Город: Москва
Программа мероприятия
Отраслевой центр повышения квалификации ВНИИДАД открывает набор на курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации по архивному делу.
Курсы профессиональной переподготовки позволяют дистанционно приобрести необходимые знания и навыки для ведения нового вида профессиональной деятельности или повышения профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации.
Выпускники курсов могут исполнять обязанности архивиста, заведующего архивом, заведующего канцелярией, преподавателя (в колледжах, вузах), помощника руководителя, референта по основной деятельности и др.
Формы обучения: заочная и заочно-очная.
Продолжительность обучения - 1 год.
Авторы и преподаватели: ведущие специалисты ВНИИДАД - разработчики основных действующих в РФ нормативных документов: законов, правил, ГОСТов, инструкций, перечней и авторы методических пособий по организации работы с документами в современных условиях.
В программе профессиональной переподготовки по архивному делу:
1. Организация архивного дела в России
1.1. Правовая основа организации архивного дела Российской Федерации. Органы управления архивным делом в России
1.2. История организации архивного дела в России
1.3. История государственных учреждений и общественных организаций России, СССР, Российской Федерации - основных фондообразователей Архивного фонда РФ
1.4. Современный состав Архивного фонда РФ и его классификация
1.5. Сеть и функции государственных архивов
1.6. Архивы организаций, их функции, права и компетенция
1.7. Организация документов в пределах архива по фондам, объединенным архивным фондам, коллекциям
2. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов
2.1. Формирование Архивного фонда РФ
2.2. Цели и задачи экспертизы ценности документов. Принципы, критерии, методы оценки документов
2.3. Система нормативно-методических пособий по отбору документов
2.4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
2.5. Цели и задачи комплектования архивов. Списки источников комплектования архива
2.6. Прием документов в государственный, муниципальный архив
2.7. Система экспертных органов
3. Учет документов в архивах
3.1. Цели, задачи и принципы централизованного государственного учета архивных документов
3.2. Система учетных документов архива, их назначение
3.3. Порядок проведения работы по учету единиц хранения и документов в архиве
3.4. Учет уникальных и особо ценных документов в архиве. Учет страхового фонда и фонда пользования
3.5. Особенности учета в архивах организаций
3.6. Внедрение автоматизированных архивных технологий учета архивных документов
4. Обеспечение сохранности архивных документов
4.1. Устройство и оборудование государственных архивов
4.2.Физико-химические и биологические факторы разрушения архивных документов
4.3. Контроль наличия и физического состояния архивных документов
4.4. Способы специальной обработки документов
4.5. Защита архивных документов от хищений и несанкционированного доступа
5. Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации
5.1. Дифференцированное описание - основа создания научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ
5.2. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ
5.3. Архивная опись - базовый справочник государственного архива
5.4. Архивные каталоги
5.5. Путеводители
5.6. Указатели (архивные справочники)
5.7. Обзоры архивных фондов и документов
5.8. Автоматизированный научно-справочный аппарат государственного архива
6. Использование документов Архивного фонда РФ
6.1. Формирование единого архивно-информационного пространства
6.2. Цели и формы использования документов архивного фонда РФ
6.3. Организация использования документов в государственных архивах
6.4. Виды информационных документов
6.5. Публикация документов государственного архива
6.6. Выставки документов, их виды, назначение и организация
6.7. Составление тематических подборок архивных документов
6.8. исполнение запросов
6.9. Предоставление документов для изучения в читальном зале архива
6.10. Организация сотрудничества с юридическими и физическими лицами по использованию документов государственного архива на договорных условиях
6.11. Учет использования документов в государственном архиве
7. Менеджмент в архивах
7.1. Организация труда в государственном архиве
7.2. Нормирование работ в государственном архиве
7.3. Современные формы хозяйственной деятельности государственного архива
Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (далее - ВНИИДАД) в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.06.1992 № 430 является правопреемником ранее действующего Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, созданного распоряжением Совета Министров СССР от 02.03.1966 № 407р.
Участвуя во взаимодействии с Росархивом, научно-методическими советами архивных учреждений федеральных округов и заинтересованными организациями в научном прогнозировании развития архивного дела, формировании приоритетов научно-технической политики архивной отрасли, выборе перспективных направлений научных исследований в области архивоведения и документоведения, ВНИИДАД объективно выступает одним из основных интеграторов архивного сообщества страны.
1. Организация деятельности
Являясь научной организацией, ВНИИДАД функционирует в соответствии с Федеральным законом от 23.08.1996 № 127-ФЗ «О науке и государственной научно-технической политике».
Согласно Уставу, утвержденному приказом Росархива от 31.05.2011 № 40, институт осуществляет научно-исследовательскую, научно-информационную и образовательную деятельность.
Учредительные и правоустанавливающие документы ВНИИДАД (Устав, Свидетельство о регистрации юридического лица, Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и др.) оформлены в установленном порядке.
Организационная структура института, включающая 7 подразделений (4 отдела, лаборатория и 2 центра (в т.ч. действующий на основе самоокупаемости Отраслевой центр повышения квалификации)), в целом обеспечивает решение стоящих перед ним задач. В то же время представляется необходимым пересмотреть распределение штатной численности между структурными подразделениями, имея ввиду увеличение числа занятых непосредственно научно-исследовательской работой.
Все структурные подразделения имеют положения, работники - должностные инструкции; установлено распределение обязанностей между директором института и его заместителями.
