikia skirti pakankamai dėmesio darbo su dokumentais gerinimui, nes bet koks valdymo sprendimas visada yra pagrįstas informacija, tarnybiniu dokumentu.

Darbo su dokumentais organizavimas turi įtakos valdymo aparato darbo kokybei, vadovaujančių darbuotojų organizacijai ir darbo kultūrai. Nuo to, kaip profesionaliai tvarkoma dokumentacija, priklauso visos valdymo veiklos sėkmė. Dokumentų valdymas tampa vienu iš pagrindinių bet kurios įmonės konkurencingumo veiksnių. Tinkamai organizuojamas atvejo valdymas sumažina paieškoms reikalingą laiką, padidina informacijos tikslumą ir savalaikiškumą, pašalina jos pertekliškumą.

Didelis dėmesys turi būti skiriamas valdymo dokumentacijos racionalizavimui bet kokios nuosavybės formos įmonėse, nes šio darbo suformulavimo trūkumai sukelia rimtų sunkumų vadovo ir visos įmonės darbe. Dėl pažangesnės valdymo dokumentinės paramos sistemos, greitesnio oficialių dokumentų judėjimo ir įforminimo pasiekiamas jų išsaugojimas ir naudojimas.

Teisingas ikimokyklinio ugdymo įstaigų išdėstymas įstaigose yra viena iš svarbiausių tinkamo darbo organizavimo, normų laikymosi, savalaikio bylų išnagrinėjimo, sprendimų, nutarimų vykdymo, aiškios ir kultūringos paslaugos į jas besikreipiantiems piliečiams, taip pat įmonių, įstaigų ir organizacijų atstovai.

Šiuo metu bet kokio lygio vadovo ikimokyklinio ugdymo įstaigos išmanymas, modernių kompiuterinių technologijų turėjimas, gebėjimas dokumentuoti valdymo sprendimą kartu su dalykinės komunikacijos etika bet kokio lygio vadovui tapo neatsiejamu profesionalumo požymiu, o vadovo profesija tapo prestižinis.

Aktualumas pasirinktą temą lėmė nepakankamas vadybos dokumentinio rėmimo organizacijose problemos tyrimas. Šiuolaikinėmis sąlygomis išsprendus dokumentų valdymo problemą, bus galima tikslingai formuoti organizacijų informacinius išteklius, užtikrinti efektyvų jų funkcionavimą, atverti vartotojų prieigą prie informacijos išteklių su mažiausiai laiko, darbo ir pinigų sąnaudomis. Veiksmingos valdymo sistemos sukūrimas tikriausiai yra pagrindinė daugelio vidaus organizacijų problema šiandien. Tai buvo pagrindas renkantis tyrimo temą.

Valdymo dokumentacijos tobulinimo problemas nagrinėjo daugelis šalies mokslininkų: V.I. Andreeva, I. Yu. Baykova, M.I. Basakovas, V. V. Galakhovas, I. Yu. Krylova, T.V. Kuznecova, V.F. Jankovskaya ir daugelis kitų. Tačiau daugelyje teorinių patobulinimų nebuvo išspręstos valdymo dokumentacijos tobulinimo praktikoje problemos. Todėl būtina toliau tirti ir tobulinti dokumentų valdymą. Tai nulėmė kursinio projekto temos pasirinkimą, problemos mokslinio tyrimo tikslą ir seką.

tikslas baigiamasis darbas – priemonių, skirtų tobulinti valdymo dokumentaciją GRAND LLC, Beloreckas, sukūrimas.

Norint pasiekti šį tikslą, būtina išspręsti šiuos dalykus užduotys:

1) išstudijuoti teorinius valdymo dokumentacijos pagrindus;

2) išanalizuoti GRAND LLC, Beloreckas, valdymo dokumentaciją;

3) parengti priemones, skirtas pagerinti dokumentacijos palaikymą GRAND LLC, Beloreckas, valdymui.

Tyrimo objektas yra dokumentų tvarkymas.

Tyrimo objektasikimokyklinio ugdymo įstaigos tobulinimas GRAND LLC, Beloreckas.

Baigiamajame darbe panaudoti bendrieji moksliniai ir specialieji pažinimo metodai. Iš bendrųjų loginių metodų buvo naudojami: dialektinis pažinimo metodas, mokslinės abstrakcijos, analizės ir sintezės, istorinio ir loginio pažinimo, analogijos, apibendrinimo metodai. Atskiros problemos buvo tiriamos naudojant specialius metodus – monografinį, atsiskaitymo ir normatyvinį. Taip pat buvo naudojami darbo dienos fotografavimo, grafikos, dokumentų tyrimo, parametrinio, tiesioginio stebėjimo ir kt.

Baigiamajam darbui rašyti buvo panaudotos šios studijos informacinės bazės: organizacijos 2007-2011 metų metinės ataskaitos, teisės aktai, norminiai ir administraciniai organizacijos dokumentai, pirminės apskaitos ir finansinės bei ūkinės veiklos ataskaitų teikimo medžiaga, vadovėliai ir mokymo priemonės, žinomų šalies mokslininkų darbai, informacinės medžiagos, žurnalai.

Baigiamasis kvalifikacinis darbas susideda iš įvado, trijų skyrių, išvados, naudotų šaltinių sąrašo ir programų. Įvade pagrindžiamas tyrimo temos aktualumas, formuluojamas baigiamojo darbo tikslas ir uždaviniai, apibrėžiamas tyrimo objektas ir objektas.

Pirmajame skyriuje aptariami teoriniai valdymo dokumentacijos tobulinimo pagrindai, atskleidžiamos pagrindinės sąvokos, nustatoma dokumentacijos laikymo struktūra ir vieta valdymo sistemoje.

Antrame baigiamojo darbo skyriuje atlikta GRAND LLC organizacinės ir ūkinės veiklos studija, įvertinta dokumentinio valdymo organizavimo būklė ir nustatytos aktualios problemos.

Trečiame skyriuje parengti pasiūlymai tobulinti GRAND LLC valdymo dokumentacijos palaikymą ir parengtos priemonės jiems įgyvendinti.

Išvadoje pateikiamos pagrindinės išvados ir pasiūlymai baigiamajam darbui.

valdymo dokumentacija ūkinė

1. Tteoriniai valdymo dokumentacijos pagrindai

1.1 Valdymo dokumentacijos palaikymo esmė ir turinys

Šiuo metu daugumai organizacijų būdingas tvarkingos DOW sistemos nebuvimas, nepaisant to, kad būtent racionalus ir gerai organizuotas apskaitos tvarkymas lemia dokumentinį organizacijos valdymo palaikymą, galintį žymiai padidinti įmonės efektyvumą.

Valdymo dokumentacijos palaikymas (toliau – DOU) yra svarbi valdymo procesų ir valdymo sprendimų priėmimo sudedamoji dalis, kuri daro didelę įtaką valdymo efektyvumui ir kokybei.

Valdymo sprendimo priėmimo procesas susideda iš: informacijos gavimo, apdorojimo, analizės, rengimo ir sprendimo priėmimo. Visi šie etapai yra glaudžiai susiję su valdymo dokumentacija.

Valdymo dokumentacijos palaikymas (DOE) – tai įmonės valdymo aparato veikla, apimanti dokumentavimo ir darbo su dokumentais organizavimo klausimus vykdant valdymo funkcijas; veiklos šaka, skirta dokumentų rengimui ir įforminimui, jų judėjimo, apskaitos ir saugojimo organizavimui, pagrįsta moksline organizacija, naudojant šiuolaikines kompiuterines technologijas.

Norint gauti ekonominį efektą, visų pirma svarbi informacijos kokybė, kurią lemia ne tik jos kiekis, bet ir efektyvumas, sudėtingumo laipsnis ir kaina.

Jei įmonėje nėra aiškaus darbo su dokumentais organizavimo, dėl to natūralu, kad atsiranda žemos kokybės dokumentų tiek dizaino, tiek juose esančios informacijos išsamumo ir vertės požiūriu, ir didėja jų apdorojimo laikas. Dėl to pablogėja valdymo kokybė, pailgėja sprendimų priėmimo laikas ir padaugėja klaidingų sprendimų.

Valdymo patikimumas ir kokybė priklauso nuo informacijos gavimo ir perdavimo patikimumo ir efektyvumo, tikslaus dokumentų paieškos, saugojimo ir naudojimo organizavimo.

Terminologinio sinonimo atsiradimas siejamas su biuro darbo organizacinės ir techninės bazės bei metodinių požiūrių į jo tobulinimą pasikeitimu, kuris tapo įmanomas dėl aktyvaus kompiuterinių technologijų ir šiuolaikinių informacinių technologijų diegimo darbo su dokumentais srityje. informacijos kūrimas, rinkimas, apdorojimas, kaupimas, saugojimas, paieška ir naudojimas valdant. Taigi terminas „dokumentinė valdymo parama“ tarsi pabrėžia informacinių technologijų komponentą šiuolaikiniame dokumentų valdymo organizacijoje.

Būtent dokumentai užtikrina valdymo funkcijų įgyvendinimą, juose apibrėžiami planai, fiksuojami apskaitos ir atskaitomybės rodikliai bei kita informacija. Šiuo atžvilgiu galima teigti, kad nuo to, kaip organizuojamas darbas su dokumentais, labai priklauso priimamų sprendimų efektyvumas ir kokybė, jų įgyvendinimo efektyvumas ir visos organizacijos veikla.

„Dokumentacijos valdymo“ sąvoka remiasi „dokumentacijos“ sąvoka. Dokumentacija reiškia informacijos įrašymą (fiksavimą) įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles. Dokumentacija – tai reglamentuotas informacijos įrašymo popieriuje ar kitoje laikmenoje procesas, užtikrinantis jos teisinę galią. Dokumentacija visada vykdoma pagal tam tikras teisės aktų nustatytas arba tradiciškai sukurtas taisykles.

Pagal Rusijos Federacijos įstatymą „Dėl privalomojo dokumentų saugojimo“ dokumentas yra materialus objektas su jame įrašyta informacija teksto, garso įrašo ar vaizdo pavidalu, skirtas perduoti laiku ir erdvėje saugojimui ir saugojimui. viešajam naudojimui. Dokumentai yra pagrindiniai vadybinės, mokslinės, statistinės ir kitos socialiai reikšmingos informacijos nešėjai.

Bet kuris oficialus dokumentas yra daugiafunkcis, tai yra vienu metu atlieka kelias funkcijas, leidžiančias tenkinti įvairius poreikius. Paskirstykite bendrąsias ir specialiąsias dokumento funkcijas.

Bendrosios dokumento savybės yra šios:

Informacinis – sukurtas informacijai išsaugoti;

Socialinis – yra socialiai reikšmingas objektas, nes jį sukuria vienoks ar kitoks socialinis poreikis;

Komunikacinis – veikia kaip komunikacijos priemonė tarp atskirų socialinės struktūros elementų, taip pat tarp įmonių;

Kultūrinė – kultūros tradicijų ir mokslo bei technologijų pažangos įtvirtinimo ir perdavimo priemonė.

Specialios dokumento funkcijos yra šios:

Valdymas – svarbiausia valdymo priemonė (planiniai, atskaitomybės, organizaciniai ir administraciniai dokumentai ir kt.);

Teisinė – teisės normų ir teisinių santykių visuomenėje fiksavimo ir keitimo priemonė;

Istorinis šaltinis – veikia kaip mokslinės informacijos šaltinis.

Dokumento teisinę galią užtikrina kiekvienai dokumentų rūšiai nustatytas rekvizitų rinkinys - privalomi dokumento įforminimo elementai (dokumento autoriaus vardas, pavardė, patvirtinimo antspaudas, antspaudas ir kt.). Šiuolaikiniai organizacinės ir administracinės (administracinės) dokumentacijos įforminimo reikalavimai yra fiksuoti valstybiniame standarte (GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemos. Reikalavimai popierizmui"). Valstybinis standartas nustato ne tik detalių sudėtį (iš viso jų yra 30), bet ir zonas bei seką ir išdėstymą dokumente 10, p. 5.

Pavyzdinėje instrukcijoje tam tikra seka išvardijami visų tipų organizaciniams ir administraciniams dokumentams būdingi rekvizitai, nustatomos kiekvienos detalės kompetentingo rašymo ir projektavimo taisyklės, kiekvienai detalei yra priskiriama tam tikra vieta popieriaus lape. Tuo pačiu metu atributui su pastovia informacija reikalingas plotas apskaičiuojamas atsižvelgiant į maksimalų simbolių rinkinį jį rašant.

Valstybinis standartas nustato ne tik detalių sudėtį, bet ir zonas bei jų išdėstymo dokumente seką. Dokumento duomenų rinkinys ir jų išdėstymo dokumente schema sudaro dokumento formą. Formą taip pat reglamentuoja valstybinis standartas, todėl norint teisingai parengti dokumentą, būtina žinoti ne tik dokumento rekvizitus, bet ir jų išdėstymo dokumente schemą.

Valstybinių standartų naudojimas įveda dokumentų įforminimo vienodumą, kuris yra būtina darbo su jais mechanizavimo ir automatizavimo sąlyga, gerina vadybinio darbo kultūrą.

Kadangi dokumentai yra sudaryti iš tų pačių komponentų (detalių), išstudijavę šių duomenų surašymo ir apdorojimo tvarką (adresato, datų, patvirtinimo antspaudų, patvirtinimo, pasirašymo įsakymo ir kt. įrašymas), galite kompetentingai surašyti bet kurį dokumentą. .

Dokumentacijos palaikymo sistema apima dokumentavimą ir darbo su dokumentais organizavimą įmonės valdymo procese:

Dokumentacija – tai dokumentų kūrimas, t.y. jų rengimas, projektavimas, derinimas ir gamyba;

Darbo su dokumentais organizavimas – dokumentų judėjimo (dokumentų srauto), paieškos, saugojimo ir panaudojimo užtikrinimas.

Pirmą kartą sureguliuoti vieningus dokumentų valdymo principus 1931 m. ėmėsi Vadybos technologijos institutas projekte „Bendrosios dokumentacijos ir dokumentų valdymo taisyklės“. Projekte nustatytos darbo su dokumentacija ir darbo eigos organizavimo taisyklės, dokumentų priėmimo, rūšiavimo, pristatymo, įforminimo, siuntimo kontrolės, tai yra visų dokumentų tvarkymo etapų, taisyklės.

Patvirtinta 1988 m. „Valstybinė valdymo dokumentinio pagrindo sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos aptarnavimo paslaugoms“ patikslino „dokumentų srauto“ sąvoką, įskaitant operaciją „dokumento padavimas į bylą“. GOST 16487-70 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ įtvirtino sąvokos „dokumentų srautas – dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki įforminimo ar išsiuntimo užbaigimo“ apibrėžimą.

Automatizavimo sistema (būtent Vieningoji biuro automatizavimo sistema) turėtų apimti dokumentų kūrimo, darbo eigos palaikymo ir elektroninio dokumentų archyvo tvarkymo įrankius ir taisykles, taip pat pasikliauti įmonės programine ir aparatūros platformomis. Visi kiti valdymo komponentai (ekonomika, struktūros ir padaliniai, rinkodara, apskaita, finansai, padalinių tarpusavio sąveika) turėtų būti pagrįsti apskaitos sistema, skirta efektyviam informacijos panaudojimui siekiant užsibrėžtų tikslų ir spręsti problemas, su kuriomis susiduria organizacija.

Sprendimui sukurti reikalingos informacijos gavimo greitis priklauso nuo dokumento apdorojimo ir judėjimo aiškumo ir efektyvumo, todėl didelis dėmesys turi būti skiriamas racionaliam dokumentų valdymo organizavimui, dokumentų apdorojimo ir perdavimo greičiui ir tikslumui. egzekucija.

Taigi darbo eiga priklauso nuo valdymo sistemos, jos atžvilgiu yra antraeilė, bet tuo pačiu būtent darbo eiga, atspindinti valdymo sistemą, leidžia ją vizualiai pamatyti. Nepaisant antrinio dokumentų judėjimo tvarkos pobūdžio organizacijos tikslų ir uždavinių atžvilgiu, rekomenduojama standartizuoti ir reguliuoti dokumentų srautą.

Visa įmonės dokumentacija pagal gavimo šaltinį skirstoma į tris dokumentų srautus: gaunamas (gaunamas), išsiunčiamas (siunčiamas), vidinis.

Organizacijos gauti dokumentai, įskaitant sukurtus naudojant kompiuterines technologijas, yra apdorojami pirminiu, preliminariu patikrinimu, registravimu, peržiūra vadovybės ir pristatomi atlikėjams. Išankstinė dokumentų peržiūra atliekama siekiant išplatinti gautus dokumentus, kuriems nereikia privalomo vadovybės patikrinimo ir kurie siunčiami tiesiogiai struktūriniams padaliniams ir atsakingiems vykdytojams. Struktūriniams padaliniams ar pareigūnams tiesiogiai adresuoti dokumentai į paskirties vietą perduodami be išankstinio svarstymo.

Dokumentai, skirti organizacijos vadovybei arba neturintys konkretaus pareigūno ar struktūrinio padalinio nuorodos, yra preliminariai svarstomi dokumentų tvarkymo tarnyboje.

Dokumentų tvarkymas ir perdavimas vykdytojams turėtų būti atliekamas tą dieną, kai dokumentai gaunami dokumentacijos tarnyboje, arba pirmą darbo dieną, jei jie gaunami po darbo valandų.

Dokumentai, dėl kurių sprendimus vykdo keli struktūriniai padaliniai, jiems perduodami po vieną arba vienu metu kopijomis. Originalas perduodamas pirmajam nutarime nurodytam atsakingam vykdytojui. Dokumentų dauginimo poreikį ir kopijų skaičių nustato vykdymą organizuojantis asmuo.

Jei dėl gauto dokumento reikia priimti skubų sprendimą, rangovą leidžiama supažindinti su jo turiniu, kol dokumentas bus svarstomas organizacijos vadovybėje.

Organizacijos siunčiami dokumentai, tarp jų ir sukurti naudojant kompiuterines technologijas, yra rūšiuojami, supakuojami, išduodami kaip pašto siunta ir perduodami paštui. Dokumentų tvarkymą ir siuntimą vykdo centralizuotai ekspedicija arba dokumentacijos aptarnavimo tarnybos darbuotojai pagal pašto taisykles.

Dokumentų perdavimas tarp struktūrinių padalinių vykdomas per struktūrinių padalinių inspektorius (sekretorius) arba asmenis, atsakingus už dokumentacijos palaikymą. Dokumentai perduodami atitinkamu ženklu registracijos formoje.

Visų srautų dokumentų skaičius per metus – tai įmonės darbo eigos apimtis. Darbo eigos reikšmė naudojama nustatant reikiamą biuro darbą įmonėje atliekančių darbuotojų skaičių, apskaičiuoti biuro darbo mechanizavimo ir automatizavimo efektyvumą, nustatyti valdymo aparato darbo krūvį.

Dokumentų tvarkymo ir judėjimo technologija įmonėje turi būti vykdoma pagal GOST reikalavimus ir apima šiuos pagrindinius etapus:

Organizacijos gautų dokumentų priėmimas ir pirminis apdorojimas (arba persiuntimo apdorojimas);

Išankstinis dokumentų svarstymas DOW tarnyboje;

Dokumentų registravimas;

Dokumentų judėjimo organizacijoje organizavimas (įskaitant informacinį ir informacinį darbą, dokumentų atnešimą vykdytojams, jų vykdymo stebėjimą, taip pat dokumentų projektų tvirtinimo ir pasirašymo perdavimą);

Įformintų ir išsiųstų dokumentų apdorojimas (persiuntimas).

Bet koks visuomenėje sukurtas dokumentas yra aukštesnio lygio sistemos elementas, jis įtraukiamas į atitinkamą dokumentacijos sistemą kaip jos elementas. Dokumentacijos sistema suprantama kaip dokumentų, tarpusavyje susijusių pagal kilmės požymius, paskirtį, rūšį, veiklos apimtį, vienodus jų įforminimo reikalavimus, visuma. Iki šiol dokumentų moksle nėra nuoseklios mokslinės dokumentacijos sistemų, dokumentų tipų ir atmainų klasifikacijos. Esant poreikiui, naudojamas empiriškai nustatytas dokumentų skirstymas į dokumentacijos sistemas. Dokumentų priskyrimas tam tikrai sistemai prasideda nuo visų dokumentų skirstymo į oficialius ir asmeninės kilmės dokumentus. Pastariesiems priskiriami dokumentai, sukurti asmens ne tarnybinės veiklos ar viešųjų pareigų vykdymo sferoje.

Oficialūs dokumentai, priklausomai nuo aptarnaujamos žmogaus veiklos srities, skirstomi į vadybinius, mokslinius, techninius (projektavimo), technologinius, gamybinius ir kt.

Valdymo dokumentai sudaro institucinės dokumentacijos pagrindą. Būtent jie užtikrina objektų valdymą tiek visos valstybės rėmuose, tiek atskiroje organizacijoje. Valdymo dokumentai yra tikrasis biuro darbo objektas, juos reprezentuoja sistemų kompleksas, iš kurių pagrindinės yra organizacinės ir teisinės, administracinės, informacinės ir informacinės bei informacinės ir analitinės, planavimo, atskaitomybės, finansinės ir kt.

Organizacinės ir teisinės dokumentacijos sistema. Įmonės valdymo veikla išreiškiama rengiant ir patvirtinant organizacinių ir teisinių dokumentų rinkinį, kuriame yra taisyklės, normos, nuostatai, nustatantys įmonės statusą, kompetenciją, struktūrą, personalą ir oficialią sudėtį, įmonės funkcinį turinį. visa įmonė, jos padaliniai ir darbuotojai, jų teisės, pareigos, atsakomybė ir kiti aspektai.

Organizaciniuose ir teisiniuose dokumentuose yra nuostatos, kurios yra griežtai privalomos, įgyvendina administracinės teisės normas ir yra įmonės veiklos teisinis pagrindas. Šie dokumentai turi būti tvirtinami privalomai. Jie surašomi ant standartinio popieriaus lapo, nurodant privalomus duomenis: įmonės ir (ar) padalinio pavadinimą, dokumento rūšies pavadinimą, datą, dokumento numerį, teksto pavadinimą. , tekstas, parašas, įstaigos antspaudas. Šie dokumentai apima: įstatus ir organizacijos nuostatus, struktūrinių padalinių, kolegialių ir patariamųjų organų nuostatas; organų darbo nuostatai, administracinis aparatas; personalas, tam tikrų veiklos rūšių instrukcijos, darbuotojų pareigybių aprašymai, taisyklės, atmintinės ir kt.

Pagrindinė administracinių dokumentų paskirtis – reguliuoti veiklą, leidžiančią valdymo organui užtikrinti jam pavestų užduočių įgyvendinimą, gauti maksimalų efektą. Nuo to, kaip efektyviai reguliuojama įmonės veikla, priklauso jos darbo rezultatai. Administraciniuose dokumentuose įtvirtintais sprendimais siekiama tobulinti įmonės organizacinę struktūrą, pagrindinės veiklos pobūdį, turinį, priemones ir būdus, aprūpinti finansiniais, darbo, materialiniais, informaciniais ir kitais ištekliais. Administraciniuose dokumentuose sprendimai eina iš viršaus į apačią: nuo valdymo organo iki valdomo. Jie leidžia objektus valdyti vertikaliai.

Pagrindas išduoti administracinį dokumentą gali būti būtinybė laikytis teisės aktų, norminių aktų ir kitų aukštesnių institucijų sprendimų; būtinybė patiems vykdyti vykdomąją ir administracinę veiklą, kylančią iš įmonės funkcijų ir uždavinių.

Klausimų sprendimo (sprendimo priėmimo) tvarkos požiūriu visi administraciniai dokumentai skirstomi į dvi grupes:

Kolegialiomis sąlygomis išduotus dokumentus (sprendimus ir nutarimus);

Vieno sprendimo pagrindu išduoti dokumentai (įsakymai, įsakymai ir nurodymai).

Nuorodų ir informacinės dokumentacijos sistema yra paslauga, susijusi su organizaciniu ir administraciniu. Ji perduoda informaciją, kuri skatina priimti tam tikrus sprendimus, tai yra inicijuoja valdymo sprendimus, leidžia pasirinkti vieną ar kitą veikimo būdą. Šios dokumentacijos ypatumas yra tas, kad valdymo sistemoje ji paprastai eina iš apačios į viršų: nuo atlikėjo iki vadovo. Pagrindiniai informaciniai ir informaciniai dokumentai yra protokolas, memorandumas, pasiūlymas, aiškinamasis raštas, pristatymas, susirašinėjimas, aktas, pažyma, santrauka, išvada, apžvalga, sąrašas, sąrašas, ataskaita.

Savalaikė ir kokybiška dokumentų įforminimo kontrolė yra privaloma valdymo funkcija. Tai apima dokumento sukontroliavimą, savalaikio susisiekimo su atlikėjais tikrinimą, išankstinį vykdymo eigos patikrinimą ir reguliavimą, reguliarų vadovų informavimą apie vykdymo eigą, vykdymo rezultatų fiksavimą ir apibendrinimą bei vykdomų dokumentų bylos formavimą. Kontrolės forma parenkama atsižvelgiant į įmonės galimybes. Panašiai kaip ir dokumentų registravimo formos, tai gali būti žurnalinis, kortelės ir automatinis.

Registruojantis įmonėje sukuriamas dokumentų duomenų bankas, atliekami informaciniai ir informaciniai darbai.

Informaciniai ir informaciniai darbai, taip pat registracijos ir kontrolės sistema gali būti atliekami naudojant bylų spintas (sugrupuotas pagal padalinius ar veiklos sritis) arba automatiniu režimu. Automatizuota sistema praplečia informacijos ir informacinio darbo galimybes. Šiuolaikinės duomenų bazių valdymo sistemos leidžia atlikti užklausas dėl bet kokio duomenų, įtrauktų į dokumento registracijos kortelę, derinio: konkretaus dokumento – kur jis yra, parengimo stadijos, vykdymo rezultato, saugojimo vietos; pagal temą (turinį) – kuriuose dokumentuose galite rasti informacijos konkrečiu klausimu; pagal korespondentą (autorių), regioną - šalį, respubliką, regioną, miestą, rajoną ir kt.

Paskutiniai biuro darbo etapai įmonėje yra dokumentų sisteminimas; bylų formavimas; saugojimo ir archyvavimo organizavimas.

Dokumentų saugojimo sistema – dokumentų apskaitos ir sisteminimo priemonių, metodų ir technikų visuma jų paieškos ir naudojimo einamojoje veikloje tikslu. Dokumentų saugojimo sistemai reikšmingiausios yra sąvokos „bylų nomenklatūra“ ir „byla“.

Bylų nomenklatūra suprantama kaip sisteminis įmonės biuro darbe suformuotų bylų antraščių sąrašas, išdėstytas tam tikra seka, nurodant jų saugojimo terminus 7, p. 3.

Byla suprantama kaip dokumentų rinkinys atskiru klausimu ar veiklos sritimi, suformuotas chronologine ar kita seka ir paduodamas atskirame viršelyje 7, p. 3.

Tačiau pati dokumentacija neišsprendžia visų su valdymo dokumentavimu susijusių problemų. Sukurti dokumentai reikalauja tolesnio apdorojimo juos naudojant valdymo procese, taip pat vėliau saugomi informaciniais tikslais. Todėl dokumentų rengimo procedūras papildo darbo su jais organizavimas.

Dėl to, kad darbo eiga atspindi valdymo sistemą, leidžiančią vizualiai ją pamatyti, darbo eigos analizė yra itin svarbi tobulinant administracinio aparato darbą.

Tuo pačiu, analizuojant dokumentų srautą, tyrimo objektu galima laikyti atskirą dokumentą, dokumentų srautą, dokumentinį technologinį procesą.

Valdymo dokumentacija yra svarbiausias bet kurios įmonės veiklos aspektas, todėl jis turėtų būti pagrįstas aiškia reguliavimo sistema.

DOW norminė ir metodinė bazė yra įstatymų, norminių teisės aktų ir metodinių dokumentų rinkinys, reglamentuojantis dokumentų kūrimo, apdorojimo, saugojimo ir naudojimo technologiją dabartinėje įmonės veikloje, taip pat DOW paslaugos veikimą. - jos struktūra, funkcijos, personalas, techninė pagalba ir kiti aspektai. Tai apima: įvairių lygių (federalinio lygmens, Rusijos Federacijos subjektų) įstatymų leidžiamosios ir vykdomosios valdžios institucijų teisės aktus informacijos ir dokumentacijos srityje; norminio ir mokomojo pobūdžio teisės aktai, įstaigų, organizacijų, įmonių kanceliarinio darbo metodiniai dokumentai; valstybiniai dokumentacijos standartai; GOST; unifikuotos dokumentacijos sistemos (UDS); visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai; Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema (GSDM) ir kiti norminiai dokumentai.

Įstatymo pagrindas yra Rusijos Federacijos civilinis kodeksas, reglamentuojantis civilinius teisinius santykius, taip pat ir dokumentacijos srityje. Kartu su Rusijos Federacijos civiliniu kodeksu tam tikri darbo su dokumentais aspektai yra registruojami specialiais federaliniais įstatymais.

Išsamiausias tarpsektorinis valdymo dokumentacijos paramos organizavimo dokumentas yra 1990 metais išleista Valstybinė valdymo dokumentacijos paramos sistema. GSDOU yra principų ir taisyklių rinkinys, nustatantis vienodus valdymo veiklos dokumentavimo ir darbo su dokumentais organizavimo reikalavimus valdžios institucijose, įmonėse (asociacijose), įstaigose ir visuomeninėse organizacijose. Tai vienas iš pagrindinių federalinių reglamentų, kuriuose yra reikalavimų ir reglamentų rinkinys, padedantis kurti vieningą požiūrį ne tik į tradicinį, bet ir į automatizuotą dokumentų valdymą – informacijos valdymą.

GSDOU susideda iš dviejų dalių: normatyvinės ir patariamosios.

Normatyvinė dalis savo ruožtu suskirstyta į penkis skyrius: bendrosios nuostatos; valdymo veiklos dokumentavimas; darbo su dokumentais organizavimas; darbo su dokumentais mechanizavimas ir automatizavimas; valdymo dokumentacijos paslauga.

Dokumentų valdyme galioja vienodi valdymo dokumentų įforminimo reikalavimai ir taisyklės, kurias nustato valstybės reglamentai, užtikrinantys jų teisinę galią; greitas ir kokybiškas kompiliavimas ir vykdymas; greitos paieškos organizavimas; plačiai naudojami kompiuteriai jų rengimui dirbant su jais.

Nuo darbo su dokumentais organizavimo technologijos ir kuriamų dokumentų kokybės priklauso ne tik valdymo sprendimų efektyvumas ir efektyvumas, bet ir bendras organizacijos veiklos rezultatas. Sunku sukurti efektyvų valdymą, jei nėra sukurtos dokumentinės valdymo paramos sistemos.

1.2 Metodiniai metodai tobulinant dokumentacijąSuslapukų valdymas

Pagrindinis DOE tobulinimo tikslas – nustatyti vienodus darbo su dokumentais principus visuose valdymo lygiuose, organizuoti įmonės dokumentų srautą, gerinti dokumentų kokybę, sudaryti sąlygas efektyviai naudoti pažangias technines priemones ir surinkimo technologijas. , apdoroti, perkelti, analizuoti informaciją, tobulinti valdymo aparato darbą.

Organizacijai, siekiančiai sukurti efektyvią informacijos apdorojimo aplinką valdymo kokybei gerinti, tenka rimta užduotis – tobulinti dokumentinės informacijos rengimo ir apdorojimo darbus, sukuriant įmonės valdymo dokumentavimo mechanizmą (DOE).

Norint išspręsti šią problemą, būtina vadovautis esamais norminiais dokumentais, GOST nuostatomis ir specialistų rekomendacijomis.

Atsižvelgiant į naujus reikalavimus, pagrįstus šiuolaikiniais tarptautiniais standartais, reikia metodinės bazės, kurioje būtų atsižvelgta į šiuos reikalavimus, kuriant valdymo dokumentaciją. Atsižvelgiant į tai, pirmasis dokumentacijos valdymo palaikymo (DOW) tobulinimo etapas yra algoritmo, kurio pagrindu bus įvertinta esama sistema ir parengti visi sistemos tobulinimo proceso komponentai, sukūrimas.

Pagrindinės užduotys vertinant ir tobulinant ikimokyklinio ugdymo įstaigą yra šios:

Valdymo veiklos efektyvumo didinimas;

Paspartinti dokumentų judėjimą organizacijoje;

Sumažinti dokumentų tvarkymo sudėtingumą;

Atitikties gamybos ir valdymo procesų prieinamumui ir poreikiams dokumentacijos palaikyme nustatymas;

Dokumentacijos palaikymo tikslų prieinamumas ir tolesnis nustatymas (kurių pasiekimą turėtų užtikrinti dokumentų sistema);

Dokumentų sistemos funkcijų nustatymas remiantis keliamais tikslais, atsižvelgiant į keliamus reikalavimus.

Pagrindinė užduotis kuriant DOE vertinimo ir tobulinimo algoritmą yra susieti sistemos reikalavimus ir pagrindinius atributus, leidžiančius valdymo sistemai būti pusiausvyrai.

Dokumentų valdymo supaprastinimo valdymo aparate praktika leidžia nustatyti pagrindinius projektavimo etapus:

Priešprojektinio tyrimo atlikimas, t.y. pradinių duomenų rinkimas projektavimui;

Vidaus dokumentacijos pavyzdžių analizė ir dokumentų klasifikavimas;

Esamos įmonės darbo eigos analizė;

Esamo dokumentų valdymo analizė (dokumentų valdymo praktika, dokumentų saugojimo praktika, bylų formavimo praktika, atitikimas GOST R 6.30-2003);

Įmonės reikalų nomenklatūros analizė;

Įmonės dokumentų tvarkyme dalyvaujančių darbuotojų darbo dienos nuotrauka, siekiant nustatyti realią ikimokyklinio ugdymo įstaigų technologijų naudojimo būklę ir priimtų sprendimų dokumentavimo praktiką;

Valdymo dokumentacijos trūkumų nustatymas;

Projektavimo techninių specifikacijų rengimas;

Dokumentų valdymo racionalizavimo projekto parengimas ir numatomo ekonominio naudingumo nuo jo įgyvendinimo skaičiavimas;

Įgyvendinimas.

Norint atlikti kiekvieną etapą, reikia naudoti tam tikrus metodus, būdingus šiam etapui.

Organizacijos funkcijos, uždaviniai ir struktūra;

Organizacinė ir reguliavimo medžiaga apie darbą biure;

Organizacijos dokumentai (dizainas ir turinys);

Pagrindinių specialistų apskaitos įkėlimo pobūdis;

Darbo su dokumentais organizavimas;

Dokumentų perdavimo technologija;

Dokumentų gamybos (komplekto) ir dauginimo organizavimas;

Dokumentų pristatymo (pervežimo) organizavimas;

Dabartinio dokumentų saugojimo ir pristatymo į archyvą organizavimas.

Tiriamajame darbe buvo naudojami šie metodai: monografinis metodas, apibendrinimas, dokumentų tyrimas, tiesioginis stebėjimas, darbo dienos nuotrauka, grafinis, statistinis. Metodo pasirinkimą lemia, viena vertus, tyrimo tikslas, kita vertus, tiriamo darbo laiko pobūdis ir sąlygos.

Monografinis metodas – tai giluminis tyrimas ir konkretus tiriamos populiacijos atskirų vienetų ekonominės veiklos aprašymas. Tai susideda iš to, kad įmonėje yra kruopščiai ir iš daugelio pusių analizuojama valdymo dokumentinio palaikymo problema, po kurios iš šio objekto daroma išvada į platesnę panašių objektų sritį.

Apibendrinimas – tai bendrosios dokumentinio valdymo valdymo sampratos apibrėžimas, atspindintis pagrindinę, pagrindinę, charakterizuojančią DOW sampratą.

Dokumentų tyrimas yra vienas iš pagrindinių privalomų metodų, nuo kurių pradedamas tyrimas.

Organizacijos projektavimo metu studijoms reikalingus dokumentus galima suskirstyti į kelias grupes.

Pirmoji grupė apima teisinę ir norminę medžiagą apie organizacijos kūrimą, užduotis, funkcijas, teisės aktus, įsakymus, chartiją ir personalą, leidžiančią iš karto įsivaizduoti organizacijos dydį, dokumentinius srautus ir jų apimtį.

Ypač atkreiptinas dėmesys į dokumentų valdymo organizavimą reglamentuojančią ir metodinę medžiagą: kanceliarinio darbo instrukcijas, darbuotojų pareigybių aprašymus, atskirų operacijų, dirbančių su dokumentais, atlikimo gaires.

Antrajai grupei priklauso įvairios apskaitos formos, sąrašai ir informacija, kurioje pateikiama medžiaga apie valstybę, dokumentų tvarkymo technologijas organizacijoje.

Rinkdami informaciją apie gaunamos ir siunčiamos korespondencijos priėmimo, apdorojimo ir perdavimo tvarką, darbo eigos apimtis ir dokumentų srautų struktūrą, studijuojame apskaitos formas (žurnalus, registrus), dokumentų tvarkaraščius ir maršrutus.

Taikant specialų metodą, reikia ištirti medžiagas, apibūdinančias dabartinio dokumentų saugojimo organizavimą.

Stebėjimo metodas taip pat yra vienas iš pagrindinių. Tai yra tiesioginis buvimas organizacijoje konkrečiose darbo vietose ir vykstančių procesų bei darbo sąlygų vizualinis fiksavimas.

Stebėjimo metodas taikomas nustatant vadovo ir vyriausiųjų specialistų darbo krūvio pobūdį, dokumentų ir įrangos priėmimo, apdorojimo, gamybos, transportavimo, saugojimo su kompiuterine įranga darbo organizavimą.

Darbo laiko apkrovimo pobūdžiui tvarkyti pagrindinių biuro darbuotojų kategorijų dokumentacijai ir atskirų darbuotojų atliekamų darbų rūšims nustatyti panaudojau darbo dienos nuotrauką. Darbo dienos nuotraukos rezultatai yra neatskiriama ikimokyklinio ugdymo įstaigos organizavimo ataskaitos dalis.

Darbo dienos fotografavimo tikslas – nustatyti darbo turinį, darbo vienetų skaičių ir darbo laiko kainą, taip pat išnagrinėti klausimus, susijusius su darbuotojų darbo efektyvumo didinimu su dokumentais ir racionalaus darbo organizavimo užtikrinimu. .

Darbo dienos fotografavimo technologijoje išskyriau tris etapus:

Stebėjimas;

Gautų duomenų sisteminimas;

Gautų rezultatų analizė.

Per darbo dieną visi faktiniai veiksmai ir pertraukos buvo fiksuojami vienos minutės tikslumu, o prie kiekvieno darbo laiko sąnaudos elemento – operacijos laikas ir trukmė.

Sistemindama gautus duomenis, ji juos suvedė į vieną sistemą.

Gautų rezultatų analizė yra protinio, o dažnai ir realaus objekto suskaidymo į dalis procedūra, analitinės procedūros yra vienos pagrindinių moksliniuose tyrimuose.

Grafinis metodas numato detalų ir glaustą stebimų operacijų fiksavimą naudojant brėžinį. Jis naudojamas tiriant dokumentų srautą.

Statistinis metodas numato kiekybinę vienarūšių operacijų ir reiškinių apskaitą. Juo buvo skaičiuojama darbo eigos apimtis, registruotų ir kontroliuojamų dokumentų skaičius, darbo dienos nuotraukos rezultatai.

Visos vadovybės dokumentacijos projektavimo metodikos pagrindas pirmiausia turėtų būti tikslo apibrėžimas, o tada jo pasiekimo mechanizmas.

Sisteminis požiūrio pobūdis pasireiškia taip:

Nepamirškite iš akių jokių valdymo užduočių, be kurių tikslai nebus visiškai įgyvendinti;

Atliekant šias užduotis, nustatyti ir sujungti visą funkcijų, teisių ir pareigų sistemą išilgai vertikalės;

Ištirti ir organizuoti visus ryšius ir ryšius išilgai horizontalaus valdymo;

Pateikite organinį vertikalaus ir horizontalaus dokumentacijos valdymo derinį.

Kuriant norminę dokumentaciją svarbus dokumentų parengimas (aprašas, dizainas). Šiame etape nėra griežtų metodų, tačiau yra tam tikri metodiniai dokumentai ir stilistinės taisyklės, kaip formuluoti pareigybių aprašymų nuostatas, instrukcijas biuro darbui.

Kuriant dokumentinės paramos vadybai sistemą turėtų būti nustatyta tikslų ir jų paskirstymo tarp įvairių grandžių sistema. Tai apima vienetų, turinčių tam tikrus ryšius ir santykius tarpusavyje, sudėtį, atsakomybės paskirstymą.

Norminės dokumentacijos rengimo etape buvo naudojami šie metodai.

„Dalyvavimo arba aktyvaus stebėjimo“ metodas apima aktyvų analizatoriaus dalyvavimą atliekant darbą, apie kurį jis renka informaciją. Pagrindinis šio metodo nepatogumas – didelės darbo laiko sąnaudos, reikalingos informacijos rinkimui. Be to, kyla pavojus, kad dalis informacijos liks neaptikta ir stebėtojas kitaip žiūrės į darbą, nes stebėtojas turi mažiau darbo patirties, ypač jei aktyvus stebėjimas atliekamas trumpą laiką.

Svarbiausias dokumentacijos projektavimo metodas yra pozicijų funkcinė analizė. Interviu (interviu) metodais surinkta informacija laisvai standartizuota versija ir stebėjimai analizuojami pagal tris parametrus: duomenis, personalą, veiklos subjektus.

Paskirstant valdymo funkcijas tarp valdymo aparato specialistų, buvo naudojamas parametrinis metodas. Šio metodo tikslas – nustatyti funkcines priklausomybes tarp gamybos sistemos ir valdymo sistemos elementų parametrų, siekiant nustatyti jų atitikties laipsnį.

Rengiant norminę dokumentaciją naudojamos šios metodų grupės:

Informacijos rinkimo metodai;

Informacijos analizės metodai;

Reglamentų projektavimo metodai.

Formuojant pareigybių aprašymų nuostatas, rekomenduojama vadovautis šiomis taisyklėmis:

Apibūdinkite užduotis ar pareigas sakinius pradėdami veiksmažodžiu, reiškiančiu darbuotojo veiksmą, vartojamu esamuoju laiku;

Būkite tikslūs, vartokite minimalų žodžių skaičių, venkite pasikartojimo;

Visada atskirkite tiesioginę atsakomybę už tiesioginį užduoties vykdymą nuo vadovo atsakomybės, kurią sudaro kitų asmenų atlikimo stebėjimas ir priežiūra. Svarbiausia nustatyti valdymo veiklos reguliavimo funkcijų metodinės paramos kontūrą.

Vadovavimo darbo specifika, kaip reguliavimo objektas, reikalauja skirti kiekybinius įmonių valdymo veiklos rodiklių apskaičiavimo ir vertinimo metodus ir kokybinius norminės dokumentacijos rengimo metodus.

Instrukcijų ir reglamentų rengimo norminė ir metodinė bazė:

Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacinis žinynas, patvirtintas Rusijos Federacijos darbo ir socialinės plėtros ministerijos 1998 m.

Pavyzdinės nuostatos ir pareigybių aprašymai.

Šių dokumentų pranašumas yra tai, kad yra visas organizacijos vadovaujančio personalo pareigybių, pareigų ir įgūdžių sąrašas.

Reguliavimo dokumentų rengimo metodika turi šias ypatybes:

Rengiant pareigybių reikalavimus vis rečiau naudojami bendri standartiniai to paties pavadinimo pareigybių grupės aprašai;

Aukščiausios vadovybės ir žemesnės vadovybės pareigos daugelio organizacijų vertinamos kaip unikalios;

Manoma, kad aukštesnėse vadovaujančiose pareigose svarbu nustatyti konkrečius vadovo asmenybės bruožus, atitinkančius šioms vadovaujančioms pareigoms keliamus reikalavimus.

Svarbiausi ir apibendrinantys dokumentai, reglamentuojantys padalinių ir vadovaujančio personalo pareigūnų funkcijų, teisių, pareigų ir atsakomybės paskirstymą, yra pareigybių aprašymai, kanceliarinio darbo instrukcijos.

Rengiant sekretorės-raštininkės pareigybės aprašymą ir kitus šio darbo dokumentus, buvo naudojamas normatyvinis metodas. Jame numatyta taikyti standartų sistemą, kuri nustato valdymo funkcijų sudėtį ir turinį.

Kuriant bylų nomenklatūrą buvo panaudotos Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų instituto pateiktos pavyzdinės bylų nomenklatūros kūrimo metodinės rekomendacijos.

Valdymo tobulinimo efektyvumui įvertinti buvo naudojamas analogijų metodas, kurį sudaro racionalizavimo ir projektavimo procese naudojamos dokumentacijos parama, skirta panašių savybių patikrintų projektų valdymui.

Priemonės, skirtos pagerinti vadovybės dokumentų palaikymą, turėtų lemti:

ѕ dokumentų priėmimo ir įforminimo terminų sutrumpinimas;

- dokumentų praradimo pašalinimas;

* dokumentų tvirtinimo proceso optimizavimas;

ѕ parengtų dokumentų tekstų centralizuotas saugojimas

elektroninė forma ir jų grafiniai vaizdai;

ѕ dokumentų praėjimo kontrolė įmonės padaliniuose su

jų gavimo ar sukūrimo momentas iki vykdymo pabaigos;

ѕ savalaikis darbuotojų ir vadovybės informavimas

apie gautus ir sukurtus dokumentus;

- disciplinos vykdymo kontrolė.

Taigi bet kuriai organizacijai gyvybiškai svarbu nuolat tobulinti valdymo dokumentaciją, nes tai tiesiogiai įtakoja vadovų sprendimų priėmimo kokybę.

Projekto kūrimo ir įgyvendinimo procesas susideda iš trijų etapų: parengimo prieš projektą, projektavimo ir įgyvendinimo.

2. Dabartinė valdymo dokumentų palaikymo būsenaOOO« GRANDĖG.Beloreckas

2.1 Xįmonės charakteristikosOOO« GRANDĖ

GRAND LLC yra ribotos atsakomybės bendrovė.

Aukščiausias pareigūnas yra generalinis direktorius.

Juridinis įmonės adresas: 453500, Baltarusijos Respublika, Beloreckas, g. Majakovskis, 14 m.

PSRN: 1020201626158

TIN: 0256007301

OKPO: 04736382

OKATO: 80401380000

Bendrovė yra ūkio subjektas, turintis juridinio asmens teises, pagal Rusijos Federacijos civilinį kodeksą, turintis savarankišką balansą, einamąsias ir kitas sąskaitas bankų įstaigose, antspaudą su savo pavadinimu, prekės ženklą.

Įmonė buvo įkurta remiantis Įmonių ir verslumo įstatymu ir veikia pagal Rusijos Federacijos įstatymus bei šią Chartiją.

Įmonė santykius su kitais juridiniais ir fiziniais asmenimis visose veiklos srityse kuria sutarčių pagrindu. Įmonė parduoda prekes, paslaugas įmonės nustatytomis kainomis ir tarifais. Ji turi ekonominį savarankiškumą valdymo formos nustatymo, ekonominių sprendimų priėmimo, rinkodaros, kainų, darbo užmokesčio nustatymo ir grynojo pelno paskirstymo srityse.

GRAND LLC yra statybinės technikos gamintojas, geriausių savo pirmtakų OAO Stroyinstrument ir Belorecko mechaninių statybos įrankių gamyklos tradicijų tęsėjas, kurių gaminiai statybinės technikos rinkoje yra daugiau nei 30 metų. Gaminiai gali būti pristatomi iš gamyklos sandėlio, Baškirijos Respublikos, Belorecko, taip pat iš tranzitinio sandėlio Maskvoje. 2008 m. PK GRAND LLC produkcija buvo apdovanota respublikinio konkurso „Geriausios Baškirijos prekės“ diplomais, XII konkurso „Aukso medalis „Europos kokybė“ laureato diplomu ir apdovanota aukso medaliu ir yra diplomas. Programos „100 geriausių Rusijos prekių“ nugalėtojas.

LLC „GRAND“ bendrauja su daugybe tiekėjų ir turi nuolatinių klientų. GRAND LLC užmezgė tvirtus ryšius su komponentų tiekėjais ir partneriais. Komponentų pirkimas vykdomas iš Kinijos, Švedijos, Vokietijos ir kai kurių Rusijos miestų.

Dinamiškai besivystanti Rusijos mechaninės inžinerijos įmonė, didžiausia nešiojamųjų elektrinių betono maišytuvų, pneumatinių plaktukų, purškimo pistoletų gamintoja. GRAND gamykla yra entuziastų įmonių grupės dalis, kuri daugiau nei 20 metų specializuojasi statyboms skirtų įrankių ir įrangos tiekime Rusijoje.

Visi pagaminti produktai turi atitikties sertifikatą. Prekės garantija yra 6 mėnesiai, aptarnavimo centrų yra daugelyje Rusijos Federacijos miestų. Žaliavas, medžiagas ir komponentus gaminių gamybai tiekia pirmaujantys Rusijos gamintojai. Įmonės produkcija pristatoma į visus Rusijos Federacijos miestus ir NVS šalis.

Įmonės veikla gali būti nutraukta ją likviduojant ar reorganizuojant įstatymų nustatytais terminais ir tvarka.

GRAND LLC valdymo organizacinė struktūra yra linijinė struktūra (4 priedas), todėl kiekvienos paslaugos rezultatai vertinami rodikliais, apibūdinančiais jų tikslų ir uždavinių įgyvendinimą. Atitinkamai kuriama darbuotojų motyvavimo ir skatinimo sistema. Tuo pačiu galutinis rezultatas (visos organizacijos darbo efektyvumas ir kokybė) tampa tarsi antraeilis, nes manoma, kad visos paslaugos vienaip ar kitaip padeda jį gauti.

Skyrių nuostatuose yra aiškiai apibrėžtos užduotys, funkcijos, pareigos, teisės ir atsakomybė, taip pat pavaldumas ir santykiai su kitais padaliniais.

Pareigybių aprašymai atitinka galiojančius Rusijos Federacijos darbo įstatymus, juose yra aiškiai apibrėžtos pareigos ir reikalavimai įdarbinimui.

Darbuotojų skaičius atitinka įmonės darbo išteklių (vadybos, inžinerinio ir techninio personalo bei darbuotojų, darbuotojų) poreikius, nustatomus pagal standartinį skaičių ir faktiškai esamas ankstesnių laikotarpių darbo ypatybes.

Darbuotojų ir įmonės santykiai formuojami darbo sutarčių sąlygomis.

Įmonėje LLC „GRAND“ yra aiškus darbo pasidalijimas, kvalifikuotų specialistų panaudojimas kiekvienai pareigybei, taip pat samdymas pagal kvalifikacinius šios pareigybės reikalavimus, o ne su subjektyviais vertinimais.

Remdamiesi GRAND LLC struktūrine schema, nustatysime, kokius sprendimus priima Bendrovės vadovybės nariai, atsižvelgdami į jų funkcines pareigas.

Generalinis direktorius:

1. Sprendimų dėl pinigų srautų valdymo priėmimas.

2. Sprendimų dėl įmonės pelningumo priėmimas.

Komercijos direktorius:

1. Kainodaros politikos formavimas ir sprendimų dėl nukrypimų nuo jos priėmimas, atsižvelgiant į užsakovų pasiūlymus, Bendrovės galimybes ir bendrą situaciją statybų rinkoje.

Pardavimų skyrius:

1. Sprendimų pirkimų skyriaus klausimais priėmimas.

2. Sprendimų dėl įmonės produkcijos reklamavimo priėmimas.

Gamybos direktorius:

3. Sprendimų dėl gamybos proceso priėmimas.

4. Gamyklos pajėgumų reguliavimas priklausomai nuo reikiamos gamybos apimties.

5. Sprendimų dėl gaminamų prekių kokybės priėmimas.

Apskritai Įmonės organizacinė struktūra gali būti laikoma optimalia, atsižvelgiant į įmonės (diversifikuotos įmonės) specifiką ir pasižymi racionaliu struktūrinių padalinių ir pareigybių skaičiumi.

Panašūs dokumentai

Žmogiškųjų išteklių samprata. Pagrindinės vadovybės personalo ir dokumentacijos tobulinimo kryptys. Organizacijos žmogiškųjų išteklių valdymo sistemos turinys. Personalo ir dokumentų palaikymo vadovybei analizė.

baigiamasis darbas, pridėtas 2015-02-08


OAO „Gazprom Neft“ organizacinė struktūra, valdymo sistema ir plėtros istorija. Biuro darbo organizavimo įmonėje analizė. Valdymo dokumentacijos palaikymo tarnybos veiklos svarstymas. Pagrindiniai jo tobulinimo būdai.

Kursinis darbas, pridėtas 2011-04-18


Dokumentacijos valdymo sistema, jos vieta personalo valdymo sistemoje. OAO TsTD „Diascan“ dokumentų srauto analizė. Suplanuoti organizacinį ir vadybinį vadybos dokumentinės paramos sistemos tobulinimo efektyvumą.

baigiamasis darbas, pridėtas 2015-02-13


Personalo dokumentų valdymo sistemos vaidmens personalo valdymo sistemoje nustatymas. Personalo valdymo dokumentinės paramos būklės vertinimo koncepcija, struktūra, metodika UAB „Lolita“ pavyzdžiu, rengiant jos tobulinimo programą.

baigiamasis darbas, pridėtas 2010-10-20


Dokumentų valdymo tarnybos ir skyriaus charakteristikos, funkcijos ir organizacinė struktūra. Gyventojų socialinės apsaugos departamentas. Raštinės tarnybos darbo norminis reglamentavimas. Darbo su dokumentais organizavimas.

praktikos ataskaita, pridėta 2013-09-18


GTRK „Dalnevostochnaya“ veiklos, struktūros ir funkcijų aprašymas, analizė. Šios organizacijos dokumentinio palaikymo tarnybos charakteristikos. Tinkamiausios dokumentacijos valdymo palaikymo automatizavimo sistemos parinkimas.

baigiamasis darbas, pridėtas 2011-02-04


Konfidencialus biuro darbas: esmė ir turinys, pagrindiniai įgyvendinimo modeliai ir principai, teisinis pagrindimas ir reikšmė. Valdymo dokumentinio palaikymo įmonėje procesų automatizavimo metodai ir normos.

testas, pridėtas 2014-04-06


Biuro darbo organizavimą organizacijoje apibrėžiantys dokumentai. Pagrindiniai valdymo dokumentacijos palaikymo tarnybos tikslai, uždaviniai ir funkcijos, jos teisės ir pareigos. Biuro darbo organizavimo tvarkos analizė MTK Milkom LLC pavyzdžiu.

santrauka, pridėta 2015-03-31


Valdymo dokumentacijos palaikymo tarnyba: jos paskirtis, uždaviniai, struktūra ir sudėtis. Verslo organizavimo forma. Tarnybos pavadinimo pasirinkimas, oficialios jos sudėties ir personalo apibrėžimas, organizacijos kvalifikacinė sudėtis.

Kursinis darbas, pridėtas 2015-05-17


Departamentai, kurie yra Direkcijos Dokumentacijos skyriaus dalis. Administracijos departamento Dokumentacijos palaikymo departamento direktoriaus pareigos. Darbo eigos automatizavimas yra dokumentų valdymo tobulinimo būdas.

Šiandien daugelis priėjo prie išvados, kad darbo su dokumentais kultūra yra gamybos kultūros dalis, o tai savo ruožtu yra svarbi sėkmingos veiklos rinkoje sąlyga. Todėl dokumentų valdymo palaikymas yra ta pati gamybos infrastruktūros dalis, absoliučiai lygi ir būtina, kaip ir įranga, ištekliai ir personalas.

Vadovas praranda daug laiko dėl neteisingai ar ne laiku įformintų dokumentų, dėl neteisingų valdymo sprendimų, ar dėl nesugebėjimo greitai rasti tinkamo dokumento.

Dokumentus įmonė gauna iš klientų, partnerių, kitų įmonių; yra sukurti pačios įmonės veikloje; atvykti į vadovybę priimti sprendimus, rašyti nutarimų forma nurodymus vykdyti ir pasirašyti; išsiųstas gavėjams.

GRAND LLC dokumentai surašomi daugiausia ant blankų ir turi nusistovėjusią detalių rinkinį bei stabilią jų buvimo vietą.

GRAND LLC veiklos dokumentavimo procese sukuriami įvairių tipų dokumentai:

Organizacinė ir teisinė dokumentacija (įstatai, nuostatai, taisyklės, instrukcijos, personalo lentelės);

Administracinė dokumentacija (įsakymai, nurodymai, nutarimai, sprendimai, nurodymai);

Informacija ir informaciniai dokumentai (laiškai, telegramos, faksai, aktai, protokolai, ataskaitos ir atmintinės).

Vadovų pareigas užima patyrę specialistai, gerai išmanantys technologijas, gebantys racionaliai planuoti gamybą, teisingai ją organizuoti, atlikti administracines funkcijas.

GRAND LLC naudoja parduotuvės valdymo struktūrą, kuri susidaro sukūrus valdymo aparatą tik iš viena kitai pavaldžių organų hierarchinių kopėčių pavidalu. Kiekvienam padaliniui vadovauja vadovas, turintis visas galias ir vykdantis vienvaldį pavaldžių darbuotojų vadovavimą, jo rankose sutelkiantis visas valdymo funkcijas (1 priedas).

Ši struktūra užtikrina: komandų vienybę ir aiškumą; Atlikėjų veiksmų nuoseklumas; aiški vadovo ir pavaldinių tarpusavio santykių sistema; reakcijos greitis reaguojant į tiesioginius nurodymus; tarp jų nurodytų pavedimų ir užduočių gavimas, aprūpinimas ištekliais; asmeninė vadovo atsakomybė už galutinius savo padalinio veiklos rezultatus.

Atsižvelgdami į dokumentacijos veiklą, galime teigti, kad bet kuriai įmonei tai apima tas pačias biuro operacijas ir procesus.

GRAND LLC sukuria, priima iš kitų organizacijų daugybę dokumentų, kuriuose yra įvairios ekonominės, politinės, apskaitos, statistinės, socialinės ir kt.

Stebint UAB „GRAND“ darbuotojų veiklą, paaiškėjo, kad visi pagrindiniai specialistai vienaip ar kitaip yra susiję su dokumentiniu vadovybės palaikymu. Direktorius dėl aplaidaus specialistų požiūrio daug laiko skiria kraustymuisi, dokumentų paieškai, teisingumo tikrinimui. Vyriausiasis buhalteris darbus su dokumentais atlieka netiksliai, pastebimos klaidos, dokumentai pateikiami pavėluotai, daug laiko sugaišta dokumentų paieškai. Vyriausiasis ekonomistas daug laiko skiria planavimui, normavimo ir atlygio organizavimui, apskaitai ir ataskaitoms, analizei, kurios yra pagrindinės jo funkcijos. Kita vertus, daug laiko sugaišta atliekant darbus, kurių nenumato tarnybinės pareigos, taip pat su darbo režimo pažeidimais susiję darbo laiko nuostoliai. Vyriausiasis inžinierius rengia darbo ir materialinių bei techninių išteklių paraiškas, daug laiko skiria darbui, kuris tiesiogiai yra jo oficialios pareigos. Be to, didelę dalį užima perėjimai ir perėjimai. Technikai tvarko techninę dokumentaciją, daug laiko skiria technologiniam valdymui ir operatyviniam valdymui. Sekretorė-raštininkė daug laiko skiria telefono skambučiams, darbui kompiuteriu, dokumentų kopijavimui ir mažai laiko skiria darbui su dokumentais, o tai turėtų būti pagrindinė jo veikla. Mažai laiko sugaišta tiek dirbant su gaunama, tiek su išsiunčiama dokumentacija. Vyriausiasis inžinierius užsiima techninės dokumentacijos tvarkymu: priėmimo remontui žurnalas ir įrangos išdavimas iš remonto, techniniai pasai, saugos žurnalas. Pažymėtina, kad administracinio aparato darbuotojų darbo diena prasideda 8:00 ir baigiasi 17:00 val., pietų pertrauka nuo 12:00 iki 13:00. Valymo laikotarpiu pagrindinių specialistų darbo diena nėra standartizuota.

Personalo darbo organizavimo pagrindas – gilus ir aiškus funkcijų pasiskirstymas tarp padalinių ir atlikėjų. Tai atsispindi norminiuose dokumentuose – padalinių nuostatuose ir jų darbuotojų pareigybių aprašymuose.

Pažymėtina, kad iki šiol GRAND LLC neturėjo tokio norminio dokumento, reglamentuojančio įmonės valdymo dokumentinį palaikymą, kaip biuro darbo instrukcijos. Tai norminis dokumentas, reglamentuojantis dokumentų rengimo organizavimą, taisykles, būdus ir procesus, darbo su jais tvarką, jų vykdymo stebėjimą. Instrukcija turėtų būti parengta vadovaujantis pagrindinėmis Valstybinės valdymo dokumentų paramos sistemos nuostatomis ir Rusijos Federacijos federalinės vykdomosios valdžios institucijų standartine popierizmo instrukcija. Instrukciją tvirtina generalinis direktorius.

Kanceliarinio darbo instrukcijos nuostatos neturėtų prieštarauti galiojantiems teisės aktams informacijos ir dokumentacijos srityje.

Analizė rodo, kad iš šiuo metu įmonėje dirbančio sekretoriaus-raštininko jis atlieka pagrindines su valdymo dokumentacija susijusias funkcijas. Jis yra pagrindinė figūra raštvedybos procese, tuo tarpu turi aukštąjį išsilavinimą ir oficialiai atsiskaito direktoriui. Tuo pačiu metu GRAND LLC neturi dokumentų valdymo paslaugos.

Biuro darbo būklę ir bendrą vadovų bei specialistų aptarnavimo kultūrą daugiausia lemia sekretoriaus-raštininko darbo kokybė, kuri savo ruožtu priklauso nuo jo organizacijos lygio.

Visos tam tikros formos sekretoriaus-raštininko funkcijos, teisės, pareigos ir atsakomybė turi būti nustatytos pareigybės aprašyme, kurio GRAND LLC nėra.

Visi GRAND LLC dokumentai suskirstyti į tris dokumentų srautus: gaunami, gauti iš kitų įmonių; išeinantys, kurie, sukūrę, turėtų būti siunčiami kitoms įmonėms; vidinis, sudarytas pačios įmonės reikmėms. Nors jie yra glaudžiai susiję, kiekvienas iš šių srautų turi savo apdorojimo taisykles ir judėjimo kryptį.

Gaunamų dokumentų srautą sudaro aukštesnių organizacijų dokumentai, įsakymai, raštai ir kt., kuriuose yra nurodymų, paaiškinimų ir kitos informacijos, kitų organizacijų, kurios keičiasi informacija sprendžiant bendrų veiksmų reikalaujančius klausimus, dokumentai, piliečių skundai ir pareiškimai.

Gaunamų dokumentų tvarkymo etapai:

Dokumentus galima gauti paštu, pristatyti kurjeriu, lankytoju, faksu.

GRAND LLC gauna 35% dokumentų paštu, 15% dokumentų faksu, 10% per kurjerį, 35% dokumentų elektroniniu paštu, 5% iš fizinių asmenų.

Įmonėje nėra darbuotojo dokumentinio dokumento, atsakingo už korespondencijos priėmimą ir apskaitą, todėl tiek paštu, tiek faksu gaunamus dokumentus GRAND LLC darbuotojai kartais pasiima patys. Dėl to dažnai prarandama korespondencija arba darbuotojai ją ne laiku gauna. Todėl gaunamos, siunčiamos korespondencijos, įskaitant gaunamą ir siunčiamą faksogramą, registracija nėra vykdoma aiškiai.

Kitų rūšių organizacinių ir administracinių dokumentų registracija nevykdoma. Registruotinų dokumentų sąrašo nėra.

Gavus dokumentus tikrinamas jų pristatymo teisingumas (ne tuo adresu pristatyta korespondencija siunčiama siuntėjui), atplėšiami vokai, įvertinama fizinė dokumentų būklė (teksto sugadinimas, nepilnas fakso pranešimo gavimas). ) ir priedų buvimą. Vokai paprastai sunaikinami, išskyrus atvejus, kai ant voko esantis antspaudas gali būti naudojamas dokumento išsiuntimo ar gavimo datai, siuntėjo adresui nustatyti. Tokiais atvejais prie dokumento pridedamas vokas. Jei dokumento tekstas sugadintas, jame nėra priedų, surašomas aktas. Vienas akto egzempliorius kartu su gautais dokumentais išsiunčiamas siuntėjui.

Šiame pirminio dokumentų svarstymo etape sekretorė-raštininkė privalo platinti korespondenciją tarp generalinio direktoriaus ir struktūrinių padalinių. Ant gaunamų dokumentų pažymimas jų vykdymas ir registruojami specialiame dokumentų registravimo žurnale.

Atitinkamas pareigūnas ant jo užrašo rezoliuciją, kurioje yra jo sprendimas dėl dokumente pateiktos informacijos. Toliau dokumentas su nutarimu atitenka vyriausiajam buhalteriui. Po registracijos dokumentas pateikiamas vykdyti. Privaloma registracija priklauso nuo aukštesnio lygio įmonių gaunamų dokumentų, piliečių prašymų ir skundų, kitų įmonių korespondencijos, kuriai reikalingas sprendimas ar atsakymas, nuolatinio saugojimo laikotarpio medžiaga.

Dažnai įmonė nevykdo dokumentų įvykdymo terminų kontrolės darbų, nes vadovybės įvykdymo terminai nėra nustatyti. Dokumentus gauna darbuotojai, aplenkdami vadovybę, o dokumentų įforminimą atlieka darbuotojai, atsižvelgdami į savo sprendimus.

Net ir tiems dokumentams, kurie eina per įmonės valdymą ir perduodami vykdyti, dokumentų įforminimo terminai nenustatyti, perdavimo vykdyti pažymos, vadovybės nurodymai žodiniai.

GRAND LLC nesudarė dokumentų, kuriuos reikia kontroliuoti, sąrašo, kuriame būtų nurodyti tipiniai terminai. Valdymo kortelės neįsijungia. Prevencinės kontrolės nėra.

Dėl terminų trūkumo:

Nėra dokumentų įforminimo eigos patikrinimo;

Rangovai negauna išankstinių įspėjimų apie artėjančius terminus;

Ataskaitos apie laiku neužpildytus dokumentus nesurašomos.

Įmonės vadovybė neprižiūri vykdomosios drausmės įmonėje. Dėl to pasitaiko dokumentų praradimo, nesavalaikio ir nekokybiško įforminimo atvejų. Dokumentų perdavimas rangovui dažnai nėra įforminamas.

Atvykus pas rangovą, dokumentas yra su juo, kol problema bus visiškai išspręsta. Visiškai užbaigus darbą su dokumentu, iniciatyviniame dokumente pažymimas apie jo vykdymą ir nukreipimą į bylą.

Siunčiami dokumentai LLC „GRAND“ apdorojimo procese taip pat pereina daugybę atvejų. Darbas su jais susideda iš dokumento rengimo, pakartotinio spausdinimo, patvirtinimo, patvirtinimo, pasirašymo, registravimo ir apdorojimo siuntimui.

Pradėdamas rengti siunčiamą dokumentą, atlikėjas parengia juodraštį - ranka arba mašinėle rašytą dokumentą, kuriame atsispindi autoriaus ar redaktoriaus darbas. Po reikiamų konsultacijų rangovas parengia dokumento projektą, dėl kurio susitariama.

Dokumentas surašomas blanke, o atlikėjas turi žinoti, kokią formą jis turi pasirinkti atitinkamam dokumento projektui: bendrąją formą, laiško blanką, konkrečios rūšies dokumento blanką, oficialią blanką ar dokumento formą. struktūrinis vienetas. Pareigūno arba struktūrinio padalinio blankas naudojamas, jeigu pareigūnas ar struktūrinio padalinio vadovas turi teisę pasirašyti atitinkamoje formoje surašytą dokumento rūšį. Ši teisė yra įtvirtinta dokumentą surašančio asmens pareigybės aprašyme.

Jei reikalingas išorinis patvirtinimas, patvirtinimo antspaudas ant įmonės dokumento projekto dedamas tik tuo atveju, jei dokumentą reikia suderinti su kitomis organizacijomis.

Vidinis dokumento patvirtinimas išduodamas viza. Vizoje nurodoma tvirtinančiojo pareigybė, jo asmeninis parašas, jos nuorašas, patvirtinimo data. Vidinis derinimas vykdomas su įmonės vyresniaisiais darbuotojais, struktūrinių padalinių vadovais, specialistais, jeigu dokumento tekstas susijęs su jų darbo pareigomis. Tvirtindamas dokumentą, kiekvienas iš jų išreiškia savo nuomonę pagal veiklos kryptį, už kurią jis yra atsakingas. Vizos padeda vadovui priimti teisingą sprendimą, nes pasirašydamas dokumentą jis prisiima visą atsakomybę.

Kai kurie įmonės dokumentai įgyja juridinę galią juos patvirtinus. Tai ypatingas dokumento įgyvendinimo būdas, leidžiantis jį platinti tam tikram organizacijų, pareigūnų ir piliečių ratui. GRAND LLC sekretorius-raštininkas turi dokumentų, kuriuos reikia patvirtinti, sąrašą.

Parengtas ir įvykdytas dokumentas pateikiamas pasirašyti vadovui, formoje nurodoma dokumento pasirašymo data.

Registracijai ir siuntimui pateikiamas pilnai parengtas pasirašytas dokumentas.

Išsiunčiamų dokumentų tvarkymą ir siuntimą atlieka įmonės sekretorė-raštininkė. Prieš klijuodamas vokus, jis ne visada patikrina, ar yra visų priedų, ar parašytas adresas teisingas ir tikslus.

Perduoti išsiuntimui dokumentai dažnai išsiunčiami kitą dieną, telegramos ir skubi korespondencija vėluoja.

Įmonės vidaus dokumentai pereina šiuos etapus: dokumento projekto parengimas, pakartotinis spausdinimas, tvirtinimas, vizavimas, pasirašymas, perdavimas adresatui. Todėl jų praėjimo maršrutai rengimo ir vykdymo etapuose yra tokie patys kaip ir išsiunčiamų dokumentų, o vykdymo stadijoje sutampa su gaunamų dokumentų maršrutais.

Tačiau kai kurios GRAND LLC vidaus dokumentų rūšys turi savo maršrutus. Protokolų rengti nereikia; memorandumus, pažymas ir kt. eikite tiesiai į lyderį, kurio vardu jie parašyti. Sprendimui priimti reikalingos informacijos gavimo greitis priklauso nuo dokumento judėjimo ir apdorojimo aiškumo bei efektyvumo. Pavėluotas dokumentų, ypač finansinių, tvarkymas gali sukelti neigiamų ekonominių pasekmių. Todėl visada daug dėmesio skiriama racionaliam darbo eigos organizavimui, dokumentų apdorojimo ir perdavimo vykdyti greičiui bei tikslumui.

Dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki vykdymo ar išsiuntimo pabaigos vadinamas darbo eiga.

Šis apibrėžimas orientuotas į žodžius „dokumentų judėjimas“, tai yra, jų kelias iš vieno padalinio arba nuo vieno darbuotojo pas kitą. Pakeliui vieni susipažins su jo saugojimu sprendimams priimti, kiti tekstą derins ir redaguosis, registruos ir nuolat stebės visus jo judėjimo etapus ir galiausiai paruoš siuntimui.

Visus įmonės dokumentus sudaro dvi didelės grupės:

Gauti iš išorės, iš kitų įmonių (gaunami dokumentai);

Sukurta namuose.

Tiriant darbo eigą, kiekviena iš šių grupių nagrinėjama atskirai. Analizė gali būti atliekama įvairiais kampais.

GRAND LLC gaunamus dokumentus analizuoja korespondentai - dokumentų, iš kurių jie buvo gauti, autoriai:

Iš aukštesnių institucijų, įskaitant institucijas ir vadovybę (iš jų gaunami vadovaujantys dokumentai, nurodymai, įsakymai);

Iš pavaldžių įmonių;

Iš kitų įmonių, kurios nėra su šia įmone pavaldžių santykių. Tai gali būti klientai, tiekėjai, asmenys, siunčiantys laiškus, prašymus, skundus (piliečių kreipimusi).