Для разработки научных тем, а также подготовки наиболее серьезных нормативных и методических документов практикуется применение такой гибкой формы организации труда как создание временных творческих коллективов, состав и обязанности членов которых регламентируются соответствующими приказами.
В качестве основных совещательных органов во ВНИИДАД функционируют дирекция и Ученый совет.
Дирекция, действующая на основании утвержденного приказом от 19.11.2010 № 57 Положения, собирается регулярно 1-2 раза в месяц и в целом выполняет возложенные на нее функции, хотя план ее работы, предусмотренный Положением, отсутствует. Дирекция рассматривает вопросы организации работы института в целом и отдельных структурных подразделений, финансовой и административно-хозяйственной деятельности, контролирует ход выполнения государственного задания и государственных контрактов, заключенных в рамках реализации федеральных целевых программ, а также результаты особо важных научно-исследовательских работ.
Ученый совет (Положение о котором и план работы отсутствуют) собирается 2-3 раза в год для обсуждения годовых результатов деятельности института, отдельных, наиболее наукоемких результатов НИР и пр.
В нарушение своего же Устава и, несмотря на неоднократные указания Росархива, институт годовой план работы не формирует, вследствие чего руководствуется в основном государственным заданием, контрактами (договорами) на выполнение работ и оказание услуг, а также планами работы структурных подразделений.
Отчеты по выполнению государственного задания (квартальные и годовые) направляются в Росархив своевременно.
С целью реализации Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» приказом Росархива от 07.07.2014 № 51 утвержден план мероприятий ("дорожная карта") «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности науки в отношении подведомственного Федеральному архивному агентству федерального бюджетного учреждения «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»». Установленные им показатели в целом выполняются, за исключением показателя по уровню заработной платы, что, прежде всего, связано со значительным недофинансированием института со стороны Минобрнауки России. В этой связи, наряду с продолжением взаимодействия Росархива с Минобрнауки России по вопросу выделения дополнительных средств на повышение оплаты труда, институту необходимо изыскивать собственные возможности для увеличения поступления средств от приносящей доход деятельности, концентрации организационных, кадровых и интеллектуальных усилий на этом направлении.
Информация об Институте размещена и регулярно обновляется на официальном сайте государственных и муниципальных учреждений (http://www.bus.gov.ru), портале «Архивы России» () и собственном официальном сайте (http://www.vniidad.ru).
В период 2014 - 2016 гг. была проведена работа по расширению возможностей более эффективного использования сайта ВНИИДАД в деятельности института как инструмента информационно-рекламной работы и ознакомлению потенциальных потребителей с его научными разработками и направлениями проводимых исследований. В частности, в 2016 г. была проведена очередная модернизация сайта за счет перехода на версию на Joomla 1.5.26 системы управления информацией (CMS).
Соответствующими тематическими разделами сайта обеспечивается информационная поддержка основной деятельности института путем доведения до потенциальных потребителей перечня услуг, сведений о новых информационных поступлениях в справочно-информационный фонд, рекламы новых публикаций института, информации о планах проведения научных мероприятий, размещения актуальной новостной информации по документоведению и архивному делу, программ и графиков учебных курсов повышения квалификации и переподготовки кадров и т.д.
2. Кадровое обеспечение
По объективным причинам в течение последних лет штатная численность ВНИИДАД сокращалась и на момент проверки составила 100 человек, из которых 5 человек являются внешними совместителями, 8 - внутренними. Фактически в списочном составе института 59 человек, 37 из которых - в возрасте свыше 50 лет, в т.ч. пенсионного возраста - 28. Стаж работы в институте или в архивных учреждениях свыше 15 лет имеет 33 работника.
Высшее образование имеют 52 человека, из них 48% (25 человек) - историко-архивное и историческое; 9 - документоведческое; 4 работника имеют два высших образования. В институте работают 4 доктора наук и 18 кандидатов наук.
Приказом ВНИИДАД от 04.04.2016 № 15 утверждено Положение о порядке аттестации научных работников института, но их аттестация в последние три года не проводилась.
Трудовые договоры заключены со всеми работниками института. Дополнительные соглашения к ним составляются по мере необходимости. Вместе с тем, к переводу на «эффективный контракт» в соответствии с Программой поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012 - 2018 годы, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.11.2012 № 2190-р, институт не приступал.
Повышение квалификации работников происходит по планам, ежегодно утверждаемым директором института. Оно охватывает все направления деятельности института, в том числе вопросы информационных технологий, бухучета, пожарной безопасности. Работники института проходят повышение квалификации в Академии гражданской защиты МЧС, Институте государственных закупок РАНХиГС, на базе ОЦПК ВНИИДАД.
Работа по подбору кадров ведется в традиционном порядке. Объявления о вакансиях публикуются на официальном сайте института. Резерв на руководящие должности в настоящее время находится на стадии разработки.
Осуществляются меры по вопросам антикоррупционной политики. В частности, приказом от 28.01.2015 № 6 назначен ответственный за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений; приказом от 03.02.2015 № 9 «Порядок сообщения работниками ВНИИДАД о получении подарка в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, сдачи и оценки подарка, реализации (выкупа) и зачисления средств, вырученных от его реализации» с приложениями»; приказом от 12.10.2016 № 36 утверждены Положение о конфликте интересов; антикоррупционная политика; Кодекс этики и служебного поведения работников.