Įmonėje sukurti dokumentai yra aiškiai suskirstyti į dvi grupes:

Vidinis, sudarytas pačios įmonės poreikiams ir cirkuliuojantis joje;

Siuntimo dėžutė, kurią sukūrus ketinama siųsti kitoms įmonėms.

Visi įmonėje sukurti dokumentai analizuojant skirstomi į iniciatyvinius, parengtus pagal jų įmonės poreikius ir parengti „vykdant“ aukštesnių institucijų užduotis arba reaguojant į gautus prašymus.

Išsiunčiami dokumentai, kaip ir gaunami, gali būti analizuojami pagal tipą ir pagal korespondentus, kuriems jie siunčiami. Taip pat jie skirstomi į dokumentus, dėl kurių laukiama atsakymo, ir dokumentus, siunčiamus tiesiog informacijai (reklamai ir pan.).

Svarbiausias veiksnys tiriant darbo eigą yra jo apimties apskaičiavimas. GRAND LLC dokumentų srauto apimtis gali būti pateikta 1 lentelėje.

1 lentelė. GRAND LLC dokumentų srauto apimtis 2012 m. duomenimis

Taigi, 2012 metų duomenimis, GRAND LLC dokumentų srauto apimtis yra 1274 dokumentai, iš kurių 30,69 % yra originalai ir 69,31 % – dokumentų kopijos.

Originalių dokumentų struktūra parodyta 2 pav.

2 pav. GRAND LLC dokumentų srauto struktūra

Įmonės dokumentų sraute didžiausia dalis tenka vidaus dokumentams (44,50%), tik 30,69% dokumentų yra siunčiami.

Dokumentų kiekis reikalingas:

Reikiamo biuro darbuotojų skaičiaus apskaičiavimas:

Mechanizacijos ir biuro automatizavimo priemonių panaudojimo efektyvumo skaičiavimas;

Įstaigos darbuotojų, įskaitant struktūrinio padalinio vedėjo sekretorę ir sekretorių, darbo krūvio nustatymas.

Apskritai darbo eiga parodo viso administracinio aparato darbo krūvį, nes visi jo darbuotojai turi tvarkyti dokumentus.

2 lentelė. Dokumentų srauto dinamika 2009-2011 m

2 lentelės duomenys rodo, kad GRAND LLC dokumentų srautas didėja.

Dokumentų apyvartos apimtys 2011 m., palyginti su 2010 m., išaugo 9,96 proc., o 2012 m., palyginti su 2011 m., 25,12 proc.

Taigi GRAND LLC nesilaiko GSDOU reikalavimų, o tai yra pažeidimas atliekant biuro darbą įmonėje.

Sekretorė-raštininkė įmonei teikia bendrąsias dokumentines paslaugas, tai yra, atlieka biuro funkciją: registruoja dokumentus, kurie ilgainiui turėtų suteikti centralizuotą visos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos bei organizacinių ir administracinių dokumentų registraciją. Taip pat sekretorė-raštininkė įpareigota kontroliuoti dokumentų įforminimo ir pašalinimo iš kontrolės terminus, organizuoti bylų formavimo ir saugojimo darbus, tvarkyti bylų nomenklatūrą tiek popierine, tiek elektronine forma.

Visų šių nuostatų visuma turėtų būti išdėstyta pareigybės aprašyme, o tai žymiai pagerins įmonės darbą. Palyginti nedidelei įmonei, tokiai kaip GRAND LLC, nereikia įvesti papildomo darbuotojo, tereikia parengti norminių ir organizacinių dokumentų, reglamentuojančių sekretoriaus teisinį statusą, statusą, funkcijas, atsakomybę ir darbo organizavimą, rinkinį. raštininkas.

Savo darbe GRAND LLC sekretorius-raštininkas naudoja tik Office 2007 programinę įrangą ir skaitytuvą, kuris supaprastina jo darbą, tačiau nepadeda pakankamai racionaliai išnaudoti darbo. Darbas bet kurioje organizacijoje turi būti organizuojamas taip, kad darbuotojai pagal veiksmų planą savo darbą atliktų efektyviai, žinotų savo vietą ir tikslus organizacijoje, o šie tikslai turi sutapti su visos organizacijos tikslais. Kad visa tai būtų pasiekta, turėtų būti aiškiai įvardijami kiekvieno organizacijos darbuotojo pareigybių aprašymai.

Įmonės darbuotojai dažnai patys tvarko dokumentus, dėl to prarandamas profesinis laikas, taip pat daromi pažeidimai rengiant pačią dokumentaciją. Tai yra, specialios sekretorės-raštininkės žinios dokumentų rengimo ir tvarkymo srityje panaudojamos labai mažai, o tai neigiamai veikia dokumentų valdymo sistemos būklę.

Pagal nustatytas dokumentų kategorijas, kurių elektroniniai vaizdai įvedami į GRAND LLC dokumentų valdymo sistemą, sekretorė-raštininkė turi sukurti serveryje aplanką su pagrindinių dokumentų tipų šablonais, kuriais galės naudotis visi įmonės darbuotojai. įsakymas dėl tolesnio darbo su šių dokumentų elektroninėmis bylomis.

GRAND LLC dokumentacijos rengimas ir įforminimas vykdomas decentralizuotai. Dokumentams gaminti naudojami su IBM suderinami asmeniniai kompiuteriai, Hewlett-Packard LaserJet ir DeskJet lazeriniai ir rašaliniai spausdintuvai, Hewlett-Packard ScanJet staliniai skaitytuvai.

Savo darbe sekretorius-raštininkas vadovaujasi galiojančiais Rusijos Federacijos įstatymais, įmonės įstatais, įmonės valdymo administraciniais dokumentais, darbo taisyklėmis, vadovo nurodymais, sekretoriato nuostatais, valstybiniais norminiais dokumentais. biuro darbo sritis.

Sekretorius-raštininkas yra administracinėn atsakomybėn traukiamas už galiojančių Rusijos Federacijos teisės aktų pažeidimus rengiant dokumentus, už nekokybišką ir nesavalaikį savo pareigų atlikimą, neteisėtą naudojimąsi suteiktomis teisėmis, taip pat jų naudojimą asmeniniais tikslais. tikslai.

Sekretorė-raštininkė gali bendrauti su darbo jėga dėl reikalingos informacijos gavimo ir bendro dokumentų rengimo, su trečiųjų šalių organizacijomis, institucijomis dėl dokumentų gavimo ir pateikimo.

GRAND LLC bylų formavimas vykdomas pagal vardinį ženklą - dokumentų (įsakymų, aktų, sutarčių) rūšių pavadinimus.

Priklausomai nuo saugojimo terminų, sekretorė-raštininkė atlieka pilną arba dalinę bylų registraciją. Tuo pačiu metu daugelis bylų lieka nebaigtos.

GRAND LLC dokumentų saugojimas vykdomas decentralizuotai. Įmonės darbuotojai dokumentų saugoti neduoda, o saugo juos savo darbo vietose. Dokumentai bylose arba iš viso nesuformuojami, arba formuojami pažeidžiant „Pagrindinių skyrių archyvų veiklos taisyklių“ reikalavimus, o būtent: bylose esantys dokumentai formuojami savavališkai; dažnai vienu atveju yra dokumentai su skirtingais saugojimo terminais; trūksta reikalingų duomenų byloms iškelti.

Iki šiol GRAND LLC struktūroje archyvo nėra. Dalis bylų saugoma struktūriniuose padaliniuose, dalis sekretorės. Ūkyje nėra specialiai įrengtos patalpos, aplankai su dėklais laikomi spintelėse, staluose. Už dokumentų saugą bylose atsakingas sekretorius. Įmonė nenaudoja standartinio dokumentų sąrašo su saugojimo terminais. Bylų nomenklatūra nesudaryta.

Taigi įmonei visiškai trūksta archyvinio dokumentų saugojimo organizavimo. Būtina sukurti bylų nomenklatūrą, pradėti formuoti dokumentus į bylas ir tvarkyti įmonės archyvą.

Dokumentų apskaitą užtikrina jų registravimas - nustatytos formos įgaliojimų įrašas apie dokumentą, fiksuojantis dokumento sukūrimo, išsiuntimo ar gavimo faktą. Kartu su dokumentų apskaitos funkcija, registracija leidžia kontroliuoti dokumentų įforminimą, ieškoti dokumentų padalinių ir įstaigos darbuotojų prašymu.

Dokumentų saugojimo sistema – dokumentų apskaitos ir sisteminimo priemonių, metodų ir technikų visuma, siekiant jų ieškoti ir panaudoti einamojoje įstaigos veikloje. Dokumentų saugojimo sistemai reikšmingiausios yra sąvokos „bylų nomenklatūra“ ir „byla“.

Bylų nomenklatūra suprantama kaip sisteminis organizacijos raštiniame darbe suformuotų bylų antraščių sąrašas, išdėstytas tam tikra seka, nurodant jų saugojimo laikotarpius; byla suprantama kaip dokumentų rinkinys atskiru klausimu ar veiklos sritimi, suformuotas chronologine ar kita seka ir paduodamas atskirame viršelyje.

Technologiškai glaudžiausiai su susisteminto dokumentų saugojimo organizavimu susiję dokumentų registravimo ir saugojimo terminai, nes jie yra pagrindiniai veiksniai renkantis ir užtikrinant dokumentų kaupimo sistemą operatyvinio darbo procese. Dokumentų kompleksų (bylų, saugojimo vienetų) saugojimo terminai ir indeksų sistema yra fiksuoti bylų nomenklatūroje.

Sistemingas organizacijoje iškeltų bylų pavadinimų sąrašas, nurodantis jų saugojimo terminus – bylų nomenklatūra, yra svarbiausias ne tik informacijos paieškos sistemos, bet ir dokumentų vertės bei išsaugojimo tyrimo elementas. įmonė.

Jau keletą dešimtmečių, vadovaujantis GSDOU, bylų nomenklatūros sudarymas tapo privalomas visoms valstybės struktūroms, o nevalstybiniame ūkio ir valdymo sektoriuje – nusistovėjusia ir naudinga sudėties kontrolės priemonė, sisteminimas ir dokumentų paieška nėra naudinga.

Per GRAND LLC egzistavimą nebuvo sudaryta nė viena bylų nomenklatūra.

Idealiu atveju į bylų nomenklatūrą turėtų būti įtraukti visi be išimties visų organizacijos struktūrinių padalinių ir pareigūnų dokumentai, bylų spintos, registracijos ir nuorodų bei dokumentų masyvai, neatsižvelgiant į žiniasklaidos rūšį, konfidencialumo laipsnį ir dokumentinės informacijos tvirtinimo būdą. .

Į nomenklatūrą įtrauktos laikinųjų veiklos įstaigų bylos, kurių dokumentai yra teisinis pagrindas organizacijos įgaliojimams patvirtinti ar jos veiklai nutraukti, pavyzdžiui, likvidacinė komisija, taip pat nebaigtos verslo bylos, kurios perduodamos kitų organizacijų teisių perėmėjams. jų tęsimui.

Jie formuoja ir saugo bylas GRAND LLC struktūriniuose padaliniuose dokumentų formavimo vietoje.

Administracinius dokumentus, vadovybės korespondenciją ir svarbiausius vidaus dokumentus formuoja ir saugo vadovybė.

Didžioji dalis apskaitos dokumentų sugrupuota chronologiškai. Dokumentai renkami kas mėnesį.

Buhalterija siunčia struktūriniams padaliniams informaciją apie gamybos kaštus pagal elementus, informaciją apie veiklos rodiklių įvykdymą ir kitą informaciją.

Struktūriniai padaliniai savo ruožtu teikia ataskaitas apie darbų plano įvykdymą fizine išraiška ir ataskaitas apie nebaigtų darbų būklę ir kitus dokumentus, reikalingus apskaitai, taip pat gamybinės veiklos kontrolei.

Darbuotojų ir darbuotojų asmeninės sąskaitos pagal darbo užmokestį per metus sugrupuojamos į atskiras bylas ir išdėstomos abėcėlės tvarka pagal pavardę.

Kasos pavedimai, avansinės ataskaitos, banko išrašai, kvitai, sąskaitos faktūros ir kita panaši dokumentacija yra išdėstyta jų numerių seka.

Paimti dokumentus gali tik tyrimo įstaigos, parengtinis tyrimas, prokuratūra, mokesčių inspekcijos ir policija. Atsiėmimas įforminamas protokolu, kurio kopija įteikiama pasirašytinai atitinkamam organizacijos pareigūnui. Gavus leidimą ir dalyvaujant poėmį atliekančių įstaigų atstovams, galima daryti paimamų dokumentų kopijas, nurodant jų paėmimo pagrindą ir datą.

Dokumentų praradimo ar sunaikinimo atveju organizacijos vadovas įsakymu paskiria komisiją dokumentų praradimo ar sunaikinimo priežastims ištirti. Komisijoje gali dalyvauti tyrimą atliekančių institucijų ir valstybinės priešgaisrinės priežiūros atstovai. Komisijos darbo rezultatai įforminami akte, kurį tvirtina vadovas.

Dėklai dedami į spinteles ir seifus. Bylų išdavimas kitoms organizacijoms vykdomas tik gavus organizacijos vadovo leidimą.

Darant išvadą iš to, kas išdėstyta, būtina parengti norminių ir organizacinių dokumentų, reglamentuojančių sekretoriaus-raštininko teisinį statusą, statusą, funkcijas, atsakomybę ir darbo organizavimą, rinkinį.

Įmonėje GRAND LLC tie specialistai, kurie turi laisvo laiko, užsiima dokumentacijos aptarnavimu, todėl dokumentacija vykdoma netiksliai, dažnai dingsta dokumentai, jų paieškai tenka 10% darbo laiko, daromos klaidos tvarkant dokumentus, siunčiami dokumentai. pavėluotai, prieš siunčiant dokumentus, jų teisingumas ne visada patikrinamas. Tokia situacija paaiškinama tuo, kad įmonėje GRAND LLC niekas neprisiima atsakomybės už aiškų ir teisingą biuro darbo atlikimą, nėra svarbių biuro darbo organizavimo dokumentų, būtent sekretorės-raštininkės pareigybės aprašymo, biuro nomenklatūros. atvejų ir nurodymų dėl biuro darbo, dokumentai neturi aiškiai apibrėžto grafiko, todėl prarandami. yra funkcijų dubliavimas ir lygiagretumas. Organizacijoje egzistuojanti valdymo dokumentacijos sistema nėra optimali darbuotojams, neskatina jų dirbti efektyviai ir nesudaro tam tinkamų sąlygų.

Būtina pašalinti visus esamus trūkumus, nes tik tvarkinga darbo eiga leidžia laiku gauti išsamią informaciją, kad būtų priimti teisingi sprendimai, ir pašalinama galimybė prarasti dokumentus ir informaciją. Norėdami tai padaryti, reikės parengti projekto, skirto pagerinti dokumentų valdymo palaikymą, technines sąlygas.

3 įvadas

1. Dokumentų valdymo sistemų tobulinimo naudojant šiuolaikines IT problemos 7

2. UAB "SZEI" ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistemos naudojant informacines technologijas analizė ir tobulinimas 21

3. UAB „SZEI“ valdymo veiklos dokumentacijos tobulinimo kryptys 25

35 išvada

Naudotų šaltinių ir literatūros sąrašas 40

Paraiškos 43

Įvadas

Mūsų šalyje vis didesnis dėmesys skiriamas valdymo efektyvumo didinimo diegiant informacines ir ryšių technologijas problemai. Šiuo metu valstybės lygmeniu svarstomos e-valdžios kūrimo, elektroninio administravimo reglamentavimo įvedimo, valstybės informacinių išteklių 1 apjungimo koncepcijos. Informacijos ištekliai sudaro bet kurios informacinės struktūros veiklos pagrindą. Norint efektyviai kurti naujas ir pertvarkyti veikiančias valdymo technologijas, pagrįsti sprendimus dėl valdymo informacinės ir dokumentacijos automatizavimo įmonėse, reikalinga tinkama, kokybiška mokslinė ir metodinė parama, atitinkanti šiuolaikines organizacijos ir valdymo procesų bei uždavinių idėjas. už jų tobulinimą, o tai pabrėžia pasirinktos mokslinio darbo temos aktualumą. Būtinybę keisti ir nuolat tobulinti vadovybei skirtą dokumentacijos palaikymą lemia informacijos vaidmens svarba socialinio ir ekonominio valdymo sistemoje, kurioje įvairiuose pranešimuose kaupiama informacija, informacija, duomenys apie atskirus įvykius, reiškinius, faktai dokumentai – tinkamos naudoti formos, tarnauja kaip visuomenės informacinis šaltinis. 2 Šio darbo tikslas – UAB „Samara Plant of Electrical Products“ pavyzdžiu nustatyti sritis, kuriose tobulinamas organizacijos valdymo veiklos dokumentinis palaikymas naudojant informacines technologijas (toliau – IT). Darbo tyrimo objektas – UAB „Samaros elektros gaminių gamykla“, o tyrimo objektas – dokumentacijos palaikymas jos valdymo veiklai naudojant IT.

Darbe užsibrėžtam tikslui pasiekti būtina nuosekliai spręsti nemažai uždavinių: išstudijuoti vadybos veiklos dokumentacijos pagrindimo teorinius aspektus; išanalizuoti esamą Samaros elektros gaminių gamyklos valdymo veiklos dokumentinio palaikymo sistemą, pasiūlyti šios sistemos tobulinimo kryptis ir nustatyti pasiūlymų efektyvumą.

Vertinant nagrinėjamos problemos išsivystymo laipsnį, pažymėtina, kad lūžis suvokiant dokumentą kaip dokumentų valdymo objektą datuojamas XX amžiaus 80-aisiais ir yra susijęs su esminiu fiksavimo būdų pasikeitimu. , informacijos perdavimas ir skaitymas 3 . VNIIDAD, RGANTD, GARF moksliniai darbai skirti elektroniniams dokumentams. Apžvalga parodė, kad įvairių elektroninių dokumentų problemų išmanymo laipsnis yra nevienodas, ir buvo postūmis Rusijos archyvui (VNIIDAD) rengti 2001–2010 m. tyrimų programą. „Elektroniniai dokumentai“, į kurį įtrauktas apytikslis mokslinių tyrimų sričių sąrašas, elektroninių dokumentų srities reguliavimo, metodologijos ir eksperimentinė plėtra 4 . Mityaev K. G., Livshits Ya. Z., Tsikulin V. A., Kuznetsova T. V., Sokova A. N., Larin M. V., Mingalev B. C., Bachilo I. L., Banasyukevich V. D., Krasavina A. S., Ilyushenko A. Stepanova, Ilyushenko A., P. M.I., Loseva V.I., Reikhtsauma A.L., Andreeva V.I., Yankova V.F., Kuznecova S.L., Pshenko A.V., Slavko T.I., Aleksentseva A.I., Arkhipova N.I., Ovchinnikova N.V., Bobyleva M.P. ir kitos, išplėtotos istorinės, teorinės ir taikomosios valdymo dokumentinio pagrindimo, dokumentų valdymo, biuro darbo organizavimo ir valdymo dokumentinio palaikymo, darbo su dokumentais automatizavimo problemos.

Iš daugybės įvairių publikacijų apie valdymo procesų automatizavimo ir dokumentacijos palaikymo problemas, darbo temai patraukliausi yra neseniai paskelbti elektroninės dokumentacijos projektavimo ir elektroninių dokumentų valdymo metodiniai tobulinimai, tarp kurių yra D.A. Romanovas, T. N. Iljina, A. Yu. Loginova, Michaelas J. Suttonas, N. N. Kunyaeva 5 . Šiuose darbuose pateikiami požiūriai į elektroninį dokumentų valdymą ir įvairius elektroninės dokumentų valdymo sistemos elementus, pagrįstus kompiuterinių informacinių technologijų naudojimu, išdėstomi jų įgyvendinimo metodiniai pagrindai, apibendrinta šalies ir užsienio patirtis nustatant užduotis ir kuriant įmonių dokumentų valdymo sprendimus. sistemos, kurioms reikia integruoti įvairias informacines platformas.ir techninę bei programinę įrangą. Valdymo dokumentacijos formavimo ir tobulinimo teorinių pagrindų būklės analizė rodo, kad daugelis šios problemos aspektų dar nėra pakankamai išsamiai atspindėti publikacijose.

Šiame darbe atlikto tyrimo metodologijos pagrindas – sisteminis požiūris į įmonės valdymo sistemos dokumentacijos palaikymo kūrimo analizę. Darbo metodika – tradicinių bendrųjų mokslo ir specialiųjų metodų derinys. Užduotiems uždaviniams spręsti buvo naudojami šie metodai: lyginamoji ir sisteminė-struktūrinė analizė, klasifikacija, statistinė, grafinė. Studijos metodologinį pagrindą suformavo objektyvumo ir nuoseklumo principai, dialektinė proceso idėja ir jo pažinimo galimybės. Darbo struktūros pasirinkimą lemia tikslas ir sprendžiamų užduočių seka: darbas susideda iš įvado, trijų dalių, išvados, literatūros ir literatūros sąrašo bei paraiškų.

1. Dokumentų valdymo sistemų tobulinimo naudojant šiuolaikines IT problemos

Esant dabartinei socialinei ir ekonominei situacijai, optimalių visuomenės informatizavimo būdų paieškų ir Rusijos įėjimo į globalią informacinę erdvę kontekste, sprendžiamas daugiamatės dokumentų valdymo palaikymo problemos, kurios pagalba vyksta dokumentavimo procesai. , tvarkyti dokumentus ir dokumentų apyvartą, įgyti normatyvinį ar tvarkingą pobūdį, yra itin svarbu.

Daugelis mokslininkų šiuo metu yra pripažinti prioritetiniais dokumentais, teisiniais, ekonominiais, organizaciniais, personaliniais ir kitais valdymo dokumentacijos aspektais. Tyrėjai teigia, kad nagrinėjama problema turi tiek istoriškai paveldėtų ypatybių, tiek naujų, susijusių su esminiais techniniais ir socialiniais-ekonominiais pokyčiais dokumentacijos srityje ir pažymi, kad nepakankama mokslinė ir teorinė raida bei valstybės dėmesio stoka kuriant konceptuali struktūra ir vieningo požiūrio į ikimokyklinio ugdymo įstaigų organizacijas kūrimas sukelia įvairių neigiamų pasekmių, ypač atsiribojimą nuo tarptautinių taisyklių ir technologijų, saugomų informacijos išteklių neefektyvumą ir nepakankamą vertę ir kt. 1

XX amžiaus 90-ųjų pradžioje atsirado nauja dokumentų valdymo sistemų klasė, skirta tvarkyti elektroninius dokumentus, išskyrus jų atvaizdus. Dažniausiai tai buvo teksto rengyklės failai – taip atsirado nauja sistemų klasė, vadinama dokumentų valdymo sistemomis. Funkcionalumo plėtra, darbo su dokumentų vaizdais funkcijų papildymas lėmė tai, kad šiuolaikinėse dokumentų valdymo sistemose, be saugojimo ir gavimo funkcijų, atsirado ir dokumentų gyvavimo ciklo valdymo funkcijos – skirtingai nei jų pirmtakai, dokumentų valdymo sistemos yra skirtas dirbti su dinamiškais dokumentais.

Dokumentas yra pagrindinis informacijos, kurios pagrindu veikia bet kuri įmonė, pateikimo būdas. Informacija gali būti struktūrizuota, darant prielaidą, kad už jos saugojimą ir valdymą atsakingos duomenų bazės ir taikomosios informacinės sistemos, o nestruktūrizuoti – paprasti dokumentai 2 . Egzistuoja ryšys tarp struktūrizuotų ir nestruktūrizuotų dokumentų, pavyzdžiui, sąskaitos už prekių išleidimą ir sandorio paraiškos informacinėje sistemoje apie prekių nurašymą iš sandėlio, ir tik sąskaita faktūra turi juridinę galią, skirtingai nuo sandorio, esančio 2012 m. duomenų bazėje.

Šiandien supratau, kad reikia automatizuoti nestruktūrizuotos informacijos saugojimą ir apdorojimą, nes jos apimtys yra tokios, kad jos nebeįmanoma apdoroti rankiniu būdu. Tačiau pastatų sistemų, skirtų darbo eigai automatizuoti, metodai ir koncepcijos skiriasi. Šiuo metu dokumentų valdymo sistemų užduočių spektrą lemia dokumento gyvavimo ciklo etapas, kurį reikia palaikyti. Dokumento gyvavimo ciklas susideda iš dviejų pagrindinių etapų ir parodytas 1 paveiksle.

Ryžiai. 1. Dokumento gyvavimo ciklas 3

Dokumento rengimo stadija gali apimti: paties dokumento turinio kūrimą; dokumentų įforminimas; dokumento tvirtinimas.

Jei dokumentas yra kuriamas, jis laikomas nepaskelbtu, o teisės į dokumentą nustatomos pagal konkretaus vartotojo prieigos teises. Paskelbto dokumento stadijoje gali būti: aktyvi prieiga; archyvinis dokumentas (trumpalaikis saugojimas; ilgalaikis saugojimas); dokumentų sunaikinimas.

Kai dokumentas pereina į antrąjį etapą, jis laikomas paskelbtu, tada teisės į dokumentą lieka tik vienos – prieiga skaityti.

Paskelbto dokumento pavyzdys yra įmonės standartinis firminio blanko šablonas. Be skaitymo prieigos teisės, gali būti ir teisės perkelti paskelbtą dokumentą į kūrimo etapą. Priklausomai nuo konkretaus dokumento gyvavimo ciklo etapo, su kuriuo susiduria dokumentų valdymo sistema, joje esantys dokumentams saugoti archyvai paprastai skirstomi į statistinius ir dinaminius archyvus. Statistikos archyvuose saugomi tik paskelbti dokumentai. Dinaminiuose archyvuose gali būti ir paskelbtų, ir kuriamų dokumentų.

Pagrindinės šiuo metu egzistuojančios vadybos dokumentinio palaikymo problemos: poreikis sukurti vieningus reguliavimo ir metodinius pagrindus, informacijos dokumentavimo ir darbo su dokumentuota informacija principus ir taisykles; dokumentų standartizavimo ir unifikavimo problemos; visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatorių kūrimas; informacijos saugumo užtikrinimas ir informacijos apsauga nuo neteisėtos prieigos.

Priėmus Informacijos įstatymą, taip pat iš esmės pasikeitus socialinei ir ekonominei situacijai šalyje, skubiai reikia atnaujinti visą norminės ir metodinės paramos, skirtos darbo organizavimui, kompleksą dokumentuota informacija įvairiose srityse. valstybės, visuomenės ir ekonomikos valdymo lygiai 4 .

Šiuo metu daugelis mokslininkų pastebi esamos dokumentų valdymo sistemos, informacijos išteklių apskritai netobulumą, kuris pirmiausia yra šios funkcijos organizacinio ir teisinio statuso neapibrėžtumas, jos neįvertinimas; neatitikimas to meto mokslinės ir metodinės dokumentacijos tvarkymo poreikiams, pagrįstas pokyčiais, kurie iš esmės neviršija XX amžiaus 90-ųjų pradžios; norminio ir metodinio pobūdžio dokumentų valdymo raidos atsilikimas dėl informacinių technologijų plėtros tempo ir informacijos laikmenų pokyčių, nesant reikalavimų valdymo organų techninei įrangai ir dokumentuotos informacijos dokumentavimo ir reklamavimo „vertikalės“ procesams. ir „horizontalus“; valdymo organų dokumentacijos formavimo, apdorojimo, einamojo ir archyvinio saugojimo ir naudojimo procesų netobulumas; nepakankamas dėmesys dokumentacijos valdymo personalui valdymo organuose.

Pastaruoju metu vis aktualesni tampa valstybinio ir žinybinio dokumentacijos saugojimo netradicinėse laikmenose organizavimo ir reguliavimo uždaviniai, kurie dar sprendžiami empiriniu lygmeniu atskirose institucijose ir praktiškai nereglamentuojami nacionalinėmis normomis. Kaip ir anksčiau, svarbi užduotis yra sąsaja su techninės-programinės įrangos aplinka, redakcine programine įranga ir kitomis dokumentų informacijos dokumentavimo ir apdorojimo priemonėmis.

Šių sistemų ir dokumentų derinimas ir sąsajos turėtų būti didžiausio valstybės dėmesio objektas, nes jie daro didelę įtaką automatizuotos ikimokyklinio ugdymo įstaigos galimybėms ir efektyvumui. Neišspręsti, visų pirma, elektroninio teisinio dokumentų priskyrimo klausimai trukdo organizuoti elektroninę dokumentaciją, darbo eigą, saugoti ir apsaugoti informaciją nuo neteisėtos prieigos.

Mašininio skaitymo duomenų specifika slypi tame, kad jie negali būti suvokiami tokia fizine forma, kokia jie yra saugomi laikmenoje, ir priklauso nuo technologijos, formato ir standarto, pagal kurį jie sukurti. Atlikus daugybę nustatytų procedūrų, duomenys pasirodo patogia forma (spausdinta forma, monitoriaus ekrane ir pan.), todėl atsiranda terminologinių nesutarimų tiek tarp mokslininkų, tiek tarp specialistų ir praktikų. Vienu atveju elektroninis dokumentas suprantamas kaip mašininė laikmena, kitu – atskira byla šioje laikmenoje, trečiu – spauda popieriuje, ketvirtu – savotiška „matrica kompiuterio atmintyje“. Daugeliu atvejų ekrano vaizdas, įskaitant gautą el. paštu, iš interneto ir kitų tinklų, laikomas dokumentu.

Elektroninio dokumentų valdymo, ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo problema glaudžiai susijusi su elektroninio dokumento problema. Šiuo metu įvairios įmonės yra sukūrusios ir įdiegusios daugybę automatizuotų dokumentų valdymo sistemų (ADVS), pasižyminčių specifiniais požiūriais ir kompiuterinėmis-komunikacinėmis diegimo priemonėmis.

Deja, šiose srityse praktiškai nėra vieningos terminijos. Kūrėjų firmų produktai turi tokius pavadinimus kaip: dokumentų valdymo sistema, kompiuterinė biuro darbo ir dokumentų valdymo sistema, darbo eigos valdymo sistema, paskirstyta dokumentų valdymo sistema, elektroninis archyvas ir kt. Sukurtų ir sukurtų sistemų pavadinimų įvairovė rodo tik tai, kad šiandien ši informacijos rinkos sritis dar nesusiformavo kaip savarankiškas segmentas, o kai kuriais atvejais ASUD produktai pasirodo kaip susiję pokyčiai arba šalutinis produktas sprendžiant. kitos sudėtingesnės užduotys. Tačiau ASUD skaičius auga gana sparčiai. Maždaug 30–40 įmonių reguliariai dalyvauja DOCFLOW konferencijose ir siūlo savo gaminius vartotojams 5 . Daugelis ASUD yra sukurti individualiai vidaus naudojimui ir nepateikiami rinkai.

Šiuo metu šiame informacijos pramonės sektoriuje, nepaisant akivaizdaus poreikio, nėra nusistovėjusios rinkoje atsirandančių pokyčių stebėjimo sistemos, taip pat nėra gerai veikiančios jų licencijavimo ir sertifikavimo sistemos 6 . Retos ekspertų apžvalgos apie tokio tipo sistemas pirmaujančiuose kompiuteriniuose ir informaciniuose leidiniuose, jau nekalbant apie biuro darbams ir archyvams skirtus leidinius. Nė viena iš lyginamojoje analizėje dalyvaujančių sistemų nėra tikrinama, ar jos atitinka galiojančius standartus ir darbo su dokumentais taisykles, konkrečios sistemos diegimo kaštai nėra lyginami su gaunama tiesiogine ir netiesiogine nauda (jau nekalbant apie ekonominį efektą). Akivaizdu, kad šį darbą turėtų atlikti nepriklausomi ekspertai, tokie kaip VNIIDAD, kad galėtų kvalifikuočiau įvertinti konkrečios automatizuotos valdymo sistemos privalumus ar trūkumus.

Atsižvelgiant į tai, kad šiame darbe kaip kryptis tobulinant UAB „Samaros elektros gaminių gamykla“ valdymo veiklos dokumentacijos palaikymą, jos veikloje pasirinktas integruotos automatizuotos valdymo veiklos dokumentavimo sistemos įdiegimas, Pirmas skyrius, atrodo, svarbu atsižvelgti į pagrindinius reikalavimus optimaliai automatizuotai valdymo sistemai, pasirinkti iš šiuo metu rinkoje esančių.

Specialistai pažymi, kad būtent sisteminis požiūris yra svarbus kuriant visavertį produktą, leidžiantį, įdiegus ASUD, kalbėti apie visapusišką dokumentinio valdymo organizacinio palaikymo problemos sprendimą 7 . Be to, vartotojui svarbios sistemos kaina ir organizacijos, kurioje ji gali būti taikoma, mastai, darbo eigos apimtis.

Renkantis reikiamą sistemą, visų pirma, reikia atsižvelgti į tai, kokio tipo valdymo struktūrai pasirenkamas ASUD: sudėtingos hierarchinės struktūros (ministerija, departamentas, korporacija, bankas ir kt.); teritorinės valdžios institucijos (miestų administracijos, federacijos subjektai, savivaldybės ir kt.); vidutinio ir žemesnio lygio komercinės ir nekomercinės organizacijos 8 .

Literatūros apie problemą analizė leidžia suformuluoti tam tikrus reikalavimus šiuolaikinei dokumentų valdymo sistemai organizacijoje. Automatizuota valdymo sistema turi visapusiškai atlikti visas valdymo dokumentų palaikymo užduotis: dokumentų rengimą, registravimą, vykdymo kontrolę, dokumentų paiešką, jų saugojimą ir informacinį darbą su dokumentų masyve. Sistema turėtų būti sukurta remiantis vienodais metodiniais principais, programine, technine ir technologiniais sprendimais bei atsižvelgiant į esamas organizacines ir teisines sąlygas vidaus teisės aktų, valstybės standartų, instrukcijų ir reikalavimų forma.

ASUD turėtų užtikrinti visapusį sukaupto informacijos šaltinio panaudojimą (integravimą) ir įgyvendinti vieno informacijos įvedimo bei daugkartinio jos panaudojimo tiek dokumentiškai, tiek faktiškai principą. Sistema taip pat turėtų padėti administratoriams pasirinkti dokumentų judėjimo organizacijoje maršrutus, užtikrinant reikiamą informacijos apsaugos nuo neteisėtos prieigos laipsnį.

Automatizuota valdymo sistema šiuolaikinėmis sąlygomis turėtų plėstis tam tikrais komponentais (techninių prietaisų ir technologijų skaičius, dokumentų (informacijos kiekis), vartotojų skaičius) ir protingomis ribomis prisitaikyti prie besikeičiančio vartotojo. reikalavimus.

Veiklos vertinimas yra sunkiausias formalizuotas ASUD diegimo aspektas. Visų pirma dėl to, kad ši sistema dažniausiai nėra pripažinta nepaprastoji padėtis įmonei valdyti (skirtingai nuo, pavyzdžiui, prekybos sistemos prekybos centrui ar gyventojų registro duomenų bazės), kita vertus, reikalauja tam tikrų išlaidų įgyvendinimas ir priežiūra. Kaip ir bet kuriai automatizuotai sistemai, automatizuotos valdymo sistemos įdiegimo efektas skirstomas į dvi dalis: tiesioginį sistemos įdiegimo poveikį, susijusį su taupymu medžiagoms, darbuotojų darbo valandoms ir pan., ir netiesioginį poveikį. siejamas su ta nauda organizacijos funkcionavimui, kuri suteikia ASUD (valdymo skaidrumas, disciplinos vykdymo kontrolė, galimybė kaupti žinias ir kt.). Antrojo tipo poveikį labai sunku įvertinti bendru atveju. Sunkumas slypi tame, kad vertinimas visada bus ekspertinis vertinimas, ir tokiu vertinimu galima labai lengvai suabejoti. Tiesą sakant, šis efektas gerokai viršija tiesiogines sutaupymus, atsirandančius dėl ASUD įdiegimo – nepanaudoto popieriaus arba sumažėjusių darbo sąnaudų.

Norint apskaičiuoti ASUD diegimo organizacijoje efektyvumą, pirmajame etape būtina nustatyti jo įgyvendinimo išlaidas. Norint nustatyti išlaidas, būtina apskaičiuoti vienos programinės įrangos licencijos kainą. Jo kaina labai priklauso nuo įsigytų licencijų skaičiaus, ty nuo darbo vietų skaičiaus ASUD. Toliau skaičiuojama papildomos įrangos, reikalingos automatizuotoms valdymo sistemoms diegti (kompiuteriai, spausdintuvai, skaitytuvai ir kt.), kaina. Be to, apskaičiuojama bendra sistemos diegimo darbų kaina. Skaičiavimas atliekamas pagal 9 formulę:

V=M*W + M*W*F(N), (1,1)

kur: V – sistemos diegimo darbų kaina;

M – žmogaus mėnesių, reikalingų įgyvendinimo darbams atlikti, skaičius (dažniausiai nuo 4 iki 6 žmogaus mėnesių);

W - vidutinė 1 mėnesio darbo kaina (įskaitant reikalavimų rengimo, įgyvendinimo projekto sukūrimo, programinės įrangos kūrimo, diegimo ir mokymų darbus);

F yra organizacijos dydžio savybių funkcija, ji tarnauja kaip „korekcija“, leidžianti atsižvelgti į užduoties sudėtingumą dėl organizacijos dydžio sąnaudose.

Šios funkcijos veikimas parodytas grafike (žr. 2 pav.).

Ryžiai. 2. Funkcijos F pobūdis - V pataisos apskaičiavimo koeficiento reikšmės priklausomybė - darbų savikaina, atsižvelgiant į darbų skaičių automatizuotoje valdymo sistemoje 10 .

Sistemos diegimo darbų kaina nėra proporcinga organizacijos dydžiui, bet, žinoma, tam tikra priklausomybė nuo jos. Įgyvendinimo kaina labai priklauso nuo to, kaip įgyvendinimas bus organizuojamas, kieno jėgomis jis bus vykdomas, kiek etapų. Kitas išlaidų punktas, į kurį reikia atsižvelgti, yra sistemos administravimo ir priežiūros išlaidos. Toliau apskaičiuojamos organizacijos planuojamos pajamos iš ASUD diegimo.

Iš pradžių vertinamas tiesioginis išlaidų taupymas. Į ją įeina išlaidos popieriui, sutaupytam diegiant tokią sistemą, ir sutaupyto darbuotojo laiko sąnaudas. Tai fiksuotos išlaidos, todėl norint įvertinti sistemos atsipirkimo laikotarpį, pakanka paskaičiuoti išlaidas per mėnesį. Išlaidos labai skiriasi priklausomai nuo organizacijos veiklos tipo, o skaičiavimai iš esmės bus a priori vidutiniai įverčiai.

Maksimalią per mėnesį sunaudojamo popieriaus kainą galima apskaičiuoti pagal vieno darbuotojo gebėjimą perskaityti ir įsisavinti tam tikrą dokumentų puslapių skaičių per mėnesį. Atlikus paprastą eksperimentą, galima sužinoti, kad per darbo dieną vienas vidutinis darbuotojas sugeba perskaityti ne daugiau kaip 100 mašinėle atspausdintų dokumentų lapų. Kita vertus, minimali puslapių apimtis, kurią per darbo dieną perskaito vienas darbuotojas, negali būti mažesnė už vieną pilną dokumentą, tai yra 4-5 puslapiai, kitaip šis darbuotojas nedirba su dokumentais, vadinasi, jis nėra interesus įgyvendinimo požiūriu.ASUD.

Sklaida didelė, todėl praktiniam skaičiavimui duomenis apie rašomojo popieriaus pirkimą geriau gauti iš buhalterijos, tačiau pagal statistiką vidutinėje organizacijoje vienam darbuotojui tenka 25 puslapiai per dieną. Popieriaus išlaidos per mėnesį apskaičiuojamos pagal 11 formulę:

R1 = D*S* P*N, (1,2)

kur: P - vieno popieriaus lapo su spausdinta informacija kaina (kopijuoklis, spausdinimas);

N – darbuotojų skaičius;

D – darbo dienų skaičius per mėnesį;

S - lapų skaičius 1 darbuotojui per dieną

Sutaupyto darbo laiko kaina yra sunkiau įvertinama ir pagrįsta šiais veiksniais: Pastangos, sutaupytos pakartotinai naudojant esamus dokumentus; taupant laiką ieškant reikalingų dokumentų dėl dokumentų sisteminimo saugykloje ir efektyvių informacijos gavimo priemonių; visų verslo procesų paspartinimas dėl jų automatizavimo, formalizavimo ir vykdomosios drausmės kontrolės.

Norint šiuos veiksnius paversti konkrečiais vertinimais, būtina atlikti ekspertų vertinimus. Kadangi bet kuri organizacija nuolat sprendžia gana panašias viena į kitą užduotis, akivaizdu, kad galimybė panaudoti esamus dokumentus yra labai reali. Jei kai kurių tipų dokumentų (sutarčių, laiškų, kvietimų) atveju toks pakartotinis naudojimas yra nusistovėjusi praktika daugumoje vietų, tai tokiems dokumentams kaip komerciniai pasiūlymai, analitinės apžvalgos, preliminarūs juodraščiai ar net tiesiog korespondencija, deja, daugeliu atvejų pakartotinio panaudojimo procentas. yra nulis. Beveik bet kuriam gana seniai veikiančios organizacijos dokumentui visada bus prototipas. Dažniausiai iš prototipo bus galima „paimti“ nuo 20 iki 30% (ne iš teksto apimties, o iš darbo sąnaudų sukūrimui), visa kita – individualaus atvejo specifika, reikalaujanti pagalvoti. ir sprendimų priėmimo, taigi pakartotinio naudojimo koeficientas bus 25 % . Jei darysime prielaidą, kad kiekvienas darbuotojas naujų dokumentų kūrimui skiria apie 30% savo darbo laiko, tai bendras darbuotojų laiko sutaupymas sudarys apie 5% viso darbo laiko. Laiko sutaupymą dokumento paieškai gana gerai įvertina ASUD diegimo šalininkai. Reklamos tikslais jie įvardija skaičius, kurie siekia iki 30% darbuotojo darbo laiko.

Verslo procesų pagreitis yra akivaizdžiausia ASUD diegimo nauda. Sunku a priori įvertinti, bet pabandykime padaryti kokį nors įvertinimą. Naudojant popierinę darbo eigą, biuras darbuotojams paštą išdalina du kartus per dieną. Taigi, priklausomai nuo patvirtinimo sąrašo, dokumentas gali praeiti nuo trijų dienų iki mėnesio ar daugiau. Bet koks vykdymo vėlavimas tik padidina šį laikotarpį. Atskirų dokumentų vykdymo vilkinimo suvaldyti neįmanoma, o visapusišką atskiro darbuotojo veiklos drausmės kontrolę apsunkina jo veiklos skaidrumo stoka.

Įdiegus ASUD, dokumentai iškart po įvykdymo perduodami į kitą instanciją. Jei bet kuris iš atlikėjų vėluoja, galite matyti tiek vėlavimo laiką, tiek atlikėjo apkrovą kitais darbais ir atitinkamai imtis veiksmų. Atsižvelgiant į tai, dokumentas, kuris paprastai vykdomas mažiausiai tris dienas, gali būti įvykdytas per vieną ar dvi dienas, o dokumentų, kurie yra tvirtinami ir tvirtinami keliais etapais, vykdymo laikas gali sutrumpėti kelis kartus.

Nepaisant minėtų diegimo problemų, automatizuotos valdymo sistemos vis plačiau naudojamos būtent todėl, kad jų poveikis matuojamas ne tiesioginiu resursų taupymu, o gerinant organizacijos darbo kokybę.

Komercinėms įmonėms tai yra išlikimo veiksnys, departamentams ir vyriausybinėms įstaigoms – galimybė efektyviau spręsti valdžios problemas, realizuoti operatyvinės sąveikos su įvairiais subjektais ir tarp departamentų galimybę. Įdiegus tokias sistemas, viešasis administravimas taps skaidresnis, informatyvesnis ir efektyvesnis. Iš visų technologijų, kurių naudojimas viešojo administravimo struktūrų rėmuose jau pavėluotas, elektroninės dokumentų valdymo sistemos yra vienos svarbiausių.

Apibendrinant, nagrinėjant dokumentų valdymo sistemų tobulinimo organizacijoje problemas, galima padaryti nemažai išvadų.

Organizacijos valdymo dokumentinis palaikymas (DOA) yra svarbiausia paslaugų valdymo funkcija, turinti savo specifines užduotis ir kurią turi atlikti nepriklausomas, nuo organizacijos atskiras struktūrinis padalinys – dokumentų valdymo pagalbos tarnyba. DOW apima dokumentų gyvavimo ciklą nuo jų gimimo, atitinkamų tvarkymo užduočių atlikimo iki sunaikinimo ar perdavimo archyvui. Tai visų dokumentacijos sistemų valdymas, siekiant sumažinti dokumentų apyvartos apimtis, gerinti dokumentų kokybę ir laiku pateikti naujausią informaciją, reikalingą sprendimų priėmimui šiuolaikinių technologijų ir naujų informacinių technologijų naudojimo kontekste. . Jis pagrįstas ekonomiškumo ir efektyvumo principais bei plačiu naujų informacinių technologijų, užtikrinančių kokybišką valdymą organizacijos dokumentacijos, kaip visaverčio valdymo resurso, atžvilgiu.

DOE norminė ir metodinė bazė yra įstatymų, norminių teisės aktų ir metodinių dokumentų rinkinys, reglamentuojantis dokumentų kūrimo technologiją, jų apdorojimą, saugojimą ir naudojimą dabartinėje įstaigos veikloje, taip pat apskaitos veiklą. išlaikymo paslauga: jos struktūra, funkcijos, personalas, techninė pagalba ir kai kurie kiti aspektai. Pagrindinės vadovybės dokumentacijos palaikymo problemos yra šios: poreikis sukurti vienodus reguliavimo ir metodinius pagrindus, principus ir taisykles, kaip dokumentuoti informaciją ir dirbti su dokumentuota informacija; dokumentų standartizavimo ir unifikavimo problemos; visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatorių kūrimas; informacijos saugumo užtikrinimas ir informacijos apsauga nuo neteisėtos prieigos.

2. UAB „SZEI“ ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistemos, naudojant informacines technologijas, analizė ir tobulinimas

Samaros elektros gaminių gamykla buvo įkurta 1961 m. 1992 m. gamykla buvo pertvarkyta į atvirą akcinę bendrovę 1 . Šiuo metu Samaros elektros gaminių gamykla yra atvira akcinė bendrovė, veikianti pagal Rusijos Federacijos chartiją ir įstatymus. Vadovybės dokumentinio valdymo sistemos organizavimas, priežiūra ir tobulinimas UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“ vykdomas remiantis vieninga technine politika ir raštvedybos darbui su dokumentais naudojant šiuolaikines technines priemones. Siekdami objektyviai išanalizuoti ikimokyklinio ugdymo sistemą tiriamoje įmonėje, atliksime lyginamąją faktinio skyriaus darbuotojų skaičiaus ir standartinio skaičiaus 2 analizę.

Skaičiaus analizė atlikta remiantis lyginamąja atskirų operacijų darbo su dokumentais sąnaudų analize. Analizės rezultatai pateikti 1 priede. Standartiniam personalo skaičiui apskaičiuoti reikalingi duomenys pateikti 2 priede. Šiuo metu dokumentų tvarkymo skyriuje dirba 13 žmonių, o pagal laiko normatyvus turėtų būti 14 žmonių. , o įvertinus išlaidas realiu laiku – 15 žmonių. Taigi darytina išvada, kad esant esamoms darbo apimtims dokumentų tvarkymo skyriuje, pastebimas didelis personalo trūkumas. Dokumentų judėjimas šioje organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo iki įvykdymo ar išsiuntimo momento sudaro UAB „Samaros“ elektros gaminių gamykla dokumentų srautą. Pagrindinės darbo eigos operacijos pateiktos 1 priede.

Dokumentų perdavimo tvarką ir su jais atliekamas operacijas įmonėje reglamentuoja raštvedybos instrukcijos, struktūrinių padalinių nuostatai ir jų darbuotojų pareigybių aprašymai ir kt.

Dokumentų, kuriuos reikia saugoti UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“, sąrašas yra nurodytas šios įmonės įstatuose.

Įmonės reorganizavimo atveju visi dokumentai nustatyta tvarka turi būti perduoti perėmėjui, o įmonės likvidavimo atveju mokslinę ir istorinę reikšmę turintys nuolatinio saugojimo dokumentai perduodami valstybės saugojimui. Rusijos Federacinės archyvų tarnybos dokumentai apie personalą (įsakymai, asmens bylos ir įrašų kortelės, asmeninės sąskaitos ir kt.) perduodami saugoti į atitinkamą Rusijos Federacijos subjekto archyvą. Dokumentų perdavimas ir užsakymas vykdomas įmonės jėgomis ir lėšomis pagal archyvinių institucijų reikalavimus, informacija apie UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“ joms teikiama vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. Rusijos Federacijos teisės aktai.

Įmonė suteikia savo akcininkams prieigą prie dokumentų, laikydamasi Rusijos Federacijos teisės aktų nustatytų apribojimų. Teisę susipažinti su apskaitos dokumentais turi akcininkai (akcininkas), iš viso turintys ne mažiau kaip 25 procentus balsavimo teisę turinčių įmonės akcijų. UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“ privalo teisę susipažinti su dokumentais turinčių asmenų prašymu pateikti šių dokumentų kopijas. Mokėjimo už kopijavimą dydį nustato įmonės generalinis direktorius ir jis negali viršyti dokumentų kopijų darymo išlaidų. Įmonė savo akcininkams ir darbuotojams suteikia galimybę susipažinti su informacija, laikydamasi valstybės paslapčių teisės aktų reikalavimų. Biuro darbo sistema UAB „Samaros elektros gaminių gamykla“ yra iš dalies centralizuota.

Priklausomai nuo dokumentų perdavimo UAB Samaros elektros gamykloje ypatumų, jie skirstomi į tris dideles grupes: gaunamus, išeinančius, vidinius.

Gaunamų dokumentų tvarkymas vykdomas mišria, popierine-elektronine forma. Gaunamų dokumentų tvarkymo technologijos aprašymas pateiktas 3 priede, siunčiamų ir vidaus dokumentų apdorojimo technologija - 4 priede.

Vienas iš neatskiriamų UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“ valdymo dokumentacijos elementų yra dokumentų vykdymo kontrolės organizavimas. Svarbiausių dokumentų vykdymas yra kontroliuojamas. Dokumentai, kuriuos reikia vykdyti, yra kontroliuojami. Kontrolės tikslas – užtikrinti savalaikį ir kokybišką dokumentuose užfiksuotų nurodymų vykdymą 3 .

Praktinius kontrolės darbus UAB Samaros elektros gaminių gamykla vadovybės pavedimu atlieka apskaitos skyriaus darbuotojai (išskyrus apskaitos ir personalo dokumentus). Vykdymui kontroliuoti naudojamas elektroninis žurnalas „Dokumentai kontrolei“, kuris yra duomenų bazės „Byla“ elementas (žr. 5 priedą).

Esamos dokumentų vykdymo kontrolės tvarkos trūkumas yra tas, kad formuojamos duomenų bazės nėra jungiamos į vieną duomenų bazę, o kiekvienas padalinys tvarko savo duomenų bazę. Dokumentų įforminimo kontrolė UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“ vykdoma nevisiškai laikantis galiojančių reikalavimų, nes įforminimo rezultatai turi būti pažymėti dokumente, o ne tik registracijos duomenų bazėse.

Taip pat prie trūkumų galima priskirti tai, kad registravimo proceso metu suformuota duomenų bazė (elektroninis žurnalas) nenaudojama kontrolei, todėl dubliuojamas dokumentų informacijos įvedimas.

UAB "Elektros gaminių gamykla Samara" esančios valdymo dokumentinio palaikymo sistemos analizė trimis pagrindiniais aspektais (dokumentacija (dokumentų rengimas, įforminimas, tvirtinimas ir gamyba)); darbo su dokumentais organizavimas. valdymas (dokumentų judėjimo, vykdymo, saugojimo ir naudojimo dokumentų judėjimo, saugojimo ir naudojimo kontrolė užtikrinimas), dokumentų archyvo sisteminimas leido nustatyti pagrindinius jo trūkumus: dokumentų tvarkymo skyriaus darbuotojų atliekamų darbų apimtį, išlaikant taikomą dokumentų apdorojimo technologijas, susijęs su darbuotojų skaičiaus didėjimu; dėl didelio struktūrinių padalinių skaičiaus esama dokumentų perdavimo darbuotojams technologija yra gana daug darbo reikalaujanti ir šį procesą sunku kontroliuoti; dalinis dokumentų valdymo automatizavimas apsunkina operatyvios ir patikimos informacijos apie dokumentų vykdymo eigą ir gaunamo dokumento nurodymų vykdymą gavimą, lemia didelių laiko sąnaudų dokumentų paieškai pagal struktūrinius padalinius; struktūrinio padalinio darbuotojų naudojimasis įvairiais specializuotais kompleksiniais programinės įrangos produktais rengiant dokumentus (apskaita - 1C sistema; personalas - duomenų bazė MS Excel, biuro darbo skyrius - DB "Delo") veda prie informacijos dubliavimo ir dažnai iki jo iškraipymo; įmonės vadovybė neturi reikiamo informacijos apie kokybinę ir kiekybinę dokumentų srauto sudėtį UAB „Samaros“ elektros gaminių gamykla. Konstatuoti trūkumai ir vienos informacinės erdvės trūkumas UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“ lėtina valdymo sprendimų priėmimo ir įgyvendinimo procesą, mažina valdymo efektyvumą dėl informacijos nepakankamumo ir nevienodumo.

3. UAB "SZEI" valdymo veiklos dokumentacijos tobulinimo kryptys

Nustatyti trūkumai leido nustatyti kryptis, kaip tobulinti UAB „Samaros elektros gaminių gamykla“ valdymo dokumentinio pagrindo sistemą.

Valdymo aparato efektyvumą galima pagerinti tobulinant jo struktūrą, tobulinant personalo įgūdžius, tobulinant darbo imliausių valdymo veiklos procesų organizavimą, mechanizavimą ir automatizavimą.

Didžiausias efektas pasiekiamas integruotai, tarpusavyje susietai ir darniai plėtojant visas šias sritis. Šiuo metu galima pastebėti, kad dėl informacinių technologijų plėtros darbo efektyvumas gerokai išaugo, tačiau jų diegimas įmonėse vyksta laipsniškai, o tai susiję su didelėmis finansinėmis ir organizacinėmis išlaidomis.

Perėjimas prie iš esmės kitokios informacinės technologijos valdymo organuose, pagrįstas organiniu techninių priemonių komplekso įtraukimu į valdymo procesą, yra optimaliausias UAB „Samara Plant of Electrical Products“ tobulinant valdymo dokumentacijos palaikymą. automatizuota valdymo dokumentų palaikymo sistema.

Automatizuotos informacinės sistemos, skirtos dokumentų valdymo palaikymui (AIS DOW), pasirinkimas šiuo metu yra labai skubi daugelio vidaus organizacijų ir įmonių užduotis. Dauguma publikacijų šia tema daugiausia yra skirtos atskiriems įvairių elektroninių dokumentų valdymo sistemų funkciniams pranašumams ir trūkumams. Jie, kaip taisyklė, neatsižvelgia ir nevisiškai atsižvelgia į paties automatizavimo objekto – valdymo veiklos – reikalavimus.

Atlikta esamos literatūros apie ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo problemas analizė ir gautų rezultatų sintezė su esamos ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistemos trūkumais, nustatytais šio darbo metu UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“. galima nustatyti svarbiausių veiksnių, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis optimalų UAB „Samara Plant of Electrical Products“ gaminiams“ AIS DOW rinkinį.

Efektyvi AIS DOW skirta organizacijos valdymo veiklos efektyvumui didinti automatizuojant visą darbo su dokumentais spektrą ir turėtų išspręsti šias pagrindines užduotis: dokumentacija (dokumentų rengimas, vykdymas, tvirtinimas, tvirtinimas ir išdavimas); organizacijos dokumentų srauto užtikrinimas (dokumentų ir jų projektų registravimas ir judėjimas, dokumentų tvarkymo nurodymų vykdymo kontrolė, dokumentų nurašymas ir paieška); archyvinis saugojimas (paieškos užtikrinimas, archyvinių dokumentų saugojimo, naudojimo ir naikinimo taisyklių įgyvendinimas). AIS DOW reikalavimų, kurie yra optimalūs UAB Samara Plant of Electrical Products, struktūra, grafiškai interpretuota į AIS DOW komponentus, parodyta 3 paveiksle.

AIS DOW sudaro vieną informacinę erdvę, kuri suteikia vartotojams galimybę bendradarbiauti su visais organizacijos dokumentais: gaunama ir siunčiama korespondencija, vidine organizacine ir administracine medžiaga, taip pat lydinčia korespondencija – per visą jų gyvavimo ciklą ir užbaigus. Dokumentų „aktyvaus gyvenimo“ metu sistema turėtų saugoti jų archyvą arba įrašyti informaciją apie jų sunaikinimą.

Renkantis UAB „Samara Plant of Electrical Products“ optimalų AIS DOW, svarbu atsižvelgti į šiuos aspektus: ar sistema atsižvelgia į įmonėje taikomą biuro darbo technologiją ir darbo eigą; ar ji palaiko tiek popierine, tiek elektronine forma pateiktų dokumentų apyvartą; ar jis turi pakankamą funkcinį išsamumą; ar jis turi priimtinas eksploatacines charakteristikas.

Ryžiai. 3. UAB "Samara Plant of Electrical Products" AIS DOW struktūrinė schema

AIS DOW pasirinkimą taip pat įtakoja jo įsigijimo ir eksploatavimo išlaidų suma, taip pat sistemos palaikymo paslaugų rinkinys.

Apžvelgus AIS DOW vidaus rinką, buvo galima išskirti tris pagrindines šių sistemų grupes: Rusijos firmų sukurtas sistemas, pagrįstas pramoninėmis DBVS („Delo“, „LanDocs“, „OPTIMA-WorkFlow“, „Code“, „ Darbas biure“ ir kt.); Rusifikuotos populiarių Vakarų produktų versijos (Documentum 4, DOCS Open, Lotus Domino/Notes, DocuLive ir kt.); sistemos, kurias sukūrė Rusijos įmonės Lotus Notes platformoje (CompanyMedia, BOSS-Referent, Escado ir kt.).

Remiantis esamos AIS DOW analize ir nustatytomis Samaros elektros gamyklos valdymo dokumentinio palaikymo problemomis, atrodo reikšminga pateikti pasirinktą sistemą: vieningą visos gaunamos korespondencijos, įskaitant piliečių laiškus ir kreipimusi, registraciją, po to dokumentų siuntimas svarstyti organizacijos vadovybei ar jos struktūriniams padaliniams; vieninga visos siunčiamos korespondencijos ir organizacijos vidaus dokumentų registracija; dokumentų judėjimo (dokumentų srauto) organizacijos viduje registravimas, įskaitant nutarimus, veiklos ataskaitas, dokumentų tvirtinimą (patvirtinimą); dokumentų nurašymas byloje pagal organizacijoje priimtą bylų nomenklatūrą; kontroliuoti, kaip laiku vykdomi nurodymai, piliečių, organizacijų kreipimaisi, vadovybės nutarimai ir nurodymai; dokumentų įforminimo teisingumo ir savalaikiškumo patikrinimas; dokumentų paieška ir statistinių ataskaitų apie organizacijos darbo eigą gavimas; įstaigos ekspedicijos išsiuntimo registrų formavimas arba dokumentų siuntimas naudojant elektroninio pašto sistemas.

Taip pat biuro ir darbo eigos automatizavimo sistema turėtų funkcionuoti vietiniame tinkle, apjungiančiame biuro darbo procesuose dalyvaujančių struktūrinių padalinių ir filialų darbuotojų darbo vietose įrengtus kompiuterius.

Letograf sistema tenkina pilnai suformuluotus reikalavimus – automatizuotą dokumentų valdymo sistemą ir verslo procesus (darbo eigą), kuri yra integruota su UAB Samara Plant of Electrical Products buhalterijoje naudojama apskaitos sistema 1C: Enterprise 8.1.

Šio AIS DOW integravimas su 1C:Enterprise 8.0 sistema leidžia išvengti dvigubo duomenų įvedimo (duomenys iš apskaitos sistemos gali iš karto patekti į dokumentų srauto kilpą) ir žymiai pagreitinti informacijos apdorojimą, atskirti ir supaprastinti duomenų įvedimo ir apdorojimo funkcijas. organizacijoje. Integravus su apskaitos sistema OJSC Samara Plant of Electrical Products, darbo eiga supaprastinama ir pagreitėja. Dokumentai įvedami į vieną saugojimo vietą centralizuotai. Suteikta prieiga prie įvairių vartotojų ir informacinių sistemų įvairioms problemoms spręsti. Prie kiekvieno pirminio dokumento galite pridėti kitus dokumentus (failus, tekstus, originalų vaizdus) ir surinkti visą dokumentų bazę vienoje sistemoje. Nereikia kurti ir prižiūrėti techninių keitiklių, šliuzų ir apdorojimo integracijos su įmonės apskaitos sistema. Pagrindinė AIS DOU „Letograf“ užduotis yra darbo eigos automatizavimas ir verslo procesų įgyvendinimas.

Šis programinis produktas leidžia spręsti problemas, aprašyti ir optimizuoti verslo procesus, atlikti apskaitą, planavimą ir analizę įvairiose valdymo srityse.

Pagrindiniai Letograf sistemos privalumai yra šie: paruoštų darbo eigos schemų, verslo procesų ir įgyvendinimo metodų prieinamumas; vizualinis nustatymų būdas, integracija su esama Delo darbo eigos sistema. Vizualus pritaikymas (be kodavimo) gali žymiai sutrumpinti įgyvendinimo laiką ir garantuoti projekto sėkmę. Diegimo sąnaudos sumažinamos pašalinus visus etapus (konfigūravimas ir kodavimas „1C: Configurator“ ir kodo derinimas).

Kitas privalumas – sumažėjusios vėlesnės priežiūros ir tobulinimo išlaidos: bet kokius anksčiau atliktus nustatymus galima nukopijuoti, išsaugant pradinius duomenis ir atlikti pakeitimus.

Taigi šis AIS DOW savo funkcionalumu visada gali atitikti UAB „Samara Plant of Electrical Products“ išsivystymo lygį, o tai sumažina diegimo laiką ir riziką. „Letograf“ leidžia tobulinti esamą biudžeto sudarymo sistemą ir tobulinti ją kartu su valdymo sistemos augimu technine ir metodologine prasme.

Pakete pateikiami verslo procesų diagramų pavyzdžiai, kurie buvo sėkmingai įdiegti kitose įmonėse. „Letograph“ turi pramonės ir specializuotų verslo procesų, dokumentų šablonų ir nustatymų „biblioteką“ (interneto saugyklą). Diegimas pradedamas nuo tinkamiausio modelio parinkimo, panaudojant jau sukauptą praktinę konsultantų patirtį ir žinias. Sistema leidžia normalizuoti ir optimizuoti organizacijos veiklos procesus, aprašyti konkrečią dokumentų valdymo sistemą, nustatant reikalingus procesus ir dokumentų tipus, gauti valdymo ataskaitas apie dokumentų archyvą, kaupti ir struktūrizuoti informaciją, palengvinti jos paiešką, automatizuoti dokumentų saugojimą elektroninio archyvo pavidalu (su versijomis, vaizdų originalais ir pan.), automatizuoti užduočių nustatymą ir informacijos perdavimą tarp dalyvių, pagal sukonfigūruotus verslo procesus, kontroliuoti kiekvienos užduoties vykdymą, apdoroti ir gauti ataskaitą apie užduoties, dokumento ar darbo būseną 1 . Sistema palaiko šiuos verslo procesus, grafiškai parodytus 4 pav.

Darbas su vidiniais organizacijos dokumentais reiškia: dokumento projekto parengimą, jo patvirtinimą ir tvirtinimą elektronine forma; nurodymų dėl dokumentų formavimas, vizuotų dokumentų perdavimas supažindinti ir vykdyti darbuotojams; dokumentų perdavimo kontrolė; dokumentų registravimas, susipažinimo su įsakymais, instrukcijomis kontrolė ir kt.; dokumentų prieigos kontrolė; greita norimo dokumento paieška; dokumentų šablonų kūrimas ir saugojimas.

Pagrindiniai procesai, kuriuos palaiko AIS DOU „Letograf“

Darbas su vidaus dokumentais

Gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų tvarkymas

Darbas su organizacijos sutartimis

Išorinių kontaktų tvarkymas

Apskaita ir valdymo apskaita

Naujienų kanalų ir konferencijų organizavimas

Renginių organizavimas ir planavimas

Parama UAB "Samaros elektros gaminių gamykla" verslo patalpų inžineriniam aptarnavimui

Ryžiai. 4. AIS DOU „Letograf“ palaikomi verslo procesai

Gaunamų ir siunčiamų dokumentų tvarkymas apima šias operacijas: kontrolę, apskaitą, gaunamos / siunčiamos korespondencijos registravimą; nutarimų primetimas; dokumentų persiuntimas organizacijos viduje pritaikytais maršrutais; dokumentų perkėlimas iš popierinių į elektroninius ir atvirkščiai, įskaitant srautinį nuskaitymą; dokumentų įteikimas (įdėjimas) po įforminimo bylose; susirašinėjimo šiuo klausimu istorijos formavimas; instrukcijų dokumentams formavimas; dokumentų įforminimo kontrolė; statistikos tvarkymas ir ataskaitų rengimas; registracijos numerio struktūros nustatymas pagal bylų nomenklatūrą; dokumentų prieigos kontrolė.

Išorinių kontaktų valdymas apima įvairių tipų kontaktų registravimą; planuoti ryšius su trečiosiomis šalimis; kontaktų istorijos laikymas, ataskaitų apie kontaktus generavimas, greita kontaktų su konkrečia organizacija istorijos paieška.

Reikalavimai mokslinio darbo apimčiai neleidžia išsamiai apsvarstyti visų šio AIS DOW galimybių, nemaža jų dalis yra pateikta kūrėjų svetainėje esančiame vartotojo vadove.

Programos galimybės leidžia UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“ struktūrinių padalinių darbuotojams naudoti informaciją iš apskaitos sistemoje įvestų dokumentų ir formuoti dokumentus (ir kitus objektus) apskaitos sistemoje bei užtikrinti įmonė su operatyvine ir statistine užduočių vykdymo įmonėje ataskaitomis įvairiuose skyriuose: atlikėjai, funkcija, terminai, dokumentai ir kt.

Norint įdiegti sistemą techniniu aspektu, būtina: kiekvienas galutinis vartotojas turi kompiuterį ir du serverius: programų serverį ir duomenų bazės serverį. Kompiuteriai turi būti prijungti prie vietinio tinklo. Techniniai reikalavimai sistemine forma pateikti 1 lentelėje.

1 lentelė.

Reikalavimai įrangai diegti AIS „Letograf“

Programinė įranga	Kompiuterio specifikacijos
Vartotojo kompiuteris
OS MS Windows 98/ME arba MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1C: Enterprise 8.0; Microsoft platforma. NET Framework 1.1, Internet Explorer 6.0 ir naujesnės versijos, Microsoft Office	Procesorius Intel Pentium III - IV RAM nuo 512 MB (rekomenduojama nuo 1 GB). Kietasis diskas ne mažesnis kaip 20 GB (diegimo metu naudojama apie 100 MB). CD-ROM įrenginys (jei yra vietinis diegimas). SVGA ekranas.
Programų serveris
OS MS Windows 98/ME arba MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1C: Enterprise 8.0; Microsoft platforma. NET Framework 1.1	Procesorius Intel Pentium III 1 GHz. RAM nuo 2 GB CD-ROM įrenginys.
Duomenų bazės serveris
Operacinė sistema MS Windows 2000/2008 Server. Microsoft SQL Server 2000 + 3 pakeitimų paketas.	Procesorius Intel Pentium Xeon 2 GHz RAM 2 GB. SCSI kietasis diskas arba RAID sistema

Techniniai reikalavimai įrangai atitinka esamą UAB „Samara Plant of Electrical Products“ materialinės ir techninės pagalbos darbo vietoms lygį, todėl sistemos diegimas nereikalauja papildomos biuro įrangos įsigijimo išlaidų.

Standartinės programinės įrangos „Letograf“ techninis palaikymas apima: prieigą prie naujų programinės įrangos versijų; karštosios linijos konsultacijos elektroniniu paštu arba telefonu; prieiga prie interneto saugyklos, informacija apie atnaujinimų išleidimą ir sudėtį.

Į programinės įrangos „Letograf“ kainą įeina nemokama techninė pagalba 12 mėnesių nuo gaminio įsigijimo datos. Prenumeratos kaina (per pirmuosius metus) už metinį Letograph techninį aptarnavimą yra 15% nuo įsigyto produkto kainos pagal prenumeratos pirkimo metu galiojantį kainoraštį.

Kartu su programinės įrangos diegimo rinkiniu pateikiami metodiniai dokumentai: „Biudžeto valdymo nustatymo metodika „Penki žingsniai į tobulumą: verslo procesai“; „Vartotojo vadovas“ (kiekvienoms trims įsigytoms darbo stotims pridedamas vienas vartotojo vadovas), „Įdiegimo vadovas“ (programos sąrankos scenarijus) ir „Programuotojo vadovas, skirtas Letograph konfigūracijos derinimui su savavališka 1C:Enterprise konfigūracija“.

Šios AIS DOW įdiegimas leidžia sumažinti išlaidas: dokumentų paieškai – dėl vieningos dokumentų saugojimo sistemos sumažės personalo sąnaudos; informacijos koordinavimas ir perdavimas – dėl automatinio užduočių vykdymo nustatymo ir kontrolės; prastovos, atsiradusios laukiant sprendimui priimti reikalingos informacijos; naujų darbuotojų mokymas, kaip nauji darbuotojai gaus kontekstinę informaciją, matys tikslų savo funkcijų sąrašą (tuo pačiu sistema apsaugos juos nuo daugelio neteisingų veiksmų, dėl kurių prisitaikantis darbuotojas ir jo kolegos gali prarasti laiko, atlikti nereikalingus, klaidingus veiksmai); apie įmonių mokymus ir naujų taisyklių bei verslo procesų įgyvendinimą dėl automatinio jų projektavimo ir ataskaitų teikimo darbuotojams galimybės bei automatinės jų įgyvendinimo kontrolės.

Loginis priežastinis ryšys tarp programos galimybių ir jos įgyvendinimo padarinių pateiktas 6 priede.

UAB „Elektros gaminių gamykla Samara“ vadovybės dokumentacijos tobulinimo krypčių pasiūlyme numatyta atlikti skaičiavimus siūlomų krypčių efektyvumui nustatyti (žr. 7 priedą).

Taigi, naudojant siūlomą dokumentų valdymo sistemą UAB „Samaros elektros gaminių gamykla“ kasmet sutaupys apie 7,4 mln.

Skaičiavimas rodo, kad Letograf sistemos įdiegimas leidžia ištaisyti nustatytą trūkumą – biuro valdymo skyriaus darbuotojų skaičiaus ir darbo apimties vadovybės dokumentinio palaikymo srityje neatitikimą.

Taigi, įdiegus siūlomą AIS DOW, sumažėja darbo apimtys ir nereikia didinti gamyklos biuro darbo skyriaus darbuotojų.

Išvada

Rinkos santykių pažangos ir konkurencingos ekonomikos kontekste savalaikis ir teisingas strateginių bei taktinių uždavinių sprendimas lemia įmonės ar organizacijos gyvybingumą. Dokumentuota informacija yra valdymo pagrindas, jos efektyvumas didžiąja dalimi grindžiamas informacijos gamyba ir vartojimu. Šiuolaikinėje visuomenėje informacija tapo visaverčiu gamybos ištekliu, svarbiu socialinio ir politinio visuomenės gyvenimo elementu. Informacijos kokybė lemia valdymo kokybę. Šiuolaikinėmis sąlygomis, siekiant pagerinti valdymo efektyvumą, reikia skirti pakankamai dėmesio darbo su dokumentais gerinimui, nes bet koks valdymo sprendimas visada yra pagrįstas informacija, tarnybiniu dokumentu.