Организация работы отдела кадров и постановка кадрового делопроизводства в целом соответствует требованиям законодательства, в том числе в части защиты персональных данных работников. Помещение кадровой службы позволяет обеспечить особые условия хранения в несгораемом сейфе документов персонального учета, проводить собеседования по кадровым вопросам.
В институте организована практика студентов ВУЗов и колледжей, которую ежегодно проходят порядка 3-5 учащихся.
3. Научно-исследовательская работа
Доля работников, непосредственно занимающихся научно-исследовательской работой, составляет примерно 70% от фактической численности института. Вследствие недостаточного кадрового обеспечения ВНИИДАД ограничен в своих возможностях разработки всего спектра актуальных для архивной отрасли научных тем. В частности, проведенная РАН экспертиза научной деятельности института, отмечая потенциал инновационных проектов по созданию блока методических рекомендаций в такой области как электронные документы, электронный архив, оцифровка документов, констатировала, что «данное направление не является ведущим в деятельности организации».
Научная работа ведется в соответствии с ежегодными планами научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания (далее - План НИОКР), а также по темам, запланированными Росархивом в рамках реализации ФЦП «Культура России».
За последние три года институтом завершено более 60 научных разработок, основная часть которых (67%) носит информационно-аналитический характер. Доля работ нормативного и методического характера составляет соответственно 19,6% и 14,7%. Анализ динамики свидетельствует о снижении количества выполненных научных работ: 39 - в 2014 г., 14 - в 2015 г., 17 - в 2016 г.
В общей сложности за 2014 - 2016 гг. работниками института были опубликованы шесть монографий, два справочно-библиографических издания и двадцать три статьи в изданиях, входящих в Перечень изданий, рекомендованных ВАК Минобрнауки России. Общее количество опубликованных (в том числе депонированных) работ сотрудников ВНИИДАД за 2014 - 2016 годы составило 290 наименований.
За последние три года в Российском индексе научного цитирования (РИНЦ) зафиксировано 75 публикаций работников института. ВНИИДАД имеет достаточно солидный индекс Хирша (h-index) - 6; и неплохой i-Индекс - 5.
Как правило, результаты научных исследований ВНИИДАД принимаются без существенных замечаний или после незначительной доработки с учетом высказанных в ходе обсуждений на заседаниях совещательных органов Росархива (коллегии, комиссии по научно-исследовательской и методической работе и др.) замечаний. В то же время, несмотря на то, что научно-исследовательские работы, результатом которых являются методические пособия, выполняются институтом надлежащим образом и в установленном порядке, их внедрение иногда затруднено по причине недостаточно тесной связи с практической работой архивных учреждений.
Государственная регистрация научно-исследовательских работ проводится институтом в установленном порядке. ВНИИДАД ежегодно направляет отчетные материалы в Федеральную систему мониторинга результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы.
Отчеты о НИР, выполненных ВНИИДАД, не всегда в полной мере соответствуют требованиям к их структуре и оформлению ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» (не освещены актуальность и объекты исследования, методология и методы проведения работ, значимость и т.д.).
Однако основной проблемой организации научно-исследовательской работы является заметное и неуклонное снижение его кадрового потенциала как в количественном, так и в качественном отношении. Сравнительный анализ результатов научно-исследовательской деятельности показал, что в 2014 - 2016 гг. уволившимися по различным причинам в последние три года специалистами было опубликовано 204 работы (не считая коллективных исследований и трех сборников материалов конференций «Документация в информационном обществе»), а продолжающими работу сотрудниками только 86. При этом динамика научно-публикационной активности продолжающих работу сотрудников показывает снижение темпов: если в 2015 г. ими были опубликованы 33 работы, то в 2016 г. их число сократилось до 25.
Таким образом, творческий потенциал научных сотрудников ВНИИДАД в целом реализуется недостаточно, а для примерно половины сотрудников вообще остается не проявленным в виде научных публикаций, что резко снижает общую оценку результативности института.
4. Научно-информационная деятельность
Научно-информационное обслуживание архивных учреждений, юридических и физических лиц профильной нормативной и научно-методической литературой ВНИИДАД осуществляет через Отраслевой центр научно-технической информации по архивоведению и документоведению (далее - ОЦНТИ), который ежегодно исполняет в среднем более 600 информационных запросов юридических и физических лиц.
Справочно-информационный фонд (СИФ) ОЦНТИ составляет около 54,0 тыс. опубликованных и неопубликованных работ, ежегодно увеличиваясь в среднем на 500 новых поступлений. В целях учета и использования на них составлена и ведется в традиционном виде справочно-информационная картотека, а также периодически издаются перечни новых поступлений. В электронную версию каталога, размещенную на сайте ВНИИДАД, введено 42,0 тыс. библиографических описаний материалов СИФ.
В силу слабой технической и программной оснащенности института (отсутствие сканеров с высокой производительностью, компьютерных программ оптического распознавания текста и редактирования файлов PDF, фоторедактора) процесс перевода непосредственно материалов СИФ в электронный вид идет довольно медленно , а созданный электронный ресурс в свободном доступе на сайте института не размещается.
5. Образовательная деятельность
Имея бессрочную лицензию на право осуществления образовательной деятельности ААА № 000821, рег. № 0809, выданную Рособрнадзором 09.03.2011, институт ведет ее по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, а также по дополнительным профессиональным программам и программам профессионального обучения.
В соответствии с решением Совета глав правительств СНГ от 18.09.2003 ВНИИДАД имеет статус базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств - стран-участников СНГ, который реализуется через деятельность Отраслевого центра повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (далее - ОЦПК).
Институт осуществляет обучение в аспирантуре по специальности 05.25.02 - Документалистика, документоведение, архивоведение. Однако в нарушение Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования - программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адьюнктуре), утвержденного приказом Минобрнауки России от 19.11.2013 № 1259, соответствующая образовательная программа ВНИИДАД государственную аккредитацию не проходила.
В настоящее время в аспирантуре обучаются три человека на очной форме обучения (в т.ч. один - на платной основе) и один человек на заочной форме. В 2015 - 2016 гг. прием в аспирантуру не проводился.
В связи с невозможностью обеспечить функционирование диссертационного совета в соответствии с требованиями приказа Минобрнауки России от 12.12.2011 № 2817 «Об утверждении Положения о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук» и отсутствием в институте необходимого количества докторов наук работа диссертационного совета прекращена (приказ Минобрнауки России от 07.07.2015 № 729/НК), что, тем не менее, не является достаточным оправданием отсутствия подготовленных институтом диссертантов, поскольку выпускники аспирантуры могли бы защищаться в диссертационном совете РГГУ.
ОЦПК осуществляет профессиональную переподготовку и повышение квалификации кадров по архивному делу и документационному обеспечению управления на договорной основе с юридическими и физическими лицами. Обучение в ОЦПК проводится в очной, очно-заочной и заочной формам по основным направлениям профессиональной переподготовки, повышения квалификации в краткосрочном и в долгосрочном формате, а также в отдельных случаях - в рамках индивидуальных стажировок.
Работа ОЦПК строится на основе тематических планов образовательных мероприятий и графиков проведения учебных курсов. Для координации работы ОЦПК создан методический совет, в функции которого входят согласование тематических планов и учебных программ, графиков проведения курсов, перечней издаваемой учебно-методической литературы, контролю качества учебных программ, оптимальной методике набора слушателей. В настоящее время состав совета нуждается в существенном обновлении из-за увольнения большинства его членов.
К учебному процессу помимо ведущих специалистов ВНИИДАД привлекаются также наиболее квалифицированные работники государственных архивов, разработчики программных продуктов в сфере информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела, преподаватели профильных высших учебных заведений, хотя такая практика не является особо распространенной вследствие отсутствия у института достаточных финансовых средств для привлечения их к проведению занятий.
За последние три года ОЦПК обучил более 2,5 тысяч человек, в т.ч. значительное число архивистов из стран СНГ и ЕВРАЗИКА (Казахстан, Таджикистан, Монголия, Вьетнам и др.).
Основным недостатком образовательной деятельности ВНИИДАД является отсутствие государственной аккредитации реализуемых им образовательных программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Хотя для таковых этого формально не требуется, но тем не менее снижает конкурентные преимущества ВНИИДАД по сравнению с высшими учебными заведениями, которые обладают государственной аккредитацией и активно расширяют практику реализации программ дополнительного образования, что в перспективе может повлечь за собой вытеснение ВНИИДАД с рынка оказания образовательных услуг в сфере подготовки документоведов и архивистов, так как при отсутствии аккредитации он не может выдавать по окончании обучения дипломы и сертификаты государственного образца.
Не способствует образовательной деятельности и отсутствие активного профессионального взаимодействия института с однопрофильными высшими учебными заведениями.
6. Международное сотрудничество
Международные связи института направлены на повышение качества научной деятельности на основе кооперации с международным архивным сообществом через развитие совместных программ, использование архивоведческих и делопроизводственных новаций и информационных технологий, участие в международных научных проектах, научную мобильность ученых.
До недавнего времени наиболее плодотворно профессиональные связи развивались в рамках договора между ВНИИДАД, Белорусским НИИ документоведения и архивного дела и Украинским НИИ архивного дела и документоведения. Однако после известных событий контакты с украинской стороной были заморожены, в то время как связи с белорусскими коллегами продолжают развиваться достаточно активно. ВНИИДАД - постоянный участник совместных научных мероприятий, реализуемых в рамках Плана совместных действия Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2014-2016 годы.
Важным направлением международной деятельности института является участие в работе Международного совета архивов и его Евро-Азиатского регионального отделения (ЕВРАЗИКА). Представители ВНИИДАД принимали участие в большинстве Международных конгрессов архивов последнего времени и практически во всех мероприятиях ЕВРАЗИКА. Здесь следует отметить ежегодную организацию под эгидой ЕВРАЗИКА и Росархива международных конференций «Документация в информационном обществе».
Полезным представляется и участие ВНИИДАД в деятельности Международного института архивоведения в Триесте и Мариборе как одного из авторитетных форумов специалистов в области архивоведения.
С 2016 г. ВНИИДАД является партнером международного проекта InterPARES Trust и входит в состав его Европейской группы .
7. Материально-техническое и финансовое обеспечение
Недвижимого имущества ВНИИДАД на балансе не имеет. На основании договора безвозмездного пользования помещениями и имуществом от 11.01.2011 № БП 3/11 он занимает рабочие помещения общей площадью 1731,7 кв. метров в здании Российского государственного архива научно-технической документации по адресу: Профсоюзная ул., д. 82.