Pagrindinės Rusijos įmonių valdymo dokumentinio palaikymo problemos yra šios: poreikis sukurti vienodus norminius ir metodinius pagrindus, informacijos dokumentavimo ir darbo su dokumentuota informacija principus ir taisykles; dokumentų standartizavimo ir unifikavimo problemos; visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatorių kūrimas; informacijos saugumo užtikrinimas ir informacijos apsauga nuo neteisėtos prieigos.

Naujų dokumentų valdymo sistemų naudojimas įmonėje reikalauja nustatyti jų diegimo efektyvumą. Diegimo efektas skirstomas į: tiesioginį sistemos diegimo poveikį, susijusį su medžiagų, darbuotojų darbo laiko taupymu ir pan., ir netiesioginį poveikį, susijusį su nauda organizacijos funkcionavimui, kurią automatizuota kontrolės sistema suteikia (valdymo skaidrumas, vykdomosios drausmės kontrolė, galimybė kaupti žinias ir kt.).

Šiame darbe buvo atlikta įmonės veiklos valdymo, naudojant informacines technologijas, dokumentacijos analizė, remiantis atviros akcinės bendrovės „Samaros elektros gaminių gamykla“ (AB „Samaros elektros gaminių gamykla“) pavyzdžiu. . Samaros elektros gaminių gamyklos OJSC valdymo dokumentinio palaikymo sistemos organizavimas, priežiūra ir tobulinimas vykdomas remiantis vieninga technine politika ir šiuolaikinių techninių priemonių panaudojimu biuro valdymo skyriaus darbui su dokumentais. Apskritai, dokumentų valdymo procese dalyvauja apie 300 įmonės darbuotojų. Įmonėje egzistuojančios dokumentų valdymo sistemos tyrimas leido nustatyti nemažai problemų: daug darbo reikalaujanti dokumentų perdavimo tarp struktūrinių padalinių technologija ir šio proceso valdymo sunkumas; dalinis valdymo dokumentų palaikymo automatizavimas, dėl kurio sunku gauti operatyvią ir patikimą informaciją apie dokumentų vykdymo eigą ir gaunamo dokumento nurodymų vykdymą, didelės laiko sąnaudos ieškant dokumentų pagal struktūrinius padalinius; įvairių specializuotų sudėtingų programinės įrangos produktų naudojimas rengiant dokumentus, dėl kurio atsiranda informacijos dubliavimas ir dažnai jos iškraipymas; reikalingo informacijos apie kokybinę ir kiekybinę dokumentų srauto sudėtį UAB „Samaros elektros gaminių gamykla“ iš įmonės vadovybės išsamumo stoka ir kt.

Nustatytos problemos lėtina valdymo sprendimų priėmimo ir įgyvendinimo procesą, mažina valdymo efektyvumą dėl nepakankamos ir fragmentiškos informacijos.

Tokiai didelei organizacijai kaip UAB „Samara Plant of Electrical Products“, kuri turi šakotą struktūrą, efektyviausia standartų ir reglamentų, reglamentuojančių įmonės veiklos dokumentinį palaikymą, naudojimo forma yra automatizuota informacinė sistema, kuri leistų visus dokumentus. pateikti elektroninių tekstų forma, prieiga prie kurios galima patekti iš bet kurios įmonės tinklo darbo vietos.

Valdymo dokumentacijos palaikymo automatizavimo sistema turėtų veikti vietiniame tinkle, kuris apjungia struktūrinių padalinių darbuotojų, dalyvaujančių biuro darbo technologiniuose procesuose, darbo vietose įrengtus kompiuterius.

Pagrindinės automatizuotos funkcijos, kurias turėtų teikti sistema, yra šios: visos gaunamos korespondencijos, įskaitant laiškus, registravimas su tolesniu korespondencijos nurodymu, kad galėtų apsvarstyti organizacijos ar jos struktūrinių padalinių vadovybę; visos siunčiamos korespondencijos ir jos vidaus dokumentų registravimas; dokumentų nurašymas byloje pagal organizacijoje priimtą bylų nomenklatūrą; nurodymų vykdymo kontrolė; ieškoti dokumentų.

Automatizuotos dokumentų valdymo palaikymo sistemos (ASUD) pasirinkimą lemia organizacijos poreikiai. Pirmajame etape nustatomas klasifikavimo kriterijų rinkinys: ant kokių techninių platformų sistema veikia ir kaip ji atitinka įmonės politiką šioje srityje, į kokius saugomos informacijos kiekius sistema orientuota, ar šie kiekiai yra nuoseklūs. su numatomu dokumentų srautu organizacijoje; koks yra dokumentų paskirstymo, saugojimo ir keitimosi tarp struktūrinių padalinių organizavimas, tinklo sąveikos efektyvumas; nustatomas finansinių išlaidų dydis. Tuo pačiu metu būtina atsižvelgti į apsaugos sistemos nuo prieigos prie informacijos iš išorės buvimą, tai tikrai turi būti įtraukta į automatizuotų valdymo sistemų rinkinį, todėl renkantis sistemą turėtumėte atkreipti dėmesį šiam veiksniui.

Darbo našumo padidėjimas dėl sistemos įdiegimo yra ASUD naudojimo efektyvumo matas. Efektyvumas pasiekiamas ne tik dėl didelio sistemos greičio, bet ir dėl plataus jos funkcionalumo. Visomis funkcijomis aprūpinta sistema leidžia automatizuoti darbą su bet kokio tipo dokumentais ir beveik visuose gyvavimo ciklo etapuose – nuo ​​kūrimo užduoties iki pristatymo į archyvą. Be to, ši kokybė leidžia pritaikyti sistemą įvairioms specifinėms sritims, nesvarbu, ar tai būtų klasikinis biuro darbas (lygiagrečiai cirkuliuojant elektroniniams ir popieriniams dokumentams), ar projektinės dokumentacijos kūrimas (su nuskaitymo, vektorizavimo, atpažinimo ir indeksavimo palaikymu). ), kuris yra aktualus OJSC „ Samaros elektros gaminių gamykla “. Akivaizdu, kad pilnai funkcionuojanti sistema turėtų ne tik organizuoti sudėtingus dokumentų srautų maršrutus (nuoseklius lygiagrečius, su sąlyginiu šakojimu, ciklais ir net nepriklausomu valdymo sprendimų priėmimu, kai įmanoma), bet ir kontroliuoti jų vykdymą, auditą, optimizuoti darbuotoją. darbo krūvis ir daug daugiau.

Remiantis Rusijos automatizuotų valdymo sistemų rinkos analize, labiausiai atrodo programinės įrangos produktas Letograf – automatizuota dokumentų valdymo sistema ir verslo procesai (darbo eiga), kuris yra integruotas su apskaitoje naudojama apskaitos sistema 1C: Enterprise 8.0. optimalus Samaros elektros gaminių gamyklai OJSC. UAB "Samara Plant of Electrical Products" Šio AIS DOW integravimas su 1C:Enterprise 8.0 sistema leidžia išvengti dvigubo duomenų įvedimo (duomenys iš apskaitos sistemos gali iš karto patekti į dokumentų srauto kilpą) ir žymiai pagreitinti informacijos apdorojimą, atskirti ir supaprastinti duomenų įvedimo ir apdorojimo funkcijas. organizacijoje. Integravus su apskaitos sistema OJSC Samara Plant of Electrical Products, darbo eiga supaprastinama ir pagreitėja. Dokumentai įvedami į vieną saugojimo vietą centralizuotai. Suteikta prieiga prie įvairių vartotojų ir informacinių sistemų įvairioms problemoms spręsti. Prie kiekvieno pirminio dokumento galite pridėti kitus dokumentus (failus, tekstus, originalų vaizdus) ir surinkti visą dokumentų bazę vienoje sistemoje. Nereikia kurti ir prižiūrėti techninių keitiklių, šliuzų ir apdorojimo integracijos su įmonės apskaitos sistema. Šis programinis produktas leidžia spręsti problemas, aprašyti ir optimizuoti verslo procesus, atlikti apskaitą, planavimą ir analizę įvairiose valdymo srityse.

Pagrindiniai Letograf sistemos privalumai yra šie: paruoštų darbo eigos schemų, verslo procesų ir įgyvendinimo metodų prieinamumas; vizualinis nustatymų būdas, integracija su esama Delo darbo eigos sistema. Vizualus pritaikymas (be kodavimo) gali žymiai sutrumpinti įgyvendinimo laiką ir garantuoti projekto sėkmę. Diegimo sąnaudos sumažinamos pašalinus visus etapus (konfigūravimas ir kodavimas 1C: Configurator ir derinimo kodas).

Kitas privalumas – sumažėjusios vėlesnės priežiūros ir tobulinimo išlaidos: bet kokius anksčiau atliktus nustatymus galima nukopijuoti, išsaugant pradinius duomenis ir atlikti pakeitimus. Taigi šis AIS DOW savo funkcionalumu visada gali atitikti UAB „Samara Plant of Electrical Products“ išsivystymo lygį, o tai sumažina diegimo laiką ir riziką.

Programos „Letograf“ įgyvendinimo efektyvumo apskaičiavimas parodė, kad pasiūlytos priemonės, skirtos gerinti UAB „Samaros elektros gaminių gamykla“ valdymo dokumentaciją, atsipirks greičiau nei per metus, o įgyvendinimo kaštai. programinės įrangos produktas yra daug mažesnis nei sutaupoma laiko.

Apibendrinant reikėtų pažymėti, kad panašių į „Letograf“ sistemų naudojimas leidžia padidinti organizacijos išteklių valdymo efektyvumą, nustatyti jos rezervus ir augimo perspektyvas stiprinti savo pozicijas rinkoje.

Naudotų šaltinių ir literatūros sąrašas

Šaltiniai

1994 m. gruodžio 29 d. federalinis įstatymas Nr. 77-FZ (su pakeitimais, padarytais 2008 m. liepos 23 d.) „Dėl privalomo dokumentų saugojimo“ // Nuoroda į teisinę sistemą ConsultantPlus

2006 m. liepos 27 d. federalinis įstatymas Nr. 149-FZ (su pakeitimais, padarytais 2010 m. liepos 27 d.) „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ (priimtas Rusijos Federacijos Federalinės Asamblėjos Valstybės Dūmos 2006 m. liepos 8 d. ) // ConsultantPlus teisinių nuorodų sistema

2008 m. lapkričio 10 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 677 (su pakeitimais, padarytais 2010 m. rugsėjo 2 d.) „Dėl visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatorių socialiniame ir ekonominiame regione“ // Nuoroda ir teisinė sistema ConsultantPlus

GOST R 51141-98. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai. (patvirtintas 1998 m. vasario 27 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 28) // ConsultantPlus Legal Reference System.

GOST 6.30-2008. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui // Nuoroda ir teisinė sistema ConsultantPlus.

Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji dokumentų ir dokumentacijos aptarnavimo paslaugų reikalavimai // Nuoroda ir teisinė sistema ConsultantPlus.

Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius OK 011-93 (patvirtintas 1993 m. gruodžio 30 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu N 299), su pakeitimais. data 2010-09-08) // Nuoroda ir teisinė sistema ConsultantPlus

Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės (patvirtintos Federalinių archyvų kolegijos 2007-06-02 sprendimu) // Nuoroda ir teisės sistema ConsultantPlus

Programos „Letograf“ aprašymas. [Elektroninis išteklius] - Elektroniniai duomenys - M., sor. 2010. - Prieigos režimas: http://www.docflow.ru/ catalogInfo.asp?option=product&details=list.

Literatūra

HR ABC. Visi personalo dokumentai. – M.: Vershina, 2006. – 272 p.

Andreeva V.I. Biuro praktika: organizavimas ir valdymas. Mokomasis ir praktinis vadovas / V.I. Andreeva - M .: Knorus, 2006. - 272 p.

Gaverdovskis A. Darbo eigos automatizavimo sistemų kūrimo koncepcija. – Prieigos režimas: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

Larinas M.V., Banasjukevičius V.D., Sokova A.N. Dokumentacijos sistemos būklė ir raida / M.V. Larinas, V.D. Banasyukevičius, A.N. Sokovas. –M., 2000. - 35 p.

Dokumentacija informacinėje visuomenėje: šiuolaikinės dokumentų valdymo technologijos: XIII tarptautinė mokslinė praktinė konferencija „Dokumentacija informacinėje visuomenėje: tezės – [Elektroninis išteklius]. – Elektronas. Danas. [M.], sor. 2000-2010 – Prieigos režimas: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html

Arsky Yu.M. Naujų nepriklausomų valstybių informacinė erdvė / Yu.M. Arskis ir kiti . - M.: VINITI. 2000.- 200 p.

Kuznecova T.V. Biuro darbas (dokumentinė vadybos pagalba) / T. V. Kuznecova - M., 2009. - 480 p.

Lauren M. Dokumentacijos tvarkymas / M. Larin. − Prieigos režimas: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

Larin M.V. Dokumentų valdymas organizacijose / M. V. Larin - M .: Mokslinė knyga, 2008. - 288 p.

Larin M.V., Sokova A.N. Tarnybinių dokumentų registravimas /M.V. Larin, A. N. Sokova - M.: MTsFER, 2006. - 112 p.

Michaelas J. Suttonas.Įmonių dokumentų srautas: principai, technologijos, įgyvendinimo metodika / Michael J. Sutton - St. Petersburg: ABC. 2008. - 446 p.

Mitina T.E. Naujų technologijų panaudojimas darbo eigai mažinti biuro darbo sistemoje / T. E. Mitina // Teisės aktai ir ekonomika, 2006. - Nr.8.

Mitchenko O.Yu. Valdymo dokumentacijos paramos organizacinis projektavimas /O. Yu. Mitchenko – Tverė: Tverės valstybinis universitetas, 2008. – 49 p.

Novikova M.M.. Dokumentacijos tvarkymas / M.M. Novikova - M.: Os-89, 2006. - 144 p.

Ponomareva N.G. Kaip išvengti klaidų tvarkant personalo įrašus / N. G. Ponomareva - M .: Alfa-Press, 2009. - 345 p.

Romanovas D.A. Tiesa apie elektroninį dokumentų valdymą / D. A. Romanov, T. N. Ilyina, A. Yu. Loginova - M .: DMK Press, 2007. - 224 p.

Romanianina L.A. Vadybos dokumentacija / L. A. Rumynina - M.: Akademija, 2009. - 214 p.

Slavko T.I. Duomenų bazės ir nauji dokumentacijos kompleksai /T. I. Slavko // Archyvo biuletenis. - 2008. - Nr.5 (41). - S. 40-41.

Terentjeva E.V. Faktinės dokumentacijos tarnybos norminės bazės formavimo užduotys. - Šeštadienis: Humanitarinė tarnyba. 10-oji tarptautinė mokslinė konferencija „Mokslas paslaugoms“. Knyga. 3 / E. V. Terentjeva // GOU VPO "MGUS". - M., 2009, - S. 148-159.

Terentjeva E.V. Informacinės technologijos ikimokyklinio ugdymo įstaigose / E. V. Terentjeva - M.: Vienybė-Dana., 2008– 35 p.

Jankova V.F. Valdymo dokumentų tekstų optimizavimas (teorinis aspektas): Darbo santrauka. dis. ... cand. ist.nauk. 05.25.02 / V. F. Yankovaya / VNIIDAD. - M., 1987 - 49 p.

Programos

2 2006 m. liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ (priimtas Rusijos Federacijos Federalinės Asamblėjos Valstybės Dūmos 2006 m. liepos 8 d.) // ConsultantPlus teisinių nuorodų sistema

3 Sokova A.N. Dokumentacija kaip mokslo disciplina: objektas, dalykas, pagrindiniai uždaviniai // Vadovybės veiklos dokumentacija: Šešt. mokslinis tr. / VNIIDAD. - M., 1986. - S. 11.

4 Elektroniniai dokumentai: tyrimų programa (2001-2010) / Rosarkhiv, VNIIDAD. - M., 2000. - 35 p. SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr.10595.

5 Romanovas D.A., Iljina T.N., Loginova A.Yu. Tiesa apie elektroninių dokumentų valdymą. - M.: DMK Spauda, ​​2004; Michaelas J. Suttonas. Įmonės dokumentų srautas: principai, technologijos, įgyvendinimo metodika. SPb.: ABC. 2007 m.; Kunyajevas, N. N. Kai kuriais elektroninių dokumentų valdymo teisinio reguliavimo klausimais. – dokumentacija informacinėje visuomenėje: teisės aktai ir standartai. Pranešimai ir pranešimai apie pranešimą XII tarptautinėje mokslinėje ir praktinėje konferencijoje 2009 m. lapkričio 22-23 d. // Rosarkhiv. VNIIDAD. - 2009. -T5. –63 p.

1 Larin M. Dokumentacijos valdymas. – Prieigos režimas: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

2 Mitchenko O.Yu. Informacinės sistemos // Personalo tarnyba, 2009. - Nr. 7. - P. 61.

3 Gaverdovskis A. Pastato darbo eigos automatizavimo sistemų samprata // Atviros sistemos - 2006. - Nr.1. [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Dan.–[M.]– Prieigos režimas: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

4 Terentjeva E.V. Faktinės dokumentacijos tarnybos norminės bazės formavimo užduotys. - Šeštadienis: Humanitarinė tarnyba. 10-oji tarptautinė mokslinė konferencija „Mokslas paslaugoms“. Knyga. 3 // GOUVPO "MGUS". - M., 2009, - S. 148.

5 Mitchenko O.Yu. Organizacinis dokumentacijos paramos valdymui projektavimas. - Tverė: Tverės valstybinis universitetas, 2008. - S. 32.

6 Ten pat. – S. 21.

7 Ten pat. - S. 24.

8 Terentjeva E.V. Faktinės dokumentacijos tarnybos norminės bazės formavimo užduotys. - Šeštadienis: Humanitarinė tarnyba. 10-oji tarptautinė mokslinė konferencija „Mokslas paslaugoms“. Knyga. 3 // GOUVPO "MGUS". - M., 2009 m. - S. 151.

9 Terentjeva E.V. Informacinės technologijos ikimokyklinio ugdymo įstaigose. - M.: Vienybė-Dana. - S. 43

10 Terentjeva E.V. dekretas. Op. – P. 44

11 Terentyeva E.V. potvarkis. cit. – S. 49.

1 UAB „Samaros elektros gaminių gamykla“ chartija. Samara. Mašinraštis, 2009 m

2 Rusijos Federacijos darbo ministerijos 1994-11-25 dekretas Nr. 75 „Dėl tarpsektorinių suminio darbo laiko standartų patvirtinimo dokumentiniam vadovybės patvirtinimui“ // Nuoroda ir teisinė sistema ConsultantPlus.

3 Valstybinė valdymo dokumentinio pagrindo sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos aptarnavimo paslaugoms. / Ch. arch. Pvz. prie SSRS Ministrų Tarybos, Visasąjunginė. Mokslinis – tyrimai. Dokumentacijos institutas ir Arch. reikalai. - M.: [b.], 1991 m. – 36 p

1Programinės įrangos produkto „Letograf“ aprašymas.–[Elektroninis išteklius]. - Elektronas. dan.–M., red.2009. – Prieigos režimas: http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp

Tupikovas R.V., Samedova O.M. ORGANIZACIJŲ VALDYMO DOKUMENTAVIMO SISTEMOS TOBULINIMAS NAUDOJANT INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS // Mokslinis elektroninis archyvas.
URL: (prisijungimo data: 2020-04-01).

Dokumentų valdymo paslauga atlieka svarbų vaidmenį kiekvienoje organizacijoje. Juk būtent šiame padalinyje dokumentuojama visa įstaigos valdymo veikla.

Nuo tinkamo ikimokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo organizavimo priklauso kokybiškas įstaigos vadovavimo funkcijų ir uždavinių vykdymas, viso valdymo proceso efektyvumas.

Kalbant apie tokio pobūdžio dokumentų tvarkymo įstaigose netobulumą, pavyzdžių mūsų regione yra pakankamai.

Vykdydami baigiamąjį projektą ištyrėme MDOU X progimnazijos veiklos sritį, struktūrą, nustatėme probleminius klausimus, probleminės situacijos sąlygas ir priežastis, pateikėme rekomendacijas sprendžiant problemas.

Atlikę MDOU progimnazijos Nr. X veiklos dokumentavimo tyrimą ir analizę, nustatėme šias problemines situacijas:

Pagrindinių PEI tarnybos veiklą reglamentuojančių teisinių ir norminių bei metodinių dokumentų neišsamumas;

Formalus raštininko pareigybės aprašymo buvimas, jo turinys neatspindi analizuojamos įstaigos raštininko pareigų;

administracinio dokumento dėl asmens, atsakingo už apskaitos tvarkymą, paskyrimo nebuvimas,

Nuolatinės ekspertų komisijos (EK), kurios veikla yra organizuoti ir atlikti dokumentų vertės tyrimą kanceliarinio darbo etape sudarant bylų nomenklatūrą, rengiant dokumentus perduoti į įstaigos archyvą, nebuvimas, perduoti į valstybės archyvą;

Ekspertų komisijos (EK) reglamentų trūkumas;

Dokumento, nustatančio dokumentų apyvartos tvarką, dokumentų rengimo ir įforminimo, taip pat įsakymo perduoti dokumentus į įstaigos archyvą, nebuvimas, t.y. verslo instrukcijos;

Trūksta bendros formos, konkrečios rūšies dokumentų formos;

Netobulas firminis blankas;

Bylų nomenklatūros netobulumas, susistemintas įstaigoje iškeltų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant saugojimo terminus ir įformintas nustatyta tvarka;

Formalus bylų nomenklatūros buvimas, nes esama nomenklatūra negali atlikti jai priskirtų užduočių;

Pasenusių darbo su dokumentais organizavimo metodų ir technikų naudojimas;

GOST R 6.30-2003 reikalavimų nesilaikymas, daugelio bet kokios formos dokumentų rengimas, nepriimtinų klaidų buvimas rengiant ir vykdant dokumentus;

Dokumentų įforminimo kontrolės stoka;

Dokumentų srautų apskaitos nebuvimas;

Netvarkingų dokumentų, susikaupusių per pastaruosius metus progimnazijos tarnybose, masyvo formavimas;

MDOU archyvo reglamentų trūkumas;

Trūksta vietos archyve;

Informacinių technologijų, užtikrinančių konkrečių biuro operacijų atlikimą dokumentų rengimo, dokumentų rinkimo ir apdorojimo stadijoje, pritaikymo trūkumas, užtikrinantis informacijos apdorojimo, paieškos, perdavimo ir saugojimo efektyvumą.

Norint išspręsti MDOU progimnazijoje Nr.X susidariusią probleminę situaciją, mano požiūriu, būtina:

1. Teikti ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugą visa apimtimi su reikalingais ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos veiklą reglamentuojančiais teisės, norminiais ir metodiniais dokumentais.

2. Užbaikite raštinės darbuotojo pareigybės aprašymą įtraukdami šiuos skyrius:

Bendrosios nuostatos, kur nurodyti pagrindinius teisinius, norminius, norminius, metodinius ir administracinius dokumentus, kuriais raštininkas turėtų vadovautis savo darbe; kam tarnautojas yra tiesiogiai pavaldus; paskyrimo ir atleidimo iš darbo tvarka; kvalifikaciniai reikalavimai; specialių žinių reikalavimai;

Darbo pareigos, kuriose išvardijami visi raštininko atliekami darbai;

Teisės - skyrius, kuriame išvardijamos visos raštvedei suteiktos teisės atlikti jam pavestas funkcijas ir užduotis, teisė priimti tam tikrus sprendimus, teikti pasiūlymus vadovui, dalyvauti susirinkimuose, reikalauti darbui reikalingos informacijos, reikalauti atlikti tam tikrus veiksmus. iš kitų darbuotojų ir kt

Atsakomybė – nustatomi darbo vertinimo kriterijai ir asmeninės darbuotojo atsakomybės priemonės. Darbuotojo atsakomybė nustatoma pagal galiojančius įstatymus ir gali būti drausminė, administracinė arba baudžiamoji;

– sąveika su kitais struktūriniais padaliniais - fiksuoja ryšius su visų struktūrinių padalinių vadovais, su kuriais derina rengiamų dokumentų projektus, su kuo kartu rengia dokumentus, kam, ką ir per kokį terminą teikia informaciją.

3. Siekiant gimnazijoje nustatyti vieningą dokumentų rengimo ir įforminimo, darbo eigos, vykdymo kontrolės, derinimo tvarką, būtina parengti raštinės darbo instrukciją ir į šį norminį dokumentą įtraukti šiuos skirsnius:

Bendrosios nuostatos, kuriose nustatomos instrukcijos apimtis; atsakomybė už reikalavimų nesilaikymą; padalinys ar pareigūnas, atsakingas už vieningą dokumentacijos tvarką; norminė ir metodinė bazė.

– gimnazijos dokumentus, kuriuose išvardinti įstaigoje veikiančių dokumentų rūšis;

– dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, kuriose nustatomi pagrindiniai dokumentų formų, dokumentų rekvizitų įforminimo reikalavimai, tam tikrų įstaigoje funkcionuojančių dokumentų rengimo ir įforminimo ypatumai;

Dokumentų įforminimo kontrolė;

Gaunamos korespondencijos, taip pat siunčiamų ir vidaus dokumentų rengimo ir perdavimo tvarka;

Dokumentų registravimas ir indeksavimas, vieningos dokumentų registravimo tvarkos nustatymas;

Taip pat Instrukcijoje siūloma įtraukti tokias skiltis kaip „Vykdytojų darbas su dokumentais“, „Darbas su piliečių kreipiniais“, „Dokumentų spausdinimas ir dauginimas“, „Įstaigos spaudų, antspaudų ir firminių blankų apskaita ir saugojimas“. , „Bylų nomenklatūros surašymas“, „Bylų formavimas ir einamasis saugojimas“, „Dokumentų vertės tyrimas“, „Bylų registravimas“, „Bylų inventorizacijų surašymas“, „Bylų perdavimas į archyvą institucija“.

Ateityje taip pat turėtų būti įtrauktas skyrius „Informacinių technologijų ir automatizavimo priemonių naudojimas darbui su dokumentais“, kuriame atsispindi tekstinių ir skaičiuoklių dokumentų rengimo sistemų naudojimo tvarka; dokumentų informacijos paieškos sistemų naudojimas; dokumentų būklės (vykdymo) automatizuotų registravimo, apskaitos ir kontrolės priemonių naudojimo tvarka.

Būtina parengti Biuro darbo instrukcijos priedus, kuriuose būtų blankų, antspaudų ir antspaudų pavyzdžiai, tam tikrų rūšių dokumentų įforminimo pavyzdžiai, registruotos ir neregistruotos korespondencijos sąrašai, taip pat dokumentų įforminimo terminai. ir kt.

Vykdydami baigiamąjį darbą, parengėme MDOU progimnazijai Nr. X skirtą biuro darbo instrukciją. Kad Instrukcija būtų įdiegta į darbo praktiką, mūsų požiūriu, pirmiausia būtina visi vesti užsiėmimų seriją su progimnazijos darbuotojais, išduoti atitinkamą administracinį dokumentą ir reikalauti vykdyti instrukcijos nuostatas.

Taip pat siūloma parengti Ataskaitų kortelę ir unifikuotų formų dokumentų albumą.

Dokumentų formų lentelė skirta optimizuoti įstaigoje naudojamų dokumentų formų sudėtį ir jas sujungti į vieną norminį dokumentą, suvienodinti ir standartizuoti valdymo dokumentų rengimo tvarką, supaprastinti dokumentų bazę, siekiant padidinti efektyvumą. informacinių technologijų naudojimo valdymo veikloje.

Dokumentų formų darbo laiko apskaitos žiniaraštyje buvimas leidžia greitai ieškoti reikalingų dokumentų formų, nurodant visus arba pagrindinius jų rengimo ir vykdymo etapus.

Patartina kurti dokumentų formų albumą kartu su dokumentų formų laiko žiniaraščiu.

Įstaigos dokumentų blankų albumas – pavyzdinių unifikuotų įstaigos dokumentų blankų rinkinys, naudojamas šios įstaigos veiklai dokumentuoti.

Formų albumo - dokumentų kūrimo tikslas – įstaigos veikloje naudojamų dokumentų formos ir turinio reglamentavimas.

Visų tipų ir atmainų organizacijoje sukurti dokumentai gali būti unifikuojami, nepriklausomai nuo jų naudojimo dažnumo.

Vieningos dokumentų formos grupuojamos Blankų albume, jų išdėstymo tvarka turi atitikti Dokumentų blankų lentelę. Į Albumą įtrauktų dokumentų formos tikrinamos organizacijos struktūriniuose padaliniuose. Išnagrinėjus ir patvirtinus visas pastabas ir pasiūlymus, Formų albumą, taip pat Dokumentų blankų lapą tvirtina vadovas.

Įstaigoje naudojamų dokumentų blankų albumas turi būti pateikiamas dviem variantais: popieriniu ir elektroniniu.

4. Užbaigti rašto formą, parengti bendrąją formą, formas konkrečioms dokumentų rūšims, pirmiausia įsakymui, protokolui, aktui, patvirtinti juos kaip administracinį dokumentą ir įvesti į MDOU praktiką.

Formoje pateikiama tik nuolatinė informacija apie organizaciją – dokumento autorių, apibūdinantį jį kaip oficialaus rašytinio dokumento kūrėją.

Forma suteikia informacijai oficialų pobūdį. Formų naudojimas žymiai pagreitina dokumento kūrimo procesą (dėl nuolatinės informacijos buvimo), sumažina sudarymo darbo sąnaudas ir supaprastina informacijos suvokimą.

Formoms kurti daugiausia naudojamas dviejų dydžių popierius. Organizaciniams ir administraciniams dokumentams rekomenduojame naudoti A4 formatą (210 x 297 mm), firminiams blankams – A4 ir A5 formatą. Kompiuteriu atgaminsime blankų gamybą. Kompiuterio atmintyje saugomas formos šablonas, ant kurio atspausdinamas konkretaus dokumento tekstas.

Visų tipų formų detalių išdėstymas pagal valstybinį standartą pateikiamas dviem versijomis: išilgine ir kampine. Pirmuoju atveju visos formos detalės dedamos išilgai viršutinės paraštės ir sulygiuotos pločio arba centre. Kampiniu būdu išdėstant detales, jos dedamos į kairįjį lapo kampą ir išlygiuojamos arba į kairę paraštę, arba į paskirtos srities centrą.

Kampinė parinktis, kaip taisyklė, naudojama firminiams blankams, tai leidžia taupiau išnaudoti popieriaus lapo plotą, nes dešinysis dokumento kampas lieka laisvas, kad tilptų adresatas (laiškuose, atmintinėse). Administraciniams dokumentams labiau tinka išilginis detalių išdėstymas.

Tarp bendrosios formos detalių galima naudoti:

Organizacijos emblema;

Įmonės pavadinimas;

Dokumento vieta.

Be to, bendrojoje formoje numatyta vieta, kur galima pateikti duomenis: dokumentų datą ir registracijos numerį.

Organizacijos emblema (simbolinis grafinis vaizdas) dedamas ant formos pagal steigimo dokumentus. Emblema dedama ant viršutinės arba kairiosios formos paraštės. Įstaigoje, kurioje mokomės, emblemos nėra.

Jei blankas papildomas dokumento rūšies pavadinimu, jis tampa šios rūšies dokumento blanku.

5. Esminis darbo su dokumentais organizavimo trūkumas progimnazijoje – netobula įstaigos reikalų nomenklatūra.

Rusijos federalinė archyvų tarnyba VNIIDAD parengė naujas pagrindines organizacijų archyvų eksploatavimo taisykles, kurios nustato organizacijos archyvo veikimo technologiją. Šios taisyklės nekeičia esamos dokumentų saugojimo technologijos, o tik papildo ją naujais reikalavimais, keliamais pasikeitus archyvavimo teisinei bazei šalyje, diegiant naujas informacines technologijas dokumentuojant.

Todėl būtina parengti naują bylų nomenklatūrą, paremtą esama reglamentavimo ir metodine baze, į nomenklatūrą įtraukti tuos skyrius, kurie atitiktų esamą įstaigos struktūrą. Nustatant dokumentų saugojimo terminus, reikia vadovautis Organizacijų veikloje formuojamų standartinių valdymo dokumentų sąrašu, nurodant saugojimo terminus. Taip pat reikia surašyti nustatytos formos nomenklatūrą, laiku užpildyti visas bylų nomenklatūros turinio dalies stulpelius ir pasižymėti reikiamus pažymius. Norint atsižvelgti į pradėtas ir į nomenklatūrą įtrauktas bylas, kiekvienų metų pabaigoje būtina vesti galutinį apskaitą.

Kiekvienam struktūriniam padaliniui išduoti išrašus iš bylų nomenklatūros, kad būtų galima vadovautis darbu.

Pasiūlėme MDOU progimnazijos bylų nomenklatūros projektą 2012-2013 metams. Bylų nomenklatūra progimnazijos vadovybės buvo sutikta teigiamai ir šiuo metu diegiama į įstaigos praktiką.

Visavertės bylų nomenklatūros buvimas įstaigoje leidžia laikytis bylų formavimo ir tvarkymo taisyklių dirbant biure, greitai ieškoti reikalingų dokumentų, palengvina bylų nagrinėjimą, paruošimą tolesniam archyvavimui. saugykla.

6. Reguliariai stebėti dokumentų įforminimo terminus, o tai yra neatsiejama valdymo funkcija ir svarbus valdymo dokumentinio valdymo proceso elementas.

7. Vadovo įsakymu sudaryti ekspertų komisiją. Siekiant sukurti aiškų ekspertų komisijos darbą, Pavyzdinių nuostatų pagrindu būtina parengti Nuolatinės institucijos ekspertų komisijos nuostatą, kuriame būtų nustatyti pagrindiniai uždaviniai ir funkcijos, teisės, kaip. taip pat visos komisijos darbo organizavimas. Ekspertų komisiją turi sudaryti šie įstaigos specialistai: vyriausiasis buhalteris, raštvedys, direktoriaus pavaduotojas administracinei ir ūkinei daliai, medicinos dalies vadovas.

8. Archyvui skirti atskirą patalpą nuolatinio saugojimo laikotarpio byloms ir personalo dokumentams saugoti.

9. Vadovo įsakymu paskirti asmenį, atsakingą už archyvinių dokumentų saugojimą ir išdavimą.

10. Parengti MDOU progimnazijos Nr.X archyvo reglamentą.

11. Atlikti MDOU progimnazijos Nr.X veiklos laikotarpiu suformuotų dokumentų vertės ekspertizę, siekiant atrinkti sunaikinti dokumentus, kurių saugojimo terminai pasibaigę, ir perduoti į įstaigos archyvą 2012 m. tolesnis saugojimas.

12. Sutvarkyti nuolatinio saugojimo laikotarpio ir personalo bylas, surašyti jų inventorizacijas ir pagal inventorizacijas perduoti saugoti į MDOU archyvą.

13. Šiuolaikinėje aplinkoje, kai darbo su dokumentais organizavimas organizacijose turi daug trūkumų, būtina pereiti prie efektyvesnio dokumentų valdymo, atsižvelgiant į naujas informacines technologijas. Šiuo metu įvairios įmonės kuria ir diegia daugybę automatizuotų dokumentų valdymo sistemų. Visa tai sukelia sunkumų potencialiems konkrečios sistemos pirkėjams.

Vartotojams svarbios sistemos kaina, organizacijos, kurioje ji gali būti taikoma, tipas ir mastas, darbo eigos apimtis. Dauguma turimų naujovių yra skirti vidutinio ir žemesnio lygio komercinių ir nekomercinių organizacijų vartotojams.

MDOU progimnazija Nr.X gali įdiegti automatizuotą dokumentų valdymo sistemą, kad būtų galima automatizuoti dokumentų registravimą, sukurti automatizuotą dokumentų paiešką, stebėti vykdymą ir pan., kuri leis naujais pagrindais spręsti dokumentų valdymo klausimus.

Naujų technologijų diegimo ir kūrimo etapuose gali būti laikotarpis, kai tuo pačiu metu egzistuoja naujos ir senos sistemos. Šiuo atveju svarbu atkreipti dėmesį į naujovių palaikymą ir tobulinimą, kad nebūtų sugrįžta prie senųjų darbo būdų.

Automatizuota registravimo sistema numato duomenų įvedimą kompiuterio ekrane nuosekliai užpildant specialią registracijos kortelės formą, kurios stulpeliai atitinka rankinio tipo registracijos ir kontrolės kortelę. Bet be privalomų detalių, kortelėje gali būti ir papildomų detalių, kurios praplečia sistemos vartotojų užklausas.