Обеспеченность работников компьютерным оборудованием составляет 85% (50 рабочих станций, из которых 8 ед. старше 8 лет).
Финансирование ВНИИДАД, как федерального бюджетного учреждения, осуществляется за счет средств:
федерального бюджета, выделяемых в виде субсидии на выполнение устанавливаемого ежегодно государственного задания;
федеральной целевой программы «Культура России», получаемых на конкурсной основе;
поступающих от приносящей доход деятельности.
Динамика соотношения бюджетного и внебюджетного финансирования за последние три года свидетельствует о снижении внебюджетных доходов, как в абсолютном выражении, так и в долях по отношению к бюджетной составляющей. При этом бюджетное финансирование в абсолютном выражении за этот период практически не менялось:
При этом следует особо отметить, что непосредственно научная деятельность осуществляется институтом исключительно за счет бюджетных средств в рамках выполнения государственных заданий и государственных контрактов по ФЦП «Культура России». За период 2014 - 2016 гг. ВНИИДАД не реализовал ни одного исследовательского проекта по заказам негосударственных организаций или с привлечением грантовой поддержки.
Средства, направляемые на развитие института в т.ч. на материально-техническое оснащение, составляют сравнительно небольшую часть его внебюджетных доходов: в 2014 г. - 814 616,0 руб. (6,8% от внебюджетных доходов), в 2015 г., - 1 080 855,0 руб. (10,4%), 2016 г. - 1 128 901,0 руб. (7,6%).
В 2014-2016 гг. нецелевого (неэффективного) расходования бюджетных средств институтом не допущено. Порядок расходования средств на служебные командировки соблюдается.
Бюджетный учет доходов и расходов ведется в соответствии с рабочим планом счетов бюджетного учета. Проверкой правильности составления ВНИИДАД «Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности» за 2016 г. и другой бюджетной отчетности выявлен ряд нарушений. Отчеты предоставляются с нарушением установленных сроков, что приводит к опозданиям в сдачи консолидированной отчетности Росархивом в Федеральное казначейство
В целях упорядочения внебюджетной деятельности разработаны типовые формы договора на оказание платных образовательных услуг (заочные курсы, очно-заочные, краткосрочные очные с юридическими/физическими лицами), договора возмездного оказания услуг (для привлечения преподавателей на курсы повышения квалификации для чтения лекций, проверки контрольных и иных работ и т.д.), договора возмездного оказания услуг по подготовки и предоставления информационных материалов (для ОЦНТИ).
Инвентаризация денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и финансовых обязательств в 2016 году не проводилась.
Выборочной проверкой правильности установления должностных окладов и их начисление за 2016 г. нарушений не установлено. В проверяемом периоде полнота и своевременность отражения финансово-хозяйственных операций по оплате труда, начислению и уплате страховых взносов в регистрах бюджетного учета, нарушений не выявлено.
Оплата труда производится в соответствии с трудовыми договорами и табелем учета рабочего времени.
Приложение
к справке по итогам комплексной проверки
ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела»
Рекомендации по совершенствованию деятельности ВНИИДАД
Разработать перспективный план (концепцию или программу) развития института;
перейти к составлению ежегодных планов работы Института;
оптимизировать численность структурных подразделений, не занятых непосредственно научно-исследовательской работой и/или образовательной деятельностью;
провести аттестацию научных сотрудников, имеющих за 2014 - 2016 годы менее четырех опубликованных работ;
восстановить ведение воинского учета в соответствии с Положением о воинском учете;
организовать работу по формированию кадрового резерва;
обеспечить ведение кадрового делопроизводства в соответствии с действующим законодательством;
расширить практику создания временных творческих коллективов по реализации научно-исследовательских проектов, в том числе с привлечением специалистов из научных и образовательных организаций;
обеспечить предварительное рассмотрение всех без исключения результатов научно-исследовательских работ специально созданным совещательным органом (экспертным советом, экспертной секцией Ученого совета или др.);
предусматривать в обязательном порядке включение в цикл разработки методических пособий их экспериментальное внедрение;
активизировать размещение научных публикаций в изданиях, индексированный в Web of Science и Scopus;
рассмотреть вопрос о проведении государственной (или как минимум общественной) аккредитации образовательных программ ВНИИДАД в области профессиональной переподготовки и повышения квалификации специалистов;
углубить сотрудничество в области образовательной деятельности с высшими учебными заведениями, ведущими подготовку кадров в области документоведения и архивоведения;
осуществить модернизацию интернет-сайта, в том числе оформить карту сайта, установить функцию поиска по сайту; раздел контакты дополнить сведениями о руководителях структурных подразделений с указанием телефонов и адресов электронной почты; создать рубрику «Изданные труды ВНИИДАД»; расширить число сайтов-партнеров;
увеличить количество переводов работ института на иностранные языки; создать англоязычную версию интернет-сайта института;
рассмотреть вопрос о вступлении института в члены Международного совета архивов по категории «С»;
активизировать работу по поиску источников дополнительного финансирования, как за счет поиска заказов на разработку научных тем, так и за счет коммерциализации результатов собственной научно-исследовательской деятельности;
принять меры по упорядочению договорной работы, в том числе разработать и утвердить документы, регламентирующие порядок согласования, подписания, исполнения договоров (государственных контрактов);
обеспечить соблюдение требований законодательства в части оформления и сроков представления бюджетной отчетности, а также выдачи/получения денежных средств из кассы учреждения;
актуализировать приказ об учетной политике;
провести инвентаризацию денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и финансовых обязательств института.
В.Ф. Янковая, к. и. н., зам. директора ВНИИДАД
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в последние годы неоднократно выполнял работы, связанные с изучением электронных документов, разработкой нормативных и методических основ организации работы с электронными документами в делопроизводстве и организации их архивного хранения.
Еще в 2005 г. было издано научно-методическое пособие М. В. Ларина и О. В. Рыскова «Электронные документы в управлении», в котором была рассмотрена природа электронного документа, обобщен опыт нормативного регулирования работы с электронными документами и опыт применения автоматизированных систем управления документами.
К числу наиболее значимых научно-исследовательских работ, выполненных институтом в предшествующий период, следует отнести разработку нормативных, методических и технологических основ создания, хранения и использования архивных электронных информационных ресурсов - тему, выполненную по федеральной целевой программе «Электронная Россия» в 2007–2008 гг. Целью работы было создание типового нормативного и программного обеспечения модельной системы управления электронным архивом органов государственной власти. Кроме этой работы институтом в 2007–2008 гг. были подготовлены национальные стандарты на базе стандартов ИСО:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов».
Фактически стандарты распространяются на управление электронными документами и содержат требования к системам управления документами, процессам управления, электронным документам и их метаданным.
В 2009 г. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 были утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в подготовке проекта которых непосредственное участие принимал ВНИИДАД.
Правила разрабатывались в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11) и стали первым нормативным документом, в котором были изложены основные принципы организации работы с электронными документами в делопроизводстве органов государственной власти (раздел VI «Особенности работы с электронными документами»).
В настоящее время Правила - единственный нормативный документ, устанавливающий общие требования к организации работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти. При разработке VI раздела Правил был сформулирован и реализован важный методологический принцип, в соответствии с которым организация работы с документами на бумажном носителе и электронными документами как в делопроизводстве, так и в архиве, базируется на единой методологии, но разных технологиях.
К наиболее важным положениям Правил, имеющим методологический характер, относятся следующие положения:
- электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;
- для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи
, сертифицированные в установленном порядке;
- для учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах (перечень обязательных сведений о документах, включаемых в СЭД, приведен в приложении к Правилам), и могут использоваться дополнительные сведения о документах;
- при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные;
- прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти;
- исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти; при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (сроки хранения электронных документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе).
С 2009 г. по настоящее время институт в рамках ФЦП «Культура России» ежегодно проводит работу по мониторингу документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В рамках выполнения этой работы осуществляется сбор и анализ данных о динамике объемов документооборота в органах власти, а также анализируются изменения качественных параметров документооборота: состав документов (на бумажном носителе и электронных документов), применение электронной подписи, выявляются и изучаются проблемы перехода на безбумажный документооборот, межведомственное электронное взаимодействие, а также проблемы, связанные с применением систем электронного документооборота.
В частности, данные, полученные в 2013 г. (за 2012 г.), показывают, что впервые за весь период наблюдения произошло сокращение числа документов на бумажном носителе, полученное главным образом за счет взаимодействия федеральных органов исполнительной власти с вышестоящими органами власти (администрация Президента Российской Федерации, аппарат Правительства Российской Федерации) и взаимодействия центральных аппаратов федеральных органов исполнительной власти с их территориальными подразделениями в субъектах Российской Федерации. При этом отмечается существенное увеличение объемов электронных документов, передаваемых по системе МЭДО, при взаимодействии федеральных органов с подведомственными подразделениями в субъектах Российской Федерации и при организации внутренней деятельности. Из 63 федеральных органов исполнительной власти, данные которых использовались в исследовании, 17 полностью перешли на безбумажный документооборот во внутренней деятельности, исключив тем самым внутреннюю переписку в виде документов на бумажном носителе. Таким образом, электронные документы уже стали существенным фактором, влияющим на сокращение объемов документации на бумажном носителе.
Значимыми для института и важными для всех специалистов в сфере делопроизводства и архивного дела являются подготовленные институтом словарь терминов «Управление документами»
и проект ГОСТ Р 7…. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», находящийся на утверждении в Росстандарте. Оба документа содержат терминологию в области управления документами, в том числе отражающую процессы управления электронными документами. Это такие термины, как электронный документ, метаданные, конвертация, миграция, формат файла, электронный документооборот
и др. В отличие от стандарта, включающего только основную терминологию предметной области, словарь содержит основной корпус активно употребляемых специалистами терминов.
В 2007 г. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, ставшие нормативной основой деятельности государственных и муниципальных архивов.
Архивы организаций до настоящего времени не имеют нормативного документа, определяющего порядок хранения документов и порядок передачи документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. По этой причине в 2010–2012 гг. ВНИИДАД был подготовлен проект правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. В 2013 г. проводилась доработка проекта этого документа с учетом замечаний, высказанных архивными учреждениями Российской Федерации. Предполагается, что после доработки проекта с учетом подготовленных в 2012–2013 гг. рекомендаций по организации хранения электронных документов в архивах организаций, о которых будет сказано ниже, названные правила будут представлены на утверждение в Минкультуры России.