Registracijos kortelės formoje yra laukai, į kuriuos informacija įvedama pasirenkant informaciją iš išskleidžiamųjų sąrašų. Nuolatinių elektroninės registracijos ir kontrolės kortelės duomenų buvimas leidžia išspręsti dokumentų vykdymo stebėjimo problemą, kurios tikslas – užtikrinti savalaikį ir kokybišką vadovo sprendimų vykdymą. Taigi į registracijos formą įvedant informaciją apie terminus dokumentas automatiškai pradedamas kontroliuoti.

Automatizuoto dokumentų registravimo procese taip pat galima atlikti visų įstaigos dokumentų informacinį ir informacinį darbą. Jei prie registracijos kortelės pridedamas failas su visu dokumento tekstu, tada duomenų bazė tampa viso teksto, išplečiamos paieškos galimybės.

Valdymo dokumentacijos tobulinimas – tam tikrų rūšių darbų atlikimas naudojant universalias informacines technologijas. Šį metodą lengviau įgyvendinti. Jis orientuotas į esamą įstaigos struktūrą, siejamas su minimaliu rizikos laipsniu ir leidžia iš karto įvertinti poveikį. Labai tinka dabartinei MDO struktūrai dėl vidutinio dydžio įstaigos, nedidelių finansinių, žmogiškųjų ir kitų išteklių.

Antrąjį biuro darbo tobulinimo etapą galima pradėti nuo vidinių dokumentų. Būtina naudotis įstaigos vietiniu tinklu ir aktyviai atsikratyti tradicinių dokumentų, kur įmanoma, pakeičiant juos elektroniniais.

Tokio pakeitimo efektyvumas yra akivaizdus. Atlikėjams nereikia pakartotinai kopijuoti popierinių dokumentų, užtenka nusiųsti elektroninį dokumentą į asmeninį kompiuterį. Padidėja reikalingų dokumentų perdavimo ir paieškos įstaigos viduje efektyvumas; taupomas popierius; Keli atlikėjai savo darbo vietose vienu metu gali dirbti su vienu dokumentu.

Ateityje biuro darbo tobulinimas yra integruotos automatizuotos sistemos įdiegimas visose dokumentinio valdymo valdymo srityse. Toks požiūris įstaigoje sukurs vieną informacinę erdvę.

Jai įgyvendinti naudojamos specializuotos kompleksinės informacinės technologijos. Jie yra efektyviausias būdas apskritai spręsti problemas, tačiau reikalaujantis didelių resursų (finansinių, techninių ir kitų).

Tačiau integruotas informacinių technologijų diegimas, kaip taisyklė, yra orientuotas į dideles įmones ir organizacijas, kuriose dirba daug biuro darbuotojų, kurių kiekvienas turi dirbti su dideliu dokumentų srautu.

Federalinė švietimo agentūra

Belgorodo valstybinis universitetas

DOKUMENTAVIMO SKYRIUS

Baigiamasis darbas

Šiuolaikinės valdymo dokumentų palaikymo problemos ir jų sprendimo būdai Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biure

070404 grupės 5 kurso dieninių studijų studentas

Gordienko Jevgenijus Aleksandrovičius

Mokslinis patarėjas:

Istorijos mokslų daktaras, docentas

Šapovalova S.P.

Recenzentas:

istorijos mokslų daktaras, profesorius

Moshkin A.N.

BELGORODAS 2009 m

ĮVADAS

1 SKYRIUS. DABARTINIO VALDYMO DOKUMENTAI

§1. Dokumentacijos valdymo organizavimas

§2. Šiuolaikinės vadybos dokumentacijos palaikymo problemos

2 SKYRIUS

§1. Dokumentų palaikymo organizavimas Belgorodo srities federalinėje registracijos tarnyboje

§3. Esamos Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos dokumentų palaikymo problemos ir jų sprendimo būdai

IŠVADA

NUORODOS

PROGRAMOS

ĮVADAS

Aktualumas laipsnio tyrimai slypi tame, kad mūsų laikas, persunktas informacinių technologijų, kelia naujus reikalavimus dokumentams ir tarnyboms, atsakingoms už jų sukūrimą, tvarkymą ir saugojimą. Šiuolaikinės kompiuterinės sistemos leidžia ne tik greitai ir efektyviai surašyti dokumentą, bet ir suteikia įvairias apskaitos, dokumentų vykdymo kontrolės, jų perdavimo telekomunikacijų kanalais, operatyvaus saugojimo ir reikiamos informacijos paieškos galimybes. Daugelis popierinių dokumentų valdymo funkcijų gali būti visiškai automatizuotos, o tai pagerina sprendimų priėmimo greitį, o kartu ir valdymo efektyvumą.

Reikėtų atsižvelgti į tai, kad norint pereiti prie naujų technologijų reikia tinkamos teisinės ir norminės bazės, gerai apgalvotos archyvų saugojimo sistemos, kvalifikuotų atlikėjų ir vadovų, galinčių išspręsti visas su tuo susijusias problemas. Pažangiausios technologijos be šių sąlygų neduos laukiamo rezultato.

Be to, pašalinus kai kurias problemas, visuomenės informatizacijos procesas mums kelia naujų – atsiranda anksčiau nežinomos galimybės neteisėtai prieiti prie konfidencialios informacijos, taip pat tikimybė prarasti didelius kiekius vertingos informacijos dėl įrangos gedimo, virusų atakų ar nekvalifikuoti vartotojo veiksmai. Būtent dėl ​​to šiandien vienodai keliami nauji reikalavimai tiek vadovams, tiek už dokumentų rengimą ir išdavimą atsakingam personalui, o visų galimų problemų analizė ir jų įveikimo būdų kūrimas atrodo labai svarbus ir aktualus.

tikslas Baigiamojo darbo tikslas – nustatyti pagrindines šiuolaikinio biuro darbo problemas ir sukurti jų sprendimo būdus.

Užduotys Prieš disertaciją buvo pateikti šie klausimai:

Apibūdinti valdymo dokumentacijos palaikymą dabartiniame etape;

Išanalizuoti valdymo dokumentacijos palaikymo tarnybų funkcijas ir uždavinius;

Identifikuoti šiuolaikines valdymo dokumentacijos palaikymo problemas;

Išanalizuoti dokumentinio valdymo organizavimą Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biure;

objektas diplominis tyrimas – tai dokumentacijos valdymo organizavimas.

Tema baigiamasis darbas buvo vadybos dokumentinio palaikymo problemų svarstymas Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro pavyzdžiu.

Šaltinio bazė. Baigiamojo darbo šaltinį sudaro reglamentai, reglamentuojantys šiuolaikinio dokumentacijos valdymo organizavimą. Šiame dokumente federaliniai teisės aktai atstovaujami tokiais teisės aktais kaip: „Valstybinė valdymo dokumentinės paramos sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos palaikymo paslaugoms "," Standartinės instrukcijos biuro darbui federalinėse vykdomosiose institucijose "," Standartinių valdymo dokumentų, sukurtų organizacijų veikloje, sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius ", Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretas 2004-01-05 Nr. 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo“, GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui ", GOST 51141-98" Biuro darbas ir archyvų verslas "Terminos ir apibrėžimai"; Rostrudo 2004-12-10 įsakymas Nr.47 „Dėl dokumentų blankų patvirtinimo“ ir kt.

Antram skyriui, per savo darbo patirtį, surinkau informacinius ir norminius dokumentus Belgorodo srities federalinei registracijos tarnybai, išanalizavau šios organizacijos ir jos dokumentus.

Atlikdami Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos departamento dokumentinės paramos tyrimą, atlikome įstaigos darbuotojų apklausą, siekdami nustatyti esamas dokumentų palaikymo problemas ir jų sprendimo būdus. Apklausos pabaigoje buvo gautos 43 užpildytos anketos su atitinkamais užrašais ir pastabomis. Gautų atsakymų analizė leidžia nustatyti dokumentacijos palaikymo organizacijoje būklę šiuo metu ir yra nagrinėjama antrojo skyriaus antroje pastraipoje.

Tyrimo istoriografija. Tarp publikuotų buitinių biuro specialistų darbų galima pastebėti V.E. Balasanyanas, M.P. Bobyleva, M.V. Larina, G.Yu. Maksimovičius ir daugelis kitų. Dažniausiai jie svarsto dabartinę buitinės biuro darbo būklę ir jos raidos būdus informacinių technologijų amžiuje. Dalis autorių priklauso sovietiniam laikotarpiui (pavyzdžiui, K. G. Mityajevas) ir sprendžia išskirtinai institucijų darbo dokumentinio rėmimo klausimus, o kita dalis autorių, priešingai, daugiausia dėmesio skiria šiuolaikinių technologijų ir šiuolaikinių technologijų problemoms. elektroninių dokumentų valdymo sistemų įdiegimas (L.A. Doronina, V.K. Sablin ir kt.). Apskritai šie ir kiti autoriai leidžia apibūdinti tiek šiuolaikinio tradicinio biuro darbo būklę, tiek jo transformacijas visuotinės informatizacijos ir darbo procesų automatizavimo kontekste. Darbe T.V. Kuznecova „Biuro darbas. Valdymo dokumentacijos palaikymas“ nustato dokumentų rengimo, įforminimo ir darbo su jais reikalavimus, remiantis naujausiais teisės aktais ir norminiais bei metodiniais aktais, įskaitant federalinį įstatymą „Dėl Rusijos piliečių prašymų nagrinėjimo tvarkos“. Federacija“ 2006 05 02 ir 2006 m. liepos 27 d. Federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“, Federalinių vykdomųjų organų darbo pavyzdiniai nuostatai (2005 m.) ir „Pavyzdinės darbo biure instrukcijos...“ (2006). Specialiame skyriuje akcentuojamos darbo su personalo dokumentais ypatybės, atsižvelgiant į Darbo kodekso pakeitimus ir papildymus, įvestus 2006-06-30 federaliniu įstatymu ir 2006-07-27 Federaliniu įstatymu „Dėl asmens duomenų“. Šaltinis skirtas biuro darbuotojams ir personalo tarnyboms, įstaigų, firmų ir įmonių vadovams bei visiems „Dokumento mokslas ir dokumentų tvarkymas“ specialybės studentams. Yu.M. Michailovas „Įmonių darbas nevyriausybinėms organizacijoms“ yra vienas iš pirmųjų vietinių leidinių, kuriame išsamiai aprašomas įmonės biuro darbo organizavimas pagal nacionalinį standartą GOST R ISO 15489-1-2007 „Dokumentų valdymas“. Vadovo medžiaga pateikiama remiantis dabartine valdymo dokumentinio rėmimo praktika. Be išsamaus praktinio komentaro apie Nacionalinį standartą „Dokumentų valdymas“, vadove yra apytikslis nevalstybinių įmonių ir individualių verslininkų biuro darbo instrukcijų tekstas. Kartu su tekstu publikuojama daugiau nei 50 instrukcijos priedų: patobulintos svarbiausių valdymo dokumentų formos, rekomendacijos jų turiniui rengti – žodžiu, viskas teisingam ir greitam biuro darbo organizavimui mažoje įmonėje ar individualioje įmonėje. verslininkas. Rengiant vadovą taip pat buvo atsižvelgta į VNIIDAD gairėse (2007) esančias instrukcijas.

Rengiant baigiamąjį darbą naudotasi internete patalpintais šaltiniais ir publikacijomis, skirtomis elektroninių dokumentų valdymo vaidmeniui dokumentų valdymo procese. Čia galime atkreipti dėmesį į svetaines "Konsultacijų grupė" TERMIKA "(http://www.termika.ru)," DOConline: nepriklausomas portalas apie EDMS "(http://www.doc-online.ru/analytics/) ir „EOS: elektroninės biuro sistemos“ (http://www.eos.ru/).

Praktinė reikšmėŠi tezė yra ta, kad išanalizavus visas šiuo metu žinomas problemas ir grėsmes, susijusias su vadybos dokumentiniu palaikymu, galima sukurti priemones joms įveikti arba užkirsti kelią ir taip pagerinti šalies įmonių ir įstaigų efektyvumą. Kalbant apie FRS Belgorodo srityje, baigiamojo darbo praktinė reikšmė pasireiškė išnagrinėjus organizacijos biuro darbą ir parengus praktines rekomendacijas, kaip tobulinti jos dokumentacijos palaikymą, atsižvelgiant į FRS specialistų pageidavimus 2007 m. pats Belgorodo regionas.

Darbo struktūra susideda iš įvado, dviejų skyrių, išvados, bibliografijos ir priedo.

1 SKYRIUS. DABARTINIO VALDYMO DOKUMENTAI

§1. Dokumentacijos valdymo organizavimas

Valdymo dokumentacija - veikla, apimanti dokumentacijos ir dokumentų valdymo organizavimą, įgyvendinant įstaigos, organizacijos ir įmonės funkcijas.

Vadovaujantis Valstybinės valdymo dokumentacijos palaikymo sistemos (toliau – DOW) reikalavimais, dokumentų valdymo pagalbą šiuolaikinėse įmonėse turėtų vykdyti speciali tarnyba – Valdymo dokumentacijos palaikymo tarnyba (toliau – DOW tarnyba). Tokia tarnyba įmonėje veikia kaip savarankiškas struktūrinis padalinys, kuriam vadovauja tarnybos vadovas ir kuris yra tiesiogiai pavaldus įmonės vadovui. Įmonėse, kuriose dirba iki 100 darbuotojų ir santykinai nedidelė darbo eiga, DOW pareigas leidžiama priskirti vienam iš visą darbo dieną dirbančių darbuotojų.

DOW paslaugos tikslas – organizuoti, prižiūrėti ir tobulinti įmonės valdymo dokumentinio palaikymo sistemą, remiantis vieninga technine politika ir naudojant šiuolaikines technines priemones dirbant su dokumentais. Tuo pačiu metu pagrindinės DOE tarnybos užduotys yra šios:

Vieningos darbo su dokumentais tvarkos įgyvendinimas įmonėje pagal GSDOU ir kitus norminius, metodinius ir organizacinius bei administracinius dokumentus;

Darbo su dokumentais organizavimo metodinio valdymo diegimas įmonės struktūriniuose padaliniuose;

Veiksmingos nustatytos darbo su dokumentais tvarkos laikymosi kontrolės užtikrinimas;

Įmonės pareigūnų darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimas.

Yra šios DOW paslaugos:

1. Ministerijose ir departamentuose - reikalų tvarkymas. Jį sudaro sekretoriatas (priėmimas, ministro sekretoriatas, viceministrų sekretoriatai, valdybos sekretoriatas, protokolų biuras), inspekcija ministerijoje (skyriaus vedėjas), biuras (vyriausybės korespondencijos biuras, apskaitos ir registracijos biuras, ekspedicija). , spausdinimo biuras, teletaipas ir kt.) , Laiškų (skundų) skyrius, darbo su dokumentais tobulinimo ir techninių priemonių diegimo skyrius, centrinis archyvas;

2. Valstybinėse įmonėse (asociacijose), mokslinių tyrimų, projektavimo, projektavimo organizacijose ir kompiuterių centruose, universitetuose ir kitose organizacijose - vadovybei skirtą dokumentacijos skyrių arba biurą. Paprastai juos sudaro: apskaitos ir registravimo, kontrolės, darbo su dokumentais tobulinimo ir techninių priemonių diegimo, laiškų (skundų) nagrinėjimo padaliniai, sekretoriatas, ekspedicija, spausdinimo biuras, archyvas;

3. Asociacijose ir koncernuose PEI tarnybos sudėtį ir struktūrą nustato organizacijos vadovybė;

4. Bendrose įmonėse (organizacijose) - valdyba; akcinėse bendrovėse – steigiamoji konferencija; kooperatyvuose - visuotinis kooperatyvo narių susirinkimas;

5. Organizacijose, kuriose nėra ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos, struktūriniuose padaliniuose su dokumentais dirba vedėjo sekretorius (inspektorius) ar kiti specialiai paskirti asmenys, sekretoriaus padėjėjas.

Pagrindiniai DOW paslaugos tikslai yra valdymo dokumentinės paramos organizavimas, valdymas, koordinavimas, kontrolė ir įgyvendinimas. DOW paslauga išsprendžia šias užduotis:

Darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimas.

Vieningos dokumentavimo, darbo su dokumentais organizavimo, paieškos sistemų kūrimo, vykdymo stebėjimo ir dokumentų rengimo perdavimo į žinybinį (centrinį) archyvą tvarkos užtikrinimas pagal galiojančius standartus.

Sumažinti darbo eigą, dokumentų formų skaičių.

Reguliacinių ir metodinių dokumentų, skirtų tobulinti dokumentacijos palaikymą organizacijoje (ministerijoje) ir pavaldžioje sistemoje, rengimas ir įgyvendinimas.

Kompiuterinių ir organizacinių technologijų naudojimu pagrįstų dokumentų valdymo palaikymo pažangių technologijų kūrimas ir diegimas. PEI tarnybose turėtų dirbti specialistai, turintys atitinkamą aukštąjį ir vidurinį išsilavinimą.

DOE paslauga atlieka šias funkcijas:

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio ir vieningų formų organizacijos dokumentų albumo kūrimas, diegimas ir priežiūra, jų keitimas;

Ekspedijavimo tvarkymas, dokumentų registravimas ir buhalterinė apskaita bei informaciniai darbai;

Dokumentų svarstymo ir rengimo organizavimas, vadovybės pasirašyti dokumentų įforminimo teisingumo kontrolė;

Reguliavimas, apibendrinimas ir vadovybės informavimas apie dokumentų vykdymo eigą ir rezultatus;

Bylų nomenklatūros organizavimo, saugojimo ir operatyvinio naudojimo bylų nomenklatūros kūrimas;

Gamybos spausdinimo mašinėle organizavimas, kopijavimas; dokumentų blankų projektavimas;

Darbo su piliečių prašymais organizavimas;

Darbo su dokumentais kontrolė struktūriniuose padaliniuose, darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimas;

Bylų pristatymo kontrolė, archyvo darbo organizavimas;

Susitikimų ir konsultacijų vedimas, ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojų kvalifikacijos kėlimas ir archyvas;

Ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojų darbo vietų, darbo vietų, darbo sąlygų organizavimas.

Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos darbuotojų veiklą reglamentuoja pareigybių aprašymai, kurie rengiami atsižvelgiant į GSDOU reikalavimus ir tvirtinami organizacijos vadovo.

PEI tarnybos veiklą reglamentuoja ir numato norminiai ir metodiniai dokumentai, valstybės ir pramonės standartai.

Taigi, dokumentacijos tarnybų darbuotojų darbo organizavimas apima šių klausimų sprendimą - aiški dokumentacijos tarnybos (biurų) organizacinė struktūra, racionaliausios darbo su dokumentais organizavimo formos pasirinkimas.

Pagrindinis dokumentacijos tarnybos skaičiaus struktūrą lemiantis veiksnys yra standartinis joje dirbančių darbuotojų skaičius. Atsižvelgiant į darbo eigą, institucijas galima suskirstyti į tris pagrindines formas (centralizuotą, decentralizuotą ir mišrią) ir į kategorijas pagal USSD:

DOW sąvoka apima ne tik organizacinius ir administracinius dokumentus (su kuriais daugiausia susijęs tradicinis biuro darbas), bet visą dokumentaciją, kuri vienaip ar kitaip naudojama organizacijoje – mokslinę ir techninę, projektavimo, inžinerijos ir kt. Ji taip pat taikoma iš esmės naujoms dokumentacijos rūšims, kurios apibrėžiamos kaip „informacijos ištekliai“ – registrams, registrams, duomenų bazėms ir duomenų bankams, interneto svetainėms ir kt. Šiuolaikinėmis sąlygomis visų šių tipų dokumentų tvarkymo tvarka ir prieigos prie jų sąlygos turėtų būti vienodos. Vadovybės sprendimas priimamas ne tik administracinio dokumento pagrindu, bet ir visos galimos informacijos, susijusios su klausimo esme, analize. Kuo platesnis tokios informacijos diapazonas vadovui prieinamas realiu laiku, tuo didesnė sėkmingo problemos sprendimo tikimybė.

Su tuo susijęs antrasis, pagrindinis DOE bruožas, lyginant su darbu biure – tai apima efektyvesnių informacijos apdorojimo technologijų naudojimą. DOE sistema, kaip taisyklė, apima vietinius ir įmonių kompiuterių tinklus, dokumentai kuriami, įrašomi ir apdorojami kompiuteriu. Pasak žinomo Rusijos specialisto, VNIIDAD M.V.Larino direktoriaus, terminas DOW apibūdina „pereinamąjį etapą nuo tradicinio biuro darbo prie dokumentų valdymo“, kurį jis supranta kaip „visavertę organizacijos valdymo funkciją“. Kitaip tariant, kyla perspektyva sujungti dokumentų palaikymo ir valdymo funkcijas.

Esant tokiai situacijai, labai svarbu atskirti dvi ikimokyklinio ugdymo įstaigų perėjimo prie naujų technologijų puses – techninę ir organizacinę. Pirmoji iš jų apima kompiuterių programų kūrimą ar įsigijimą, kompiuterių pirkimą ir diegimą, tinklo ryšių diegimą ir tt Šiandien informacinės technologijos pasiekė tokį išsivystymo lygį, kuriame ši reikalo pusė nesukelia esminių problemų. . Konkretų sprendimą lemia tik organizacijos finansinės galimybės. Nesunku rasti įmonę, kuri pagal kliento pageidavimus ir turimos sumos ribose parūpins reikiamas priemones.

Perėjimas prie naujų technologijų reikalauja tinkamos teisinės ir reguliavimo bazės, gerai apgalvotos archyvų saugojimo sistemos, kvalifikuotų atlikėjų ir (galbūt svarbiausia) vadovų, galinčių išspręsti visas su tuo susijusias problemas. Pažangiausios technologijos be šių sąlygų neduos laukiamo rezultato. Pažvelkime į abi problemos puses išsamiau.

Šiuo metu egzistuojančias automatizuotas ikimokyklinio ugdymo įstaigų sistemas galima suskirstyti į tris klases arba lygius. Pirmo lygio sistemos (jos gali būti apibrėžtos kaip automatizuotos popierinės dokumentų valdymo sistemos) tvarko dokumentus ne kaip tokius, o su lydimaisiais dokumentais, atstovaujančiais gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų žurnalų, registracijos kortelių ir tt elektroninį analogą. DOE automatizavimas viešosiose įstaigose gali būti laikomas įvykdytu. Popierinių dokumentų valdymo sistemos veikia ne viename padalinyje, tačiau jau aiškiai suvokiami jų ribotumai ir keliamas jų modernizavimo klausimas. Organizacijos, kurios savo laiku tokių sistemų neįdiegė, šiandieninėmis sąlygomis yra linkusios jas apeiti ir iškart pradėti nuo antrojo lygio.

Pagrindinis antrojo lygio bruožas yra tai, kad sistemoje yra visa elektroninė kiekvieno dokumento versija, leidžianti atlikti viso teksto paiešką jo turinio, perkelti dokumentą per organizacijos vietinį tinklą ir keistis dokumentais su išorinės (viršesnės ar pavaldžios) organizacijos per įmonės tinklą arba įprastą el. Tokios sistemos turi turtingas paieškos galimybes ir galimybes apriboti prieigą prie informacijos, dažnai apima nuskaitymo ir teksto atpažinimo posistemes (popierinių dokumentų elektroninėms versijoms kurti). Šiame lygyje atsiranda galimybė į sistemą integruoti informacines duomenų bazes, kurių informacija naudojama valdymo veikloje. Galimybė valdyti dokumentų srautą su jų pagalba smarkiai išauga, tačiau jų kaina yra gana didelė – apie šimtus ar net tūkstančius dolerių kiekvienai darbo vietai.

Suteikus juridinę galią elektroniniams dokumentams, galima atsisakyti popierinių „dvigubų“ ir pereiti prie visiškai elektroninio dokumentų valdymo, kuriame spaudinys, jei jis yra išsaugotas, yra tik kaip popierinė elektroninio originalo kopija, kurios apimtis yra ribota. . Iš to tiesiogiai išplaukia kitas reikalavimas: kadangi originalus dokumentas egzistuoja tik elektronine forma, būtina vienodai atkreipti dėmesį į visus jo gyvavimo ciklo etapus, įskaitant ne tik kūrimą ir apyvartą, bet ir tolesnį archyvinį saugojimą.

Nepaisant gausaus funkcijų rinkinio, visos tokios sistemos turi keletą reikšmingų apribojimų, leidžiančių jas sujungti į vieną klasę. Visų pirma, jie operuoja ne su elektroniniais dokumentais visa to žodžio prasme, o su elektroninėmis popierinių dokumentų kopijomis. Lygiagrečiai organizacijos vis dar turi popierinius originalus, kuriems teisinę galią suteikia parašai ir antspaudai ant jų. Būtent šie tradiciniai dokumentai yra privalomai saugomi archyve, o elektroninės jų versijos naudojamos ir saugomos tik dėl praktinio patogumo. Dėl šios priežasties tokiose sistemose naudojami programinės ir techninės įrangos sprendimai yra menkai orientuoti į informacijos autentifikavimą ir jos ilgalaikį archyvinį saugojimą.

Dažnai sistemų anotacijose galima rasti tokių frazių kaip „sistema palaiko visą dokumento gyvavimo ciklą organizacijoje: nuo jo pirminės registracijos iki nurašymo iki bylos“. Tuo tarpu, kaip žinia, visas gyvavimo ciklas jokiu būdu neapsiriboja „nurašymu verslui“. Nekreipiant dėmesio į šią aplinkybę, daugelis sistemų leidžia archyvinio saugojimo etape išlaikyti prieigą tik prie dokumento turinio, bet ne prie jo konteksto – pridedamos informacijos, leidžiančios nustatyti dokumento sukūrimo ar jo įvedimo aplinkybes. į sistemą iš išorės, jos ėjimo per valdžios institucijas kelią ir tt Griežtai kalbant, tai, kas kūrėjų kalba vadinama „elektroniniu archyvu“, profesionaliai nėra archyvas. Kuriant archyvavimą, paprastai neatsižvelgiama į norminius reikalavimus dėl archyvavimo organizavimo.

Tiek Rusijos, tiek NVS rinkoje dabar siūlomas didelis programinės įrangos, skirtos antrojo lygio ikimokyklinio ugdymo įstaigoms kurti, pasirinkimas. Kai kuriuos iš jų kuria gerai žinomos Rusijos ar bendros įmonės palyginti savarankiškai. Garsiausios ir populiariausios iš jų yra Delo sistemos (kurėjas – ZAO Electronic Office Systems) ir Eufratas (kurė Cognitive Technologies Ltd).

Tačiau eksploatuojant tokias sistemas daugelis vartotojų daro išvadą, kad jų originalumas yra daugiau minusas nei pliusas: pristačiusi kokios nors įmonės produktą, organizacija tampa jos įkaite. Niekas, išskyrus šios įmonės specialistus, negali atlikti tokios sistemos korekcijų, patobulinimų ir modernizavimo. Tuo atveju, jei įmonė dėl kokių nors priežasčių nustotų egzistuoti arba netektų pirmaujančių autorių-kūrėjų, visos jos įdiegtos sistemos liks be techninio palaikymo, o jų tobulinimas ir derinimas su rytojaus reikalavimais taps neįmanomas.

Remiantis šiais samprotavimais, daugelis organizacijų mieliau renkasi Vakarų firmų komercinių produktų pagrindu sukurtas sistemas, kurios yra orientuotos į platų vartotojų ratą ir todėl turi būti daug atviresnės. Tokie produktai yra pritaikomi programinės įrangos paketai – galingi įrankiai, leidžiantys greitai sukurti konkrečias programas konkretaus kliento poreikiams. Tam, žinoma, reikia ir specialių žinių, tačiau tokių sistemų specialistus rasti daug lengviau. Paprastai tokio plano paslaugas teikia firmos, kurios save vadina „sistemų integratoriais“. Galimybė rinktis iš kelių integratorių (ir net jei yra tinkamas personalas, kurti ar modifikuoti programas patiems) vartotojų akyse nusveria net tokį akivaizdų vietinės plėtros pranašumą kaip galimybė atlikti viso teksto paiešką. atsižvelgti į rusų kalbos morfologiją, kuri, žinoma, komerciniai produktai neturi vakarietiškos produkcijos.

Rusijoje aiški pirmenybė teikiama „Lotus Notes / Domino“ programinės įrangos paketui. Įdomu tai, kad šis kompleksas nedominuoja Vakarų rinkoje. Rusijos Federacijos Vyriausybės kanceliarijos eksperto-eksperto V. N. Černovo ataskaitoje pateikti duomenys, kad „Lotus Notes“ / „Domino“ kompleksas sudaro apie 4% pardavimų, o panašus „Documentation-4“ kompleksas (mums mažai žinomas). šalis) priklauso 11% Vakarų rinkos.

Perėjimo prie ikimokyklinio ugdymo įstaigų trečiojo lygio dalis, minėtos sistemos turi būti aprūpintos sertifikuotomis skaitmeninio parašo priemonėmis, taip pat turi būti išspręstas aibė problemų, susijusių su elektroninių dokumentų archyviniu saugojimu. Tuo tarpu Rusijoje panašaus archyvo kūrimo darbai dar nepradėti, o šiuo atžvilgiu jo atsilikimas yra apie penkerius metus. Tokio archyvo nebuvimas po teisinės bazės atsiradimo gali tapti pagrindine atgrasymo priemone pereinant prie trečiojo lygio ikimokyklinio ugdymo sistemų.

Akivaizdu, kad idealiu atveju žinybinės elektroninės dokumentų valdymo sistemos ir valstybės archyvų saugojimo sistema turėtų tapti vienos, bendresnės, visą valdymo aparatą apimančios DOE sistemos komponentais. Tačiau šiandienos sąlygomis tokią sistemą sukurti pagal vieną planą atrodo nerealu. Skirtingų skyrių finansinės ir personalinės galimybės pernelyg skirtingos, o dokumentų apyvartos juose tradicijos gana specifinės. Tais atvejais, kai vadovybė „bręsta“ sprendimui sukurti savo ikimokyklinio ugdymo sistemą, toks sprendimas dažniausiai priimamas neatsižvelgiant į jau egzistuojančias ar diegiamas kituose skyriuose panašias sistemas.

Praktiškai tai veda prie gana įdomių rezultatų. Pavyzdžiui, Maskvoje ikimokyklinio ugdymo sistemos įvestos tiek merijos lygmeniu, tiek visose rajonų prefektūrose. Tačiau tuo pačiu metu kiekvienas iš jų buvo sukurtas atskirai ir, kaip taisyklė, kito sistemos integratoriaus. Iš rotušės į prefektūrą atkeliavusio dokumento elektroninė versija negali būti automatiškai persiųsta į žemesnius šios prefektūros lygius – jų automatizuotos sistemos nesuderinamos. Dėl tos pačios priežasties skirtingos prefektūros negali tarpusavyje keistis elektroninėmis dokumentų versijomis. Be to, jei skirtingi skyriai įdiegia skirtingas EDS priemones, abipusis nesuderinamumas gali būti paveldėtas ir netgi pablogėti pereinant prie trečiojo lygio sistemų.

Taigi pagrindinė šiuolaikinių dokumentų valdymo paslaugų plėtra yra tolesnio biuro procesų informatizavimo ir automatizavimo, elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimo ir biuro darbo organizacijose pertvarkos pagal šių sistemų reikalavimus.

§2. Šiuolaikinės vadybos dokumentacijos palaikymo problemos

Yra keletas pagrindinių dokumentinio valdymo problemų. Apsvarstykime juos eilės tvarka.

Sąmoningumo problema. Kad organizacijos vadovybė padarytų išvadą, jog būtina diegti automatizuotą biuro darbo sistemą (ASS), ji turi bent žinoti apie tokių sistemų egzistavimą, kam jos skirtos ir kaip jas įdiegti. Be to, organizacijos vadovybė turėtų aiškiai parodyti tokių sistemų diegimo naudą.

Informacijos apie ASD trūkumas lemia tai, kad jie yra susiję su įvairiomis automatizuotomis procesų valdymo sistemomis, automatizuotomis valdymo sistemomis ir kt. Daugelis vis dar prisimena liūdną neraštingo požiūrio į tokių sistemų diegimą devintajame dešimtmetyje patirtį, dėl kurios buvo priimtas klaidingas sprendimas apie ASD kaip brangų žaislą, kuris įmonei neduoda nieko naujo ir gero. Automatizuotų biuro sistemų diegimo nauda ne visada akivaizdi, nes labai sunku įvertinti ekonominį organizacijos valdymo gerinimo poveikį. Remiantis Ernst & Young ir Nortan Nolan instituto pateiktais duomenimis, įmonės, įdiegusios elektronines dokumentų valdymo sistemas, pagerina našumą: produktyvumas biure padidėja 25-50%, dokumentų apdorojimo laikas sumažėja 75%, vietos sąnaudos Mažėja dokumentų saugojimas. 80 proc.

Šie skaičiavimai buvo atlikti Vakarų rinkai, o Rusijoje šie skaičiai gali skirtis. Visų pirma, sumažėjus dokumentų saugojimo vietai, nauda gali būti daug mažesnė, nes mūsų šalyje juridinę galią turi tik popieriniai dokumentai arba jų mikrokopijos (mikrofilmas ir mikrofiša). Kartu sutrumpintas dokumentų apdorojimo laikas ir griežtas dokumentų apdorojimo grafiko laikymasis daugelyje sričių yra kritiniai rodikliai, galintys atnešti didelę ekonominę naudą įdiegus ASD.

Tokių sistemų diegimo efektyvumas labai priklauso nuo to, kaip sėkmingai organizacijos vadovybė susidoroja su organizacinių problemų sprendimu diegdama ASD.

organizacinių problemų. Kiekvienoje įmonėje laikui bėgant susiformuoja tam tikra organizacinė struktūra (ir ne visada optimali), susiformuoja savi, tik jai būdingi darbo stiliai, valdymo ir kontrolės metodai. Įdiegtas ASD daugeliu atvejų iš pradžių atrodo tarsi „svetimas kūnas“ įmonės komandai. Taip yra todėl, kad gerai sukonstruotas ASD yra savotiškas „lakmuso popierėlis“, o daugelis funkcinės ir struktūrinės įmonės konstrukcijos trūkumų išryškėja jau pirmuosiuose ASD diegimo proceso etapuose.

Iškyla dilema: kas geriau ir lengviau – sukurti ASD pagal įvaizdį ir panašumą į tai, kaip viskas yra su klientu, ar jį pertvarkyti, kad būtų pasiektas maksimalus ASD efektyvumas? Sprendžiant šią problemą galima taikyti du sprendimus: techninį, kuris labiau priklauso nuo sistemos tiekėjo, ir organizacinį, kuris visiškai priklauso nuo užsakovo.

Visi geri ASD turi tam tikrą galimybę prisitaikyti prie konkretaus kliento, tačiau viskas turi savo ribas. Be to, norint pritaikyti biuro darbo sistemą konkrečiam klientui, reikalingas aiškus problemos išdėstymas, pageidautina užfiksuotas raštu. Tuo pačiu užsakovas gaus maksimaliai jam pritaikytą sistemą, o svarbiausia – turės aiškius rangovo darbo rezultatų vertinimo kriterijus. Deja, tokių dokumentų rengimas yra gana sunkus. Dažnai ASD techninių specifikacijų kūrimas užtrunka daug daugiau laiko nei pačios sistemos įdiegimas.

Tai paaiškinti nesunku – šiame etape būtina susitarti dėl visų klientų organizacijos padalinių požiūrio, o tai savaime nėra lengva užduotis. Labai dažnai bandoma sutrumpinti etapą (kam mokėti papildomus pinigus), tai veda prie to, kad klientas gauna tai, kas tenkina jo darbuotojų norus, bet: dirbti su šia sistema kažkodėl visiems nepatogu. . Be to, bandomojo eksploatavimo laikotarpiu prasideda nuolatinė apdaila ir pertvarkymai. Jei po to sistema išlieka gyva, ji tampa visiškai kitokia nei pradinė kūryba. Po metų naujai atvykę darbuotojai užduos teisingą klausimą: kodėl čia viskas taip nelogiška? Yra tik vienas atsakymas ir visi žino: tai atsitiko istoriškai.