Результатом работы ВНИИДАД в 20012–2013 гг. являются проекты двух документов:
рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций;
рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
Цель разработки рекомендаций - создание единой методической и методологической основы организации работы с архивными электронными документами в архивах органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, а также в государственных и муниципальных архивах, включая организацию хранения, комплектования и учета электронных документов, основываясь на требованиях российского законодательства в сфере архивного дела, с учетом тенденций развития информационных технологий в условиях перехода к межведомственному электронному взаимодействию.
Рекомендации распространяются на управленческие электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организации, подлежат хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе, а также на электронные документы, подлежащие передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы.
Рекомендации разработаны с учетом положений Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и других нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела.
При разработке рекомендаций учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации и стандартов Международной организации стандартизации (ИСО):
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов.
ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
ISO 19005-1:2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1) (Document management - Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
В проектах рекомендаций предложено два подхода к организации передачи и хранения архивных электронных документов в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах: передача и хранение электронных документов на физически обособленных материальных носителях и передача электронных документов по информационно-телекоммуникационным каналам с последующим хранением на серверах архива организации, государственного (муниципального) архива.
Особенностью архивного хранения электронных документов является то, что в архиве организации, государственном или муниципальном архиве электронные документы хранятся в двух идентичных экземплярах, которые в рекомендациях обозначаются как основной и рабочий экземпляры. Основной экземпляр является эталонным и используется в исключительных случаях, например, для создания рабочего экземпляра взамен вышедшего из строя экземпляра. Рабочий, как это и следует из его названия, является тем экземпляром, который используется в архиве во всех случаях, когда необходимо воспроизвести электронный документ или изготовить копии электронного документа для предоставления пользователям.
Рекомендациями предусмотрено, что при подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1, после чего формируются контейнеры электронных документов.
Контейнер электронного документа - это сжатая папка (zip-архив), включающая:
электронный документ в формате PDF/A-1;
метаданные документа в формате XML;
файл (файлы) отсоединенных электронных подписей.
Поскольку электронные подписи на момент передачи электронных документов на хранение в архив организации, а по истечении установленного времени, - в государственный или муниципальный архив, будут недействительны и не смогут обеспечить целостность документа, рекомендациями предлагается использование технология хеш-кодирования для вычисления контрольной суммы контейнера электронного документа.
Рекомендациями также предусмотрено, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации (государственный или муниципальный архив) проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.
Кроме того, в разделах рекомендаций содержатся положения об организации хранения электронных документов в архиве, обеспечении сохранности электронных документов, хранящихся в архиве, учета и использования электронных документов, а также порядок передачи документов из архива организации в государственный или муниципальный архив. Важно, что архивы, осуществляющие хранение электронных документов, должны иметь соответствующее оборудование и программные средства для проведения необходимых работ: проверки воспроизводимости электронных документов, проведения конвертации и миграции, копирования электронных документов и др., а также специалистов-архивистов, имеющих специальную подготовку в области информационных технологий.
Еще одной темой, выполненной институтом в 2013 г., была тема «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Известно, что в настоящее время на рынке программных продуктов для делопроизводства представлено несколько десятков различных систем, обеспечивающих электронный документооборот; различные системы используются и в федеральных органах исполнительной власти. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. № 221, в разделе II «Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ» содержат далеко не полное описание требований к функциональным возможностям систем, оставляя за рамками требования к составу метаданных документов, необходимых для управления аутентичными, целостными, достоверными и пригодными для использования документами на протяжении их жизненного цикла в делопроизводстве и на стадии их архивного хранения (от архива организации до государственного или муниципального архива).
В результате выполнения данной темы дано описание основных процессов управления документами в СЭД в рамках жизненного цикла документов, сформулированы общие принципы и требования, предъявляемые к СЭД, а также дана схема классификации и организация дел, установлены требования к прикладным функциям СЭД, требования к информационному обеспечению СЭД, требования к использованию электронной подписи, к поиску информации и представлению информации и отчетности, требования к контролю информации в СЭД, к организации хранения информации в СЭД, к администрированию и управлению полномочиями в СЭД, требования к функционированию СЭД, к ролевой модели и обучению пользователей.
В отдельном приложении к отчету по теме дано описание состава полей входных форм (регистрационно-контрольных карточек документов, карточек классификаторов и справочников, входящих в состав проектируемой системы), обеспечивающих идентификацию различных групп документов и управление ими на протяжении жизненного цикла документов в СЭД, определяется функциональное назначение сведений о документах, включаемых в СЭД. При описании полей входных форм предусматривается возможность интеграции документа в информационную систему архива организации, а затем в информационную систему государственного или муниципального архива, если документ подлежит постоянному хранению в соответствующем архиве.
ВНИИДАД на протяжении ряда лет сотрудничает с фирмами-разработчиками программного обеспечения для делопроизводства и архивов, в частности, это ЗАО «АльтСофт» (Санкт-Петербург) и ООО «АС-Архив» (Москва), специалисты которых привлекаются для участия в научно-исследовательских работах.
Кроме того, в 2013 г. ВНИИДАД совместно с фирмой «АС-Архив» начата реализация проекта создания комплекса информационных систем, обеспечивающих управление электронными документами в процессе деятельности ВНИИДАД и хранение архивных электронных документов (на базе архива ВНИИДАД).
В результате изучения современных подходов к управлению, классификации и хранению документов в электронном виде сформулирована концепция создания цифрового хранилища электронных документов (ЦХЭД) как организационно-правовой структуры, формируемой в целях создания единого пространства юридически значимых электронных документов, включая их физическое размещение и обеспечение неизменности, сохранность, доступности в рамках утвержденной политики безопасности.
В настоящее время определены требования к функционалу комплекса автоматизированных информационных систем, проведена технико-экономическая оценка технических средств, сформирован программно-аппаратный комплекс для реализации функционирования автоматизированных систем, выполнены совместные разработки по основным направлениям и задачам внедрения СЭД и архива организации.
В рамках совместных работ планируется ввод в действие автоматизированных систем по организации коллективной работы над проектами управленческих документов и документов, создаваемых в ходе научно-исследовательской работы; организации образовательной и учебно-методической работы в системе дополнительного образования и повышения квалификации; организации информационной работы; организации работы сайта института.
Ларин М. В. Электронные документы в управлении: Науч.-метод. пособие / М. В. Ларин, О.И. Рысков - М.: ВНИИДАД, 2005.
В соответствии с действующим в настоящее время Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - электронные подписи.
Управление документами. Термины и определения. Словарь. - М.: ВНИИДАД, 2013.
Контрольная сумма (контейнера электронного документа) - значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма (хэш-функции) и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении, а также для быстрого сравнения двух наборов данных на неэквивалентность, в том числе для определения наличия компьютерных вирусов.
Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.
Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.
. (Исполнитель - ООО «АДАПТ»);
. (Исполнитель - Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
(Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Аналитический обзор «Состояние и развитие архивного дела в странах СНГ в 1999-2010 гг.». Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Аналитический обзор «Сравнительный анализ аналоговых и цифровых технологий для выработки и применения технологических решений, обеспечивающих восстановление угасающих текстов архивных документов». Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов . Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом . Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Подготовлено Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета, который в рамках реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012-2018 годы) осуществляет подготовку комплекса справочно-методических и практических пособий к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (государственный контракт № 079 от 24.02.2014).
Указанная работа прошла рецензирование в научно-методических советах архивных учреждений федеральных округов и федеральных архивах и рекомендована для использования в практической деятельности архивных учреждений.
В первую очередь пособие предназначено для архивистов, не имеющих специального образования и опыта работы в архивных учреждениях.
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются разработка теоретических и методических проблем архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.
В институте имеются научно-исследовательские подразделения по основным направлениям деятельности: отдел архивоведения (в его составе: сектор организации научно-справочного аппарата и учета архивных документов, сектор комплектования и экспертизы ценности документов, сектор использования архивных документов), отдел документоведения (в его составе: сектор документационного обеспечения управления, сектор стандартизации и управления документацией), отдел экономического и технологического обеспечения архивного дела (в его составе: лаборатория обеспечения сохранности архивных документов, сектор экономики архивного дела, лаборатория автоматизированных архивных технологий). В числе 88 сотрудников института (по состоянию на 01.01.2013 г.) трудятся 1 член-корреспондент РАН, 6 докторов наук и 30 кандидатов наук.
Институтом разработаны правила, методики и регламенты работы государственных архивов и архивов организаций. Создан ряд перечней документов, регулирующих отбор документов на архивное хранение. Важнейшие направления научно-исследовательской работы института - решение вопросов теории и практики экспертизы ценности документов и комплектования архивов, создание и развитие системы научно-справочного аппарата и ее теоретико-методической базы, классификации архивной информации. Специалисты института успешно занимаются решением вопросов экономики архивного дела, обеспечения сохранности архивных документов и их использования.
В сфере документоведения и документационного обеспечения управления институтом ведутся теоретические исследования, связанные с изучением информационной сущности документа, его свойств и функций, процессов документообразования, а также формирования систем документации. Проводятся исследования по истории делопроизводства и терминологии документоведения и документационного обеспечения управления. Исследования прикладного характера направлены на обобщение практического опыта разработки и внедрения технологий работы с документами, в том числе электронными, и систем электронного документооборота (корпоративных информационных систем), разработку организационных основ построения систем управления документами.
Институт успешно сотрудничает с Международной организацией по стандартизации, участвует в разработке важнейших международных стандартов по управлению документами и доводит принципиальные позиции российских документоведов по вопросам управления документами и стандартизации этого вида деятельности до сведения мирового профессионального сообщества.
В последние годы проблематика научных исследований института тесно связана с изменениями, происходящими в области информационных технологий, все более широким распространением электронных документов и существенным расширением электронного документооборота. Значительное место занимают работы в области совершенствования документационного обеспечения управления, обеспечения сохранности архивных документов, развития автоматизированных архивных технологий, функционирования электронных архивов.
В институте действуют Отраслевой центр научно-технической информации по архивоведению и документоведению (в его составе: сектор информационного обеспечения и ведения СИФ, сектор зарубежной научно-технической информации по архивоведению и документоведению, сектор электронных ресурсов научно-технической информации), который обеспечивает архивы и другие заинтересованные организации информацией в области документоведения и архивного дела. Функционирует Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления, который обеспечивает переподготовку и повышение квалификации кадров в указанных областях. В 2003 году решением Совета Глав Правительств государств – участников СНГ институту придан статус базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств - участников Содружества Независимых Государств.
В Ученый совет института входят ведущие специалисты Федерального архивного агентства, ВНИИДАД и других организаций. Действуют аспирантура и диссертационный совет по защите диссертаций на соискание ученой степени доктора и кандидата исторических наук по специальности: 05.25.02 - документалистика, документоведение, архивоведение.