Tačiau suvaldyti vien techninėmis priemonėmis vis dar neįmanoma. Jei įmonė iš esmės organizaciniu požiūriu nėra pasirengusi įgyvendinti ASD, tai toks įgyvendinimas yra arba labai sunkus, arba visiškai neįmanomas. Gera analogija būtų bandymas sumontuoti galingesnį variklį automobiliui su silpna važiuokle. Rezultatas žinomas iš anksto. Net jei modernų ASD galima patalpinti įmonėje, kuri nėra pasirengusi jo diegimui, klientas iš tokio diegimo negaus jokios naudos.

Dažnai, norint gauti realų ekonominį ASD įvedimo efektą, reikia keisti kai kuriuos darbo principus. Visų pirma, bet kokios automatizuotos biuro darbo sistemos įdiegimas turėtų būti paremtas kliento organizacijos organizacinių ir administracinių dokumentų pakeitimu (būtina pakeisti bent jau biuro darbo instrukcijas). Taigi reikšmingas ekonominis ASD efektas gali būti pasiektas tik tuo atveju, jei vadovybė jos įgyvendinimo procesą vertins ne kaip paprastą naujos programinės įrangos (o galbūt ir naujos įrangos) įsigijimą, o kaip sudėtingą organizacinį ir techninį projektą.

Deja, šiuo metu labai nedaug klientų peržiūri savo valdymo sistemą prieš įdiegdami ADS. Įvedus tokią jėgą, dėl psichologinių veiksnių gali atsirasti biuro darbo sistemos atmetimas.

Psichologinės problemos. Kaip ASD mato daugumą klientų įmonės darbuotojų? Jei jie turi paviršutiniškos informacijos, įmonės vadovybė ASD mato kaip panacėją nuo visų bėdų, kurios kartais kyla dėl neatsargaus požiūrio į dokumentus, o atlikėjai mano, kad ASD yra kažkas tarp el. pašto ir pažįstamo redaktoriaus.

Jei darbuotojai turi tam tikros informacijos apie šias sistemas, situacija iš esmės pasikeičia. Atlikėjai tvirtai įsitikinę, kad įdiegus ASD vadovybė žinos apie visas savo klaidas (tai iš dalies tiesa). Šiuo atžvilgiu visavertės ASD sistemos įdiegimas dažnai susiduria su dideliu atlikėjų pasipriešinimu - jie tikrai žino, kad po to jiems bus blogiau. Dėl to įvedamas kažkoks kompromisinis variantas be „fiskalinių“ funkcijų, t.y. tą patį el. paštą kartu su dokumentų valdymo sistema.

Vadovybės teigimu, iš šios sistemos galima tikėtis tik objektyvios jų užsakymų kontrolės, paspartinti ataskaitinės informacijos rengimą, gerinti kokybę ir sutrumpinti dokumentų paieškos laiką. Įvedus sistemą, jos vertinimas gali kardinaliai pasikeisti. Ir tik vėliau, susipažinę su sistema, vadovai netikėtai su nuostaba atranda, kad teks dirbti ir kompiuteriu, kuris ilgą laiką tik renka dulkes ant darbastalio. Nemažai daliai senosios mokyklos lyderių tai tampa psichologiniu barjeru. Jiems daug lengviau dirbti tiesiogiai su žmonėmis, naudojant įprastus metodus: paskambino „ant kilimo“, „davė pompą“, pamatė baimę pavaldinio akyse - padarote išvadą, kad nesi veltui. paimdamas kėdę. Be to, vadovybė dažnai pastebi, kad Vakarų ekspertų žadėta nauda kažkur dingo. Nors šios problemos sprendimas paprastas – buvo pasiūlyta ASD įvesti ant visų atlikėjų ir vadovų stalų, o užsakovas sutaupė: sistemą įdiegė tik struktūrinių padalinių klerkams. Dėl to tarp skyrių darbas vyksta greitai ir tiksliai, o jų viduje viskas kaip ir anksčiau.

Kita vertus, atlikėjams dažnai kyla jausmas, kad įvedus CUD, atsirado dar vienas bosas, kuris nuolat stovi už nugaros. Iš tiesų, dabar, jei norite, galite sužinoti: kas, ką, kada ir kiek daro. Anksčiau buvo galima suklaidinti valdžią: sako, pusę dienos iškratė visus aukštus (nors iš tikrųjų aš žaidžiau kompiuteriu). Tuo pačiu pamirštamas labai svarbus momentas – ta pati sistema neleis rangovui apkrauti pernelyg didelio darbų kiekio. Tiesa, tai priklauso nuo konkrečios sistemos nustatymų, tačiau visada bus galimybė pasiaiškinti, kodėl toks darbų kiekis nebuvo atliktas laiku. Taigi čia dar reikia gerai pagalvoti – atlikėjai lieka pralaimėtojais arba nugalėtojais. Mano akimis žiūrint, kvalifikuoti atlikėjai gauna galingą įrankį savo veiklai organizuoti ir gana svarius argumentus, motyvuojančius savo veiksmus vadovybės akivaizdoje.

Tačiau prasta vadovybė ir aplaidūs darbuotojai patiria psichologinį diskomfortą ir visišką ASD atmetimą. Na, jei tai išreikšta tik atsistatydinimo laiške. Dažniau sulaukiame atkaklių ir sumanių paslėptų priešų, kurie visais įmanomais būdais priešinasi tokiai naujovei kaip ASD, kuri aiškiai parodys jų nesėkmę ir nenaudingumą įmonei. Iš to kyla daugybė personalo problemų, kurios vienaip ar kitaip turi būti sprendžiamos įvedant ASD.

Personalo problema. ASD įvedimas reiškia, kad visi pagrindiniai verslo procesų dalyviai įmonėje turi mokėti dirbti kompiuteriu. Tiesą sakant, tai galioja jaunose, palyginti neseniai sukurtose organizacijose ir įmonėse. Tačiau ką daryti, jei pagrindinis įmonės vadovybės stuburas buvo išsilavinęs prieš 15-20 metų? Pagal savo patirtį ir profesinius įgūdžius jie gali visiškai atitikti savo pareigas, tačiau niekada nesimokė ir nedirbo kompiuteriu. Siųsti juos į mokyklą?

Tačiau, kaip taisyklė, jei įmonė sugalvojo, kad reikia įvesti ASD, tada darbo intensyvumas šioje įmonėje yra labai didelis. Tai reiškia, kad darbuotojų mokymas ne darbo vietoje yra praktiškai neįmanomas, o pasirenkamasis mokymas gali pasirodyti neefektyvus ir tik padidinti įmonės darbuotojų dirglumą.

Kažkada, diegiant CAD (bent jau elektronikos pramonėje), buvo manoma, kad pigiau atleisti senus dizainerius ir įdarbinti jaunus darbuotojus (universitetų absolventus), nei perkvalifikuoti „senąją gvardiją“. Deja, diegiant ASD šis požiūris netaikomas, nes pagrindiniai šios sistemos vartotojai yra organizacijos vadovybės aukščiausioji ir vidurinioji vadovybė.

Vienintelė išeitis iš šios situacijos, rasta eksperimentiškai, yra: sistemos administratorių mokymas ne darbo vietoje; vartotojų mokymas kliento patalpose, bet ne darbo vietoje; ilgas bandomojo veikimo laikotarpis, nuolat dalyvaujant rangovo personalui užsakovo organizacijoje.

Taigi, yra keletas pagrindinių vadovybės dokumentų palaikymo problemų: sąmoningumo problema, organizacinės problemos, psichologinės problemos ir personalo problema. Bet kuri institucija, kad ir kokio profilio ji būtų, susiduria su šiomis problemomis. Priimdama sprendimą dėl būtinybės tobulinti savo organizacijos darbą (taip pat ir automatizuojant dokumentaciją), bet kuri vadovybė turėtų atkreipti dėmesį į šių problemų sprendimą.

2 SKYRIUS

§1. Dokumentų palaikymo organizavimas Belgorodo srities federalinėje registracijos tarnyboje

Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos pavadinimas nuo 2005 m. sausio 1 d. (anksčiau buvo Belgorodo srities administracijos teisingumo biuras, vėliau - Rusijos teisingumo ministerijos Belgorodo srities biuras). ir yra Federalinės registracijos tarnybos teritorinė įstaiga. Savo veikloje vadovaujasi Rusijos Federacijos Konstitucija, federaliniais konstituciniais įstatymais, federaliniais įstatymais, Rusijos Federacijos prezidento ir Rusijos Federacijos Vyriausybės aktais. Rusijos Federacijos tarptautinės sutartys, Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos norminiai teisės aktai, Federalinės registracijos tarnybos aktai. Departamentas yra juridinis asmuo, turi antspaudus su Rusijos Federacijos valstybės herbo atvaizdu, antspaudus, firminius blankus su savo pavadinimu ir Rusijos Federacijos valstybės herbo atvaizdu, sąskaitas bankuose.

Pagrindinės Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro užduotys yra šios:

1. Užtikrinti valstybės politikos teisingumo srityje įgyvendinimą Belgorodo srityje pagal nustatytą kompetenciją;

2. Teisinės erdvės vienovės užtikrinimas;

3. Savo įgaliojimų ribose užtikrinant žmogaus ir piliečio teisių ir laisvių apsaugą.

Valdymo funkcijos:

nustatyta tvarka tvarkyti Belgorodo srities norminių teisės aktų federalinį registrą;

Atlikti Belgorodo srities norminių teisės aktų teisinę ekspertizę, kad jie atitiktų Rusijos Federacijos Konstituciją ir federalinius įstatymus;

Belgorodo srities valstybinių institucijų priimtų norminių teisės aktų valstybinė apskaita Rusijos teisingumo ministerijos nustatyta tvarka;

Informacijos iš federalinio registro pateikimas valstybės institucijoms ir vietos valdžios institucijoms, juridiniams ir fiziniams asmenims Rusijos teisingumo ministerijos nustatyta tvarka

Valstybinė savivaldybių įstatų ir savivaldybių norminių teisės aktų dėl savivaldybių įstatų pakeitimų ir papildymų įvedimo pagal federalinį įstatymą registracija

Rusijos teisingumo ministerijos nustatyta tvarka užtikrina piliečių kreipimųsi dėl dokumentų susigrąžinimo pagal tarptautines sutartis ir Rusijos Federacijos teisės aktus nagrinėjimo Tarnybą.

Federalinės registracijos tarnybos teritoriniai organai sprendžia dėl visų organizacinių ir teisinių formų ne pelno organizacijų valstybinės registracijos, išskyrus vartotojų kooperatyvus, valstybės institucijas, kitas valstybės įstaigas, vietos valdžios institucijas, taip pat valstybės ir savivaldybių institucijas. Mokesčių institucijų vykdoma tam tikrų organizacinių ir teisinių formų ne pelno organizacijų (namų savininkų bendrijų, sodininkystės, sodininkystės ir vasarnamių ne pelno asociacijų) registracija prieštarauja galiojančiiems teisės aktams. Atitinkamas laiškas dėl tokios registracijos nutraukimo buvo išsiųstas Federalinei mokesčių tarnybai.

Belgorodo srities federalinę registracijos tarnybą sudaro šie skyriai:

1. Administracinis ir valdymo personalas;

2. Priėmimo skyrius – dokumentų išdavimas;

3. USRR vykdymo ir adresatų registravimo skyrius;

4. Teisių į gyvenamąsias patalpas ir dalyvavimo nuosavybėje sutarčių registravimo skyrius;

5. Hipotekos, teisių į negyvenamąsias patalpas registravimo ir bendravimo su stambiais autorių teisių turėtojais skyrius;

6. Teisių į žemės sklypus registravimo skyrius;

7. Informacijos apie įregistruotas teises išdavimo skyrius;

8. Biuro darbo skyrius;

9. Organizacinės paramos, veiklos planavimo ir kontrolės skyrius;

10. Valstybės tarnybos ir personalo departamentas;

11. Materialinio – techninio aptarnavimo skyrius;

12. Valstybės paslapčių apsaugos, specialiųjų ir mobilizacinių darbų departamentas;

13. Informacinių technologijų ir ryšių katedra;

14. Visuomeninių ir religinių asociacijų departamentas;

15. Advokatūros ir notarų srities kontrolės skyrius;

16. Civilinės būklės aktų valstybinės registravimo srities kontrolės ir priežiūros departamentas;

17. Savireguliacijos organizacijų, arbitražo vadovų veiklos kontrolės skyrius;

18. Teisinės paramos ir teisminės apsaugos departamentas.

Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biure, siekiant reguliuoti biuro užduotis, buvo sukurta biuro darbo instrukcija, reglamentuojanti dokumentų sudarymo ir perkėlimo tvarką. Jame apibrėžiama kanceliarinio darbo sistema, nustatytos darbo su neįslaptinto pobūdžio dokumentais ir piliečių laiškais taisyklės ir tvarka.

Instrukcijos nuostatų teisinis pagrindas yra galiojantys Rusijos Federacijos teisės aktai, Rusijos Federacijos valstybinių standartų organizacinės ir administracinės dokumentacijos norminiai reikalavimai, Valstybinė dokumentų valdymo sistema (GSDOU), taip pat pagrindinės taisyklės. departamentų archyvų veiklai – Federalinės registracijos tarnybos reglamentas, patvirtintas 2004 m. spalio 13 d. Rusijos Federacijos prezidento dekretu Nr. 1315, Federalinės registracijos tarnybos teritorinės įstaigos bendrieji nuostatai šiam dalykui ( Rusijos Federacijos subjektai), patvirtintas Rusijos teisingumo ministerijos 2004 m. gruodžio 03 d. įsakymu Nr. 183 „Laikinieji nurodymai dėl biuro darbo Federalinėje registracijos tarnyboje“, patvirtinti Rosregistracijos 2005 m. birželio 14 d. įsakymu Nr. 77, kiti biuro darbą reglamentuojantys dokumentai.

Biuro darbo organizavimo metodinį valdymą ir šios instrukcijos reikalavimų laikymosi kontrolę vykdo Tarnybos organizacinis ir kontrolės skyrius. Šioje instrukcijoje numatytos darbo su dokumentais taisyklės ir tvarka yra privalomi visiems Skyriaus darbuotojams. Šioje instrukcijoje numatytos darbo su dokumentais taisyklės ir tvarka yra privalomi visiems Skyriaus darbuotojams.

Tarnybos valstybės tarnautojai (toliau – ir darbuotojai) atsako už Instrukcijos reikalavimų laikymąsi, oficialių dokumentų ir juose esančios informacijos saugą. Darbuotojai apie prarastus dokumentus nedelsdami praneša atitinkamo struktūrinio padalinio vadovui. Apie tai struktūrinio padalinio vedėjas informuoja Tarnybos organizacinį ir kontrolės skyrių. Organizacinio ir kontrolės skyriaus vedėjas apie dokumentų praradimą praneša kuruojančiam Skyriaus vedėjo pavaduotojui, kuris paskiria vidaus tyrimą ir informuoja Skyriaus vedėją apie tyrimo rezultatus. Nustačius valstybės tarnautojo kaltę dėl dokumentų praradimo, jis traukiamas drausminė, materialinė ir kitokia atsakomybė įstatymų nustatyta tvarka.

Išvykdamas atostogauti, susirgus ar išvykdamas į komandiruotę, valstybės tarnautojas struktūrinio padalinio vadovo nurodymu perduoda jo vykdomus dokumentus kitam darbuotojui, atleidžiamas iš darbo – perduoda jam paskirtus dokumentus. jam.

Už kanceliarinio darbo organizavimą, šios instrukcijos nustatytų darbo su dokumentais ir piliečių raštais taisyklių ir procedūrų laikymąsi Tarnybos struktūriniuose padaliniuose atsako jų vadovai. Biuro darbą struktūriniuose padaliniuose atlieka šių padalinių vadovų paskirti darbuotojai.

Norint pereiti prie kompiuterizuotos darbo su dokumentais technologijos, naudojamos elektroninės informacinės sistemos. Tarnyboje naudojamos automatizuotos dokumentinės informacijos apdorojimo technologijos turi atitikti šios instrukcijos reikalavimus.

Biuro darbo instrukcijoje Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biure yra šie skyriai:

Bendrosios nuostatos.

Dokumentacija (dokumentų kūrimas).

Dokumentų srautas (dokumentų judėjimas Tarnyboje).

Dokumento vykdymo kontrolė.

Darbo tvarka su piliečių kreipiniais.

Riboto platinimo nuosavybės teise priklausančios informacijos tvarkymo tvarka.

Kopijavimo darbai.

Spaudiniai ir formos.

Bylų formavimas, perdavimas į archyvą, archyvinių dokumentų panaudojimas.

Remiantis Rusijos Federacijos subjekto (subjektų) Federalinės registracijos tarnybos teritorinės įstaigos bendraisiais nuostatais, patvirtintais Rusijos teisingumo ministerijos 2004 m. gruodžio 03 d. įsakymu Nr. 183, Departamento vyr. pagal savo kompetenciją leidžia įsakymus ir nurodymus, organizuoja ir kontroliuoja jų vykdymą.

Įsakymai (įsakymai) leidžiami remiantis ir vadovaujantis federaliniais įstatymais, Rusijos Federacijos prezidento dekretais ir įsakymais, Rusijos Federacijos Vyriausybės įsakymais ir įsakymais, Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos įsakymais ir įsakymais. Federacija, Federalinė registracijos tarnyba, taip pat iniciatyva ir privalo laikytis:

Rusijos Federacijos teisės aktai;

Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos nuostatai;

Federalinės registracijos tarnybos aktai;

Anksčiau priimti Tarnybos aktai, jeigu dokumente nenumatytas jų panaikinimas ar pakeitimas.

Įsakymų projektus (įsakymus) savo kompetencijai priklausančių padalinių vadovybės pavedimu arba savo iniciatyva rengia atitinkami Tarnybos struktūriniai padaliniai.

Struktūrinio padalinio vadovas, pavesdamas tiesioginiam vykdytojui parengti įsakymo (įsakymo) projektą, įpareigotas duoti konkrečias ir aiškias dokumento rengimo užduotis bei nustatyti terminus.

Įsakymo (instrukcijos) projekto rengimo terminas pagal federalinius įstatymus, Rusijos Federacijos prezidento dekretus ir įsakymus, Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimus ir įsakymus, Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos aktus, Federalinė registracijos tarnyba, kaip taisyklė, neturėtų viršyti dešimties kalendorinių dienų, nebent būtų nustatytas kitaip.

Svarbiausiems ir sudėtingiausiems įsakymų (įsakymų) projektams, taip pat kartu su kitais federalinių struktūrų teritoriniais organais leidžiamiems aktams rengti gali būti sudaromos darbo grupės.

Pranešimų ir pranešimų apie atsisakymą registruoti valstybinę registraciją projektus rengia atitinkami Tarnybos struktūriniai padaliniai.

Pranešimų tekstas turi turėti patikimą ir argumentuotą informaciją, atitikti galiojančius įstatymus ir kitus teisės aktus, neleisti interpretuoti skirtingai, būti kruopščiai redaguotas, konkretus ir tikras.

Rengiant organizacinių ir administracinių dokumentų projektus, juose esančias instrukcijas būtina susieti su anksčiau išduotais dokumentais šiuo klausimu.

Tarnyba išskiria tris pagrindinius dokumentų srautus:

1. dokumentus, gaunamus iš trečiųjų šalių organizacijų ir departamentų savivaldybėse (gaunamus);

2. kitoms organizacijoms ir skyriams savivaldybėse siunčiami dokumentai (išeinantys);

3. dokumentai, sukurti struktūriniuose padaliniuose ir naudojami Tarnybos centrinės buveinės darbuotojų valdymo procese (vidiniai).

Skyriaus gautos korespondencijos priėmimą, apdorojimą, registravimą ir platinimą vykdo Skyriaus organizacinio ir kontrolės skyriaus darbuotojai.

Tarnybos struktūrinių padalinių darbuotojų iš kitų organizacijų pareigūnų gauti dokumentai privalomai perduodami registruoti Tarnybos organizaciniame ir kontrolės skyriuje.

Prieš atidarant siuntas, patikrinama jų pakuotės sauga ir adresavimo teisingumas. Per klaidą pristatyta korespondencija grąžinama į paštą arba persiunčiama savininkui. Registruotas paštas tikrinamas pagal įrašus pašto registruose.

Organizaciniame ir kontrolės skyriuje atplėšiami visi vokai (išskyrus vokus, pažymėtus „asmeniškai“ ir „konkursui“). Nesant dokumento, kurio numeris nurodytas ant pakuotės ar priedų prie jo, taip pat esant neatitikimui tarp ant pakuotės nurodyto numerio ir pridedamo dokumento numerio, arba jeigu dokumentas sugadintas, – aktas. surašytas trimis egzemplioriais. Aktą pasirašo pakuotę atidaręs darbuotojas ir organizacinio bei kontrolės skyriaus vedėjas arba jo pavaduotojas. Vienas akto egzempliorius lieka organizaciniame ir kontrolės skyriuje, kitas pridedamas prie gaunamo dokumento, trečias išsiunčiamas siuntėjui.

Gaunamų dokumentų vokai sunaikinami, išskyrus atvejus, kai tik pagal juos galima nustatyti siuntėjo adresą, priedo numerį, išsiuntimo ir pristatymo datą, taip pat piliečių apeliacijų ir prašymų bei užsienio korespondencijos gavimo atvejais.

Visa gaunama korespondencija (išskyrus piliečių kreipimusis, asmeninę korespondenciją) privalomai centralizuotai registruojama Tarnybos organizaciniame ir kontrolės skyriuje. Dokumentų apskaita Tarnyboje, nesant elektroninės duomenų bazės, vykdoma registracijos žurnaluose. Atskirai registruojami gaunami, išsiunčiami ir vidaus dokumentai.

Priekinėje gauto dokumento pusėje apatiniame dešiniajame kampe uždedamas registracijos antspaudas, kuriame pateikiama informacija apie dokumento gavimo datą ir registracijos numeris pagal gaunamos korespondencijos knygą. Išsiunčiamosios korespondencijos skyriaus suteiktas registracijos numeris susideda iš struktūrinio padalinio rodyklės, dokumento eilės numerio ir dokumentą pasirašiusio pareigūno pavardės inicialų, pvz.: 8/226-A, 12/342. -B, 4/123-C, 13/112-Sh .

Pagrindinė informacija apie gaunamus dokumentus įrašoma į Tarnybos elektroninės duomenų bazės registracijos formas. Siekiant informacijos suderinamumo, registravimo žurnaluose nustatoma tokia apskaitos dokumentų rekvizitų sudėtis:

Biuro registracijos numeris;

Korespondentas;

dokumento pavadinimas;

Dokumento data;

Siunčiamo dokumento numeris;

Nutarimas (vykdytojas, įsakymo turinys, terminas, nutarimo autorius, nutarimo išdavimo data);

Dokumentų, kurių nereikia registruoti Tarnyboje, sąrašas:

Informacijos tikslais atsiųstų dokumentų kopijas;

sveikinimo laiškai;

Kvietimai;

Buhalteriniai dokumentai (sąskaitos faktūros, mokėjimo pavedimai ir kt.);

Spausdinti leidiniai (knygos, žurnalai, informaciniai biuleteniai);

Statistinės atskaitomybės formos.

Preliminarų dokumentų svarstymą atlieka Tarnybos organizacinis ir kontrolės skyrius, kad gautus dokumentus paskirstytų tiems, kuriuos privaloma svarstyti Tarnybos vadovas ir jo pavaduotojai kuruojamų tarnybų srityje, remdamasis Tarnybos įvertinimu. dokumento turinį.

Federaliniai įstatymai, dekretai, Rusijos Federacijos prezidento įsakymai, nutarimai, Rusijos Federacijos Vyriausybės, Belgorodo srities gubernatoriaus įsakymai, nurodymai, esantys Belgorodo srities Vyriausybės posėdžių protokoluose, įsakymai, įsakymai , Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos nurodymai, Rosregistracija, parlamento ir deputatų prašymai ir apeliaciniai skundai laikomi organizaciniu – kontrolės departamentu, siekiant juos kontroliuoti. Su tokio tipo dokumentais pagal esamą pareigų pasiskirstymą pranešama Skyriaus vedėjui ir jo pavaduotojams.

Prie Departamento vedėjui ar jo pavaduotojams atsiskaityti siunčiamų dokumentų pridedamos anksčiau registruotų dokumentų elektroninės kortelės, atspausdintos popieriuje, į kurias pateikiamos nuorodos ir aktualios šio klausimo svarstymui.

Dokumentai su Skyriaus vedėjo ar jo pavaduotojų nutarimais grąžinami organizaciniam ir kontrolės skyriui atitinkamo nutarimo įvedimui į elektroninę dokumento kortelę ir dokumento perdavimui vykdytojams. Jeigu yra keli vykdytojai, tuomet dokumento originalas perduodamas atsakingam vykdytojui, o dokumento kopijos – likusiems vykdytojams.

Organizacinis ir kontrolės skyrius nutarimui priimti elektroninėje kortelėje priimamas tik iš skyriaus vedėjo paskirto pirmojo vykdytojo. Pirmajame dokumento puslapyje skiriamoji geba uždedama ant vietos be teksto. Nutarimams taikyti gali būti naudojamos nustatytos pavyzdžio formos.

Tiesioginis apskaitos tvarkymas Tarnybos struktūriniuose padaliniuose pavedamas šių padalinių valstybės tarnautojams, kurių pareigose (pagal tarnybinius nuostatus) tai yra.

Dokumentų apskaita Tarnybos struktūriniuose padaliniuose, nesant elektroninės duomenų bazės, vykdoma registracijos žurnaluose. Atskirai registruojami gaunami, išsiunčiami ir vidaus dokumentai.

Skyriaus vedėjo ar jo pavaduotojų pasirašyti siunčiami dokumentai turi būti vieningai registruojami organizaciniame ir kontrolės skyriuje. Šie dokumentai departamentui pateikiami trimis egzemplioriais:

Pirmasis egzempliorius (originalas) ir priedai prie jo išsiunčiami adresatui;

Antrasis egzempliorius (kopija) su vizomis lieka organizaciniame ir kontrolės skyriuje;

Trečiasis egzempliorius (patvirtinta kopija) grąžinamas Tarnybos struktūriniam padaliniui.

Išsiunčiamiems dokumentams, kuriuos pasirašo Skyriaus vedėjas ir jo pavaduotojai, organizaciniame ir kontrolės skyriuje suteikiamas išsiunčiamas registracijos numeris.

Skyriuje sukurti ir darbuotojų naudojami valdymo procese dokumentai yra vidiniai. Vidaus dokumentų registracija vykdoma registracijos žurnaluose tiesiogiai struktūriniuose padaliniuose ir nėra registruojama organizaciniame ir kontrolės skyriuje.

Vidaus dokumento išsiunčiamas registracijos numeris susideda iš dviejų dalių:

2. Tarnybos struktūrinio padalinio suteiktas eilės numeris registruotame dokumentų rinkinyje.

Po registracijos nurodyti dokumentai 1-ame egzemplioriuje siunčiami siųsti organizaciniam ir kontrolės skyriui, arba struktūrinio padalinio valstybės valstybės tarnautojui, kurio darbo pareigose (pagal pareiginius nuostatus) įeina apskaitos tvarkymas.

Departamento vadovo ir jo pavaduotojų pasirašyta siunčiama korespondencija, skirta Rusijos Federacijos prezidento administracijai, Rusijos Federacijos Vyriausybės kanceliarijai, Valstybės Dūmos įstaigoms ir Federalinės asamblėjos Federacijos tarybai. Rusijos Federacija, Rusijos Federacijos prezidento įgalioti atstovai federaliniuose rajonuose, Rusijos Federacijos teisingumo ministerija ir Federalinė registracijos tarnyba, kurią siunčia Feldsvyaz, nebent vadovybė nurodė kitaip.

Dokumentai, siunčiami Belgorodo srities federalinių vykdomųjų organų teritorinėms institucijoms, Belgorodo srities valstybinėms institucijoms ir Belgorodo miesto bei Belgorodo srities vietinėms valdžios institucijoms, siunčiami per kurjerį. Ši korespondencija registruojama pagal registrą.

Dokumentų siuntimui paštu tvarkymą atlieka organizacinis ir kontrolės skyrius, vadovaudamasis Pašto paslaugų teikimo taisyklėmis, patvirtintomis Rusijos Federacijos Vyriausybės 2005 m. balandžio 15 d. dekretu Nr. 221.

Dokumentai siunčiami registruotu paštu vokuose. Ant vokų nurodomas adresatas, jo pašto kodas ir adresas, taip pat apatiniame kairiajame kampe – siunčiamo dokumento numeris. Dokumentai, siunčiami vienu adresu vienu metu, dedami į vieną voką.

Registruoti laiškai į paštą perduodami pagal inventorių, kuris surašomas trimis egzemplioriais. Jame nurodomi dokumentų numeriai, išsiuntimo data, adresas ir siuntos tipas. Du inventoriaus egzemplioriai perduodami paštui, trečiasis lieka organizaciniame ir kontrolės skyriuje. Iš pašto grąžinto inventoriaus kopija, patvirtinanti registruoto pašto išsiuntimą, įforminama į atitinkamą organizacinio ir kontrolės skyriaus bylą.

Ant siunčiamų dokumentų kopijų Tarnybos organizacinis ir kontrolės skyrius uždeda antspaudą, nurodantį išsiuntimo datą.

Teisiniai dokumentai vyksta šiais etapais:

1. Priėmimo etapas. Šiame etape vykdomasis pareigūnas priima dokumentus iš fizinių ir juridinių asmenų, taip pat atlieka priimtų dokumentų teisinę ekspertizę. Baigęs darbą, dokumentus priėmęs darbuotojas baigia užpildytų dokumentų gavimo etapą. Tada jis prideda autorių teisių registravimo etapą su atsakingo vykdytojo paskyrimu. Įėjus į registracijos etapą, šis aplankas bus įtrauktas į paskirto atsakingo registratoriaus neapdorotų aplankų sąrašą.

2. Registracijos etapas. Atsakingas registratorius paskirsto tarp registratorių gautas bylas nuo priėmimo stadijos. Skirstant bylas šio aplanko registravimo stadijoje, paskiriamas naujas vykdytojas. Pasibaigus registracijos etapui, vykdantis pareigūnas užbaigia atitinkamą registracijos etapą. Ir paskiria dokumentų išdavimo etapą, nurodydamas šio etapo vykdytoją.

3. Grąžinimo etapas. Jeigu registravimo procese randama klaidų, dėl kurių byla turi būti grąžinta teisiniam peržiūrėjimui, tai tokiu atveju būtina pridėti papildomą bylos etapą – bylos grąžinimą peržiūrėti. Šio etapo vykdytoju paskirkite darbuotoją, kuris gavo dokumentus šiam aplankui. Atlikęs pakartotinę dokumentų teisinę analizę, dokumentų gavimo etapą atlikęs darbuotojas privalo uždaryti grąžinimo etapą.

4. Archyvavimas. Pasibaigus registracijos etapui, aplankai atiduodami platinti. Išdavus konkretaus aplanko dokumentus, byla archyvuojama. Norėdami parodyti šį etapą kompiuteryje, turėtumėte pridėti naują archyvavimo etapą ir paskirti atsakingą vykdytoją.

Belgorodo srities federalinė registracijos tarnyba naudoja automatizuotą informacinę sistemą (AIS) „Yustitsia“, kuri skirta automatizuotai nekilnojamojo turto objektų apskaitai, fizinių ir juridinių asmenų kūrimui bei dokumentų kūrimui. Registracija AIS „Teisingumas“, kai objektai pertvarkomi, įvyksta nekilnojamojo turto objektų sujungimo, padalijimo ar atskyrimo (NTĮ) atveju. Tuo pačiu metu įrašai apie naujai suformuotus objektus daromi naujuose USRR skyriuose ir atveriamos naujos nuosavybės dokumentų bylos su naujais kadastro numeriais. Jeigu nekilnojamojo turto objektas, kuriam buvo suformuotas Vieningas valstybės registro skyrius, buvo suformuotas padalijus, sujungus jau buvusius objektus ar atskyrus nuo tokių objektų arba atsirado kitų priežasčių, dėl kurių buvo pakeistas kadastro numeris, stulpelis „Ankstesnis kadastro numeris“ nurodo ankstesnių objektų kadastro numerius.

Jeigu JIE, kuriems formuojama USRR sekcija, nustoja egzistuoti, būdami naujo objekto (objektų) šaltiniu, naujo objekto (objektų) kadastro numeris atsispindi stulpelyje „Vėlesnis kadastro numeris“.

Kai jie konvertuojami, konvertuotas objektas (-ai) nustoja egzistuoti. Nutraukus nekilnojamojo turto objekto egzistavimą, su juo susijusi USRR skyrius uždaromas. Skiltyje „Įrašas apie objekto likvidavimą (pertvarkymą)“ pateikiami dokumentai, kurių pagrindu skyrius uždaromas. II poskyrio įrašai panaikinami ir atspausdinamas nutraukimo apskaitos lapas.

Skiltyje „Dokumentai-pamatai“ įrašomi dokumentai, kurių pagrindu vyksta JŲ transformacija. Pavyzdžiui, pareiškimas dėl pertvarkymo – sujungiant objektus, teismo sprendimas – dalijant objektus ir pan. Skirtuke JIE, padalijimo atveju - bendras objektas, sujungimo atveju - objektas, suformuotas po sujungimo. Teisės ekspertas tikrina pertvarkymo įrašo VTK suformavimo teisingumą. Objektų sujungimo atveju „Objektų konvertavimo vedlys“ naudojamas „Sujungimo“ režimu. Jei objektai skaidomi, objektų konvertavimo vedlys naudojamas padalijimo režimu. Jei reikia priskirti sekcijas ankstesniems ar vėlesniems kadastriniams (sąlyginiams numeriams) nekonvertuojant, turite naudoti konvertavimo vedlį režimu „Istorinio ryšio užmezgimas (sujungimas)“ arba „Istorinio ryšio nustatymas (atskyrimas)“. Objektų transformacija gali įvykti dėl sandorio.

Yra dvi parinktys:

a) Sutartis, kurioje išreiškiamas sandorio turinys, turi būti registruotas valstybei. Jei yra tik viena sutartis (taigi, yra tik viena operacija), tada įvesties etape kiekvienam iš objektų sukuriama sandorio registravimo užduotis, tačiau nurodomas vienas operacijos registracijos numeris (t. y. vienoje iš užduočių, registracijos numeris yra susietas). Atliekant išsamų patikrinimą kitame objekte, taip pat nurodomas sandorio įrašas su tuo pačiu numeriu ir registracijos data. Jei yra kelios sutartys, registruojama tiek sandorių, kiek yra sutarčių. Atitinkamai, įvesties etape kiekvienam objektui, su kuriuo atliekama operacija, sukuriamos operacijų registravimo užduotys. Teisinės ekspertizės stadijoje sandoris taip pat registruojamas objektas po objekto.

b) Susitarimas, išreiškiantis sandorio turinį, nėra privalomas valstybinės registracijos. Įvesties etape pasirenkamos užduotys dėl teisių registravimo. Teisinės ekspertizės stadijoje registruojama teisė ir teisės perėjimas.

Dokumentų vertės tyrimui organizuoti ir atlikti prie Belgorodo srities Federalinio rezervo valdybos kuriama nuolatinė ekspertų komisija (EK). Tarnybos ekspertų komisijos funkcijas ir teises bei jos darbo organizavimą nustato EK reglamentas, kuris tvirtinamas Tarnybos įsakymu.

Dokumentų vertės tyrimas Tarnyboje atliekamas sudarant bylų nomenklatūrą; formuojant bylas ir tikrinant dokumentų priskyrimo byloms teisingumą; ruošiant bylas vėlesniam saugojimui ir pan. Kasmet atliekant struktūrinių padalinių dokumentų vertės patikrinimą, perdavimui Tarnybos archyvui atrenkami nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo dokumentai, taip pat dokumentai su laikino saugojimo terminais, kurie yra sunaikinami, kurių terminai yra pasibaigę.

Dokumentų atranka nuolatiniam saugojimui vykdoma pagal dokumentų sąrašus, kuriuose nurodyti jų saugojimo terminai ir struktūrinio padalinio bylų nomenklatūra (išrašai iš suvestinės nomenklatūros), peržiūrint bylas. Neleidžiama atrinkti saugoti ir skirti naikinti dokumentus tik pagal bylų pavadinimus. Atliekant nuolatinio saugojimo bylų peržiūrą po lapą, paimami dokumentų dublikatai, juodraščiai, neformuotos dokumentų kopijos ir dokumentai su laikino saugojimo terminais.

Kartu su nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo dokumentų atranka perduoti į Departamento archyvą, struktūriniuose padaliniuose vykdoma laikino (iki 10 metų) saugojimo bylų ir dokumentų, kurių saugojimo terminai pasibaigę, atranka. . Tuo pačiu atsižvelgiama ir į tokius žymes bylų nomenklatūroje kaip „iki poreikio (DMN)“, „atsižvelgiant į audito atlikimą (baigimą)“ ir kt.

Dokumentai atitinkamam sunaikinimo laikotarpiui atrenkami ir jų paskyrimo sunaikinti aktas surašomas surašius nuolatinio saugojimo tam pačiam laikotarpiui bylų suvestinių aprašų metines dalis. Šie aprašai ir aktai yra svarstomi EK posėdžiuose vienu metu. EK patvirtintus aktus Departamento vadovybė tvirtina tik nustatyta tvarka suderinus nuolatinio saugojimo atvejų aprašus. Po to Tarnyba turi teisę sunaikinti šiuose aktuose nurodytas bylas.

Atvejai įtraukiami į jų paskyrimo sunaikinti aktą, jeigu joms numatytas saugojimo terminas pasibaigė iki akto surašymo metų sausio 1 d. Pavyzdžiui, bylos, kurių trejų metų saugojimo terminas baigtos 2005 m., gali būti įtrauktos į aktą, kuris bus surašytas ne anksčiau kaip 2009 m. sausio 1 d., su penkerių metų saugojimo terminu - ne anksčiau kaip 2011 m. sausio 1 d.

Bylos su įformintais nuolatinio, laikinojo (virš 10 metų) saugojimo ir personalo dokumentais perduodamos Departamento archyvui. Bylų perdavimas vykdomas tik pagal inventorizacijas, pasibaigus jų saugojimo ir naudojimo struktūriniame padalinyje dvejų metų terminui. Laikinojo (iki 10 metų) saugojimo atvejai neperduodami, saugomi struktūriniuose padaliniuose ir, pasibaigus saugojimo terminui, sunaikinami nustatyta tvarka.

Kai struktūrinis padalinys rengia bylas perduoti į Tarnybos archyvą, archyvo darbuotojas pirmiausia patikrina jų formavimo, vykdymo teisingumą ir į inventorizaciją įtrauktų bylų skaičiaus atitiktį išduotų bylų skaičiui pagal konsoliduotąją nomenklatūrą. Tarnybos bylų. Tuo pačiu metu nustatytus bylų formavimo ir vykdymo trūkumus pašalina Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro struktūrinio padalinio darbuotojai.

Kiekvienos bylos priėmimą atlieka Tarnybos archyvo darbuotojas, dalyvaujant struktūrinio padalinio darbuotojui. Tuo pačiu metu abiejose aprašo kopijose prie kiekvienos į jį įtrauktos bylos daroma pastaba apie bylos buvimą. Kiekvieno inventoriaus egzemplioriaus pabaigoje nurodomas faktiškai priimtų bylų skaičius, bylų priėmimo - perdavimo data, taip pat organizacinio ir kontrolės skyriaus vedėjo bei bylas perdavusio asmens parašai. skaičiais ir žodžiais.

Kartu su bylomis į Tarnybos archyvą perduodamos dokumentų registravimo bylos arba elektroninės duomenų bazės, kuriose yra informacija apie perduotų dokumentų registravimą ir įforminimą. Kiekvienos failų spintos ar duomenų bazės pavadinimas įtraukiamas į inventorių.

Išbraukus iš struktūrinio padalinio skyriaus struktūros ar pasikeitus jo struktūrai, už šio struktūrinio padalinio apskaitos vedimą atsakingas darbuotojas visus turimus dokumentus suformuoja į bylas, surašo bylas ir perduoda jas į struktūrinio padalinio archyvą. Tarnyba, neatsižvelgiant į saugojimo laikotarpį. Bylų perdavimas vykdomas pagal bylų aprašus ir bylų nomenklatūrą.

Bylų perdavimas į archyvą vykdomas pagal organizacinio ir kontrolės skyriaus sudarytą, su struktūrinių padalinių vadovais suderintą ir Tarnybos įsakymu patvirtintą grafiką.

Taigi Belgorodo srities federalinė registracijos tarnyba vykdo savivaldybių norminių teisės aktų registravimą, išsamų patikrinimą ir apskaitą federalinių įstatymų ir vietinių norminių teisės aktų nustatyta tvarka. Savo darbe Belgorodo srities federalinė registracijos tarnyba naudoja automatizuotą informacinę sistemą (AIS) „Yustitsia“, kuri skirta automatizuotai nekilnojamojo turto objektų apskaitai, fizinių ir juridinių asmenų kūrimui bei dokumentų kūrimui. Visas biuro vykdomų biuro darbo procesų spektras atitinka galiojančius norminius teisės aktus.

§2. Oficialūs Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro nuostatai

Valstybės tarnautojams ir darbuotojams nustatoma penkių dienų tarnybinė (darbo) savaitė su dviem poilsio dienomis – šeštadienį ir sekmadienį.

3. Departamento valstybės tarnautojams ir darbuotojams nustatomos šios tarnybos (darbo) valandos:

Paslaugos (darbo) pradžios laikas - 9 valandos 00 minučių;

Paslaugos (darbo) pabaigos laikas - 18 valandų 00 minučių;

Paslaugos (darbo) pabaigos laikas penktadieniais – 16 valandos 45 minutės.

Tarnybinės (darbo) dienos trukmė prieš pat nedarbo šventę sutrumpinama viena valanda.

Valstybės tarnautojams (darbuotojams), užtikrinantiems dokumentų ir informacijos iš USRR priėmimą, išdavimą, priimantiems piliečius pagal administracinių teisės aktų reikalavimus valstybės funkcijoms vykdyti tam tikroje veiklos srityje, LR Vyriausybės įsakymu. Skyriaus vedėjas, gali būti nustatytas kitoks tarnybos (darbo) pradžios ir pabaigos laikas.

Valstybės tarnautojų ir darbuotojų įdarbinimas (darbas) savaitgaliais ir nedarbo švenčių dienomis vykdomas departamento vadovo įsakymu, gavus jų raštišką sutikimą Rusijos Federacijos įstatymų nustatytais atvejais.

Pertraukos laikas pailsėti ir pavalgyti specialistams, kurie priima, išduoda dokumentus ir informaciją iš USRR, taip pat priima piliečius pagal administracinių teisės aktų reikalavimus valstybės funkcijoms vykdyti tam tikroje veiklos srityje; nustatomas laiko intervalu nuo 12:00 iki 15:00 minučių. Konkretų poilsio ir maitinimo laiką nustato skyriaus vedėjas.

Valstybės tarnautojams, einantiems pareigas kitų grupių valstybės tarnyboje, ir darbuotojams, užimantiems pareigas, kurios nėra federalinės valstybės tarnybos pareigos, pagal tarnybos sutartį (darbo sutartį) gali būti nustatyta nereguliari pareiginė (darbo) diena.

6. Valstybės tarnautojams suteikiamos kasmetinės mokamos atostogos, kurias sudaro pagrindinės mokamos atostogos ir papildomos mokamos atostogos (kasmetinės papildomos mokamos atostogos už stažą ir kasmetinės papildomos mokamos atostogos už nereguliarią darbo dieną).

Valstybės tarnautojams, einantiems pagrindines valstybės tarnybos pareigas, suteikiamos kasmetinės 35 kalendorinių dienų bazinės mokamos atostogos, kitoms grupėms - 30 kalendorinių dienų, darbuotojams, einantiems pareigas, kurios nėra federalinės valstybės tarnybos pareigos, - 28 kalendorinės dienos.

Kasmetinių papildomų mokamų atostogų už stažą trukmė apskaičiuojama taikant vieną kalendorinę dieną už kiekvienus valstybės tarnybos metus.

Kasmetinių papildomų mokamų atostogų už nereguliarią pareigūno (darbo) dieną trukmė yra:

Valstybės tarnautojams, pakeičiantiems pagrindines federalinės žemės valstybės tarnybos pareigas - 10 kalendorinių dienų;

Valstybės tarnautojams, pakeičiantiems vadovaujančias pareigas federalinės žemės valstybės tarnyboje - 8 kalendorinės dienos;

Valstybės tarnautojams, pakeičiantiems aukštesnes pareigas federalinės žemės valstybės tarnyboje - 6 kalendorinės dienos;

Valstybės tarnautojams, pakeičiantiems žemesnes federalinės valstijos valstybės tarnybos pareigas - 4 kalendorinės dienos;

darbuotojai, užimantys pareigas, kurios nėra federalinės valstybės tarnybos pareigos - 3 kalendorinės dienos.

Skaičiuojant bendrą kasmetinių mokamų atostogų trukmę, kasmetinės bazinės mokamos atostogos pridedamos prie kasmetinių papildomų mokamų atostogų už stažą. Bendra kasmetinių bazinių mokamų atostogų ir kasmetinių papildomų mokamų atostogų už stažą valstybės tarnautojams, einantiems pagrindines valstybės tarnybos pareigas, bendra trukmė negali viršyti 45 kalendorinių dienų, kitų grupių valstybės tarnautojams - 40 kalendorinių dienų.

Papildomos atostogos už nereguliarią tarnybinę (darbo) dieną suteikiamos viršijant šioje dalyje numatytas kasmetines mokamas atostogas.

Atostogų grafikas sudaromas kiekvieniems kalendoriniams metams remiantis Departamento struktūrinių ir atskirų padalinių siūlymais ir su juo supažindinami visi valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

Taigi, Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro darbo grafikas nustato ir reglamentuoja Tarnybos darbuotojų darbo tvarką, darbo laiko trukmę, numato poilsio režimą, nustato darbo laiką ir tvarką. atostogų suteikimas Tarnybos darbuotojams. Apskritai šis dokumentas reglamentuoja organizacijos darbo veiklą ir padeda užtikrinti jos gamybinių užduočių vykdymo efektyvumą.

§3. Esamos Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos dokumentų palaikymo problemos ir jų sprendimo būdai

2009 m. kovo 19 d., atliekant Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos departamento dokumentinio palaikymo tyrimą, buvo atlikta įstaigos darbuotojų apklausa, siekiant nustatyti esamas dokumentų palaikymo problemas ir jų sprendimo būdus. . Darbuotojams buvo pateiktos anketos su šiais klausimais:

1. Jūsų pozicija;

2. Su kokiais dokumentais dirbate? (užsakymas-instrukcija, sutartis, paslaugų atmintinė, gaunamas laiškas, siunčiamas laiškas, pabraukimas pagal poreikį), kita;

3. Ar dalyvaujate derinant dokumentus?

4. Kokias kompiuterines programas naudojate dirbdami su dokumentais?

5. Ką, Jūsų nuomone, reikia padaryti, kad Jūsų padalinio ir visos institucijos darbas būtų efektyvesnis ir kokybiškesnis:

a) tobulinti darbo su dokumentais reguliavimo sistemą;

b) koreguoti darbuotojų darbo pareigas;

c) didinti darbuotojų kompiuterinio mokėjimo laipsnį;

d) sukurti elektroninės dokumentų registravimo sistemą;

e) sukurti elektroninę dokumentų valdymo sistemą;

f) paskirti asmenį, kuris kontroliuotų pavedimų vykdymą;

g) organizuoti kvalifikacijos kėlimo kursus darbuotojams;

h) įvesti naują personalo padalinį darbui su dokumentais.

Apklausos pabaigoje buvo gautos 43 užpildytos anketos su atitinkamais užrašais ir pastabomis. Gautų atsakymų analizė leidžia nustatyti dokumentacijos palaikymo organizacijoje būklę, nustatyti problemas, su kuriomis dažniausiai susiduria skirtingų padalinių darbuotojai dirbdami su dokumentacija.

Beveik visi darbuotojai savo darbe naudojasi Justice programa, o kai kurie papildomai naudojasi Registratoriumi. Anketose nėra nuorodų į jokias elektronines dokumentų valdymo sistemas ar jų panašumą. Nepaisant to, daugiau nei pusė darbuotojų nurodo, kad Belgorodo srities federalinėje registracijos tarnyboje reikia įdiegti elektroninę dokumentų valdymo sistemą, kuri palengvintų darbą su įvairiais dokumentais, taip pat registruojant dokumentus dokumentų registravimui. . .

Pusė darbuotojų yra nepatenkinti teisinės paramos savo darbu lygiu, nepakankamu jos reglamentavimo laipsniu ir tikslių darbo pareigų ribų apibrėžimu. Tokie darbuotojai nurodo būtinybę keisti šią padėtį, patikslindami įstaigos darbuotojų darbo pareigas ir parengdami išsamias instrukcijas šiuo klausimu.

Apklausos metu tie Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos darbuotojai, kurie buvo nepatenkinti teisiniu jų veiklos palaikymu, taip pat jos reguliavimo lygiu, nurodė, kad reikia organizuoti aukštesnius įstaigos darbuotojų mokymus per atitinkamas priemones. veikla, įskaitant seminarų, kvalifikacijos kėlimo kursų ir kt.

Didžiausias balsų skaičius Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos darbuotojų apklausoje buvo suteiktas už asmens, kontroliuojančio nurodymų vykdymą, paskyrimą, taip pat už naujo kurjerių personalo padalinio, kuris pristatytų dokumentus, paskyrimą. atitinkamoms institucijoms. Tačiau nors tam tikras skaičius Federalinės registracijos tarnybos darbuotojų mano, kad įvesti naują personalo skyrių darbui su dokumentais yra netikslinga. Atitinkamai specialistas, atsakingas už nurodymų vykdymo priežiūrą, turėtų dirbti ne visą darbo dieną ir būti samdomas iš jau dirbančių Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos darbuotojų.

Mažiausiai respondentai domėjosi kompiuterinių įgūdžių ir kitos biuro įrangos lygio kėlimu, taip pat svarstydami galimybę įvesti naują personalo padalinį darbui su dokumentais. Tai leidžia daryti išvadą, kad, Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos darbuotojų nuomone, organizacijos personalas yra gana tankus ir jiems nereikia papildomų darbuotojų. Jo techninių įgūdžių lygis gana atitinka vykdomas pareigas, o darbuotojų įgūdžių tobulinimas turėtų būti siejamas ne su jų kompiuteriniu raštingumu, o su pagrindinių profesinių žinių, įgūdžių ir gebėjimų, atitinkančių pareigas, turėjimu.

Apklausos rezultatų analizė leidžia nustatyti pagrindines Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos valdymo, ikimokyklinio ugdymo įstaigų dokumentacijos palaikymo problemas, o pagrindinės problemos yra šios:

Žemas vykdomosios drausmės lygis tarp darbuotojų;

Programų, skirtų įstaigos biuro darbui automatizuoti, trūkumas.

Taigi, remiantis atlikta apklausa, siekiant nustatyti problemas, su kuriomis susiduria Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos darbuotojai savo darbe, galima daryti išvadą, kad padaliniai neveikia efektyviai. personalą ir pasiūlyti, kad Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos darbuotojai pateiktų savo vadovybei klausimą, kaip imtis priemonių esamai situacijai pakeisti, būtent:

Siūlyti įstaigos padalinių vadovams tobulinti skyrių nuostatus ir savo darbuotojų pareigybių aprašymus;

Pateikti kiekvienam skyriui teisinius dokumentus, susijusius su šio padalinio veiklos rūšimi ir apskritai su visais darbuotojais;

Kelti elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimo organizacijoje klausimą, atsižvelgiant į įstaigos šakos specifiką;

Siūlyti įvesti naują kurjerio personalo padalinį.

IŠVADA

Šiuo metu dokumentų tvarkymas suprantamas kaip veikla, apimanti dokumentacijos organizavimą ir dokumentų valdymą, įgyvendinant įstaigos, organizacijos ir įmonės funkcijas. Ši sąvoka apima ne tik organizacinius ir administracinius dokumentus (su kuriais daugiausia susijęs tradicinis biuro darbas), bet ir visą dokumentaciją, kuri vienaip ar kitaip naudojama organizacijoje – mokslinę ir techninę, projektavimo, inžinerijos ir kt. Ji taip pat taikoma iš esmės naujoms dokumentacijos rūšims, kurios apibrėžiamos kaip „informacijos ištekliai“ – registrams, registrams, duomenų bazėms ir duomenų bankams, interneto svetainėms ir kt. Šiuolaikinėmis sąlygomis visų šių tipų dokumentų tvarkymo tvarka ir prieigos prie jų sąlygos turėtų būti vienodos.

Šiuolaikinių valdymo dokumentų palaikymo paslaugų kūrimas vyksta tolesnio biuro procesų informatizavimo ir automatizavimo, elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimo ir biuro darbo organizacijose pertvarkos pagal šių sistemų reikalavimus.

Yra keletas pagrindinių vadybos dokumentinio palaikymo problemų: sąmoningumo problema, organizacinės problemos, psichologinės problemos ir personalo problema. Bet kuri institucija, kad ir kokio profilio ji būtų, susiduria su šiomis problemomis. Priimdama sprendimą dėl būtinybės tobulinti savo organizacijos darbą (taip pat ir automatizuojant dokumentaciją), bet kuri vadovybė turėtų atkreipti dėmesį į šių problemų sprendimą.

Praktinė baigiamojo darbo dalis buvo atlikta remiantis Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuru ir apėmė įstaigos dokumentacijos tyrimą, jos darbo organizavimą, taip pat įstaigos darbuotojų apklausą. siekiant nustatyti esamus darbo trūkumus.

Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos departamentas federalinių įstatymų ir vietinių norminių teisės aktų nustatyta tvarka vykdo savivaldybių norminių teisės aktų registravimą, išsamų patikrinimą ir apskaitą. Savo darbe Belgorodo srities federalinė registracijos tarnyba naudoja automatizuotą informacinę sistemą (AIS) „Yustitsia“, kuri skirta automatizuotai nekilnojamojo turto objektų apskaitai, fizinių ir juridinių asmenų kūrimui bei dokumentų kūrimui. Visas biuro vykdomų biuro darbo procesų spektras atitinka galiojančius norminius teisės aktus.

Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro darbo grafikas nustato ir reglamentuoja Tarnybos darbuotojų darbo tvarką, darbo valandų trukmę, numato poilsio režimą ir nustato atostogų dydį bei suteikimo tvarką. Tarnybos darbuotojams. Apskritai šis dokumentas reglamentuoja organizacijos darbo veiklą ir padeda užtikrinti jos gamybinių užduočių vykdymo efektyvumą.

Atliekant Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos departamento dokumentinio palaikymo apklausą, buvo atlikta įstaigos darbuotojų apklausa, siekiant nustatyti esamas dokumentų palaikymo problemas ir jų sprendimo būdus. Apklausos pabaigoje buvo gautos 43 užpildytos anketos su atitinkamais užrašais ir pastabomis. Gautų atsakymų analizė leidžia nustatyti dokumentinio valdymo valdymo organizacijoje būklę, nustatyti esamas problemas ir apsvarstyti šių problemų sprendimo galimybes šiuo metu.

Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos dokumentacijoje galima nustatyti šias problemas:

Nepakankamai tikslus ir detalus kiekvieno darbuotojo pareigų reglamentavimas;

Neaukštas vykdomosios drausmės lygis tarp darbuotojų;

Programų, skirtų įstaigos biuro darbui automatizuoti, trūkumas;

Prastas kompiuterinių programų išmanymas.

Remiantis padarytomis išvadomis, galima teigti, kad Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos darbuotojai iškeltų klausimą, kaip imtis priemonių esamai situacijai pakeisti, būtent:

Siūlyti įstaigos atitinkamų padalinių vadovams parengti ir tobulinti skyrių nuostatus ir savo darbuotojų pareigybių aprašymus;

Kiekvienam skyriui pateikti teisinius dokumentus, susijusius su šio padalinio veiklos rūšimi;

Iškelkite elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimo organizacijoje klausimą, atsižvelgiant į įstaigos pramonės specifiką ir pabandykite tobulinti tas elektronines dokumentų valdymo sistemas, kurias jau naudoja Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos darbuotojai;

Paskirti inspektorių, kuris kontroliuotų užsakymų vykdymą;

Siūlyti įvesti naują kurjerio personalo skyrių, kad būtų galima patikimiau ir supaprastinti įvairių dokumentų pristatymą atitinkamoms institucijoms, su kuriomis bendradarbiauja Belgorodo srities federalinė registracijos tarnyba.

NUORODOS

Šaltiniai

1. 2006 m. liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Danas. - Prieigos režimas: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.

2. 2002 m. sausio 10 d. Federalinis įstatymas Nr. 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“ // Rossiyskaya Gazeta. - 2002. - Sausio 14 d.

3. GOST R 51141–98. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai. - M.: IPK standartų leidykla, 1998. - 89 p.

4. GOST R 6.30–2003. USD. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai. - M.: IPK Standartų leidykla, 2003. - 20 p.

5. Valstybinių dokumentų valdymo sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji dokumentų ir dokumentacijos aptarnavimo paslaugų reikalavimai (Patvirtinta SSRS Pagrindinio archyvo kolegijos 1988 m. balandžio 27 d.; SSRS pagrindinio archyvo įsakymas 1988 m. gegužės 25 d. Nr. 33) [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Danas. - Prieigos režimas: http://www.directum.ru/gsdou.htm.

6. Tipiniai biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijos (patvirtintos Rusijos Federacijos Kultūros ir masinių komunikacijų ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536) [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Danas. - Prieigos režimas: http://www.directum.ru/348539.aspx.

7. Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro darbo instrukcijos. - Belgorodas, 2005. - 22 p.

8. Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro nuostatai. - Belgorodas, 2004. - 27 p.

9. Oficialus Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro įsakymas. - Belgorodas, 2005. - 14 p.

Literatūra

1. Andreeva, V.I. Biuro darbas: Reikalavimai įmonės dokumentų srautui (remiantis Rusijos Federacijos GOST): Vadovas sekretorėms, buhalteriams, teisininkams, vadybininkams / V.I. Andreeva. - M.: UAB Verslo mokykla "Intel-Sintez", 1994. - 191 p.

2. Astachova, L.V. Vadybos, kaip veiklos šakos, dokumentacija / L.V. Astakhova // Dokumentų tvarkymas. - 2005. - Nr. 2. - S. 3-9.

3. Balasanyanas, V.E. Elektroninis dokumentų valdymas – efektyvaus šiuolaikinės įmonės valdymo pagrindas / V.E. Balasanyan // Sekretorių verslas. - 2002. - Nr. 2. – P. 46–48.

4. Balasanyanas, V.E. Kokia turėtų būti moderni automatizuota valdymo dokumentų palaikymo sistema / V.E. Balasanyan // X intern. mokslinė praktinė konferencija „Dokumentacija informacinėje visuomenėje: XXI amžiaus paradigmos“. - M., 2003. - S. 22–25.

5. Balibardina, G.I. Vadovybės apskaitos ir dokumentacijos palaikymas / G.I. Balibardinas. - Volgogradas, 2002. - 178 p.

6. Bobileva, M.P. Įmonių dokumentų valdymo sistema ir įmonės kultūra: abipusės įtakos aspektai / M.P. Bobyleva // Biuro darbas. - 2001. - Nr. 2. - S. 41-43.

7. Bobileva, M.P. Efektyvus dokumentų valdymas: nuo tradicinio iki elektroninio / M.P. Bobilevas. - M .: MPEI leidykla, 2004. - 149 p.

8. Bobyleva, M.P. Elektroninių dokumentų valdymo elementų naudojimo organizacijoje klausimai / M.P. Bobyleva // Sekretorių verslas. - 2003. - Nr. 2. – P. 15–17.

9. Bobileva, M.P. Programinės įrangos produkto pasirinkimas darbo eigos automatizavimui / M.P. Bobyleva // Biuro darbas. - 2002. - Nr. 2. – P. 27–33.

10. Vitinas, Yu.G. Nuo klasikinio dokumentų valdymo iki elektroninio! / Yu.G. Vitinas // Sekretoriaus ir biuro vadovo žinynas. - 2004. - Nr. 4. - P. 50–55.

11. Vovkotrub, O.V. Dokumentas ir informacija kompiuterių ir kopijavimo įrangos amžiuje / O.V. Vovkotrub // Medžiagų rinkimas II Intern. Mokslinė-praktinė konferencija „Šiuolaikinės dokumentų valdymo technologijos versle, gamyboje ir valdyme“. – Penza, 2000. – P. 3–10.

12. Gaidukova, L.M. Tradicinių dokumentų palaikymo technologijų problemos / L.M. Gaidukova // Sekretorių verslas. - 2006. - Nr.10 - S. 17–22.

13. Gelmanas–Vinogradovas, K.B. Kai kurie „dokumento“ sąvokos mokslinio aiškinimo klausimai / K.B. Gelmanas-Vinogradovas // XI intern. mokslinė praktinė konferencija „Dokumentacija informacinėje visuomenėje: administracinė reforma ir dokumentų valdymas“ - M., 2005. - P. 84–87.

14. Gelmanas–Vinogradovas, K.B. Apie „dokumento“ sąvokos aiškinimo sunkumus ir būdus jiems įveikti / K.B. Gelmanas-Vinogradovas // Dokumentų tvarkymas. - 2005. - Nr.2. - P. 16–24.

15. Glickas, D.I. Nacionaliniai standartai elektroninių dokumentų valdymo srityje / D.I. Glick // Sekretorių verslas. - 2006. - Nr.9 - P. 45–75.

16. Domarevas, V.V. Informacijos apsauga ir kompiuterinių sistemų saugumas / V.V. Domarevas. - K .: "Dia-Soft", 1999. - 38 p.

17. Doronina, L.A. Naujos informacinės technologijos organizacijos dokumentams saugoti (prie problemos formulavimo) / L.A. Doronina, B.V. Černikovas // Personalo valdymas. - 2002. - Nr. 2. – P. 39–43.

18. Živajeva, O.V. Pramonės įmonių informacijos srautų valdymas remiantis dokumentų srautų optimizavimu: Dis. ... cand. ekonomika Mokslai: 03.00.02 / O.V. Živajevas. - Voronežas, 2002. - 148 p.

19. Automatizuotos informacinės sistemos „Teisingumas“ vartotojo vadovas. - Sankt Peterburgas, 2002. - 220 p.

20. Kochetkova, P. Biuro automatizavimo sistema „CompanyMedia-Office darbas / P. Kochetkova // Sekretorių verslas. - 2006. - Nr.8. – P. 20–24.

21. Kudrjajevas, V.A. Darbo su dokumentais organizavimas / V.A. Kudrjajevas. - M.: Infa-M, 2001. - 356 p.

22. Kuznecovas, S.L. Darbo su dokumentais automatizavimo biure programinės įrangos pasirinkimo problemos / S.L. Kuznecovas // Sekretorių verslas. - 2005. - Nr. 10. – P. 32–35.

23. Kuznecova T.V. Darbas biure. Dokumentacijos tvarkymas. - M.: "Personalo vadyba", 2007. - 520 p.

24. Kutsinyak, D.L. Nuo automatizuoto biuro darbo iki elektroninio dokumentų valdymo / D.L. Kutsiniak // X intern. Mokslinė praktinė konferencija „Dokumentacija informacinėje visuomenėje: XXI amžiaus paradigmos“. - M., 2003. - S. 18-23.

25. Larinas, M.V. Dokumentų valdymas organizacijoje / M.V. Larinas. - M.: "Mokslinė knyga", 2002. - 110 p.

26. Larinas, M.V. Dokumentacijos valdymas: teorija ir praktika (tezės) / M.V. Larin // Darbas biure. - 2001. - Nr.1. - S. 5–9.

27. Larinas, M.V. Elektroninis dokumentų valdymas: kas trukdo jį įgyvendinti / M.V. Larin // Sekretoriaus ir biuro vadovo žinynas. - 2003. - Nr. 12. – P. 30–38.

28. Lysenko, N.A. Įmonės valdymo veiklos dokumentacija: biuro darbas ir korespondencija / N.A. Lysenko // Vadovėlio metodas. Pašalpa / - R-on-D: 2002 m. kovas. - 272 p.

29. Maksimovičius, G.Ju. Integruotas požiūris į informacinių technologijų diegimą visose ikimokyklinio ugdymo įstaigose / G.Yu. Maksimovičius, V.I. Berestova // Sekretorių verslas. - 2005. - Nr. 11. - P. 51–56.

30. Maksimovičius, G.Ju. Šiuolaikinės universalios informacinės technologijos - ikimokyklinio ugdymo įstaigos tobulinimo pagrindas / G.Yu. Maksimovičius, V.I. Berestova // Sekretorių verslas. - 2005. - Nr. 2. - S. 23-27.

31. Maksimovičius, G.Ju. Šiuolaikinės informacinės technologijos, skirtos informacijai saugoti ir prieigai prie jos organizuoti / G.Yu Maksimovich, V.I. Berestova // Sekretorių verslas. - 2005. - Nr.1 ​​(53) - P. 34.

32. Mityajevas, K.G. Dokumentai ir jų paskirtis / K.G. Mityajevas // Archyvavimo klausimai. - 1990. - Nr.5. - S. 88-102.

33. Mityajevas, K.G. Dokumentų klasifikacija tarybinių institucijų darbe / K.G. Mityajevas // Archyvo biuletenis. - 1991. - Nr.1. - S. 59-61.

34. Mityajevas, K.G. Dokumentų klasifikavimo schemos (klasifikatoriai) dirbant biure / K.G. Mityajevas // Archyvologijos biuletenis. - 1993. - Nr. 4. - S. 81–83.

35. Michailov Yu.M. Biuro darbas nevyriausybinėms organizacijoms. - M.: Alfa-Press, 2008. - 288 p.

36. Maskva, P.M. Pakeliui į elektroninį dokumentų valdymą / P.M. Maskva // Dokumentų tvarkymas. - 2004. - Nr. 2. – P. 36–41.

37. Pečnikova, T.V. Organizacijos dokumentacija / T.V. Pečnikovas // Proc. Pašalpa / M .: Doc. autoriai ir leidėjai "Tandem": "Ekmos", 1998. - 208 p.

38. Privalovas, V.F. Spausdintų tekstų išsaugojimo klausimai// Dokumentacija informacinėje visuomenėje: elektroninis dokumentų valdymas ir elektroninis archyvas. / V.F. Privalovas // Pranešimai ir pranešimai šeštojoje tarptautinėje mokslinėje praktikoje konferencijoje 1999 m. lapkričio 24–25 d. - M., 2000. - S. 120-124.

39. Rumunė, L.A. Dokumentų tvarkymas / L.A. rumunų. - M .: "Leidyklos meistriškumas", 2002. - 220 p.

40. Sablinas, V.K. Dėl elektroninio dokumentų valdymo įvedimo / V.K. Sablin // Auditas. - 2004. - Nr.5. – S.6.

41. Sborets, M.V. Dėl elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimo OJSC AIB „Academkhimbank“ / M.V. Kolekcija // Sekretoriaus ir biuro vadovo žinynas. - 2004. - Nr.9. – P. 48–56.

42. Stenyukovas, M.Yu. Dokumentų rengimas kompiuteriu / M.Yu. Stenyukovas // Vadovėlio metodas. Nauda. - M .: "Ekmos", 1998. - 238 p.

43. Sysoeva, L.V. Visos įmonės dokumentų valdymo sistemos koncepcijos kūrimas / L.V. Sysoeva // Sekretorių verslas. - 2006. - Nr.7 - S. 30–35.

44. Sysoeva, L.A. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos / L.A. Sysoeva // Sekretorių verslas. - 2003. - Nr.3. – P.29–33.

45. Tichonovas, V.I. Elektroniniai archyvai ir elektroninių dokumentų valdymas / V.I. Tikhonovas, I. F. Jušinas // Tėvynė. Archyvai. - 1999. - Nr.2. – P.17–26.

46. ​​Tkačiovas, A.V. Kompiuterinių dokumentų teisinis statusas: pagrindinės charakteristikos / A.V. Tkačiovas. - M .: LLC "Gorodets-izdat", 2000. - P.62.

47. Filenko, E.N. „Dokumento“ sąvokos sukūrimas diegiant naujas informacines technologijas / E.N. Filenko // Biuro darbas. - 2006. - Nr.3 - S. 64–65.

48. Khramtsovskaya, N. Normatyviniai elektroninių dokumentų valdymo dokumentai / N. Chramtsovskaya // Ekonomika ir gyvenimas. - 2006. - Nr. 14. - P. 33.

49. Khurginas, V.M. Dar kartą apie elektroninį dokumentą / V.M. Khurgin // Rusijos informaciniai ištekliai. - 2008. - Nr.3. - P.13–21.

50. Čiukovenkovas A.Ju. Instrukcijos biuro darbui organizacijoje / A.Yu. Čiukovenkovas // Sekretorius-referentas. - 2003. - Nr.1. – P. 47–51.

Interneto ištekliai

1. Konsultacinė grupė "TERMIKA" [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Danas. - Prieigos režimas: http://www.termika.ru/

2. Federalinė priežiūros tarnyba masinių komunikacijų, ryšių ir kultūros paveldo apsaugos srityje [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Danas. - Prieigos režimas: http://62.rsoc.ru/

3. DIRECTUM [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Danas. - Prieigos režimas: http://www.directum.ru/348539.aspx/

4. DOConline: nepriklausomas portalas apie elektronines dokumentų valdymo sistemas [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Danas. - Prieigos režimas: http://www.doc-online.ru/analytics/

5. EOS: elektroninės biuro sistemos [Elektroninis išteklius]. - Elektronas. Danas. - Prieigos režimas: http://www.eos.ru/

PROGRAMOS

1 priedas

Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos organizacinės struktūros schema

2 priedas

Valstybinės teisių registravimo veiksmų sekos bendrosios struktūros blokinė schema

Veiksmų sekos išduodant dokumentus schema

4 priedas

Belgorodo srityje

pareiškimas

aš,_______________________

(pilna pareiškėjo pavardė, vardas, patronimas)

"___" ________________ __________ gimimo metai, paso serija ______________________________

Nr. _________ išduotas "____" _______________ __________ metų _____________________________________

_______________________

gyvena šiuo adresu: ________________________________________

(faktinės gyvenamosios vietos adresas)

Kontaktinis numeris___________________________________________________________

veikiantis pagal „_____“ _______________ __________________ įgaliojimą.

kaip teisėtas nepilnamečio atstovas (jei reikia pabraukti) vardu

(pilna pareiškėjo pavardė, vardas ir patronimas)

"____" ________________________ metų _______________________________________________________________

(dokumentą išdavusios institucijos pavadinimas)

_________________

Informuoju, kad pakeitus pasą:

serija __________________ Nr. ____________ išdavė "___" __________________________________

__________________________________________________________________________________

(išduodančiosios institucijos pavadinimas)

__________________________________________________________________________________

"____" ___________ ____________________ G. ___________________________________________________

pilietis _________________________________________________________ (pilna direktoriaus pavardė, vardas, patronimas)

gavo naują pasą su šiais duomenimis:

paso serija _______________ Nr. _____________ išduotas "____" ____________ metų ___________________________________________________________________________________

(dokumentą išdavusios institucijos pavadinimas)

"___" __________________ 200___

(paraiškos pateikimo data)

______________________________________

"___" __________ 200_____

5 priedas

Į Federalinės registracijos tarnybos biurą

Belgorodo srityje

pareiškimas

aš,____________________________________________________________________

"___" ________________ __________ gimimo metai, paso serija _______________

Nr. ______________ išduotas "____" ___________ _____________ metų __________________________________

_____________________________________________________________,

gyvena šiuo adresu: ___________________________________________

_____________________________________________________________

veikiantis pagal „_____“ _______________ įgaliojimą.

Informuoju, kad pirkimo metu __________________________________________________

adresu_______________________________________________________

_____________________________________________________________

gr.________________________________________________________________________

"____" __________ __________ gimimo metai, paso serija ____________________________

Nr. ____________ išduotas "____" _________________ _______________ ir metai

_____________________________________________________________

gyvena šiuo adresu: ______________________________________

_____________________________________________________________

nebuvo teisėtai susituokęs.

"____" ___________ ____________________ G. ______________________

Parašyta registratūros darbuotojo akivaizdoje

______________________________________

Oficialus Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro įsakymas. - Belgorodas, 2005. - S. 2-3.

Oficialus Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro įsakymas. - Belgorodas, 2005. - S. 3.

Oficialus Belgorodo srities federalinės registracijos tarnybos biuro įsakymas. - Belgorodas, 2005. - S. 5.